PROCEDIMIENTO VERSION: 02 CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS FECHA: 23-07-2012 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 1 de 7 1 OBJETIVO Consolidar y validar la información correspondiente al cálculo de la proyección de cupos reportada por los Establecimientos Educativos a través de las diferentes instancias para analizar la información y buscar estrategias para garantizar la continuidad de los alumnos. 2 ALCANCE El procedimiento inicia con la proyección e identificación de estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos y finaliza con el archivo de la documentación generada en cada una de las actividades que dan cumplimiento al presente procedimiento. 3 DEFINICIONES 3.1. SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula. 3.2. SED: Secretaría de Educación Departamental. 3.3. MEN: Ministerio de Educación Nacional. 3.4 EE: Establecimientos Educativos. 4 CONTENIDO EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS: 4.1 PROYECCIÓN E IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS DE AMPLIACIÓN DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BÁSICOS Como resultado de la ejecución del procedimientote Proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos, el Rector o funcionario responsable de cada institución educativa garantiza que la información de las institución, con lo Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Profesional Universitario Cargo: Técnico Administrativo Firma: Firma: Firma: Cargo: Secretaria de Educación Departamental Firma: PROCEDIMIENTO VERSION: 02 CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS FECHA: 23-07-2012 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 2 de 7 relacionado a la proyección de oferta este acorde con los requerimientos de cada institución en el aplicativo SIMAT. 4.2 SUMINISTRO DE CLAVE DE ACCESO El funcionario responsable de esta actividad, de la Oficina de Cobertura de la SED, le asigna una clave de acceso al aplicativo SIMAT, a cada funcionario de unidades desconcentradas (directores de núcleos), para consultar la información suministrada por cada institución educativa que les pertenece (seguimiento), vía correo electrónico, telefónicamente y/o personalmente al funcionario asignado por el EE respectivo. 4.3 VERIFICA CONSOLIDACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS El funcionario de unidades desconcentradas de la SED, encargado de la consolidación de la proyección de cupos, como medida de control debe verificar que se encuentren recopilados los reportes de proyección de cupos de todos los Establecimientos Educativos de la zona o Municipal, acorde con la información reportada en el aplicativo SIMAT. 4.4 ENVÍA OFICIO SOLICITANDO INFORMACIÓN DE PROYECCIÓN AL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO RESPECTIVO El funcionario de unidades desconcentradas de la SED, encargado de la consolidación de la proyección de cupos en la unidad desconcentrada, en los casos en los cuales identifique Establecimientos Educativos que no han reportado la información en el aplicativo SIMAT, debe enviar oficio solicitando la información dirigida al Rector solicitando el cargue de la información oportuna de la proyección de cupos en el aplicativo. PROCEDIMIENTO VERSION: 02 CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS FECHA: 23-07-2012 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 3 de 7 4.5 VERIFICACIÓN DE INCONSISTENCIAS Cuando están consolidadas todas las instancias, el funcionario de unidades desconcentradas de la SED, se encarga de la revisión de los reportes de la proyección de cupos en la unidad desconcentrada, verifica si la información reportada corresponde con la realidad y su contenido es consistente. Y posteriormente toman las acciones pertinentes del caso (Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT). 4.6 DEFINE MUESTRA, PROGRAMA Y PREPARA VISITAS DE AUDITORÍA El funcionario de unidades desconcentradas de la SE, responsable de la revisión de los reportes de proyección de cupos en la unidad desconcentrada, en los casos en los cuales detecte inconsistencias críticas en la información, debe identificar los Establecimientos Educativos que la reportaron, para así programar visitas de verificación en terreno de esta con previo aviso a cada EE, vía correo electrónico o telefónicamente. (Listado de los EE que reportaron inconsistencias y fechas de visitas). 4.7 GENERA REPORTES DE PROYECCIÓN Los funcionarios designados de la oficina de cobertura de la Secretaría de Educación, deben generar reportes de proyección de cupos para analizar el estado de la oferta educativa a partir del número de cupos excedente y faltante en las siguientes instancias: Departamental, Establecimiento Educativo, Sede, Jornada, Modelo y Grado, o según los criterios disponibles para ello en el sistema de información disponible, tal como lo establece el reporte de resultado que genera el aplicativo SIMAT (Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT). PROCEDIMIENTO VERSION: 02 CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS FECHA: 23-07-2012 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 4 de 7 4.8 VALIDAR INFORMACIÓN DE PROYECCIÓN DE CUPOS El funcionario de estrategias de acceso de la SED, debe revisar los reportes de proyección de cupos y validar la información registrada por los Establecimientos Educativos según la siguiente confrontación. Validar: Número total de grupos contra los grupos que debe tener la jornada. Parámetros de conformación de grupos. Cantidad de alumnos por grupo y por zona rural ó urbana. Confrontar con la información reportada en la normatividad vigente. (Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT). 4.9 VERIFICA INCOSISTENCIAS El funcionario de cobertura de la Secretaría de Educación, de acuerdo con el análisis y validación que realiza sobre la información reportada de proyección de cupos verifica la veracidad y calidad de esta, y toman las acciones respectivas del caso (Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT). 4.10 ANALIZAR FUENTES DE CUPOS Y RECURSOS ADICIONALES PARA CONTINUIDAD El funcionario de cobertura de la SED, debe analizar las estrategias metodológicas, ajustes por parámetros y recursos adicionales requeridos en los reportes de proyección de cupos, para la organización de la oferta educativa por los Rectores, funcionarios designados de la SED o funcionario responsable departamental para garantizar la continuidad de los estudiantes matriculados de su jurisdicción. PROCEDIMIENTO VERSION: 02 CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS FECHA: 23-07-2012 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 5 de 7 De esta manera es necesario determinar si las posibles fuentes de cupos implementadas por las instancias competentes cumplen con los criterios de cobertura, calidad y eficiencia de la prestación del servicio educativo. El análisis de las fuentes de cupos y recursos adicionales para continuidad permite identificar la necesidad de implantar o definir estrategias de continuidad tales como traslados a modelos de educación no formal, la realización de acuerdos y convenios de continuidad con el sector público o privado y la contratación del servicio educativo entre otros. Para analizar las posibles fuentes de cupos para garantizar la continuidad, es necesario revisar el registro realizado por los Rectores en los módulos respectivos en el aplicativo SIMAT (reporte de matrícula). 4.11 PROGRAMA Y REALIZA VISITAS A UNA MUESTRA DE LOS EE DE SU JURISDICCIÓN PARA VERIFICAR SOCILITUD DE RECURSOS El funcionario de cobertura de la SED, debe programar las visitas a los Establecimientos Educativos para corroborar pertinencia de la solicitud de recursos (Plan de visita y actas de visitas). 4.12 REVISA Y APRUEBA LA OFERTA Los Funcionarios de la Oficina de Cobertura de la SED, después de conocer el concepto del análisis de la oferta educativa del funcionario responsable de cobertura asignado para esta actividad y la solicitud de la implantación de estrategias de permanencia que demandan los Establecimientos Educativos, legaliza la aprobación de la oferta educativa de su jurisdicción según lo demandado por cada institución, en los términos de la resolución 5360. Si la Secretaría de Educación tiene prevista la ampliación de infraestructura para generar nuevos cupos o sustitución de éstos, debe incluirlos en la Oferta (reporte de matrícula). PROCEDIMIENTO VERSION: 02 CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS FECHA: 23-07-2012 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 6 de 7 4.13 INFORMACION DISPONIBLE PARA EL MEN El funcionario de cobertura de la Secretaría de Educación, luego de consolidar los reportes de proyección de cupos y verificar el concepto de aprobación de la oferta educativa de la jurisdiccional, debe consolidar los reportes de proyección de cupos revisados, validados y aprobados para que el Ministerio de Educación Nacional verifique y analice según sus requerimientos la información de la SED, por medio del aplicativo SIMAT (reporte de matrícula). 4.14 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA. El funcionario responsable para esta actividad, de la Oficina de Cobertura de la SED, debe realizar las labores de verificación correspondientes a garantizar que todos los documentos y registros generados durante la ejecución del presente procedimiento (Consolidación de la proyección de cupos), se encuentren en los lugares de archivo correspondientes. 5. Registros Nombre Correos electrónicos Oficio solicitando información Reporte de matrícula Lugar de Almacenamiento Computador funcionario responsable de la Oficina de Cobertura de la SED Archivador Oficina de Cobertura-SED Computador funcionario responsable de la Oficina de Cobertura de la SED Protección Responsable Acceso Backup Profesional Universitario General Carpetas Profesional Universitario General Backup Profesional Universitario General Tiempo de Retención Disposición Final Correos enviados Permanente Permanente Carpeta Oficios externos enviados Un año Archivo General de la SED Un año Archivo confidencial del MENAplicativo SIMAT Recuperación Módulo del aplicativo SIMAT Nombre Listado de los EE que reportaron inconsistencias y fechas de visitas Plan de visita Actas de visitas Resolución 5360 de 2006 6. Lugar de Almacenamiento Computador funcionario responsable de la Oficina de Cobertura de la SED Computador funcionario responsable de la Oficina de Cobertura de la SED Archivador Oficina de Cobertura-SED PROCEDIMIENTO VERSION: 02 CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN DE CUPOS FECHA: 23-07-2012 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 7 de 7 Tiempo de Retención Disposición Final Nombre del registro Permanente Permanente General Nombre del registro Permanente Permanente General Carpeta Actas Un año Archivo General de la SED Carpeta Resoluciones Hasta una nueva actualización de la resolución Archivo General de la SED Protección Responsable Acceso Recuperación Backup Profesional Universitario General Backup Profesional Universitario Carpetas Profesional Universitario Archivador Oficina de Cobertura-SED Carpetas Profesional Universitario General Control de Cambios Versión 02 Descripción de Cambio Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen corporativa de la Gobernación de acuerdo a la resolución 00120 de 27 de abril de 2012 del despacho del Gobernador. FECHA 23-07-2012