Planeación Estratégica y Proyectos de Tecnología

Álvaro Bacca
Marzo de 2011
Álvaro Bacca Medina
Formación Académica:
•
•
•
•
Ingeniero de Sistemas y Computación – Universidad de los Andes
Especialista en Administración de Empresas – Universidad del Rosario
Master of Business Administration – Universidad de los Andes
Project Management Professional
Experiencia Laboral:
• Unisys, Compaq, Hewlett Packard, Xerox, Citigroup, Dell
• Senior Manager Accenture, Technology Consulting Manager para
Colombia
Agenda del CIO 2010 - Gartner
Expectativas
2010
2009
2008
2007
2013
Mejorar procesos de negocios
1
1
1
1
2
Reducir costos corporativos
2
2
5
2
8
Incrementar el uso y análisis de información
3
5
8
7
5
Mejorar la efectividad de la fuerza de trabajo
4
3
6
4
7
Atraer y retener nuevos clientes
5
4
2
3
3
Manejar las iniciativas de cambio
6
8
3
10
1
Crear nuevos productos o servicios
7
6
12
*
12
Enfocarse más efectivamente en clientes y mercados
8
7
9
*
9
Consolidar operaciones de negocios
9
11
13
*
16
Expandir las actuales relaciones con los clientes
10
9
7
*
10
Soportar regulaciones y generación de reportes
11
12
14
13
15
Crear nuevas fuentes de ventaja competitiva
12
13
11
8
4
Expandirse en nuevos mercados y geografías
13
10
4
*
6
Premisas en la inversión en tecnología
• El valor de la inversión en tecnología se define en
función de su aporte a la estrategia de la compañía.
• Muchas veces el valor aportado es indirecto y no
evidente.
• La inversión en tecnología es un habilitador de otras
capacidades.
• Se debe considerar la probabilidad de retorno de la
inversión.
• Se debe medir la eficacia de la conversión.
Impacto de la tecnología en las
empresas
De acuerdo al Plan estratégico TIC del Ministerio, el uso
adecuado de las Tecnologías de Información y
Comunicación ayuda a mejorar la productividad de las
empresas porque:
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
Permiten un aumento de las ventas.
Disminuyen los costos operativos y administrativos.
Impactan la satisfacción de clientes y proveedores.
Hacen más eficientes las estructuras organizacionales.
Facilitan el entrenamiento del personal.
Mejoran la comunicación al interior de la empresa.
Mejoran la comunicación con clientes, proveedores,
gobierno y otros aliados.
Porcentajes de éxito percibido en
proyectos de TI
Formulación e Implementación Estratégica
Arquitectura Empresarial
Definición del Portafolio de TI -SIM
La Gerencia de Proyectos
Conclusiones
ESTRATEGIA
EJECUCIÓN
ANÁLISIS DEL ENTORNO
FACTORES PARA MEJORAR LA
ATRACTIVIDAD DE LA INDUSTRIA O LA
POSICIÓN RELATIVA EN LA MISMA
Modelo de Negocio Rentabilidad
Sistema Único de
Actividades (SUA)
Activos estratégicos
Activos ocultos
Horizontes de
crecimiento
Grados de libertad
para el crecimiento
LIDERAZGO PARA LA EJECUCIÓN
LIDERANDO EL CAMBIO
CONVERSACIÓN Y
PENSAMIENTO ESTRATÉGICO
LENGUAJE COMÚN
ALINEACIÓN
Integración de Estrategia, Planeación y
Operación – Kaplan & Norton
Fase 1: Desarrollo de la Estrategia
¿En que negocio
estamos, y por
que?
¿Cuales son los
asuntos clave?
¿Cómo se puede
competir de la
mejor forma?
Fase 2: Planear la estrategia
¿Cómo
describimos
nuestra
estrategia?
¿Cómo medimos
el plan?
¿Qué fondos
requerirán los
proyectos?
¿Qué programas
y proyectos
necesita nuestra
estrategia?
¿Quién liderará
la ejecución de
la estrategia?
Fase 3: Alinear la Organización con la
Estrategia
¿Como garantizamos
que las unidades
organizacionales están
en la misma página?
¿Cómo alineamos las
unidades de soporte
con las unidades de
negocio y con la
estrategia corporativa?
¿Cómo motivamos a
los empleados con la
ejecución de la
estrategia?
Fase 4: Alinear Operaciones
¿Que procesos son
los más criticos
para ejecutar la
estrategia?
¿Cómo se integra la
estrategia con los
planes operativos y
presupuestos?
Fase 5: Monitorear y Aprender
¿Están nuestras
operaciones
bajo control?
¿Estamos
ejecutando bien
nuestra
estrategia?
Fase 6: Probar y Adaptar la Estrategia
¿Está
funcionando
nuestra
estrategia?
¿Cómo se implementa la estrategia en una organización?
¿Qué es Arquitectura
Empresarial
“Arquitectura Empresarial es la
visión holística de la gente, los
procesos y las tecnologías que
operan entre sí para proporcionar
una función o un conjunto de
funciones de negocios.”
— Accenture
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La Arquitectura Empresarial permite a
las organizaciones habilitar su estrategia
Enterprise Architecture es el medio que permite alinear la tecnología de la información con el
ambiente de negocio. Constituye el vínculo entre las estrategias de negocio y las tecnologías
necesarias para facilitarlas
Habilitar
Tecnología de
la Información
Alineación de la
Tecnología de
Información
Activos y
Recursos de la
Tecnología de
la Información
Tecnología
de la
Información
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Conduce
Facilita
Estrategias
de Negocio
EA como conjunto de Componentes y
Gobierno
1
Componentes de
Arquitectura Empresarial
Habilitar
Tecnología de
la Información
Alineación de la
Tecnología de
Información
Activos y
Recursos de la
Tecnología de
la Información
Conduce
Facilita
Estrategias
de Negocio
22
Modelo de Gobierno de
Arquitectura Empresarial
Tecnología
de la
Información
Arquitecturas de
Referencia
Blueprints de Arquitectura
(e.g. application interaction
view, technology blueprint)
Estándares de
Tecnología
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Roadmap de
Arquitectura
Organización de EA
Descripción Roles
Procesos de Gobierno de EA
Funciones de EA
Situación a resolver
Marco de Referencia
Marco de Referencia:
• Representación conceptual y
estructurada que permite organizar y
desarrollar soluciones complejas y
específicas.
1
Facilita
Estrategias
de Negocio
Componentes de
Arquitectura Empresarial
Habilitar
Tecnología de
la Información
Alineación de la
Tecnología de
Información
Activos y
Recursos de la
Tecnología de
la Información
Conduce
¿Para que sirve un Marco de
Referencia de Arquitectura
Genera orden
Empresarial?
Modelo de Gobierno de
22 Arquitectura
Empresarial
Tecnología
de la
Información
Arquitecturas de
Referencia
Estándares de
Tecnología
Blueprints de Arquitectura
(e.g. application interaction
view, technology blueprint)
Roadmap de
Arquitectura
Organización de EA
Descripción Roles
Procesos de Gobierno de EA
Diseño de la solución
El Marco de Referencia de EA:
• Ayuda a organizar, armonizar y resolver.
• Permite generar sinergias.
• Provee guía en la toma de decisiones.
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Funciones de EA
1
Orientadas a Gobierno
Marcos de Referencia y
Metodología Genérica
The Open Group Architecture Framework (TOGAF)3
Utilizado por: Multiempresas
Arquitecturas de
Referencia
Fuente:
(1) FEA_Practice_Guidance_Nov_2007.pdf
(2) DoDAF_Volume_II.pdf (abril 2007)
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Departament of Defense Architecture Frame Work (DoDAF)2
Utilizado por: Departamento de Defensa de EEUU
Zachman4
Utilizado por: Multiempresas
Fuente:
(3) Open Source, TOGAF 2008
(4) Getting beyond the legacy, John A. Zachman, 1996
Habilitar
Tecnología de
la Información
Alineación de la
Tecnología de
Información
Activos y
Recursos de la
Tecnología de
la Información
Modelo de Gobierno de
22 Arquitectura
Empresarial
Tecnología
de la
Información
Estándares de
Tecnología
Federal Enterprise Architecture (FEA)1
Utilizado por: Gobierno Federal de EEUU
Facilita
Estrategias
de Negocio
Componentes de
Arquitectura Empresarial
Conduce
Existen múltiples Marcos de Referencia de EA los cuales son
adoptados y adaptados a las necesidades específicas de las
organizaciones
Blueprints de Arquitectura
(e.g. application interaction
view, technology blueprint)
Roadmap de
Arquitectura
Organización de EA
Descripción Roles
Procesos de Gobierno de EA
Funciones de EA
De acuerdo a investigaciones efectuadas sobre EA, las
organizaciones adoptan los Marcos de Referencia de acuerdo a sus
objetivos
¿Qué Marcos de Referencia son los más utilizados?
Alineación de la
Tecnología de
Información
Modelo de Gobierno de
22 Arquitectura
Empresarial
Activos y
Recursos de la
Tecnología de
la Información
Tecnología
de la
Información
Arquitecturas de
Referencia
Estándares de
Tecnología
Organización de EA
Blueprints de Arquitectura
(e.g. application interaction
view, technology blueprint)
Descripción Roles
Roadmap de
Arquitectura
Procesos de Gobierno de EA
84
Adaptación de un marco a la Organización
69
TOGAF (v7, v8, & v9)
37
Zachman framework
18
Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF)
10
IEEE Standard 1471
9
Department of Defense Architecture Framework (DoDAF)
Otras Respuestas
7
Casewise ArchiMate Framework
7
6
Forrester Research EA Framework
5
Integrated Architecture Framework (IAF)
4
UK Ministry of Defence Architectural Framework (MoDAF)
3
META Group/Gartner EA Framework
Reference Model of Open Distributed Processing (RM-ODP)
2
Queensland Government Enterprise Architecture (GEA)
2
Extended Enterprise Architecture Framework (E2AF)
2
CSC Catalyst
2
C4ISR Architectural Framework
2
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Fuente: Forrester, Inquiry Spotlight: Building An EA Practice, Q2 2009; tamaño de la población 269 profesionales en Arquitectura Empresarial
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Habilitar
Tecnología de
la Información
Conduce
1
Facilita
Estrategias
de Negocio
Componentes de
Arquitectura Empresarial
90
Funciones de EA
¿Cómo se alinea la planeación estratégica con el portafolio de
Tecnología de Información?
Strategic Investment Methodology
• Metodología desarrollada por César Toscano, PhD.
• http://www.toscano-consulting.com/
• Características:
▫ Analiza la estrategia empresarial para desarrollar la
estrategia tecnológica
▫ Orientada hacia la gerencia, no hacia la tecnología
▫ Identifica dónde el uso de la tecnología es
estratégico y dónde es operacional.
▫ Facilita la evaluación del impacto de cambios en las
estrategias o en los recursos.
Strategic Investment Methodology
Estrategia
de Negocio
Uso de la
Tecnología
Alineación
Estratégica
Pasos de SIM
Determinar el
uso actual de la
tecnología
Analizar la
estrategia de
negocios
Desarrollar una
estrategia
tecnológica
alineada con la
de negocios
1. Uso actual de la tecnología
Se determina el uso actual del
presupuesto de TI por macro proceso y
por portafolio de TI
2. Estrategia de Negocios
Se determina el uso actual del
presupuesto de TI por macro proceso y
por portafolio de TI
3. Identificación de brechas
•Gran uso de tecnología en
celdas de baja importancia
estratégica o …
•Poco o ningún uso de
tecnología en celdas de
alta importancia estratégica
Falta de alineación entre tecnología
y la estrategia de la empresa
Estrategia tecnológica
• Aumentando la inversión en las celdas
estratégicas
• Disminuyendo el costo en las celdas no
estratégicas
¿Por qué es tan relevante la gerencia de proyectos y dónde
aporta a la planeación estratégica?
Oficina de Manejo de la Estrategia
Arquitecto
• Define Marcos de
Referencia y
convenciones
• Diseña el proceso
de manejo de la
estrategia
Dueño del Proceso
Integrador
• Desarrolla la
estrategia
• Planea la estrategia
• Alinea la
organización
• Revisa y adapta la
estrategia
• Integra con
presupuesto
• Integra con
procesos clave
• Integra con
recursos humanos,
IT y funciones
administrativas
• Maneja las
iniciativas
estratégicas
• Comparte las
mejores prácticas
Iniciación de Proyectos
• ¿Cuáles son los criterios correctos para definir
el portafolio de proyectos?
• ¿Cuál es la justificación, desde la perspectiva
de la organización, para abordar proyectos?
• ¿Cuales son los verdaderos indicadores de éxito
de los proyectos?
Identificación de los indicadores claves
de proyectos
• ¿Cuáles son los verdaderos indicadores de
gestión de un proyecto?
• ¿Cuáles son los verdaderos stakeholders?
• ¿Cuáles on las premisas para definir el alcance
y la orientación de los cambios a este?
La gerencia de proyectos como pieza fundamental en el éxito
de los procesos de planeación estratégica y alineación de la
tecnología de información
Conclusiones
• La planeación estratégica sólo puede ser tan
exitosa como lo permita su ejecución.
• Su implementación implica un alto componente de
integración de áreas, gestión del cambio, control
de ejecución, seguimiento … suena familiar?
• Los proyectos que se desarrollen deben estar
alineados con las iniciativas definidas, de otra
forma la organización no percibirá su valor.
• Todas las áreas de proyecto deben integrar la
perspectiva de la Planeación Estratégica – Alcance,
Costos, Tiempo, Comunicaciones, etc.