GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL MINISTERIO DEL INTERIOR BOGOTA D.C. Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ......................................................................................................................................................... 3 2. ALCANCE ......................................................................................................................................................... 3 3. TERMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3 4. RESPONSABILIDAD ........................................................................................................................................ 5 5. NORMATIVIDAD ............................................................................................................................................... 5 5.1. LEYES ........................................................................................................................................................... 5 5.2. DECRETOS ................................................................................................................................................... 5 5.3. OTROS .......................................................................................................................................................... 5 6. DESARROLLO .................................................................................................................................................. 5 6.1. Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional ............................................... 5 6.2. Elaboración y modificación de formatos, plantillas o modelos de documentos .................................. 6 6.2.1. Lineamientos Generales ......................................................................................................................... 6 6.2.2. Estructura de los documentos ............................................................................................................... 7 6.2.2.1. Encabezado .......................................................................................................................................... 7 6.2.2.2. Cuerpo del Documento ....................................................................................................................... 8 6.2.2.2.1. Contenido de los documentos del SIGI. ............................................................................................ 8 6.2.2.2.2. Estructura Definición Objetivos ......................................................................................................... 9 6.2.2.2.3. Estructura del Alcance ........................................................................................................................ 9 6.2.2.2.4. Control de cambios ............................................................................................................................. 9 6.2.2.2.5. Firma de los responsables ................................................................................................................. 9 6.2.2.2.6. Archivar en ........................................................................................................................................... 9 6.2.2.3. Pie de página ...................................................................................................................................... 10 6.3. Identificadores de tipos de documento, procesos y subprocesos del SIGI ....................................... 10 6.3.1. Identificadores de los tipos de documentos ...................................................................................... 10 6.3.2. Identificadores de los procesos y subprocesos de la entidad ......................................................... 10 6.4. Codificación de los documentos ............................................................................................................. 12 6.5. Uso de formatos o plantillas: ................................................................................................................... 13 7. REGISTROS .................................................................................................................................................... 13 8. ANEXOS .......................................................................................................................................................... 13 9. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 14 Tabla de Figuras Figura 1. Estructura Piramidal SIGI........................................................................................................................................6 Página 2 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, condiciones e instrumentos, mediante el diseño y uso de plantillas, formas e instrucciones, para la elaboración o modificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y de los fondos a su cargo. 2. ALCANCE Inicia con la Estructura documental, continua con la definición de plantillas, formas e instrucciones y finaliza con la publicación y socialización en el sitio de consulta de la entidad. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos. Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado de una fase o etapa de un proceso, procedimiento o trámite. Adopción: Acto de formalización de un documento mediante acto administrativo. Alcance: El alcance indica donde inicia y dónde finaliza la acción o temática que trata un documento del SIGI. Anexos: Información adicional adjunta al final del documento, que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye formatos, plantillas, cuadros y gráficos utilizados en la aplicación de un documento, que se relacionan en el numeral de anexos de los respetivos documentos y pueden consultarse en el sitio web de la entidad. Aprobación: Actividad realizada por el dueño del proceso o jefe de la dependencia para aprobar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Caracterización de proceso o subproceso: Se refiere a la identificación, personalización y descripción de las características más importantes de un proceso o subproceso tales como: proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes. Circular externa: Da a conocer a la ciudadanía información de productos y servicios del Ministerio del Interior, que por lo general son de carácter normativo. Circular interna: da a conocer a los funcionarios, servidores públicos y contratistas de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo. Concepto técnico: Visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación sobre modificación o elaboración de documentos del SIGI. Contenido: Orden de los temas que trata un documento del SIGI. Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que contiene el registro de los cambios realizados. Copia no controlada: Se consideran copias no controladas de un documento, las copias impresas o magnéticas que se encuentren por fuera del sitio web de la entidad. Desarrollo: Parte del contenido de un documento que describe: ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Por qué? Documento: Información y su medio de soporte: especificaciones, procedimiento documentado, imagen, informe, foto o video. Documentos asociados/internos/externos: Son los documentos internos o externos que apoyan la operación o ejecución del proceso, subproceso o procedimiento, etc. Documentos del Sistema Integrado Gestión Institucional: Aquellos que se encuentran vigentes que se aplican e inciden, en la operación de los procesos de la entidad, como manuales, caracterización de proceso, subproceso, procedimiento, instructivo, protocolo y guía de trabajo, entre otros. Documentos externos: Documentos que pueden incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza el Ministerio del Interior como leyes, decretos, resoluciones externas, Página 3 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 documentos Conpes, lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware, normas técnicas, tratados y convenios, entre otros. Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia, el cual es identificado con la leyenda “documento obsoleto” y se conserva para fines de mantener la memoria institucional. Fecha de vigencia: Es en la cual un documento inicia su vigencia, en el marco del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Formato: Documento que hace parte de un procedimiento, protocolo o guía. Gestión por procesos: Es la interacción y relación entre los procesos, considerando las entradas, su procesamiento y las salidas dirigidas a otro proceso, entidad, cliente o parte interesada. Guía: Documento que permite el desarrollo de la temática de un sistema, proceso o proyecto y sus lineamientos. Instructivo: Documento que orienta el diligenciamiento de un formato. Introducción: Describe en forma resumida la temática vital del documento. Líder del proceso o subproceso: Cargo o rol responsable del proceso o subproceso. Lista de asistentes: Registro de asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo y resume actividades realizadas, compromisos y conclusiones. Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe de manera general el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Interior. Memorando: Documento escrito para la comunicación entre las diferentes dependencias, funcionarios y servidores de la entidad. Normatividad: Disposiciones de carácter jurídico o técnico que regulan una materia, actividad o sector específico que incluye normas como: Constitución Política de Colombia, Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Técnicos, entre otros, ordenados de la fecha más reciente a la más antigua. Objetivo: Propósito o fin específico. Oficio: Comunicación escrita oficial con otras entidades, personas naturales o jurídicas. Política de calidad: Lineamientos que orientan el desarrollo de un proceso, proyecto u objetivo institucional relacionados con la calidad. Política de operación: Orientaciones para implementar estrategias en la operación de los procesos de la entidad. Portada: Es la página de presentación de un documento. Procedimiento: Forma específica para realizar un proceso o una actividad. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que interactúan para generar valor que transforman elementos de entrada en resultados. Protocolo: Normas o reglas que orientan actuaciones o actos oficiales. Publicación: Es la divulgación de los documentos en el sitio web. Punto de Control: Son acciones para ejercer los controles que se requieren en la ejecución de actividades en los procedimientos. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y evidencia actividades ejecutadas. Responsabilidad: Deber de los cargos responsables sobre la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los documentos. Socialización: Dar a conocer a todos los funcionarios cualquier novedad sobre el SIGI. Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad. Términos y definiciones: Denominaciones y siglas empleadas en los documentos, ordenadas alfabéticamente. Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada y su numeración va desde 01 hasta (n). Vigente desde: Fecha de publicación y de entrada en vigencia de un documento. Entidad: Ministerio del Interior. Página 4 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 4. RESPONSABILIDAD La actualización y revisión de los cambios realizados a este documento están a cargo del Grupo de mejoramiento Continuo de la Oficina Asesora de Planeación; así mismo, la aprobación se encuentra a cargo del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 5. NORMATIVIDAD 5.1. LEYES Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se Dictan Otras Disposiciones. Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, la cual dicta la Ley General de Archivo y otras disposiciones. 5.2. DECRETOS Decreto 1066 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Administrativo del Interior. Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) Decreto 2893 de 2011, por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. 5.3. OTROS Directiva presidencial 19 de Marzo de 2015 Directrices para el manejo de imagen, mensajes y publicidad por parte de las entidades públicas del orden nacional. (Guía Sistema Gráfico) Directiva presidencial 06 de 2014, sobre la eficiencia administrativa y lineamientos de la política de austeridad. Circular interna CIR14-030 del 16 Julio del 2014 Implementación de la estrategia institucional de cero papel uso apropiado y racional de impresoras, papel e insumos de oficina Política editorial institucional Directiva presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. NTCGP 1000, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá (Instituto colombiano de normas técnicas y certificación) NTC- NORMA ISO 9001, Norma Técnica Colombiana (Instituto colombiano de normas técnicas y certificación) MECI Modelo Estándar de Control Interno ISO: 10013 Guía técnica colombiana. Directrices para la documentación del sistema (Instituto colombiano de normas técnicas y certificación) 6. DESARROLLO 6.1. Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior está compuesta por cuatro (4) niveles, los cuales se pueden observar en la organización piramidal que se visualiza y describe en la Figura 1: Página 5 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 Figura 1. Estructura Piramidal SIGI Políticas y Objetivos SIGI: En este componente de la estructura se recogen las diferentes políticas y objetivos que hacen o hagan parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Manual SIGI: El Manual del SIGI describe Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y de los Fondos a su Cargo. Procesos, Subprocesos, procedimientos, protocolos, Guías, manuales, formatos y registros, entre otros: En este componente de la estructura se recogen todos los instrumentos que permiten la operación de la gestión del Ministerio del Interior y de los Fondos a su cargo. Documentos externos: En este componente se agregan toda la normatividad legal y técnica externa aplicable a los procesos y a la entidad. 6.2. Elaboración y modificación de formatos, plantillas o modelos de documentos 6.2.1. Lineamientos Generales La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional debe seguir los siguientes lineamientos y orientaciones: Uniformidad. Los documentos deben presentarse de manera uniforme, con excepción de los formatos, cuyo contenido se presenta conforme la necesidad del usuario. Fuente y tamaño de letra. Esta debe ser Arial 10. Excepcionalmente se puede utilizar tamaños diferentes siendo el máximo 12 puntos, especialmente en gráficas, cuadros o textos que lo ameriten. Redacción. Los documentos deben redactarse de forma clara, precisa, utilizando un lenguaje sencillo. Éstos no deben presentar tachones, ni enmendaduras. Tamaño del papel. Los documentos deben producirse e imprimirse generalmente en papel tamaño carta u oficio. Márgenes. Se deben usar márgenes superior, inferior y derecho de 2 cm e izquierdo de 3 cm. Página 6 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 Adecuación de documentos en SIGOB o aplicativo vigente. Para el caso de memorandos, oficios, entre otros documentos necesarios para la comunicación y operación de los procesos; deben configurarse y aplicarse a través del aplicativo SIGOB o el aplicativo que esté vigente. Uso de logo, lema de gobierno y marca. Los logos y marca de las certificaciones de calidad con las que cuenta la entidad, solo se podrán usar en material de soporte para la realización de eventos de capacitación, encuentros, talleres, relacionados con la misión de la entidad y en observancia de las directrices para uso de logo y marca establecidas por el Manual de Imagen Corporativo. Adicionalmente se debe tener en cuenta, que la entidad no podrá usar los logos de las certificaciones de calidad, en los documentos que describen los procesos, procedimientos, productos o servicios, en aras de evitar interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o beneficiarios de los servicios que presta la entidad. Bajo este contexto, los logos y marca de los certificados de calidad obtenidos por la entidad, pueden ser publicados en la página web e intranet de la entidad, para su visibilidad, señalando la dirección web del organismo auditor, sin aplicar hipervínculo al sitio web de dicho organismo. Finalmente, el uso de logo y lema institucional se aplica siguiendo los lineamientos y orientaciones señaladas en la política editorial y el manual de imagen corporativa de la entidad, en concordancia con el manual de identidad visual de la Presidencia de la República. 6.2.2. Estructura de los documentos La estructura de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional está formada por un encabezado, cuerpo y pie de página. 6.2.2.1. Encabezado Para efectos de esta guía se proponen dos tipos de encabezados que pueden aplicarse en la generación de los documentos necesarios para la operación del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, tales como: Manuales, caracterizaciones, procedimientos, protocolos, guías, instructivos, formatos, oficios, memorandos, circulares, conceptos, certificaciones u otros documentos requeridos para la operación de la entidad. Encabezado forma 1. Formado por los siguientes elementos: A: Logo del Ministerio del Interior y lema de Gobierno B: Nombre del Tipo de Documento (Manual, caracterización, procedimiento, protocolo, guía, instructivo, formato, etc.) C: Titulo del Documento D: Código del Documento E: Versión del Documento F: Vigente Desde: Indica la fecha de vigencia del documento. D A B E C F Página 7 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 Encabezado forma 2. Formado por los siguientes elementos: B A A: Logo del Ministerio del Interior B: Lema de Gobierno “Todos por un Nuevo País” Nota. El uso de logo y lema de gobierno en la celebración de eventos o realización de actividades en las que participe el Ministerio, otros Ministerios y otras entidades, se procede siguiendo los lineamientos del manual de imagen corporativa del Ministerio del Interior o en su defecto el manual de identidad visual de la Presidencia de la República. Los documentos y formatos que se produzcan en este sentido no se codifican. 6.2.2.2. Cuerpo del Documento 6.2.2.2.1. Contenido de los documentos del SIGI. En la siguiente tabla se indica el contenido básico de los principales documentos que hacen parte del SIGI: PORTADA CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE TERMINOS Y DEFINICIONES RESPONSABILIDAD NORMATIVIDAD DESARROLLO DOCUMENTOS ASOCIADOS Y/O DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS REGISTROS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS CONTENIDO POLÍTICA O O O + + O + O + O O O + MANUAL + + O + + + + + + O O + + CARACTERIZACIÓN - - - + + + + + + + O O + PROCEDIMIENTO - - - + + + + + + O + + + PROTOCOLO - - - + + + + + + - O O + GUÌA + O O + + O O + + O O + + INSTRUCTIVO - - - + O - O O + O - O + FORMATO O O O O O O O O + O O O O TIPO DE DOCUMENTO Convenciones: aplica (+), Opcional (O), No Aplica (-). Página 8 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 6.2.2.2.2. Estructura Definición Objetivos CONECTOR (Mediante, a través, por medio) VERBO INFINITIVO + SUJETO SUJETO CONECTOR (Para, con el fin, con el propósito) VERBO INFINITIVO + SUJETO EJEMPLO Elaborar y actualizar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional REDACCIÓN DEL OBJETIVO Mediante Acciones coordinadas con las dependencias de la entidad para Garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión institucional. Elaborar y actualizar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional mediante acciones coordinadas con las dependencias de la entidad, para garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión institucional. 6.2.2.2.3. Estructura del Alcance INICIA CON (Actividad inicial) La elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional REDACCIÓN DEL ALCANCE CONTINÚA CON (Actividad siguiente) EJEMPLO FINALIZA CON (Actividad final) Actualización Socialización de los documentos Inicia con la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, continuando con su actualización y finaliza con la socialización de los documentos. 6.2.2.2.4. Control de cambios FECHA DD/MM/AAAA A. B. C. CAMBIO VERSIÓN A Incluya los cambios realizados al documento, B Incluya la nueva versión indicando la versión que se modifica. del documento C La fecha. Corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del documento. Cambio. En este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento, indicando la versión que se modifica. Versión. Esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado (01, 02, n). 6.2.2.2.5. Firma de los responsables Aquí se debe indicar el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Estos campos están ubicados al final de los documentos. 6.2.2.2.6. Archivar en Incluye la serie/sub serie de la tabla de retención documental (TRD), donde van a ser archivados o conservados los documentos. Página 9 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 6.2.2.3. Pie de página La paginación de los documentos señalados por este procedimiento, se incluye en la parte inferior derecha de la hoja, dentro del pie de página, utilizando el formato (página X de Y). En documentos como memorandos, oficios, circulares externas e internas, conceptos, certificaciones o similares se incluye: la dirección de correspondencia de la entidad, código postal y PBX, sitio web de la entidad, correo electrónico de servicio al ciudadano, línea de quejas y reclamos tal como se indica a continuación: A B A: Dirección de correspondencia, código postal y PBX, sitio web, correo electrónico de servicio al ciudadano, línea gratuita de servicio al ciudadano. B: Paginación X de Y 6.3. Identificadores de tipos de documento, procesos y subprocesos del SIGI Para la codificación de los documentos del SIGI se tienen en cuenta: El identificador del tipo de documento, el identificador del proceso o subproceso y un consecutivo, como se indica a continuación: 6.3.1. Identificadores de los tipos de documentos IDENTIFICADOR O M C P T G I F 6.3.2. TIPO DOCUMENTO Política Manual Caracterización Procedimiento Protocolo Guía Instructivo Formato Identificadores de los procesos y subprocesos de la entidad PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESO PD SIGLA PROCESO/SUBPROCESO SUBPROCESO PROCESO PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO SUBPROCESO PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO DE LA PP GESTIÓN SUBPROCESO PROGRAMACIÓN, GESTIÓN Y SEGUIMIENTO GP PRESUPUESTAL RI SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS INTERNACIONALES PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO TH AT SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO Página 10 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 SUBPROCESO BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN Y SALUD OCUPACIONAL SUBPROCESO RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE BS RV SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SI TC N/A PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS Y COMUNICACIÓN CD SUBPROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL SC SUBPROCESO GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO GT SUBPROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS PROCESOS MISIONALES PROCESO FP SIGLA PROCESO/SUBPROCESO SUBPROCESO PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS N/A PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS DISEÑO DE NORMAS AL DN AN SUBPROCESO GESTIÓN DE LOS ASUNTOS LEGISLATIVOS SUBPROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS DE DECRETO Y DE DR RESOLUCIONES EJECUTIVAS PROCESO APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMAS PE SUBPROCESO COORDINACIÓN DE LOS PROCESOS ELECTORALES SUBPROCESO PROMOCIÓN DE LOS MECANISMOS, INSTANCIAS Y PC CANALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA AI SUBPROCESO DIRECCIÓN DE ASUNTOS INDÍGENAS, ROM Y MINORÍAS SUBPROCESO ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, CA AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS GT GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL SUBPROCESO GESTIÒN PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA SC CIUDADANA DH SUBPROCESO DERECHOS HUMANOS SUBPROCESO FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA SEGURIDAD Y FS CONVIVENCIA CIUDADANA CP SUBPROCESO CONSULTA PREVIA FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA PARTICIPACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA FPFD FP PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL VC INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LAS FEDERACIONES Y CONFEDERACIOÓN NACIONAL DE ACCIÓN COMUNAL IV PROCESOS DE APOYO PROCESO GD SIGLA SUBPROCESO N/A PROCESO/SUBPROCESO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO DE GESTION DE ASUNTOS JURIDÍCOS AJ AA SUBPROCESO ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Página 11 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 RE SUBPROCESO ASUNTOS RELIGIOSOS NO CATOLICOS GC SUBPROCESO GESTIÓN DE LO CONTENCIOSO PROCESO DE GESTIÓN DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS AD N/A GC PROCESO DE GESTIÓN DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL N/A PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS GR RA SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS RF SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS PROCESOS DE EVALUACIÓN PROCESO SIGLA SUBPROCESO PROCESO/SUBPROCESO PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL SC 6.4. N/A PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL Codificación de los documentos Para la codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional que utilicen el encabezado forma 1, señalado en el numeral 6.2.2.1, se debe tener en cuenta los identificadores de tipos de documentos y de procesos y subprocesos indicados en el numeral 6.3 de este documento. A continuación se indica con un ejemplo la forma de codificación de los documentos señalados anteriormente, utilizando para ello el proceso de Planeación y Direccionamiento y los subprocesos que lo componen: IDENTIFICADOR PROCESO IDENTIFICADOR SUBPROCESO PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PD PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP IDENTIFICADOR TIPO DOC EJEMPLO O O M M C C P P F F T T F F G G F F I I CONSECUTIVO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CÓDIGO PD-O1 PD-PP-O1 PD-M1 PD-PP-M1 PD-C1 PD-PP-C1 PD-P1 PD-PP-P1 PD-P1-F1 PD-PP-P1-F1 PD-T1 PD-PP-T1 PD-T1-F1 PD-PP-T1-F1 PD-G1 PD-PP-G1 PD-G1-F1 PD-PP-G1-F1 PD-P1-I1 PD-PP-P1-I1 Página 12 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 Nota: El identificador de tipo de documento (C), solo se aplica para la caracterización de procesos o subprocesos, según sea el caso. Cuando el proceso tenga subprocesos, solo se caracterizan los subprocesos. 6.5. Uso de formatos o plantillas: En el numeral 8 de esta guía se relacionan las plantillas, formas o formatos para la elaboración de los principales documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, tales como manuales, caracterizaciones de procesos o subprocesos, procedimientos, guías, protocolos, registros, instructivos entre otros, los cuales pueden consultarse en el sitio web de la entidad. Nota. El formato para documentar manuales puede ser utilizado para elaborar otros documentos similares, ejemplo (código de ética, programa de gestión documental, entre otros) 7. REGISTROS REGISTROS RESPONSABLE FRECUENCIA Sitio web Funcionarios designados de Conforme Grupo Mejoramiento Continuo - necesidad Oficina Asesora de Planeación UBICACIÓN https://www.mininterior.gov.co/lainstitucion/sigi/documentacion-sigi Los originales físicos en carpeta correspondiente conforme TRD - OAP 8. ANEXOS Anexo 01. Anexo 02. Anexo 03. Anexo 04. Anexo 05. Anexo 06. Anexo 07. Anexo 08. Anexo 09. Anexo 10. Anexo 11. Anexo 12. Anexo 13. Anexo 14. Anexo 15. Anexo 16. Anexo 17. Anexo 18. Anexo 19. Anexo 20. Formato Manual Formato para Acta Formato Lista de Asistentes Formato Registro de Asesoría y Asistencia Técnica Formato para Caracterización de Procesos Formato para Procedimiento por Flujograma Formato para Procedimiento por Actividad Formato para Procedimiento Combinado Formato para Guía Formato Protocolo Formato para Instructivo Plantilla para Memorandos General Plantilla para Oficio General Plantilla para Elaborar Concepto Jurídico Plantilla para Elaborar Concepto Técnico Formato Certificaciones Plantilla para Circular Interna Plantilla para Circular Externa Formato Informes Formato Presentación Power Point Página 13 de14 Código: SI-G1 Versión: 1 GUÍA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Vigente desde: 23/03/2016 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN Elaboró Revisó Aprobó ____________________ Marco A. Jiménez Medrano Profesional Universitario _____________________ Jacinto Montero Lora Profesional Especializado ____________________________ Ángela María López Gutiérrez Jefe Oficina Asesora de Planeación “Archivar en”: 1103.47.03 Procesos y Procedimiento Estratégicos – Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional Página 14 de14