5.8.11 El Presupuesto.
Qué es el Presupuesto:
Constituye una herramienta básica de la planificación que nos permite visualizar,
en términos de recursos, si un proyecto es realizable de acuerdo a las
posibilidades financieras que están a nuestro alcance.
El presupuesto es una estimación mediante la cual podemos valorar, en términos
monetarios, los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto.
Su elaboración debe considerar no sólo la planificación de los gastos, sino además
de los ingresos requeridos.
Principios Básicos:
Previsión y pronosticación: Implica el esfuerzo de imaginar y prever los
requerimientos materiales y humanos de un proyecto y cuantificarlos.
Participación: Persigue lograr que todos los que de una u otra forma tienen que
ver con la ejecución del proyecto (los promotores, los actores de la comunidad y los
beneficiarios), participen desde su formulación en el mismo.
Realismo: Garantiza que los valores monetarios que se prevean sean razonables
con relación a las metas propuestas.
Una vez determinadas las actividades y los recursos materiales y humanos necesarios
para desarrollar el proyecto, procedemos a realizar un estimado del monto financiero
requerido para ello, procedemos a valorar los recursos que ya tenemos (aporte propio) y
realizamos un cálculo estimado de cuánto nos pueden costar los recursos de que no
disponemos (aporte externo).
La elaboración del presupuesto de un proyecto debe calcularse tomando por base el
costo de las actividades.
Se trata de un proceso participativo que requiere de la presencia del personal que ha
intervenido en la identificación de la problemática y en la fundamentación del proyecto,
ya que resulta vital la claridad que se tenga sobre los objetivos, los resultados y las
actividades del proyecto; así como sobre su lógica de intervención y la planificación de
las actividades en el tiempo (cronograma). Asimismo, deberán incorporarse las personas
que tendrán a su cargo la administración del proyecto. En resumen, se requiere la
participación de los miembros de los grupos gestores y cualquier otro personal que tenga
información relevante sobre el proyecto.1 En ese sentido, debe planificarse la realización
de un Taller participativo para la conformación del presupuesto por actividad, el cual
debe ser moderado o facilitado por un especialista en este tema. .
1
Actores del Proyecto a nivel local/zonales (municipales, provinciales, barriales), contador del Proyecto y otros especialistas y/o técnicos.
Especialmente la Matriz Lógica del Proyecto, el Plan Operativo y la Matriz de
Recursos deben constituir la base informativa para elaborar, adecuada y
oportunamente, un presupuesto porque para su elaboración resulta vital la claridad que
se tenga de los objetivos, actividades y alcance del proyecto, así como del tiempo y
etapas de ejecución del mismo.
El procedimiento para elaborar el presupuesto se presenta a continuación:
Pasos para la elaboración del presupuesto
PASO 1. IDENTIFICACIÓN DE LOS RECURSOS REQUERIDOS
Requiere conocer la información técnica detallada del proyecto.
Los que elaboran el proyecto deben imaginar cómo sucederá su ejecución.
No se debe excluir ningún recurso o actividad, para garantizar que todos los
necesarios puedan ser cuantificados monetariamente.
Los recursos pueden ser humanos, materiales y de cualquier otro tipo.
MATRIZ DE RECURSOS NECESARIOS
Proyecto:_____________________________________________Período:__________
Descripción de los recursos que se necesitan
Recursos Materiales
Recurso
s
Humano
s
Mano de obra.
Administración del proyecto.
Asesorías y capacitación.
Otros.
EQUIPAMIENTO.
Equipos de oficina.
Equipos de capacitación.
Vehículos.
Maquinarias y equipos productivos.
Otros.
MOBILIARIO Y ENSERES.
Muebles.
Utensilios y herramientas.
Otros.
Unidad
Cantidad Aporte Aporte
de
propio externo
Medida
MATERIALES E INSUMOS.
Materiales de construcción.
Insumos agropecuarios.
Otros.
OTROS.
PASO 2. DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE GASTOS DEL
PROYECTO
Gastos: Son aquellos egresos o erogaciones económicas que se efectuarán
durante la ejecución del proyecto para lograr sus objetivos.
La base de su estimación son los
precios de los recursos que se
consumirán y los costos de las
actividades que se llevarán a cabo
durante el proyecto.
Deben identificarse:
Inversiones: Son elementos materiales de uso duradero que se obtienen con la
intención de utilizarlos en el desarrollo de las actividades y no de ser gastados
rápidamente (se refiere a la adquisición de terrenos, maquinarias, equipos,
ejecución de construcciones y otra infraestructura).
Gastos directos e indirectos: Son los gastos cotidianos que se efectuarán
durante la etapa de ejecución y puesta en marcha del proyecto para que éste
funcione y produzca los resultados y el impacto deseado.
Gastos directos: Se refiere a gastos derivados de insumos y personal. Por
ejemplo el personal directamente vinculado a la ejecución del proyecto, los
materiales que se utilizarán en el mismo, etc.
Gastos indirectos: Permiten el adecuado desenvolvimiento del proyecto porque
garantizan el cumplimiento de los objetivos y aumentan su eficiencia, aunque no
son recursos consumidos directamente en el proceso de ejecución del mismo. Se
refiere, por ejemplo, a gastos de coordinación, monitoreo y seguimiento del
proyecto, entre otros.
PASO 3. ESTIMACIÓN DE LOS GASTOS
La estimación de los gastos de cada
componente material o humano necesario
al proyecto se basa en los precios y costos
de los mismos.
El cálculo del gasto dependerá de las cantidades de insumos a adquirir o
actividades a realizar; el tiempo o las características del resultado que se desea,
para el caso del alquiler o contratación de un servicio.
Las estimaciones deben considerar las variaciones de los precios del mercado.
Tener en cuenta los posibles cambios que se
pueden producir en el tiempo que transcurre
desde que se formula el proyecto hasta el
momento de su ejecución, resulta un elemento
importante para evitar ajustes posteriores o
verse obligado a recortar el alcance del
proyecto.
PASO 4. DETERMINACIÓN DE LAS RÚBRICAS O ITEMS DEL PRESUPUESTO
Cada presupuesto se estructura en dependencia de las características propias del
proyecto, particularmente de su contenido y plan operativo.
No existe un modelo único para la elaboración
de los presupuestos
Para que el presupuesto pueda ser entendido y aceptado por todos aquellos
actores y colaboradores del proyecto, se requiere utilizar en su organización
algunos términos y principios generalmente aceptados.
Denominamos rúbricas o ítems del presupuesto
a aquellos genéricos que agrupan las
principales partidas de gastos en que incurrirá
el proyecto.
Clasificación general que permite desglosar y distinguir los gastos: RECURSOS
HUMANOS
Gastos de personal: Se vinculan al pago de
personal de carácter permanente o fijo,
incluyendo el cálculo de la seguridad
social/laboral, y la contratación de servicios de
personal a tiempo determinado.
Rúbricas o ítems:
SALARIOS Y HONORARIOS:
Salarios
Honorarios
Seguridad social y laboral
Clasificación general que permite desglosar y distinguir los gastos: MATERIALES
Gastos materiales y de servicios: Bienes y
servicios que resultan necesarios para la
ejecución del proyecto.
EQUIPAMIENTO:
Equipos de oficina
Vehículos
Maquinarias y equipos agrícolas o industriales.
MOBILIARIO Y ENSERES:
Muebles
Herramientas y similares
Utensílios
MATERIALES E INSUMOS
Matérias primas
Productos especializados
GASTOS DE COORDINACIÓN, MONITOREO
Y EVALUACIÓN
Comunicaciones
Transportación
Papelería y útiles
Auditoria
Resulta importante considerar que puede
incluirse:
Un ítem denominado RESERVA, el cual
usualmente se utiliza para cubrir gastos
bancarios, u otros similares.
Un ítem para IMPREVISTOS cuando, por
ejemplo, el proyecto presenta cierto grado de
imprecisiones económicas o se prevén cambios
muy dinámicos en los precios.
PASO 5. DESGLOSE DEL PRESUPUESTO SEGÚN CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN
DEL PROYECTO (FLUJO DE CAJA)
Los gastos clasificados y agrupados en las diferentes
rúbricas se distribuyen de acuerdo a un calendario que
coincide con el correspondiente plan operativo del
proyecto.
La planificación del presupuesto por etapas:
Resulta la base para garantizar en qué momento
debemos disponer de los recursos financieros
necesarios al proyecto.
Cómo estimar el volumen de gastos requeridos
para cada etapa.
Disponer y hacer un mejor uso de los recursos
financieros del proyecto.
PASO 6. SELECCIÓN DE LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Un paso de la elaboración del presupuesto es:
Identificar los diferentes aportes que son necesarios
para cubrir el costo total del mismo.
Analizar las posibles fuentes que pueden proveer
recursos al proyecto.
Los aportes pueden ser:
Aporte Local de los propios beneficiarios u otros
actores locales o nacionales.
Dicho aporte puede ser monetario, o mediante la
colaboración de fuerza de trabajo, asesorías,
materiales, insumos, entre otros.
Todos éstos
deberán ser valorados en moneda nacional o en
divisas.
Aporte Externo proveniente de una o varias fuentes
de coop. Internacional.
Las fuentes que pueden proveer recursos al proyecto
pueden ser:
Donaciones: constituyen ingresos no reembolsables,
tales como los que ofrecen algunos organismos
internacionales u organizaciones de cooperación no
gubernamentales (ONGs) extranjeras. Este aporte es
principalmente monetario y por ello se valora
generalmente en divisas.
Fondo revolvente o reembolsable: son ingresos que
forman parte de un Fondo que ofrece financiamiento con
determinados compromisos sociales, a fin de que no se
erosione y pueda multiplicar su accionar. Los ofrecen
organizaciones de cooperación para un desarrollo
sustentable.
El aporte total de un proyecto se nutre de diferentes
fuentes:
Aporte Local
Aporte Externo de una organización extranjera
Aporte
Externo
de
varias
organizaciones
extranjeras.
Aporte Local + Aporte Externo de una organización
extranjera.
Aporte Local + Aporte Externo de varias
organizaciones extranjeras
Proyecto co-financiado es aquel que se nutre de más de
una fuente de financiamiento.
PASO 7. PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es comúnmente presentado en forma de
una tabla donde quedan sintetizados los pasos
anteriormente explicados.
Se recomienda realizar un plan operativo para cada objetivo específico declarado
en la matriz lógica del proyecto, incluyendo los resultados esperados y las
actividades principales que tengan que ver directamente con el objetivo declarado.
Posteriormente se complementa con el resto de las acciones necesarias para
lograr cada uno de los resultados esperados. La cantidad de actividades por incluir
depende en gran medida del tipo de proyecto en cuestión, así como del nivel de
detalle y profundidad con que se requiera realizar la planificación del mismo.
Se define un responsable (no más de uno) de la ejecución de cada actividad y se
planifica en el tiempo la fecha en que debe ser ejecutada la misma. La definición de
un responsable no significa, que sea la única persona que realice la actividad, ya
que en ella pueden intervenir tantas personas como sean necesarias.
La unidad de tiempo en la cual se planifican las acciones del proyecto es variable,
en dependencia de la duración total del mismo. Puede ser anual, semestral,
trimestral, mensual, quincenal, semanal y hasta diaria según se requiera.
PRESUPUESTO
Período: ___________
Nombre del Proyecto: ________________________________
A
B
C
D
E
F
RÚBRICA O ITEM
PRESUPUESTARIO
SALARIOS Y
HONORARIOS
EQUIPAMIENTO
MOBILIARIO Y ENSERES
MATERIALES E INSUMOS
GASTOS DE OPERACIÓN
GASTOS DE
COORDINACIÓN
TOTAL
APORTE
LOCAL
APORTE
EXTERNO
ENTIDAD A
APORTE
EXTERNO
ENTIDAD B
APORTE
EXTERNO
TOTAL
0
