coordinación de eventos promocionales y ferias

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
COORDINACIÓN DE EVENTOS
PROMOCIONALES Y FERIAS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL
DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
CONTENIDO
Número
Tema
Página
1
Objetivo
4
2
Alcance
4
3
Definiciones
4
4
Marco Jurídico
5
5
Descripción de Actividades y Responsabilidades
5
5.1
Programa Anual de Ferias Internacionales
5
5.2
Contratación del Espacio Ferial Autorizado
7
5.3
Contratación de los servicios de diseño, habilitación, montaje y
desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales
8
5.4
Convocatoria, Registro de Expositores y Comercialización
11
5.5
Operación del Pabellón y Desarrollo de la Feria
13
6
Cancelaciones de Participación en Ferias Internacionales
14
7
Diagramas de Flujo
16
3
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ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
1. OBJETIVO.
El Consejo de Promoción Turística de México promueve la comercialización de los productos y
servicios turísticos, a través de la participación en Ferias Internacionales, integrando en un solo
Pabellón la oferta turística del país, con el fin de fortalecer el posicionamiento integral y
competitivo, así como consolidar la presencia de la industria y destinos turísticos de México.
El objetivo de este documento es definir y establecer el proceso para la elaboración del
Programa Anual de Ferias Internacionales en las que participa el Consejo de Promoción
Turística de México, S.A. de C.V., los lineamientos para la contratación del espacio en el
recinto ferial, el diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México, la
convocatoria para la participación en ferias, la comercialización y asignación de espacios, así
como el desarrollo y ejecución de las Ferias Internacionales,
2. ALCANCE.
Este procedimiento será de aplicación para las Oficinas en el Exterior, Coordinación de Eventos
Promocionales y Ferias, Dirección Ejecutiva Jurídica, Dirección Ejecutiva de Administración y
Finanzas.
3. DEFINICIONES
Para fines de este documento se utilizarán las siguientes abreviaturas y términos:
CPTM: Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
CEPF: Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias
DF: Dirección de Ferias
DEAF: Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas
DRF: Dirección de Recursos Financieros
DEJ: Dirección Ejecutiva Jurídica
OFICINAS EN EL EXTERIOR: Direcciones del Consejo de Promocion Turistica de Mexico, S.A.
de C.V. en el Exterior.
EXPOSICIÓN1: Todo evento que se organiza con un propósito comercial o cultural para
mostrar productos, servicios y/o documentos a un público objetivo.
FERIA2: Toda muestra o exhibición pública que organizan profesionalmente empresas,
asociaciones o individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector
determinado de la economía.
1
2
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo.2004
Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo.2004
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ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
Las Ferias pueden ser: regional, estatal o nacional, se puede considerar internacional cuando
cuenta con al menos 5 empresas expositoras con domicilio fuera del país.
EXPOSITOR: Persona, institución o empresa que participa en una Feria Internacional de
Turismo, cuya participación es promovida por el CPTM
ORGANIZADOR: Institución o empresa encargada de la organización, administración y
ejecución de la FERIA
STAND / PABELLÓN MÉXICO: Espacio Total dentro de la Feria designado para el uso del
CPTM.
BOOTH: Espacio de exhibición designado por el CPTM dentro del pabellón México al expositor
en una feria que consta de una superficie determinada de piso de exposición y mamparas que
lo separan de otros booths además de un rótulo de identificación.
38401 EXPOSICIONES. Asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se
contrate con personas físicas y morales para la instalación y sostenimiento de exposiciones y
cualquier otro tipo de muestra análoga o de características similares, que se organicen en
cumplimiento de lo previsto en los programas de las dependencias y entidades, o con motivo de
las atribuciones que les corresponden, siempre y cuando no puedan desagregarse en otras
partidas de los capítulos 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales. Incluye el
pago de indemnizaciones por los daños que sufran los bienes expuestos.
4. MARCO JURÍDICO
 Ley General de Turismo (LGT).
 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento
(LAASSP).
 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. (LFRASP)
 Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México S. A de C. V.
 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de
Servicios en el Consejo de Promoción Turística de México
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES
5.1 PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, para el desarrollo del Programa Anual de
Ferias Internacionales se apegará en todo momento a los lineamientos que definen los
conceptos de gasto que podrán ejercerse con cargo a la partida 38401 “Exposiciones”, del
Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal vigente; en estricto
apego a las definiciones que le aplican y las cuales se encuentran descritas en el apartado
número 3. DEFINICIONES del presente.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, solicitará por correo electrónico y oficio a
las Oficinas en el Exterior, una propuesta de ferias que requieran de la participación de la
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Dirección de Ferias y que se realicen en su ámbito geográfico de influencia, misma que
enviarán a más tardar en el mes de octubre del año inmediato anterior.
Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Coordinación de Eventos
Promocionales y Ferias, su propuesta de participación en Ferias Internacionales, mediante
oficio firmado por el Director de la Oficina del CPTM, el cual deberá contener:








Nombre de la feria
País y ciudad sede
Fecha de realización
Perfil de la Feria
Justificación detallada de la participación en la misma, que incluya los resultados
obtenidos en años anteriores, su impacto y relevancia para posicionar a México como
uno de los principales destinos turísticos del mundo, así como su influencia para
incrementar la afluencia de turistas potenciales.
Superficie a contratar, costo del piso por m2.
En caso de solicitar el incremento o decremento del piso a contratar, se deberán
justificar los motivos.
Costo estimado del diseño, habilitación, montaje y desmontaje por m2, en dólares
americanos o en la moneda de curso legal del país de que se trate.
La selección de las propuestas de ferias internacionales deberá fundarse y motivarse, según las
circunstancias que concurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia,
imparcialidad, honradez, y transparencia que aseguren las mejores condiciones para el Estado.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, con la información y documentación
proporcionada por las Oficinas en el Exterior y con base a las experiencias de años anteriores,
integrará y procederá a la elaboración del anteproyecto del Programa Anual de Ferias
Internacionales que sea acorde con la estrategia institucional del CPTM.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, se encargará de presentar a la Dirección
General Adjunta del CPTM, el Programa Anual de Ferias y Eventos Internacionales del año
inmediato posterior para su aprobación.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, presentará a la Dirección Ejecutiva de
Mercadotecnia el anteproyecto del Programa Anual de Ferias Internacionales a realizarse el
año inmediato posterior, para que éste sea presentado en la cuarta sesión del ejercicio anterior,
para su evaluación y aprobación por la Junta de Gobierno en base al artículo 58 fracción II de la
Ley Federal de las Entidades Paraestatales y en artículo 17 fracción II del Estatuto Orgánico del
Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, enviará a las Oficinas en el Exterior el
Programa Anual de Ferias Internacionales autorizado.
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5.2 CONTRATACION DEL ESPACIO FERIAL AUTORIZADO
Las Oficinas en el Exterior que cuenten con ferias incluidas en el Programa Anual de Ferias, de
acuerdo a su ámbito de influencia, serán responsables de realizar los trámites para la
contratación del espacio ferial autorizado.
Las Oficinas en el Exterior deben enviar a la Dirección de Ferias la información relativa al total
de metros del stand de México y el costo por metro cuadrado, para la elaboración de la
requisición de compra que garantice la suficiencia presupuestal para la contratación del espacio
ferial.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias será responsable de solicitar a la Dirección
Ejecutiva de Administración y Finanzas, para que en el ámbito de sus atribuciones realice las
gestiones necesarias para autorización de pago anticipado por concepto de pisos de ferias ante
las autoridades correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales y normativas
en la materia.
De tal forma, el Director de la Oficina en el Exterior deberá remitir a la Coordinación de Eventos
Promocionales y Ferias lo siguiente:
1. Oficio solicitud de recursos gastos a comprobar para el pago del espacio ferial
contratado, indicando el número de metros del stand o Pabellón de México en la Feria,
y el costo por metro cuadrado.
2. Contrato o documento oficial expedido por el recinto ferial.
3. Plano de Recinto Ferial y ubicación del piso contratado.
4. Indicación precisa de la fecha de pago del espacio contratado.
5. Manual del Expositor de la feria, con datos técnicos para construcción.
6. Documentación del proveedor para integración de expediente.
La Dirección de Ferias será responsable de solicitar a la Dirección de Recursos Financieros la
radicación de los recursos por concepto de gastos a comprobar para la oficina en el exterior
correspondiente, que serán destinados para cubrir el pago del piso o espacio ferial contratado
con el recinto ferial, en estricto apego a los montos autorizados por la Dirección Ejecutiva de
Administración y Finanzas mediante la suficiencia presupuestal contenida en la requisición de
compra.
Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias, los
documentos comprobatorios de la contratación y pago del espacio al recinto ferial, mediante
oficio firmado por el Director de la Oficina en el Exterior al cual deberá anexar la siguiente
documentación original:
 Contrato original celebrado con el Recinto Ferial
 Factura original por el importe total transferido, con la firma del Director de la Oficina
 Comprobante original de pago al recinto ferial (Transferencia electrónica, recibo,
cheque, etc)
 Copia del estado de cuenta en donde se refleje el movimiento del pago.
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ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
 Relación de Gastos
La Oficina en el Exterior es responsable de validar la documentación comprobatoria, la
Dirección de Ferias, recibe registra y envía a la Dirección de Recursos Financieros para los
efectos procedentes.
Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias los
requerimientos básicos para el desarrollo del pabellón, tales como manual del expositor
proporcionado por el recinto ferial sede del evento, plano del recinto ferial y ubicación del
pabellón de México dentro del recinto ferial.
5.3 CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE DISEÑO, HABILITACION, MONTAJE
DESMONTAJE DEL PABELLON DE MEXICO.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, a través de la Dirección de Ferias será la
encargada de desarrollar el concepto, diseño, supervisar el montaje y desmontaje del pabellón
del CPTM en las ferias internacionales.
La Dirección de Ferias, a través de la Gerencia de Proyectos e Imagen, será responsable de
elaborar el Anexo Técnico del proyecto que deberá indicar en catálogo de conceptos, las
cantidades y superficies requeridas para el desarrollo del pabellón, e incluir conceptos de
mobiliario y equipo requerido como número de mesas y sillas de trabajo, aparatos eléctricos
tales como televisiones, DVD, proyectores, etc., áreas comunes como bodegas, área de bar,
área de Internet, salas de juntas, áreas de exhibición, áreas de hospitalidad y todo aquello que
se requiera para la operación del pabellón, todo lo anterior se especificará en planos y plantas
que se adjuntarán al Anexo Técnico.
La Dirección de Ferias, enviará a la Oficina en el Exterior a la que corresponda la Feria, el
concepto y diseño del pabellón del CPTM, así como el Anexo Técnico, Proyectos Ejecutivos o
Proyectos “Tipo” del pabellón, que servirán de base para la invitación de las empresas
concursantes.
La Oficina en el Exterior será responsable de solicitar a por lo menos tres empresas
especializadas, una cotización de los servicios de “diseño, habilitación, montaje y desmontaje
del pabellón”, de conformidad con el proyecto ejecutivo enviado por la Dirección de Ferias.
En coordinación con la Oficina en el Exterior, la Dirección de Ferias, deberá revisar las
propuestas técnicas recibidas, analizando y determinando en apego a criterios de economía,
eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia, a fin de elaborar el cuadro
comparativo de aspectos técnicos para la asignación de la empresa que asegure las mejores
condiciones para el CPTM.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias conjuntamente con la Oficina en el
Exterior, determinaran a la empresa que ofrece las mejores condiciones para el CPTM en
apego a lo establecido en las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones,
Arrendamiento y Prestación de Servicios del Consejo de Promoción Turística de México, S.A.
de C.V. del 2010, vigente.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias en conjunto con los Directores de la
Oficinas en el Exterior, con la intervención de la Dirección Ejecutiva Jurídica serán los
responsables de realizar los trámites para la contratación de los servicios del diseño,
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ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
habilitación, montaje, desmontaje y complementarios de los pabellones de México en las Ferias
Internacionales de su ámbito de influencia, que se encuentren en el Programa Anual de Ferias
Internacionales autorizado por la Dirección General para el ejercicio fiscal del año en curso, en
apego a lo establecido en el artículos 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público (LAASSP).
En caso de que existan modificaciones al proyecto, la Oficina en el Exterior solicitante deberá
enviar a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, una justificación que ampare los
cambios solicitados al proyecto para su autorización.
Tratándose de modificación y/o ampliación al proyecto, se deberá emitir y enviar para
autorización a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias la justificación
correspondiente a fin de sustentar el hecho y en su caso el costo adicional del proyecto.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, será responsable de otorgar el visto
bueno a las modificaciones del proyecto, y en caso de ya existir un contrato, solicitar la
autorización de las modificaciones contractuales ante la Dirección Ejecutiva Jurídica.
La Dirección de Ferias y las Oficinas en el Exterior, serán las responsables de dar seguimiento
al costo de las ferias, así como a las modificaciones contractuales, con el objeto de que no se
ejerzan montos superiores a los autorizados.
De tal forma, el Director de la Oficina en el Exterior deberá remitir a la Coordinación de Eventos
Promocionales y Ferias, todas las propuestas y proyectos recibidos para evaluación y
determinación, de acuerdo a lo siguiente:






Copia de la solicitud de cotización expedida por la Dirección del CPTM en el Exterior
(para cada uno de los participantes).
Proyecto de cada cotización recibida
Propuesta económica desglosada de acuerdo al Anexo Técnico, en hoja membretada y
firmada por el representante legal.
Integración de la evaluación técnica de las propuestas recibidas en coordinación con la
Dirección de Ferias.
Justificación que emite la Dirección del CPTM en el Exterior, para la contratación en
apego del articulo 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público, para el servicio integral de eventos promocionales y para los servicios de
habilitación, montaje y desmontaje para el pabellón de México.
Lo anterior deberá apegarse a lo establecido en el capítulo V. D., de las Políticas,
Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de
Servicios del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. del 2010,
vigentes.
Las Oficinas en el Exterior podrán celebrar convenios y contratos para llevar a cabo los
servicios de diseño, habilitación, montaje, desmontaje y complementarios del pabellón de
México en las Ferias y Eventos Turísticos Internacionales de su área de influencia, hasta por
un monto de $150,000.00 USD (Ciento cincuenta mil dólares americanos) de acuerdo a los
poderes notariales asignados.
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ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
Para los proyectos de diseño, habilitación, montaje, desmontaje, cuyo costo sea superior a lo
establecido en los poderes notariales asignados a cada Director, la Oficina en el Exterior,
deberá solicitar y obtener invariablemente la autorización por escrito de la Dirección Ejecutiva
de Administración y Finanzas, en apego a lo establecido en dichos poderes.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, solicitará a la Dirección Ejecutiva Jurídica,
la elaboración del documento legal correspondiente que ampara la realización de los servicios
del diseño, habilitación, montaje y desmontaje del stand o pabellón de México, las ferias
autorizadas en el Programa Anual de Ferias Internacionales, a fin de asegurar que se cumplan
las disposiciones legales y normativas.
La Dirección Ejecutiva Jurídica, será responsable de realizar la valoración jurídica y
elaboración el documento legal correspondiente que ampara la realización de los servicios de
diseño, habilitación, montaje y desmontaje de las ferias autorizadas en el Programa Anual de
Ferias Internacionales a fin de asegurar que se cumplan las disposiciones legales y normativas.
El Director de la Oficina en el Exterior, será responsable de obtener la firma del representante
legal de la empresa ganadora, signar el contrato y enviarlo a la Coordinación de Eventos
Promocionales y Ferias, debidamente formalizado.
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias y la Oficina en el Exterior, serán
responsable de supervisar el desarrollo, correcta ejecución y calidad de los trabajos de
habilitación, montaje y desmontaje contratados en apego a las especificaciones del Contrato y
Anexo Técnico.
Una vez concluido el montaje de la Feria y habiendo verificado la óptima operación, la
Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, hará entrega del pabellón a la Oficina en el
Exterior correspondiente, misma que será responsable de la operación del mismo.
El Director de la Oficina en el Exterior, deberá recibir la o las facturas originales, verificar que
los alcances sean los contratados, firmar la primera hoja, rubricar las subsecuentes y autorizar
su pago.
El Director de la Oficina en el Exterior deberá solicitar a la Coordinación de Eventos
Promocionales y Ferias, mediante oficio la radicación de recursos por concepto de gastos a
comprobar, para el pago de los servicios contratados para el diseño, habilitación montaje y
desmontaje del Pabellón de México. En dicho oficio deberán manifestar que los servicios
contratados se recibieron a entera satisfacción de esa Oficina.
La Dirección de Ferias será responsable de solicitar a la Dirección de Recursos Financieros la
radicación de los recursos por concepto de gastos a comprobar para la oficina en el exterior
correspondiente, que serán destinados para cubrir el pago del diseño, habilitación, montaje y
desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales, en estricto apego a los
montos autorizados por la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas mediante la
suficiencia presupuestal contenida en la requisición de compra.
Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias, los
documentos comprobatorios de la contratación y pago de los servicios de diseño, habilitación,
montaje y desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales, mediante oficio
firmado por el Director de la Oficina en el Exterior al cual deberá anexar la siguiente
documentación original:
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
 Contrato original celebrado con la empresa
 Factura original por el importe total transferido, con la firma del Director de la Oficina
 Comprobante original de pago a la empresa (Transferencia electrónica, recibo, cheque,
etc)
 Copia del estado de cuenta en donde se refleje el movimiento del pago.
 Relación de Gastos
 Memoria fotográfica de Feria
La Oficina en el Exterior es responsable de validar la documentación comprobatoria, la
Dirección de Ferias, recibe registra y envía a la Dirección de Recursos Financieros para los
efectos procedentes.
La Dirección de Ferias, a través de la Gerencia de Comercialización será responsable de
integrar el expediente y documentación administrativa de cada Feria, que consta de:












Acuerdo con el Director General
Requisición de Compra
Autorización de pagos adelantados, en su caso
Oficio de Autorización de ampliación de facultades tramitado por el Director de la Oficina
en el Exterior, en caso de que el importe rebase la cantidad estipulada en el poder
notarial.
Dictamen de Procedencia
Justificación de la adquisición
Documentos legales de la empresa ganadora
Oficio solicitud a la Dirección Ejecutiva Jurídica para la elaboración del contrato
Solicitud a la Dirección de Recursos Financieros para la radicación de los recursos
Factura y comprobante de pago enviado por la Oficina del Exterior.
Inscripción de Expositores.
Informe y Memoria Fotográfica de la Feria
5.4 CONVOCATORIA, REGISTRO DE EXPOSITORES Y COMERCIALIZACIÓN
La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias deberá integrar y presentar para
autorización a la Dirección General Adjunta, la estrategia de comercialización que aplicará el
año inmediato posterior.
La Dirección de Ferias, será responsable de enviar a la base de datos de expositores la
convocatoria de participación a ferias que apliquen en el año inmediato posterior y dar
seguimiento a las inscripciones.
La convocatoria, calendario, reglamento de expositores y el formato de inscripción, (anexo 1)
deberán ser publicados en la página oficial en internet del CPTM: http://cptm.com.mx
Es responsabilidad de la Dirección de Ferias asegurar la difusión de la información y dar
seguimiento.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
La Oficina en el Exterior, será responsable de escanear y enviar a la Dirección de Ferias, con
dos meses de antelación al inicio de la feria la Guía del expositor, misma que deberá contener
la información correspondiente a:








Dirección del Recinto Ferial
Mapa del recinto ferial identificando el número y ubicación correspondiente al pabellón
de México.
Recomendaciones de acceso.
Programa general de la Feria.
Número de gafetes autorizados al pabellón.
Fecha y lugar de entrega de gafetes.
Reglamento de la feria.
Información relativa a la ciudad sede.
La Dirección de Ferias, a través de la Gerencia de Comercialización, será el área responsable
de tramitar y dar seguimiento a las inscripciones y pagos de expositores por la participación en
las Ferias Internacionales.
La Dirección de Ferias recibirá por parte de los expositores el formato de inscripción
debidamente firmado y el comprobante de pago, una vez recibida esta documentación, la
Dirección de Ferias llenará el formato “cédula de control de participantes”. (anexo 2)
La Dirección de Ferias, entregará a la Dirección de Recursos Financieros el comprobante de
pago con los datos fiscales del expositor, para que la Dirección de Recursos Financieros, en un
plazo no mayor de 10 (diez) días hábiles lleve a cabo el registro de ingresos y elaboración de
las facturas.
Una vez que la Dirección de Ferias haya registrado a todos los participantes de cada feria, se
realizará la distribución y asignación de espacios que será determinada la Coordinación de
Eventos Promocionales y Ferias, de acuerdo a la estrategia promocional determinada por el
CPTM, que mejor se adapte al perfil de la Feria, para lo cual se considerarán diferentes factores
como son: fecha de inscripción y recepción de la cuota de recuperación, asignación por
segmentos de mercado o región, entre otros
Las Oficinas en el Exterior serán responsables de escanear y enviar a la Dirección de Ferias,
con dos meses de anticipación al inicio de la feria, el catálogo de compradores especializados
correspondiente a cada feria, el cual deberá contener:








Nombre de la empresa.
Nombre de la persona de contacto.
Dirección.
Teléfono.
Correo electrónico.
Perfil de la empresa.
Información detallada de los productos y/o servicios de México de interés de los
compradores.
Firma autógrafa de la persona de contacto
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
La Gerencia de Ferias, una vez cerrado el proceso de inscripción a la feria, enviará a la Oficina
en el Exterior con quince días de anticipación, el catálogo de expositores del pabellón de
México, a fin de tramitar su incorporación al catálogo de expositores de la Feria respectiva.
La Gerencia de Ferias enviará a los expositores con quince días de anticipación a la fecha de
inicio de la feria, el mapa de ubicación del pabellón de México en el recinto, así como la
propuesta de asignación de espacio.
La Gerencia de Ferias, será la responsable de enviar a las Oficinas en el Exterior, el listado de
participantes del pabellón, con el fin de que las Oficinas en el Exterior realicen el trámite de
expedición de gafetes.
Las Oficinas en el Exterior, enviarán a la Dirección de Ferias por escrito con quince días de
anticipación al inicio de la feria, el número de gafetes que serán asignados por booth, indicando
la fecha límite para cambios, sustituciones y/o adiciones de nombre, así como el costo asignado
por gafetes adicionales.
La Dirección de Ferias a través de la Gerencia de Ferias, hará del conocimiento de los
expositores, vía correo electrónico, la información relativa al número de gafetes asignados por
booth, la definición del lugar, fecha y hora en que se llevará a cabo la entrega de gafetes, así
como la Guía del Expositor y el Catálogo de mayoristas respectivo.
Las Oficinas en el Exterior y la Dirección de Ferias, serán responsables de aplicar las
condiciones estipuladas tanto en el Formato de Inscripción, como en el Reglamento para la
Participación en Ferias Internacionales, que forman parte de la Convocatoria de Ferias
Internacionales, publicada en la página de internet del Consejo.
5.5 OPERACIÓN DEL PABELLON Y DESARROLLO DE LA FERIA
La Oficina en el Exterior, será la encargada de llevar a cabo la operación del pabellón de
México durante los días de desarrollo de la feria, debiendo verificar la presencia de los
expositores durante los horarios establecidos, así como brindar atención y asesoría a
expositores, operadores y demás visitantes al pabellón durante el desarrollo de la misma.
La Oficina en el Exterior designará un funcionario del CPTM quien fungirá como Director
responsable del pabellón, con el objeto de coordinar y supervisar el desarrollo de actividades,
así como atender las solicitudes de servicio de los expositores. El Director del Pabellón, será el
encargado de elaborar y difundir el programa de actividades del pabellón de México, así como
tramitar y gestionar toda modificación al mismo.
Las Oficinas en el Exterior, llevarán a cabo la planificación de los servicios que se brindarán en
el pabellón de México, en lo relativo a: degustaciones de alimentos, bebidas, grupos musicales
y presencia de artesanos.
La contratación de los servicios de catering, música, edecanes y personal de apoyo requerido
como parte de las actividades desarrolladas para el óptimo desempeño del pabellón de México
en las Ferias Internacionales, será responsabilidad de las Oficinas en el Exterior.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
La persona designada por la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, para asistir a la
Feria, así como el responsable designado por la Oficina en el Exterior, deberán integrar el
Reporte de Resultados de la Feria y la memoria fotográfica.
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CANCELACIONES DE PARTICIPACIÓN EN FERIAS INTERNACIONALES
DEL EXPOSITOR
La cancelación de la participación por parte de los expositores deberá notificarse por escrito a
la Dirección de Ferias.
La Dirección de Ferias, evaluará la cancelación solicitada presentando las consideraciones a la
Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, para autorización. La Dirección de Ferias
confirmará por escrito al expositor la aceptación y/o condiciones de cancelación procedentes.
La cancelación a ferias por parte de los expositores inscritos durante el proceso de
comercialización vigente, se regirá a través de las siguientes consideraciones:
TIEMPO
PENALIZACIÓN
APLICABLE
Hasta sesenta días
anteriores a la fecha Sin penalización
de inicio de la feria
Hasta treinta días
antes de la fecha de
inicio de la feria
50%
del
costo
pagado por feria
Hasta 20 o menos
días antes a la fecha
de inicio de la feria
75% del costo
pagado por feria
No Show
100%
del
costo
pagado por feria
OBSERVACIONES
 El expositor tendrá derecho a participar
en otra feria, previo aviso a la DF
mediante
carta
de
cancelación,
quedando sujeto a disponibilidad de
espacio en la feria elegida
 Procede la devolución
 El expositor podrá solicitar cambio de
feria, quedando en lista de espera,
sujeto a disponibilidad de espacio en la
feria elegida.
 Procede la devolución del 50% del
monto pagado por feria
 No procede cambio de feria
 Procede la devolución del 25% del
monto pagado por feria
 Sin derecho a cambiar de feria
 No procede la devolución
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
Si por alguna razón, el expositor no cubre en su totalidad el costo del o los espacios
contratados hasta treinta días anteriores a la fecha de inicio de la feria, automáticamente
quedará cancelada su participación.
En caso de cancelación a una feria por parte de expositores que hayan firmado un convenio de
intercambio con el CPTM, aplicará la cláusula del convenio vigente que a la letra indica: “Las
partes acuerdan que no se podrá reducir la cantidad de producto o servicio materia del presente
intercambio, cuando el cliente decida no hacer uso del stand a que tiene derecho conforme al
presente convenio”, en este caso, únicamente aplicará el cambio a alguna otra feria, sujeto a
disponibilidad de espacio en la feria seleccionada.
DEL CPTM
En el caso de cancelación de una feria por parte del Consejo, la Dirección de Ferias avisará por
escrito a los expositores inscritos al evento, en este caso, se procederá con la devolución del
pago realizado, o bien, la realización de cambio de feria, sujeto a disponibilidad de espacio.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
7
DIAGRAMAS DE FLUJO
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DEL
PROGRAMA ANUAL DE
FERIASINTERNACIONALES
INICIO
6
1
La CEPF solicita a
Direcciones del
CPTM en el Exterior,
propuesta de ferias
a participar
6
La CEPF comunica y
envía a las Dirc. Del
CPTM en el Ext. el
PAF
2
La CEPF elabora
anteproyecto del
Programa Anual de
Ferias (PAF)
FIN
3
La CEPF presenta a
la DGA anteproyecto
del PAF para
autorización
4
La CEPF presenta
proyecto del PAF a
DEM
.
5
La DEM presenta
PAF ante la Junta de
Gobierno para
evaluación
Aprobación y
autorización
6
16
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN DE
FERIAS INTERNACIONALES
9
INICIO
9
La DF emite su visto bueno y
en su caso, solicita a la DEJ la
autorización de las
modificaciones contractuales
1
Las Direcciones del CPTM
en el Exterior envían a
CEPF, propuesta de ferias y
eventos a participar
2
La CEPF comunica a las
Direcciones del CPTM en el
Ext., el PAF autorizado por
Junta de Gobierno
10
La Dirección del CPTM en el
Ext., realiza invitación a
empresas para el diseño,
habilitación, montaje y
desmontaje” del pabellón
3
Las Direcciones del CPTM
en el Ext., tramitan
contratación de espacio
ferial
11
La Dirección del CPTM en el
Ext., envía propuestas
recibidas a la DF para que
de manera conjunta revisen
y determinen
12
La CEPF analiza y evalúa
las propuestas y determina
en coordinación con la Dir.
Del CPTM en el Ext.
4
Las Direcciones del CPTM
en el Ext., envían a la DF
documentación de
contratación de espacio
ferial
5
La DF elabora el diseño del
pabellón.
13
La Dir. Del CPTM en el Ext.
integra valoración técnica de
las propuestas recibida,
justificación y docum.
Notificación del resultado de
6
La DF desarrolla y envía a la
Direcc. del CPTM en el
Exterior, proyecto ejecutivo
para el pabellón (Anexo
Técnico) que incluye
especificaciones del
proyecto y va acompañado
de planos, plantas, gráficos,
etc.,
7
La Direcc. Del CPTM en el
Ext. Realizará la
investigación de mercado
para la contratación de los
servicios
14
La Dir. del CPTM en el Ext.,
envía la DF toda la
documentación para trámite
administrativo.
8
En caso de modificación y
algún costo adicional al
proyecto, el área solicitante
deberá emitir justificación.
15
14
17
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
15
21
15
La DF solicita a la DEJ
elaboración del documento
legal.
21
La Dir. del CPTM en el Ext.
asigna un Director responsable
de la operación del pabellón o del
evento
16
La Dir. del CPTM en el Ext.,
formaliza contrato que
ampare realización de
servicios
22
La Dir. del CPTM en el Ext. realiza
pago de servicios contratados, valida
y envía documentos a la DF.
17
La DFE, solicita a la DRF la
radicación del monto
autorizado para cada feria.
18
La DF y la Ofna. del Ext.
supervisan el desarrollo, la
ejecución y calidad de
servicios de diseño
habilitación, montaje y
desmontaje contratados
23
La DEF registra y envía la
comprobación de servicios
contratados a la DRF
La Oficina en el Exterior
supervisará en todo
momento el costo de la feria
o evento y en apego estricto
al contrato.
FIN
Aprobación y
autorización por la
DF
19
La DF entrega el pabellón o el
evento a la Dir. del CPTM en el
Ext.
20
La Dir. del CPTM en el Ext. se
encarga de la operación del
pabellón o del evento
21
DIAGRAMA DE FLUJO
DEL PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA,
REGISTRO DE EXPOSITORES Y
COMERCIALIZACION DE FERIAS
18
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
INICIO
1
La CEPF integra y presenta la
estrategia de comercialización
que aplicará el año inmediato
anterior
2
La CEPF integra y envía
convocatoria de participación a
las ferias internacionales a la
DGA para su autorización
3
La CEPF publica la convocatoria
para la participación en Ferias
Internacionales en la página
oficial en internet del CPTM y da
seguimiento a la estrategia de
comercialización
4
La DF tramita y da seguimiento a
inscripción y pagos a
participación en las Ferias
Internacionales
5
La DF elabora cedula de control
de participantes, solicita a la
DRF la expedición de facturas y
entrega facturas a los
expositores
6
La DF, realiza la distribución y
asignación de espacios y envía
a la Dir. del CPTM en el Ext. El
número de participantes inscritos
en cada feria y envía catálogo de
expositores
7
7
La GF, envía a las Ofnas en el
Exterior, mapa de ubicación del
pabellón, propuesta de
asignación de espacios y el
catálogo de expositores del
Pabellón de México para tramitar
su incorporación al catálogo de
expositores de la Feria
respectiva
8
Las Direcciones del CPTM en el
Exterior envían a la DF, Guía del
expositor y Catálogo de
compradores especializados
9
Las Direcciones del CPTM en el
Exterior
realizan el trámite de expedición
de gafetes.
10
La GF envía a expositores, mapa
de ubicación del pabellón en
recinto ferial y documentación
correspondiente
11
La DF a través de la GF difunde
la información correspondiente
de cada feria a expositores y da
seguimiento
FIN
7
19
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO DE LA
OPERACIÓN DEL PABELLON Y
DESARROLLO DE LA FERIA
INICIO
1
La Oficina en el Exterior realizará
la operación del pabellón,
verificara la presencia de
expositores y brindará atención a
operadores y visitantes durante
los días de desarrollo de la Feria
2
La Oficina en el Exterior, designa
a un funcionario del CPTM como
director responsable del Pabellón.
3
El Director responsable del
Pabellón, elabora y difunde el
programa de actividades del
Pabellón y sus modificaciones
4
La Oficina en el Exterior
proporcionará los servicios y
apoyos requeridos para el
optimo desempeño del pabellón
5
Las personas designadas por la
CEPF y por la Ofna. en el
Exterior, integran el reporte de
resultados de la Feria y la
memoria fotográfica.
FIN
20
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA
ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO DE
CANCELACIÓN “DEL EXPOSITOR”
"DEL CPTM"
INICIO
(DEL EXPOSITOR)
1
El expositor notifica por escrito a
la DF la cancelación de su
participación
2
La CEPF evalúa cancelación
3
La DF aplica tabla de
penalizaciones
y
INICIO
(DEL CPTM)
1
La DF avisará por escrito a los
expositores inscrito la
cancelación del evento, durante
los primeros 30 días posteriores
al cierre de la convocatoria de
participación en la feria
2
La DF procederá a la devolución
del pago realizado o la
realización de cambio a otra
feria, sujeto a disponibilidad de
espacio
FIN
FIN
21
FORMATO DE
INSCRIPCIÓN A FERIAS
FECHA:
INSCRIPCIÓN A LA FERIA:
DATOS DE LA PERSONA DE CONTACTO PARA SEGUIMIENTO DE PARTICIPACIÓN EN LA FERIA
NOMBRE:
CARGO:
TELÉFONO (S)
E-MAIL:
INFORMACIÓN DELEXPOSITOR:
COMPAÑÍA:
DIRECCIÓN:
CALLE:
COLONIA:
CIUDAD:
NÚMERO EXT.
NÚMERO INT.
CÓDIGO POSTAL:
PAÍS:
ESTADO:
TELÉFONO(S):
FAX:
(Incluya todos los números para recibir un llamada internacional)
PÁGINA WEB:
E-MAIL:
(Escriba minúsculas y mayúsculas según sea el caso)
INFORMACIÓN PARA LA FERIA
ACTIVIDAD:
TOUR OPERADORES
LINEA AÉREA
SEGMENTO
RECEPTIVOS
OFICINA DE TURISMO ESTATAL
ESPACIO(S) SOLICITADO(S):
HOTELES
OTROS:
CUOTA DE REC. POR STAND:
0
IMPORTE TOTAL:
NOMBRE DE IDENTIFICACION EN EL RÓTULO:
DESCRIPCIÓN DE SU PRODUCTO Y/O SERVICIO
((Tal como desea que
q aparezca
p
en el catálogo
g de expositores)
p
)
PERSONAS QUE ASISTEN A LA FERIA:
NOMBRE
CARGO
Responsable del booth
en la feria
DATOS PARA FACTURACIÓN:
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:
DIRECCIÓN FISCAL:
REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES:
PERSONA DE CONTACTO PARA ENVIO DE FACTURA:
DIRECCIÓN PARA ENVIO DE LA FACTURA:
Conozco y acepto cumplir con el "Reglamento para la participación en Ferias Internacionales"
SOLICITA
VoBo
INTRODUCIR EMPRESA
DIRECCIÓN DE FERIAS
INTRODUCIR NOMBRE DEL RESPONSABLE
PUESTO
CONSEJO DE PROMOCIÓN TURÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V.
COORDINACIÓN EVENTOS PROMOCIONALES Y FERIAS
CÉDULA DE CONTROL DE PARTICIPANTES
A la feria de ________________que se llevará a cabo en ___________________ del ___ al ____de ________ 2012
Stand
Participante
STAND
Núm
Fecha
ESTADOS:
DESTINOS
HOTELES
LINEAS AEREAS:
TOUR OPERADORES
OTROS
MÉXICO DESCONOCIDO
Página 1
Factura
Importe
Iva
Total
Fecha
Pago
OBSERVACION
Importe M.N. mporte DLLS
TOTAL
0
Página 2