200609141236410.R-PG-7.4.2 Gestion_de_compras04

Procedimiento General
R-PG-7.4.2-01
Gestión de Compras
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Desarrollo y responsabilidades
5. Registros de la calidad
6. Anexos
7. Documentos relacionados
Revisó
Aprobó
Representante de la Dirección
Gerencia General
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1. OBJETIVO
El objetivo del presente Procedimiento General, es describir la metodología de RODE S.R.L. para la gestión
de sus compras.
2. ALCANCE
El presente procedimiento general tiene alcance al Gerente General, Gerente Técnico, Gerente
Administrativo-Financiero, a los Gerentes de Obra, Jefes de Obra, Administrativo de Obra y al Área de
Compras de RODE S.R.L.
3. DEFINICIONES

Mono proveedor: es aquel proveedor único de un producto determinado.

Proveedores aprobados con convenio marco: proveedor con el cual la empresa ha convenido un
precio, el cual no se modifica hasta nuevo aviso del proveedor.

Proveedor Aprobado: es aquel proveedor que ha superado la etapa de selección y evaluación de
proveedores. (R-PG-7.4.1-01)
4. DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES
4.1 Gestión de Compras
4.1.1 Pedido de Productos
El proceso puede comenzar de dos formas:
a) Con el pedido del material por parte del Gerente General, Gerente Técnico, Gerente
Administrativo-Financiero, Gerente de Obra, Jefe de Obra o Administrativo de obra,
también puede ser efectuado por un Subcontratista autorizado por escrito por el Gerente
Técnico.
b) El Gerente o Jefe de Obra o Subcontratista autorizado, requieren la compra de un material
para el cual previamente solicitaron como mínimo 2 presupuestos y ha sido autorizada por el
Gerente General o el Gerente Técnico o el Gerente Administrativo-Financiero.
Los pedidos se realizan en las Notas de Pedido (Ver Anexo 1) o por Sistema, y se envían al Área de
Compras ya sea personalmente, por fax o por e-mail.
En casos excepcionales, evaluados sólo por el Jefe de Compras, se aceptan pedidos en forma oral, vía
telefónica o vía radiollamado. En dicho caso, el Jefe de Compras completa la Nota de Pedido.
Los pedidos se realizan con 4 días de anticipación a la fecha de entrega requerida, con excepción de los
productos que están identificados con demora de más de 4 días en el Listado de Fechas de Solicitud por
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Producto. Dicha lista se actualiza periódicamente, cuando se produce una variación del tiempo de entrega
del producto. El responsable de efectuar la distribución y actualización del Listado es el Jefe de Compras.
Si el pedido es de carácter urgente, el Gerente o Jefe de Obra justifica dicha urgencia ante el Gerente
Administrativo-Financiero, quién evalúa si le da transcurso o no a la solicitud. Las urgencias
injustificadas se resaltan en la nota de pedido con un punto rojo, a los fines de su posterior análisis. La Nota
de Pedido (por escrito) es firmada por el Gerente Administrativo-Financiero, a fin de dejar registro de
dicha urgencia.
4.1.2 Modificaciones en los pedidos
Si el Proveedor le notifica al Jefe de Compras que:

No dispone de la cantidad total de producto solicitada

No puede cumplir con el plazo de entrega estipulado

No posee el producto solicitado pero sí uno similar;
O bien, el Jefe de Compras está negociando las condiciones de pago con el Proveedor, pudiendo
retrasarse la entrega del pedido. El Jefe de Compras le avisa a quién realizo el pedido sobre problemas
descriptos anteriormente y esté decide que hacer.
Quién realizó el pedido puede decidir:
I. Recibir entregas parciales del producto. En este caso, el Jefe de Compras especifica en
la Nota de Pedido la cantidad de producto a entregar por parte del proveedor.
II. Esperar el o los ítems solicitados. En este caso, el Jefe de Compras especifica en la
Nota de Pedido la nueva fecha de entrega acordada con el proveedor.
III. Recibir un producto similar al solicitado. En este caso, el Jefe de Compras especifica
en la Nota de Pedido la marca del producto a ser entregado por el proveedor.
Si el pedido es anulado por quién lo realizo, le avisa al Jefe de Compras del suceso y éste tacha el ítem
correspondiente escribiendo en el apartado de Observaciones (de la Nota de Pedido) lo siguiente: “Ítem
Anulado” y su correspondiente firma. Si el pedido es anulado por alguien que no lo efectúo, se procede de
la forma anteriormente descripta, previa notificación telefónica al solicitante por parte del Jefe de
Compras.
Si quién realizo el pedido requiere cambios o modificaciones, el Jefe de Compras anula el ítem pedido y
el solicitante remite una nueva Nota de Pedido, aclarando en la columna “Observaciones” que ese ítem
reemplaza al solicitado en la Nota de Pedido Nº.....
Las Notas de pedidos en ejecución son almacenadas en una carpeta.
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4.1.3 Elección del proveedor aprobado para efectuar la compra
Para la elección de los proveedores se pueden dar las siguientes alternativas:
o
Compras a Mono-proveedor
o
Compras a Proveedores Aprobados con Convenio Marco
En el caso de los Proveedores con Convenio Marco, el Jefe de Compras acuerda con el Proveedor que los
cambios en los precios de los productos le serán notificados. Si hay una variación de los precios, el Jefe de
Compras le informa al Gerente Administrativo-Financiero para que decida si se hace o no la compra o
bien ver cual es el camino a seguir con ella.
o
Demás Compras
º
Se efectúa un pedido de cotización a 2 proveedores como mínimo, para comparar según
parámetros prefijados:

Marca disponible

Cantidad del producto

Tiempo de entrega

Lugar de entrega (puesto en obra o no)

Condiciones de pago

Precio del producto
º
Se realiza una evaluación global de los parámetros de elección.
º
Sólo se registra la comparativa de precios con el objeto de tomar la decisión de elección del
proveedor. La misma es presentada al Gerente Administrativo-Financiero para que éste
evalúe y apruebe o no la compra a dicho proveedor.
El responsable de realizar la tarea es el Jefe de Compras.
4.1.4 Emisión de Nota de compra y realización de la compra
Luego se efectúa la emisión de una Nota de Compra que va autorizada por el Gerente AdministrativoFinanciero, cuando el monto es superior a los 1000, si el monto es inferior a $1000 las puede autorizar
también el Jefe de Compras y el Gerente o Jefe de Obra, si el monto es inferior a $600 las puede
autorizar también el Encargado de Compras.
El diseño y emisión de la nota de compra se lleva a cabo por medio de un software de gestión diseñado para
tal motivo. La Nota de compra incluye la siguiente información:
o
Cantidad
o
Producto
o
Precio
o
Fecha de entrega y de pedido
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o
Condición de entrega
o
Datos del Proveedor
o
Forma de pago
o
Lugar de entrega (obra)
o
Fecha de pago
o
Convenido entre…y…
o
Centro de costos
o
Nº de cuenta contable
A partir de allí, el Encargado de Compras realiza el envío del fax de la Nota de compra correspondiente al
proveedor elegido. Se adjunta la confirmación de recepción del fax a la nota de compra de la empresa.
Las Secretarias de la empresa están capacitadas para efectuar las tareas correspondientes de este punto
en cuestión ante la ausencia del Encargado de Compras.
Las Notas de Compras se archivan de manera cronológica en una carpeta.
4.1.5 Confirmación de la Compra
En forma diaria o una vez finalizada la realización del pedido, el Responsable de Compras le envía a la
obra vía e.mail o fax un Informe de Compras a Obra con el detalle de aquellos materiales solicitados que ya
han sido comprados, indicando: el nombre del Proveedor, lugar y fecha convenida para la entrega (fecha
que figura en la Nota de Compra).
Para la verificación de la entrega de los productos por parte del proveedor, el Administrativo de Obra o el
Gerente o Jefe de Obra (dependiendo del organigrama de la obra) le informa diariamente al Jefe de
Compras vía e.mail, fax o personalmente a través de la Planilla de Informe de Compras o en forma
manuscrita y firmada, los pedidos que ha recibido y/o la necesidad de reevaluar al proveedor por falta de
cumplimiento.
Si existe un ítem atrasado, el Administrativo de Obra o el Gerente o Jefe de Obra (dependiendo del
organigrama de la obra) le reclama al proveedor la entrega de dicho material, si éste no da una respuesta
favorable lo comunica a compras para que se realice el reclamo con mayor presión y asienta dicho altercado
en la columna de reclamos del Informe de Compras a Obra, que servirá de información para la futura ReEvaluación de los Proveedores.
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4.1.6 Compras en Obra
4.1.6.1 Compras con Caja Chica
Dichas compras pueden ser efectuadas por el Gerente o Jefe de Obra o quién ellos autoricen a llevarla
a cabo. Dicho dinero, una vez que ha sido gastado, es rendido por el Gerente de Obra o Jefe de Obra al
Encargado de Contabilidad. Se lleva un registro de estas compras.
4.1.6.2 Compras con Cuentas Corrientes
Dichas compras pueden ser efectuadas por el Gerente o Jefe o Administrativo de Obra. Las Notas de
Compras se efectúan por Sistema o mediante los formularios preimpresos.
Las Notas de Compras van a tener un monto máximo de $600 y $1200 cada una de ellas. El monto máximo
de compra es de $6000 por mes. Cuando se supera el monto máximo, el Gerente o Jefe de Obra solicita
autorización a la Gerencia Administrativa – Financiera vía e.mail o fax.
La autorización de la Nota de Compra es realizada por el Gerente o Jefe de Obra.
Las condiciones para efectuar la compra a los proveedores son las mismas a las mencionadas en el punto
4.1.3 del presente procedimiento. Eximir.
4.1.6.3 Reparación de Máquinas y Herramientas
º
Se efectúa un pedido de cotización a 2 proveedores como mínimo, para comparar según
parámetros prefijados:

Tiempo de reparación

Condiciones de pago

Referencias de calidad de ejecución de los trabajos

Precio
º
Se realiza una evaluación global de los parámetros de elección.
º
Se emite una Orden de Compra desde obra, que va autorizada por el Gerente
Administrativo-Financiero, cuando el monto es superior a los 2000 + IVA, si el monto es
inferior a $2000 + IVA las puede autorizar el Gerente o Jefe de Obra.
4.1.7 Eximición de la implementación del Procedimiento de Gestión de Compras
Cuando considere conveniente, el Gerente Administrativo-Financiero puede eximir al personal de cumplir con
el presente procedimiento. Este hecho queda registrado en una nota firmada por el mismo y enviada a las
personas correspondientes.
4.2 Recepción de mercadería
Ver R-PG-7.4.3-01 Verificación de los productos comprados
4.3 Contratación de Subcontratistas
Los responsables para la gestión y aprobación final de la contratación de los servicios de los subcontratistas
son el Gerente General, el Gerente Técnico o el Gerente Administrativo-Financiero de la empresa.
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La misma se ejecuta mediante la aprobación del Certificado de Trabajo confeccionado por el subcontratista,
que previamente ha sido revisado y aprobado, por el Gerente de Obra y/o Jefe de Obra.
4.4 Proceso de pagos de RODE S.R.L.
Ver R-PG-7.4.3-02 Proceso de Administración y Pagos de RODE S.R.L.
5. REGISTROS DE LA CALIDAD
Registro de la calidad
Presupuesto de proveedor
Nota de Pedido
Nota de compra
Informe de Compras a Obra
Notas de eximición de compras
Almacenado
Responsable
Carpeta
compras
“cotizaciones”
Compras
Jefe de
compras
Jefe de
compras
Disposición
Hasta nueva
destrucción
en:
Jefe de
Solicitante de
Periodo
Carpeta “notas
variación de
precios
1 año
destrucción
de pedido” o por
sistema
Sistema compras
Sistema compras
Jefe de
Carpeta “notas
compras
de pedido”
6. ANEXOS
Anexo 1: Nota de pedido
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
R-PG-7.4-01 Selección y aprobación de proveedores.
R-PG-7.4.3-01 Verificación de productos comprados.
R-PG-7.4.3-02 Proceso de Administración y pagos
Listado de fechas de solicitud de pedidos por producto
Por tiempo
indeterminado
Por tiempo
indeterminado
Hasta la
finalización de
la obra
destrucción
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Anexo 1 Nota de Pedido (no esta a escala)
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