MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado por: PROGRAMA PARA LA REVISIÓN DE DISPONIBLE OBJETIVO GENERAL: Evaluar el área en cuanto a cumplimiento, control interno, financiera y gestión OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Determinar sí: 1. El efectivo en caja se maneja sobre la base de fondo fijo con un individuo responsable del mismo y esta separado de otros fondos. 2. La responsabilidad de los fondos fijos de caja, está separada de las funciones de ingreso y egresos y de las cuentas por cobrar. 3. Existen límites para los desembolsos, cheques girados contra los fondos de caja y para cualquier otro desembolso extraordinario, tales como anticipo de sueldos, gastos de viaje, etc. 4. Los desembolsos están amparados por comprobantes aprobados previamente, prenumerados, y con la debida identificación fiscal del beneficiario. 5. La auditoria interna u otra persona independiente, práctica arqueos sorpresivos y frecuentes a los fondos de caja. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS 1. Comprobar la autenticidad como la calidad de los fondos de efectivo en Caja y de los depósitos a la vista de propiedad de la empresa, que se encuentran es su poder, en poder de bancos o de terceros en tránsito. 2. Determinar si dentro del rubro de Caja y Bancos, se presentan todos lo fondos y depósitos disponibles que existen y son de la empresa. 3. Determinar si los fondos y depósitos cumplen las condiciones de disponibilidad inmediata y sin restricción de cualquier índole en cuanto a su uso y destino. 4. Determinar si las divisas en moneda extranjera, incluidas en este rubro, están adecuadamente evaluadas. 5. Identificar la adecuada presentación del efectivo en caja y bancos en el balance, así como que éste contenga la debida información en casos tanto de posible restricción a la disponibilidad inmediata, como de existencias importantes en moneda extranjera. Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado por: El examen y los aspectos pertinente se trabajarán de conformidad con lo dispuesto en las normas internacionales de auditoria y el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993 y Decreto 4400 de 2005. Realizado PROCEDIMIENTO SI Elabore una sumaria que contenga la totalidad de los rubros del disponible teniendo en cuenta el Plan Único de Cuentas de la Entidad CODIGO CUENTA 1105 CAJA 1110 BANCOS PERIODO ACTUAL PERIODO ANTERIOR VARIACION ABSOLUTA VARIACION RELATIVA Procedimientos a Realizar En coordinación con tesorería y contabilidad efectúe un corte documental de recibos de caja, comprobantes de egreso, notas de contabilidad y transferencias a fecha de corte; para este efecto seleccione los últimos cinco documentos prenumerados y verifique su imputación y registro dentro del período; de igual forma realice esta operación para las últimas dos transferencias. Obtenga la totalidad de los documentos que soportan los Procedimientos y los Manuales de la Entidad en cuanto a documentación y normalización de funciones para el Área de Disponible. Una vez los obtenga verifique y cerciórese de que los mismos contienen las normas básicas para el manejo, control y disposición de recaudos y consignaciones así como: Atribuciones para efectuar gastos a través de los fondos fijos. Procedimientos para el manejo de bases. Oportunidad en el control y disposición de gastos. Atribuciones de los diferentes administrativos para aprobar o improbar gastos que se realizan a través de este tipo de fondos. Verifique el cumplimiento de los reglamentos mencionados anteriormente Indague sobre la política de realización de arqueos a las cajas general y menor de la entidad y su respectivo cumplimiento Indague sobre el saldo arrojado a la fecha de Cierre en la Caja General, a fin de determinar la procedencia del mismo. De existir saldos en Caja General establezca si existe a fecha de cierre una conciliación entre los saldos de tesorería y las cifras presentadas en el balance. (Esta conciliación de existir debe estar debidamente firmada y documentada). Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado por: Realizado PROCEDIMIENTO SI Con base en los arqueos realizados por la entidad, examine si la totalidad de gastos arqueados quedan incluidos dentro del periodo sujeto a auditoria. Realice arqueo de caja menor y caja general y evalúe el cumplimiento de los reglamentos en cuanto a topes de gastos y autorizaciones. Realice un análisis breve del procedimiento empleado para el manejo y custodia del efectivo, incluyendo procedimientos para conservar los fondos en horas no hábiles, la adecuada constitución de pólizas de manejo, la permanencia de efectivo en la empresa y el procedimiento de recaudo y consignaciones del efectivo. Solicite la conciliación de caja al final del ejercicio y verifique a través de consignaciones el primer día hábil después del cierre los saldos que se reportan en caja según los estados financieros. Confronte lo adecuado de estos recaudos de caja, atendiendo el consecutivo cronológico y numérico de los recibos de caja. Verifique el adecuado control de los cheques posfechados, cheques devueltos y cheques entregados a vendedores para ser consignados en la sucursal correspondiente. Indague si los cheques posfechados son controlados en cuentas de orden. Verifique que los gastos de caja menor se presenten tal como lo dispone el reglamento de éste fondo fijo. Indague acerca de las fechas que la entidad tiene establecidas para realizar los reintegros de caja menor, y su adecuado cumplimiento. Verifique que los pagos realizados por caja menor se encuentren debidamente aprobados por los funcionarios respectivos. Indague si la entidad dio cumplimiento de lo relacionado con la obligación de expedir “Documento Equivalente” según lo dispone el Decreto 380 de 1996 Artículo 4. Para probar la razonabilidad de los saldos mostrados en el balance general, verificamos a fecha de corte la existencia del efectivo, observando el corte de documentos y las consignaciones posteriores en bancos. (Artículo 57 del 2649 de 1993) Solicite a la Entidad el detalle de las cuentas bancarias en entidades Nacionales como Extranjeras y verificar que las mismas están en los registros contables. Verifique las firmas autorizadas para las cuentas bancarias Realice circularización de la totalidad de las cuentas bancarias Obtenga directamente de los bancos los extractos bancarios correspondientes al mes de la revisión y crúcelos con el saldo al fin del Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado por: Realizado PROCEDIMIENTO SI mes anterior según conciliación bancaria. Efectúe una prueba de conciliaciones para el 100% de las cuentas corrientes y de ahorros a la fecha de corte, verifique la cuantía de las partidas conciliatorias y como afectan los resultados de los ejercicios bajo examen. Investigue sobre la antigüedad y veracidad de las partidas conciliatorias, tales como Notas Débito, Notas Crédito, Cheques Girados No Cobrados, Consignaciones no registradas, etc. Cerciórese que los cheques pendientes al principio del período y no pagados por el banco, durante el mes del examen, están todavía pendientes al fin del mes. Con respecto a los dineros que se encuentran en caja y que son de moneda extranjera, verifique su razonabilidad y su adecuado ajuste de acuerdo a la tasa representativa del mercado. Verifique los promedios diarios de los bancos y analice la posibilidad de obtener alguna rentabilidad con estos dineros. Verifique que las otras partidas de conciliación, tales como errores y correcciones en libros o del banco, están correctamente aclaradas y registradas. Investigue, con referencia a documentación y autorizaciones, etc. Los cheques más importantes que están pendientes de cobro durante un período y que no parezcan razonables, para verificar que representen partidas legitimas Obtenga una explicación satisfactoria de todas las demás partidas de conciliación que no hayan sido correspondidas por el banco en el estado de cuenta posterior al balance. Verifique que las partidas en conciliación son de naturaleza rutinaria y que no correspondan a deterioro de los procedimientos. Compare los cortes de Caja y Bancos efectuados previamente, tales como números de importes de los últimos cheques expedidos, con su registro en libros, estados de cuenta bancarios y conciliaciones bancarias. Exprese una conclusión por de lo adecuado de estos saldos al cierre del ejercicio y verifique si existen restricciones o embargos sobre el uso de los mismos, bien a través del examen de las respuestas de los abogados ó mediante la confirmación de saldos de bancos. Realice prueba de desembolsos con base en un muestreo para ciertos atributos Realice arqueo de chequeras y formas continuas en blanco, indagando en lo relacionado con su manejo, sobre los mecanismos de seguridad implementados por la entidad para la el giro de cheques y autorización de operaciones bancarias. Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado por: Realizado PROCEDIMIENTO SI NO N/A Papel de Trabajo Indague a cerca de la forma de salvaguarda de los cheques y formas continuas y el manejo que se le da a las cuentas bancarias Realice un arqueo de los sellos que utiliza la entidad para el giro de cheques y transferencias electrónicas. Indague a cerca de la custodia y periodicidad del cambio de clave de la caja fuerte de la entidad Verifique como hecho posterior que el saldo a la fecha de auditoria se haya consignado oportunamente en las cuentas bancarias de la entidad De la aplicación de los procedimientos anteriores surgieron las siguientes observaciones Referencia Papel de Trabajo Conclusión Muestra de documentos: Para la prueba de desembolsos se debe examinar 96 documentos si el control interno es confiable, 49 si es moderado y 30 si es malo. Esta decisión debe partir del Senior del Trabajo, quién evaluará y detallará las desviaciones más representativas. Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: