Código: AN-CA-C1 CARACTERIZACIÓN APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS OBJETIVO DEL PROCESO O SUBPROCESO ALCANCE LÍDER RESPONSABLE POLITICA DE OPERACIÓN PROVEEDOR Consejos Comunitarios de Comunidades Negras (1) Comunidades negra, afrocolombianas, raizales y palenqueras (1,2,3,4) Versión: 7 Vigente desde: 11/12/2015 Coordinar e implementar lineamientos de política pública frente a las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras a través del reconocimiento y protección de sus derechos con el propósito de mejorar su calidad de vida y promover su integridad étnica y cultural. Desde la inscripción de consejos comunitarios y organizaciones de base de las comunidades negras, novedades y expedición de certificación de registro, pasando por la expedición de certificados de autoreconocimiento y coordinación para la asignación de cupos y descuentos, hasta la resolución de impugnaciones de los actos de elección de las juntas de los Consejos Comunitarios. DIRECTOR DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS Coordinar la implementación de políticas orientadas al reconocimiento y protección de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palanqueras, y promover la integridad étnica y cultural y sus derechos fundamentales.. ENTRADAS 1. Comunicación de la Alcaldía respectiva ante la cual se presento recurso de primera instancia y documentos soportes. 1.Solicitud de certificación 2.Copia de registro civil que acredite parentesco en primer grado de consanguinidad con la persona de raza negra 3.Fotocopia legible ampliada al 150% del documento de dentidad ACTIVIDADES RESOLVER EN SEGUNDA INSTANCIA LA APELACIÓN DE LAS ACTAS DE ASAMBLEA DE ELECCIÓN DE LAS JUNTAS DE LOS CONSEJOS COMUNITARIOS, PARA TENER CLARIDAD SOBRE LA CONFORMACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE LOS CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS. Procedimiento para resolver las solicitudes de impugnación de los actos de elección de las juntas de los Consejos Comunitarios. AN-CA-P1 CERTIFICACIÓN COMO MIEMBRO DE LA POBLACIÓN AFROCOLOMBIANA. Procedimiento para expedir certificación de autorreconocimiento como miembro de la población negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera. AN-CA-P3 RESPONSABLE Funcionarios, Coordinador de Grupo contratistas Director DACN Funcionarios, Coordinador de Grupo contratistas Director DACN SALIDAS 1. Comunicación de cumplimiento de requisitos y prórroga de términos 2. Resolución por la cual se resuelve el recurso de apelación 3. Notificación personal 4. Notificación por edicto 1.Solicitud de certificación como miembro de la población afrocolombiana 2.Oficio de devolución solicitud por no cumplimiento de requisitos 3.Certificación 4.Formato AN-CAP3-F1 CLIENTES Consejos Comunitarios de Comunidade s Negras 1,2,3,4 Comunidad negra, afrocolombia na, raizal y palanquera (1,2,3,4) Página 1 de5 Código: AN-CA-C1 CARACTERIZACIÓN APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS Peticionarios aspirantes a la educación superior (1,2,3,4,) Comunidad negra, afrocolombiana, raizal y Palenqueras (1) Organizaciones de Base en Formación (1) 1 Solicitud de cupo y/o descuentos Especiales en Instituciones de Educación Superior, Técnicas o Tecnológicas 2. Acta de compromiso con la Universidad 3. Copia de registro civil que acredite parentesco en primer grado de consanguinidad con la persona de raza negra 4. Fotocopia legible ampliada al 150% del documento de identidad, por las dos caras 1. Solicitud de: inscripción en el registro único nacional de Organizaciones de Base, Actualización de novedades y certificación de pertenencia a una Organización y documentos soportes ACCESO DE LA POBLACIÓN NEGRA, AFROCOLOMBIANA, RAIZAL Y PALENQUERA A LA EDUCACIÓN SUPERIOR Procedimiento para coordinar la asignación de cupos y/o descuentos especiales en instituciones de educación Superior, técnicas o tecnológicas AN-CAP4 Vigente desde: 11/12/2015 1. Solicitud de cupos y descuentos especiales a las instituciones de Funcionarios, educación Coordinador de superior Grupo 2. Oficio devolución contratistas por no Director DACN cumplimiento de requisitos INSCRIPCIÓN, NOVEDADES Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN Procedimiento Inscripción, Novedades y Expedición de Certificación de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras AN-CA-P5 Versión: 7 Funcionarios Grupo Participación Soporte Normativo de y Director de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras 1. Resolución de Inscripción en registro único 2. Notificación/certifi cación de inscripción en el registro único, 3. Notificación de registro de novedades, 4. Notificación personal, de no cumplimiento y por aviso Aspirantes a la educación superior (1,2) Instituciones de Educación Superior (1) Comunidad negra, afrocolomb iana, raizal y Palenquera s (1,2,3,4) Organizacion es de Base en Formación (1,2,3,4) Página 2 de5 Código: AN-CA-C1 CARACTERIZACIÓN APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS Versión: 7 Vigente desde: 11/12/2015 DOCUMENTOS INTERNOS CÓDIGO TIPO AN-CA-P1 1. Procedimiento AN-CA-P2 2. Procedimiento AN-CA-P3 3. Procedimiento AN-CA-P4 4. Procedimiento AN-CA-P5 5. Procedimiento TÍTULO Procedimiento para resolver impugnación de los actos de elección de las juntas de los consejos comunitarios. Procedimiento para la inscripción de consejos comunitarios de comunidades negras, novedades y expedición de certificaciones Procedimiento para expedir certificación de autorreconocimiento como miembro de la población negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera. Procedimiento para coordinar la asignación de cupos y/o descuentos especiales en instituciones de educación Superior, técnicas o tecnológicas Procedimiento Inscripción, Novedades y Expedición de Certificación de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras FECHA DOCUMENTOS EXTERNOS TIPO NÚMERO FECHA TÍTULO Ver normatividad en el numeral 5 de los procedimientos señalados en el ítem de documentos internos GESTIÓN DE INDICADORES GESTIÓN DE RIESGOS (Referenciar) Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso. RECURSOS HUMANOS 1. Director Técnico Administrativo (1) 2. Asesor (1) 3. Profesional Especializado (4) 4. Profesional Universitario (6) 5. Auxiliar de Servicios Generales (1) 6. Secretaria Ejecutiva (1) 7. Secretaria (1) 8. Técnico Administrativo (1) Contratistas (8) FÍSICOS 1. 2. 3. 4. 5. Despacho Director (1) Puestos de trabajo (25) Archivadores (7) Sala de espera Área física de archivos compartida con la Dirección de Asuntos indígenas, Rom y Minorías 6. Anaqueles para archivo TECNOLÓGICOS 7. 8. 9. 10. 11. FINANCIEROS Computadores (24) Puntos de Red (24) Servicio de Internet SIGOB Teléfonos(15) Página 3 de5 Código: AN-CA-C1 CARACTERIZACIÓN APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS FECHA 09/07/2009 02/09/2009 29/10/2010 29/12/2011 29/11/2013 22/04/2014 CONTROL DE CAMBIOS CAMBIO Ingreso del proceso de la Comisión Consultiva de Alto Nivel, se amplió los registros, se completo la información en las entradas y salidas y se dio una revisión completa del documento. En el objetivo y política del proceso se eliminó la actividad de “CERTIFICACIÓN DE PRESENCIA DE COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS EN EL AREA DE INFLUENCIA DE UN PROYECTO”, en razón a que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras, ya no tiene dicha función, la misma quedó en cabeza del Grupo de Consulta Previa, el cual depende del Despacho de la señora Viceministra del Interior. Se incluyó una nueva actividad relacionada con capacitación sobre derechos de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras. En la actividad de INCORPORACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN se suprimió la referencia a ETNIAS y se corrigió a Asuntos Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. Se completo la información en fuente, entrada y en hacer de la actividad. Se amplió los registros En indicadores estratégicos se incluyó la información de la actividad de capacitación. En requisitos de norma se sustituyó el Decreto 1720 de 2008, por el Decreto 4530 de 2008, toda vez que este último derogo al Decreto 1720. En los riesgos: El control para el primer riesgo se cambia de semanalmente a mensualmente, toda vez que el riesgo es moderado. Se ajustó el riesgo segundo, y en consecuencia el control del riesgo. En acciones a implementar del último riesgo de ajusta, y en consecuencia se ajusta la política de administración en riesgo. Se ajusto la caracterización en el nuevo formato, se ajustaron los procedimientos , donde se incluyo el procedimiento para resolver las solicitudes de impugnaciones de los actos de elección de las juntas de los consejos comunitarios, y se suprimió el procedimiento de registro único de organizaciones de base de comunidades negras y el procedimiento de expedición de certificaciones de inscripción, representación legal y juntas de los consejos comunitarios y las organizaciones de comunidades negras. Se ajustaron y se incluyeron nuevos formatos de los procedimientos. Además, para la medición de la satisfacción del cliente se elaboró un formato de encuesta el cual es aplicado por los contratistas y funcionarios de la Dirección y otro formato para la evaluación de satisfacción en reuniones y capacitaciones que sean impartidas por la Dirección. Se ajusta caracterización, procedimientos y anexos, por modificación de estructura organizacional establecida en el decreto 2893 de agosto de 2011 y a la Guía de llineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos versión 03 19/10/2011. En formato solicitud de elaboración y modificación de documentos se relacionan las versiones de los procedimientos y los anexos a eliminar y a crear. Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora. Se modifica la versión 05 dada la necesidad de introducir un nuevo procedimiento y sus formatos, el cual se detalla en el ítem de documentos internos. Versión: 7 Vigente desde: 11/12/2015 VERSIÓN 01 02 03 04 05 06 Se actualiza el objetivo y la política de este documento y los ítems documentos internos, externos y registros Página 4 de5 Código: AN-CA-C1 CARACTERIZACIÓN APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS 25/11/2015 Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del Interior y se realiza el cambio en el nombre del procedimiento “Expedir certificación como miembro de la población Afrocolombiana” a Procedimiento para expedir certificación de autorreconocimiento como miembro de la población negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera. Elaboró Firma Revisó y Aprobó Firma _____________________________ Equipo de Planeación - DACN Contratista ___________________________________ Álvaro Echeverry Londoño Directora de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras Versión: 7 Vigente desde: 11/12/2015 07 Archivar en: 1103.47.04 Procesos Misionales- Aplicación y Ejecución de Normas- Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras Página 5 de5