Versión: PROBABILIDAD IMPACTO Disminuye en 2 casillas la

MAPA DE RIESGOS - DEPENDENCIA: XXXXX
Código:
Proceso: FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS, PLANES, PROGRAMAS Y REGLAMENTACIÓN SECTORIAL
Objetivo del Proceso: Garantizar el desarrollo del sector minero energético a través de la formulación de políticas, proyectos y reglamentación sectoriales claros y efectivos que contribuyan al cumplimiento del Plan sectorial.
Fecha de Actualización : Marzo 31 de 2014 - IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
ANÁLISIS
EVALUACIÓN
ANTES DE CONTROLES
No.
RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
TIPO DE RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL AGENTE GENERADOR DEL
RIESGO
CAUSAS
EFECTO - CONSECUENCIAS
PROBABILIDAD
IMPACTO
VALORACIÓN DE CONTROLES
CONTROLES
EXISTENTES
TIPO DE CONTROL
VER SIGNIFICADO EN LA HOJA
MATRIZ DE CALIFIACIÓN
Posee una herramienta para
ejercer control
Existen manuales, instructivos
En el tiempo que lleva la
o procedimientos para el
herramienta ha demostrado ser
manejo de la herramienta
efectiva
20 Está documentado y se 20 Está documentado y se
aplica
aplica
1
Oportunidad en el análisis
Que el análisis de la
información se realice fuera
del tiempo requerido
Personas
Funcionarios asignados al
diseño
Inadecuada Planificación
Retraso en la formulación
de la Política
2 Improbable
2 Menor
B Baja
Realizar el analisis
de acuerdo a lo
establecedio
10 Parcialmente
Estan definos los
responsables de la ejecución
del control y del seguimiento
20 Si
RIESGO RESIDUAL
La frecuencia de ejecución del
control y seguimiento es
adecuada
20 Si
VARIACIÓN DE PROBABILIDAD O IMPACTO
SEGÚN PONDERACIÓN DE CONTROLES
Total
ACCIONES
RESPONSABLE
INDICADORES
FECHA SEGUIMIENTO PRIMER
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
PRIMER TRIMESTRE
PROBABILIDAD
IMPACTO
1 Raro
1 Insignificante
B Baja
Reducir el Riesgo
Soportes de
análisis
Grupo Responsable del
Diseño
Nº de Analisis realizados
fuera de la fecha
establecida
31/03/2014
No
1 Raro
1 Insignificante
B Baja
Evitar el Riesgo
Discusiones /
Revisiones
Profesional Asignado
Registros de discusiones
y/o revisiones
31/03/2014
No
1 Raro
1 Insignificante
B Baja
Evitar el Riesgo
Mecanismo para
conocer la
percepción del
Usuario final
Profesional Asignado
Documentos divulgados
31/03/2014
No
Disminuye en 2 casillas la
calificación Inicial en:
Probabilidad
2
Desorganizado y disperso,
incompleto
Personas
Funcionario asignado de la
Dirección
Planeación inadecuada,
Falta de competencia del
Funcionario asignado
Queja de Usuario final
1 Raro
3 Moderado
B Baja
Sometimiento a
discusión/Revisión
periódica del Acto
Administrativo
Correctivo: Afecta
Impacto
20 Está documentado y se 20 Está documentado y se
aplica
aplica
20 Si
20 Si
20 Si
100
Disminuye en 2 casillas la
calificación Inicial en:
Ponderación de Controles
Impacto
3
Poca cobertura
Los medios de divulgación
no son masivos
Personas
Direcciones Técnicas
Selección inapropiada del
medio de divulgación
Desconocimiento del Acto
Administrativo por parte
del Usuario Final
1 Raro
3 Moderado
B Baja
Envío del Acto
Administrativo
mediante oficio,
comunicación con el
Usuario,
Publicación en la
página web del
Ministerio
20 Está documentado y se 20 Está documentado y se
aplica
aplica
20 Si
20 Si
20 Si
0
Correctivo: Afecta
Impacto
Ponderación de Controles
No modifica calificación
Inicial
Impacto
0
#N/A
#N/A
Ponderación de Controles
No modifica calificación
Inicial
0
0
#N/A
#N/A
Ponderación de Controles
No modifica calificación
Inicial
0
05/11/2013
AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
OPCIÓN DE MANEJO
Ponderación de Controles
Texto con secuencia de
difícil seguimiento por ideas
dispersas, con referidos no
contenidos o desarrollados
2
Fecha:
VALORACIÓN DESPUÉS
DE CONTROLES
VER SIGNIFICADO EN LA
HOJA MATRIZ DE
CALIFIACIÓN
90
Preventivo: Afecta
Probabilidad
AG-P-05-F-06
Versión:
FECHA SEGUIMIENTO SEGUNDO
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
SEGUNDO TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO TERCER
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
TERCER TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO CUARTO
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
CUARTO TRIMESTRE
MAPA DE RIESGOS - DEPENDENCIA: DIRECCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA
Código:
Proceso: EJECUCIÓN DE POLÍTICAS PROYECTOS Y REGLAMENTACIÓN SECTORIAL
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
VALORACIÓN DE CONTROLES
PROBABILIDAD
CONTROLES
EXISTENTES
RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
TIPO DE RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL AGENTE GENERADOR
DEL RIESGO
CAUSAS
EFECTO - CONSECUENCIAS
1
Información inadecuada para
asignación de los recursos de
los fondos de subsidios.
Las empresas solicitantes de
los subsidios no suministran la
información real o errónea.
Entorno
Empresas comercializadoras
de energía eléctrica.
Falta de claridad en la
información requerida o
deficiencia en los sistemas de
información que la recopilan
(SUI)
Inadecuada asignación de
los recursos de los fondos
de subsidios.
4 Probable
3 Moderado
A Alta
Revisar la
información del SUI
directamente con las
empresas.
Preventivo: Afecta
Probabilidad
2
Oposición de las comunidades
al desarrollo de proyectos
No poder contar con el
proyecto desarrollado.
Entorno
Comunidades étnicas y
minorías
Rechazo por parte de las
comunidades
Incumplimiento de las metas
de ejecución de proyectos
3 Posible
2 Menor
M Moderado
Solicitud de apoyo
interinstitucional
para establecer
medidas de solución
Correctivo: Afecta
Impacto
IMPACTO
TIPO DE CONTROL
VER SIGNIFICADO EN LA
HOJA MATRIZ DE
CALIFIACIÓN
RIESGO RESIDUAL
Posee una herramienta para
ej ercer control
Existen manuales,
instructiv os o
procedimientos para el
manej o de la herramienta
En el tiempo que llev a la
herramienta ha demostrado
ser efectiv a
Estan definos los
responsables de la
ej ecución del control y del
seguimiento
La frecuencia de ej ecución
del control y seguimiento es
adecuada
Total
10 No está documentado
pero se aplica
10 No está documentado
pero se aplica
10 Parcialmente
20 Si
20 Si
70
VARIACIÓN DE PROBABILIDAD O IMPACTO
SEGÚN PONDERACIÓN DE CONTROLES
VALORACIÓN
DESPUÉS DE
CONTROLES
OPCIÓN DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE
INDICADORES
FECHA SEGUIMIENTO PRIMER
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
PRIMER TRIMESTRE
IMPACTO
3 Posible
2 Menor
M Moderado
Reducir el
Riesgo
Comunicarse
con las
Empresas y
hacer
reuniones con
los
administrador
es de los
sistemas de
información
SUI
Profesional de la
Dirección encargado
del tema
Comunicaciones,
Memorandos,
Reuniones
31/03/2014
No
3 Posible
2 Menor
M Moderado
Reducir el
Riesgo
Seguimiento
a las
gestiones
adelantadas
Profesional de la
Dirección encargado
del tema
Oficios, memorandos
y registros de
reuniones
31/03/2014
No
Asignación
de la
verificación a
más de un
funcionario.
Verificación
en la pagina
Web del
Minminas de
la publicación
de la
información.
Profesional de la
Dirección encargado
del tema y Oficina
Asesora Jurídica
Comunicaciones,
Memorandos
31/03/2014
No
Remitir
Comunicació
n a la
Representan
te de la Alta
Dirección
para que tome
las acciones
o asuma el
riesto
Director de Energía
Eléctrica
Nº de contratos
nuevos de personal
31/03/2014
No
VER SIGNIFICADO EN
LA HOJA MATRIZ DE
CALIFIACIÓN
Probabilidad
10 No está documentado
pero se aplica
10 No está documentado
pero se aplica
20 Si
10 Parcialmente
10 Parcialmente
60
Disminuye en 1 casilla la
calificación Inicial en:
Ponderación de Controles
Impacto
3
No realizar a tiempo la
publicación de información
relevante.
4
Insuficiencia de personal
Debido al incremento de
proyectos en ejecución y por
ejecutar se aumenta la carga
de trabajo de los supervisores,
haciendo humanamente
imposible que el personal
disponible logre hacer un
seguimiento adecuado.
Entorno
Profesional responsable de la
Dirección
Falta de información oportuna
Entorno
Factor propio de la dinámica
de la presentación de
proyectos
Aumento en la presentación y
aprobación de proyectos.
Desconocimiento de la
información veráz y
actualizada.
3 Posible
2 Menor
M Moderado
Solicitud de
información
mediante oficios o
memorandos,
confirmación
telefónica y reiterar
solicitud de ser
necesario
3 Posible
3 Moderado
A Alta
Revisión y análisis
de carga laborar y
calidad de los
informes de
seguimiento.
Correctivo: Afecta
Impacto
Correctivo: Afecta
Impacto
10 No está documentado
pero se aplica
10 No está documentado
pero se aplica
0 No esta documentado ni se
aplica
20 Está documentado y se
aplica
20 Si
10 Parcialmente
10 Parcialmente
60
3 Posible
2 Menor
M Moderado
Evitar el
Riesgo
3 Posible
3. Moderado
A ALTA
Reducir el
Riesgo
Disminuye en 1 casilla la
calificación Inicial en:
Ponderación de Controles
Impacto
Incumplimiento en la
entrega de informes a otras
dependencias o entidades.
Seguimiento inadecuado o
incompleto.
20 Si
Ponderación de Controles
20 Si
20 Si
80
Disminuye en 2 casillas la
calificación Inicial en:
Impacto
05/11/2013
AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
PROBABILIDAD
Disminuye en 1 casilla la
calificación Inicial en:
Ponderación de Controles
Publicación inoportuna de
información dirigida a clientes
internos y/o externos.
2
Fecha:
ANÁLISIS
EVALUACIÓN
ANTES DE CONTROLES
No.
AG-P-05-F-06
Versión:
Objetivo del Proceso: Implementar las políticas, proyectos y reglamentación Sectorial mediante el cumplimiento de las operaciones planificadas de acuerdo con los parámetros técnicos, legales, ambientales y económicos formulados de acuerdo al propósito.
FECHA SEGUIMIENTO
SEGUNDO TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
SEGUNDO TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO TERCER
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
TERCER TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO
CUARTO TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
CUARTO TRIMESTRE
MAPA DE RIESGOS - DEPENDENCIA: DIRECCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA
Código:
Proceso: SEGUIMIENTO, VIGILANCIA Y CONTROL A POLÍTICAS, PROYECTOS Y REGLAMENTACIÓN SECTORIAL
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
No.
RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
TIPO DE RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL AGENTE GENERADOR
DEL RIESGO
Insuficiencia de personal
Debido al incremento de
proyectos en ejecución y por
ejecutar se aumenta la carga
de trabajo de los supervisores,
haciendo humanamente
imposible que el personal
disponible logre hacer un
seguimiento adecuado.
Entorno
Factor propio de la dinámica
de la presentación de
proyectos
CAUSAS
EFECTO - CONSECUENCIAS
Demora en la liquidación de
contratos anteriores.
Incumplimiento en la
entrega de informes a otras
dependencias o entidades.
2
Fecha:
ANÁLISIS
VALORACIÓN DE CONTROLES
EVALUACIÓN
ANTES DE CONTROLES
1
AG-P-05-F-06
Versión:
Objetivo del Proceso: Implementar las políticas, proyectos y reglamentación Sectorial mediante el cumplimiento de las operaciones planificadas de acuerdo con los parámetros técnicos, legales, ambientales y económicos formulados de acuerdo al propósito.
PROBABILIDAD
CONTROLES
EXISTENTES
IMPACTO
TIPO DE CONTROL
VER SIGNIFICADO EN LA
HOJA MATRIZ DE
CALIFIACIÓN
RIESGO RESIDUAL
Posee una herramienta para
ej ercer control
Existen manuales,
instructiv os o
procedimientos para el
manej o de la herramienta
En el tiempo que llev a la
herramienta ha demostrado
ser efectiv a
Estan definos los
responsables de la
ej ecución del control y del
seguimiento
La frecuencia de ej ecución
del control y seguimiento es
adecuada
Total
0 No esta documentado ni se
aplica
20 Está documentado y se
aplica
20 Si
20 Si
20 Si
80
VARIACIÓN DE PROBABILIDAD O IMPACTO
SEGÚN PONDERACIÓN DE CONTROLES
PROBABILIDAD
IMPACTO
3 Posible
3 Moderado
VALORACIÓN
DESPUÉS DE
CONTROLES
VER SIGNIFICADO EN
LA HOJA MATRIZ DE
CALIFIACIÓN
OPCIÓN DE
MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLE
INDICADORES
FECHA SEGUIMIENTO PRIMER
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
PRIMER TRIMESTRE
Reducir el
Riesgo
Remitir
Comunicació
n a la
Representan
te de la Alta
Dirección
para que tome
las acciones
o asuma el
riesto
Director de Energía
Eléctrica
Nº de contratos
nuevos de personal
31/03/2014
No
Retraso en la actividad de
seguimiento.
3 Posible
3 Moderado
A Alta
Revisión y análisis
de carga laborar y
calidad de los
informes de
seguimiento.
Correctivo: Afecta
Impacto
Seguimiento inadecuado o
incompleto.
Ponderación de Controles
Disminuye en 2 casillas la
calificación Inicial en:
Impacto
A ALTA
05/11/2013
AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
FECHA SEGUIMIENTO
SEGUNDO TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
SEGUNDO TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO TERCER
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
TERCER TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO
CUARTO TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
CUARTO TRIMESTRE
IMPACTO
PROBABILIDAD
INSIGNIFICANTE (1)
MENOR (2)
MODERADO (3)
MAYOR (4)
CATASTRÓFICO (5)
RARO (1)
B
B
M
A
A
IMPROBABLE (2)
B
B
M
A
E
POSIBLE (3)
B
M
A
E
E
PROBABLE (4)
M
A
A
E
E
CASI SEGURO (5)
A
A
E
E
E
B: ZONA DE RIESGO BAJA:
M: ZONA DE RIESGO MODERADO:
A: ZONA DE RIESGO ALTA:
E: ZONA DE RIESGO EXTREMA:
Asumir el Riesgo
Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo
Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir
Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir