PROCEDIMIENTO ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Código: TH- P-05 Versión: 4 Pág. 1 de 9 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, con base en la normatividad vigente, para la construcción por escrito y firmada de los compromisos y acuerdos a cumplir en la vigencia, sobre los productos y resultados esperados frente a la visión, misión, objetivos, planes de desarrollo, institucionales, operativos anuales, y de dependencia, en el marco de sus funciones y del propósito principal del empleo. 2. ALCANCE Inicia con la capacitación sobre la metodología, normatividad, plazos y formatos para la concertación de objetivos y compromisos y termina para los Gerentes Públicos con la evaluación y archivo del Acuerdo de Gestión y para los Empleados de Carrera Administrativa con el seguimiento y archivo del plan de mejoramiento individual. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acuerdo de Gestión: es el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el respectivo empleado público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos de la organización; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo, aplica para los gerentes públicos (nivel directivo). Compromisos adicionales: compromisos “orientativos” que cada entidad deberá adecuar en función del tipo de empleos gerenciales, previendo todos, limitando algunos o incorporando otros nuevos. Compromisos contingentes: funciones o tareas no permanentes, aunque en algunos casos (según el tipo de puesto gerencial y el estilo de dirección en cada organización concreta) pueden requerir buena parte del tiempo de trabajo del gerente público. Compromisos de mejora gerencial: a través de la suscripción de estos compromisos el gerente público se obliga a desarrollar mejor sus competencias directivas en el desempeño del empleo público de naturaleza gerencial. Compromiso Institucional: es el modo y manera como ejerce las funciones la institución y que están ligados a sus propios objetivos y metas, concretado en el Plan Operativo de Acción. Competencia laboral: es la capacidad de un apersona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a aun empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. Comisión Evaluadora: grupo de evaluadores responsables de realizar la evaluación del desempeño laboral de los empleados, uno de los cuales debe ser de libre nombramiento y remoción. Concertar: ponerse de acuerdo varios grupos o personas acerca de una acción a realizar. Evaluación Cuantitativa: evaluación de los resultados de un modo cuantitativo, ya sea a partir de un modelo porcentual (hasta el 100%) o ya sea a partir de una escala de puntos de 1 a 5 que vaya de menor a mayor. Revisado por Aprobado por Johny Hernando Castro León Paola Ximena Fonseca Caro Profesional Responsable Talento Humano Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Septiembre de 2013 Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 2 de 9 Evaluación de Desempeño Laboral: proceso que permite verificar, valorar y calificar el resultado alcanzado por el empleado, en cumplimiento de las funciones inherentes a un empleo, de acuerdo con lo previsto durante la fijación de compromisos para un período de evaluación, aplica para los funcionarios de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción que se encuentren en el nivel directivo. Evaluación Objetiva: determinación clara si se han cumplido o no los objetivos marcados. Evaluación subjetiva: basada principalmente en las percepciones que el evaluador recibe de cómo lleva a cabo su trabajo el gerente público. Jefe Inmediato: persona a quien se le ha asignado las funciones de supervisión del empleado evaluado o quien tenga la competencia para ello. Portafolio de Evidencias: conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral del empleado, sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y su potencial de desarrollo profesional. Recurso de Reposición: medio de impugnación contra la calificación definitiva expresa o presunta, cuyo fin es obtener que quien la profirió (evaluador), modifique o revoque la calificación. Recurso de apelación: es aquél que tiene por objeto obtener que el superior jerárquico del evaluador, enmiende la calificación realizada por el evaluador. Planes de mejora: Es un conjunto de medidas de cambio, que se aplican al interior de un proceso o procedimiento, con el fin de mejorar su rendimiento. Este instrumento permite identificar y organizar las posibles respuestas de cambio necesarias, para fortalecer las debilidades encontradas en una evaluación. 4. CONDICIONES GENERALES El establecimiento y seguimiento de los Acuerdos de Gestión y de la Evaluación de desempeño se realizaran en estricto cumplimiento a la normatividad y lineamientos vigentes impartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Comisión Nacional del Servicio Civil. El Acuerdo de Gestión debe ser producto de un proceso concertado entre el superior jerárquico y el empleado público, entendiendo la concertación como un espacio de intercambio de expectativas personales y organizacionales, sin que se vea afectada la facultad que tiene el superior jerárquico para decidir. La evaluación de la gestión se hace con base en los formatos “Acuerdo de Gestión” y “Evaluación de Desempeño” establecidos por el DAFP y la CNSC. El Acuerdo de Gestión deberá establecerse dentro de los cuatro meses de cada vigencia y cuando se vincule un nuevo directivo se contará a partir de la fecha de posesión. Se debe garantizar que el Acuerdo y los Compromisos Laborales propuestos se enmarquen dentro del esquema de planeación institucional. Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 3 de 9 El encargado de evaluar el grado de cumplimiento del Acuerdo y de la Concertación de Compromisos es el superior jerárquico; para apoyar sus conclusiones puede utilizar como referentes los informes regulares que se haya acordado entregar, así como la información adicional que surja en el desarrollo de las actividades. Los Jefes de dependencia y/o Subdirectores deben estar capacitados para establecer y concertar objetivos medibles y cuantificables en términos de los resultados esperados de la labor de cada servidor; congruentes y coherentes con los planes y programas operativos de la entidad y con las actividades y tareas que han sido asignadas a cada cargo en el diseño de los procesos. Siempre que existan acciones de mejora se deben suscribir planes de mejoramiento individual, los cuales deben tener el respectivo seguimiento por parte del servidor público y el jefe inmediato. 5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS Ley 100 de 1993 Ley 909 de 2004 Ley 344 de 1996 Ley de 2004 Decreto 1252 de 2000 Decreto 785 de 2005 Decreto 1227 de 2005 Decreto 4661 de 2005 Decreto 1601 de 2005 Decreto 2539 de 2005 Decreto 4565 de 2011 Acuerdo 001 de 2008 Acuerdo 137 de 2010 Resolución Interna 219 de 2011 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº 1 Actividad Descripción Capacitar a los Se realiza una jornada evaluadores y individual o colectiva evaluados. de capacitación sobre metodología, normatividad, plazos y formatos, para la concertación de objetivos y compromisos en la vigencia. Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Responsable Responsable Gestión de Talento Humano y/o Capacitador. Documento o Punto de Registro Control Presentación Verificación de la Listados de participación asistencia. de los responsables. Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 4 de 9 Nº 2 3 4 5 6 7 Actividad Descripción Analizar insumos De acuerdo con los para concertar planes institucionales objetivos. y con las funciones del cargo, se analizan los insumos para la concertación de objetivos. ¿Se realiza Si se realiza acuerdo acuerdo de de gestión continúe en gestión o la actividad 4, en caso evaluación del contrario continúe en desempeño? la actividad 10. Enviar formato Se envía a los de acuerdo de Directivos el formato gestión. de Acuerdo de Gestión con su respectivo instructivo, Guía Metodología para la elaboración de un acuerdo de Gestión TH-I-01 Concertar y En una jornada formalizar colectiva de los Gerentes Públicos con el Director de la Entidad, se socializan los posibles compromisos, metas e indicadores que medirán el cumplimiento de su gestión, se analizan, se concertan y formalizan los Acuerdos de Gestión siguiendo la guía metodológica de la OFB. Recibir copia de Se recibe copia, para los Acuerdos de la hoja de vida, del Gestión. Acuerdo de Gestión de cada Gerente Público. Realizar Se realiza el seguimiento. seguimiento semestral de los compromisos y demás objetivos formulados en el Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Responsable Jefe inmediato. Documento o Registro Insumos Punto de Control Responsable Gestión de Talento Humano Memorando o Confirmación correo de recibido. electrónico. Director General Gerentes Públicos TH-G-01 Guía Firmas de los metodológica Acuerdos. acuerdos de gestión Profesional Gestión del Talento Humano. Director General, Gerentes Públicos. Copia acuerdos gestión de Acuerdos de Firma de los gestión con seguimientos. seguimiento Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 5 de 9 Nº Actividad Descripción Responsable Documento o Registro Punto de Control Acuerdo de Gestión. Cuando se requiera modificar los compromisos se deja constancia escrita y se realizan los ajustes y se informa al Área de Talento Humano. Evaluar acuerdos gestión. 8 9 10 11 los Al finalizar el periodo de del Acuerdo, cada Directivo junto con el Director de la Entidad efectúa la valoración final, en un plazo no mayor de tres (3) meses contados a partir de la finalización de la vigencia del Acuerdo. La Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno suministran los informes de gestión y resultados de la entidad (Insumos para la valoración). Recibir y archivar Se recibe copia del evaluación del Acuerdo de Gestión Acuerdo de evaluado y se archiva gestión. en las historias laborales. ¿La evaluación Si la evaluación corresponde al corresponde al periodo periodo de de prueba pasar a la prueba? actividad No. 13. En caso contrario pasar a la actividad No. 11. Socializar el Se socializa sobre el tema sistema de evaluación establecido por la CNSC para la evaluación del desempeño laboral a los servidores objeto de evaluación. Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Director General, Jefe Control Interno, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Gerentes Públicos. Acuerdo gestión evaluado. de Firma del seguimiento. Auxiliar Administrativo. Acuerdo gestión evaluado. de Responsable y Profesional del Gestión de Talento Humano. Listado asistencia Acta reunión de o de Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 6 de 9 Nº Actividad Descripción Responsable Concertar objetivos Se concertan con los funcionarios que tiene a su cargo, los objetivos o contribuciones para evaluar, los cuales deben ser medibles, cuantificables y verificables y de acuerdo con las normas establecidas. Jefe Inmediato y/o Comisión Evaluadora. Notificar compromisos El evaluador notifica al evaluado sobre los compromisos a cumplir. En caso de no aceptarse se realiza notificación con un testigo. El evaluado tiene derecho de solicitar revisión de la Comisión de Personal. Se realiza seguimiento al cumplimiento de los objetivos que se concertaron con el funcionario. El seguimiento implica: Elaborar el portafolio de evidencias y determinar acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento. Se realiza verificación de los compromisos adquiridos frente a la evidencia o ejecución hecha por el funcionario. Jefe inmediato, Evaluado y Comisión de Personal. Formatos de Firma de los evaluación de responsables. la CNSC . Jefe inmediato y/o Comisión Evaluadora Evaluado Portafolio de Recolección evidencias. de evidencia. Jefe inmediato y/o Comisión Evaluadora. Portafolio de evidencias. Se realiza la calificación del funcionario, se incluyen acciones del mejoramiento, si Jefe inmediato y/o Comisión Evaluadora y evaluados. Formatos de Firma de evaluación de responsables. la CNSC diligenciados Notificación de 13 14 Realizar seguimientos 15 Verificar compromisos 16 17 Realizar calificación, y diligenciar formato de Plan de Mejoramiento Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Documento o Punto de Registro Control Formatos de Firma de evaluación de evaluador y la CNSC . evaluado. Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 7 de 9 Nº Actividad individual ¿Contra calificación definitiva interpone recurso reposición? 18 19 20 21 22 ¿Contra respuesta recurso reposición interpone recurso apelación? Respuesta recurso apelación. Descripción aplica, y se comunica y/o notifica personalmente al funcionario de la calificación definitiva obtenida. la En caso de que se interponga recurso de se reposición (dentro de los cinco días de siguientes a la notificación personal), Se revisa el trámite y se toman decisiones aplicando lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo. la al de se de Responsable Evaluado Jefe inmediato Comisión de personal. Documento o Registro la evaluación definitiva formato de Plan de Mejoramiento individual. Respuesta a recurso interpuesto. Punto de Control En caso contrario seguir a la actividad 21 En caso de que se interponga recurso de apelación, seguir a la actividad 20. En caso contrario, seguir a la actividad 21. a Se revisa el tramite y de se toma la decisión, aplicando lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo. Entregar Se entregan las evaluaciones. evaluaciones definitivas al Área de Gestión del Talento Humano (al día siguiente de ejecutoriada la evaluación definitiva). ¿La calificación En caso que la del servidor de calificación sea carrera insatisfactoria seguir a administrativa o la actividad 23. En del periodo de caso contrario, seguir Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Jefe inmediato Superior del evaluador. Respuesta a Firma recurso recibido. interpuesto. Jefe inmediato Auxiliar Administrativo Área de Talento Humano. Evaluaciones. de Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 8 de 9 Nº Actividad Descripción prueba es insatisfactoria? Acto administrativo de declaratoria de insubsistencia. 23 Notificar el acto administrativo de insubsistencia. 24 25 ¿Contra declaración insubsistencia interpone recurso reposición? la de se de Dar respuesta a recurso de reposición 26 Recibir y archivar evaluaciones. 27 28 Realizar Responsable Documento o Registro Punto de Control Responsable Gestión de Talento Humano Acto administrativo. Vo. Bo. Jefe Oficina Jurídica y Subdirector Administrativo y Financiero Responsable Gestión de Talento Humano Notificación acto administrativo. Firma recibido. de Servidor declarado insubsistente Recurso interpuesto Profesional y Responsable Gestión de Talento Humano Respuesta recurso. a Firma recibido. de Auxiliar Administrativo Expediente Historia Laboral actualizada. Firma recibido. de Jefes Formatos a la actividad 27. Se proyecta para la firma del Director de la entidad el acto administrativo de declaración de insubsistencia. (expedido en un término no superior a tres días). Se notifica el acto administrativo de insubsistencia al servidor de carrera administrativa o del periodo de prueba con calificación definitiva insatisfactoria. En caso de que se interponga recurso de reposición contra el acto administrativo de declaración de insubsistencia, en los términos del Código Contencioso Administrativo seguir a la actividad 26, en caso contrario seguir a la actividad 27. Si la respuesta a recurso de reposición es negativa notificar al funcionario del retiro de la entidad, en caso contrario notificarlo de su permanencia en la entidad. Se reciben de los evaluadores las calificaciones y se archiva en la historia laboral de los funcionarios evaluados. De acuerdo con los Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Director General. de Firma de Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. Código: TH- P-05 ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 4 Pág. 9 de 9 Actividad Nº seguimiento. Evaluación semestral. Presentar informes sobre la evaluación del desempeño laboral. 29 Tomar Decisiones con base en los resultados de las evaluaciones. Descripción Responsable lineamientos establecidos el evaluador realiza seguimiento de los compromisos, notifica y enviar copia del seguimiento al Área de Talento Humano Se presentan los informes sobre la evaluación del desempeño laboral tanto internos como a los entes externos que lo requieran. Se tienen en cuenta los resultados de las evaluaciones del desempeño laboral, para los aspectos contenidos en la normatividad vigente. evaluadores y evaluados 30 Adicionalmente se concretan los correctivos, recomendaciones o mejoras necesarios, para su posterior seguimiento. Fin del procedimiento Documento o Punto de Registro Control seguimiento responsables evaluación de desempeño de la CNSC . Profesional y Responsable Gestión de Talento Humano Informes presentados. Director General, Funcionarios del Nivel Directivo, Profesional Responsable del Área, Jefe de Dependencia. Plan de Notificación Mejoramiento pública del Individual. resultado de evaluación. Anexo 1. Control de Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio 0-1 Diciembre de 2008 Documento Original 2 Diciembre de 2010 Cambio en las actividades del procedimiento 3 Diciembre de 2011 Ajuste en las actividades del procedimiento. 4 Junio 2013 Actualización actividades e inclusión de puntos de control Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013 Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013 Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.