INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF Y N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID (Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Programa de Financiamiento a Municipios”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3860-AR “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal”, (PDM II) suscripto el 18 de octubre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y de los Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR, ambos suscriptos el 5 de junio de 1995 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y caracterizados como “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones Sociales Municipales” (PRODISM). I- ESTADOS AUDITADOS a) Balance General al 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos. b) Cuadro de Resultados por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en pesos. c) 1. Cuentas de Orden, Transferencias Totales a Provincias al 31/12/99, de los Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID y 3860-AR BIRF, expresado en pesos. 1 c) 2. Cuentas de Orden deudoras y acreedoras al 31/12/99, por categoría de inversión y fuente de financiamiento, respectivamente, del Contrato de Préstamo N° 3860-AR BIRF, expresado en pesos. c) 3. Cuentas de Orden deudoras y acreedoras al 31/12/99, por categoría de inversión y fuente de financiamiento, respectivamente, de los Contratos de Préstamo N° 830/OCAR y N° 932/SF-AR BID, expresado en pesos. d) Notas anexas N° 1 a 11 que forman parte de los estados precedentes. e) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos. f) Resumen de Fuentes y Usos al 31/12/99, comparativo con el acumulado al 31/12/98, expresado en pesos. g) Contrato de Préstamo N° 3860-AR al 31/12/99, por categoría de inversión, expresado en dólares estadounidenses (Cuadro 1 - Estado de Inversiones). h) Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR al 31/12/99, por categoría de inversión, expresado en dólares estadounidenses (Cuadro 2 - Estado de Inversiones). Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora Nacional (UEN) y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos por esta auditoría el 30/06/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 21/02/00 y el 30/05/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo 2 las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias y que se detallan en nuestra Declaración de Procedimientos adjunta. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) Con referencia al recupero de los créditos del Programa Global de Desarrollo Urbano (PGDU-contratos BID N° 206/IC y N° 514/OC-AR) expuestos en el Balance General al 31/12/99 como “Pasivo No Corriente- Otras Deudas- Excedentes Recuperos PGDU”, cabe informar que, tal como surge de la nota 9 a los estados contables, por Decreto N° 213 del Poder Ejecutivo Nacional de fecha 23/02/98 se aprueba la utilización de los fondos PGDU en el Programa de Financiamiento a Municipios. 2) La información de los Estados de Inversiones expuestos en los acápites g) y h) del apartado I- precedente surge de lo registrado por el Proyecto en las cuentas de orden señaladas en c) del citado apartado y, tal como se expone en nota 10 a los estados contables, reflejan las sumas invertidas por categoría de inversión y fuente de financiamiento justificadas a los bancos financiadores (BID y BIRF), conforme la información que proporcionan las provincias participantes en sus rendiciones a la UEN. 3) Con referencia a la deuda con la Provincia de Santiago del Estero por $ 300.475,97 expuesta en nota 8 -Otras Deudas, Pasivo Corriente- al Balance General al 31/12/99, cabe observar lo siguiente: - Depósitos en exceso efectuados por la Provincia, correspondientes a las liquidaciones de servicios financieros del ejercicio efectuadas por la UEN: monto liquidado monto depositado 393.848,00 442.347,00 48.499,00 471.940,00 611.532,16 139.592,16 3 diferencia - Depósitos efectuados por la Provincia sin liquidación por la UEN que lo justifique: Fecha monto depositado 02/08/99 165.201,19 28/09/99 55.090,62 - Devolución de fondos de la UEN a la Provincia, ingresados en la cuenta N° 49920263/31 “Fondos de Inversión” del Banco de la Nación Argentina, Sucursal Santiago del Estero (cuenta ajena al Proyecto) conforme nota-fax N° 4387: Fecha monto depositado 11/06/99 48.499,00 28/09/99 59.408,00 El importe observado representa el 0,11 % del total del pasivo expuesto en el Balance General al 31/12/99 por lo cual carece de significatividad. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Programa de Financiamiento a Municipios” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en los Convenios de Préstamo N° 3860-AR BIRF del 18/10/95, y N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID, ambos del 05/06/95. BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO MUNICIPAL” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF (Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal”, Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF de fecha 18/10/95, que forma parte del “Programa de Financiamiento a Municipios”. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses (Cuadro 3). El estado ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Nacional sobre la base de los movimientos de la caja de ahorro en dólares N° 225930/1 abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS Tal como se expone en nota al pie del estado mencionado en I- precedente, en “Reembolsos del Banco Mundial” y “Reembolsos SOES” se incluyeron, sumando y restando, respectivamente, USD 499.219.- correspondientes a la Solicitud de Retiro de Fondos N° 26 que fue canalizada por el BIRF directamente a la cuenta del organismo administrador (Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo-PNUD). IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Apéndice 5 del Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF del 18/10/95. BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000. 6 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO MUNICIPAL” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF (Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes al “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal”, Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF de fecha 18/10/95, que forma parte del “Programa de Financiamiento a Municipios”. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses (Cuadro 4). El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora Nacional sobre la base de los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 22 a 34 relacionadas, emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio 1999, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 7 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los certificados de gastos que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente, correspondiente al “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal” que forma parte del “Programa de Financiamiento a Municipios”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3860AR BIRF del 18/10/95. BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000. 8 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL E INVERSIONES SOCIALES MUNICIPALES” CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID (Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de Desembolsos y Detalles de Pagos relacionados, que fueron emitidos y presentados al Banco Interamericano de Desarrollo (BID) durante el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes al “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones Sociales Municipales”, Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID, ambos del 05/06/95, que forman parte del “Programa de Financiamiento a Municipios”. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses, correspondiente al contrato de préstamo N° 830/OC-AR BID. b) Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses, correspondiente al contrato de préstamo N° 932/SF-AR BID. 9 Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Ejecutora Nacional y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de gastos que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente, correspondientes al “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones Sociales Municipales” que forma parte del “Programa de Financiamiento a Municipios”, resultan ser razonablemente confiables para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueron emitidas y presentadas al BID durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, de conformidad con los requisitos establecidos en los Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID del 05/06/95. BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000. 10 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DE LOS CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID Y DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF “PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS” (Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99) Al señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del “Programa de Financiamiento a Municipios”, por ejercicio finalizado el 31/12/99, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos de los Convenios de Préstamo que forman parte del mismo. Cabe aclarar que el Programa fue ejecutado por una Unidad Ejecutora Nacional (UEN) creada al efecto, bajo la órbita de la ex Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la Nación, y por Unidades Ejecutoras de las provincias participantes. A- PRÉSTAMO N° 830/OC-AR BID “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones Sociales Municipales” suscripto el 5 de junio de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). 1) Introducción: Organismo Ejecutor. Cumplida. Por Ley N° 25.233 del 10/12/99 se crea el Ministerio de Infraestructura y Vivienda pasando el Programa a depender de la Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda del mencionado Ministerio. 11 2) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 180.000.000.-. La información requerida obra en nota 9 al Balance General al 31/12/99 adjunto al presente informe (por el Contrato 830/OC-AR el BID desembolsó al 31/12/99 USD 107.926.439,49). 3) Cláusula 1.03: Recursos adicionales. Al respecto el Programa recibió USD 49.308.520,65 correspondientes a fondos provenientes del recupero de los créditos del Programa Global de Desarrollo Urbano (PGDU), según se detalla en el apartado III- 1) de nuestro Dictamen sobre los estados financieros del Programa al 31/12/99. 4) Cláusula 2.02: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado. Cumplida. En concepto de intereses se abonaron USD 5.909.754,86 durante 1999, conforme el siguiente detalle: Período Fecha de Vencimiento Importe en USD 1° Semestre 05/06/99 2.561.547,96 2°Semestre 05/12/99 3.348.206,90 5) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV). Cumplida. Durante el ejercicio 1999 se utilizaron recursos del Préstamo por USD 424.000.- para el pago del FIV. 12 6) Cláusula 2.04: Cargos por comisión de crédito. Cumplida. Durante el ejercicio 1999 se abonaron al BID en concepto de comisiones, los siguientes importes: Período Fecha de Vencimiento Importe en USD 1° Semestre 05/06/99 348.847,62 2° Semestre 05/12/99 426.205,37 7) Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento. Cumplida. 8) Cláusula 3.04: Amortización del préstamo PPF N° 761/OC-AR. Cumplida. Con fecha 01/02/96 el Banco debitó de la cuenta del préstamo la suma de USD 211.485,87. 9) Cláusula 4.02: Otras condiciones de los sub-préstamos. Cumplida. 10) Cláusula 4.05: Condiciones sobre precios y adquisiciones. Cumplida, no obstante nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección adjunto. 11) Cláusula 4.09: Contratación de consultores, profesionales o expertos. Cumplida. No obstante, nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección que acompaña al presente informe. 13 12) Cláusula 4.10: Estudio de Situación Municipal. Durante el ejercicio 1999 se procedió a la contratación de 106 consultores individuales para la realización del citado estudio. Al respecto cabe tener en cuenta nuestros señalamientos expuestos en el punto B-1. 3) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente informe. 13) Cláusula 4.11: Seguimiento del Programa. Al respecto la UEN puso a nuestra disposición la nota N° B2662 de fecha 13/08/99 de elevación del Informe de Ejecución correspondiente al segundo semestre de 1998. Con respecto al informe de gestión correspondiente al primer semestre de 1999, no obstante que el Banco considera cumplida la obligación contractual, mediante nota CAR 792/00 del 07/03/00 señala que “...la presentación tardía elimina toda utilidad práctica al documento enviado”. B- PRÉSTAMO N° 932/SF-AR “Programa de Desarrollo Institucional e Inversiones Sociales Municipales” suscripto el 5 de junio de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). 1) Introducción: Organismo Ejecutor. Cumplida. Cabe las mismas apreciaciones a las expuestas en A- 1) precedente. 2) Cláusula 1.02: Monto del préstamo por USD 30.000.000.-. La información requerida obra en nota 9 al Balance General al 31/12/99 adjunto al presente informe (Desembolsos del BID al 31/12/99 por USD 22.728.000.-). 14 3) Cláusula 1.03: Recursos adicionales. Se reitera la expresado en el punto A-3) precedente. 4) Cláusula 2.02: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado. Durante 1999 se abonó en concepto de intereses lo siguiente: Período Fecha de Vencimiento Importe en USD 1° Semestre 05/06/99 338.532,83 2° Semestre 05/12/99 293.013,77 5) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales. El Banco ha tomado recursos de la cuenta del Préstamo por un total de USD 72.000.- por este concepto en 1999. C- PRÉSTAMO N° 3860-AR “Segundo Proyecto de Desarrollo Municipal” celebrado el 18 de octubre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1) Sección 2.01: Monto de préstamo por USD 210.000.000.-. La información requerida obra en Nota N° 9 al Balance General al 31/12/99 adjunto al presente informe (desembolsos del Banco Mundial al 31/12/99 por USD 97.822.186,08). 2) Sección 2.02.(b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial. Cumplida. Se procedió a la apertura de la caja de ahorro en dólares N° 225930/1 en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. 15 3) Sección 2.04. Comisión de compromiso. En 1999 se abonaron USD 152.548.- por este concepto, según el siguiente detalle: Período Fecha de Vencimiento Importe en USD 1° Semestre 15/05/99 41.065.- 2° Semestre 15/11/99 111.483.- 4) Sección 2.05: Intereses. En 1999 se abonaron USD 4.738.701.- según el siguiente detalle: Período Fecha de Vencimiento Importe en USD 1° Semestre 15/05/99 2.173.428.- 2° Semestre 15/11/99 2.565.273.- 5) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultoría. Cumplida. No obstante, nos remitimos a los señalamientos expuestos en nuestro Memorando a la Dirección que acompaña al presente informe. 6) Sección 3.05 (b): Contratos subsidiarios. Conforme nos informara la UEN, no se formalizaron contratos subsidiarios en el período bajo análisis. 7) Sección 3.07: Informes semestrales. Al respecto la UEN puso a nuestra disposición la nota SV472 de fecha 23/03/00 de elevación del Informe de Gestión correspondiente al primer semestre de 1999. 16 8) Sección 4.01: Registros y cuentas independientes. Cumplida. BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000. 17 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF Y N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID (Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Programa de Financiamiento a Municipios” una serie de comentarios y recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia del examen de auditoría practicado sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 1999. Como parte de nuestros procedimientos de auditoría, se realizaron visitas a tres Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) participantes del crédito (provincias de Buenos Aires, Mendoza y Tierra del Fuego), sobre las cuales también se formulan comentarios y recomendaciones. Con respecto a la UEP de Tierra del Fuego no se encontraron observaciones significativas a informar. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. 18 A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/99 1. UNIDAD EJECUTORA NACIONAL – UEN 1) INEXISTENCIA DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Observación: El Programa no ha implementado un manual de funciones y procedimientos administrativos que a través de normas internas escritas indique y delimite las funciones y responsabilidades de sus integrantes. Comentario de la UEN: El Programa tiene manuales operativos que fueron oportunamente aprobados por los Bancos, el Gobierno Nacional y los gobiernos provinciales. En dichos manuales se establecen las funciones de la UEN, las unidades ejecutoras provinciales y los municipios para la implementación del Programa. Asimismo dado que la administración de la UEN se desarrolla en el marco del Proyecto ARG 95/005 suscripto con el PNUD, se utiliza a todos los efectos el Manual de Gestión de Proyectos. Complementario a estos manuales de operación se utilizan los manuales de normas y procedimientos de los Bancos para los procedimientos de contrataciones. La UEN tiene definido para cada consultor los términos de referencia con sus respectivas funciones y resultados, los que se ajustan a las funciones del área específica a la que pertenecen. Toda la documentación mencionada precedentemente constituye las guías en base a las cuales ha sido ejecutado hasta la fecha el Programa, siendo extensiva la obligatoriedad de su cumplimiento para las UEPs y los municipios Recomendación: Implementar un Manual administrativos. 19 de funciones y procedimientos 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se ha verificado que, en algunos casos, los pagos por los servicios de consultoría se han realizado en una fecha anterior a la de emisión del respectivo comprobante (factura o recibo); además, no se pudo constatar la fecha de ingreso en la UEN de estos comprobantes, por carecer de un sello de recepción. Comentario de la UEN: En la práctica el Programa formaliza el pago de honorarios por el principio de lo devengado y la prestación del efectivo servicio; la facturación por parte de los consultores que emiten recibo se produce una vez que los mismos han verificado que se han acreditado los fondos en sus respectivas cuentas. En relación con aquellos que emiten factura se tomarán los recaudos necesarios para que facturen con una antelación razonable a la finalización del mes, cabe destacar que por cláusula contractual corresponde que debe estar a disposición de los consultores el pago de honorarios el último día hábil del mes. No obstante lo expresado en los párrafos anteriores se tendrá en cuenta la recomendación formulada. Recomendación: No librar pagos sin el correspondiente respaldo documental que los habilite, como así también dejar constancia de la fecha de recepción de la documentación por parte de la UEN. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1. UNIDAD EJECUTORA NACIONAL – UEN 1) REGISTRACIONES Observación: La registración contable de las cuentas que componen el rubro “Funcionamiento del Programa” dentro del Activo No Corriente del Balance General al 20 31/12/99 se realizó a través de un único asiento mensual, no teniendo el Proyecto un subdiario de egresos que respalde la información. No se reflejan los movimientos analíticos de cada cuenta, resultando dificultoso conformar cada una de las cifras volcadas en las respectivas imputaciones. Comentario de la UEN: Si bien es cierto que no se llevan registros subdiarios, sí se cuenta con planillas hechas en excel, que hacen las veces de subdiario y de ellos se pueden componer los saldos de los asientos generales. A partir del ejercicio 2000 se ha implementado un sistema contable que permite conocer con un alto grado de detalle analítico las registraciones efectuadas. Recomendación: Atento la metodología aplicada en la registración, asientos mensuales, llevar subdiarios de ingresos y egresos -en forma analítica y por conceptoque den cuenta de la información registrada. 2) CONCILIACIONES BANCARIAS Observación: Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por la persona encargada de realizarlas y la responsable de supervisarlas. Comentario de la UEN: Se procederá a dejar evidencia del control por oposición de intereses según la observación planteada por la AGN. Todas las conciliaciones bancarias posteriores al 31/12/99 se encontrarán inicialadas por la persona responsable de realizarlas y firmadas por el responsable de supervisarlas. 3) PROFESIONALES NACIONALES Observaciones: 1) Con referencia al Estudio de Situación Municipal, que concluyó con la emisión de un informe final, se procedió a la contratación de consultores individuales (106 profesionales). Si debido al alto número de consultores individuales la coordinación, 21 la administración o la responsabilidad colectiva se hicieran difíciles, sería preferible contratar a una firma de consultores. 2) En la mayoría de los casos los currículos (C.V.) no están firmados por los profesionales a efectos de acreditar su autoría. 3) En la mayoría de los C.V. no consta la fecha de emisión, y en los pocos que se encuentran, la fecha de los mismos es muy anterior a la del período de contratación (hasta 5 años). 4) En algunos casos no queda evidenciado el proceso de selección utilizado (ternas); sólo constan los antecedentes del profesional contratado. 5) En algunos casos se encuentran ternadas personas que, a la fecha de solicitud de contratación, pertenecían a la planta de consultores de la UEN. 6) Se observó que un mismo profesional se incluye en distintos procesos de selección, no guardando relación la calificación obtenida en las distintas presentaciones. 7) En algunos casos la solicitud de contratación no tiene fecha, o es posterior a la firma del contrato. 8) En la mayoría de los casos, los términos de referencia (TOR’s) no están debidamente firmados por el consultor, tal cual lo expresa el contrato en el punto 1) Objeto y Funciones, que dice: “...especificado en los términos de referencia que se detallan en el Anexo, y también suscriben las partes y que forma integrante del presente…”. 9) Se pudo verificar en algunos casos que, si bien los términos de referencia son iguales para una misma categoría, buscando un determinado perfil profesional, los consultores seleccionados responden a diferentes profesiones. 10) En la mayoría de los casos las Declaraciones Juradas sobre Incompatibilidades no están firmadas por el consultor. 11) En ningún caso la constancia de la CUIT se encuentra firmada por el profesional. 12) En algunos casos los comprobantes presentados no cumplen con la normativa fiscal vigente (Resolución General Nº 3419 de la AFIP-DGI). 13) No se tuvieron a la vista los respectivos informes de avance que condicionaban los pagos efectuados a los profesionales contratados. De acuerdo a lo manifestado en la 22 nota N° 3707 del PRODISM, de fecha 03/12/99, nos informa que: “Los informes de avance y los finales de los consultores seleccionados en vuestra muestra se encuentran comprendidos en un informe final…”. Comentarios de la UEN: 1) Se quiere dejar en claro que la totalidad de las observaciones se deben al Estudio de Situación Municipal (ESM). Con respecto a la contratación de 106 consultores a que se hace referencia, cabe consignar al respecto que compartimos vuestra observación en cuanto a que hubiese sido más conveniente encargar dicho estudio a una firma consultora; no obstante la modalidad de contratación adoptada está contemplada en los procedimientos del BID y fue acordada con dicho organismo. Las contrataciones fueron avaladas en su totalidad por el BID. 2) En relación a este punto sostenemos que no es condición sine qua non la firma en el C.V. dado que se entrevistaron personalmente a todos los profesionales. 3) Se ha verificado que solamente 3 C.V. se encuentran en esa situación. 4) Se han efectuado todas las contrataciones siguiendo el método de selección por ternas; hemos verificado que en 7 legajos omitimos archivar las ternas correspondientes. 5) Dado que el Estudio de Situación Municipal, como se describió más arriba, se desenvolvió con independencia respecto de nuestro Programa, 4 consultores que a esa fecha se encontraban contratados por esta UEN, y dado que dicha tarea les suscitó un gran interés, por propia decisión decidieron postularse para desempeñarse en el ESM. 6) En cuanto a lo formulado en este punto cabe destacar que si bien un mismo profesional está incluido en distintos procesos de selección, esto obedece a que si dicho profesional no calificó para un determinado puesto, en virtud de sus antecedentes y de la buena impresión que se tuvo de él en las entrevistas, se lo tuvo en cuenta para desempeñarse en otras tareas; en cuanto a la calificación o puntaje asignado a cada uno de ellos se fundamenta en que se han calificado de acuerdo a las 23 características y condiciones de las actividades a desarrollar, así puede comprobarse que un profesional con mejores antecedentes laborales y académicos en un puesto de menor rango se lo calificó con menor puntaje dado que el mismo manifestaba tener dificultades para trasladarse al interior del país, aún cuando el ESM le facilitaba todos los medios para tal fin. 7) Con relación a esta observación cabe formular que se trató de una omisión involuntaria, que pudo ser debido a que dicha documentación era objeto de continuos traslados desde las oficinas del ESM hacia las nuestras. 8) Se reitera lo señalado en 7) precedente. 9) Lo que se ha ponderado es la capacidad e idoneidad del profesional contratado. 10) a 12) Se reitera lo señalado en 7) precedente. 13) Los consultores, a medida que iban desarrollando sus actividades, las informaban por escrito a su superior; a fin de mes debían presentar un informe al Coordinador acerca del grado de avance en que se encontraba la confección del informe final. La UEN aprobó pagos en función de estos informes y de los informes de avance que oportunamente fueron presentados por el Coordinador del ESM al Coordinador Ejecutivo del Proyecto. Recomendaciones: 1) Evaluar previamente la metodología de contratación de los servicios profesionales para una actividad específica. 2) y 3) A efectos de mejorar la calidad de la información se recomienda que la documentación presentada en todos los casos esté debidamente suscripta y fechada. 4) Mantener legajos completos de los profesionales contratados por el Proyecto. 5) Tener en cuenta el régimen de incompatibilidades, respecto a las restricciones para ser contratados como profesionales del Proyecto. 6) Mejorar el procedimiento de búsqueda y evaluación de un mínimo de tres postulantes en la selección de consultores. 7) Controlar la documentación que respalda las contrataciones. 24 8) Dejar debidamente suscriptos los respectivos términos de referencia que forman parte del contrato. 9) En el proceso de selección y evaluación, constituir ternas con consultores cuyas profesiones respondan al perfil buscado. 10) a 12) Profundizar los controles administrativos de la documentación. 13) Dar cumplimiento a lo estipulado en los respectivos términos de referencia que forman parte de los contratos suscriptos con los consultores del Proyecto, respecto a la obligación de presentar informes de avance que permitan controlar y evaluar el grado de cumplimiento de las tareas encomendadas. 4) VIAJES Y VIATICOS Observaciones: Del análisis efectuado sobre una muestra de los gastos realizados por el Proyecto en concepto de viáticos sobre el convenio del Estudio de Situación Municipal se observó lo siguiente: a) En la mayoría de los casos no se adjunta a la documentación respaldatoria los respectivos comprobantes que acrediten la realización de la comisión. Al cierre de nuestras tareas en campo no tuvimos a la vista la documentación solicitada, dado que la misma se encuentra en el Ministerio del Interior según nos informó la UEN mediante nota N° 001 del 04/01/00. b) Algunos recibos de cobro de viáticos por parte de los consultores no estaban fechados. c) La convalidación de los viajes en el Documento de Proyecto (Línea presupuestaria 15.01-viajes de supervisión a las Provincias) por parte de la Subsecretaría de Cooperación Internacional de la Cancillería fue de fecha 14/01/99, mientras que los viajes se realizaron a partir del mes de noviembre de 1998. Téngase en consideración también que los contratos de los consultores se perfeccionaron a partir de enero de 1999. d) Para la liquidación y pago de los viáticos se procedió a efectuar retiros bancarios por montos globales, sumas que fueron entregadas en efectivo a personal perteneciente a 25 la Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias. Comentarios de la UEN: a) Lo solicitado en este ítem no se le facilitó a los auditores dado que nunca estuvieron en nuestro poder. En relación con este tema la UEN verificó que los consultores viajaron y el programa pagó viáticos de viajes que efectivamente se realizaron (tal como fue convalidado por el Coordinador del ESM y verificado por nosotros). Los vouchers no están en nuestro poder dado que no fueron pagados ni tramitados por nuestro programa. b) Se toma conocimiento de esta observación y se procederá en lo sucesivo a que todos los recibos se encuentren debidamente fechados. c) La totalidad de los viajes fueron convalidados por la Secretaría de Cooperación Internacional de la Cancillería. Procedimiento aceptado por el PNUD. d) Tomado conocimiento de esta observación se tomarán las medidas pertinentes a efectos de un mayor control interno. Recomendaciones: a) Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria, a efectos de un correcto control de las liquidaciones de viáticos practicadas por el Programa, con el suficiente respaldo documental (pasajes) que habilite los pagos efectuados bajo el concepto mencionado. b) Profundizar los controles de la documentación de respaldo. c) Solicitar las autorizaciones correspondientes con la debida antelación y dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo III – Recursos Humanos -, punto 91 “Personal profesional técnico y administrativo contratado por el Proyecto”) respecto a quienes pueden viajar. d) Como norma básica de control interno, se recomienda canalizar y documentar todos los pagos a través del banco -excepto aquellos que se realizan a través de caja chica-, 26 ya sea por emisión de cheques o transferencias bancarias. 5) LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS FINANCIEROS A PROVINCIAS Observaciones: a) Las fechas de corte para la determinación de los servicios financieros semestrales (intereses y comisión de compromiso) a cargo de las provincias participantes preparadas por la UEN no son homogéneas para los distintos semestres ni entre las distintas provincias. Las diferencias se prorratean en base al cupo asignado a cada provincia participante. b) Se observaron errores de cálculo y de carga de datos (tasas, nuevos cupos, etc.). c) Con referencia a los señalamientos expuestos en a) y b) precedentes, las diferencias se compensan al momento de completar las liquidaciones cargando los fondos no distribuidos que se prorratean en base al porcentaje de participación que en el préstamo tiene cada provincia participante. Comentario de la UEN: Se ha tomado nota de las observaciones señaladas y durante el presente ejercicio se ha procedido a corregir lo señalado al efectuar el cálculo de intereses y comisión de compromiso a las provincias. Recomendación: Homogeneizar y controlar oportunamente la liquidación de servicios financieros a las provincias. 2. UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE BUENOS AIRES 1) ANTECEDENTES DE CONTRATACION Observación: No se encontraba la totalidad de la documentación que respalda los antecedentes de contratación sobre las obras muestreadas y existían documentos que no se encontraban debidamente foliados ni ordenados cronológicamente. Comentario de la UEP: Es necesario dejar expresamente establecido que, tal como lo 27 prevén las normas del Programa, se ha asistido a los auditores facilitándoles la totalidad de la información disponible y solicitada para el cumplimiento de sus funciones, estando las mismas en el propio orden cronológico de remisión municipal de documentación pertinente. Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación y ordenados en forma cronológica. 2) INVERSIONES - OBRAS Observaciones: Con relación al análisis del expediente de la obra “Puente sobre nivel Av. Colón Municipalidad de Olavarría” se ha determinado lo siguiente: 1) La documentación técnica en que se basó el llamado a licitación de la obra fue realizada a través de la contratación de una consultora. Del análisis de las circulares aclaratorias a los adquirentes de los pliegos y que abajo se describen, se desprende que el municipio no aceptaba variantes de ningún tipo al proyecto presentado, ni el oferente debía prever el análisis de suelos y verificación de la estructura proyectada. - Circular N°2 Verificación de la fundación adoptada La consultora autora del proyecto y diseño de la obra, ha ejecutado el correspondiente estudio de suelos y verificación de estabilidad, deslizamiento, presiones en el suelo, etc. de la estructura proyectada. Verificación de la estructura proyectada La consultora ha efectuado el correspondiente estudio estructural del puente. - Circular N°4 Presentación de alternativas al proyecto, al sistema de fundación o forma de vigas. No se consideran alternativas, debiendo el proponente adjuntar su oferta a los requerimientos solicitados en el Pliego de Bases y Condiciones. 28 De lo expuesto se desprende que la obra a licitar contaba con un proyecto definido, cálculo estructural completo, estudio de suelos realizado y emplazamiento definido. Era una estructura donde la forma, las dimensiones, las solicitaciones y los materiales estaban perfectamente determinados. Lo señalado daba lugar a requerir un sistema de contratación por un precio global, total e invariable, para la realización total de la obra (ajuste alzado), sin embargo, se adoptó el sistema de contratación por precios unitarios y unidad de medida, es decir, el cómputo métrico oficial es sólo a los efectos de hacer las ofertas comparativas. Para la certificación se paga la obra realmente ejecutada multiplicada por precios unitarios de la oferta. 2) Se verificaron incongruencias entre lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones (forma de contratación por unidad de medida) y los Pliegos de Especificaciones Técnicas donde, como forma de pago de los rubros, se establece por ejemplo: “no se pagará ningún exceso de volumen de terraplén sobre el teóricamente calculado en los cómputos de la obra...”, “El contratista deberá tener en cuenta en su presupuesto posibles diferencias, no admitiéndose con posterioridad a la firma del contrato ningún tipo de reclamo motivado por dichas diferencias”. Cabe señalar que si no se permite la modificación del cómputo y el precio unitario es invariable, conlleva una forma de contratación por ajuste alzado. Tales incompatibilidades entre ambos pliegos motivaron que en la circular N° 2, Propuesta 5, el licitante deba ratificar la vigencia del sistema de contratación por unidad de medida y anular expresamente y dejar sin valor alguno, todas aquellas disposiciones del Pliego de Bases y Condiciones en cuanto se opongan al punto mencionado. Tal aclaración fue motivada por consultas de oferentes que solicitaban cómo se medían y certificaban ciertos rubros o mayores volúmenes de hormigón, por ejemplo. 3) Se denotaron tres imprecisiones en la documentación licitatoria, ya advertidos por los oferentes en las consultas realizadas, que incidieron en el desarrollo de la obra: 29 a.- Interferencias en la zona de la obra. Ante consulta en la que se solicita plano de interferencias en la zona de la obra, sobre todo en correspondencia con la excavación de las fundaciones, por circular se adjunta fotocopia de descripción de infraestructura de servicios afectada por la obra y se explícita: “en aquellos sitios donde hay cruces de cañerías o cámaras que interfieren la implantación del puente se realizarán los desplazamientos necesarios, asumiendo la empresa constructora los costos de esas modificaciones”. Cabe señalar que en el cómputo oficial no hay abierto ningún plazo previo al inicio de las excavaciones para el conocimiento de la infraestructura de servicios, por ende, debería deducirse que el costo y el tiempo están incluidos en los ítems excavación de pilas (N° 1) y excavación base estribos y muros de contención (N° 2), ambos computados en la unidad metros cúbicos, usual en el rubro excavación e inusual para certificar corrimiento de servicios públicos. No se verifica su incidencia en el análisis de precios de la oferta. b.-Demolición y reconstrucción de pavimento de hormigón. Por circular se contesta una consulta referida a la demolición y reconstrucción de aproximadamente 1200 m2 de pavimento de hormigón, afectado por las excavaciones. Se responde que deberá considerarse en el ítem correspondiente. Si el ítem es el N° 13, pavimento de hormigón, no tiene incidencia en el análisis de costos ni en el inicio de obra para el plan de trabajos correspondiente. Las imprecisiones descriptas influyeron en la propuesta posterior de la empresa que hizo la consulta, es decir, eliminó las tareas indefinidas a su cargo incluidas en los ítems 1 y 2 y la demolición de pavimento que debería haber previsto en el ítem pavimento de hormigón (creó un ítem nuevo N° 23 que engloba demolición de pavimento y remoción de instalaciones). 30 c- Espesor de las vigas en ítems N° 8 y 9. Los oferentes, mediante consultas previas, habían advertido sobre la inconveniencia de prever un espesor de alma de vigas de 14 cm. dado que no pueden colocarse, en ese espesor, hierros convencionales o armaduras de pretensado. Las respuestas por circular fueron que el excedente de hormigón para ejecutar las vigas será certificado por lo realmente ejecutado. Cabe señalar que las vigas fueron incluidas en el cómputo oficial como unidad en sí misma. Resultó no verificable el análisis realizado por el municipio para reconocer el aumento de costos solicitado por la contratista que implicó el reconocimiento de un 34 % adicional del valor unitario de la viga en un caso y de un 10 % en el otro. 4) A cuatro días de la firma del contrato, la empresa contratista advierte por nota a la municipalidad sobre la existencia de instalaciones subterráneas que requerían remociones, inconvenientes a peatones y vehículos, demoras en la ejecución, etc.. La empresa aduce el cumplimiento del artículo 32 del Pliego de Bases y Condiciones, referido al aviso sobre futuros eventos probables que puedan perjudicar la calidad de los trabajos, elevarse el precio del contrato o demorar la ejecución de la obra. Propone modificar las fundaciones del puente y muros de contención de los terraplenes. Se considera que las circunstancias aludidas eran conocidas por los oferentes y preexistentes. Además, la modificación cambió la conformación de los ítems (se anularon, se crearon y se modificaron ítems). Las variaciones sustanciales a la documentación de licitación implican cambios a la documentación que podrían alterar el pie de igualdad de los otros oferentes dado que ofertaron sin posibilidad de plantear alternativas. El proyecto base evidentemente no fue la respuesta más adecuada a las necesidades del municipio dado que el planteo de la empresa fue aceptado por el proyectista y el municipio sin observaciones. 31 Con respecto a la actuación de la Unidad Ejecutora Provincial en la aprobación de la modificación, cabe destacar las observaciones que realizó con respecto a los precios reconocidos de las variantes señaladas, en donde no hubo acuerdo por parte de la UEP. Tal situación derivó en diferencias entre la relación Municipio/ Contratista con respecto a la relación Municipio/UEP. - La primera diferencia, a través del reconocimiento de los cambios de proyecto por parte de la Municipalidad que se refleja en la certificación de obra de acuerdo a la modificación del contrato. - La segunda diferencia, se denota en un certificado distinto al real que es el elevado a la UEP de acuerdo a la valoración reconocida por la misma. Respecto a esta situación se plantea lo siguiente: - La empresa ejecuta la obra a partir del 8 de marzo de 1999, presentando a la UEP los certificados de obra N° 1 a 4 de acuerdo a los ítems originales, no tomando las modificaciones al proyecto. Como resumen de éstos el Municipio envía a la UEP el Certificado N° 1 de acuerdo a los ítems reconocidos por esta última, los cuales resultan diferentes. La documentación de respaldo (facturas, recibos) para el cobro de los importes correspondientes, responden a las certificaciones efectuadas por la empresa y presentadas al Municipio, razón por la cual esta Auditoría observó la no verificación por parte de la UEP de la coincidencia entre la certificación y facturación enviada en cada solicitud de fondos provinciales. Comentarios de la UEP: 1) Cabe destacar que los modelos del B.I.R.F. del Pliego de Bases y Condiciones para licitaciones públicas nacionales de obras, presentan la modalidad alternativa de ejecutarse por unidad de medida o por precio global alzado. Estas alternativas de ejecución las prevé el Programa mismo. Es el Municipio quien elabora su proyecto y realiza su ejecución y quien decide en función de la obra a realizar la modalidad que considera pertinente. Es necesario tener en cuenta que en el sistema de ejecución por 32 precios unitarios o unidad de medida, el precio se fija para cada uno de los elementos o ítem que componen la obra, siendo la especie aplicable a la presente obra la de “unidad en el conjunto” en la cual cada pieza o medida no es tomada como una obra independiente en si misma, sino que a lo que se atiende es al todo de la construcción, que es la sumatoria de dichas piezas o medidas, en las que cada una de ellas tiene establecido su precio, siendo la totalidad del importe de la obra la adición de las piezas o medidas ejecutadas. De allí que en este caso, el contratista se compromete a entregar una obra completa, y por ello, la comuna ha considerado que atendiendo a la naturaleza de la obra este sistema era el mas adecuado. 2) Con respecto a lo observado cabe señalar que antes de la apertura de ofertas de la licitación en cuestión, las supuestas incongruencias aludidas (contratación por unidad de medida – forma de pago de los rubros) se tornan inexistentes con la circular N° 2. Además, la solicitud de aclaraciones son de uso frecuente por parte de los oferentes y el mismo Pliego posibilita recurrir a esta variante que hace a la transparencia del procedimiento licitatorio. 3) a- Es necesario destacar que según el art. 13.2 de “Precios de Oferta” de la Sección 1 -Instrucciones a los licitantes del Pliego- “el contratante no pagará los rubros ejecutados para los cuales el licitante no hubiera incluido precios o tarifas, por cuanto se considerarán comprendidos en los demás precios que figuran en la lista de cantidades”. b- Acorde a lo citado precedentemente la demolición de pavimentos se contemplaba en los ítems 1 y 2 de excavación de pilas y estribos. Las modificaciones de proyecto, aprobadas por el Municipio según decreto municipal 626/99, suprime algunos ítems y crea otros, entre los cuales se encuentra el de demolición de pavimento (ítem 23). c- Se señala que los pedidos del Municipio al respecto fueron respondidos por esta Unidad Ejecutora a través de la nota N° 1492/00, rechazándose expresamente los mismos. 4) En cuanto a la modificación del contrato, cabe señalar que la misma no afecta en 33 modo alguno a la administración que esta UEP tiene sobre el Programa y por ende no impacta de ninguna manera en el financiamiento de la obra ni en el contrato de subpréstamo, puesto que, conforme nota del Municipio, la comuna declara hacerse cargo del 100 % del costo de los ítems correspondientes a la ejecución de los estribos del punto en cuestión. De esta forma queda claro que el Municipio, en el marco de la autonomía constitucionalmente reconocida, asumió per se los costos mencionados y se obligó en ese sentido contractualmente con la contratista, no afectando de manera alguna la relación Municipio/UEP. Teniendo en cuenta la certificación de obra, es menester destacar que hay una única certificación, desdoblada en la parte financiada por la UEP y la financiada por el Municipio, como correlato lógico de lo precedentemente expuesto. La empresa contratista realiza una única facturación, la cual obviamente es reflejo de las modificaciones aceptadas por el Municipio, y de la cual, esta UEP, sólo reconoce aquellos ítems que tienen que ver con lo efectivamente aprobado por la misma, debiéndose discriminar los rubros que reconoce el Municipio y de los que por consiguiente el mismo se hace cargo. Cabe dejar debidamente aclarado que hay una verificación de la obra por parte de los supervisores y actas de mediciones de la misma, por ende el seguimiento de la construcción implica un adecuado reconocimiento por parte de esta UEP de aquellos ítems a los que corresponde pago en el marco del contrato de subpréstamo y a lo expresamente reconocido, siendo lo demás competencia del municipio. Recomendaciones: 1) En los casos en que la obra cuente con un proyecto definido, se recomienda aplicar el sistema de “ajuste alzado”. 2) En lo sucesivo deberán tomarse en consideración las formas establecidas de contratación (sistemas por unidad de medida o por ajuste alzado). El proceso que nos ocupa indica que los precios unitarios cotizados constituyen la oferta del oferente en este sistema y durante la realización de los trabajos serán aplicados a las cantidades 34 de obra realmente ejecutadas dentro de cada ítem o partida; a los efectos del pago, por consiguiente, todo exceso que se produjera en la realización de los trabajos daría la posibilidad de eventuales reclamos por parte de la contratista. 3) No obstante lo manifestado por la UEP, respecto a que “el contratante no pagará los rubros ejecutados para los cuales el licitante no hubiera incluido precios o tarifas, por cuanto se considerarán comprendidos en los demás precios que figuran en la lista de cantidades”, por modificación al proyecto original se crea el ítem 23 (Demolición de pavimento, canteros y remoción de instalaciones). 4) No obstante lo señalado por la UEP debe aclararse que el proyecto fue modificado parcialmente con posterioridad a la adjudicación de la obra licitada, no habiendo ofrecido alternativa alguna a los demás oferentes. Con referencia a los certificados de obra, éstos se definen como actos administrativos que revisten la forma de instrumento público, prueban la existencia de un crédito, parcial o definitivo, a favor de un contratista de obra pública. Además debe reflejar la constancia de la realización de un monto de obra que la administración ha verificado y certificado (constituyéndose como único). 3. UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE MENDOZA 1) ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN Observaciones: a) La UEP no mantiene archivos completos sobre la documentación que respalda los antecedentes de contratación. A su vez los expedientes no estaban debidamente foliados ni ordenados cronológicamente. b) Licitación Publica Nacional “ Pavimentación 271 cuadras de la Ciudad de Tunuyán con Pavimento Flexible (s/Expte. Municipal 4150/97)”: 1- En el Pliego de Bases y Condiciones no se incluye metodología de evaluación de las ofertas. 35 2- En el acta de precalificación de las propuestas técnicas se rechazó una oferta por error en la Garantía de Oferta (la cifra consignada de pesos treinta y dos mil doscientos dieciocho era menor en mil pesos al presupuesto oficial consignado en el artículo 5 del Pliego de Bases y Condiciones Generales). 3- Se plantearon observaciones por parte de uno de los oferentes sobre la conformación de la grilla de pre-calificación de las empresas seleccionadas en la licitación que nos ocupa (ofertas N° 7 y 9, una de las cuales resultó ganadora), según se detalla a continuación: Oferta N° 7: Es deudora del Fondo Residual del Banco de Previsión Social por la suma de pesos novecientos veintiocho mil quinientos veintidós con 52/100 (928.522,52) que hacen que se la califique como deudor de alto riesgo para contrataciones publicas y privadas. Oferta N° 9: Esta empresa tiene 62 planteos judiciales y bancarios, con una deuda detectada que asciende a pesos dieciséis millones setenta y nueve mil (16.079.000.-) y la central de riesgos del BCRA la califica como “incobrable máxima”. En respuesta a los planteos citados por una de las oferentes, los integrantes de la comisión de preselección y preadjudicación de la licitación referida informan que, si bien las presentaciones no constituían formales impugnaciones, luego de un detenido estudio de las mismas como así también de las respuestas dadas por las empresas se llegó a la conclusión que no se podía excluir a éstas, puesto que no se detectaron omisiones o informes falsos, considerando que no había mérito para excluir a las empresas objetadas. Comentarios de la UEP: a) Se ha tomado nota de la observación y durante el corriente año consultores de la UEN han realizado visitas a la UEP a los efectos de apoyar en la organización, en el mantenimiento de los archivos y en efectuar las correcciones necesarias. 36 b) 1- En el caso de que el licitante desee hacer conocer a los oferentes la metodología de precalificación, la deberá incluir en el pliego particular de bases y condiciones. El conocimiento de la metodología por parte de los oferentes no constituye una exigencia de la normativa del Programa, razón por la cual, el licitante está facultado a no dar a conocer la misma hasta la notificación a todos ellos acerca del resultado de la precalificación. En la licitación de la referencia, el Municipio optó por no incluir la metodología en el pliego particular de bases y condiciones. 2- El motivo del rechazo de la propuesta se encuentra debidamente fundamentado en el dictamen elaborado por la Comisión de Precalificación, la cual cita legislación vinculada a la justificación de su inadmisibilidad. Concluye el dictamen en considerar que la diferencia en el monto consignado en la garantía con el exigido por el pliego constituye un error fundamental e inexcusable. 3- El motivo de la admisión de las dos ofertas cuestionadas se encuentra debidamente fundamentado en el dictamen elaborado por la Comisión de Precalificación. En dicho documento se argumenta que el resultado de la evaluación realizada por la Comisión con respecto a las dos empresas cuestionadas es producto de haber aplicado rigurosamente la metodología de evaluación definida en los pliegos, eliminando todo tipo de subjetividad o discrecionalidad. En consecuencia, lo que prevaleció en dicha instancia para despejar cualquier duda respecto a la admisibilidad de dichas ofertas es la verificación de la exactitud de la información suministrada y, como en tal sentido, los análisis y las investigaciones realizados confirmaron la veracidad de los datos suministrados, la comisión consideró que no existía mérito para proceder a desestimar a las dos ofertas, lo que confirmó y ratificó su posición inicial. Como consecuencia de ello, rechazó la objeción por improcedente. Cabe destacar que las mismas objeciones que se presentaron en el Municipio, la UEP y la UEN fueron también notificadas al BID. A raíz de ello, el Banco solicitó que se lo mantuviera informado de la evolución del tema, requisito que fue cumplido por la UEN mediante sendos envíos de la documentación pertinente. 37 Recomendaciones: a) Mantener archivos completos de la documentación y ordenados en forma cronológica. b) No obstante lo señalado por ustedes, indicar y aprobar la metodología de precalificación previamente a la fecha de apertura de las ofertas. BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000. 38 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO A MUNICIPIOS” CONVENIOS DE PRÉSTAMO N° 3860-AR BIRF Y N° 830/OC-AR Y 932/SF-AR BID (Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos; - Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos; - Conciliaciones y reconciliaciones bancarias; - Inspecciones oculares; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - Análisis de legajos; - Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y servicios; - Cotejo de orígenes con información de terceros (BIRF/BID/Nación); - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF; 39 - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de solicitudes de desembolso del período, conforme las estipulaciones de los Contratos de Préstamo N° 830/OC-AR y 932/SF-AR BID; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría, en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. El análisis realizado por esta auditoría comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes (fuentes BID, BIRF y Nación); y - el 46,94 % del rubro créditos y el 32,48 % de las inversiones efectuadas por las Unidades Ejecutoras de las Provincias de Buenos Aires, Mendoza y Tierra del Fuego, correspondientes a las transacciones del ejercicio 1999 incluidas en las cuentas de orden al 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que, tanto la Unidad Ejecutora Nacional como las Unidades Provinciales visitadas, no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 31 de julio de 2000. 40