3. Auditorias y gestión de calidad de empresas y laboratorios. Ing. Qco. Gustavo Ochoa.
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Sistemas de gestión en industria alimentaria Gustavo Ochoa 30/4/15 ¿Para que un sistema de gestión? • Para poder certificar y evitar barreras de acceso a mercados • Porque es la única forma de gerenciar racionalmente un proceso – Porque así se puede asegurar los procesos – Con procesos seguros, reducimos la variabilidad y la incertidumbre de los resultados. – Con procesos seguros minimizamos la posibilidad de contaminación • Se puede registrar adecuadamente. – Con buenos registros habilitamos la investigación y la mejora continua – Porque es una ayuda para capacitar y motivar al personal, y para comunicar aspectos importantes a clientes y proveedores y demás partes interesadas Hoja de ruta • • • Un sistema de gestión provee una hoja de ruta para poner sistemáticamente todos los factores bajo control Da un marco para la aplicación de los principios de Deming, para la mejora continua de los procesos Permite un análisis de riesgos Las Normas ISO están diseñadas para proveernos esas hojas de ruta. Pero son hojas de ruta orientadas a la mejora continua, por tanto, siempre que llegamos, estamos en el punto de partida de un nuevo ciclo de mejora. (CICLO DE DEMING) La tendencia actual a la integración • • • • • • • • Inocuidad Calidad Impacto ambiental Seguridad y Salud Ocupacional Seguridad de la Información y de los bienes físicos Racionalización de Costos (mano de obra, energía) Gestión de la Logística interna y externa Cumplimiento de las Normativas Legales y Sustentabilidad Social del Emprendimiento Todas son dimensiones del mismo acto de gerenciar DIAGNOSTICO INICIAL DE RIESGOS DIMENSIONES RIESGOS CALIDAD DEFECTOS. MAL DISEÑO. MAL SERVICIO MEDIO AMBIENTE IMPACTOS NEGATIVOS. CONTAMINACION SEGURIDAD ACCIDENTES - ENFERMEDADES EMPRESA PERDIDAS – ALTOS COSTOS ESTADO INCUMPLIMIENTO LEGAL PROCESO INCUMPLIMIENTOS ESPECIFICACIONES ALIMENTOS PRODUCTO INOCUIDAD FINANCIERA ENDEUDAMIENTO INADECUADO COMERCIAL COMPETITIVIDAD . VIGENCIA Los 9 principios • • • • • • • • • LIDERAZGO ENFOQUE EN EL CLIENTE PARTICIPACION DEL PERSONAL ENFOQUE SISTEMICO ENFOQUE DE PROCESOS TOMA DE DECISIONES BASADAS EN HECHOS VISION DE CADENA DE VALOR CON PROVEEDORES MEJORA CONTINUA ENFOQUE PREVENTIVO Y DE RIESGOS Un buen administrador debe dominar: – Los objetivos del proceso a su cargo – Los detalles técnicos – Los recursos con que cuenta: • • • • Humanos Equipamiento Materiales y energía Entorno – Los riesgos – Los costos – Los impactos de la actividad Las 7 M de la administración de procesos Administración del Personal • El personal debe: – SABER – QUERER – PODER • Determinacion de la estructura de autoridad y responsabilidad • Desarrollo de competencias – Perfiles de cargo – Capacitación, entrenamiento y coaching – Evaluación de desempeño – Selección de nuevo personal – Carrera interna Administración de los equipos y maquinas • • • • Asegurar su buena compra Asegurar su fiabilidad y capacidad de uso Mantenimiento Que no se constituyan en riesgos a la calidad o la inocuidad • Que sean seguras para el personal Administración del entorno • • • • • • • • Entorno ergomètrico apropiado Iluminacion, aireacion Drenajes, lavabilidad e higiene Seguridad laboral Seguridad de la propiedad Residuos (gestion en el lugar) Flujos de mercaderías y productos terminados Control de No Conformes Administración de los Métodos • Documentación que describa la forma correcta de realizar las tareas • Revisión sistemática y recolección de feedback de los trabajadores • Capacitación , entrenamiento y coaching • Metodos para la rutina de producción y para las tareas especiales (limpiezas, mantenimiento, montajes, acciones ante accidentes o no conformidades, etc) MEDICION • Plan de muestreo y medición • Verificación de frecuencias y de registros de resultados • Verificación de la competencia de los analistas • Verificación y seguimiento de la incertidumbre de los resultados y del error sistemático • Aseguramiento mediante participación en Red Interlaboratorio o sistemas similares de comparación de resultados Materias Primas • • • • • • • Definición de especificaciones Definición de pliego de compra Selección de proveedores Controles de recepción Acciones ante no conformidades Evaluación de proveedores Desarrollo de proveedores Administración de Costos • • • • • • • Determinación de costos por producto Determinación de su contribucion marginal Determinación de formas de compra Determinación de costos logísticos y de calidad Control de costos inesperados Eliminación de productos no rentables Evaluación de oportunidades de costos ( insumos sustitutivos, procesos alternativos, proveedores) El SISTEMA DE GESTION ES UN INTANGIBLE • No lo podemos “ver”. • Lo que vemos son las evidencias de su existencia. • Estas evidencias son los documentos y los resultados de las observaciones expertas. Evidencias • Sistema Documentacional – – – – Documentos Registros Listados Informes • Elementos de comunicación interna y externa ( memos y circulares, carteleras físicas y digitales, videos señalética, uniformes y otros distintivos empresariales, etc) • Observaciones expertas: (lo que ve un auditor al recorrer las instalaciones, hablar con el personal y preguntar a directivos y funcionarios sobre cómo se hace el trabajo, sus objetivos, sus impactos y sus resultados) Sistema Documentacional (1) • Listados • Son los inventarios de recursos de la empresa • Deben actualizarse y revisarse periódicamente • Importan la codificación de cada item, ubicación y otras características • • • • • • • • • • Listado de personal y competencias Listado de artículos y productos terminados Listado de insumos Listado de documentos Listado de registros Listado de máquinas y equipos de mano Listado de Equipos de Medición, reactivos y medios de cultivo Listado de auditores y entrenadores Listado de Sustancias Peligrosas Listado de filtros, vidrios y otros elementos sensibles para inocuidad Sistema Documentacional (2) • Documentos (describen cómo se hace el trabajo), • • • • • son la compilación del know how de la empresa Deben indicar quiénes son los responsables por autoría y aprobación Deben ser revisados periódicamente Deben tener trazabilidad de las enmiendas y versiones Deben ser distribuidos y explicados a los trabajadores involucrados – – – – – – Manuales Planes Operativos Procedimientos Instructivos Fichas Técnicas Formularios Sistema Documentacional (3) • Registros (son la evidencia de cómo se hizo un trabajo) • • • • • Siempre requieren fecha y firma No pueden ser modificados sin dejar trazabilidad de la enmienda Deben tener vida útil (período en el que se garantiza recuperabilidad) Deben ser mantenidos de forma tal de ser recuperables, legibles y aptos para investigación ( gestion de archivo) Las actas de reuniones también son registros – – – – – – – – Actas de Comité de HACCP, Comité de Seguridad, etc Protocolos de auditorías, Informes de IGP, etc Acciones Correctivas, Preventivas y /o de Mejora Informes de Revisión por la Dirección Informes de Auditorías, externas e internas Registros de Producción, de Ensayos de Laboratorio, Ordenes de Trabajo cumplidas de mantenimiento Certificados de capacitación realizadas, de calibración de instrumentos, Habilitaciones. – Remitos, facturas, etc Sistema Documentacional (4) • Informes • • • • • • • • • • • • • • Son el resultado del procesamiento de los registros ( datos) Permiten gerenciar, es decir evaluar y planificar Muestran tendencias, o situaciones puntuales, compendian en el tempo o a diferentes niveles Son información, es decir datos + inteligencia + interpretación Informes de ventas Informe de Costos Informe de Marketing Informes de Producción Informes de Gestión del Desarrollo Humano Informe Ambiental Informe de Inocuidad Informes de Desarrollo de Proveedores Informe de Estado del Sistema Revisión por la Dirección Las herramientas de gestión • • • • • • Documentación Planes Controles sistemáticos Análisis de Riesgos y Acciones Preventivas Acciones Correctivas Auditorías Planes • Tienen un período de tiempo definido (generalmente anual) • Asignan objetivos a cumplir • Definen responsables y recursos • Se recomienda el uso de planillas • Ejemplos: – – – – – – Presupuesto Inversiones y nuevos proyectos Plan de Calibracion Plan de Capacitacion, entrenamiento y coaching Plan de Mantenimiento Plan de Produccion y Logística Planes Operativos • Son de otra naturaleza, no tienen horizonte de tiempo • Refieren a la realización del proceso y determinan los responsables y recursos así como lo que hay que hacer durante una secuencia repetida del proceso • Ejemplos: – – – – – – Plan de Muestreo (para ensayos de calidad) Planes de ronda de control Planes de Limpieza Planes HACCP Planes IGP (inspecciones generales programadas) Planes Operativos (planes de calidad) Análisis de Riesgos • Se recomienda primero una visión integral de empresa, donde prime el análisis estratégico. • Luego una visión por proceso, donde prime la visión técnica. • Cada riesgo entendido como significativo debe tener su medida preventiva asociada • El resultado es la Matriz Integrada de Riesgos • Se usan diversas herramientas para evaluar riesgos, las más conocidas son las de dos y tres factores (severidad, probabilidad, exposición) Matriz de Riesgos ACCIONES CORRECTIVAS • Es una de las herramientas más potentes de los sistemas de gestión. • Son informes escritos sobre problemas que ocurrieron. • Deben participar todos los involucrados, pero siempre hay un responsable. • Buscan evitar tropezar varias veces con la misma piedras y vivir apagando incendios.. • Si hay un problema, trabajar hasta llegar a las causas raíces. • Establecer un seguimiento después que dejó de “quemar”. ACCIONES CORRECTIVAS (2) ACCIONES CORRECTIVAS (3) SECUENCIA AUDITORÍAS Proceso independiente y sistemático cuyo objetivo es encontrar evidencias que permitan determinar en qué grado se cumple con una cierta norma de referencia. Otra de las herramientas más potentes de la mejora contínua de los sistemas. Auditorías: Proceso independiente • Debe ser realizado por personas preparadas especialmente para auditar. Es un proceso que requiere conocimientos propios y cierto perfil personal. • No puede ser realizado por personas que trabajan en el lugar a auditar. • Debe ser un equipo, para evitar sesgos en las interpretaciones y para no perder información • Los auditores deben tener competencia específica para poder evaluar los hallazgos pero a su vez, deben guardar una distancia del proceso evaluado. Auditorías: Proceso sistemático • El equipo auditor debe preparar la auditoría en base a la norma de referencia y en base a la información suministrada previamente por el auditado. • En base a dicha información, debe establecer un protocolo que le indicará las observaciones a realizar en el transcurso de la auditoría. • La norma de referencia organiza el diálogo y la información suministrada establece el terreno interpretativo. Auditorías: Evidencias • Son piezas de información obtenidas durante la auditoría, que deben surgir de la comparación de la norma de referencia y la realidad observada. • Para obtenerlas se proponen tres tipos de estrategias que deben combinarse en las proporciones justas: – PREGUNTAR – OBSERVAR – VERIFICAR Auditorías: Evidencias • Se registran en el protocolo que previamente se confeccionó. Posteriormente integrarán la base del informe de auditoría. • El informe debe ser entregado al solicitante de la auditoría y al auditado. • Estas evidencias se clasificarán como – Fortalezas (cumplimientos) – Debilidades (observaciones o incumplimientos) – Oportunidades de Mejora ( sugerencias del equipo auditor) Para terminar Un sistema de gestión es principalmente, la gente que lo construye y lo mantiene. Sin la gente motivada y principalmente, convencida de que contar con un sistema robusto y potente les ayuda a trabajar mejor, con menos stress y sobre bases más seguras, no hay base sobre la cual montar un sistema que se sostenga más allá de tareas burocráticas. Gracias ! Gustavo Ochoa [email protected]
