CONTRATO DE PROYECTO

CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER)
P. Reyes / Sept. 2007
CONTRATO DE PROYECTO
(PROJECT CHARTER)
Primitivo Reyes Aguilar
Septiembre de 2007
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CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER)
P. Reyes / Sept. 2007
Proyecto Seis Sigma
Alcance del proyecto y contrato del proyecto (project charter)
Alcance del proyecto:
La definición del problema es la parte más importante para resolverlo.
Algunas técnicas para esto son:

Contrato del proyecto (acotaciones)

Análisis de personal afectado por el proyecto

Definición del cliente

Diagramas de Pareto, SIPOC, Rty, Voz del cliente

Diagramas de afinidad, Modelo Kano
La dirección puede o no proporcionar un enunciado de misión o
propósito.
El contrato del proyecto se hace con el apoyo del líder o facilitador, es
útil por varias razones:

El equipo tiene claros el alcance y las metas

El equipo puede permanecer enfocado a las metas

El equipo trabaja en proyectos alineados con las metas de la
organización

El Champion del equipo apoya al equipo y sus metas
Selección inicial del proyecto

Debe tener amplia aceptación por los involucrados

Simple pero no trivial

Seleccionar alcance corto para mostrar beneficios (3-4 meses)

Dentro del control del equipo

Considerar restricciones de tiempo y recursos
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Revisión del enfoque del proyecto

¿Se relaciona el proyecto con las necesidades del cliente?

¿El proyecto está alineado con la satisfacción de sus
necesidades?
Contrato de proyecto (Project Charter)
Es un documento que define la misión del equipo, alcance de la
operación, objetivos, programa y consecuencias, el cual es autorizado.
Donde:

Propósito: Describe para qué se formó el equipo en línea con la
misión y visión de la empresa

Objetivos: Que el equipo espera alcanzar en términos medibles

Alcance: límites donde operará el equipo

Soporte de la dirección: se establece por escrito este compromiso
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
P. Reyes / Sept. 2007
Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere
mejorar, tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo
una caída en ventas del 25% y 40% en utilidades”
Ventajas de contar con una Contrato del proyecto:

Elimina confusiones

Establece las fronteras de operación

Identifica las áreas que no serán atendidas

Identifica el producto resultante

Proporciona una base para que el equipo fije sus metas

Autoriza al equipo a colectar datos relevantes

Proporciona acceso a los recursos necesarios

Autoriza la dedicación de tiempo de los miembros para atender
problemas
El Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o
acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta”
Project Charter - Ejemplo
 Descripción general del
problema
 Alcance
 Meta medible
 Sigmas
 Recursos
 Nombre, Rol
 Otros participantes
 Costos y beneficios
 Fechas arranque y final
por cada fase DMAIC
 Impacto financiero
 Beneficios estimados
 Costos estimados
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El contrato del proyecto (Project Charter) debe incluir:

Caso de negocio (impacto financiero)

Enunciado del problema

Alcance del proyecto (límites)

Establecimiento de metas

Rol de los miembros del equipo

Metas intermedias y productos finales

Recursos requeridos
Caso del negocio: es un resumen de las razones estratégicas para el
proyecto. Incluye aspectos de calidad, costo, producto final con
justificación financiera, por ejemplo:

Diseño de un producto nuevo

Rediseño de un producto existente

Diseño de un nuevo proceso

Rediseño de un proceso existente
Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar,
tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo una caída en
ventas del 25% y 40% en utilidades”
Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o
acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta”
Establecimiento de las metas: establecer metas a ser logradas entre 120
y 160 días; una regla común es la reducción del 50% en alguna de las
métricas o su mejora en 50%
Roles de los miembros de los equipos: los miembros deben ser gente
calificada con la suficiente experiencia para realizar lo establecido en
la misión del equip.
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Equipo de proyecto Seis Sigma: Asesor técnico (Black Belt), Líder del
equipo (Green Belt), Miembros (Yellow Belts), coordinador (Master Black
Belt), Patrocinador (Champion, Sponsor)
Definición de Project Charter: es un acuerdo entre la dirección y el
equipo, estableciendo que se espera de ellos, también se denomina
Team Charter:

Clarifica que se espera del equipo

Mantiene enfocado al equipo

Alinea los proyectos a las prioridades de la empresa

Transfiere el proyecto del Champion y Promotor al equipo del
proyecto
Etapas intermedias / Entregables (milestones): sirven para dar
seguimiento al proyecto hasta su terminación. Una carta típica de
etapas es:

Día 0. Iniciar actividades del equipo

Día 1. Iniciar la fase de definición del proyecto

Día 40. Iniciar la fase de medición del proyecto

Día 80. Iniciar la fase de análisis del proyecto

Día 120. Iniciar la fase de mejora del proyecto

Día 160. Concluir el proyecto con una presentación a la dirección

>Día 160. Seguimiento de los elementos de control
Recursos requeridos:

Personal calificado; equipo; maquinaria

Espacio en laboratorio; espacio en oficina

Tiempo de máquinas; teléfono

Equipo de cómputo

Energéticos, etc.
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Análisis de personal afectado por el proyecto (stakeholders) y áreas
impactadas por los cambios:

Gerentes y personal relacionado con el proceso

Clientes, proveedores, finanzas
Carta de comunicación y de responsabilidades para reducir la
resistencia al cambio, con las categorías:

Nivel de compromiso (apoyo, quejoso, indiferente)

Ventas (X nivel de compromiso, O nivel de compromiso requerido)

Gerencia, Empleados, Clientes
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