MC-P-02 Revisión del SIG

PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Código: MC-P-02
Versión: 5
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1. OBJETIVO
Revisar y evaluar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema
Integrado de Gestión, verificando el mejoramiento continuo del mismo para lograr el
cumplimiento de los objetivos institucionales y la satisfacción de los usuarios internos y
externos.
2. ALCANCE
Inicia con la programación en el Comité del Sistema Integrado de Gestión para desarrollar la
revisión del SIG y finaliza con el establecimiento de acciones de mejora. .
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para
cumplir los requisitos.
Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y
políticas organizacionales.
Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: capacidad de lograr los objetivos y metas (resultados) programadas con los recursos
disponibles en un tiempo predeterminado.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno.
NTCGP: Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública.
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SIGA: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos específicos
Elaborado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Septiembre de 2015
Efraím García Fernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre 14 de 2015
PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Código: MC-P-02
Versión: 5
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4. CONDICIONES GENERALES
La revisión se realiza en reunión del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión.
Como soporte de la Revisión por la Dirección, en cada comité que se realice, el representante
de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión, debe diligenciar el acta definida para este
tema.
El seguimiento a las observaciones realizadas en la revisión por la Dirección se realizará
mediante los comités del Sistema Integrado de Gestión.
La programación y coordinación de la Revisión por la Dirección está a cargo del Jefe de
Oficina de Planeación - Representante de la Dirección para el SIG.
La revisión por la dirección se debe efectuar dos veces al año.
El seguimiento al plan de mejoramiento de revisión por la Dirección se hará semestralmente.
5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS

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
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Ley 87 de 1993
Ley 1474 de 2011.
Decreto 652 de 2011.
Decreto 651 de 2011.
Decreto 2539 de 2000
NTD-SIG 001:2011:
Norma ISO 19011
Norma NTCGP 1000
Norma NTC-ISO 14001:2004
Norma NTC-OHSAS 18001:2007
Norma NTC-ISO 27001:2006
Norma NTC-ISO 15489-1
Norma NTC-ISO 26000
Norma NTC-ISO 19011: 2002
Guía GTC -180:2006
Elaborado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Septiembre de 2015
Efraím García Fernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre 14 de 2015
PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Código: MC-P-02
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6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No.
1
Actividad
Programar
Revisión
por
Dirección
Descripción
la
la
Responsable
De forma concertada con
la dirección, se define la
fecha de la revisión del
SIG y se envía a todos los
miembros
del
comité
Directivo SIG la citación
por correo electrónico al
comité Directivo SIG para
desarrollar la Revisión.
Representante
de
la
Alta
Dirección
Documento o
Registro
Correo
electrónico de
citación
a
comité
Directivo SIG
para
desarrollar la
Revisión.
Tiempo: 1 hora
2
Preparar
Revisión
por la Dirección
Se
informa
mediante
correo electrónico o en
comité técnico SIG a los
responsables de preparar
la información, la fecha de
la revisión, fecha de
entrega de información, la
metodología
de
la
presentación y soportes
requeridos.
Profesional
Líder Operativo
del SIG.
Correo
Electrónico
Acta
de
Reunión
comité
Técnico SIG
Tiempo: 2 horas
3
Preparar información
Cada
responsable
recolecta,
analiza
y
prepara la presentación
de la información que le
corresponde y envía la
información solicitada en
medio magnético, en la
fecha
establecida
al
Profesional
Líder
Operativo del SIG.
.
Profesionales
Responsables
de
los
subsistemas
Soportes de
Información
Profesionales
Responsables
de procesos.
Tiempo: 8 a 10 días
Elaborado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Septiembre de 2015
Efraím García Fernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre 14 de 2015
Punto de
Control
PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
No.
Actividad
Descripción
Responsable
4
Analizar información
previamente
Se
consolida
la
información recibida, se
efectúa una revisión y
análisis de cada una de
las entradas o insumos de
la
revisión por la
Dirección,
(Soportes,
consistencia y pertinencia
de la información).
Profesional
Líder Operativo
del SIG.
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Documento o
Registro
Informes
o
datos para la
revisión
Representante
de
la
Alta
Dirección
Tiempo: 8 días
5
Preparar
presentación
Se
prepara
una
presentación
con
la
información
concreta
sobre cada entrada para
la
revisión
por
la
dirección.
Profesional
Líder Operativo
del SIG.
Presentación
revisión por la
dirección.
Alta Dirección
Acta
Reunión
revisión
SIG
Tiempo: 5 días
6
Realizar la revisión
del SIG.
Se
presenta
la
información con los datos
relevantes por cada una
de las entradas de
información, se analiza y
evalúa el estado actual
del Sistema Integrado de
Gestión.
de
del
Tiempo: 1 día
7
Tomar
decisiones
para la mejora
Se toman las decisiones y
se
formulan
las
propuestas de mejora
producto del análisis de
las entradas presentadas.
Alta Dirección
Acta
Reunión
revisión
SIG
Tiempo: 1 día
Elaborado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Septiembre de 2015
Efraím García Fernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre 14 de 2015
de
del
Punto de
Control
Verificar que
se cuente con
la
información de
entrada para la
revisión por la
dirección
cumpliendo los
requisitos
establecidos
en la NTCGP
1000:2009. La
ISO
9001:2008
y
NTD
–SIG001:2011
PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
No.
Actividad
Descripción
Responsable
8
Establecer acciones
de mejora.
A partir de las decisiones
tomadas en la revisión por
la dirección, se realiza
revisión,
análisis
y
formulación de acciones
puntuales en el formato
MC-F-17
ACCIONES
REVISIÓN
POR
LA
DIRECCIÓN.
Líderes
y
Responsables
de Procesos.
Código: MC-P-02
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Documento o
Registro
Formato MCF-05
Matriz
Plan
de
Mejoramiento
por Procesos.
MC-F-17
ACCIONES
REVISIÓN
POR
LA
DIRECCIÓN.
Cuando
el
comité
considere se generarán
acciones
correctivas, preventivas y
de mejora por proceso
siguiendo
el
procedimiento MC-P-01
ACCIONES
DE
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE
MEJORA.
Tiempo: 8 a 15 días
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Anexo 1. Entradas de Información para la Revisión del Sistema Integrado de Gestión
Informe y Análisis
Resultados de la participación en el SIG
Desempeño del SGA
(Actividades
realizadas,
indicadores,
propuestas de mejora)
Resultados de la participación en el SIG
Desempeño S&SO (Actividades realizadas,
indicadores, propuestas de mejora)
Desempeño SGSI (Actividades realizadas,
indicadores, propuestas de mejora)
Desempeño SIGA
(Actividades
realizadas,
indicadores,
propuestas de mejora)
Resultado encuesta autoevaluación del control
Responsable de entregar la
información
Representante de la Alta Dirección
Gestor Ambiental
Representante de la Alta Dirección
Profesional Responsable Talento
Humano
Profesional Responsable Sistemas
Profesional Responsable Gestión
Documental
Jefe Oficina de Control Interno
Elaborado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Septiembre de 2015
Efraím García Fernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre 14 de 2015
Punto de
Control
Verificar
el
cumplimiento
de
las
acciones
propuestas en
la
siguiente
revisión por la
dirección.
PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Informe y Análisis
Seguimiento Mapa de Riesgos Institucional
Código: MC-P-02
Versión: 5
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Responsable de entregar la
información
Jefe Oficina Control Interno
Resultado de las Auditorías del Sistema
Integrado de Gestión
Retroalimentación de los Usuarios y partes
interesadas
Quejas, reclamos, Sugerencias
Encuestas de satisfacción
Desempeño de los procesos y conformidad de
los productos
Estado de las acciones correctivas y
preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones
anteriores
Cambios que podrían afectar el Sistema
Integrado de Gestión
Recomendaciones para la mejora
Jefe Oficina Control Interno
Representante de la Alta Dirección
Profesional Atención al Ciudadano
Ejecución Plan de Acción del SIG
OAP
Líderes de procesos
OCI – OAP
OCI – OAP
Líderes de procesos
OCI – OAP
Anexo 2. Control de Cambios
Versión
Fecha Aprobación
2
Diciembre de 2010
3
Diciembre 14 de 2011
4
Noviembre de 2013
5
Octubre de 2015
Naturaleza del Cambio
Cambio de formato del procedimiento.
Cambio en el alcance de las actividades.
Ajustes a las actividades del procedimiento
Ajustes a las actividades del procedimiento, inclusión puntos de
control
Ajuste en actividades, puntos de control condiciones generales e
inclusión de tiempos.
Elaborado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Septiembre de 2015
Efraím García Fernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre 14 de 2015