Capitulo_14_EL_plan_de_trabajo.ppt

EL PLAN DE TRABAJO: MÁS ALLÁ DE
LOS CRONOGRAMAS Y LOS
PRESUPUESTOS
Objetivos
• Entender la necesidad de hacer un plan de
trabajo para iniciar la ejecución del plan de
negocio.
• Identificar las relaciones entre el plan de
trabajo y la ejecución del plan de negocios.
Reflexiones Iniciales
• El proceso de elaborar un plan de trabajo
requiere que piense al revés, es decir, primero
piense qué quiere hacer y dónde quiere estar en
cierto periodo
• El plan de trabajo es muy importante, como
proceso para involucrar a las personas que
formarán parte del equipo de trabajo del futuro
emprendimiento
• No confunda el plan de trabajo con un
cronograma.
Porque del El plan de trabajo
• Es requerido por muchos bancos para
desembolsar los fondos que ya le fueron
aprobados sobre la base del plan de negocio. En
cuanto al cronograma, éste es un gráfico de
barras que muchas veces sólo lista las
actividades, las secuencias y los tiempos, pero
usualmente no aclara los objetivos de cada
actividad, el porqué de lo que se plantea, los
productos a obtener con cada actividad y tarea, el
cómo y el qué necesita en materia de recursos
para lograr lo que se pretende.
¿QUÉ ES EN REALIDAD UN PLAN DE TRABAJO?
• Es un argumento escrito que sirve para
planear (ordenar) las actividades y tareas a
llevar a cabo durante un tiempo dado, con el
propósito de convencer a los inversionistas
de que se trata de un proyecto viable que les
conviene y que como resultado tengan
disponibles los recursos para ejecutar las
acciones que se necesitan para lograr montar
su empresa.
RAZONES PARA HACER UN PLAN DE TRABAJO
• a) Es central al desembolso de recursos
• b) Precisa las metas y da a éstas periodos concretos e
indicadores
• c) Convierte la palabra en números
• d) Identifica los recursos requeridos y asocia actividades
• e) Identifica las limitaciones y/o restricciones para lograr
• f) Sirve de guía para la acción
• g) Brinda transparencia a la ejecución del plan de negocios
• h)Tranquiliza a los inversionistas
Preguntas claves
• Las de un emprendedor para iniciar el proceso de
desarrollo del plan de trabajo
• ¿Cuáles son las actividades más importantes?
• ¿En qué secuencia o paralelismo deben llevarse a cabo las
actividades?
• ¿Qué grado de detalles deben tener las actividades que se
describen en el plan de trabajo?
¿Las personas a las que las actividades se les asignan tienen
las habilidades y el tiempo para llevarlas a cabo de manera
efectiva?
¿Cuánto es el costo de llevar a cabo las actividades?
• ¿Están los recursos disponibles? (Propios y ajenos; familia,
amigos y/o bancos.)
Confusiones Normales
• Usualmente quienes preparan un plan de
trabajo lo confunden con los cronogramas y
los diagramas de barra,
• Recuerde, si se lo solicitan para
desembolsarle el dinero, lo peor que puede
hacer es hacer sólo un listado detallado de
actividades y de tareas. Más adelante verá
por qué.
CRONOGRAMA, LÓGICA Y ORIGEN
• 1. Enumere las actividades principales
• 2. Elija periodos de tiempo realistas,
apropiados, para especificar cuándo se
llevarán a cabo las actividades
• 3. Divida cada actividad en tareas
manejables.
• 4. Especifique la secuencia y las relaciones
entre las tareas
CRONOGRAMA, LÓGICA Y ORIGEN
• 5. Considere las posibilidades “reales” del uso
de los recursos humanos,
• 6. Estime el tiempo de inicio y la duración de
cada tarea.
• 7. Identifique los principales logros (hitos) con
base en los cuales logre monitorear el progreso
del plan de trabajo.
• 8. Acuerde y asigne las responsabilidades para
las tareas con los miembros del equipo de la
empresa en formación.
LÓGICA Y ORIGEN
• 1. Para cada actividad, haga una lista de todos
los insumos necesarios para completar las
tareas.
• 2. Agrupe los insumos para que la información
sobre los costos se pueden resumir en las
categorías de costos presentadas en el
capítulo 9
Lógica y Origen
• 3. Analice el plan de trabajo y revise cuándo se van a
llevar a cabo las tareas, luego especifique la cantidad
(en unidades) requerida para cada periodo, con la idea
de hacer las solicitudes de uso de recursos necesarias
con tiempo suficiente.
• 4. Cuando haya diferentes fuentes de financiamiento
para determinadas actividades, deberá asignar los
costos (gastos) a la fuente de financiamiento.
• 5. Consolide los costos de diferentes periodos y estime
un costo total de la actividad, para solicitar los
desembolsos debidamente justificados.
LA INTEGRACIÓN REAL DE LAS ACTIVIDADES,
LOS CRONOGRAMAS Y EL PRESUPUESTO
• Lo que se ve en la mayoría de los planes de
negocio son el listado y el cronograma, ya que
ambos son las partes de un continuo.
• A continuación se presenta lo que le
sugerimos. Es un poco más trabajoso que el
diagrama de barra o cronograma común, pero
en realidad veremos cómo los tres “pedazos”,
si pone uno al lado del otro, explican mejor la
historia de cómo lograr lo que usted desea.
La decisión es suya.
• Un consejo personal: la experiencia
probablemente prejuiciosa nos ha enseñado que
seis meses es un periodo bueno. Permite hacer
cortes de progreso trimestrales y reajustar lo que
no caminó bien, además de que no es tan largo
como para que cuando queramos hacer algo
resulte tarde.
• De nuevo repetimos: Cada plan de negocio es su
propio cliente y cada cliente tiene sus
necesidades.
UN CONSEJO DE UN EMPRESARIO
• EL CRONOGRAMA SE REVISA CADA 6 MESES SI
LO DEJA MAS TIEMPO.
• MEJOR NO PIERDA TIEMPO ESO SI A LO
MEJOR EL INVERSIONISTA NO LE
DESEMBOLSA.
• HAGA DOS
• UNO MULTINANUAL Y OTRO SEMESTRAL EN
VERDAD SON UTILES. SI LOS UTILIZA.
Nota a los Profesores y Alumnos
• Faltan los gráficos.
• Haga los suyos o revise lo del libro.
• Ud debe incluir los gráficos de las tres etapas.
Gracias.