PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO

PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
Revisó: Jefe DBU / Coord. Programas Educativo-Preventivos
Código : PBE.18
Versión : 09
Página 1 de 11
Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008
Resolución N° 294
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las acciones necesarias para conocer la situación real del estudiante a
nivel socioeconómico y psicosocial, con el fin de apoyar los trámites académicoadministrativos (supletorios, excusas, traslado de carrera, valoraciones
socioeconómicas, readmisiones, cancelación de asignatura, semestre y de
programa académico) solicitados a la Sección de servicios integrales de salud de
la División de Bienestar Universitario, a través de las Unidades Académicas o
Administrativas
Aplica al profesional encargado de los Trámites ACadémico - Administrativos de
Bienestar Estudiantil (BE), siendo la población beneficiaria los estudiantes de la
Universidad Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
Acuerdo 007 del 13 de febrero de 2015 del Consejo Superior, por el cual se determinan los niveles de decisión de algunos trámites académicos para estudiantes de
pregrado.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS











BE: Bienestar Estudiantil.
BU: Bienestar Universitario
CIAE: Centro de Información y Atención al Estudiante.
SIMSIS: Sistema de Información para el Manejo de los Servicios Integrales de Salud.
SSISDP: Sección de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.
TAA: Trámite Académico – Administrativo.
UAA: Unidad Académico y/o Administrativa.
Trámite: Diligencia que se realiza para la resolución de un asunto.
Trámite Académico: Diligencia realizada por el estudiante a través de una Unidad Académica, con la finalidad de mediar notas y /o resolver situaciones que
comprometen la condición estudiantil.
Trámite Administrativo: Diligencia realizada por el estudiante a través de una Unidad Administrativa, con la finalidad de ser beneficiario de los servicios de
atención socio económica del proceso B.E.
Soportes clínicos extramurales: Son todos aquellos registros, historias clínicas o soportes de atención en salud ajenos a la Universidad.
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código:PBE.1
Versión: 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
Página 2 de 11
CONSIDERACIONES

Los requisitos para realizar el estudio de un TAA en las sedes regionales son : memorando en físico o correo institucional de la UAA solicitando el estudio, tiquete de
pago del Trámite Académico por parte del estudiante y documentos soporte según el caso , que deben ser entregados al profesional en trabajo social en la consulta
del Trámite Académico Administrativo.

Los requisitos para realizar el estudio de un TAA en la UIS Bucaramanga son: Solicitud vía web a la UAA, si ésta lo considera necesario, remitirá a BE y el estudiante
deberá cancelar el valor del trámite en las cajas de la Facultad Salud o el campus principal , al fondo 7073, anexar soportes en formato PDF y asistir a la cita de
Trámite Académico en BU.

Algunas actividades en las sedes se realizan de forma manual porque no está habilitada la plataforma SIMSIS .

Si alguna Sede de la Universidad no cuenta con un Profesional en Trabajo Social no se realizaría la actividad N° 12.
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
Documento
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
A
Pág.4
NO
¿Estudiante activo?
SI
B
Pág.4
1.Solicitud de Tramites
Académico Administrativos
1
Procesamiento en S.F. o
intranet
1.Realiza
solicitud
de
Trámites
Académico
Administrativo a través del sistema información de la
Universidad siguiendo la ruta:
Pagina
institucional
www.uis.edu.co>Módulo
estudiantes>Pregrado presencial>Ingrese al sistema
(código, sistema, programa académico y contraseña)>
Opción ingresar>Servicios Académicos> Realizar
Solicitud Académico-Financiera> Seleccione clase de
solicitud a realizar>Registrar solicitud>Revisar datos
personales y académicos>Ingrese fecha, hora, año,
período, clase de la solicitud y el tipo de solicitud>
Completa datos de la solicitud (Dirigido a, causa y
descripción de la misma) y anexar toda la
documentación
que
soporte
dicha
solicitud>Guardar>
NOTA:
1. Debe estar atento al seguimiento de la solicitud, ya
que si el Director de Escuela considera pertinente
solicitar concepto a Bienestar Universitario, lo debe
hace por medio del sistema de solicitudes. En este caso
el estudiante debe solicitar cita de Tramite Académico
Administrativo por medio del sistema.
2. Antes de solicitar la cita de Trámite Académico
Administrativo, se debe cancelar el valor del trámite en
las cajas de la Universidad (Facultad de Salud o campus
principal) en el fondo 7073 y conservar el recibo,
porque serán solicitados los datos por el sistema.
Ruta: Módulo estudiantes> Opción citas>Ingresar
datos del recibo de pago del trámite realizado en caja
>Registrar>Visualiza la disponibilidad de horario para
las citas de trámites, los profesionales que lo pueden
atender y selecciona el de su interés.
3. De presentarse algún problema con el pago en caja,
debe reportarlo en las ventanillas del CIAE de BU .
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Procedimiento predefinido
TIEMPO
ESTIMADO
Todo el
semestre
académico
Página 3 de 11
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Estudiante
NA
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
TIEMPO
ESTIMADO
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 4 de 11
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Estudiante
Carta de solicitud
Concejo
Académico
NA
1
A
2. Solicitud de Trámites
Académico Administrativos
3. Envía solicitud via web
B
4. Atención del TAA
5. Registrar la historia
clínica integral de salud
2. Realiza Solicitud escrita del trámite
Administrativo ante el Concejo Académico
Académico
3. Envía información de la solicitud del Trámite Académico
Administrativo a través de la plataforma SIMSIS a la sección
de Salud de la División de BE, para que se atienda al
estudiante, según el caso.
Todo el
semestre
académico
1 jornada
4. Realiza entrevista a profundidad para conocer los hechos 3 jornadas
(Actividades
que justifican el trámite Académico Administrativo.
Nota: El formato FBE.67 denominado solicitud de Trámites 4, 5 ,6, 8 y 9)
Académico-Administrativo, se diligencia de forma manual
durante la consulta para los casos de estudiantes inactivos
en el sistema.
5. Registra la información del estudiante en la historia
clínica integral salud de BE.
Ruta de acceso: Bu.uis.edu.co>iniciar sesión>Usuario y
Password>Ingresar>SIMSIS>Profesional
salud>Atenciones>Atención programada>seleccionar al
estudiante a atender
Nota: En caso de fallas en el fluido eléctrico o en la red
del sistema, se diligencia el formato FBE.98 Registro de
consulta profesional.
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Profesional a cargo. FBE.67.Solicitud de
Trámites
AcadémicoAdministrativo
Profesional a cargo FBE.98.Registro de
consulta
profesional.
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
Página 5 de 11
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
6.Valoración diagnóstica
Estudiantil
7. Entrega documentos
soporte
6. Explica en qué consiste el trámite a desarrollar, actualiza
información contenida en el formato del Tramite
Académico de la plataforma SIMSIS, realiza la valoración y
verifica la validez de los documentos anexados como parte
del soporte y al cierre de la cita, registra las respectivas
consideraciones finales según el caso.
Ruta de la atención in situ Datos> Actualización de
datos>Acudiente>Vinculación al sistema general de
seguridad
social
en
salud>Antecedentes
familiares>Aspectos socio económicos>Desarrollo del
trámite>Diagnóstico CIE.10
7. Entrega el formato digital de los documentos soportes,
adicionales a los agregados en la solicitud del trámite vía
web en caso de ser necesario.
3 jornadas Profesional a cargo
(Actividades
4, 5 ,6, 8 y 9)
2. jornadas
NA
Estudiante
Documentos
soporte
Profesional a
cargo
NA
Nota:
1. Esta entrega se hará en los siguientes dos (2) días hábiles,
directamente al Profesional encargado de TAA.
C
Pág.8
NO
¿Estudiante
requiere remisión?
2. Si el estudiante carece o presenta soportes clínicos
extramurales, será derivado para valoración de la condición
actual en salud y la validación de los documentos, con la
especialidad par, en la Sección Salud de BE.
SI
8. Análisis de la
información
8. Analiza los documentos presentados, los confronta con
la información suministrada inicialmente por el estudiante
así como también, con la disponible en la historia de
atención integral en salud de la proforma SIMSIS,
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
Página 6 de 11
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
9. Solicitud de remisión
9. Realiza la remisión al profesional respectivo a través del
la plataforma SIMSIS, y diligencia el formato FBE.14
Remisión de Estudiantes, según el caso..
3 jornadas
(Actividades
4, 5 ,6, 8 y 9)
Profesional a cargo
de atender la
remisón
FBE.14 Remisión de
Estudiantes
10. Solicitud de cita
10. Solicita la cita a través de la plataforma SIMSIS, con la
especialidad prescrita.
1/2 jornada
Estudiante
NA
11. Realiza valoración diagnóstica del estudiante, solicita
soportes y registra el concepto profesional en la
plataforma SIMSIS
1/2 Jornada
11.Valoración diagnóstico
Profesional a cargo de
atender la remisón
NA
12. Entrega en formato digital los documentos soportes, del
caso al profesional para validación durante la cita solicitada.
1/2 Jornada
Estudiante
Documentos soporte
13. Analiza los documentos presentados, los confronta
con la información suministrada inicialmente por el
estudiante así como también, con la disponible en la
historia de atención integral en salud de la proforma
SIMSIS, y termina el caso de la remisión
8. jornadas
(Actividades
12. Entrega documentos
soporte
13. Análisis de la
información
C
Pág.8
NO
¿El caso requiere
visita domiciliaria?
SI
3
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
13 y 14)
Profesional a cargo
NA
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 7 de 11
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
8. jornadas
(Actividades
Profesional en
Trabajo Social
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
14. Realiza visita
domiciliaria
C
Pág.8
NO
¿Existen
inconsistencias en la
información?
14. Realiza visita domiciliaria con el fin de corroborar
condiciones del entorno socioeconómico y familiar,
además de confrontar los hechos o situaciones expuestas
por el estudiante. El reporte de la visita domiciliaria, se
anexa como soporte a la plataforma SIMSIS.
13 y 14)
NA
Nota:
Se
debe
diligenciar
la
información
correspondiente en la ficha de Trabajo Social para
realizar visitas domiciliarias. Para efectuar la visita
domiciliaria, es necesario solicitar vía correo electrónico
a la Secretaría de la SSISDP, el servicio de apoyo de la
División de Planta Física, con un mínimo de 8 días de
anticipación.
SI
15. Realiza una nueva
consulta
15. Informa al estudiante, previa comunicación telefónica,
para que solicite una nueva consulta por Trabajo Social..
16. Solicita cita
16. Solicita la cita a través de la plataforma SIMSIS, con la
especialidad prescrita.
½ Jornada
Estudiante
NA
17. Atiende la cita y
registra en la plataforma
17. Complementa el registro inicial en la plataforma de
SIMSIS
½ Jornada
Profesional a cargo
NA
3
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
½ Jornada
Profesional a cargo
NA
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO
ESTIMADO
Página 8 de 11
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Profesional a cargo
NA
Profesional a cargo
NA
3
C
18. Emite concepto final
19. Archivo del informe
18. Concluye a partir del análisis situacional y los soportes
anexados, el caso del estudiante.
Nota:
El informe emitido se envía a través de la plataforma
SIMSIS a la Jefatura de la SSISDP, quien a su vez lo
direccionará a la Unidad Académica solicitante, con los
ajustes que considere o no pertinentes.
Ruta
de
acceso:
Bu.uis.edu.co>Login
y
Password>SIMSIS>Profesional salud>Atenciones>Atención
programada/seleccionar
la
historia
del
estudiante
atendido>opciones>Adjuntar archivos> emite concepto
profesional>Guardar> Continuar>¿esta seguro? Si ó
No>Enviar
19. El informe del Trámite Académico realizado, queda
guardado en la historia clínica de atención integral en salud
del estudiante de la plataforma SIMSIS.
FIN
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
2 jornadas
posteriores a
la consulta
Actividad 18 y
19
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
Página 9 de 11
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Febrero 27 de 2008
02
03
04
Febrero 13 de 2009
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento.
- Inclusión de normatividad.
- Inclusión de consideraciones.
- Inclusión de definición de SIMSIS.
- Inclusión de formato FBE.18.
- Asignación de responsabilidad del procedimiento de trámites académico – administrativos en un
profesional de Trabajo Social.
Marzo 20 de 2009
-
Inclusión de los requisitos para los TAA.
Eliminación de la Secretaria del CIAE como responsable.
Inclusión de la ruta del SIMSIS en las actividades respectivas.
Diferenciación de las actividades a seguir de acuerdo con la solicitud.
Modificación de la actividad No. 9.
Aclaración en relación con la profesional encargada de las visitas domiciliarias.
Noviembre 25 de 2009
-
Modificación en el alcance de trabajadora social por profesional encargado.
Inclusión de BU en Definiciones y Abreviaturas.
Inclusión de consideraciones para las sedes regionales.
Ajustes en los responsables.
Inclusión de soportes a que haya lugar en la actividad 1.
Modificación de Trabajadora Social por Profesional encargado (actividad 2).
Inclusión de validación del informe final (actividad 13).
Modificación en la entrega del informe psicosocial directamente al estudiante (actividad 14).
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
Página 10 de 11
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
05
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Febrero de 2011
- Ajustes en las consideraciones.
- Inclusión del procedimiento PBE.22 como documento de referencia en la actividad 2.
- Definición de los tiempos de respuesta en varias actividades.
- Ajustes en la última actividad.
- Eliminación de Si el estudiante asiste por primera vez para el registro en la Ficha de Trabajo Social
(actividad 5).



06
Abril 23 de 2015

Modificación del Objetivo:
Inclusión de Definiciones y/o Abreviaturas
Modificación de las siguientes Actividades:
- Recepción memorado UAA y tiquete de pago TAA.
- Atención del TAA.
- Registro Estudiantil.
- Valoración diagnostica estudiantil.
- Análisis de la información.
- Realizar visita domiciliaria.
- Realizar nueva consulta.
- Emite informe de concepto psicosocial.
- Firma de informe.
- Entrega informe final para que se continúe con el TAA .
Eliminacion de:
- Condicional referente a ¿Solicito supletorio?
- FBE.21 Formato de hoja de remisión
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/ SUBPROCESO PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS
Código : PBE.18
Versión : 09
PROCEDIMIENTO TRÁMITES ACADÉMICO - ADMINISTRATIVOS
Página 11 de 11
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
07
Junio 12 de 2015







08
Noviembre 11 de 2015

Inclusión de tiempos estimados






Ajuste en la descripción del objetivo del procedimiento
Ajuste en el alcance del procedimiento.
Inclusión de la fecha del acuerdo 007 de 2015 del apartado normatividad.
Inclusión de la definición de BU, Tramite, Trámite Académico, Tramite Administrativo.
Ajuste en las consideraciones para las sedes y la UIS principal.
Inclusión de la codicio número , donde se cuestiona si el estudiante está activo o no, para realizar
su trámite.
Inclusión de la actividad 1.
Ajuste en la actividad 2 y 3, 16
Inclusión del formato FBE.14 Remisión de Estudiantes en la actividad 7
Inclusión de tiempos.
09
Noviembre 11 de 2016




Modificación de la Normatividad
Eliminación de la actividad relacionada al registro estudiantil
Eliminación del formato FBE.37 Registro de atención a Estudiantes
Modificación de las rutas de acceso al SIMSIS
Ajuste en la descripción de las actividades
Eliminación del formato FBE.37 Ficha de trabajo social
Inclusión del Formato FBE.98 registro de consulta profesional