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Instrucción Técnica:
Actuación en Edificio: Edición: 00
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INSTRUCCIÓN TÉCNICA: ACTUACIÓN EN EDIFICIO
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
UNIDAD FUNCIONAL DE CONSERJERÍA E
INSTALACIONES
UNIVERSIDAD DE HUELVA
Elaborado: Grupo de
Mejora Gestión de
Espacios
Fecha: Noviembre 2008
Revisado:
Aprobado:
Fecha:
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Contenido
1 OBJETO.....................................................................................................................5
2 ALCANCE..................................................................................................................5
3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA....................................................................5
4 DESARROLLO..........................................................................................................5
Personal de conserjería:...........................................................................................6
Hora de entrada.....................................................................................................6
Hora de salida........................................................................................................6
Cambio de turno....................................................................................................6
Llaves necesarias para entrar/salir del edificio.........................................................6
Donde se recogen.................................................................................................6
Donde se entregan................................................................................................6
Libro de Incidencias..................................................................................................7
Lugar dónde se encuentra el Libro de Incidencias...............................................7
Ubicación de Planos del Edificio...............................................................................7
Lugar dónde se encuentran los planos de los edificios........................................7
Como se realiza el control de SICAP: ......................................................................7
Alarmas.....................................................................................................................7
¿Hay Alarmas?......................................................................................................7
¿Dónde se encuentra?..........................................................................................7
¿Cuando se desconecta?......................................................................................7
¿Cuándo se conecta?...........................................................................................7
Resto del personal:...................................................................................................7
Hora de entrada ....................................................................................................7
Hora de salida........................................................................................................8
Puertas a abrir al inicio de la jornada.......................................................................8
Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde se encuentra
(para cada espacio que hay que abrir)...................................................................8
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Puertas a cerrar al termino de la jornada..................................................................8
4.1.1 Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde se
encuentra (para cada espacio que hay que cerrar)...............................................8
Persianas y otros de Espacios Comunes.................................................................8
Indicar qué persianas y los lugares donde se encuentran que sean necesario
abrir al inicio de la jornada y cerrar al comienzo de ésta.......................................8
Indicar otras acciones no indicadas más arriba a la hora de abrir y cerrar el
edificio.....................................................................................................................8
Luces a encender o apagar durante la jornada. ......................................................9
Ubicación de los cuadros eléctricos o interruptores..............................................9
Método de señalización de los interruptores en cada cuadro eléctrico..............10
Aire Acondicionado................................................................................................10
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria del AA y modo de
ponerla en marcha................................................................................................10
Espacio donde se encuentra el encendido de los fancoys y modo de ponerlos
en marcha.............................................................................................................10
Calefactores...........................................................................................................11
Espacio donde se encuentra el encendido de los calefactores y modo de
ponerlo en marcha................................................................................................11
Otras máquinas......................................................................................................11
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria y modo de ponerla
en marcha.............................................................................................................11
Llaves que se entregan habitualmente durante la jornada (Seguir Manual de
Gestión de Espacios)...............................................................................................11
Donde se encuentran las llaves..........................................................................11
Personal autorizado a retirarlas..........................................................................11
¿Existe algún listado de autorizaciones? (Donde)..............................................11
Control de aulas (Seguir Manual de Gestión de Espacios)...................................12
Poner aquí cualquier especificación que no esté recogido en el manual...........12
Medios audiovisuales (Seguir Manual de Gestión de Medios Audiovisuales).......12
Lugar donde se encuentras los MMAA portátiles...............................................12
Lugar donde se encuentran los mandos.............................................................12
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Lugar donde se encuentran los cables de sonido...............................................12
Lugar donde se encuentra el listado de aulas y salas con los equipos montados
en ellas y las instrucciones de utilización.............................................................12
Reserva de espacios (Seguir Manual de Gestión de Espacios)............................12
Quien las realiza..................................................................................................12
Donde se mira el cuadrante diario......................................................................12
¿Se pueden hacer reservas puntuales del mismo día?......................................13
Infraestructura. Seguir Manual de Gestión de Infraestructura................................13
Poner especificaciones no contenidas en el Manual..........................................13
Correo. Seguir Manual Gestión de Correos............................................................13
Donde se recopila la correspondencia................................................................13
Cómo se reparte internamente en el edificio y horario.......................................13
Otros edificios dónde se reparte/recopila correspondencia, y horario aproximado
..............................................................................................................................14
Donde se encuentra herramientas de clasificación y franqueo de la
correspondencia (Peso, pegatinas de Correo, etc.).............................................15
Tablones de anuncio (Seguir Manual de Información y atención al público).........15
Dónde se encuentra listado de la totalidad de tablones (ubicación, llave, quien
los mantiene)........................................................................................................15
Anotar especificaciones referente a su mantenimiento ....................................15
Objetos perdidos (Seguir Protocolo de Objetos Perdidos).....................................15
Dónde se guardan...............................................................................................15
Donde se encuentra Hoja Registro Objetos Perdidos........................................15
Servicio de limpieza................................................................................................16
Anotar cualquier dato relevante como horario de entrada, si es fuera del
nuestro, de salida, tareas especiales a realizar durante su jornada…................16
Otras: Anotar el resto de tareas a realizar en el edificio que no se hayan recogido
en los puntos anteriores...........................................................................................16
5 HISTÓRICO DE CAMBIOS.....................................................................................16
6 ANEXOS..................................................................................................................16
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1 OBJETO
El objetivo de la presente Instrucción Técnica es que el todo el personal de la
unidad de conserjerías e instalaciones que llegue por primera vez a un edificio, sea
capaz de abrirlo, cerrarlo, y realizar las tareas propias del día a día, sin que se vea
mermada la calidad del servicio que prestamos, salvo la lógica la lentitud en sus
acciones al tener que estar leyendo este protocolo repetidamente.
2 ALCANCE
El presente manual pretende servir como guía para el personal de las Conserjerías
de la Universidad de Huelva
3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
•
Manual de Procesos de la Unidad Funcional de Conserjería e Instalaciones
•
IT Gestión de Espacios y documentación de desarrollo
•
IT Gestión de Correos y documentación de desarrollo
•
IT Información y atención al Público
•
IT Gestión de Infraestructuras
•
IT Gestión de Medios Audiovisuales
4 DESARROLLO
Rellenar todos los apartados que a continuación se desarrollan, siempre que en el
edificio concurran situaciones del punto indicado, utilizando para ello el espacio
necesario.
En ningún caso indicar en este protocolo las claves. Solo referir si hacen falta. En tal
caso deberá ponerse en contacto con su responsable para que se las facilite.
En todos los ordenadores de conserjería se reservará la parte izquierda de la
pantalla para los programas de uso de cada edificio. En la parte derecha se
colocarán los iconos de las aplicaciones comunes a la Unidad (para ello picar con el
botón derecho en el escritorio, seleccionar “Organizar Iconos” y despicar
“Organización Automática” y “Alinear a la Cuadrícula”)
a. Mozilla FireFox
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b. Accesos directos a SICAP: en las conserjerías autorizadas a ello
c. PROTOCOLOS, acceso a la carpeta de la WEB donde se recogerán todos
los protocolos
d. INFRAESTRUCTURAS, acceso a la base de datos de mantenimiento
e. GANES, en las conserjerías donde se realicen las facturas de correos
f. Otras Aplicaciones
Personal de conserjería:
Hora de entrada
8:00 Turno de mañana (uno entrará a las 7:45 para tener abierto el edificio a las 8:00
en punto)
14:30 Turno de tarde (en caso necesario uno entrará más tarde para cerrar el edificio
una vez acabada aquella actividad fuera del horario habitual)
Hora de salida
15:00 o 14:45, en el caso de la persona que haya entrado antes.
21:30 u otra, en el caso de haber actividad fuera de horario
Cambio de turno
14.30 a 15:00
Llaves necesarias para entrar/salir del edificio
Donde se recogen
Las llaves de la biblioteca las lleva consigo la persona encargada de abrir, que la
recogerá de la propia conserjería de la Biblioteca.
En caso de no tener la llave, llamar a seguridad, para que facilite el acceso al
edificio.
Donde se entregan
En la Conserjería de la Biblioteca
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Libro de Incidencias
Lugar dónde se encuentra el Libro de Incidencias
Sobre la mesa-mostrador donde se encuentra el teléfono.
Ubicación de Planos del Edificio
Lugar dónde se encuentran los planos de los edificios
En la cajonera bajo el fax, en una carpeta colgante que dice “Planos”.
Como se realiza el control de SICAP:
Turno de la mañana: sobre las 8:20 responsables del servicio llamarán a cada
conserjería para comprobar que todo está correcto
Turno de tarde. Sobre las 14:50, lo mismo
Alarmas
¿Hay Alarmas?
Sí.
¿Dónde se encuentra?
En la conserjería, al lado del ordenador.(a la derecha del extintor)
¿Cuando se desconecta?
La de incendios no se desconecta.
La empresa de Seguridad la desconecta por la mañana antes de las 6.00
¿Cuándo se conecta?
La empresa de seguridad la conecta a las 21:30 horas.
Resto del personal:
Hora de entrada
Entre las 8.00 y las 08.30; Tarde 14.30 – 14.45
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Hora de salida
Entre las 14.45 y las 15.00; Tarde 21.15
Puertas a abrir al inicio de la jornada
Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde se
encuentra (para cada espacio que hay que abrir)
P7 PB 11. SACU. Cajetín Pabellón 7
P7 PB 12. Distribuidor 2. Cajetín Pabellón 7
P7 PB 17. Distribuidor 3. Cajetín Pabellón 7
Puertas a cerrar al termino de la jornada
4.1.1 Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde se
encuentra (para cada espacio que hay que cerrar)
Sobre las 15.00 h cerramos la Conserjería del Marie Curie, si está anotado en el
Libro de incidencia. (Las llaves de este edificio en el cajetín Pabellón 7).
Sobre las 19.30 h cerramos el SACU (P7 PB 11). Cajetín Pabellón 7.
A partir de las 20.00 h volvemos al Pabellón 7 para cerrar ahora el Distribuidor 2
(P7 PB 12) y Distribuidor 3 (P7 PB 17), comprobando que todas las puertas están
cerradas.
Persianas y otros de Espacios Comunes
Indicar qué persianas y los lugares donde se encuentran que sean
necesario abrir al inicio de la jornada y cerrar al comienzo de ésta.
Indicar otras acciones no indicadas más arriba a la hora de abrir y cerrar
el edificio
-
En las salas de lectura de las tres plantas hay que cerrar varias ventanas al
abrir el edificio. Normalmente 3 en la planta baja y 2 en la planta 1 y 2
respectivamente. No siempre son las mismas, por lo que no podemos indicar
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el sitio exacto. Las llaves (son 2 diferentes) para cerrar las ventanas están
junto con la llave maestra.
-
Entrega de llaves para el Personal de biblioteca:( se colocan en la ventana de
la Conserjería):
o En planta baja (rojas): n º 3 y 4
o En 1ª planta (verdes) : n º 2, 7 y 8.1
o En 2ª planta (blancas): n º 7, 10, 15.1 y 16
-
Colocación de hoja de firmas en la encimera de la ventana, se encuentran en
el archivador rojo que está junto al fax. Se colocan las de ese día, y se retiran
de la ventana, exactamente, a las 8.15 de la mañana para subirlas a
Administración, aunque normalmente el personal de administración las sube
personalmente.
-
Coger prensa del buzón exterior (con la llave mediana del llavero que contiene
la llave maestra). De los periódicos recogidos hay que separar 2 ejemplares
(que vienen por duplicado) de “El País” y “Huelva Información”, y colocar
éstos en la bandeja del correo de La Rábida. Los restantes periódicos se
suben a la sala de Lectura de la Hemeroteca.
Luces a encender o apagar durante la jornada.
Ubicación de los cuadros eléctricos o interruptores
Al abrir el edificio, normalmente, se encuentran las luces encendidas (el personal de
limpieza las enciende para desarrollar su trabajo). En el caso de tener que
encenderlas, los cuadros eléctricos se encuentran en el mismo sitio en las tres
plantas:
-
Planta Baja: dentro de la sala de lectura, dentro del mostrador.
-
Primera Planta: dentro de la sala de lectura, dentro del mostrador.
-
Segunda Planta: en la sala de reuniones (saliendo del ascensor, pasillo
derecho, 1ª puerta a la izquierda y de nuevo 1ª puerta a la izquierda). En esta
planta habrá también que encender el interruptor de las luces de la Sala de
lectura, ubicados dentro de dicha sala, a la izquierda.
El acceso a los cuadros eléctricos es mejor por la escalera interior.
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Cada mañana habrá que apagar la luz del porche. Ésta se encuentra en el cuadro
eléctrico de la planta baja, señalizado como tal.
Por la noche, se apagan en los mismos lugares. Mejor empezar de arriba a abajo.
Método de señalización de los interruptores en cada cuadro eléctrico
Subir o bajar los térmicos que tengan una “X”.
Aire Acondicionado
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria del AA y modo
de ponerla en marcha
En la pared de la conserjería donde se encuentra el extintor, al lado de la alarma.
Se enciende la bomba calor o frío en “auto”, y seguidamente las 3 bombas de las
distintas plantas.
A continuación, los 2 interruptores de la planta baja, y de la primera planta.
(Atención: si es invierno, quizás no hará falta encender la 1ª planta, porque el aire
caliente de la planta baja tiende a subir).
Encender fancoys de las 3 plantas.
Espacio donde se encuentra el encendido de los fancoys y modo de
ponerlos en marcha
-
Planta Baja: junto a la puerta de la conserjería (pero no dentro de ésta)
-
1ª Planta: Saliendo del ascensor a la derecha.
-
2ª Planta: Dentro de la sala de lectura (entrando en la pared de la derecha) y
en el hall, junto a las vitrinas que están saliendo del ascensor a la izqda.
En cada despacho hay un fancoy.
Para ponerlos en marcha, poner el botón en “on”
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Calefactores
Espacio donde se encuentra el encendido de los calefactores y modo de
ponerlo en marcha
Es el mismo aparato del aire acondicionado.
Otras máquinas
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria y modo de
ponerla en marcha
Copiadora de la conserjería y 2 copiadoras que están bajo la escalera principal
(estas copiadoras pertenecen a la copistería de la Facultad de Educación) Pulsar
interruptores que se encuentran en el lateral.
Llaves que se entregan habitualmente durante la jornada (Seguir
Manual de Gestión de Espacios)
-
Del Pabellón 7:
o
Aula 7.3 (Profesor de Dibujo Técnico)
o SARUH
-
Biblioteca: BUP2 19 1. Salón de Actos
Donde se encuentran las llaves
En el cajetín del Pabellón 7 o en el cajetín de la biblioteca
Personal autorizado a retirarlas
Del pabellón 7, los que aparecen en los listados de autorizaciones
Biblioteca: Personal adscrito a la misma
¿Existe algún listado de autorizaciones? (Donde)
Sí, un listado del SACU y otro del SARUH. Están en el tablón de corcho de la
conserjería
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Control de aulas (Seguir Manual de Gestión de Espacios)
Poner aquí cualquier especificación que no esté recogido en el manual
Medios audiovisuales (Seguir Manual de Gestión de Medios
Audiovisuales)
Lugar donde se encuentras los MMAA portátiles
Los medios audiovisuales de que dispone la biblioteca se encuentran en la sección
de informática, y sólo se utilizan para los actos propios de la biblioteca. El personal
de informática se encarga de ellos.
Lugar donde se encuentran los mandos
Lugar donde se encuentran los cables de sonido
Lugar donde se encuentra el listado de aulas y salas con los equipos
montados en ellas y las instrucciones de utilización
Reserva de espacios (Seguir Manual de Gestión de Espacios)
Quien las realiza
En el Campus El Carmen consultar:
http//www.uhu.es/conserjerías/campus/carmen/GestionEspacios.htm
Donde se mira el cuadrante diario
Como en el ordenador de la biblioteca no se puede instalar Universitas, las reservas
que se hacen del Salón de Actos nos las envían por correo desde “Reservas de
Espacios”. Las imprimimos y las colocamos en el tablón de corcho
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¿Se pueden hacer reservas puntuales del mismo día?
Sí
Infraestructura. Seguir Manual de Gestión de Infraestructura
Poner especificaciones no contenidas en el Manual
Correo. Seguir Manual Gestión de Correos
Donde se recopila la correspondencia
Están habilitadas 9 bandejas que corresponden a los edificios del Campus del
Carmen, 3 bandejas para otros Campus, y 2 bolsas azules para llevar la
correspondencia a Cantero Cuadrado.
A primera hora de la mañana se llenan las 2 bolsas azules con el correo de Cantero
Cuadrado, y se hacen 2 tochos con gomillas con el correo de la Rábida y el de la
Merced. Esto es lo que se lleva la empresa de mensajería a diario.
El correo externo se va recopilando en una bandeja ubicada en el mostrador derecho
de la conserjería.
El correo interno del edificio se recopila en un carro que se encuentra en la
conserjería, aquí lo distribuimos por plantas (se corresponden con las distintas
baldas).
Cómo se reparte internamente en el edificio y horario
Por la mañana, sobre las 11.30, se lleva/recoge:
-
En la planta baja:
o Préstamo Interbibliotecario.
o Mostrador de préstamo (dentro de la sala, se recogen de la estantería
junto al cuadro eléctrico libros que van a Proceso Técnico)
-
En la 1ª planta:
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o Despacho de Hemeroteca (aquí llevamos las cajas que traigan
mensajeros para Isabel Lara, J. Manuel Yuste o procedentes de la
empresa Swets)
o Depósito de Hemeroteca (aquí recogemos de las estanterías los
archivadores que vayan para otros centros)
o Despacho de Informática.
-
En la 2ª planta:
o Despacho de Adquisiciones (aquí llevamos todas las cajas de libros
que vienen de distintas librerías y las donaciones). Recogemos las
cajas que van para el depósito de la planta baja
o Despacho Cideu-Proceso técnico, dentro de la sala de lectura (a veces
avisan para que recojamos cajas de libros para otros centros)
o Despacho 12, Directora de Área de Obtención del Documento
o Dirección (Hay una carpeta verde de firmas que nos suelen traer del
mostrador de la planta baja. Si no hay nada firmado, es para el
Director, pero si está firmado por él, hay que llevarla al Despacho 12.
o
Proceso Técnico (a menudo salen cajas para otros centros)
o Administración
o Despacho Jefe de Proceso Técnico.
Otros edificios dónde se reparte/recopila correspondencia, y horario
aproximado
Sobre las 11.45 se reparte y recoge en el Pabellón 7:
-
SACU
-
Defensor Universitario
-
SARUH
-
Aula de Mayores
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Donde se encuentra herramientas de clasificación y franqueo de la
correspondencia (Peso, pegatinas de Correo, etc.)
Peso: mueblecito que se encuentra a la izquierda del fax.
Pegatinas: en el mueble estantería que está al lado de los cajetines de llaves, en
las puertas de la parte de abajo.
Tablones de anuncio (Seguir Manual de Información y atención al
público)
Dónde se encuentra listado de la totalidad de tablones (ubicación, llave,
quien los mantiene)
En la biblioteca sólo hay tres tablones:
-
Tablón de corcho, en el hall de entrada a la derecha.
-
Dos tablones con llaves, BUOT10
o Planta baja, junto a la puerta de la conserjería
o 1ª planta, en la entrada a la sala de hemeroteca.
Anotar especificaciones referente a su mantenimiento
Cada cierto tiempo se tira la información que haya caducado. Comprobar los viernes
Objetos perdidos (Seguir Protocolo de Objetos Perdidos)
Dónde se guardan
En la mesita junto a la fotocopiadora, dentro de una caja de folios.
Cuando pasan un par de meses se guardan en el almacén que está bajo la escalera
principal.
Donde se encuentra Hoja Registro Objetos Perdidos
En el tablón de corcho de la conserjería
Instrucción Técnica:
Actuación en Edificio: Edición: 00
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Servicio de limpieza
Anotar cualquier dato relevante como horario de entrada, si es fuera del
nuestro, de salida, tareas especiales a realizar durante su jornada…
Horario: de 05.45 a 13.45
Otras: Anotar el resto de tareas a realizar en el edificio que no se
hayan recogido en los puntos anteriores
-
Todos los días hay que abrir el buzón de sugerencias que está en la planta
baja, entrando en el edificio, a la izquierda. (llave BUOT12).
-
Sobre las 14.25 se coloca la hoja de firmas del Turno de Tarde que se
encuentra en la carpeta roja citada anteriormente.
-
A partir de las 14.50 se ponen las firmas de la mañana para que firme el
personal a la salida.
5 HISTÓRICO DE CAMBIOS
Edición
Fecha
Resumen de cambios
00
2008
Creación de la IT
6 ANEXOS