actualizacion y registro de activos fijos, calculo de la

ÁREA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GENERAL
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y REGISTRO DE ACTIVOS
FIJOS, CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN.
ININ
Nº.: P.CG-3
REV.: 3
FECHA DE EMISIÓN: MAYO-2006
ÍNDICE
HOJA: 1 DE: 16
PÁGINA
1. OBJETIVO Y ALCANCE.
2
2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.
2
3. DESARROLLO.
2
4. RESPONSABILIDADES.
6
5. REFERENCIAS.
7
6. ANEXOS.
7
PREPARADO POR: C.P. MARIA CRISTINA ROJO LUNA
FECHA: MAYO-2006
REVISADO POR:
FECHA: MAYO-2006
C.P. JORGE GONZÁLEZ ZARATE
APROBADO POR: LIC. GRACIANO SÁNCHEZ ESPINOSA
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1. OBJETIVO Y ALCANCE.
1.1.-OBJETIVO.
Registrar en forma oportuna el valor de adquisición de los activos fijos;
cálculo y registro de altas y bajas de los activos propiedad del ININ, por
el uso, transcurso del tiempo y obsolescencia de los mismos, así como
la reexpresión o actualización de sus valores a fin de que se refleje el
efecto inflacionario del ejercicio en la información financiera, en base a
las disposiciones fiscales que para tal efecto emite la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público.
1.2.-ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad
General.
2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.
2.1.-Notaciones
2.1.1. AA.- Departamento de Almacenes e Inventarios.
2.1.2. AF.- Activo Fijo
2.1.3. CG.- Departamento de Contabilidad General.
2.1.4. ININ.-Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares.
2.1.5. INPC.- Índice Nacional de Precios al Consumidor
2.1.6. SIIA.-Sistema Integral de Información Administrativa.
2.2.-Definiciones.
No aplica
3. DESARROLLO.
3.1. GENERALIDADES
El ININ cuenta con bienes muebles e inmuebles (activos fijos) que
forman parte de su patrimonio, siendo imprescindibles para el logro de
sus metas. Dicho patrimonio se ve afectado por las condiciones
económicas del país, de ahí surge la necesidad de controlar física y
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contablemente todos sus activos fijos, así como conocer el valor
actualizado de los mismos.
La descripción del procedimiento se muestra en el anexo I diagrama de
flujo de actividades.
3.2. REGISTRO DEL ACTIVO FIJO
3.2.1. El CG determina el valor histórico del AF que se integra por el
precio de adquisición del bien, más gastos en que se incurra
para adquirirlo como pueden ser: fletes, gastos de importación,
seguros, impuestos y derechos así como mejoras, adaptaciones
o reparaciones mayores o extraordinarias, que se lleven acabo
para su buen funcionamiento.
3.2.2. El CG para llevar un control de los diferentes bienes muebles
(equipo, maquinaria y mobiliario) del ININ, verifica que la captura
de los mismos en el módulo de AF del SIIA efectuada por el AA
sea la adecuada de acuerdo a la documentación que los
ampara, ya sean bienes que causen alta o baja. Anexo II.
3.2.3. El CG para registrar movimientos al AF debe tener como
mínimo la documentación siguiente: pedido, contrato y/o
convenio de compra y/o donación, factura original y nota de
entrada del AF. En lo que se refiere al equipo de transporte se
registrará el mismo con copia de la Factura, en virtud de que el
control de originales se resguardan en la Caja General del ININ.
En el caso de AF que causen baja o de lento movimiento, debe
tener el No. de baja respectivo y la documentación que ampare
la baja, así como la relación de bienes de lento movimiento.
Anexo III.
3.2.4. El CG una vez determinado el valor histórico del bien; verificando
que la documentación sea original, correcta y completa y
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verificada la captura del bien por el AA, procede a registrarlo
contablemente en el SIIA en cuentas de AF. Anexo IV
3.2.5. El CG elabora un seguimiento pormenorizado de los bienes
muebles dados de alta en el ejercicio, a fin de obtener y brindar
la siguiente información: nota de entrada, fecha, proveedor,
pedido, contrato y/o donación, partida presupuestal, porcentaje
de depreciación, póliza de registro, fuente de financiamiento,
etc. de cada bien. Anexo V.
3.3. CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN DE ACTIVOS
FIJOS
3.3.1. El CG elabora el cálculo de la depreciación y amortización,
utilizando el método de línea recta, que consiste en aplicar las
siguientes tasas anuales:
Edificios
Mobiliario y Equipo de Oficina
Equipo de Administración
Equipo Educacional y Recreativo
Maquinaria y Equipo Industrial
Eq. y Aparatos de Comunicación y Telecom
Maquinaria Equipo Eléctrico y Electrónico
Equipo de Computación (Bienes informáticos)
Maquinaria y equipo diverso
Equipo médico y de laboratorio
Herramientas
Equipo de transporte
Gastos de instalación
5% anual
10% anual
10% anual
35% anual
10% anual
10% anual
35% anual
30% anual
10% anual
35% anual
35% anual
25% anual
10% anual
3.3.2. El CG verifica a través del auxiliar contable del SIIA, que las altas
de AF que hubo en el mes, hayan sido registradas. Anexo VI
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3.3.3. El CG aplica las tasas anuales de depreciación y amortización
correspondientes al valor histórico de cada bien registrado en
cuentas de AF, para determinar el monto a depreciar en el
ejercicio. La depreciación y amortización histórica se calcula a
partir del mes siguiente de adquisición de cada bien y se
suspende cuando el saldo de la depreciación y amortización
acumulada es igual al valor histórico.
3.3.4. El CG registra contablemente en el SIIA el monto de la
depreciación y amortización histórica del ejercicio, en forma
mensual, de cada uno de los rubros del AF, afectando las
cuentas de depreciación y amortización acumulada, verificando
al fin del ejercicio que dicha afectación haya sido correcta, de lo
contrario efectúa los ajustes correspondientes.
3.4 ACTUALIZACIÓN DEL VALOR DE LOS ACTIVOS FIJOS Y SU
DEPRECIACIÓN Y/O AMORTIZACIÓN.
3.4.1. El CG actualiza el valor de cada rubro del AF, así como de su
depreciación y amortización acumulada, a través del método de
ajuste por cambios en el nivel general de precios, el cual
requiere del uso de factores derivados del INPC emitido en
forma mensual por el Banco de México. Anexo VII.
3.4.2. El CG lleva a cabo la actualización de bienes, calculando el
factor de actualización que se determina dividiendo el INPC del
último mes y año del balance entre el INPC promedio anual del
año de adquisición del bien. Anexo VIII.
3.4.3. El CG registra contablemente en el SIIA, en forma mensual el
resultado de la actualización en las cuentas de revaluación
correspondientes y afectado como contracuenta la de Superávit
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por Revaluación, verificando al fin del ejercicio que dicha
afectación haya sido de acuerdo a la inflación anual, de lo
contrario efectúa los ajustes correspondientes. La Actualización
de AF se divide en tres procesos básicos. Anexo IX
a) Actualización para bienes inmuebles (Edificios, Terrenos y
Gastos de Instalación), se aplica un INPC anual estimado, el
cual se va ajustando al real de acuerdo a la emisión mensual
del Banco de México, dando por resultado que al mes de
diciembre de cada año sea real el movimiento mostrado por
la actualización de AF.
b) Actualización para bienes muebles (Maquinaria, mobiliario y
equipo) en el que se aplica el procedimiento anterior tomando
en cuenta los bienes dados de alta, baja y de lento
movimiento, restando estos últimos del total de bienes
actualizados debido a que los bienes de lento movimiento no
se actualizan, así mismo se consideraran los ajustes del
ejercicio. Dicha actualización se lleva a cabo a través del
módulo de AF del SIIA.
c) La actualización de la depreciación y/o amortización del
ejercicio se efectúa, tomando como base un factor que se
determina dividiendo el INPC promedio del ejercicio entre el
INPC promedio del año de adquisición. El registro contable de
la actualización de la misma se lleva a cabo en la cuenta de
gastos por depreciación, afectando el resultado del ejercicio.
3.4.4. El CG continuará actualizando el valor de adquisición del AF y su
depreciación y amortización hasta que el bien sea dado de baja.
4.RESPONSABILIDADES.
4.1. Personal del Departamento de Contabilidad General
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4.1.1. Verifica la captura de los bienes muebles en el módulo de AF del
SIIA efectuada por el Área de Almacenes e Inventarios.
4.1.2.-Registra contablemente las altas y bajas de los activos fijos,
calcula la depreciación y/o amortización de acuerdo a la tasa
correspondiente y su registro contable en el SIIA.
4.1.3.-Aplica los factores de actualización correspondientes a los
activos fijos, a la depreciación y/o amortización y su registro
contable en el SIIA.
4.2. Área de Almacenes e Inventarios
4.2.1.-Registra los bienes muebles en el módulo de AF del SIIA cuando
ingresan al ININ elaborando la Nota de Entrada de AF
correspondiente, inventariando cada uno de los bienes.
4.2.2.-Registra los bienes muebles que causan baja en el módulo de
AF del SIIA, así como de los bienes de lento movimiento.
5. REFERENCIAS.
5.1.-Principios
Básicos
de
Contabilidad
Gubernamental.
Subsecretaría de Egresos 01/01/2002.Vigentes.
SHCP
5.2.-Ley del Impuesto Sobre la Renta.-Publicada en D. OF. 01/01/2002.
5.3.-Ley General de Bienes Nacionales. Publicada en el DOF 08/01/1982.
5.3.-Circular Técnica NIF-06 bis “Norma de información financiera para el
reconocimiento de los de la inflación” DOF 01/01/1997.
5.4.-Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Ed. Instituto
Mexicano de Contadores Públicos, A.C. 19ª. Edición, Marzo 2004.
6. ANEXOS
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ANEXO I. Diagrama de Flujo de Actividades.
ANEXO II. Forma “Alta de Bienes Muebles”.
ANEXO III. FORMA “Baja de Bienes Muebles y de bienes en desuso o de
lento movimiento”.
ANEXO IV. FORMA “Registro contable de altas de Activos Fijos”.
ANEXO V. FORMA “Seguimiento Pormenorizado de bienes muebles”.
ANEXO VI. FORMA “Auxiliar de Balance”.
ANEXO VII. FORMA “Índice Nacional de Precios al Consumidor”.
ANEXO VIII. FORMA “Revaluación de Activos Fijos”.
ANEXO IX. FORMA “Registro Contable de la Revaluación de Activos Fijos”.