INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/99) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1082/OC-AR, suscripto el 11 de febrero de 1998 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS 1. Estado de Activos y Pasivos al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses y en pesos, comparativo con el ejercicio anterior. 2. Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses y en pesos, comparativo con el ejercicio anterior. 3. Estado de Inversiones al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses. 4. Estado de Inversiones por el ejercicio 1999 desagregados por tipo de gasto y por Subprograma, expresado en dólares estadounidenses. 5. Notas N° 1 a 11 a los estados financieros. Los estados mencionados precedentemente fueron elaborados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos 1 fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría con fecha 23/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/05/00 y el 22/06/00, y entre el 20/09/00 y el 14/12/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. Con referencia a la nota de abogados requerida por esta auditoría a los asesores legales del Proyecto cabe señalar que ésta fue suscripta por el Director de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto. Con la misma se adjuntó una nota de fecha 04/05/2000 suscripta por el Director General de la Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos elevada a la UEC, en la que se manifiesta que: “...esta asesoría no interviene en asuntos en curso relacionados con el Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”. Por otra parte cabe aclarar que no fue recibida la Carta de la Gerencia requerida al Proyecto por la ejecución finalizada el 31/12/99. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN El 23 de marzo de 2000, por Nota UEC 954/2000, el señor Secretario de Justicia y Asuntos Legislativos decidió discontinuar el desarrollo del Programa, procediendo a solicitar la cancelación del Préstamo. A su vez, el señor Ministro de Economía, con fecha 22 de junio de 2000, comunicó dicha decisión por nota dirigida al señor representante del Banco Interamericano de Desarrollo en la República Argentina. Se tuvo a la vista Nota CAR-2648/2000 del 13 de julio de 2000 suscripta por el Representante del BID en la Argentina aceptando la renuncia presentada por la Nación Argentina por la suma equivalente a un total de USD 8.739.856,11. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y IIIprecedentes, los estados financieros identificados en I- exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 1082/OC-AR BID del 11/02/98. BUENOS AIRES, 30 de abril de 2001. 3 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID “PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/99) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1082/OC-AR, suscripto el 11 de febrero de 1998 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La administración del Proyecto es llevada a cabo por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos a través de la Unidad Ejecutora Central (UEC) creada al efecto. a) Cláusula 1.01: Costo del Proyecto y Anexo A. punto V. (USD 21.000.000.-). Con respecto a la matriz de financiamiento, sólo nos fue suministrado por la UEC la solicitud de ampliación de fondos por parte del Servicio Penitenciario Federal, la cual cuenta con la no objeción otorgada por CAR-4634/99 del 14/09/99 el Especialista Senior del BID a la planificación de las actividades y el pedido de aumento de fondos para el Subprograma 2., Componente (d) Actividad PDAJ4. El 22/06/00 el Ministro de Economía a pedido del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, organismo ejecutor de la operación, solicitó al Banco la cancelación de USD 8.708.464,81 del préstamo a partir del 30 de junio de 2000. Se tuvo a la vista Nota CAR- 4 2648/2000 del 13 de julio de 2000 suscripta por el Representante del BID en la Argentina aceptando la renuncia presentada por la Nación Argentina por la suma equivalente a un total de USD 8.739.856,11. b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 10.500.000.-. Al 31/12/99 el total desembolsado por el BID ascendió a USD 1.367.052,45, correspondiendo al ejercicio el importe de USD 842.052,45. c) Cláusula 1.03 y artículo 6.04: Recursos adicionales. Al 31/12/99 el total aportado en concepto de contrapartida local ascendió a USD 1.114.589,02, (incluye servicios financieros) correspondiendo al ejercicio un importe de USD 1.088.482,86. Al respecto cabe aclarar que este importe no incluye USD 5.659,64 expuestos como “Otros Aportes”, correspondientes a los intereses generados por la Caja de Ahorro Nro 264492/1; por Nota 8 a los estados financieros la UEC informa que está en curso, la solicitud a las autoridades del Ministerio de Economía las autorizaciones para aplicar dichos ingresos al pago de los costos de mantenimiento de las cuentas abiertas en el Banco de la Nación Argentina. d) Cláusula 2.02: Intereses. Cumplida. e) Cláusula 2.03: Recursos para Inspección y Vigilancia Generales (FIV). Cumplida. f) Cláusula 2.04: Comisión de Crédito. Cumplida. 5 g) Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de los fondos. Inciso (a) Se pagaron USD 3.476,10 con fondos BID por gastos que debían ser financiados con aporte local, según surge de la muestra de auditoría. Inciso (b) Sobre la base de muestras selectivas se ha verificado su cumplimiento. h) Cláusulas 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones. Cumplida. Sobre la base de un análisis por muestreo, que representa el 43% de las adquisiciones de bienes financiados por el BID, se ha podido verificar un razonable cumplimiento. Cabe aclarar que para las observaciones particulares nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección del proyecto adjunto. i) Cláusulas 4.02: Mantenimiento. La UEC nos informó que: “Los primeros equipos fueron adquiridos a fines de abril de 1999. Por ese motivo no se emitió un informe sobre los mismos dentro del primer trimestre del año. Posteriormente se efectuaron varias adquisiciones pero no se remitieron al Banco los informes correspondientes ni los planes anuales de mantenimiento. Por consiguiente, el primer informe y plan anual de mantenimiento de los equipos adquiridos será presentado durante el ejercicio 2000. Cabe mencionar que todos los equipos adquiridos y destinados a los distintos organismos en el área de informática cuentan con el servicio técnico y de mantenimiento de cada uno de ellos”. j) Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos y Anexo C. En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; para las observaciones particulares nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección del proyecto adjunto. k) Cláusula 5.01 y artículo 7.01: Registros, inspecciones e informes y Control Interno. Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora Central mantiene un sistema contable de partida doble que no se encuentra integrado; los movimientos de fondos se 6 ingresan en planillas de cálculo diseñadas en Excel, y luego son cargadas manualmente al sistema contable utilizado. En lo que respecta a las observaciones particulares del relevamiento del control interno se remite a nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. l) Artículo 4.07: Fondo Rotatorio. Al 31/12/99 la UEC presentó dos justificaciones de gastos al BID, que correspondieron a las solicitudes N° 2 y 3 cuyos desembolsos efectuados por el Banco ascendieron a USD 508.185,28 y a USD 301.867,17, respectivamente. m) Artículo 7.03 (a) (i): Se presentarán informes relativos a la ejecución del proyecto dentro de los 60 días siguientes a la finalización de cada semestre. Mediante Nota CAR-5388/99 del 03/11/99 el Banco dio por cumplida esta condición contractual por el Informe de Progreso ingresado al Banco el 29/10/99 por las actividades cumplidas al 30/06/99. Se destaca que el Banco manifiesta su preocupación por el futuro del programa teniendo en cuenta: i) la limitada ejecución lograda hasta el presente, ii) la brecha muy importante entre las actividades programadas hasta fines de 1999 y las que realmente se lograrán ejecutar, iii) la desproporción entre los avances logrados y los gastos de administración incurridos, y iv) las limitaciones en las previsiones presupuestales para el 2000, tanto en recursos del Banco como de contrapartida local. Con relación a la presentación del Informe de Progreso por las actividades al 31/12/99 la UEC no nos proporcionó información. Sobre el particular téngase en cuenta lo señalado en el punto a) precedente respecto a la renuncia presentada por la Nación Argentina a la parte no ejecutada del Préstamo. BUENOS AIRES, 30 de abril de 2001. 7 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/99) Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”, han surgido observaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Es del caso destacar que por Nota CAR-2648/2000 del 13 de julio de 2000 suscripta por el Representante del BID en la Argentina fue aceptada la renuncia -para continuar ejecutando el Programa- presentada por la Nación Argentina por la suma equivalente a un total de USD 8.739.856,11. A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/99. 8 1) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Observaciones: a) Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora Central (UEC) mantiene un sistema contable de partida doble que no se encuentra integrado; los movimientos de fondos se ingresan en planillas de cálculo diseñadas en Excel, y luego son cargadas manualmente al sistema contable utilizado. b) En la mayoría de los casos las órdenes de pago no prevén la cuenta contable a la que se debe imputar el pago. c) Si bien recibimos respuesta por las circularizaciones enviadas a los consultores, no existe evidencia en la UEC de la recepción de los fondos por parte de los mismos en el período enero a julio 1999, en virtud de que en los casos en que el consultor emite factura, las órdenes de pago no se encuentran suscriptas. Comentarios de la UEC: a) Esto funciona así debido a que – según se nos informó- por indicaciones del entonces Jefe del Area Administrativo-Financiera, se procedió a la compra de un sistema contable que no conforma un sistema integrado, esto es, que no permite la actualización automática de la información contable cada vez que se completa un formulario “Orden de Pago”, no produciéndose por ello automáticamente el respectivo movimiento. En consecuencia se diseñó a partir de mediados de 1999 un sistema utilizando una planilla de cálculo de Excel, de modo que al cargar los datos correspondientes a la orden de pago emitida se actualizase automáticamente un cuadro donde las erogaciones se encuentran clasificadas por subprograma y además, por tipo de gasto. Luego, el contador llevaba esa información a sus oficinas y con ella cargaba el sistema contable. Todo ello según nos fue informado. Actualmente todo se realiza en la sede de la UEC. b) Se toma nota de la observación. Se procede a consignar el código de imputación contable manualmente. Cabe agregar en éste, aún cuando el comentario es válido para todos los demás casos de similar características al que nos ocupa que, al presentarse 9 por esta Dirección el balance del año 1999, se optó por no modificar, ni insertar nada que alterase el estado en que se recibió la documentación; todo ello sin perjuicio de hacer las correcciones con posterioridad tras lo que pudiese observar Auditoría, de modo que esta la recibiese, ellas se encontrasen en las mismas condiciones en que se hallaban cuando su recepción. c) Se toma nota de la observación. A partir de esta misma observación realizada en oportunidad de la auditoría 1998 se procedió a modificar el formato de formulario de las órdenes de pago incluyendo un espacio para que el consultor coloque su firma, aclaración y fecha del pago. Esta medida fue implementada a partir de setiembre 1999. Se solicitará a los consultores que cumplimente lo requerido en este punto, firmando las órdenes correspondientes. Recomendación: Implementar un sistema contable orgánico e integrado del cual se pueda obtener información confiable, oportuna y consistente, que permita validar la integridad de los registros contables del Programa. 2) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Observación: El Manual de Procedimientos Administrativo-Contable implementado por la UEC no brinda los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración coordinada de las operaciones de cada uno de los subprogramas. Comentario de la UEC: Se encaró la confección de un Manual de Procedimientos del Proyecto contratando un consultor. Debido a la decisión de cancelar el Préstamo BID 1082/OC-AR, se discontinuó el desarrollo de este trabajo con lo cual no se cuenta con un Manual de Procedimientos completo. 10 3) MAYOR CONTABLE BANCO (Cuenta Corriente) Observación: Se pudo verificar que efectuada la anulación de un cheque, la misma no se contabiliza así como tampoco la emisión del cheque que lo reemplazó. Comentario de la UEC: Se toma nota de la observación. Actualmente los cheques anulados se controlan a través de las registraciones en las respectivas chequeras y también mediante su imputación en el Listado de Ordenes de Pago (archivo Excel) cada vez que se reemplaza un cheque ya emitido por uno nuevo. Asimismo se confeccionó un listado de cheques anulados también en planilla Excel donde se registran correlativamente todos los cheques anulados durante el ejercicio 1999 y 2000, hasta la fecha. Recomendación: Registrar adecuadamente los movimientos de la cuenta corriente del proyecto en el mayor de Bancos. 4) SERVICIOS DE CONSULTORÍA a) Contratación de consultores y emisión de contratos. Observación: No se tuvo a la vista documentación que respalde el cumplimiento por parte de la UEC de lo previsto en el artículo 72 de la ley 11.672 Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o.1997) y en la Res. N° 545/98 del 04/12/98 de la Secretaría de Hacienda respecto a la previa aprobación por parte de esta última de la planta de personal (cuya vigencia abarcará el ejercicio fiscal correspondiente), escalas de honorarios aplicadas, como así también las modificaciones posteriores que se propicien en la planta de personal aprobada (altas y bajas). Cabe aclarar que en el Decreto N° 162/98 del Poder Ejecutivo Nacional, que aprueba el modelo de Contrato de Préstamo N° 1082/OC-AR, en su artículo 5° indica que los contratos de locación de obras y de servicios con terceros quedan sujetos no sólo al contrato de Préstamo aprobado sino también al artículo 72 de la ley 11.672 mencionada en el párrafo 11 precedente. Se destaca que el 57 % de los contratos analizados tienen fecha prevista de finalización durante el ejercicio 2000 sin contar con las aprobaciones respectivas. Comentario de la UEC: Se toma nota de la observación respecto de la Res. MEyOSP Nro. 545/98 (04/12/98) y se deja constancia que según verificaciones efectuadas en la documentación obrante en esta UEC durante los ejercicios 1998 y 1999 no se recabó la aprobación a que se alude. Es exacto que se comprometieron fondos para el ejercicio 2000, y así se advirtió al asumir la dirección de esta UEC. Recomendación: Aplicar la normativa vigente. b) Legajos de consultores Observaciones: 1. En algunos casos, las copias de la clave única de identificación tributaria -CUITque se tuvieron a la vista no se encontraban suscriptas en original por los consultores. 2. En lo que respecta a los currículos (CV) de los consultores analizados se observó que en algunos casos no poseían la fecha de emisión y en su totalidad no contienen el sello de recepción de la UEC. Comentario de la UEC: Se toma nota de las observaciones Recomendación: Tener en cuenta la normativa fiscal vigente, como así tambien, dejar constancia en el curriculum vitae la fecha de emisión y el sello de recepción de la UEP, a fin de identificar el proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. 12 c) Pago de honorarios Observaciones: a) En algunos casos, en las facturas o recibos emitidos por los consultores no se dejó constancia del importe total del pago. b) En algunos casos no se tuvieron a la vista los comprobantes de retención y se pudo verificar la falta de firma del consultor en algunos de los que fueran analizados. Comentarios de la UEC: a) Se toma nota de la observación, que es correcta y que esta gestión no puede subsanar. Cabe mencionar que este error fue enmendado a partir del mes de agosto de 1999. b) Se toma nota de la observación, se solicitará su firma a los consultores. 5- SERVICIOS FINANCIEROS Observación: Se pudo observar que para su contabilización la UEC no cuenta con la totalidad de la documentación de respaldo. Comentario de la UEC: Se toma nota de la observación. Según se nos informa esta documentación no fue enviada regularmente por la Dirección de Administración de la Deuda Pública. A solicitud de esta UEC se obtuvieron los documentos, y son los mismos que sirvieron de base para la contabilización de estos conceptos, lo que explica la cuestión. Recomendación: La UEC debe implementar los mecanismos necesarios para obtener oportunamente la totalidad de la documentación necesaria para la registración y seguimiento del pago de los servicios financieros del proyecto. 13 B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO 1) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Observaciones: a) En algunos casos se pudo observar que las operaciones del proyecto fueron contabilizadas extemporáneamente. b) Los comprobantes de respaldo de las órdenes de pago no cuentan con una leyenda o sello que las anulen (maten). Comentarios de la UEC: a) Se toma nota de la observación. La confección de los Estados Financieros al 31/12/99 se concluyó en el mes de marzo del corriente año a partir de la información que ya estaba cargada en el sistema contable Bejerman. b) Efectivamente, los comprobantes de respaldo de las órdenes de pago no cuentan con leyenda o sello que los anule (en puridad, que asiente en ellos que han sido cancelados) y se toma nota de lo señalado al respecto. Recomendación: Contabilizar oportunamente las operaciones del proyecto, a fin de mantener los registros actualizados, e implementar el control observado. 2) BANCO - Cuenta Corriente Observaciones: a) Se observó que todos los depósitos efectuados desde el inicio del ejercicio a junio fueron contabilizados con fecha 30/06/99, mostrando por lo tanto a dicha fecha un saldo contable acreedor de USD 642.400,43. b) No se efectuaron conciliaciones bancarias mensuales durante el período enero-abril. Sólo se tuvo a la vista una conciliación que comprendió el período 01/11/98 al 30/04/99. Asimismo en la conciliación al 30/09/99 que nos fuera suministrada, la cual 14 no posee firma de responsable, el saldo considerado en la misma no coincide con el de los registros contables. c) No hemos obtenido evidencia de los controles que realiza la UEC en cuanto a las chequeras en uso y quienes son los responsables de la custodia y emisión de los cheques. Comentarios de la UEC: a) Se toma nota de la observación. Se nos informó que la carga del sistema contable (Bejerman) era realizada por personal del estudio contable del contador contratado; además, al 30/06/99 el sistema aún no había sido adquirido por la UEC. Cabe aclarar que los responsables del área administrativo-financiera (jefes de área) durante el ejercicio 1999 ya no prestan servicios en este proyecto. Se recabará de estos profesionales mayor información al respecto y a todo evento se informará su resultado. b) Se toma nota de la observación. Con respecto al saldo de la conciliación al 30.09.99 no coincide con los registros ya que estos fueron corregidos debido a un error cometido en la emisión y registro de una orden de pago. Según se desprende de los informes de saldos de cuentas mensuales producidos por el banco respectivo, se verificó que el importe del cheque y la liquidación y pago de la retención de ganancias fueran correctos. Se nos informó que la confección y registro de las órdenes de pago en marzo 1999 era realizada por personal del estudio del contador contratado. Se recabará de este profesional mayor información al respecto y a todo evento se informará su resultado. c) A partir del mes de octubre de 1999, conjuntamente con el manejo de la caja chica, una nueva persona se hizo cargo de la custodia de las chequeras y de la emisión de los cheques que se libraron a partir de esa fecha. Por el período anterior, la persona responsable encargada de esta tarea ya no presta servicios para este Proyecto. Recomendación: Contabilizar oportunamente las operaciones del proyecto, a fin de mantener los registros actualizados. 15 3) CAJA CHICA Observaciones: Por Nota Nro. 5 a los estados financieros del proyecto la UEC manifiesta la apertura de siete cajas chicas de USD 1.125.- cada una para absorber gastos varios de la Coordinación, quedando al cierre del ejercicio un efectivo de USD 1.214,37. De la revisión realizada se pudo observar que no se cumplieron con las normas mínimas de control respecto al manejo de caja chica. Al respecto, surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) No se mantuvo el monto límite establecido, ya que cada reposición se hizo por el monto de USD 1.125.- indistintamente del saldo existente al momento en que la misma tenía lugar, alcanzando durante el ejercicio saldos superiores a dicho importe. b) El total de cheques librados para la caja chica durante el ejercicio ascendió a USD 14.625.-, incluyendo la constitución de la caja chica a ser utilizada en enero 2000; por lo cual los fondos destinados para el ejercicio 1999 ascendieron a USD 13.500.siendo la sumatoria de gastos de las planillas de rendiciones de caja al 31/12/99 de USD 12.849,55, por lo cual el saldo ascendería a USD 1.775,45, y no ha USD 1.214,37 conforme surge de los registros. Al respecto durante el ejercicio se efectuaron tres reclasificaciones a la cuenta de inversión “Otros Costos Nación”: Gastos Gastos S/registros S/rendiciones Diferencia • 30/06/99 USD 7.875,00 USD 7.180,21 USD 694,79 • 29/09/99 USD 4.500,00 USD 2.383,71 USD 2.116,29 • 30/12/99 USD 1.035,63 USD 3.285,63 (USD 2.250,00) Totales: USD 13.410,63 USD 12.849,55 USD 561,08 No se pudo determinar a que conceptos corresponden estos gastos registrados por USD 561,08. c) Los comprobantes de viáticos no poseen numeración preimpresa, ni denominación que aclare el tipo de comprobante. 16 d) Se han tenido a la vista comprobantes de gastos por montos superiores a los límites establecidos (USD 100.-). e) Los comprobantes de gastos rendidos no cuentan con una leyenda o sello que los anule. Asimismo se tuvieron a la vista algunos comprobantes de gastos que no identifican al proyecto. f) En las planillas de caja de los meses de agosto y setiembre, se ha observado que no fueron expuestos los saldos iniciales de efectivo. g) Las planillas de caja que se tuvieron a la vista no se encuentran firmadas por responsable de la UEC. h) No se tuvo a la vista evidencia del proceso de selección del servicio de mensajería contratado. i) Las órdenes de pago que se tuvieron a la vista no poseen firma de quien las confeccionó. j) Se observó que se adquirieron con fondos de caja chica y que se imputaron a gastos varios conceptos que deberían ser imputados en la cuenta “Equipos No Fungibles” (una silla, un escritorio y una mesa de PC) por un monto de USD 500.-. Por la mencionada compra no se tuvo a la vista evidencia documental del proceso de selección de la firma proveedora (compulsa de precios). Comentarios de la UEC: a) Se toma nota de la observación. Según se nos informó, durante el ejercicio 1999 cada vez que se emitía una orden de pago con destino a la caja chica siempre lo fue por el monto de USD 1.125.- mensuales. Las diferencias en lo que hace al monto consignado contablemente en caja chica responderían a que las rendiciones no se efectuaban mensualmente. Además, cabe aclarar que en las reposiciones mensuales por USD 1.125.- a caja chica, durante ese período, no se tomó en cuenta los saldos del período mensual anterior, sino que, existiese o no saldo a favor, se reponía siempre el mismo importe, criterio que no se comparte. Se aclara que tal situación no se produce durante 17 el ejercicio en curso, a partir de nuestra designación. Igualmente hemos reducido sensiblemente el monto de la caja chica. b) Se toma nota de la observación. Según cabe suponer, ya que no pudimos obtener información precisa, el asiento Nº 176 se habría realizado sumando siete órdenes de pago libradas para constituir la caja chica por un monto de USD 1.125.- cada una de ellas, multiplicado este importe por siete, nos da la cifra de USD 7.875.-. Si esto fue así, surgiría que no se tuvo en cuenta que al 30/06/99 debió existir un saldo a favor en efectivo en la caja por USD 694,79, por entonces aún no gastado. Cabe aclarar que el responsable de la caja chica ya no presta servicios en el proyecto por lo tanto se desconoce y no se pudo establecer el origen de la diferencia. Solo pudo efectuarse recientemente una revisión de las planillas de rendición y se comprobó que la diferencia se produce en las rendiciones de agosto y setiembre, respecto de las cuales no existen algunos comprobantes por la suma de USD 561,08. c) Se toma nota de la observación. No obstante, al comienzo del ejercicio 2000, habiéndose encarado la confección de un Manual de Procedimientos del Proyecto, se solicitó la confección de un formulario para viáticos para ser implementado a partir de ese momento. Tras ello el Manual debió discontinuarse, así el formulario creado no llegó a ser utilizado. d) Se nos informó que existía autorización verbal por parte del Coordinador General del Proyecto, para importes superiores a USD 100.-. e) Se toma nota de las observaciones. Se nos informó que se solicita a los proveedores que la factura se confeccione a nombre del Proyecto, es evidente que en algún caso no se cumplió esta regla. f) Se toma nota de la observación. g) Se procedió a corregir esta omisión, y se solicitó la firma al responsable que las confeccionó. h) Según se nos informó, en la elección de la mensajería de motos se habría escogido un servicio cuyas oficinas estuvieran cerca de este Ministerio. No se comparte dicho criterio. 18 i) Se le requerirá a los responsables que nos hagan saber lo ocurrido al respecto. j) Se toma nota de la observación. No se cuenta con otros documentos que los ya entregados a esa auditoría. Se desconoce, en consecuencia, cual fue el método de adquisición aplicado, ya que no hemos encontrado elementos que acrediten que se haya efectuado compulsa alguna por la adquisición de estos bienes. Con respecto a la imputación contable del equipo no fungible adquirido se procederá a realizar el ajuste correspondiente. Recomendación: Realizar los controles necesarios para validar la información contable referida al Proyecto, aplicando los procedimientos administrativos observados. 4) CONSULTORES NACIONALES Observaciones: 1. Se pudo observar en dos casos analizados que los consultores cobraron un 20 % del monto contractual en concepto de anticipo; al respecto no se tuvo evidencia de la justificación correspondiente para su otorgamiento. 2. El 100 % de los contratos que se tuvieron a la vista no poseen número identificatorio. 3. Los legajos que se tuvieron a la vista no conforman una carpeta con la totalidad de los antecedentes y/o documentación relativa al consultor (evidencia de selección, cuadro de evaluación, justificación de la contratación, terna, designación del consultor, etc.). 4. En algunos casos se detectaron errores en el cálculo de la retención de impuesto a las ganancias realizadas a los consultores. 5. En el caso de un consultor cuya condición frente al impuesto al valor agregado (IVA) es de responsable inscripto, se pudo observar que no se le realizaron las correspondientes retenciones, y que las órdenes de pago incluyen USD 1.700,83 que fueron cancelados con financiamiento BID. 6. En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista las copias certificadas del título profesional por los consultores contratados. 19 7. En algunos casos se pudo observar que los contratos formalizados con los consultores no prevén la presentación de por lo menos dos informes, uno de avance y otro final. 8. En algunos casos los comprobantes (recibos/facturas) de los consultores carecen de fecha de emisión, y no identifican al Proyecto. 9.No se tuvo a la vista evidencia del proceso de selección (3 currículos) para el cargo de jefe de la unidad administrativo-financiera; se destaca que de la lectura de los antecedentes laborales expuestos en el C.V. del consultor, no surgen las calificaciones requeridas en los TOR´s para esta nueva contratación. 10.Se observó que en la búsqueda para la selección para ocupar el cargo de “consultor programador senior” se presentó un solo postulante, conforme lo expuesto en el legajo, y por lo cual fue contratado (“por razones de urgencia”). Se destaca que entre el aviso publicado y la designación transcurrieron 72 días, no constando evidencia dentro de ese lapso de que la UEC arbitró todos los medios necesarios para proponer una terna para cubrir el puesto. 11.En tres órdenes de pago se pudo observar que el número de cheque es erróneo. Comentarios de la UEC: 1. En los dos casos respecto al pago del anticipo del 20%, se efectivizaron de acuerdo con lo establecido en la cláusula quinta del contrato de consultoría y sus respectivos términos de referencia, que estipulaban el pago de este anticipo al momento de la firma. A su vez el Banco aprobó condiciones y términos de referencia de uno de los contratos mediante Notas CAR-397/99 y CAR-801/99, y en el otro por CAR2660/99. 2. Es exacta la observación, se ha verificado que los contratos no llevan número. 3. Se toma nota de la observación. Los legajos de los consultores contienen toda la documentación a partir de la firma del contrato respectivo en adelante. La persona encargada de controlar los procesos de selección de consultores y archivo de la correspondiente documentación era el asistente ejecutivo, quien desde el 06/01/00 no presta servicios en este proyecto, sin que se designará un reemplazante. 20 4. Se toma nota de la observación, de todas maneras los fondos retenidos fueron ingresados a la AFIP-DGI. 5. El último pago del ejercicio 1999 efectuado al consultor fue de fecha 08/11/99, y a esa fecha esta UEC no era agente de retención del IVA; esta UEC se inscribió el 16/12/99. 6. Se toma nota de la observación. Se ignora las razones por las cuales ello así ocurrió. 7. Se toma nota de la observación. Cabe mencionar que en ambos contratos no se previeron los dos informes aludidos, sino sólo el final, no obstante lo cual fueron aprobados por el BID en tales condiciones. 8. Se toma nota de las observaciones, son correctas. Consideramos que no es posible requerir que su emisor la inserte tardíamente. Se recabará del consultor informe las razones por las cuales ello ocurrió. 9. Se toma nota de las observaciones. Cabe aclarar que según documentación obrante en esta UEC la contratación cuenta con la no objeción del Banco. No podemos dar más explicaciones al respecto. 10.Se toma nota de la observación, siendo que los responsables de la selección de consultores durante el ejercicio 1999 ya no prestan servicios en esta UEC. 11.Se toma nota de la observación, que es correcta. Se procederá a corregir el Nº de cheque consignado en las órdenes de pago, ya que contablemente se registraron los números correctos. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas por el Proyecto. 5- EQUIPOS Observaciones Generales: a) En las Invitaciones a Cotizar no se hace referencia alguna a las condiciones de pago. 21 b) Los expedientes analizados no están foliados, ni tienen un sistema de archivo lógico que reúna la totalidad de la documentación referida a los procesos de adquisición y garantice la integridad de la misma. c) No se ha tenido a la vista evidencia alguna de la presentación de la garantía de cumplimiento en aquellos casos en que la entrega del bien no es inmediata. Asimismo, no se pudo constatar la notificación por parte del adjudicatario, de la recepción de la orden de compra (fecha y firma del proveedor), responsabilizándose por el cumplimiento de la obligación contraida. d) En la mayoría de los casos analizados no se tuvo a la vista constancia de que los equipos recibidos hayan sido instalados y se encuentren en funcionamiento a los fines de la validez de la garantía correspondiente. e) No se han tenido a la vista las pólizas de seguro de los bienes adquiridos. f) No se practicaron las retenciones de IVA correspondientes. Asimismo, se pudo observar que se financiaron con fondos BID conceptos no elegibles (IVA) por USD 1.775,27. g) Se pudo constatar que no se asigna una numeración correlativa para todas las órdenes de compra (OC) emitidas por la UEC. Comentarios de la UEC: a) Según la información que obtuvimos, lo que explicaría que no figuren las condiciones de pago en la "Invitación a cotizar", es que la modalidad adoptada para las compras efectuadas consistía en un único pago por el total de la factura correspondiente, efectuado una vez obtenida la constancia de recepción conformada por el destinatario de la compra. b) La observación se ajusta a constancias; se aclara que toda la documentación de cada licitación se encuentra en biblioratos independientes. c) Según se nos informó, las garantías de cumplimiento del contrato eran devueltas una vez cumplido el objetivo del mismo y es evidente que en muchos casos no se tomó la precaución de sacar una fotocopia de la misma para su archivo. Con respecto a las 22 notificaciones se aclara que ello así se cumple actualmente en las adjudicaciones que aún restan hacer en la fase final de este Proyecto. d) Los destinatarios de los equipos deben enviar una nota a esta UEC donde manifiestan haber recibido los mismos. En algunos casos existen constancias por escrito en el sentido que los mismos fueron instalados y puestos en funcionamiento, pero se desconoce las razones por las cuales ello no ocurrió de igual modo en todos los casos. e) Se nos informa que los bienes adquiridos se encuentran garantizados de acuerdo a las cláusulas de los pliegos de licitación. No existía contratada por esta UEC póliza de seguro de los bienes. f) Esta UEC procedió a su inscripción como agente de retención del IVA el 16/12/99 siendo estos pagos de fecha anterior. a) Proceso de Adquisición PA004/99. Observaciones: Con relación a la adquisición de equipos de computación, cuya adjudicación cuenta con no objeción del Banco por Nota CAR-3359/99 del 08/07/99, han surgido las siguientes consideraciones a formular: a) No se cumplió el plazo previsto en el Cronograma del Proceso de Adquisición (Anexo 3 del pliego) para la emisión del Dictamen de la Comisión de Evaluación de Ofertas, observándose una demora de 38 días. b) El renglón 8 fue adjudicado a una empresa que, de acuerdo a lo expuesto en el apartado IV 32. del Dictamen de la Comisión de Evaluación de Ofertas, fue calificada tercera en el análisis de relación prestaciones/costo, sin que se expongan las justificaciones de tal decisión. c) Se observó que la orden de compra no hace mención del lugar de entrega, de las condiciones de pago, ni de la integridad de las especificaciones técnicas (hace referencia a la propuesta del proveedor). d) No se cumplió con el plazo de entrega previsto para los renglones 4, 5, 6 y 7. e) En algunos casos no se tuvieron a la vista los remitos de entrega. A su vez, se observaron remitos sin firma, sin lugar de entrega y sin fecha de recepción. 23 Comentario de la UEC: Se toma debida nota de las observaciones. b) Proceso de Adquisición PA018/99 Observaciones: Con relación a la adquisición de una fotocopiadora para uno de los Subprogramas, cuya adjudicación cuenta con no objeción del Banco por Nota CAR5383/99 del 03/11/99, han surgido las siguientes consideraciones a formular: a) Mediante Nota Nº 584 del 19/10/99, la UEC informa al BID que si bien se contaba con tres presupuestos de firmas reconocidas recibidos en 07/99, para la presente adquisición realizada en 10/99 se optó por realizar un nuevo concurso de precios invitando a las mismas firmas. Al respecto cabe aclarar que no se tuvo evidencia de la recepción de las cartas de invitación por parte de dos de las empresas, las cuales no se presentaron al concurso. b) No se tuvo a la vista constancia alguna de la constitución de una Comisión Evaluadora, prevista en el pliego que acompaña las “Invitaciones a Cotizar” (punto 8). La evaluación estuvo a cargo de la UEC, sin intervención de un representante de la UES (Unidad Ejecutora Sectorial). c) Cabe aclarar, que se adquirió una fotocopiadora simple faz, que de acuerdo a notas que fueran analizadas no cumplió con los requerimientos del componente al cual fue asignada, razón por la cual requirió la adquisición de un accesorio que elevó su precio por encima de los presupuestos que se habían presentado inicialmente (7/99). d) No se tuvo a la vista el certificado de origen del bien ni otra documentación que permita validar el mismo. Comentario de la UEC: Se toma nota de las observaciones. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas por el Proyecto. 24 6- CAPACITACIÓN a) Consultores Observaciones: 1. Los legajos que se tuvieron a la vista no conforman una carpeta con la totalidad de los antecedentes y/o documentación relativa a los contratos (evidencia de selección, cuadro de evaluación, justificación de la contratación, terna de los consultores, designación del consultor, copia de los títulos profesionales, constancia de la CUIT, .etc.). Asimismo, los currículos carecen de fecha de emisión y sello de recepción de la UEC. 2. No se tuvo a la vista documentación que respalde la metodología aplicada para determinar el monto de los honorarios abonados en las tareas de capacitación. 3. En el caso de la contratación directa de un consultor que cuenta con la no objeción (NO) del Banco por Nota CAR-4635/99 del 14/10/99, se pudo observar que se le efectivizó un adelanto del 33 % del monto contractual, no contando con la justificación correspondiente para su otorgamiento. 4. No se tuvo a la vista la aprobación por parte de la UEC del informe de avance presentado por un consultor. 5. Se tuvo a la vista el contrato de un consultor por el período 20/10/99 al 19/01/00, la nota CAR-5117/99 informa que no tiene observaciones al contrato por el período 15/09/99 al 14/12/99. 6. Uno de los consultores contratados se encuentra comprendido dentro de las incompatibilidades establecidas en la Ley 11.672 art. 53 y el Dec. 92/95 para el régimen de contrataciones de servicios personales en el ámbito del Sector Público, habida cuenta de sus funciones como Juez de la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo. 7. Se detectaron errores en el procedimiento para el cálculo de la retención de impuesto a las ganancias determinado por las normas vigentes. 25 Comentarios de la UEC: 1. Los legajos con que cuenta esta UEC son los obrantes y exhibidos a la Auditoría, con toda la documentación que se encontraba en esta Unidad. 2. Se desconocen los parámetros establecidos, no existiendo en esta UEC documentación o elementos al respecto. 3. De acuerdo a lo que surge del contrato de locación de obra, fue cláusula del contrato el pago del anticipo del 33%; los únicos resguardos adoptados son los que surgen del propio contrato en lo referido a la responsabilidad del consultor. El referido contrato cuenta con la NO del Banco. 4. Se destaca que no se realizó el último pago de la consultoría al no haberse aprobado el informe final. El BID realizó observaciones a su primer informe; al efectuar la consultora una posterior presentación, la misma fue desestimada por el Defensor General. 5. Surge de la contratación y los pagos realizados que el contrato se firmó para ser cumplido durante el período 20 de octubre de 1999 al 19 de enero de 2000, con un plazo de duración de tres meses. Aparentemente, el BID debió haber incurrido en un simple error –no relevante- de cita en las fechas. 6. La observación la consideramos correcta y se refiere a lo actuado durante la gestión anterior. Durante el transcurso de la gestión a cargo nuestro, realizamos objeciones fundadas en razones de incompatibilidad, como las citadas, a aquellos consultores que poseían el cargo de Juez y no se encontraban en las condiciones que las leyes vigentes autorizan al pago. 7. Se toma debida nota de la observación, que es exacta. Se calculó equivocadamente la retención por ganancias. Se desconocen las razones por las cuales se aplicó incorrectamente la alícuota. 26 b) Seminario realizado del 12 al 14 de abril de 1999 – Componente Mejoramiento de la Justicia Provincial. Observaciones: 1. No se tuvo a la vista el programa del seminario, los pasajes y tickets de embarque, la solicitud de pasajes a la empresa proveedora, ni conformidad de la factura del proveedor por parte del responsable del componente. Asimismo no se tuvo a la vista el informe final del seminario ni el listado de concurrentes. 2. Hemos observado que se registró por el importe neto y no en forma separada, el débito por la compra de pasajes y el crédito por la anulación de otros. A su vez se imputó al Seminario una nota de crédito por devolución de pasajes de consultores que no formaban parte del mismo. Comentarios de la UEC: 1. Se toma nota de la observación. No se tiene conocimiento de las razones por las que no se encuentran en los archivos correspondientes los tickets y pasajes, el informe final y la copia del listado de participantes mencionados. 2. Se toma nota de la observación. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas por el Proyecto. 7- OTROS COSTOS a) Compra de material bibliográfico Observaciones: 1. El expediente no se encuentra foliado y no conforma un cuerpo único. 2. No se tuvieron a la vista los sobres donde se recibieron las propuestas (punto II. 1 de la Invitación a cotizar). 27 3. El Acta de la Comisión Evaluadora que se ha tenido a la vista no cuenta con la firma de sus integrantes. 4. En algunos casos no se tuvo a la vista documentación que permita identificar si la empresa que presentó una cotización es editora, representante o distribuidor autorizado de los bienes ofrecidos, conforme lo solicitado en la invitación a cotizar. 5. No se tuvo a la vista la notificación de la preadjudicación, ni la aceptación de la misma por parte del proveedor. 6. La orden de compra no cuenta con la firma de recepción del adjudicatario. 7. No se tuvo a la vista evidencia de la recepción de los bienes por parte del beneficiario. 8. No se realizó en el pago al proveedor la retención del impuesto a las ganancias. Comentarios de la UEC: 1. Se toma nota de la observación. 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Se toma nota de la observación. b) Publicación aviso Observaciones: 1. No se tuvo a la vista compulsa de precios para la selección de la agencia de publicidad. 2. No se tuvo a la vista orden de compra ni orden de servicio. 3. La factura de la agencia informa ubicaciones de página de los avisos que difieren con lo publicado. 4. La orden de pago no cuenta con la firma de autorización del Coordinador. Comentario de la UEC: Se toma nota de las observaciones. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas por el Proyecto. 28 8- FONDO DE INSPECCION Y VIGILANCIA –FIVObservación: Los vencimientos del Fondo de Inspección y Vigilancia (FIV) con fechas 31/03/99 y 30/06/99 fueron contabilizados el 07/05/99, y los correspondientes al 30/09/99 y 31/12/99 el 07/08/99, además si bien son cancelados con fondos provenientes del BID, la UEC los registró en una cuenta contable denominada erróneamente “FIV Aporte Nación”. Comentario de la UEC: Se toma nota de la observación. Según se nos informó, la contabilización de estos conceptos se realizó a partir de una comunicación informal (telefónica) por parte del BID, ya que los documentos con esta información en algunos casos demoran en ser enviados por el Banco; y en otras ocasiones fueron recibidos luego de haber sido solicitados por la UEC. Los costos financieros FIV fueron imputados contablemente a la cuenta BID (fuente 22) tal como se expone en los Estados Financieros al 31/12/99. 9- RETENCIÓN IMPUESTO A LAS GANANCIAS Observación: Hemos observado que en algunos casos no se cumplen las disposiciones legales en cuanto a la fecha de depósito de las retenciones efectuadas. Comentario de la UEC: Se toma nota de la observación. Según se verificó, las retenciones no se depositaban en término y por esta razón se pagaron intereses que se encuentran imputados a la cuenta "Otros costos Nación" dentro de gastos de ejecución de la UEC. Recomendación: Ingresar oportunamente las retenciones efectuadas para evitar el pago de costos financieros no previstos como paripassu del Proyecto. BUENOS AIRES, 30 de abril de 2001. 29 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA” CONTRATO DE PRESTAMO N° 1082/OC-AR BID (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/99) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con las imputaciones efectuadas en los registros y contra documentación respaldatoria; - Tests o pruebas de transacciones; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y equipos. - Análisis de legajos; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - Análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del proyecto, abiertas en el Banco de la Nación Argentina; - Circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 30 El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del BID; - el 100 % de los orígenes de contrapartida local; y el - 28,93 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999. Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. Por último, cabe informar que la Unidad Ejecutora Central no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 30 de abril de 2001. 31