Política Interna Número OF08 Archivos y Correspondencia Centros de Trabajo Educativos Grupo: Organización y Funcionamiento Mérida, Yucatán, a 20 de octubre de 2011. Directores de Áreas Operativas, Áreas Administrativas, Centros de Trabajo Educativos, Responsables Operativos y Administrativos. P r e s e n t e. La presente política, tiene como propósito establecer de manera clara y precisa las condiciones que deberán llevar a cabo y seguir los Directores de Centros de Trabajo Educativos, Responsables Operativos y Administrativos de la Secretaría de Educación del Estado; cuenten con las evidencias documentales que requiere el desarrollo de sus funciones para fines de planeación, decisión, operación, transparencia y control interno. Ámbito La presente va dirigida a todos los Directores de Áreas Operativas, Áreas Administrativas, Centros de Trabajo Educativos, Responsables Operativos y Administrativos de la Secretaría de Educación del Estado, que con motivo de sus funciones y actividades en el ejercicio de sus facultades generen, custodien, archiven y manejen documentación indistintamente de su origen y destino, para su idónea utilización. Objetivo Establecer las condiciones mínimas de control interno que permitan vigilar permanentemente por parte de los Directores de Centros de Trabajo Educativos, Responsables Operativos y Administrativos de la Secretaría de Educación del Estado, que los documentos se organicen, se destinen a sus efectos pertinentes y se conserven con criterios uniformes y, por otra, que se establezcan medios OF08 1 eficientes para su disposición final. disponibilidad, localización, recuperación expedita y Definición Administración de Documentos: conjunto de procedimientos para organizar, clasificar, catalogar y controlar la conservación, uso y destino final de los documentos; Archivo: lugar en el que se conservan los documentos o conjunto orgánico de documentos en cualquier forma y soporte; Clasificación Archivística: proceso de identificación, descripción y agrupación de expedientes homogéneos, con base en las funciones de quienes los produzcan, reciban, circulen, conserven o usen; Conservación de Archivos: conjunto de procedimientos y de medidas preventivas destinados a asegurar la preservación de los documentos; Documento: representación material que evidencia los hechos, actos, trámites y transacciones de quienes los produzcan, reciban, circulen, conserven o usen, cuyo soporte puede ser escrito en papel o guardado en forma electrónica, Expediente: unidad constituida por varios documentos relacionados entre sí y ordenados por asunto; Marco Jurídico Artículo 97 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Yucatán. Artículos 38 y 39 fracciones I, III, IV, VII y XII de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Yucatán. Artículo 28 de la Ley de Educación del Estado de Yucatán. Artículos 6, 22 fracción VII, 24, 27 fracciones II y III, 36 fracción I del Código de la Administración Pública de Yucatán. Artículos 130 fracción I y 133 fracciones III y IV del Reglamento del Código de la Administración Pública de Yucatán. Ley del Sistema Estatal de Archivos de Yucatán, OF08 2 Ley de Acceso a la Información Publica para el Estado y los Municipios de Yucatán. Ley del Presupuesto y Contabilidad Gubernamental del Estado de Yucatán. Decreto que establece los criterios para la Organización de Archivos y el Procedimiento de Clasificación de Información Pública para el Estado y los Municipios de Yucatán. Origen La necesidad de mantener de una manera apropiada y sistemática la generación, manejo, custodia y archivo del respaldo documental en cada uno de los Centros de Trabajo Educativos de la Secretaría de Educación del Estado, que pudiera ser solicitado por personal de la misma Secretaria de Educación, a través de sus Áreas Educativa y/o Administrativas, Organismos Gubernamentales, Municipales e Institucionales, y Ciudadanía en general. Condiciones a observarse De manera particular los Directivos de Centros de Trabajo Educativos, Responsables Operativos y Administrativos de la Secretaría de Educación del Estado, deberán mantener en orden la documentación, datos y reportes que de acuerdo a disposiciones legales y normativas existan como resultado de las operaciones llevadas a cabo tanto aquellas de carácter monetario como las no monetarias en la consecución de sus objetivos. 1) Documentos de archivo. Son los producidos en cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de una actividad administrativa, sin importar su forma o el medio en que han sido producidos, recibidos, manejados y usados. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Yucatán, Reglamento de las Condiciones Generales de trabajo del Personal de la Secretaria de Educación del Gobierno del Estado (Sistema Estatal) y Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaria de Educación Publica (Sistema Transferido), Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado y Municipios de Yucatán. OF08 3 Políticas Internas (Ingresos Propios, Beneficios por Actividades en Tienda de Consumo/Producción, Bancos, Apoyos, Fondos Fijos, Programa Escuelas de Calidad, Entrega Recepción, Tecnologías de Información y Comunicaciones, Conservación y Mantenimiento, Organización y Funcionamiento, Consejo Técnico Consultivo y asociación de Padres de Familia, Guías de Sistemas y Procedimientos Administrativos, Operativos y Financieros de los niveles educativos: Educación Inicial y Preescolar (CENDIS y Jardines de Niños) Primaria, Secundaria (Regulares Generales, Técnicas y Estatales), Expedientes de Personal, Relación de Bienes Muebles (SIENTREC), Expediente de Bienes Inmuebles (Escrituras), Informes Económicos, Expediente de Entrega Recepción Expediente de entrega de trabajos realizados por mantenimiento y conservación, Programa de Carrera Magisterial, Programa de Estímulos a la Calidad Docente, Programa de Escuelas de Calidad, Expedientes de alumnos becados. 2) Documentos de comprobación administrativa: Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos. Se trata de comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato como: OF08 4 Minutarios, Registros de asistencia, Plantillas y Estadística de Personal Correspondencia de entrada y salida, etc. 3) Documentos de apoyo informativo: Documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contienen para apoyo de las tareas asignadas. Pudiendo no ser originales pues se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control. Servicios: Consumo energía eléctrica (recibo Comisión Federal de Electricidad), Uso de servicio telefónico (recibo Teléfonos de México), Nómina de Remuneraciones quincenales y extraordinarias, Informes y Actas de Padres de Familia. Para efectos de elaborar un expediente de los servicios públicos que recibe el Centro de Trabajo Educativo, se deberá solicitar a través de la página web de Internet de la Comisión Federal de Electricidad y Teléfonos de México, el detalle del consumo mensual de energía eléctrica así como del servicio de llamadas telefónicas. Los expedientes de Personal deberán contener fotocopia de lo siguiente: 1) Identificación oficial vigente, 2) Orden de Adscripción 3) Toma de Posesión 4) Incapacidades Médicas OF08 5 5) Oficios de Licencias sin goce de sueldo, Prejubilatoria, Comisiones, Renuncia y otros, 6) Permisos Económicos, 7) Notas de Extrañamiento. Responsabilidad Es obligación de los Directores de Centros de Trabajo Educativos, apegarse al cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política interna. Vigencia Los conceptos señalados, en la presente Política Interna, entran en vigor a partir del tres de noviembre del año dos mil once. ATENTAMENTE Dr. Raúl Humberto Godoy Montañez. Secretario de Educación. OF08 6