INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD NºARG/01/005 “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL POLITICA COMERCIAL EXTERNA” (Ejercicio finalizado el 31/12/04) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD Nº ARG/01/005 La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros e información financiera complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al Proyecto N° ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”. Con, fecha 15/06/2001 se suscribió el Documento de Proyecto entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada al efecto, en el ámbito de la Secretaría de Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Economía y Producción. El Proyecto “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1206/OCAR, suscripto el 26 de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID); quien con fecha 5 de Enero de 2001 informó no tener objeciones que formular, al apoyo del PNUD, pero condicionando el mismo a: (1) la financiación del costo de administración del PNUD a cargo del aporte local y (2) el cumplimiento por parte del PNUD de todas las normas y procedimientos previstos en el Contrato de Préstamo 1206/OC-AR. 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, expresado en dólares, con sus Anexos I a III y Notas 1 y2 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto. 2. Memoria del Ejercicio 2004. Los estados financieros fueron preparados por la UEP, son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría con fecha 13/6/05 complementándolos el 31/8/05 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 9/6/05 y el 5/8/05 y el 31/8/05, fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados financieros con los ajustes de auditoría propuestos. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del 2 “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta excepto por lo que a continuación se indica: El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por el Organismo de las Naciones Unidas. 1. De la revisión efectuada sobre la conciliación del Estado de Origen y Aplicación de Fondos y la copia del CDR (Informe Combinado de Gastos), surgen las discrepancias resumidas en el siguiente cuadro, tanto en montos, cuanto en imputación de fuentes de financiamiento: Rubros 71200 71600 71600 74100 71300 72100 74500 74500 72200 52 74500 Diferencia de cambio 75100 Total Según EOAF BID Local 0,00 1500,00 5.269,30 13.319,46 31.475,80 1.901,27 0,00 5.795,97 224.911,37 292.939,90 2.667,70 1.659,90 840,00 0,00 65.822,44 10.842,77 241.513,67 0,00 6.637,64 2.112,10 0,00 4.306,43 0,00 3.753,19 Según CDR BID Local 1500,00º 0,00 5.269,30 13.319,46 31.475,80 1.901,27 0,00 5.795,97 227.223,35 290.627,93 2.6667,70 1.659,90 0,00 508,67 74.768,99 29.072,05 226.796,18 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 579.136,92 17.091,00 586.791,32 27.377,56 365.508,55 Diferencias BID Local (1500,00) 1500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (2.311,98) 2.311,98 0,00 0,00 840,00 (508,67) (8.946,55) (18.229,28) 14.717,49 0,00 6.637,64 2.112,10 0,00 4.306,43 0,00 3.753,19 10.286,56 (17.091,00) 353.171,81 (7654,40) Diferencia Neta 17.091,00 12.336,74 4682,34 2. Con motivo de la implementación por parte del PNUD del nuevo sistema de información sobre los proyectos que éste administra -“ATLAS”- y, bajo el cual se 3 encuentra emitido el CDR respectivo, se informa que los gastos del ejercicio se exponen abiertos “por fuente de financiamiento”, apertura que no ha podido ser validada por esta auditoría en base a la información suministrada por el proyecto, conforme se señala en 1) anterior. 3. No hemos recibido respuesta a la circularización efectuada al PNUD por nota DCEE N° 214/05 del 12/09/05 de confirmación del saldo disponible de los fondos del proyecto en su poder. III- ACLARACIONES PREVIAS a) En el Anexo I – Disponibilidad de Fondos , en el detalle de fondos al cierre se expone una partida pendiente de conciliación de USD 4.894,14, que no fuera informada al PNUD a fecha de cierre de las presentes tareas de campo. b) Los estados financieros citados en I- a) precedente, surgen de la información de los informes trimestrales y de la documentación respaldatoria y no de los registros contables del proyecto. c) El Saldo Contable de la cuenta corriente en pesos del Citibank es de USD 180.933,44.- y no de USD 182.348,10.-(corresponde a $ 535.562,99.-a 1USD = 2.96). Se expone en exceso USD 1414,66.-.Lo consignado en la presente observación afecta a la disponibilidad de fondos al cierre. d) Con fecha 24 de agosto de 2005 la Fiscalía de Investigaciones Administrativas resolvió; sobre el expediente Nº 21.264 caratulado “Unión Argentina de Proveedores del Estado s/denuncia s/irregularidades relacionadas con procedimientos licitatorios internacionales en diversas reparticiones oficiales” respecto a la aplicación del beneficio de franquicia diplomática para el ingreso y despacho a plazo de bienes importados, solicitar a los organismos oficiales intervinientes “…dispongan la adopción de las medidas a su alcance para evaluar y corregir la situación expuesta en los considerandos.” (Situación expuesta precedentemente). 4 e) Tal como surge de las Notas CAR 5599/04 y 6477/04 se ha tenido No Objeción del BID para cambiar la imputación de diversas contrataciones que inicialmente fueron financiados con aporte local a fuente externa: Nota CAR Importe en USD Rubros 5599/04 92.810,58 Consultoría 6477/04 54.891,33 Consultoría IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y IIId) anterior y excepto por lo señalado en III- a) y c), los estados financieros e información financiera complementaria detallados en I- exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa” al 31 de diciembre de 2004, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 15/06/2001. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES; 23 de septiembre de 2005. 5 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005 “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL POLITICA COMERCIAL EXTERNA” (Ejercicio finalizado el 31/12/04) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2004, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Con fecha 15/06//2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OCAR” entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. 6 Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: Título Índice Página A- 1) Consultores Nacionales –legajos- proceso de contratación. 7 B- 1) Falencias Administrativas – Registros. 9 B- 7) Bienes y Equipos – Falencias en el proceso de adquisición y adjudicación de equipamiento 20 informático (LPI Nº 01/03) A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04 1) CONSULTORES NACIONALES Observaciones: Informes: a) En el 26% de los casos la ficha técnica carece de fecha de aprobación del informe respectivo (cabe aclarar que se refiere a informes presentados por el primer semestre). b) En el 26% de los casos analizados los informes presentados no se relacionan con lo establecido en los Términos de Referencia en cuanto a fecha de presentación y/o tipo de informe (grupal o individual). Comentarios de la UEP: a) Se tomó nota b) Se toma debida nota, se aplicaron medidas correctivas. Recomendaciones: Profundizar el control de los informes presentados respecto a la firma (individuales o grupales) y periodicidad que deben ser emitidos según los términos de referencia suscriptos. 7 Legajos: a) En el 11 % de los casos analizados no consta la documentación de respaldo del proceso de selección (terna y cuadro de evaluación). b) En el 11 % de los casos el Currículum Vitae del consultor carece de firma y aclaración y en el 32% de los casos carece de fecha de emisión. Comentarios de la UEP: a) Se aplicaron medidas correctivas a fin de que no se repita este procedimiento. b) Se toma nota de la observación, se aplicaron medidas correctivas a fin de que no se repita este tipo de omisión. Recomendaciones: a) Los Legajos de consultores deberán contener toda la documentación de respaldo de cada contratación. b) Los CV deberán estar debidamente firmados por el consultor con la correspondiente aclaración. Deberá constar además la fecha de emisión del mismo. Contratos: La No Objeción del Banco correspondiente al primer semestre para los consultores financiados con fuente BID es extemporánea. Tal situación se expone también en Nota CAR 2962/2004 de fecha 18/06/2004, la misma solicita se le envíen los contratos desde el inicio de la contratación y no al término de la misma, ya que le fueron enviados el día 10/06/2004 cuando el contrato finalizaba el 30/06/2004. Comentarios de la UEP: Se toma nota de la observación, se aplicaron medidas correctivas a fin de que no se repita este procedimiento. Recomendación: Enviar en tiempo y forma (con anterioridad al inicio de los contratos) la solicitud de las contrataciones, a fin de obtener la aprobación del BID y de Cancillería oportunamente. 8 B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO: 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS -REGISTROS-. Observaciones: 1. No se informa en Notas a los Estados Financieros Presentados el cambio en el sistema de registración y su plan de cuentas, atento a que a partir del presente ejercicio se utiliza a pleno el sistema UEPEX que incluye, además, una apertura de cuentas distinta a las utilizadas en el ejercicio 2003. 2. Se utiliza una única cuenta para reflejar distintos conceptos que conforman el pasivo – Cuentas a Pagar 3. En todos los casos analizados los pasivos se cancelan con fecha de “emisión de la Autorización de Pago”, debería efectuarse en la fecha de transferencia o retiro del cheque cancelatorio. 4. Al 31/12/04 se habían cancelado $ 20.395,40 en concepto de honorarios que al cierre del ejercicio no se habían abonado. 5. Cuando se contabiliza un gasto se hace referencia a un número de orden que no facilita el apareamiento con la factura correspondiente a la Autorización de Pago (AP). 6. Las desafectaciones (anulaciones), no hacen referencia a las AP y asiento diario que anulan, lo cual dificulta la visualización de la información en forma inmediata. 7. En muchos casos en las AP no se indica la fecha de rendición al Banco en el sello puesto al efecto ( AP 20040412 al 20040510). 8. En general la cancelación de pasivos se registra en la misma fecha de contabilización del gasto, muchas veces el valor no ha sido entregado, saldándose el pasivo y permaneciendo el cheque en cartera. En otros casos se registra parcialmente el documento (factura). Así por ejemplo: a) En la AP 20040791 de fecha 16/12/04 por $ 50.233.57 (compra de equipos según factura B 08-02444 de fecha 18/11/04 por $ 71.762,24), el pasivo se registra desglosado en dos momentos como si fueran distintas operaciones con distintas facturas (30 % cancelado en el ejercicio 2005 según AP 9 20050008). b) En la AP 20040792 de fecha 16/12/04 por $ 604.799.39 (compra de equipos según factura B 08-02448 de fecha 29/11/04 -factura original no tenida a la vista- por $ 863.999,13), el pasivo se registra desglosado en dos momentos como si fueran distintas operaciones con distintas facturas ( 30 % cancelado en el ejercicio 2005 según AP 20050009). c) En la AP 2003 0254 se contabilizó el 70% de la factura como deuda, correspondiendo registrarla por el 100 %. 9. No consta en los asientos la leyenda aclaratoria de la operación en particular en los asientos diarios manuales. 10. El uso de las Autorizaciones de pago es indiscriminado, desvirtuando su utilización, ya que se utiliza tanto para la registración de la obligación en el pasivo como para contabilizar gastos menores como los bancarios. 11. En algunos casos, las registraciones de los asientos del diario (manuales) no poseen documentación de respaldo, tal situación aunada a la falta de leyendas en las mismas, dificulta su seguimiento y control posterior. 12. La A.P. 20030265 Greysand SRL. contabilizada en el ejercicio 2003 $ 8479,26, se canceló en el ejercicio 2004, según Asiento Diario manual Nº 29 (Inversiones contra Fondos PNUD). En el ejercicio 2003, al pasar del criterio de lo devengado a lo percibido, se revierte el asiento de la AP mencionada, pero no se tuvo a la vista, en el ejercicio 2004, el asiento de apertura que dejara reflejado el pasivo nuevamente. 13. No se registran mensualmente los gastos correspondientes de la Cuenta a la Vista Especial en dólares Nro.341085/3 de BNA. 14. Se contabilizaron, según asiento de diario (AD) Nº 1387 (AP 20040920), gastos bancarios por $ 25,23 correspondientes a enero/05. 15. Los gastos de caja chica no se rinden en forma mensual, no se tuvo a la vista minuta de rendición con autorización de los gastos correspondientes. 16. Se ha detectado una diferencia en Caja Chica según lo expuesto en Libro Caja respecto de los registros contables , a saber: 10 Saldo al 31/12/04 s/Libro $ 249,50 Saldo al 31/12/04 s/Mayor $ 144,57 Diferencia $ 104 ,93 17. Se observa el registro en el diario de una misma A.P. en dos asientos diferentes (regularizadora). Comentarios UEP: 1. Se toma debida nota y se tomarán las medidas correctivas a fin de subsanar la omisión. 2. (Comentario no procedente). 3. Esta UEP está analizando el criterio a aplicar a fin de unificar los criterios dando cumplimiento a la normativa BID. 4. (Comentario no procedente). 5. El Módulo Contable del Sistema UEPEX hace las registraciones de las Autorizaciones de Pago en forma automática, por lo que no posibilita hacer referencia a ningún número de orden o similar, colocando únicamente el código de las AP correspondientes. 6. Se acepta la observación y se está regularizando tal situación para el Ejercicio 2005. 7. Se acepta la observación y se informa que en el presente Ejercicio se ha implementado este procedimiento. 8. Se toma debida nota se efectuará el ajuste en caso de corresponder. Se aplicaran las medidas correctivas y se tomaron medidas para adoptar el cambio de criterio. 9. Se tomará en cuenta para el futuro. 10. Ello se debe a que el UEPEX no permite otro procedimiento, si no se generaran Autorizaciones de Pago o asientos para contabilizar los gastos menores, dichos gastos no tendrían impacto en la ejecución presupuestaria. 11. Se toma debida nota y se tomarán las medidas correctivas en el Ejercicio 2005. 12. Se toma debida nota y se evitarán situaciones similares en el futuro. 11 13. Se acepta la observación, se tendrá en cuenta. 14. Efectivamente, se debe a un error involuntario se efectuará el ajuste propuesto. 15. Se toma debida nota, se aplicará la periodicidad mencionada. 16. Del mayor de cuenta surge que el salo al 31/12/04 es de $144,57, ya que el Módulo de Contabilidad no está considerando los movimientos de la misma en los meses de Octubre-Noviembre –Diciembre /04 generados desde el Módulo de Gestión (Transferencias y Ajustes). Se solicitará asistencia a al Mesa de Ayuda del UEPEX para regularizar tal situación y poder brindar a esta Auditoría el saldo según Mayor corregido. 17. Se volvió a generar la AP porque se habían imputado erróneamente. La del 0 es anulada, y con la misma fecha se generó nuevamente correctamente. Respecto de la falta de referencia de la anulación, se está efectuando se regularización. Recomendaciones: Adoptar las medidas pertinentes a fin de subsanar las observaciones expuestas precedentemente en atención a: • Incorporación de Notas aclaratorias a los Estados Financieros. • Registración de ajustes. • Apertura de de la cuenta “Cuentas a Pagar”. • Ajuste del sistema de registración UEPEX, atento a las falencias detectadas. 2) CONSULTORES NACIONALES Observaciones Generales: Se observa que para el caso de contratos financiados con aporte local no se aplica lo establecido en la Cláusula N° 3 de los contratos, que exige el pago condicionado a la presentación de informe final (retención del 10% del monto del contrato). Comentario de la UEP: (Respuesta no procedente). 12 Recomendación: Realizar el control de los informes finales antes del efectivo pago, dejando constancia en los legajos. Control de Informes: En el 37 % de los casos los informes finales no se encuentran firmados por el consultor Comentario de la UEP: Se tomó debida nota. Se aplicaran medidas correctivas. Recomendación: Se deberán tomar los recaudos necesarios para que conste la firma del consultor en los informes finales. Proceso de selección: a) En un caso el consultor seleccionado no cumple con el puntaje mínimo requerido según cuadro de evaluación. b) En un caso no existe firma ni fecha en documento de evaluación de la terna (para Coordinador). Comentario de la UEP: a) Se toma debida nota, se tratará de identificar el caso y se tratará de evitar en el futuro. b) La contratación de la coordinadora general fue realizada sin oposición, mediante la presentación de sus antecedentes, autorizada por el Banco por Nota CAR 4003/2004 Recomendación: a) Verificar que los cuadros de evaluación de los ternados cumplan con el requisito 13 de seleccionar a aquel consultor que reúna preferentemente un puntaje superior al 50 %, según lo establece la nota CAR 4737/2003 b) Incluir en el legajo respectivo la documentación respaldatoria (No Objeción del BID) en el caso de contrataciones directas. Legajos: En todos los casos la solicitud de contratación carece de numeración. Comentario de la UEP: Las solicitudes de contratación son emitidas por el sistema FOMS de PNUD, cuyos modelos no contemplan la numeración de las mismas, y dado que cada una de ellas puede ser identificada con un número de contrato, en caso de ser necesario, se puede tomar el mismo número de orden. Recomendación: A efectos de un mejor control interno se sugiere que a las solicitudes de contratación se les asigne un número de orden. Control de Pagos: a) En el 21 % se detectaron comprobantes (facturas y/o recibos) con datos enmendados que no fueron debidamente salvados. b) En el 16 % de los casos difiere la línea presupuestaria asignada en el contrato respecto a la imputación contable realizada. Comentario de la UEP: a) Se toma debida nota y se aplicarán medidas para evitarlo en el futuro. b) Fue hecha la correspondiente reimputación. 14 Recomendación: a) Efectuar un control más estricto de la documentación sustentatoria de los pagos realizados por el Proyecto. b) Controlar y conciliar periódicamente la información a fin de evitar errores en la contabilización de las erogaciones. 3) VIÁTICOS LOCALES E INTERNACIONALES (Línea 15-16). Observaciones: 1. En algunas Autorizaciones de Pago, no consta la firma del responsable de las registraciones. A. de Pago Fecha 20040247 22/06/04 20040474 15/09/04 20040475 15/09/04 2. Los siguientes cheques emitidos fueron denunciados por extravío con fecha 30/09/04. Al respecto: - No se procedió a la anulación de las A.P. contabilizadas oportunamente sobre los cheques denunciados no cobrados. - No se mantiene información de los cheques que se emitieron en reemplazo de los extraviados. A. de Pago Fecha Beneficiario N° Cheque Importe $ 20040504 28/09/04 Rubial Carmen 70710293 320,00 20040505 28/09/04 Báez Lucio 70710294 480,00 20040506 28/09/04 Ayape Alberto 70710295 (*) 320,00 20040507 28/09/04 Adra Ricardo 70710296 480,00 20040508 28/09/04 Vuegen María 70710297 320,00 20040509 28/09/04 Bernues Silvina 70710298 320,00 (*)- Del análisis del resumen bancario surge que uno de los cheques denunciados el N° 70710295 fue cobrado el mismo día que se efectuó la denuncia (se aclara que fue por el beneficiario). 15 3. En la Autorización de Pago 20040111 de fecha 29/04/04 por $ 145, se observa que: a) el cheque fue retirado con fecha 06/04/04, antes de la confección de la AP. b) Rendido al Banco con fecha 06/04/04 (cheque fue debitado de la cta.cte. el 07/05/04). 4. En las AP 20040500, 20040501y 2004503 de fecha 28/09/04 no consta la firma del responsable del pago ni la fecha de retiro del cheque. Comentarios UEP: 1. Se tomó nota y se tomarán las medidas necesarias para evitar este tipo de omisión en el 2005. 2. Se tomó debida nota. Cabe señalar que estos correspondieron a un Seminario Internacional que tuvo lugar en la sede del IRAM, lugar donde fue convenido el pago. Al producirse el extravío de la carpeta con cheques y A.P. no se tenía la certeza de quien había cobrado, por eso la denuncia fue hecha por la totalidad y luego se verificó en el resumen de Cuenta del Banco qué cheque había sido cobrado para evitar un doble pago. 3. a) La consultora María Carolina Rodríguez, por error involuntario, puso mal las fechas, las fechas correspondientes son las que puso la consultora Marina García del Río (30-4-04) quien realizó el viaje con la Consultora antes mencionada, Ello queda demostrado con la fecha en que fueron debitados ambos cheques de nuestra cuenta corriente (6 y 7 -5-04). b) Sin comentarios. 4. Se tomó debida nota y se aplicarán las medidas correctivas que eviten este tipo de errores en el ejercicio 2005. Recomendaciones: Profundizar el control de las autorizaciones de pago. Mantener un registro de cheques anulados y su correspondiente archivo. 16 4) CONSULTORAS (Línea 21) Convenio con Universidades. Observaciones Generales: No se da cumplimiento a lo dispuesto en la cláusula sexta del Convenio Marco de Pasantías respecto a la obligación de depositar los importes devengados por este concepto dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente a la liquidación, así por ejemplo: Universidad Tres de Febrero: a) Los meses de enero y febrero/04 se abonaron el 16/03/04. b) Los meses de junio, julio, agosto y septiembre/04 se abonaron el 04/10/04. Universidad de Belgrano: Se abona enero y febrero el 10 de marzo en forma conjunta. Comentarios UEP: La autorización del desarrollo del Programa de Pasantías debe ser aprobado por No Objeción del BID y la validación de Cancillería. Una vez realizada esta tramitación por única vez, se solicita mensualmente a los responsables de cada área que remitan a la UEP una nota dando conformidad sobre las tareas realizadas por el pasante. Finalmente, se solicita a la institución la remisión de la factura correspondiente. Una vez que llega la factura a la Unidad, se procesa el pago con los tiempos de trámite comunes a todos los pagos que se realizan en el programa. La sumatoria de trámites descripta anteriormente explica el incumplimiento de la Cláusula mencionada. Universidad Tres de Febrero: a) Esta situación se generó a causa de que el BID otorgó la No Objeción con fecha 20/01/2004 y a partir de allí se pudo iniciar la tramitación de los contratos de pasantías ante las Universidades y las validaciones correspondientes en la Cancillería, para luego gestionar las facturas por las asignaciones estímulo. Esta sumatoria de trámites generó la emisión de pagos con la demora observada. b) Con fecha 24/09/04 se abonaron los meses de junio y julio. La inclusión del mes de junio en esta fecha se debió a un error de facturación por parte de la 17 universidad. El pago del mes de julio el 24/09/04 y el de agosto el 05/10/04 se debió a que el BID informó la No Objeción a la renovación de las pasantías con fecha 20/08/04 por nota CAR N° 4094/04 y se validó en Cancillería con fecha 23/09/04. El tiempo que transcurrió entre una comunicación y otra es el correspondiente a la gestión de los contratos de pasantía. El mes de septiembre no fue abonado en la modalidad de pasantías sino como consultores AT IV, por lo que los pagos fueron realizados individualmente, sin que haya habido participación de las Universidades. Universidad de Belgrano: Idem Punto a) Universidad Tres de Febrero. Recomendaciones: Adoptar las medidas necesarias a fin de dar cumplimiento a las obligaciones asumidas. 5) EQUIPOS Y SUMINISTROS (Línea 45) Observaciones: Se ha verificado que no se registra la diferencia de cambio producida en los pagos directos realizados por PNUD y la rendición en las Solicitudes de desembolso. Se exponen las mismas según detalle: USD PAGOS DIRECTOS diferencias de cambio 2004 Aut.Pago PNUD Proyecto Diferencias Observaciones 20030265 2.884,10 2.895,92 -11,82 (1) 20040042 1.500.00 1.521,13 -21,13 20040098 4.033,40 4.122,96 -89,56 20040161 3.750.00 3.617,20 132,8 20040411 4.050,00 3.982,50 67,5 20040652 524,21 530,44 -6,23 20040687 226,18 224,89 1,29 20040791 16.970,80 16.855,23 115,57 20040792 204.324,12 203.020,94 1303,18 238.262,81 236.771,21 1491,60 TOTALES 18 (1)- AP20030265 GREYSAND S.R.L. contabilizado en Ejercicio 2003 $ 8.479, 26 (no cancelado al cierre) En 2004 se registra s/A siento manual Nro. 29 la cancelación contra Fondos PNUD. Comentarios UEP: Esta UEP está analizando la observación a fin de subsanar esta diferencia. Recomendaciones: Registrar adecuadamente las operaciones en el momento que se formalizan independientemente del pago parcial de la misma. Realizar los ajustes expuestos precedentemente. 6) GASTOS DE MATERIAL DIDÁCTICO (Línea 52) Observaciones: En las autorizaciones de pago que se detallan a continuación, no consta la fecha de pago (no existen recibos). A. de Pago Fecha de A.P. 20040655 15/11/04 20040656 15/11/04 20040657 15/11/04 Comentarios UEP: Si bien en los tres casos se omitió hacer firmar a la empresa la AP, se encuentran adjuntos los recibos correspondientes firmados. Recomendaciones: Adoptar las medidas pertinentes implementando controles por oposición, a fin de minimizar errores como los planteados. 19 7) BIENES Y EQUIPOS Licitación Pública Internacional Nro. 01/03 – Adquisición de equipos informáticos. Monto del Contrato USD 253.125.- (ampliación USD 282.887,80) HEWLETT PACKARD ARG. SRL. Observaciones: a) No se formó expediente administrativo (con número, carátula, etc.) con motivo de la licitación de referencia. b) Las actuaciones no se encuentran foliadas. c) Se encuentra en las actuaciones copias simples de documentación relacionada con el proceso de adquisiciones (notas BID y UEP) sin la correspondiente certificación de fidelidad por autoridad competente. d) No se respeta el orden cronológico en la agregación de la documentación obrante en las actuaciones. e) No se tuvieron a la vista las constancias de recepción por parte de la UEP de las solicitudes de los documentos de licitación de las ofertas que no preadjudicaron. f) No hay constancias de recepción, por parte de la UEP, de las notas de los oferentes sobre pedidos de aclaraciones a los pliegos y condiciones. g) No se tuvo constancia de la No Objeción del BID a las Notas UEP BID Nº 1018/04 y 1020/04 sobre el pedido de aclaraciones de un oferente (Imagen Watch). h) No se dio cumplimiento a lo expresado en la Sección I – Instrucciones a los oferentes – Cláusula 7.1 del pliego de bases y condiciones en cuanto expresa que: “Todo oferente que requiera alguna aclaración sobre los Documentos de Licitación, podrá solicitarla por escrito al Comprador a la dirección indicada en los documentos de licitación (DDL). El comprador responderá también por escrito a las solicitudes de aclaración que se reciban por los menos veintiún (21) días antes de la fecha límite de presentación de ofertas...” (en este caso hubo en pedido de aclaración de la firma Image Watch de fecha 21/04/04 cuando la fecha límite de presentación de ofertas vencía el 30/04/04). 20 i) No se tuvo constancia del acuse recibo, a excepción de la firma I Watch (correo electrónico), de la circular Nº 1 de los documentos de licitación cursada por esa vía a los oferentes que participaron del proceso. j) El 29/04/04 la firma Sonda, mediante nota, señala que los requerimientos de seguridad están compuestos por dispositivos Smart Cover Lock y Smart Cover Sensor, los cuales se encuentran en los equipos marca HP. Es decir, para esta empresa surge claramente que cualquier oferente que quiera participar de esta licitación se verá obligado a cotizar únicamente marca HP, lo que impide la participación de cualquier otra marca (esta empresa cuenta con equipamiento IBM). Se observa que la respuesta de la UEP mediante Nota 1074/04 del 30/04/04 dirigida solamente a la firma Sonda no tiene fundamentos técnicos y solamente se remite a informar que el pliego de la licitación ha sido aprobado por el Banco y que las cláusulas que contiene no son limitativas. k) No se tuvo constancia del acto administrativo que ordena la suspensión del proceso atento haberse recibido la “protesta” de la firma Sonda. l) No se tuvo constancia que la respuesta de la UEP a Sonda haya sido comunicada a las demás empresas que retiraron los documentos de licitación. Esta notificación debió efectuarse mediante Circular Nro. 2. m) Según constancias (acta) sin firmar obrantes en las actuaciones en dos casos (CORADIR SRL y Servicios Globales) las ofertas se presentaron el 30/04/04 a las 15.30 hs y 15.15 hs, respectivamente, luego de las 15 horas de ese día conforme se preveía en los avisos del llamado. n) La comunicación de la protesta y suspensión del proceso dirigida vía fax a la empresa Tekhne SA, pudo no haberse concretado ya que en la constancia de envío del fax se lee “error de comunicación”, b) En las comunicaciones dirigidas a las firmas IBM e Image Watch no constan los números de fax a los cuales se efectuaron las notificaciones, c) No coincide el numero de fax por el cual se comunicó a la empresa Estilo la suspensión del proceso con el número denunciado por la empresa al momento del retiro del pliego. 21 o) No se ha respetado el plazo prudencial (no menor a 5 días hábiles) para ratificar o modificar la propuesta presentada por Sonda Argentina SRL en su protesta, en la que señalaba un planteo con relación a las especificaciones técnicas de los puestos de trabajo, procedimiento a seguir según Anexo B. Cl, cláusula 4.03, Manual de Administración del BID – GS-103. p) No se tuvo constancia del acto administrativo que dispuso la apertura de sobres para el día 1 de junio de 2004 a las 11.00 hs. q) No tiene fecha el Informe de Evaluación y Recomendaciones de Adjudicación. r) Si bien la oferta en su conjunto de la firma Coradir SRL es la más conveniente económicamente por resultar la más baja (Coradir SRL: $ 734.730.- Oferta de Hewlett-Packard Argentina SRL: USD: 282.887,80), el Comité de Evaluación informa que “la oferta correspondiente a Coradir SRL según los informes presentados por la misma empresa no cumple con las condiciones del pliego siendo los incumplimientos a) placa de video no integrada, b) placa de red no integrada, c) carece de dispositivos de seguridad”. Se debe recordar que la observación respecto de los dispositivos de seguridad (diferentes, no carencia) fue objeto de “protesta” por parte de la empresa Sonda Argentina SRL en fecha 29 de abril de 2004 (ver b) anterior). s) No tiene fecha de emisión ni número interno la copia de la nota dirigida al Sr. Director Nacional del programa con motivo del informe de evaluación. t) Se observa, como bien lo señala el Banco, que hay un incremento de los precios de los “Puestos de Trabajo A” (lote 1 ítem 1) ya que el valor de preadjudicación consignado en el informe de Evaluación resulta un 28,5 % superior al monto del presupuesto oficial. u) Atento que no quedó documentado el motivo por el cual uno de los oferentes (Tekhne) no precalificó siendo el valor ofertado sustancialmente menor al adjudicado con fecha 26/08/04 el consultor técnico informático del PNUD (Mario Miranda) emite un informe en el que indica que el valor presupuestado por la empresa Tekhne correspondía a USD 788.- (sin IVA) y los valores de preadjudicación corresponden a USD 916.- (sin IVA). El Consultor alega que no 22 se conoce con detalle la base que se utilizó para proveer los valores indicativos en el presupuesto, dado que únicamente figura en el Pliego de Bases y Condiciones la propuesta y especificaciones técnicas de la plataforma (Hadware y Software). La diferencia del 14 % en exceso no se halla debidamente respaldada por lo que el Consultor PNUD “presume” que la diferencia proviene de las garantías y soporte. Conclusión errónea habida cuenta que la propuesta técnica incluida en el pliego incluye detalladamente tales ítems. Por otra parte, no constan en el expediente licitatorio antecedentes respecto a la base utilizada para prever los valores indicados en el presupuesto. Asimismo, efectúa una comparación entre el precio de adjudicación y el valor de lista. El resultado arroja que el precio de lista es un 34% más caro dado que nuevamente el Consultor erróneamente efectúa una comparación con valores del mercado por compra individual de equipos, por lo tanto su análisis no reviste comparación. Cabe aclarar que tampoco indica de dónde obtuvo el valor de los mismos. v) No se aclara la firma ni se especifica fecha de recepciòn de la notificación de la adjudicación de la LPI dirigida a Image Watch. w) No se tuvo constancias de cumplimiento de documentos de licitación por parte de Servicios Globales de Informática garantía de cumplimiento del contrato (Sección I, cláusula 44.1), adjudicataria del Lote 2 (compra de Scanner). Comentarios UEP: a) Se abrió una carpeta, conforme lo indica el Manual de Procedimientos del PNUD, Capítulo IV, Recursos Físicos, punto 29. b) Si bien es consecuencia de lo explicado en el punto anterior, se tomó debida nota y se confeccionarán expedientes para cada proceso de adquisiciones, debidamente foliado. c) Los originales de las Notas se encuentran archivados en los respectivos biblioratos de Notas BID y Notas BID recibidas, se agregará a las copias la identificación de COPIA y se incorporarán al respectivo proceso. d) Los documentos se encuentran archivados dentro de un Bibliorato con folios de 23 polietileno y dentro de cada uno de ellos se encuentran los distintos temas relacionados con la mencionada Licitación con las respuestas y observaciones correspondientes, por ese motivo puede haberse alterado en algún caso el orden cronológico. Se tendrá en cuenta la observación. e) Se tomó debida nota. f) Se tomó debida nota la observación, se omitió colocar el sello de recepción a dichas notas. g) La no objeción del Banco a las respuestas de las consultas efectuadas por la firma I Watch SRL, fue otorgada a través de la Nota CAR 1957/2004, cuya copia se encuentra archivada en el bibliorato correspondiente. h) Si bien la solicitud de aclaración efectuada por la firma I Watch SRL fue efectuada con fecha 21 de abril, fuera del plazo estipulado en el pliego para este tipo de solicitud, a efectos de facilitar la participación de proponentes y de brindarles la mayor información posible con relación a la adquisición, se decidió dar curso a la misma y efectuar la aclaración correspondiente, cursando notas con fecha 28 de abril a todas la empresas que retiraron pliegos, previa no objeción del BID por nota CAR 1957/2004. i) El Programa informó a todas las firmas que retiraron el correspondiente pliego el contenido de las aclaraciones que se emitieron. Para ello, se envió dicha aclaración a todas las firmas que habían retirado el pliego por dos vías: fax y e mail. En lo sucesivo se extremarán los recaudos a fin de dejar adecuada constancia de la recepción de las comunicaciones por parte de los oferentes. j) Las especificaciones técnicas de la licitación incluyen equipos que responde a las descripciones efectuadas por el Programa de Informática del Ministerio de Economía y Producción, dado que los sistemas informáticos de nuestra Secretaría están integrados a los de ese Ministerio, dicho Programa busca en todo momento definir productos que brinden la mayor seguridad, rendimiento e innovación tecnológica, con el propósito de dotar al Ministerio de las mejores herramientas disponibles al momento de cada compra para aumentar la eficiencia de su trabajo. Las mencionadas especificaciones fueron oportunamente evaluadas por el BID y, 24 por tratarse de un equipamiento informático se consultó a la Oficina Nacional de Tecnología Informática (INTA), de la Secretaría de la Función Pública de la Jefatura de Gabinete, mereciendo su aprobación. Consecuentemente, en los términos de la nota mencionada solo se pretendió ratificar las referidas especificaciones. Por su parte, el PNUD, en su nota de fecha 13/05/04, enviada al Sr. José García, de Sonda Argentina SA, deja constancia que los dispositivos motivo de su consulta están presentes en varias marcas y modelos de equipos y que los mismos pueden considerarse un Standard de la industria. Por lo tanto la solicitud de los mismos no constituye una limitación. k) (Comentario no procedente). l) (Comentario no procedente. m) Por error involuntario, en los avisos publicados el plazo para presentar ofertas vencía a las 15.00 horas. En el Pliego de Bases y Condiciones figuraba las 15.30 horas como plazo máximo para presentar las ofertas. Dado la validez legal de los documentos de la Licitación, se procedió a cumplir con los plazos y horarios establecidos en dicho documento. Cualquier oferente que deseara presentar propuestas debía previamente retirar el pliego y en este figuraba las 15.30 horas, con lo cual en el proceso intervinieron todos aquellas que tuvieron voluntad de presentar oferta. n) (Comentario no procedente). o) (Comentario no procedente). p) Por nota a cada una de las empresas oferentes se les comunicó que el primero de junio del 2004, a las 11 horas, en Avda. Julio A. Roca 651, 5 piso, sector 1, Ciudad Autónoma de Buenos Aires, se procedería a la apertura de los sobres presentados y como fuera explicado el 1 de junio de 2004, mediante la intervención del escribano Manso se labró un acta de apertura de sobres. q) Se toma nota. r) La oferta más conveniente que cumple con las condiciones del pliego es la correspondiente a la firma Hewlett Packard Argentina SRL, según el correspondiente dictamen técnico firmado por Mario Miranda, Gabriel Di Paolo, 25 Aldo Resemberg y Gabriel Uzer. Toda esta documentación fue enviada al BID por nota 1084/04, del 27 de agosto del 2004 y recibió la “no objeción” por Nota CAR 4516, del 8 de setiembre de 2004. El informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación realizado por el Comité creado a tal efecto, dice textualmente: “Para el item 1 del lote 1 Puesto de Trabajo Tipo A”. “Se recibió oferta de las firmas Hewlett Packard Argentina SRL y Coradir SRL. La oferta correspondiente a la firma Hewlett Packard Argentina SRL, según los informes presentados por la misma empresa, cumple con las condiciones del pliego. La oferta correspondiente a Coradir SRL según los informes presentados por la misma empresa no cumple con las condiciones de del pliego siendo los incumplimientos a) placa de video no integrada, b) placa de red no integrada, c) carece de dispositivos de seguridad. s) Se toma nota. t) (Comentario no procedente). u) La opinión del consultor técnico informático del PNUD, Mario Miranda, debe interpretarse como referida a la posibilidad de que la diferencia de precio resultara de un probable error en la estimación del costo de la garantía y soporte que se solicitaban, toda vez que por ser requerimientos especiales no contaban con valores comparativos de mercado. v) Se toma debida nota de la observación. w) Se omitió solicitar a la empresa Servicios Globales de Informática la garantía de cumplimiento de contrato, el monto del mismo es de u$s 743,88, asimismo, cabe señalar que los bienes fueron entregados por la firma en plazos menores a los estipulados en el pliego. Recomendaciones: No obstante lo señalado por la UEP se deben observar normas mínimas de control interno, de resguardo e integridad de la documentación respaldatoria esto es; expedientes debidamente foliados y ordenados cronológicamente con toda la documentación que respalden los procesos de compra, 26 situación no contemplada por dicha unidad en la mera acumulación de documentación sin orden de ningún tipo. Se verificará lo informado, atento que no se adjuntó oportunamente la documentación solicitada por este grupo de auditoría. Ajustarse a los documentos de licitación al momento de llevar adelante al proceso, o en su defecto documentar adecuadamente aquellas modificaciones contemplados teniendo en cuenta en no afectar los principios de igualdad y correcto comportamiento de a aquellos potenciales oferentes que, ajustándose a las previsiones de los documentos licitatorios, no hicieron uso de esas ventajas. Las comunicaciones y circulares deben comunicarse por escrito. Se entiende “por escrito” a toda comunicación escrita con prueba de recepción, en cumplimiento de lo prescrito en Sección I – Instrucciones a los oferentes – Cláusula A- Punto 1.2 del Pliego de Bases y Condiciones Se ratifica la observación en cuanto que la respuesta brindada por la UEP a la firma Sonda Argentina SA debió efectuarse a todas las firmas que retiraron los pliegos licitatorios. Esta fue la conducta adoptada por las UEP en la oportunidad comentada en la observación anterior. Por otra parte la nota aludida del 13/05/04 solo brinda respaldo técnico en la remisión a páginas web sin especificar debidamente si dichos dispositivos de seguridad cumplen lo previsto en las especificaciones técnicas (cerradura no visible del exterior – controlada por el BIOS- señal alerta a través de la red LAN, que opere estando el equipo apagado, que genere alerta en el momento de bootear el equipo si se ha removido la cubierta, etc.). En consecuencia, la sola remisión a páginas webs no informa de la cantidad de equipos o qué equipos y marcas cumplirían con las especificaciones técnicas previstas en el pliego de bases y condiciones. Efectuar el acto administrativo a través del responsable del proceso comunicando fehacientemente a los participantes de la licitación. En la documentación de respaldo deben constar la comunicación a los demás participantes de las aclaraciones formuladas a SONDA SA. Si bien reconoce la UEP que ha cometido un error en la publicación del horario 27 establecido en el pliego, se ratifica lo manifestado respecto a que las constancias de recepción de las ofertas no fueron firmadas por autoridad competente. Dar cumplimiento a la normativa vigente. Prever al acto administrativo que disponga la apertura de sobres. No obstante lo manifestado se debe requerir las garantías pertinentes. Recomendaciones Generales: • Observar normas mínimas de control interno, de resguardo e integridad de la documentación respaldatoria del proceso de selección, situación no contemplada por dicha unidad en la mera acumulación de documentación sin orden de ningún tipo. • Certificar por autoridad competente las copias obrantes en el expediente licitatorio. • Respetar los principios que deben imperar en todo proceso de selección, a saber, igualdad, correcto tratamiento, transparencia, publicidad, etc. • Observar lo estipulado en el Pliego de Bases y Condiciones. • Tener en cuenta la normativa vigente. • Respetar las normas del BID y PNUD. • Realizar los actos administrativos pertinentes en cada etapa del proceso. BUENOS AIRES, 23 de septiembre de 2005. 28 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005 “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL POLITICA COMERCIAL EXTERNA” (Ejercicio finalizado el 31/12/04) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/04con los registros auxiliares que les dieron sustento; - tests o pruebas de transacciones; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto - como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios en las circunstancias. 29 El alcance de nuestra tarea comprendió el 100,00 % de los orígenes y el 59,45 de las aplicaciones, expuestas en la información complementaria, de acuerdo al siguiente detalle: CUENTA 11- Consultores Internacionales 13- Apoyo Administrativo 15- Viajes Locales 16- Viajes al Exterior 16.97- Auditorias 17- Consultores Nacionales 21- Subcontratos 32- Capacitación Exterior 33- Capacitación en Servicios 45- Equipos 52- Material Didáctico 53- Varios 85- Diferencia de Cambio TOTAL Monto Ejecutado USD Muestra USD 1.500,00 0,00 18.588,76 33.377,07 5.795,97 517.845,27 4.326,6 840,00 76.665,21 241.513,67 8.749,74 4.306,43 3.753,19 917.267,91 1.500,00 0,00 12.876,43 25.312,51 0,00 203.619,12 4.326,60 0,00 44.887,12 240.306,11 8.749,74 0,00 3.753,19 545.330,83 Incidencia del rubro s/el Universo % 0,16 0 2,03 3,64 0,63 56,46 0,47 0,09 8,36 26,33 0,95 0,47 0,41 100 % Muestra 100,00 0,00 69,27 75,84 0,00 39,32 100,00 0,00 58,55 99,50 100,00 0,00 100,00 59,45 Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 23 de septiembre de 2005. 30