¿Cuánto tiempo debe mantener una empresa la documentación

¿Cuánto tiempo debe mantener una empresa la documentación relativa a la
prevención de riesgos laborales?
La LISOS, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, establece en su artículo 4.3 la
prescripción de las infracciones en prevención de riesgos laborales y por tanto, el tiempo que
se deben mantener los documentos que acrediten que se han cumplido con las obligaciones.
Así, las infracciones catalogadas como leves prescribirán al año, las infracciones catalogadas
como graves a los tres años y las catalogadas como muy graves a los cinco años. Por lo tanto la
documentación probatoria de que se cumple con las obligaciones preventivas cuyo
incumplimiento suponga una infracción leve deberá guardarse al menos un año, para una
infracción grave tres años y para una muy grave cinco años. A modo de ejemplo, la evaluación
de riesgos deberá mantenerse tres años o los nombramientos de recursos preventivos para
actividades peligrosas cinco años.
No obstante, conviene hacer dos consideraciones. La primera, existe normativa específica
sanitaria sobre la obligación de mantener durante más tiempo los resultados de la vigilancia de
la salud de los trabajadores. Y segunda, ante procesos como un recargo de prestaciones donde
la empresa debe certificar que cumplió con sus obligaciones preventivas frente a un trabajador
por un accidente que pudiera haber ocurrido hace más de cinco años, cualquier
documentación que el empresario presente puede suponer una prueba de descargo. En estos
casos se recomienda al menos escanear la documentación y guardarla informáticamente si no
es posible mantenerla físicamente.
Podemos concluir que, de modo general, se recomienda guardar la documentación preventiva
un mínimo de 5 cinco años y aspectos relacionados con la vigilancia de la salud un mínimo de
10 años, si no existe un reglamento específico que obligue a más. No obstante los recibís de los
trabajadores se guardarán, aunque sea en formato electrónico escaneado, cuanto más tiempo
mejor.
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Con las últimas modificaciones normativas, ¿Cuándo puede el empresario asumir
por sí mismo la actividad preventiva?
Los nuevos modelos preventivos van encaminados a favorecer el que la prevención se realice
con recursos propios y no externos (como los servicios de prevención ajenos). Una modalidad
hasta ahora poco utilizada es la de la asunción por parte del empresario de la gestión
preventiva. En el RD 39/1997 se establecía como necesarios para que un empresario pudiera
asumir la prevención 4 requisitos: que la empresa tuviera hasta 6 trabajadores, que el
empresario desarrollase su actividad en el centro de trabajo, que dispusiera de formación
adecuada (al menos curso básico de P.R.L.) y que su actividad no fuera considerada como
peligrosa. El Real Decreto 337/2010 modifica el criterio de números de trabajadores a la
empresa, en particular, se amplía el número hasta 10. Igualmente, se exime a las empresas
de hasta 50 trabajadores de la realización de una auditoria de su propio sistema de
prevención y se establece que la documentación preventiva: Plan de Prevención, Evaluación
de Riesgos y Planificación Preventiva se integrará dentro de un solo documento con un
carácter sencillo y eminentemente práctico.
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