INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/041 “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JOVENES, SUBPROGRAMA DE CAPACITACION Y ORIENTACION LABORAL PRESTAMO BID N° 1031/OCAR” -( Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/041 La Auditoria General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/041 “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jovenes, Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral. Préstamo BID N° 1031/OC-AR”, de acuerdo al documento suscripto el 1/7/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1031/oc-AR “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes”, suscripto el 4/8/97 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas y anexo que forman parte del mismo. b) Información Financiera Complementaria, que incluya: -Copia del listado “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciiado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP). El estado expuesto en a) surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos. Fue preparado por la UEP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha 09/08/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Al respecto cabe informar que la Unidad de Coordinación no adjuntó en la información financiera complementaria Copia de la “Situación Financiera al 31712/99”, emitida en dolares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires. Nuestra tarea estubo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 09/03/00 y el 23/06/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el partado B del capítulo VI del “Manual de gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada en el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideran necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental en ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS Con referencia al saldo disponible al cierre (31-12-99), cabe informar que las cuentas que lo componen se exponen conforme la situación financiera del PNUD, esto es, con el ajuste de U$S 150.000.- tal como se señala en el Anexo al estado de Origen y Aplicación de Fondos -Consolidación del Saldo Disponible-, transferidos por el Organismo Administrador en diciembre de 1999 y registrado contablemente por el Proyecto en Enero de 2000. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/041 “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes, Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral. Préstamo BID N°1031/OC-AR” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las prácticas contable-financeras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 1/7/98. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitir a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña el presente Informe. BUENOS AIRES, 10 de agosto de 2000 MEMORANDO A LA DIRECCION DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/041 “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JOVENES, SUBPROGRAMA DE CAPACITACION Y ORIENTACION LABORAL . PRESTAMO BID N° 1031/OC-AR” (Ejercicio finalizado 31/12/99) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/041 “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes, Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral. Préstamo BID N° 1031/OC-AR”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A - OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOS NO SUBSANADAS 1) CAJA CHICA Observación: La constitución de las diez cajas chicas creadas por el Proyecto fueron registradas en una sola cuenta contable. Cabe puntualizar, además, que las rendiciones y reposiciones de las cajas chicas se cargan directamente contra las cuentas de inversión, no reflejando el movimiento en la respectiva cuenta contable constituída para todas ellas. Comentario de la UEP: Se prevée la finalización del proyecto durante el ejercicio 2000. A la fecha del presente se estan cerrando las diversas cajas chicas. Recomendación: Abrir cuentas o subcuentas contables por la constitución de cada fondo fijo o caja chica, dejando reflejado en éstas el movimiento financiero de las mismas (rendicieones o reposiciones). 2) REGISTROS Observaciones: a) Los asientos del diario general no se enumeran en forma correlativa; se saltean números de asiento. b) Tampoco se respetan las fechas de las imputaciones respecto al ordenamiento de los asientos. c) No se efectúa el asiento de cierre del ejercicio, se continúa con la numeración anterior para registrar las imputaciones del período 2000. Comentario de la UEP: a) En caso de error el sistema utilizado durante el ejercicio 1999, permitía introducir asientos de ajuste con fecha anterior siempre y cuando no estuviera cerrada la contabilidad, proceso que se realizaba en forma mensual el décimo día hábil del mes siguiente. b) Se formulan idénticos comentarios que lo señalado en a) precedente. c) Durante el último trimestre del año 1999 la Unidad Ejecutora del Proyecto adquirió e implementó un nuevo sistema de contabilidad informético para respoonder en forma efectiva ante el efecto 2000, el que comenzó a utilizarse a partir del 11 de enero. Durante los primeros meses del año 2000 se efectuaron los ajustes necesarios para atender algunos requerimientos menores que surgieron durante la implementación. Con respecto a la realización del asiento de cierre del ejerciio y reinício con nueva numeración, se toma nota del pedido ante el caso de que el programa continue. Recomendación: Corregir en el sistema contable implementado las falencias mencionadas, a efectos de brindar una correcta información contable. B - OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CONTRATACIÓN DE CONSULTORES LEGAJOS Observaciones: 1- En todos los casos no se tuvo evidencia del pedido de autorización a la Dirección General de Cooperación Internacional respecto a la contratación de los consultores del Proyecto. 2- En algunos casos las declaraciones juradas sobre incompatibilidad para ser contratado no estaban fechadas. 3- En algunos casos se observó que el perfil de los postulantes ternados para la selección de consultores no corresponde a profesionales homogéneas, tampoco se adecuan con las características de los servicios requeridos. Algunos postulantes incluidos en el proceso de selección -no seleccionados-, no poseían título terciario o universitario, requisito necesario para acceder a la categoría por la cual se rrequería la contratación. 4- En ningún caso las designaciones de los profesionales se encuentran respaldadas por el Director Nacional de Proyecto (los contratos son suscriptos por el Coordinador. 5- En algunos casos las solicitudes de contratación carecían de fecha. 6- En algunos casos no se encontraban agregadas a los legajos individuales correspondientes las respectivas constancias de inscripción al Monotributo. 7- En dos casos el perfil del consultor contratado no responde a los requerimientos de los términos de referencia. 8- La documentación no se encuentra ordenada en forma cronológica. 9- En todos los casos los cuadros de evaluación no estan fechados y no identificaban a los responsables encargados de la selección. 10- En dos casos no se encontraban agregados los respectivos cuadros de evaluación. 11- En algunos casos los C.V. que integran los antecedentes de contratación no se encontraban firmados por el profesional, no contenían fecha de emisión ni de recepción por parte de la Unidad Coordinadora. Algunos son fotocopias. Comentarios de la UCP: Durante el ejercicio 1999 se produyeron tres cambios de conducción en el área de Recursos Humanos. La unidad de auditoría de la UEP, a pedido de la Dirección Ejecutiva, realizó durante el último trimestre del año auditorías de archivos y expedientes, a fin de examinar el cumplimiento de procedimientos y procedencia de contrataciones. Se ha verificado la existencia de los pedidos de autorización a la Dirección General de Cooperación Internacional. Las aprobaciones de contrataciones por parte del Director Nacional se realizaban en la primera contratación no así en las renovaciones siguientes, las cuales eran verificadas por el responsable del área de recursos humanos. Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas autoridades de recusos humanos extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a la normativa aplicable al Proyecto. Recomendación: Profundizar los controles respecto a la información que se mantiene en los legajos individuales contratados por el Proyecto. Contratos Observaciones: 1- En algunos casos, conforme surge del análisis de los antecedentes (C.V.), los consultores contratados no reunían los requisitos necesarios para acceder a la categoría de consultor Ao B (Título Terciario o Profesional Universitario). 2- En un caso la enmienda de un contrato de un consultor no tiene fecha. Comentarios de la UCP: Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas autoridades de recursos humanos extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a la normativa aplicable al Proyecto. Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones señaladas en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno respecto a las formalidades a cumplir en materia de contratación de consultores. Pagos Observaciones: 1- En un caso algunos comprobantes emitidos por el consultor hacen referencia al Proyecto ARG 93/024. 2- Algunos comprobantes emitidos por los consultores del proyecto (facturas y/o recibos) no cumplen con la normativa fiscal vigente ni con lo señalado en el Manual de gestión de proyectos Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III-Recursos Humanos- punto 38). Comentarios de la UCP: Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas autoridades de recursos humanos extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a la normativa aplicable al Proyecto. Recomendaciones: 1- Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 2- Observar la normativa fiscal vigente respecto de la documentación que recibe el Proyecto. Informes Observaciones: 1- En algunos casos los informes presentados son meramente descriptivos de tareas realizadas. 2- No se tuvo a la vista constancia de aprobación de los informes presentados. Comentarios de la UCP: Durante el presente ejercicio se ha solicitado a las nuevas autoridades de recursos humanos extremar los controles a fin de dar cumplimiento preciso a la normativa aplicable al Proyecto. Recomendación: Profundizar los controles sobre los avances de los resultados que, conforme los términos de referencia, deben cumplimentar los consultores contratados por el Proyecto, como así también documentar la aprobación de tales avances para la liberación de los pagos. BUENOS AIRES, 10 de agosto de 2000 DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PROYECTO PNUD N° ARG/97/041 “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JOVENES, SUBPROGRAMA DE CAPACITACION Y ORIENTACION LABORAL. PRESTAMO BID N°1031/OC-AR “ (Ejercicio finalizado 31/12/99) Al señor Director Nacional Del Proyecto PNUD N° ARG/97/041 El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B delñ capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31-12-99 con los registros que les dieron sustento; - Tests o pruebas de transacciones; - Verificación de los procesos de desembolsos de fondos; - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del proyecto; - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible; - Inspección ocular de equipo no fungible; - Circularización bancaria y confirmaciones a terceros; - Como así tambien la aplicación de otros procedimierntos en la medida que se los consideró necesarios. El alcance del examen comprendió entre otros: - el 100 % de los origenes de fondos del ejercico 1999; y - el 41 %; 17 %, 15 % y 13,10 % de los gastos correspondientes a “Honorarios Profesionales Nacionales”, “Compras Locales”, “Capacitación” y “Viajes”, respectivamente, que integran el Capítulo de Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31-12-99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detención de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó nuestra gestión, facilitando en acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 10 de agosto de 2000.