Organización de Eventos ESTRATEGIA DE PRECIOS 1. Estrategia DUMPING: empresa nueva en el mercado que ofrece un precio más bajo de lo normal para conseguir clientes. 2. Estrategia de DOMINACIÓN: empresas que llevan muchos años y tienen muchos clientes, tienen precios bajos porque sus proveedores, al llevar tanto tiempo, les ofrecen precios especiales. De este modo se hunde a otras empresas. 3. Estrategia de PARAGUAS: mantienen precios aunque sus proveedores les hagan descuentos, por lo tanto aumentan sus beneficios. 4. Estrategia de CONQUISTA: busca posicionar-se mejor en el mercado, sacrificando los márgenes. Es una empresa ya establecida pero quiere mejorar su posicionamiento. 5. Estrategia del ABANDONO: pierde clientes por su precio, pero mantiene a otras, ya que no puede competir con precios más bajos que ofrecen otras agencias. Tipo de costes: 1. Costes fijos y de estructura: costes que no varían en función a los asistentes que vengan al acto. Ej.: alquiler local, actuaciones, audiovisual… 2. Costes variables: varían en función de los asistentes. Ej.: hoteles, restaurantes, transportes. 3. Costes directos: vienen derivados de las gestiones de la organización, pueden ser fijos o variables. Ej.: personal, know how, traducción… 4. Costes indirectos: relacionados con la empresa organizadora. Ej.: A. jurídica, luz, agua, alquileres… Cálculo de los honorarios: - Según el tipo de cliente: tener en cuenta el tipo de cliente, porque si me interesa le hare un presupuesto ajustado. - Según el tipo de evento. - Según el prestigio y la credibilidad: cobrar por la calidad de mi imagen, de mi prestigio. - Según el coste de producción: gastos indirectos. - Coste de imprevistos: en función de la dificultad del actor. - Proveedores: si son proveedores de primer nivel me costará más. - Impacto: si será público, puedes cobrar si sale mal o bien. - Competencia: puedo cobrar por mi exclusividad al realizar eventos únicos. Organización de Eventos Fijación de precios: - Sistema de adición de márgenes: el más habitual, consiste en añadir un porcentaje como comisión de agencia en cada una de las partidas del evento. Se hará según la complejidad, a cuanta más dificultad más comisión en los % habituales: o Costes fijos y variables: 5% - 10% o Costes directos: 10% - 25% o Costes indirectos: 5% - 15% Variará en función de la provisión de gastos y el cálculo de la facturación. Proveedor Dinero Agencia Dinero Precio menú 90€ Precio menú 90€ IVA 7% (6,3€) IVA 7% (6,3€) Comisión agencia 10% (9,63€) Margen 5% (4,8€) 9, 63€ + 4,8€ = 14,43 / persona que cene - Sistema para conseguir la tasa de rentabilidad: se aplica un 15% - 25% sobre el precio total del programa. Total programa: 240.000 € + 7% IVA Presentación presupuesto: - Precio total evento - Precio por persona - Precio desglosado + partidas - Recursos materiales (lámparas, mesas…) - Recursos humanos (seguridad, azafatas, …) - Fuentes de financiación: si hago yo el pago o lo hace el cliente. PROCESO DE CREACIÓN DE UN EVENTO 1. Necesidades de comunicación: cuales son los mensajes que queremos dar, a partir de los objetivos y de lo que me ha dicho el cliente que quiere. Hay que escribir los mensajes en frases, verbalizar el mensaje. Tienen que ser concretos y ordenados, es decir de más importancia a menos, en función de lo que busque/quiera el cliente. Organización de Eventos 2. Público objetivo: a quién le quiero hacer llegar el mensaje, puede ser el directo y el indirecto. 3. Contenidos básicos: de qué forma se lo quiero decir, por lo tanto ya empezaremos a definir el evento. 4. Creación del eje argumental: Cuál será la estrategia creativa del evento. Podemos llegar a crear un slogan (que dará una imagen del evento) del evento. Todo teniendo en cuenta los puntos 1 y 2. 5. Definición del marco: el entorno y espacio dónde se hará el evento. 6. Diseñar contenidos: diseño cosas que van a ocurrir. 7. Redacción del proyecto: ligado con el equipo de producción para que me consiga los recursos de dinamización necesarios. 8. Presupuesto: nos lo dará el equipo de producción. Es muy importante seguir éste guión, porqué sino el proceso no quedará bien definido. PERFIL DEL PÚBLICO Hablar el mismo idioma con el público directo, es decir, que todos hablemos de lo mismo. Para ello hay que saber el máximo posible del público. Nivel adquisitivo, cultura, gustos, aficiones… y de ahí encontraremos el idioma común, un nexo. Es importante para que la gente se sienta en grupo y hable con las otras personas. Resaltaremos estos elementos en el evento para que todos sean cómplices de lo que va a pasar en el acto. Principales ventajas del idioma en común: 1. Nos permite saber las expectativas que tendrá el público objetivo. Tenemos que poner un listón mínimo en las expectativas para superarlas. 2. Adaptar el mensaje en función del idioma común del público 3. Construir el mensaje según el código de comunicación que más se adecue. 4. Minimizar el riesgo de rechazo. Es muy importante entonces, buscar el máximo común denominador entre el público asistente. Ventajas y peligros del directo: Ventaja: El público cautivo tiene interés en lo que le vas a vender y solo tiene impactos de mi marca. Organización de Eventos Ventaja: Participación en la construcción de mensajes, el público puede participar en ello, así el público formará parte del evento. Desventaja: No todos los mensajes son fáciles de transmitir, hay que vigilar. Ventaja/desventaja: Atención a la reacción del público. Nosotros tenemos que prever como va a reaccionar el público. Hay que vigilar con el humor. LA IMPORTANCIA DEL CLAIM CLAIM = slogan = frase que me ayuda a reforzar la idea creativa que se va a usar en el evento. No es obligatoria tener uno. Se usa a veces de nexo de unión entre lo que sucede en un evento. En el momento que ya empezamos a diseñar el acto el claim tendrá mucha influencia. Ej.: Frases de los políticos. Si el slogan es bueno es unos de los elementos que se recuerda más en el tiempo, y podremos recurrir a él después del evento. El claim nunca se puede modificar durante el evento. Características CLAIM: 1. De fácil pronunciación por las personas destinatarias del evento. También vigilar el acento. 2. Tiene que estar vinculado a los objetivos del evento. 3. Cuanto más corto, más fácil es recordarlo. 4. Se recurre mucho a juegos de palabras, frases hechas, etc. EL HILO CONDUCTOR Temática entorno a la que gira el evento, es la forma de volcar la creatividad del evento. Se llega a ese hilo a través del briefing donde se proponen temas de la fiesta. Ventajas: Recuerdo: Un buen hilo genera mayor posibilidad de recuerdo ( no es imprescindible tener hilo conductor) Ayuda a la implicación de los participantes en la actividad del evento. Genera imagen de marca positiva. Rompe con los tópicos eventos de siempre. Forma de desarrollar la estrategia creativa. Hay 2 tipos de hilos: Organización de Eventos - Transversal: se limita al desarrollo del evento desde que empieza hasta que termina. - Longitudinal: puede empezar antes del evento y puede seguir después del evento. Amplia el efecto temporal del evento. *FALTA página 13 Calendario de eventos: + Eventos: octubre, noviembre y abril. -Eventos: agosto, julio, mayo, enero y febrero. Días de la semana: + Eventos: jueves, miércoles, viernes, martes, sábado, domingo, lunes. – Eventos Hay que tener en cuenta los otros eventos que se hagan el mismo día y en la misma ciudad, el mismo tipo de evento. También tener en cuenta competiciones deportivas, que coincidan. PROVEEDORES CATERING I - Transmisión de los valores de la marca: Es muy importante, deja mucho impacto en el público. - Cuestiones previas: o Tipo de servicio que voy a contratar: en función de lo que quiera habrá que exigir mucho más. o Relación del catering y de la idea creativa. o Informarme de la experiencia previa de la empresa en lo que yo le voy a pedir. Porque si no lo ha hecho nunca, puede salir mal. o Actitud del proveedor hacia nuestras peticiones. Ver si se lo toman con interés y con iniciativa. o Visita de prospección: probar lo que vamos a hacer y que ellos han hecho lo que nosotros les hemos pedido. Es muy importante PEDIR MÁS DE UN PRESUPUESTO. La visita de prospección consiste en 1ro probar el catering con el cliente. En este momento, qué hay que tener en cuenta?: - Como está presentado el menú (escrito, con que palabras y si es claro). - Valorar el estado de la vajilla (platos limpios, nuevos, que no estén rotos, ni rallados…) Organización de Eventos - Comprobar la presentación del platos (que no haya gotas alrededor) - Ver igualmente la presentación y la decoración de la mesa (que todo se ajuste a lo que hemos pedido). CREATIVIDAD Y SOSTENIBILIDAD Es importante hoy en día que las agencias de eventos sean sostenibles. ¿Qué es la sostenibilidad? Es una característica que nos permite satisfacer las necesidades actuales sin comprometer que generaciones futuras o personas de otros sitios puedan satisfacer sus necesidades. Ser consciente de lo que realmente necesito. Es un tema mucho más amplio que sólo tener en cuenta el medio ambiente. ¿Cuándo es un evento sostenible? Cuando el evento satisface las necesidades de lo que yo quiero hacer sin poner en peligro necesidades futuras. La sostenibilidad tiene 3 patas fundamentales: 1. Medioambiente 2. Economía 3. Sociedad Ventajas: Económicas: por un uso más consciente del dinero, sin gastar en cosas superfluas. Medioambiental: reduce el impacto. Social: Compromiso con la sociedad, les garantizo futuro económico. Imagen: Mejora de la imagen de la empresa que muestra que es sostenible. Cualquier actividad humana va a afectar en 3 ámbitos: El espacio: Salas, edificios… con el gasto de agua, decoración. A los materiales: Si monto catering (vasos, manteles, cubiertos…), escenario, carteles puerta… De la movilidad: Las personas que vienen al evento cogen algún transporte (avión, coche..) Actualmente existen dos certificaciones que certifican que el evento es sostenible, pero la más importante es la BS (British Standard, 9801). Es una certificación para eventos sostenibles. Organización de Eventos Cómo se aplica la sostenibilidad en el evento: Administración, logística: o ANTES: Intentar evitar reuniones que impliques desplazamiento, tinta reciclada así como el papel, usar portaminas. o DURANTE: Contenedores de recogida selectiva en el departamento durante la preparación, videoconferencias. Espacios e instalaciones: o ANTES: Dimensionar bien el espacio (lo necesario, no más), buscar espacios donde la luz se pueda sectoralizar, que los hoteles estén cerca de donde hago el evento para evitar transporte, determinar la temperatura confort del evento. o DURANTE: Desplazamientos a pie (estar cerca), prever las traducciones de signos así puede venir más gente, facilitar acceso a gente de movilidad reducida, ornamentación autóctona del sitio de donde se hace el evento. o DESPUÉS: Calcular los consumos que hemos tenido en el evento, garantizar la recuperación de lo que hemos usado en el evento. Consumo responsable: o ANTES: Obsequios perdurables y útiles, al contratar proveedores que estos sigan un criterio de sostenibilidad. o DURANTE: Usar bolsas de tela que tengan un uso prolongado en el tiempo, intentar contratar empresas locales para evitar un transporte largo, intentar contratar empresas que trabajan con gente de inserción laboral, usar material de escritura reutilizable, evitar usar flores frescas, mejor que sean plantas. o DESPUÉS: intentar recuperar el material que no se ha usado. Difusión del congreso: o ANTES: Usar papel reciclado, usar impresión doble cara, intentar utilizar medios electrónicos o digitales, usar soportes alternativos al PVC. o DURANTE: Evitar dar documentos masivos, mirar de dar pens con la información. o DESPUÉS: Publicar ponencias en la web, recuperar el material para uso posterior. Movilidad: Organización de Eventos o ANTES: Negociar precios especiales para transporte público para no usar taxis, pedir certificaciones ambientales del transporte, contratar transporte en función de la gente. o DURANTE: Informar transporte cercano, transporte lanzadera, eléctrico, facilitar aparcamiento bici, evitar que haya parking para que usen transporte público. o DESPUÉS: Control del transporte utilizado, compensación de la emisiones (hacer un cálculo y plantar árboles para que consuman el CO2 que hemos generado) Gestión de residuos: o ANTES: principales residuos (maqueta, cartón, plástico, metal, garantizar contenedores) o DURANTE: Envases de recogida selectiva, retirada por fracciones. Catering: o ANTES: Ajustar comida a los participantes, que la compra de productos sea al “por mayor” que no al detallista, alimentos de producción loca, productos de comercio justo. o DURANTE: usar material reutilizable (servilleta de tela), vajilla reutilizable, uso de envases de cristal y porcelana. o DESPUÉS: Asegurar que la comida sobrante se da a entidades beneficiarias. PROVEEDORES CATERING II Comprobar cómo es el personal, si te sirven adecuadamente Evitar menús excesivamente fuertes, especiados o picantes, que sea neutro. Prever menús alternativos (diabéticos, celiacos, sin sal…) Personal: o Catering: 1 camarero cada 8/10 personas. o Catering de pié: 1 camarero cada 10/11 personas Ver decoración mesa Tipos de catering: 1. Cocktail: Lo importante es la bebida, ya que comida hay poca, es más un aperitivo (alimentos salados, canapés). Siempre se hace de pié, es breve, permite que la gente se relacione. Se suele hacer por las tardes. Organización de Eventos Primero suele haber la bebida principal (cocktail) y otras bebidas pero nunca fuertes como whisky. La barra suele ser limitada para eventos de trabajadores, se pueden hacer tiquets de consumición. o Barra libre: comer y beber lo que quieran o Barra limitada: solo beber “x” o que paguen aparte. 2. Banquete: personas sentadas en mesas, normalmente con sitio asignado. La presentación del banquete es básica, hay que tener mucho cuidado con el montaje. Importante las restricciones alimentarias para evitar que nadie coma lo que no quiere comer. 3. Buffet: Es una comida pero es similar al cocktail, buscamos que se relacionen entre ellos. Hay unas mesas donde hay la comida separada por sectores, y todo bien repartido. Le servirán en la mesa lo que quieran probar, puede ser de pié o sentado, según las personas que haya que atender. Es importante el servicio de recogida, así como de servir, es importante que haya una zona para desechar (= logística). Porque es muy importante que no se vea suciedad acumulada, así como bandejas vacías porque la gente nunca se atreve a coger los últimos trozos. Pero cuando queremos acabar un buffet hay que dejas las bandejas vacías y dejar de reponer. También es importante saber movilizar a la gente cuando va a buscar la comida. Primero abrir las mesas del fondo para que la gente entre, y usar a los camareros para que la gente se mueva. Tipos de mesas: Mesa imperial: es rectangular y alargada (75m de largo aproximadamente) Mesa múltiples: suelen ser mesas redondeadas, cuadradas casi nunca se usan. Mesas redondas (8 – 10 personas o de 10-12) Decoración del catering: Selección de la vajilla: transmite la sensación del evento (juvenil, elegante, moderno…) pera que la gente se sienta cómoda. Decoración mesas: utilizar las texturas para transmitir mensajes. Podemos cubrir las sillas con el color que queramos, las servilletas igual. Podemos colocar centros de Organización de Eventos mesa, si son flores que no tengan olor. Es importante que no tape la decoración la visibilidad de las personas. Iluminación: es importante transmitir sensaciones o marcar algo que vaya a pasar o llamar la atención en algún momento. Menús: cuidado con los diseños de autor, mejor que sea un diseño normal en contenido. Si lo hacemos en el hotel no se puede hacer en el restaurante del hotel. Bebidas: el servicio de alcohol hay que hablarlo con el cliente y del servicio de catering. Hay que vigilar porque la gente no sabe beber. Normalmente: vinos, cavas… Si la gente viene en coche se reduce mucho el alcohol. Si hacemos un banquete necesitamos 1m2/asistente, de pié 0’8m2/asistente, hay que probar insitu la capacidad del local. Comprobar cuando este montado el banquete, mirar como están las sillas sentándose. Visualmente engaña. MENÚ Características del menú: 1. Equilibrado: alternar platos fuertes con suaves 2. Variado: alternar carnes, pescados, huevos, verduras… que haya de todo. 3. Sencillo: También en la explicación del menú, simplificar al máximo ingredientes en el menú. Composición banquetes: Vinos: COMIDA: o Entrante o Pescado o Carne o Postre CENA: o Entrante o Carne/pescado o Poste Organización de Eventos Si hay aperitivos no podemos servir licores o alcohol fuerte, tiene que ser cava, cerveza.. Antes de las 12h no se sirve nada de alcohol, ni siquiera cava. Se eligen después de escoger el menú, nos los propone la empres del catering. Con los vinos añejos que tiene mucho poso, se sirven en frasco de cristal (decantadores). Las bebidas se sirven por el lado derecho, la comida por la izquierda, y te lo retiran todo por la izquierda. Tipos de vinos Los vinos blanco nos e pone la piel de la uva. No duran más de 2 años, se deja poco fermentado. Los tintos se dejan la piel de la uva y tiene un ingrediente que dura en el tiempo. Se deja más tiempo, más fermentado. Vino tinto: o Crianza: 1 año envejeciendo en barrica y luego 6 meses mínimo en botella. o Reserva: 2 años en barrica y luego mínimo 1 año embotellado. o Gran reserva: 3 años en barrica y mínimo 1 año embotellado. Este está controlado por “ las denominaciones de origen ”. Equivalencias: VINO COMIDA Jerez Sopa o consomé Vino blanco Pescados y mariscos Vino tinto Carnes rojas Vino rosado Carnes blancas Cerveza Salsas picantes Cava/Champagne Postres Los vinos tintos es importante que se aireen antes para que se normalice el aromo. Mientras que los vinos blancos se sirven muy fríos y en cubitera pero nunca helado. Cavas: El mismo proceso que el vino pero se le echa levaduras dentro de la botella, se pone boca abajo así caen en la boca de la botella y se produce el gas. Tenemos dos tipos: Brut: 6 – 15 gramos Organización de Eventos Brut Nature: Menos azúcar, menos de 6 gramos. Se sirve: Muy frio ( sin meterlo en el congelador) No hacer taponazos Copa estrecha y delgada No chocar copas al brindar MONTAJE MESA PROVEEDORES AUDIOVISUAL: - Pantalla: o Para proyectar: con tamaño estándar. Con el proyector hay que tener en cuenta el espacio y la iluminación de la sala. o Pantallas que emiten directamente la imagen. Suelen ser de leds que se acoplan de unas a otras. Son muy buenas a la luz del día. - Monitor - Microfonia: o Con cable o sin cable (depende de la batería) o Micrófono de corbata: TV, cable y petaca. o De manos ambientales: Reciben sonido por toda la superficie, capta el sonido global. o Micrófonos de pié direccionales: solo capta a la persona cuando habla. o Micrófonos para espectáculos: va en la cabeza que no se ve y baja el cable entre el pelo. Son direccionales. Organización de Eventos o - Micrófonos de diadema: Son direccionales y se aguantan en la oreja. Retroproyectores: Copia una imagen y la reproyecta. Se usa en salas que no tiene sitio para los proyectores. Va muy bien en espacios con mucha luminosidad. - Telepromter: Sistema que reproduce un teto previamente preparado, que pasa a la velocidad de la voz. - Luces: a los que ponen las luces, que ellos montón el proyecto. Se trabaja 90% con LED porque gata poco y permite hace de todo. También las luces motorizadas que giran, cambian luz, tamaño, proyectan imágenes. - Videoconferencia: No se usa skype, si queremos una buena imagen se contrata una empresa de videoconferencia y con banda ancha de internet. - Traducción: Simultánea: Traducimos al mismo tiempo que la persona hable, necesitan buenos equipos técnicos. Se necesitan cabinas insonorizadas, dentro del evento o apartado las personas de la sala necesitan un emisor y un receptor que se pondrá en los auriculares. Hay que montan las cabinas si o si, necesitan visión directa e indirecta para traducir correctamente. Necesitamos saber cuántos idiomas necesitamos para saber cuántas cabinas montar: o Idiomas activos: Ingles, francés, español (ejemplo) o Idiomas pasivos: Idioma con el que podrás escuchar. Mínimo 1 cabina por idioma pasivo. - Mapping: técnica de proyección en 3D, te reproduce lo que quieras, donde quieras. Es muy importante saber todo el material que necesitamos para montar el evento. CUENTA ATRÁS 1 semana antes Lista de asistentes confirmación llamando. Sobre todo la gente más importante para nosotros, hay que insistir. Confirmar la recepción de la documentación (acreditaciones, accesos). Aún así nosotros tenemos que tener una copia por si acaso. Comprobar si se han entendido las particularidades del evento. Normas de etiqueta, transporte, horario… Comprobar posibles modificaciones de última hora. Tener capacidad de reacción. Revisión de la aplicación de la identidad visual. 3-4 días antes Organización de Eventos Lista de asistentes, comprobar hasta última hora. Ensayo general: en un evento mínimamente importante siempre hay 1 ensayo general. Tiene que estar todo el mundo, representación de la realidad. Reparar timing de montajes: establecer un orden lógico de montaje. También tener la previsión de error. Preparar material informativo para el personal interno: para toso los que trabajan. Convocar una reunión previa el día antes del evento. Comprobar que se ha recibido el material necesario. Revisar seguros. Tanto el nuestro como el de cada proveedor (ellos tienen cada uno el suyo), “seguro de responsabilidad civil” y nosotros lo cogemos para la duración del evento (2h, 3h.) 1-2 días antes Lista de asistentes Posibilidades de cancelación del plan B. Activarlo o cancelarlo. Confirmar que todo el mundo sepa los datos del plan B, o cancelar directamente el evento y transmitir bien los motivos. Comprobación del montaje in situ, que todo esté según lo previsto. Comprobar la colocación de la imagen corporativa. Reunión previa (de repaso) tiene que estar todo el mundo. Repaso detallado del programa con todo el personal. Asignar material y vestuario al personal. Personal para el plan B. Día D Llegar con antelación suficiente al lugar para revisiones de última hora. Tiene que estar todo el equipo del evento. 4-5 horas antes. Revisar montaje: todo lo que se hace en el evento. Supervisar pruebas: sonido, video, audio… Supervisar hospitality DESK: Los objetivos que se entregan, que todo esté perfectamente preparado. Confirmar asistencia de las personas. Contacto directo con el responsable de los medios de comunicación Identificación y presentación de los asistentes: Tener fotos para saber bien quien son. Organización de Eventos Control de llegada de asistentes. Una vez terminado el acto NO ABANDONAR EL SITIO HASTA QUE TODO ESTE DESMONTADO. Salvo que el cliente indique lo contrario. Porque si alguien rompe algo, se tiene que hacer responsable. Post- evento Reunión interna de valoración. Muy importante para saber que ha salido bien y que ha salido mal. Repasar el acto y ver puntos de mejora. Si todo se ha cumplido en tiempo o no, si podemos mejorar. Planificar la presentación de valoración del cliente: o Si los objetivos se han cumplido o Apariciones en prensa (beneficios) o Si hay errores, asumirlos Todo esto se realiza en una reunión con el cliente. Planificación de acciones de valoración externa: valoración sobre algo de los asistentes, como se han sentido,… Formas que no sean mediante una encuesta. 7-15 días después Cierre del programa (facturas, pagos, cobros…) Repasar precio final Repaso de los últimos pagos Pactar posibles acciones futuras con el cliente. Valoración externa Aspectos más o menos valorados del evento, para el cliente se realizará un informe. 2 o 3 páginas como mucho Valoración general, planteamiento estratégico futuro Aportar soluciones para ganar confianza con el cliente de cara al futuro Resumir todos los errores de la operativa.