Unidad 4 Sistema Integrado de Gestión 4.1 Componentes del

Unidad 4 Sistema Integrado de Gestión
4.1 Componentes del Sistema Integrado de Gestión
Un sistema integrado de gestión es aquel que reúne un conjunto de actividades
relacionadas entre sí que tiene por objeto orientar y fortalecer la gestión, dar dirección,
articular y alinear conjuntamente los requisitos de los diferentes subsistemas que lo
componen, estos son, Gestión de Calidad, Gestión Documental y Archivo, Gestión de
Seguridad de la Información, Seguridad y Salud Ocupacional, Responsabilidad Social,
Gestión Ambiental, Control Interno, y adicionalmente para los Hospitales del Distrito
Capital el Subsistema Único de Acreditación.
Figura 2. Componentes de un Sistema Integrado de Gestión
A continuación se desarrolla cada uno de estos componentes, la mayoría de ellos, con
definiciones basadas en la “Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la
racionalización de procesos, procedimientos y trámites” 1, recientemente elaborada
como resultado de la alianza entre El Departamento Administrativo de la Función
Pública y la Alcaldía Mayor de Bogotá:
4.2 Subsistemas: Definiciones y características
4.2.1 Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)
Los requisitos para la implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad se
establecieron a través de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2000.
Como sistema de gestión, apunta a adoptar una visión estratégica que permita dirigir
y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad
de los productos, a consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y
1
Disponible en línea. Ver: http://190.27.245.28/dmdocuments/GUIA_NACION_DE_TRAMITES.pdf
obligatorias, a proveer información confiable, a promover la transparencia, la
participación y el control político y ciudadano, a garantizar el fácil acceso al
información relativa a resultados del sistema, a emprender acciones preventivas y
correctivas, a tener cultura por la mejora continua, a buscar relaciones óptimas entre
calidad y costo, a satisfacer a los ciudadanos, a simplificar procesos y a crear un
sistema laboral orientado hacia la productividad, entre otros beneficios, objetivos
que apuntan en la misma dirección que la política de racionalización de trámites
consagrada en la ley 962 de 2005.
Cabe resaltar que el Subsistema de Gestión de la Calidad en sí mismo no constituye
la garantía de un estado eficiente dado que el cumplimiento los requisitos que este
señala, requiere, adicionalmente, la generación y aplicación de una cultura de
mejoramiento que se fortalece con principios tales como la autorregulación, la
autogestión y el autocontrol.
Esto hace que sea imprescindible alinear esta norma con un sistema integral de
control que permita a los directivos mantener un seguimiento y monitoreo
permanentes, lo cual proporciona de manera eficaz el modelo MECI.
4.2.2
Subsistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA)
Mediante Decreto 514 de 2006, se estableció la obligación a cada entidad pública de
tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo como parte del
Sistema de Información Administrativa del Sector Público.
Los procesos de gestión documental cumplen un papel relevante en la
implementación de sistemas de gestión de calidad y por lo tanto en la consecución
de los objetivos y retos planteados por un sistema de información integral. La Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, lo definió como
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.”
Para la implementación de un Sistema de Gestión Documental es fundamental tener
como referente la norma ISO 15489, dado que en ésta establece los requisitos de
un Programa de Gestión Documental (PGD) articulando los elementos de control
(auditoría, que en nuestro caso es MECI), los elementos de calidad y por supuesto,
como elemento básico de ese trabajo está la gestión documental, que desde la
perspectiva de gobierno electrónico debe ser integral para los diversos soportes de
los documentos.
La Norma ISO 15489 se estructura en dos partes: ISO 15489-1 –Generalidades-, e
ISO/TR 15489-2 –Directrices. La primera parte tiene como finalidad proporcionar a
los directivos de las entidades conceptos suficientes para generar consciencia de la
importancia de gestionar adecuadamente sus documentos, tanto en defensa de sus
propios intereses, como a efectos de responsabilidad social. La segunda parte
corresponde a las Directrices para la implementación de sistemas de gestión
documental.
4.2.3
Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)
La implementación de un Sistema de Información Integral de ofrecer un marco de
gestión que garantice la seguridad de información. Este marco lo provee un Sistema
de Gestión de Seguridad de la Información.
Un Sistema Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, comprende la política,
estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para
implantar la gestión de la seguridad de la información.
De este modo, un SGSI se implanta acuerdo a estándares de seguridad como el
ISO 27001 (el cual fue adoptado por la Comisión Distrital de Sistemas), se basa en
códigos de buenas prácticas y objetivos de control como los establecidos en ISO
17799, el cual se centra en la preservación de las características de
confidencialidad, integridad y disponibilidad.
En particular, la norma ISO 27001, es la evolución del código de buenas prácticas
17799 y su certificación avala la adecuada planeación, gestión y operación de todo
lo relacionado con la implantación de un SGSI, siendo la norma más completa que
existe en implantación de controles, métricas de indicadores que permiten
establecer un marco adecuado de gestión de la seguridad de la información para las
organizaciones.
4.2.4
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)
Este subsistema se refiere a la gestión de condiciones y factores que afecten o
podrían afectar la salud y seguridad de empleados, trabajadores temporales,
contratistas, visitantes y cualquier otra persona en el lugar de trabajo.
El referente por excelencia para este tema es la norma ISO 18001, la cual es de
aplicación voluntaria y en cuyo modelo de gestión propuesto para la gestión de
riesgos laborales, propone ayudar a la organización a: (i) Comprender y mejorar las
actividades y resultados de la prevención de riesgos laborales, (ii) Establecer una
política de prevención de riesgos laborales que se desarrollaron en objetivos y
metas de actuación. (iii) Implantar la estructura necesaria para desarrollar esa
política y objetivos, (iv) Establecer dos (2) compromisos mínimos que han de estar
fijados en la política de la organización, el primero relacionado con el compromiso
del cumplimiento de la legislación y otros requisitos que la organización suscriba, y
el segundo, relacionado con el compromiso de mejora continua que deberá estar
reflejado en objetivos y metas.
4.2.5
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)
Este subsistema se refiere a la gestión de actividades encaminadas a la adopción
de la responsabilidad social de la organización, entendida como la comprensión de
las expectativas e intereses de la sociedad. Tiene como principio fundamental el
respeto a la ley y el cumplimiento de las obligaciones legalmente vinculante.
La responsabilidad tiene a la organización como su centro de interés y abarca las
responsabilidades de un organización respecto la sociedad y al medio ambiente.
La norma ISO/DIS 2600 es el documento de referencia guía sobre responsabilidad
social, y cuenta establece como principios la transparencia, la rendición de cuentas,
el respeto a la ley y a los derechos humanos.
En definitiva, una organización socialmente responsable es aquella que acepta la
responsabilidad que abordar los impactos de sus decisiones y actividades a través
de un comportamiento transparente y ético, que está integrado en toda la
organización y se lleva a la práctica en todas sus decisiones.
4.2.6
Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)
Este subsistema se entiende como el conjunto de actividades adelantadas tanto por
las instituciones del Estado como por los particulares, con el objeto de evaluar en un
momento y en un espacio determinados, las interacciones entre el medio ambiente y
los elementos que se relacionan y/o aspiran a relacionarse con él, con el propósito
de concertar, adoptar y ejecutar decisiones con efectos de corto, mediano y largo
plazo, encaminadas a lograr un desarrollo sostenible.
El referente normativo para la implementación de este sistema, es la norma ISO
14001:2004, la cual establece los requisitos de implantación de un Sistema de
Gestión Medioambiental eficaz. La norma se ha concebido para gestionar el
delicado equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción del
impacto medioambiental.
4.2.7
Subsistema de Control Interno (SCI)
Este subsistema tiene como propósito el control de la estrategia, la gestión y la
evaluación, orientada hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales, de las
entidades públicas.
En este sentido, el Modelo Estándar de Control Interno, como herramienta gerencial
adoptada por el Estado con base en el artículo 209 de la Constitución Política de
1991, nace de la necesidad de repensar la estructura del Sistema de Control Interno
para efectos de lograr una mayor eficacia e impacto en las entidades del Estado,
creando una Estructura Única de Control Interno, definiendo los parámetros básicos
y los factores que garanticen su implementación y su efectividad para alcanzar los
objetivos de gestión que impone nuestra Constitución Política.
El Control Interno, como subsistema, además, contribuye a que tanto las entidades
como los servidores públicos entiendan que el ejercicio del control es una actividad
individual y propia de cada una de las personas que laboran en las entidades del
Estado, más que una función únicamente adjudicada a las oficinas de control
interno.
4.2.8
Subsistema Único de Acreditación (SUA)
Este subsistema, que aplica exclusivamente a los hospitales del Distrito, tiene como
objeto la obtención de niveles superiores de calidad.
Los principales referente para este subsistema son las resoluciones 1445 de 2006 y
3960 de 2008, en las que se establecen los estándares de acreditación con sus
respectivos manuales.
Como es común en este tipo de procesos, se parte de la autoevaluación, mediante
la revisión de los procesos internos, para que los mismos sean confrontados con los
estándares de acreditación, lo que permite realizar el levantamiento, implementación
y mejoramiento de los procesos definidos en estos estándares con el objeto de que
se logre un nivel de refinamiento que permita preparar a la entidad para solicitar la
visita por parte del ente acreditador (ICONTEC). Este proceso previo a la visita se
denomina “ruta de preparación para la acreditación”.
Una vez se ha realizado la visita, con base en el nivel de observancia de los
estándares de acreditación y las prácticas adelantadas por la entidad, se puede
obtener uno de los siguientes conceptos: (i) Acreditado con excelencia: cuando el
ente acreditador otorga un puntaje mayor o igual a 400 puntos, (ii) Acreditado:
cuando el ente acreditador otorga un puntaje entre 280 y 399 puntos, (iii) Acreditado
condicionado: Cuando el ente acreditador otorgue un puntaje entre 200 y 279
puntos, y, (iv) No acreditado: Cuando el ente acreditador otorga un puntaje menor
de 200 puntos.
4.3 Otros sistemas relacionados
4.3.1 introducción
Además de los subsistemas citados en el punto anterior, en el que relacionan a los
componentes de Sistema Integrado de Gestión, en el marco del Decreto Distrital 176 de
2010, es oportuno señalar otros sistemas también relacionados, de los cuales, se
resalta los siguientes:
4.3.2 Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud (SOGCS)
El Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud – SOGCS, es el conjunto
de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y
sistemáticos que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la
calidad de los servicios de salud en el país.
En lo relacionado con la implementación de Sistemas Integrados de Gestión, estos
sólo aplican a entidades del sector salud y de conformidad con lo establecido en el
Decreto Distrital 176 de 2010, sólo uno de sus componentes está expresamente
señalado como requisito de implementación, que es el correspondiente al Sistema
Único de Acreditación. Sin embargo, a continuación se señalan todos sus
componentes.
El primer componente del SOGCS es el Sistema Único de Habilitación, el cual es el
conjunto de normas, requisitos y procedimientos mediante los cuales se establece,
registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad
tecnológica y científica, además la suficiencia patrimonial, financiera y de capacidad
técnico-administrativa; indispensables para la entrada y permanencia en el sistema.
Buscando dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a
la prestación de servicios. Es de obligatorio cumplimiento por parte de los
prestadores de servicios de salud y las empresas administradoras de planes de
beneficios (EPS, tanto del régimen contributivo como del subsidiado y Empresas de
Medicina Prepagada).
El segundo componente del SOGCS es la Auditoría para el Mejoramiento de la
Calidad de la Atención de Salud, la cual se define como un mecanismo sistemático y
continuo de evaluación y mejoramiento de calidad observada respecto a la calidad
esperada de la atención en salud que recibe los usuarios. Implica una evaluación,
seguimiento y mejora de los procesos prioritarios y es de obligatorio cumplimiento.
El tercer componente del SOGCS es el Sistema Único de Acreditación, ya citado en
el subtema anterior, que está compuesto por el conjunto de entidades, estándares,
actividades de apoyo y procedimientos de autoevaluación, mejoramiento y
evaluación externa, destinados a demostrar, evaluar y comprobar el cumplimiento
de niveles superiores de calidad por parte de las Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud, las EAPB 2 y las Direcciones Departamentales, Distritales y
Municipales que voluntariamente decidan acogerse a este proceso.
El cuarto componente del SOGCS es el Sistema de Información para la Calidad que
se constituye en instrumento para estimular la competencia por calidad entre los
agentes del sector que al mismo tiempo, permita orientar a los usuarios en el
conocimiento de las características del sistema, en el ejercicio de sus derechos y
deberes y en los niveles de calidad de los Prestadores de Servicios de Salud y de
las EAPB, de manera que puedan tomar decisiones informadas en el momento de
ejercer los derechos que para ellos contempla el Sistema General de Seguridad
Social en Salud.
En definitiva, lo que persigue esta norma es que los prestadores en salud se ciñan a
un conjunto de requisitos procurando minimizar los riesgos a los cuales puedan
estar expuestos los pacientes cuando acuden a los servicios de salud, siendo la
seguridad del paciente un tema que adquiere vital importancia y para el que se
busca que en el caso de eventos adversos, como el que representan a lesiones no
intencionales causadas por la intervención asistencial y no por la patología de base
o situación de origen del paciente, sean controlados, registrados para su estudio y
soportar la generación de estrategias que contribuyan a la prestación de servicios de
salud con una mayor calidad.
4.3.3 Sistema de Gestión de Desarrollo Administrativo (SDA)
El Sistema de Desarrollo Administrativo (SDA), establecido en la Ley 489 de 1998,
está orientado hacia el fortalecimiento de la capacidad y el desempeño institucional,
con el objeto de lograr que las entidades y sectores administrativos planifiquen su
gestión, y por esta vía puedan cumplir de manera efectiva sus metas y misión.
Por parte de los sectores administrativos y de sus correspondientes redes
institucionales, este sistema se ha venido estableciendo mediante la aplicación de
2
Entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud
las políticas de desarrollo administrativo que ha formulado el Departamento
Administrativo de la Función Pública. Los fundamentos, operatividad y responsables
del Sistema se encuentran establecidos en el Decreto 3622 de 2005.
Las siguientes políticas enmarcan el sistema:
» Desarrollo del Talento Humano estatal
» Gestión de la Calidad
» Democratización de la Administración pública
» Moralización y transparencia en la Administración pública
» Rediseños organizacionales.
Aunque en el marco del Decreto Distrital 176 de 2010, este sistema ya no está
referido como subsistema, en su artículo tercero se hace referencia a que el Sistema
Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo
Administrativo. Esto significa que las políticas que lo enmarcan, son también marco
para la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
4.3.4 El Mejoramiento Continuo como proceso de soporte de una gestión pública
eficiente
Es imposible concebir una gestión pública eficiente sin el soporte de un proceso de
gestión basado en el mejoramiento continuo.
El proceso de mejoramiento se basa en un ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y
Actuar), que para efectos del sistema integrado de gestión integral los elementos
prioritarios de la Norma Técnica de Calidad, del MECI, del SGA, del SIGA y demás
componentes del sistema requeridos para elevar la satisfacción de los receptores de los
productos y servicios de las entidades.
En concordancia con lo anterior, y teniendo en cuenta que los productos y servicios que
prestan las entidades están asociadas a los trámites que adelantan los interesados en
obtenerlos, es pertinente acoger los aspectos señalados en la “Guía Nacional para la
simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y
trámites”3, para la implementación de ciclo PHVA, así:
3
Disponible en línea. Ver: http://190.27.245.28/dmdocuments/GUIA_NACION_DE_TRAMITES.pdf
Figura 3. Ciclo PHVA y Sistemas de Gestón
Fuente: Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites
En la fase de planeación institucional, la dirección estratégica, la administración de
riesgos y el ambiente de control como componentes MECI y de otros de los
subsistemas, al igual que la responsabilidad de la alta dirección y la gestión de recursos
del Sistema de Calidad, son elementos indispensables en la planeación de los trámites
y servicios que se desean incorporar a un Sistema de Información Integral.
En la fase del hacer, el componente de información y comunicación pública dentro del
sistema de control, así como la prestación del servicio en el sistema de calidad son los
ejes que deben orientar automatización y mejoramiento de la eficiencia y eficacia de las
entidades con apoyo de las TIC.
En la fase de verificación, el MECI, en la autoevaluación y la evaluación independiente,
y el Sistema de Gestión de Calidad, en la medición y el análisis, incluyen los
mecanismos orientados a satisfacer las necesidades reales del ciudadano.
Complementariamente la articulación de requisitos como los establecidos en los
Sistemas de Gestión Documental y Seguridad de la Información permiten fortalecer los
procesos de gestión, así como la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la
información.
Finalmente, en la fase del actuar, tanto el Sistema de Gestión de la Calidad como el
Modelo Estándar de Control Interno se encuentran orientados a un mejoramiento
permanente de la gestión y el sistema de control de las entidades del Estado. Los
planes de mejoramiento formulados en el interior de la entidad, sumados al análisis y
mejora de los productos de cada entidad facilitan la obtención de los resultados
establecidos en la fase de planeación.
En la siguiente Unidad de este curso, se tratarán en detalle los aspectos comunes entre
los diferentes componentes del Sistema Integrado de Gestión y cómo articularlos para la
implementación de un Sistema de Información Integral.