PREGUNTAS FRECUENTES

BIENVENIDOS
La Asociación Colombiana de Facultades de Administración ASCOLFA, conjuntamente con las
Escuelas Colombianas afiliadas a CLADEA y ASCOLFA, llevaremos a cabo durante los días 2, 3 y 4
de octubre de 2016, la LI Asamblea anual CLADEA 2016 en la ciudad de Medellín, Colombia.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Para qué sirve este Manual?
Para facilitar su participación en la LI Asamblea anual CLADEA 2016, proporcionándole una guía
práctica con todo lo que usted necesita saber respecto a las fechas de montaje, desmontaje y
demás indicaciones necesarias en la muestra comercial.
¿Quiénes deben tener este Manual?
La persona responsable encargada de la participación de la entidad que representa en el evento,
la persona responsable encargada del stand durante la exposición y en caso de ser necesario, la
empresa responsable encargada del diseño de su stand.
Operador Logistico de Cladea 2016
Comunicaciones Efectivas es el Operador Logistico de la Asamblea. Cualquier información puede
solicitarla con ellos:
Tel: (+57-4) 448 28 10 Ext. 212
Cra. 42 No 54 A 71 Interior 126
Cel: 323 580 5559
Itagüí – Antioquia – Colombia
e-mail: [email protected]
www.ce.com.co
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CONTENIDO
1. LUGAR DEL EVENTO .................................................................................................................................................. 3
2. PLANO DE LA EXPOSICIÓN ....................................................................................................................................... 4
3. ANTES DE INICIAR EL MONTAJE DEL STAND .......................................................................................................... 4
3.1 Envío de material para guardar antes del evento………………………………………………………4
3.2 Diseño de los stands .................................................................................................................................................. 5
3.3 Requisitos para montaje del área de exhibición ......................................................................................................... 5
3.4 Pisos ........................................................................................................................................................................... 5
3.5 Alturas de las Construcciones ................................................................................................................................... 5
3.6 Estructuras Colgantes ............................................................................................................................................... 6
3.7 Límites........................................................................................................................................................................ 6
3.8 Caracterización de los stands ..................................................................................................................................... 6
3.9 El espacio contratado no incluye ................................................................................................................................ 7
3.10 Tipo de stand ............................................................................................................................................................ 7
4. FECHA Y HORARIO DE MONTAJE Y DESMONTAJE................................................................................................... 7
4.1 Montaje....................................................................................................................................................................... 7
4.2 Desmontaje ................................................................................................................................................................ 7
4.3 Acceso de vehículos de carga .................................................................................................................................... 8
4.4 Parqueadero ............................................................................................................................................................... 8
4.5 Bodegaje .................................................................................................................................................................... 8
4.6 Envío de material para guardar antes del evento……………………………………………………..8
4.7 Recomendaciones para el envío de materiales del………………………………………………………9
4.8 Recomendaciones para la contratación de empresas de montaje .............................................................................. 9
5. GENERALIDADES DE LA EXHIBICIÓN....................................................................................................................... 10
5.1 Requisitos para montaje del área de exhibición ....................................................................................................... 10
5.2 Escarapelas ............................................................................................................................................................. 11
5.2.1 Expositor .............................................................................................................................................................. 11
5.2.2 Fecha de entrega ................................................................................................................................................... 11
5.3 Aseo – Mantenimiento de stands ............................................................................................................................... 12
5.4 Seguridad de stands .................................................................................................................................................. 12
5.5 Prohibiciones ............................................................................................................................................................. 12
5.6 Elementos patrocinables ........................................................................................................................................... 12
6. DESMONTAJE DEL STAND......................................................................................................................................... 13
6.1 Indicaciones para el desmontaje ............................................................................................................................... 13
6.2 Paz y Salvo .............................................................................................................................................................. 13
6.3 Compromiso del Expositor ........................................................................................................................................ 13
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1.
LUGAR DEL EVENTO
Hotel Intercontinental – Medellín
Carrera 16 # 28 - 51 Variante Las Palmas
Tel: +57 (4) 319 44 50
1.1.
Cómo llegar al Hotel Intercontinental
Trasporte público
La ciudad ofrece diferentes alternativas de transporte. Para llegar a la sede del evento le
recomendamos lo siguiente:
• Taxi:
Para solicitar servicio de taxi se recomienda dirigirse a un centro de acopio cercano o
comunicarse con alguno de los siguientes números: 4440000, 444 4444, 2222222. Asimismo está
la posibilidad de descargar gratuitamente desde su dispositivo móvil, las siguientes aplicaciones:
Easy Taxi -
Tappsi
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En la ciudad de Medellín, los taxis funcionan con tarifas reguladas por taxímetro, se recomienda
solicitar a los conductores encenderlo al momento de iniciar la carrera y pagar sólo lo que éste
indique. El costo de la carrera mínima es de $5.000
• Desde el aeropuerto:
Las empresas de taxis certificadas, prestan el servicio de transporte en las salidas de los pasajeros,
tanto en las llegadas nacionales como en las internacionales. El trayecto hasta el lugar del evento
tiene un costo aproximado de COP $70.000 o USD $ 25 aproximadamente.
2. PLANO DE LA EXPOSICIÓN
3. ANTES DE INICIAR EL MONTAJE DEL STAND
3.1 Diseño de los stands
Recuerde que debe ajustar el concepto general del stand ferial a sus objetivos; éste debe
presentar la filosofía de su entidad. Por eso, el diseño y la presentación de su stand, debe
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apoyarse en una atractiva propuesta, que invite a visitarlo y que cumpla con los objetivos
comerciales de su organización.
Los diseños de los stands deben realizarse según las siguientes indicaciones y teniendo en cuenta
los parámetros y límites establecidos por el Hotel Intercontinental.
3.2 Requisitos para montaje del área de exhibición
Todo el personal de montaje que ingrese al recinto donde se celebrará el evento debe tener y
presentar seguridad social (ARP y EPS) de lo contrario, no serán admitidos.
Las empresas decoradoras deben contemplar en sus diseños sistemas ágiles de armado con
módulos o elementos terminados, pintados y auto-portantes, listos para ensamblar en el sitio. EL
ÁREA DE EXHIBICIÓN NO DEBE SER UTILIZADA COMO TALLER DE PRODUCCIÓN DE CADA
MONTAJE.
3.3 Pisos
Todas las adecuaciones deberán apoyarse a nivel del piso y con obra seca. La utilización de
materiales de albañilería, ladrillos, cemento, cal, mezclas, tierra, arena, etc., está prohibida.
Queda totalmente prohibido usar cimientos, picar o deteriorar en cualquier forma los pisos,
techos, paredes del recinto donde se ubicará la muestra comercial. En caso de deterioro, daño o
mala utilización de los pisos, paredes y otros, el expositor deberá pagar a los organizadores el
valor que estos fijen.
3.4 Alturas de las Construcciones
Tenga en cuenta las siguientes dimensiones de los salones y aréa exterior del Hotel para definir la
altura del stand:
 Salón Antioquia. 4.26 mts de Alto
 Salones Farallones, Ingrima y Capiro 2.60 mts de Alto ( No aplica para Cladea 2016)
 Hall de acceso a los salones Antioquia: 2.75 mts de Alto
 Pabellón exterior: Cuando el stand pase de 2.40 mts de alto favor consultar con
Comunicaciones Efectivas el máximo de altura que puede tener el stand. (No aplica para
Cladea 2016)
3.5 Estructuras Colgantes
Los pendones, pancartas, mini vallas u otros elementos de promoción e información deben ir en
porta pendones de piso o estructuras similares. No se puede colgar ni fijar ningún elemento en las
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paredes ni columnas del recinto, a menos que sea un patrocinio contratado directamente con la
organización de la asamblea.
3.6 Límites
Los expositores sólo podrán hacer publicidad dentro de los límites de su respectivo stand o
espacio asignado. En las zonas de circulación no se podrá poner material publicitario y no se
podrá invadir espacios adquiridos por otras empresas. Cualquier excepción a la norma anterior,
tendrá que ser previamente autorizada, por escrito, por la LI Asamblea anual CLADEA 2016 y
Comunicaciones Efectivas®.
3.7 Caracterización de los stands
Cada stand se entrega con:
•
•
•
•
•
•
Panelería básica color Blanco, de 2.40 de altura.
1 Iluminación.
1 toma corriente doble1 kw.
1 Cenefa Marcada.
1 mesa (1.20 x 60cm).
2 sillas.
3.8 El Espacio contratado no Incluye:
• Ningún ítem el cual no se encuentre en el proceso de reserva, contrato o
confirmación.
• Suministro adicional de energía eléctrica (KW). A menos que este sea previamente
reservado y contratado directamente con la organización.
• Suministro de internet, línea telefónica, datáfono, agua. A menos que este sea
previamente reservado y contratado directamente con la organización.
• Seguridad del Stand
NOTA: Cualquier elemento adicional debe ser previamente reservado con la organización y será
instalado en el stand correspondiente, con su respectivo soporte de pago.
Para las empresas que adquirieron más de 1 stand consecutivo no se les pondrá panelería
divisoria.
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3.9 Tipo de stand
4 FECHA Y HORARIO DE MONTAJE Y DESMONTAJE
4.1 Montaje:
Fecha: Domingo 2 de octubre de 2016
Horario: A partir de las 06:00 hasta las 18:00 horas.
Favor tener en cuenta que a las 19:00 horas se realizará el Coctel Inaugural en el lugar donde
está la muestra comercial.
4.2 Desmontaje:
Fecha: Martes 04 de octubre de 2016, entre las 18:30 y las 22:00 horas. Solamente se prestará
servico de bodegaje hasta las las 12:00 del 05 de octubre .
El personal de montaje y desmontaje no requiere uso de escarapelas, pero si se deberá enviar un
listado con el número de cédula a Marcela Jiménez al e-mail a [email protected],
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Directora de Proyecto de Comunicaciones Efectivas y quien es la encargada de la muestra
comercial.
El personal encargado del montaje debe utilizar en todo momento el carné de la empresa y
preferiblemente camiseta, chaqueta u overol que lo identifique.
La administración del recinto por medio de su equipo de seguridad, retirará al personal que esté
trabajando fuera de las condiciones normales (bajo efecto de sustancias alcohólicas o
psicotrópicas, etc.), o por practicar actos inmorales que puedan perjudicar a las personas o al
patrimonio del recinto y/o al cliente.
Nota: Todo el personal de montaje que ingrese al recinto donde se celebrará el evento debe
tener y presentar el carné o certificado de ARP, de lo contrario no serán admitidos.
4.3 Acceso de vehículos de carga
El Hotel Intercontinental cuenta con un acceso vehicular para cargue y descargue, el cual no
podrá ser utilizado como parqueadero.
Los materiales de exhibición, decoración y montaje deberán entrar y salir por donde el
departamento de seguridad del hotel lo indique y se hará relación. Los bienes materiales o
inmateriales ingresados por el expositor o un tercero al Hotel permanecen bajo cuidado, tenencia
y control de su respectivo propietario. Se sugiere tomar seguros que amparen el daño o pérdida
de estos bienes y un seguro que los ampare por responsabilidad civil extracontractual ante
terceros.
4.4 Parqueadero
El Hotel Intercontinental cuenta con una amplia zona de parqueo gratuita, sin embargo se
encuentra sujeta a disponibilidad, lo que NO hace responsable a los organizadores del evento.
4.5 Bodegaje
La organización presta el servicio bodegaje desde el 01 hasta el 05 de octubre de 2016. El espacio
asignado para bodega funcionará desde las 08:00 hasta las 18:00 horas
La manera de rotular las cajas es la siguiente:
HOTEL INTERCONTINENTAL
VÍA LAS PALMAS # 16, MEDELLÍN, ANTIOQUIA
TELÉFONO (574) – 319 44 50
LI Asamblea anual CLADEA 2016
NOMBRE DEL EXPOSITOR
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MEDELLÍN – COLOMBIA
4.6 Envío de material para guardar antes del evento
Si su empresa debe enviar material que se utilizará en la muestra comercial, como publicidad de
su stand o elementos patrocinables que adquirienron en el kit comercial, lo puede enviar con 2
semanas de anticipación a Comunicaciones Efectivas, quien se hará cargo del traslado del
material a la muestra comercial. Usted puede enviar su material a:
Marcela Jiménez Directora de Proyecto
Tel: (+57-4) 448 28 10 Ext. 212
Dirección: Cra. 42 No 54 A 71 Interior 126
Cel: 323 580 5559
Itagüí – Antioquia – Colombia
e-mail: [email protected]
www.ce.com.co
Pero solo se recibirá este material hasta 3 días antes del evento en Comunicaciones Efectivas,
después del 28 de septiembre usted la deberá enviar a la dirección del Hotel Intercontinental
para almacenamiento en bodega:
HOTEL INTERCONTINENTAL
VÍA LAS PALMAS # 16, MEDELLÍN, ANTIOQUIA
TELÉFONO (574) – 319 44 50
LI Asamblea anual CLADEA 2016
NOMBRE DEL EXPOSITOR
MEDELLÍN – COLOMBIA
4.7 Recomendaciones para el envío de materiales del exterior
Por favor tenga presente las siguientes recomendaciones en el momento de realizar el envío de
material promocional desde el exterior a Colombia:
 Las cajas no deben superar los 50 kilos
 Máximo por caja se pueden incluir 6 referencia
 El valor del contenido total del envío no debe superar los USD 2.000
 Las cajas deben declarar su contenido como material POP o MUESTRAS GRATIS para evitar
trámites de nacionalización.
No obstante, si requiere indagar correctamente el volumen del envío y realizar gestiones que
permitan hacer el ingreso de mercancías sin trámites de nacionalización, le recomendamos
ponerse en contacto con nuestro agente de aduanas oficial en Colombia:
FORIMPEX
PETER ACOSTA V.
Gerente Comercial
Email: [email protected]
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Tel:(57) 3122863708 / (574)3221318
4.8 Recomendaciones para la contratación de empresas de montaje
•
•
•
•
Asegúrese que es una empresa reconocida y con experiencia.
Haga una visita de inspección para ver los talleres donde harán su stand.
Exija materiales de buena calidad.
Le recordamos que el recinto no es taller de fabricación de stands, estos deben venir
listos para ensamblar y darles los retoques finales del caso. Esto le facilitará la labor de
montaje y les tomará menos tiempo.
• Los trabajadores de la empresa decoradora deben tener ARP y EPS.
• La empresa que no respete la altura permitida tendrá que modificar el diseño durante
el montaje, sin perjuicio para la organización y la sede del evento.
• El único día de montaje es el 02 de octubre de 2016. Todos los stands deberán estar
terminados ese día antes de las 18:00 horas. Por ningún motivo se aprobarán trabajos
de carpintería y pintura el 03 de octubre, primer día de muestra comercial.
5 GENERALIDADES DE LA EXHIBICIÓN DE EXHIBICIÓN
5.1 Requisitos para montaje del área de exhibición
 Todo el personal de montaje que ingrese al recinto debe tener y presentar seguridad
social (ARP y EPS). Este es un requisito indispensable para el ingreso.
 Se solicita cumplir con los horarios de apertura y cierre estipuladas.
 Se recomienda que el personal que atiende el stand esté en su puesto de trabajo media
hora antes de la apertura del evento y permanezca presente durante el tiempo de
exposición, desde el montaje hasta la devolución del stand.
 Los expositores y personal de los stands deberán tener una conducta de respeto hacia el
público visitante, con el personal de la feria y con los organizadores.
 Los expositores deberán contratar, capacitar y controlar el personal de su stand. Ni los
organizadores del evento, ni Comunicaciones Efectivas® se hacen responsables por gastos
que generen conceptos como alimentación, transporte u otros, del personal que contrate
el expositor para la atención de su stand.
 La coordinación, instalación y logística del personal que atiende cada stand, deberán ser
canalizadas a través de la persona asignada por la compañía expositora, que facilite el
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proceso logístico y garantice una acertada y oportuna comunicación de principio a fin en
el evento.
 El coordinador o representante de la entidad participante se compromete a comunicar a
todo el personal que permanecerá en su stand el reglamento general del evento, ya que
ellos, serán finalmente quienes asuman gran parte del cumplimiento del mismo.
 Los pendones, pancartas, mini vallas u otros elementos de promoción e información
deben ir en porta pendones de piso o estructuras similares.
 Está prohibido el uso de música a un volumen alto, ya que interfiera con las actividades de
los demás expositores. El sistema de sonido y altoparlantes es manejado directamente por
el Hotel Intercontinental, se utiliza exclusivamente para transmisión de música y
divulgación de actividades académicas del evento, es ajeno a cualquier publicidad en
beneficio de algún expositor, además está prohibido utilizarlo para hacer llamados
personales de cualquier tipo. Los expositores que deseen instalar y/o exhibir equipos
emisores de sonido (radios, televisores, grabadoras, tocadiscos, altavoces o similares) para
funcionamiento permanente o intermitente para cualquier fin, o hacer demostraciones
ruidosas que puedan incomodar a los demás expositores, deben instalarlos en lugares
aislados acústicamente.
 Por políticas del Hotel Intercontinental, durante el evento no se permitirá la preparación
de alimentos en caliente.
 Por motivos de seguridad, sanidad y de ofrecer una EXCELENTE ATENCIÓN y disposición
permanente con el público, no está permitido fumar en el recinto ferial.
Nota: Bajo ninguna circunstancia, se permitirá el desmontaje de un stand, ni el retiro de
elementos de decoración o similares con anterioridad a la fecha de desmontaje y sin su paz y
salvo correspondiente. No se harán excepciones.
5.2 Escarapelas
5.2.1. Expositor
A cada stand se le hará entrega de 2 escarapela(s) para los expositores. Los expositores y personal
de los stands deberán portar permanentemente las escarapelas de identificación y hacer uso
adecuado de ellas. Con estas no es permitido el ingreso a la agenda académica.
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Antes del 20 de septiembre cada expositor debe remitir a Comunicaciones Efectivas email:
[email protected], la lista de las dos personas que atenderán el stands, indicando
nombre completo y No de documento de identidad.
5.2.2. Fecha de entrega
Las escarapelas para los expositores se entregarán el día 02 de octubre de 2016, en el punto de
atención al expositor. Las cuales serán marcadas a nombre cada uno de los asistentes que
atenderán el stand, serán de uso personal e intransferible.
5.3 Aseo - Mantenimiento de stands
Se considera basura o escombros a los materiales que se encuentren abandonados en las áreas
comunes o fuera del área asignada al expositor. El Hotel Intercontinental realizará las labores de
levantamiento de materiales, objetos o mercancías que se encuentres abandonados en las áreas
comunes o de circulación, sin responsabilidad por su estado o paradero.
5.4 Seguridad Stand
A partir de la entrega del stand asignado a cada EMPRESA, ésta asume la responsabilidad por la
imagen de sí misma y por todo lo que contenga el stand. El Hotel Intercontinental brinda apoyo
en seguridad con el personal de vigilancia y supervisión, pero NO ASUME NINGUNA
RESPONSABILIDAD por el daño o pérdida de equipos o implementos que se encuentren en el
stand. Se recomienda informar inmediatamente al departamento de seguridad si ve personas
sospechosas en los cierres y apertura durante las jornadas de la muestra comercial.
Adicional, para la muestra externa el ORGANIZADOR brindara un servicio especial de seguridad
privada para mayor vigilancia de los stand de esta ubicación.
5.5
Prohibiciones
• Por razones de seguridad y logística el expositor o las empresas de montaje no deben
por ningún motivo bloquear cajas eléctricas, extintores y gabinetes de incendios o
puertas de emergencia.
• Por razones de seguridad no está permitido encender velas o veladoras dentro del
recinto de la muestra comercial.
• Por motivos de seguridad, sanidad y con el ánimo de ofrecer una excelente atención y
disposición permanente con el público, no está permitido fumar en la sede del evento.
• Está prohibido instalar dentro de los salones del recinto y pabellón externo, artefactos
a gas comprimido, carbón, gasolina o combustibles productores de humo.
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5.6 Elementos Patrocinables
Si usted adquirió algún elemento patrocinable adicional al stand, por favor contactarse con la
persona encargada de la muestra comercial de Comunicaciones Efectivas para concretar el envío
de las piezas, formato de diseño, artes, etc.
El elemento deberá ser entregado 2 semanas antes del inicio del evento, es decir entre el 19 y el
29 de septiembre de 2016. Favor hacer llegar el material teniendo en cuenta la siguiente
información:
Marcela Jiménez Vélez
Directora de Proyecto
Comunicaciones Efectivas
Tel: (+57-4) 448 28 10 Ext. 212
Cra. 42 No 54 A 71 Interior 126
Cel: 323 5805559
Itagüí – Antioquia – Colombia
e-mail: [email protected]
www.ce.com.co
6 DESMONTAJE DEL STAND
6.1 Indicaciones para el desmontaje
 El desmontaje deberá realizarse sin excepción el martes 04 de octubre, a partir de la
18:30 horas hasta las 22:00 horas y tendremos bodegaje hasta el miercoles 05 de octubre
a las 12:00 sin excepción alguna.
 El expositor será responsable de la totalidad del desmontaje de su stand y de retirar todos
sus productos y materiales en el día y la hora indicados.
 Comunicaciones Efectivas® y LI Asamblea anual CLADEA 2016 no se harán responsables
de ningún material que haya quedado en el lugar de la exhibición, ni en la bodega.
6.2 Paz y Salvo
El Paz y Salvo lo expedirá Ascolfa y será el encargado de informar a Comunicaciones Efectivas
quienes son los expositores y patrocinadores que están a paz y salvo.
Este documento será solicitado a la entrada y salida del recinto.
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Nota: no se permitirá el desmontaje de ningún stand, ni el retiro de elementos de decoración o
similares con anterioridad a la fecha de desmontaje. No se harán excepciones.
6.3 Compromiso del Expositor
Como expositor participante del LI Asamblea anual CLADEA 2016, declaro que estoy de acuerdo
con lo planteado en la presente guía y me comprometo a cumplir a cabalidad los diferentes
puntos contenidos en el reglamento y la atención del stand; por lo cual deposito mi firma.
Firma Expositor:
__________________________________
Empresa:
__________________________________
SI UD. DESEA CONOCER INFORMACIÓN ADICIONAL A LA EXPUESTA EN ESTE MANUAL,
COMUNÍQUESE CON COMUNICACIONES EFECTIVAS®
Comunicaciones Efectivas®
Tel: (+57-4) 448 28 10 Ext. 212
Celular: 3235805559
e-mail: [email protected]
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