guía rápida - control de inventario activos fijos

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GUÍA RÁPIDA
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES
EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
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SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GUÍA RÁPIDA
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES
EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA
INTRODUCCIÓN
La presente guía tiene como propósito orientar y facilitar a los responsables del
Activo Fijo en los planteles de Educación Básica, en el registro, manejo y control de
los bienes muebles propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios
Educativos del Estado de Sonora.
Aquí se dan a conocer los procedimientos vigentes para los trámites básicos como
Altas, Bajas y Transferencias de mobiliario, así como los formatos indicados para
cada uno de estos trámites y una serie de respuestas a preguntas básicas relacionadas
con el tema.
Es de suma importancia que todos los movimientos sean llevados a cabo en Tiempo
y Forma, evitando con esto posibles observaciones en auditorias futuras.
Para cualquier aclaración, duda o comentario al respecto estamos a su disposición
en la Subdirección de Activos Fijos, con domicilio en Cerrada Hurtado Bodega
10-E, Col. El Llano, con tel. 662-1-62-20-21 o bien por correo electrónico a
[email protected]
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PREGUNTAS BÁSICAS
1. ¿Qué es un Inventario?
Es un registro, censo, relación, conteo o clasificación de los diferentes artículos con
los que se cuentan, de los cuales debemos tomar sus características individuales
para su fácil ubicación y reconocimiento.
2. ¿Qué es la Cédula Censal?
Es el documento en el que se concentra el registro total del inventario de los activos
fijos asignados al Centro de Trabajo.
3. ¿Qué es un Activo Fijo?
Lo podemos definir como los elementos del patrimonio necesarios para el
desarrollo de las actividades de cada Centro de Trabajo, tales como terrenos,
edificios, medios de transporte, maquinarias, equipos informáticos, mobiliario, etc.
4. ¿Qué bien debo de inventariar?
Para decidir si un bien debe o no ser inventariado podemos basarnos en los
siguientes puntos:
· Que su costo sea igual o mayor a $500.00, incluido el IVA
· Que su vida útil sea por lo menos de un año.
· Que no sea una refacción o componente, excepto en el caso de motores de
vehículos.
· Que no sea un consumible.
· Aquellos bienes que no reúnan estos requisitos, pero por su utilidad y aplicación
en el servicio pueden ser reportados para su alta en el inventario.
5. ¿Quién es el responsable del inventario?
El responsable inmediato es el Director del Plantel y en caso que en un Centro de
Trabajo no se cuente con el Titular será el Supervisor de Zona.
6. ¿Cómo mantengo actualizado el inventario?
Realizando cada 6 meses la verificación del mismo, elaborando todos los
movimientos de altas, transferencias, bajas, etc., reportando a la Subdirección de
Activos Fijos, estos cambios para ser operados en el sistema de inventarios.
7. ¿Qué hago con el mobiliario en mal estado?
Cuando en el Centro de Trabajo existe mobiliario o equipo en mal estado físico, que
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por sus cualidades técnicas no resulte útil o funcional o que ya no se requiera para el
servicio al cual se destinó, deberá elaborar un Acta Administrativa de Baja de Bienes
muebles Obsoletos e Inservibles, anexando la solicitud de Activos para Baja
Definitiva.
La solicitud de baja solamente será aceptada si los bienes muebles se encuentran
físicamente en el plantel y que estén registrados en la cédula censal.
· Es de suma importancia que los bienes permanezcan en el centro de trabajo hasta
llevar a cabo el proceso completo y la autorización del H. Consejo Directivo de
los Servicios Educativos del Estado de Sonora y en caso de ser bien Estatal la
autorización será por parte del personal de la Comisión Estatal de Bienes y
Concesiones.
8. ¿Cuáles son los requisitos para dar de Alta un bien mueble?
- Llenar el formato, anotando correctamente sin tachaduras y enmendaduras los
datos que en él se requieren (origen de los recursos, marca, modelo, número de
serie y descripción: color, material del que está elaborado, etc.)
- Para dar de alta las adquisiciones realizadas por programas como PEC, PROESA,
PAE, Escuela Siempre Abierta, Niños Migrantes, Ingresos Propios, etc; o
cualquier programa que surgiera con recursos directos de la Secretaría de
Educación y Cultura, es requisito indispensable anexar al formato de alta copia de
las facturas que amparen las adquisiciones correspondientes.
- Para dar de alta el ganado se requiere anexar Acta de Nacimiento al formato de
alta.
9. ¿Qué es una transferencia?
Es el traspaso de un bien de un Centro de Trabajo a otro, para lo cual se requiere
elaborar el Formato de Trasferencia correspondiente, anotando correctamente los
datos del bien mueble que se va a transferir debidamente sellada y firmada tanto del
que entrega como el que recibe el bien, entregándose el original a la Subdirección de
Activos Fijos, realizando simultáneamente la baja y alta del bien a transferir.
10. ¿Qué hago cuándo se presente un siniestro en el plantel?
· El primer paso en caso de robo con violencia, es realizar la denuncia ante el
ministerio público, el mismo día de acontecido el hecho.
· En caso de siniestro (incendio, robo, dañados, desastres naturales, etc.) se dará
aviso a las autoridades correspondientes levantando un acta según sea el caso que
se presente.
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· Llenar el formato de Solicitud de relación de Activos para Baja por Siniestro.
· Llenar los formatos que el área de Seguros tiene formulados para tal evento, los
cuales los puede consultar en el portal de la Secretaría de Educación y Cultura, en
la liga de “Seguros, reclamación en caso de siniestros”
11. ¿A quién y cómo reporto mi inventario?
Directamente en la Subdirección de Activos Fijos, ya sea personalmente o por
medio de paquetería, con los formatos debidamente formulados de cada uno de los
trámites que requiere actualizar debidamente firmados y sellados en cada una de las
hojas.
Haciendo la aclaración que inmediatamente después de su adquisición sin importar
la cantidad de formatos que se envíen se deberá formular las altas, esto es, no esperar
el fin de ciclo escolar o periodos vacacionales para enviarlas, tomando en cuenta que
todo el mobiliario en el momento que se registre automáticamente queda asegurado.
12.- ¿Qué es un Comodato?
· Contrato civil por el que una persona o institución entrega a otra a título gratuito
una cosa no fungible (mueble o inmueble) para que la use por cierto tiempo o para
un determinado servicio, con la obligación de restituirla una vez cumplidos éstos.
· La Institución deberá solicitar mediante oficio al inicio de cada año la
actualización del Contrato, para analizar la posibilidad de renovación del mismo y
hacer el trámite correspondiente.
· Los bienes asignados en Contrato de Comodato son intransferibles, por lo que no
se puede cambiar de comodatario si no es por medio de la Secretaría de Educación
y Cultura.
· Por ningún motivo se dará de baja bienes que se encuentren asignados por medio
de Contrato en Comodato o Resguardo, para tal efecto se deberá elaborar el
oficio de cancelación de dicho Contrato por parte del Comodatario (anexando
fotos del bien). Siendo la Secretaría de Educación y Cultura y/o la Comisión
Estatal de Bienes y Concesiones los únicos facultados para autorizar el destino
final del bien.
· Estos requisitos también aplican aquellas Instituciones y personas que tengan
celebrado Contrato de Resguardo.
13. ¿Qué responsabilidad tengo como Director ante la Subdirección de Activos
Fijos?
· Mantener el inventario actualizado mediante la notificación de las altas, bajas, etc.
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en tiempo y forma.
· Dar buen uso, cuidado y mantenimiento del mobiliario asignado al Centro de
Trabajo.
· Implementar las medidas de control que consideren convenientes ante sus
subalternos, con el propósito de delegar responsabilidades en cuanto al uso,
cuidado y control de los bienes muebles asignados al centro de trabajo.
· Todo bien mueble propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios
Educativos del Estado de Sonora, debe permanecer en las instalaciones del plantel
o del centro de trabajo asignado, salvo por motivos de reparación o baja definitiva
del inventario.
· En cuanto al punto anterior, el Director del Plantel o responsable del Centro de
Trabajo, deberá contar con la documentación que justifique el artículo faltante, ya
sea el vale de salida o el acta administrativa de baja de bienes muebles.
· En el caso de sustitución del cargo de los Directores en las diferentes escuelas de
educación básica y /o titulares de Centros de Trabajo, es responsabilidad del titular
saliente presentar e incluir en el acta de Entrega-Recepción, la relación
actualizada de los bienes muebles asignados a la escuela.
· Por su parte, el Director entrante tiene la responsabilidad de recibir y cotejar con el
físico, el inventario existente de los bienes muebles asignados a la escuela, dentro
de los 15 días hábiles posteriores a la toma del cargo.
· Si transcurrido el plazo establecido (15 días, el Director entrante no notificara
cualquier irregularidad existente en el inventario, será responsable de los mismos,
ante la Dirección General de Administración y Finanzas, el Órgano de Control
Interno y Desarrollo Administrativo, y ante la Dirección General del área
Educativa correspondiente).
· Es responsabilidad del Director de la escuela, solicitar a la Subdirección de
Activos Fijos, la clave de inventario correspondiente a los bienes adquiridos en
forma directa y/o por donación, programas especiales, etc.
· En el caso de los bienes donados, cuando se desconozca su costo (ya sea un bien
mueble nuevo o usado), el Director de la escuela o responsable del Centro de
Trabajo, tendrá la obligación de asignar un costo estimado de acuerdo al catálogo
de artículos y precios que podrá consultar en el portal de la SEC en la liga de
Inventarios.
· Corresponde al Director y/o Titular del Centro de Trabajo, etiquetar con el número
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de inventario los bienes asignados al Plantel.
· El responsable del Centro de Trabajo tiene la obligación de participar en forma
activa en la verificación de los inventarios que realice la Subdirección de Activos
Fijos, ya sea personalmente o bien asignando a una persona para este fin, que tenga
conocimiento sobre los bienes asignados a la escuela, así como de la
normatividad, procedimientos y con la disponibilidad para que esta actividad se
lleve a cabo de forma ágil y concluya de manera eficiente.
· El Director del Centro de Trabajo estará obligado a dar seguimiento a los trámites
que haya solicitado a la Subdirección de Activos Fijos.
· La inobservancia en la aplicación de las presentes normas, será sancionada por la
Autoridad competente, conforme a las Leyes vigentes.
SOLICITUD DE BAJA
Los requerimientos para la solicitud de baja son:
- El Acta de Baja de Bienes Muebles Obsoletos e Inservibles, así como el formato de
solicitud de activos definitiva, debe estar correctamente requisitado, sin
tachaduras ni enmendaduras, ni omitir los datos solicitados en el documento, así
como los nombres, firmas y sellos requeridos.
- Los números de Inventarios así como la descripción y precio de los artículos deben
estar correctamente escritos y coincidir con la cédula censal, de lo contrario no
procederá la baja del mismo.
- A toda solicitud debe anexársele las fotografías de cada uno de los bienes a dar de
baja.
- Anexar dictamen técnico cuando se requiera.
¿Cuándo se pide Dictamen Técnico?
- En el caso de tratarse de equipo electrónico y de cómputo que su adquisición sea
menor a 3 años.
- Cuando el bien tenga un valor igual o mayor a $2,000.00.
- En el caso de equipo que pertenezca a Aula de Medios y Enciclomedias, requerirá
dictamen técnico expedido únicamente por personal autorizado por la Dirección
General de Informática de la SEC.
- En el caso de Vehículos se requiere dictamen técnico, el cual será solicitado a
quien corresponda por la Subdirección de Vehículos y Combustibles de la SEC.
- Los bienes donados usados NO se requerirá dictamen técnico.
El dictamen técnico deberá ser elaborado por una institución externa al Centro de
Trabajo.
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BAJA DE ARTÍCULOS POR SINIESTRO
Presentar ante la Subdirección de Cobertura Médica Estudiantil y de Seguros
(Original y 2 copias) de los siguientes requisitos:
- Acta de denuncia ante el ministerio público.
- Acta Administrativa
- Formato de reclamación de daños.
- Cédula censal o vale de resguardo de los bienes siniestrados.
- Formato de la relación de Activos para baja por siniestro de la Subdirección de
Activos Fijos
- Cotización por escrito de una casa comercial de los artículos robados.
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BAJA DE VEHÍCULOS, AUTOBUSES ESCOLARES Y AULAS
MÓVILES:
Oficio de cancelación de Contrato de Comodato o Resguardo en su caso.
La Subdirección de vehículos y combustibles deberá dictaminar (taller) si el
carro no tiene reparación o resulta incosteable y será la responsable de recoger la
unidad automotriz.
Fotografías.
Original del formato de solicitud de transferencia a la Administración Central
con clave del centro de trabajo: 26ADG001W.
Cuando es solicitud de baja por siniestro de una unidad deberá contener:
- Dictamen de pérdida total emitido por la aseguradora,
- Parte de tránsito
- Acta Administrativa para baja de bienes muebles obsoletos e inservibles.
- Formato de solicitud de activos para baja definitiva.
- Fotografías.
- Copia del cheque emitido por la aseguradora.
BAJA DE GANADO:
Por fallecimiento, accidente, enfermedad y zoonosis, se requieren copias de:
- Certificado de defunción o en su caso reporte del MVZ encargado del plantel del
motivo de la muerte del animal y marcas externas (identificación documentada)
- Acta Administrativa, solicitud de baja y anexar fotografía.
BAJA POR VENTA
- Acta Administrativa para baja de bienes muebles obsoletos e inservibles.
- Formato de solicitud de activos para baja definitiva.
- Fotografías de cada uno de los bienes.
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- Acta de entrega – recepción de los bienes, por parte de la Dirección del plantel a la
Sociedad de Padres debidamente firmada por los participantes, con sus
respectivos testigos.
- Recibo o constancia de la Sociedad de Padres sobre el beneficio obtenido por la
venta (libro contable).
BAJA DE AULAS DE MEDIOS Y ENCICLOMEDIAS
- Acta Administrativa y relación de bienes a dar de baja.
- Dictamen Técnico por parte de la Dirección General de Informática.
- Fotografías de cada uno de los bienes.
Cuando se trate de bienes no localizados se procederá a notificar a la Unidad
del Órgano de Control:
- Como resultado del levantamiento físico del inventario de los bienes no sean
localizados se efectuarán las averiguaciones necesarias para su localización. Si
una vez agotadas la investigaciones correspondientes los bienes no son
encontrados, se levantará acta administrativa acompañada del formato de bienes
no localizados y se realizará la baja hasta que órgano de control lo autorice o en su
defecto finque las responsabilidades correspondientes.
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FORMATOS QUE SE DEBERÁN UTILIZAR
EN LOS DIFERENTES TRÁMITES
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