2008074710 - Superintendencia Financiera de Colombia

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Concepto 2008074710-001 del 16 de diciembre de 2008.
Síntesis: Consideraciones generales sobre la conservación de archivos y documentos por
parte de las entidades vigiladas.
«(…) formula diversos interrogantes relacionados con la conservación de archivos y
documentos por parte de las entidades vigiladas.
En forma preliminar, conviene resaltar que el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, consagra un régimen
especial para la conservación de archivos y documentos de las entidades vigiladas por la
Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia 1. Dicho
régimen señala las directrices que dichas entidades deben observar para la conservación de
sus archivos y documentos, fijando un término perentorio de cinco (5) años desde la fecha
del último asiento, documento o comprobante, durante el cual deben mantener los libros y
papeles relacionados con su actividad; transcurrido dicho lapso de tiempo aquellas podrán
optar por reproducirlos en un medio técnico adecuado, con la alternativa de destruirlos o
mantenerlos en el documento original 2.
Con referencia en la anterior preceptiva procedemos a absolver sus inquietudes en el
mismo orden propuesto:
1.
“Para documentos anteriores a esta reglamentación como operaba y de que manera
se conservarían para futuras consultas”.
Con anterioridad a la modificación efectuada por la Ley 795 de 2003, el prenombrado
artículo 96 3 fijaba para la conservación de archivos y documentos de las entidades vigiladas
un término de seis (6) años, en concordancia con la regla general contenida en el artículo 60
del Código de Comercio (vigente hasta la expedición de la Ley 962 de 2005) que
igualmente imponía la obligación de asegurar su reproducción por un medio técnico
adecuado.
2.
“Por cuanto tiempo se conserva el archivo en un medio técnico adecuado (ya no
físico sino para reproducción)”.
1 Es pertinente anotar que las normas de carácter especial que regulan la actividad de las entidades sujetas a la vigilancia de la entonces
Superintendencia Bancaria de Colombia, no resultan aplicables a las entidades vigiladas por la antigua Superintendencia de Valores por
el hecho de la fusión que operó con ocasión de la expedición del Decreto 4327 de 2005, éstas últimas se rigen por el artículo 28 de la Ley
962 de 2005, como lo expuso este Organismo en pronunciamiento emitido mediante oficio 2006041569 del 27 de septiembre de 2006.
2 Las entidades financieras igualmente deben atender en materia de conservación de documentos las normas relacionadas con la
prevención de lavado de activos, (Título I, Capítulo Decimoprimero, numeral 4 de la Circular Básica Jurídica) proferidas por la entonces
Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia.
3 Período señalado en el artículo 1.5.1.2 del Decreto 1730 de 1991, primera versión del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
En el precitado artículo 96, contentivo del régimen especial de entidades vigiladas no se
consagra de manera específica tal situación, por consiguiente, resultan aplicables las
normas vigentes de carácter general que regulan ese aspecto, por virtud del principio de
remisión establecido en el artículo 2034 del Código de Comercio. Veamos:
La Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, consagra en su
artículo 28 una previsión referida a la racionalización en la conservación de libros de
comercio, prescribiendo que “Los libros y papeles del comerciante deberán ser
conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último
asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción exacta”.
En punto de la destrucción definitiva de archivos procede destacar que la reducción a diez
(10) años para conservación de documentos del comerciante, guarda conexidad con los
nuevos términos de prescripción contemplados en la Ley 791 de 2002, aspecto que
igualmente resulta aplicable a las instituciones financieras, sin que se pierda de vista, en
todo caso, la observancia de las reglas especiales que deben atender dichas entidades en
relación con la conservación de libros y papeles referidos a sus negocios, como se expuso
anteriormente.
3.
“Que obligación tiene una entidad vigilada por la SUPERINTENDENCIA
FINANCIERA de entregar una reproducción exacta de un documento…”
El deber de las entidades vigiladas por esta Superintendencia de entregar, previa solicitud
de la persona interesada, un documento que haya sido objeto de reproducción en los
términos de la normatividad señalada, tiene relación con la obligación de obrar en forma
diligente en desarrollo de sus operaciones y de prestar la debida atención a las peticiones
elevadas ante ellas por sus clientes o usuarios de sus servicios, consagrada en el artículo
98, numeral 4 del mencionado estatuto orgánico.
En ese escenario, se entiende que es un deber de aquellas atender las solicitudes
documentos cuando se encuentren dentro del rango de conservación indicado y que
atención demanda, por principio, oportunidad y precisión en el suministro de
información requerida por el interesado, de modo que cualquier demora
condicionamiento en uno de tales trámites debe ser justificado.
de
su
la
o
4.
“Después de que tiempo, a que lugar y a quien se le confía la custodia de estos
archivos ya en un medio técnico adecuado”.
“Es posible obtener copia de un documento de hace 25 o 30 años y a donde se puede uno
dirigir?”.
En relación con sus cuestionamientos es del caso precisar que el parágrafo del artículo 96
en examen dispone la remisión de los archivos que pertenezcan a las entidades financieras
públicas en liquidación, al Archivo General de la Nación.
Por consiguiente, cuando la copia del documento que se desea obtener pertenece a una
entidad de las indicadas en el referido parágrafo, puede acudir al Archivo General de la
Nación y efectuar su solicitud, de lo contrario, le sugerimos dirigirse a la respectiva entidad
vigilada e indagar si la documentación requerida se mantiene en algún tipo de archivo, en
consideración a los términos de conservación exigida en la ley.
(…).»