INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL” PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF (Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al “Proyecto de Protección Social” (PRODESO- Partes B y C) parcialmente financiado a través de las Partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR, suscripto el 5 de diciembre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). La ejecución del Programa está a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social, a través de una Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera (UCAF) y de una Unidad Ejecutora Central (UEC), cada una con las funciones especificadas en el Anexo 5 del mencionado Convenio. I- ESTADOS AUDITADOS 1. Estado de Situación Patrimonial al 31/12/98 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos y dólares estadounidenses y Notas 1 y 2 que forman parte del mismo. 1 2. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el periodo 01/01/98 al 31/12/98 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos y dólares estadounidenses. 3. Estado de Inversiones al 31/12/98, por categoría de gastos, expresado en pesos. Los estados precedentes fueron preparados por la UCAF al tipo de cambio $ 1 = USD 1 y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron presentados a esta auditoría el 02/09/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 10/05/99 y el 21/07/99, y el 02/09/99. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contables y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) En el presente período el Proyecto, atento la finalización del Programa que nos ocupa (etapa piloto), procedió a transferir los saldos contables de los fondos disponibles de contrapartida al cierre, al nuevo Programa (“Cuarto Proyecto del Protección Social”) en implementación, destinado a financiar la segunda etapa del mismo. Al respecto los montos transferidos ascienden a: 2 Cuenta Corriente 2522/61 en $ 1.393.509,82 Cuenta Corriente 2712/66 en $ 57.884,58 Cuenta Caja de Ahorros 998139544/7 en $ 54.065,55 Cuenta BNA NY 000610201000 en U$S 72,23 Fondos Fijos $ 88.000.- Fondo FOPAR-SIEMPRO $ 24.910.- Cajas Chicas $ 3.500.- Asimismo se informa que, del total de $ 8.919.850.- asignado por la Secretaría de Desarrollo Social al Proyecto durante el período 1998 (Resoluciones N° 363/98, 193/98 y 271/98), $ 1.950.000.- y $ 1.450.000.- acreditados el 25/09/98 y 12/01/99 respectivamente por la citada Secretaría fueron registrados directamente como aporte de contrapartida al nuevo Programa. 2) Con referencia a las cifras expuestas en el Estado de Inversiones se observaron diferencias entre los montos registrados por el Proyecto (columna ejecutado BIRF) y las anotaciones del Banco (Paid Withdrawal Details), conforme se detalla a continuación: Categoría Ejecutado S/Proyecto Ejecutado S/BIRF 2a) 84.187,83 92.085,39 2b) 211.214,31 185.997,34 2c) 4.214.929,88 4.597.620,08 2d) 20.210.250,26 20.229.987,84 3a) 163.168.- 145.655,20 3b) 747.053,81 596.747,04 3c) 8.969.195,72 8.695.565,57 4 1.500.000.- 1.556.340,35 3 3) Durante el ejercicio bajo examen el Proyecto procedió a recategorizar en el rubro servicios de consultoría $ 147.933,61 correspondientes a bienes adquiridos con fondos del Proyecto a través del Convenio celebrado con el INDEC. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a los ajustes que pudieran surgir de lo señalado en III- precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Protección Social” (PRODESO- Partes B y C-) al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en las Partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95. BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE's) DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL” PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF (Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos (SOE’s) y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, presentados al Banco Mundial durante el ejercicio 1998, correspondientes al “Proyecto de Protección Social”, parcialmente financiado con recursos provenientes de las partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses. El estado ha sido confeccionado por la Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera (UCAF) sobre la base de los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, todas en dólares estadounidenses, que fueron emitidas y presentadas al BIRF durante el ejercicio 1998, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los SOE’s y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS Tal como se desprende de las Notas 1 y 2 del Estado mencionado en I- precedente, se observaron divergencias respecto a la categorización de algunos gastos justificados al BIRF durante el período bajo examen. Al respecto se señalan las siguientes: SOE N° IMPORTE CATEGORÍA $ S/UCAF S/BIRF 239 1.323.- 2B 3A 295 26.360.- 2C 3C 324 12.200.- 3C 2C 298-1 13.911,48 3C 3B 6 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- precedente, el estado señalado en I-, correspondiente al “Proyecto de Protección Social” (PRODESOPartes B y C-), resulta razonablemente confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, de conformidad con los requisitos establecidos para las partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95. BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999. 7 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL B DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL” PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF (Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/98, correspondiente a la Cuenta Especial B del “Proyecto de Protección Social”, para las Partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Transacciones y Disponibilidad de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera (UCAF) sobre la base de los extractos bancarios de la caja de ahorro en dólares N° 000610201000 abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal Nueva York, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen 8 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS Tal como se expone en Nota al pie del Estado mencionado en I precedente, el Proyecto procedió a transferir contablemente el saldo de USD 72,23 remanentes de la cuenta especial al nuevo Programa (Segunda Etapa). IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado indicado en I- presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial B del “Proyecto de Protección Social” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la sección 2.02 (b) y Anexo 7 del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95. BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999. 9 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES CORRESPONDIENTES A LAS PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL” (Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del “Proyecto de Protección Social”, por el ejercicio finalizado el 31/12/98, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos de las Partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR, suscripto el 5 de diciembre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). La ejecución del Programa está a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social, a través de una Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera (UCAF) y de una Unidad Ejecutora Central (UEC), cada una con las funciones especificadas en el Anexo 5 del mencionado Convenio. a) Sección 2.02 (a): Monto de las Partes B y C del préstamo por USD 36.100.000.-. La información requerida obra en el Estado de Activos y Pasivos, adjunto al presente informe. Al 31/12/1998 el Préstamo (Partes B y C) había sido totalmente desembolsado. 10 b) Sección 2.02 (b) y Anexo 7: Cuenta Especial B en dólares. Cumplida, conforme se expone en nuestro informe del Estado de la Cuenta Especial adjunto al presente. Cabe tener en cuenta lo señalado en nuestro informe de Estados Financieros, apartado III “Aclaraciones Previas” adjunto. c) Sección 2.03: Fecha de cierre 30/06/98. Al respecto, el Banco por notificación de fecha 04/11/98 fijó para las justificaciones correspondientes a las categorías 2a, 2b, 2c y 2d como fecha de cierre el 1 de marzo de 1999, con referencia a las justificaciones de las categorías de inversión 3a, 3b y 3c por notificación de la citada Entidad de fecha 25/01/99 fijó como fecha de cierre el 30/04/99. d) Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso. Cumplida. Conforme nos informara la Dirección de Administración de la Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos (MEyOSP) se abonaron en concepto de comisión de compromiso para las Partes A, B y C del Préstamo, lo siguiente: VTO. PAGO IMPORTE EN USD 15/02/98 15/02/98 17.654,41 15/08/98 15/08/98 5.510,00 e) Sección 2.05: Intereses sobre el capital del préstamo desembolsado. Cumplida. Conforme nos informara la Dirección de Administración de la Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda del MEyOSP, se abonaron en concepto de intereses para las Partes A, B y C del Préstamo lo siguiente: VTO. PAGO IMPORTE EN USD 15/02/98 15/02/98 4.606.296,74 15/08/98 15/08/98 4.834.321,58 11 f) Sección 3.01(a): Ejecución del proyecto. Al respecto la UCAF puso a nuestra disposición el informe de cierre de los componentes B (FOPAR) y C (SIEMPRO) del Convenio de Préstamo, que nos ocupa, presentado al Banco Mundial mediante Nota de fecha 29/03/99 (fecha de recepción por parte del BIRF 06/04/99). g) Sección 3.02 (a): Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultores. Nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente informe. h) Sección 3.02 (b): Donaciones para subproyectos conforme el Manual Operativo. Cumplida. i) Sección 3.04 (a): Presentación al BIRF de informes semestrales sobre el progreso alcanzado en la ejecución de cada programa. Al respecto esta auditoría tuvo evidencia de la presentación al Banco Mundial de los siguientes Informes de Ejecución del Proyecto correspondientes al ejercicio 1998: Trimestre Fecha de Elevación 1/98 28/04/98 2/98 29/07/98 3/98 30/10/98 (*) 29/03/99 (*) Corresponde al informe de cierre del Convenio de Préstamo, citado en e) precedente. j) Sección 3.04 (b): Informe sobre resultados de las actividades de monitoreo y evaluación realizadas en virtud del párrafo (a) de esta Sección. Corresponde remitirse a lo expuesto en i) precedente. 12 k) Sección 3.08: Fondos de contrapartida. La información requerida obra en el Estado de Situación Patrimonial al 31/12/98, adjunto al presente informe. Cabe tener en cuenta nuestros señalamientos formulados en nuestro informe de Estados Financieros –apartado III- adjunto. l) Sección 4.01: Registros contables e informes de auditoría. Cumplida. Cabe informar que los Estados Financieros definitivos fueron elevados el 02/09/99. BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999. 13 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL” PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF (Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección de las Partes B y C del “Proyecto de Protección Social” una serie de comentarios y recomendaciones referidos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno del mismo, surgidos como consecuencia del examen de regularidad practicado sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 1998. Dichas recomendaciones se justifican en razón de que a la culminación del presente proyecto existe la formulación de uno nuevo, y de hecho la aprobación del Convenio de Préstamo 4398-AR “IV Proyecto de Protección Social”, apuntando a que las mismas sean implementadas en este último. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. 14 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS 1- CAJA CHICA: Observación: Se reitera la observación realizada en el ejercicio anterior respecto a que los comprobantes que respaldan los gastos de Caja Chica no identifican correctamente al Proyecto. Comentarios de la UCAF: Si bien aún en este ejercicio existen comprobantes que no identifican debidamente al Programa, a partir de la recomendación realizada por la AGN en la auditoría del ejercicio anterior, se circularizó el pedido a los componentes del Programa para que los comprobantes identifiquen correctamente al mismo, y como resultado se ha podido reducir sensiblemente el volumen de los mismos, tratándose sólo de casos en que los consultores realizan compras y después solicitan el reintegro. Recomendación: Solamente se deberían autorizar aquellos comprobantes respaldatorios de gastos que identifiquen al Proyecto. 2- PASAJES Y VIATICOS: Se mantiene la observación del ejercicio anterior en cuanto a que en la mayoría de las liquidaciones analizadas no se adjuntan los comprobantes respaldatorios (tickets de pasajes). Comentario de la UCAF: Según el procedimiento administrativo, todos los gastos efectuados por las provincias rendidos por Fondo Fijo de las provincias, se encuentran archivados en las provincias respectivas. 15 Cuando la provincia correspondiente solicita una reposición del fondo fijo, sólo envía la planilla correspondiente, autorizada por el Jefe Operativo. Periódicamente la Dirección de Control Interno de esta Unidad, realiza auditorías ex post, a fin de controlar todos los procedimientos realizados. Uno de los controles es verificar que los viáticos estén bien rendidos y que existan los comprobantes respectivos. El procedimiento para pagos de pasajes requiere que se adjunte el ticket utilizado. La experiencia del Programa a tal respecto, es que hay un cierto porcentaje no representativo de tickets que no son entregados por el consultor. En estos casos se suple la ausencia del ticket mediante una nota de autorización de la coordinación del componente respectivo. Recomendación: Arbitrar los mecanismos necesarios a fin de que la documentación que sustenta los gastos correspondientes a este rubro (pasajes y viáticos) sea debidamente archivada y custodiada por el Proyecto. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO. 1- CAJA CHICA: a) En este ejercicio se observó que los comprobantes una vez abonados no son cancelados, (por ejemplo con un sello “PAGADO Programa 3957”), a efectos de que no sean rendidos más de una vez. b) Los viáticos menores se rindieron siguiendo dos criterios diferentes. En la generalidad de los casos se rindieron con formulario interno, (sin adjuntar comprobantes) y en otras oportunidades sólo se adjuntan los comprobantes que respaldan el gasto. En la documentación analizada se encontró: 1) un abono mensual del ferrocarril Belgrano “C” para el tramo Retiro – Vte. Lopez, sin mediar en las rendiciones de caja chica del proyecto explicación al respecto; 2) existen numerosos boletos de colectivo que corresponden al año 1997, y en horas fuera de los horarios de trabajo. 16 c) En aquellos casos en que se utilizó el formulario “rendición detallada de viáticos”, mencionado en b) precedente, los mismos se encontraron incompletos (sin firma de aprobación, no detalla concepto del gasto y no identifica la persona a la que se le otorgó). En algunos casos las erogaciones de las cajas chicas analizadas (del componente Siempro), carecen de documentación de respaldo. d) En un caso se presentó una factura como comprobante respaldatorio de un gasto que no cumple con las normas sobre emisión de comprobantes dispuesto por la resolución 3419 de la Dirección General Impositiva. e) En algunos casos las reposiciones de la Caja Chica UCAF se efectuaron por un monto mayor al de la rendición. Comentarios de la UCAF: a) En lo sucesivo, se colocará el sello “Pagado” a los comprobantes cancelados, como se ha realizado en los ejercicios de años anteriores. b) En los casos de los boletos de colectivo, los mismos se tratan de rendiciones por viáticos correspondientes a la persona de limpieza de la cocina perteneciente al piso donde se encuentra el FOPAR. Esta rendición correspondía a $ 20.- por mes durante 3 meses, lo que hace un total de $ 60.- en el año. c) En la caja chica del SIEMPRO no se tiene en cuenta indicar la persona que utiliza el viático, siempre y cuando esté autorizado por el coordinador. De todas maneras se toma en cuenta la observación realizada por la Auditoría para modificar los formularios de viáticos a fin de que se permita identificar el consultor. Los gastos sobre los cuales no se tiene comprobantes corresponden a viáticos de colectivos, taxis, subte, por los cuales no se obtiene ticket respaldatorio. d) Este es un comprobante que emitió la UBA y que el mismo no fue revisado detalladamente en esa oportunidad. Se enviará carta a la UBA solicitando cambio de factura. 17 e) Las cajas chicas del Fopar y de la UCAF están juntas. Se asignan límite a cada una de ellas, pero existe un solo movimiento de efectivo. Es por eso que en algunos casos se excedía el límite de cada componente pero no el total. Teniendo en cuenta la observación de la AGN, se procederá a dividir los fondos y mantener cajas de efectivo independientes. Recomendación: Aplicar las normas de control interno recomendadas por la profesión en lo referido al manejo, autorizaciones, rendiciones y documentación de respaldo de las cajas chicas utilizadas por el Proyecto. 2- FONDOS FIJOS PROVINCIALES: Observación: Se verificaron movimientos contables que no responden a las prácticas usuales para el rubro en cuestión. En muchos casos los montos rendidos no concuerdan con las reposiciones realizadas. Comentario de la UCAF: Debido a las restricciones presupuestarias del año 1998 y a fin de tener un mayor control de los gastos, se redujeron los Fondos Fijos. Estas reducciones se realizaron en forma gradual a medida que las UPF y las UEP rendían los fondos fijos. Recomendación: Fijar normas claras respecto a la utilización de los citados fondos. 3- CONSULTORES: Observaciones: a) Pagos: de la muestra analizada surge que los contratos de los consultores del FOPAR, finalizan el 31/12/98 y contablemente se registraron hasta el 31/08/98, no existiendo 18 evidencia de las rescisiones respectivas. Por otra parte, el BIRF por nota del 29/04/98 reconoce estos contratos hasta el 31/10/98. b) Informes: En la mayoría de los informes analizados no se deja constancia de la fecha de su presentación. Comentarios de la UCAF: a) A partir de marzo de 1999, por cada novación de contrato/renuncia/despido, se realiza una resolución de rescisión. En los casos de novaciones de contratos se rescinde el anterior y se autoriza el nuevo en la misma resolución de manera que no existe posibilidad de contratos cuyos períodos se superpongan Cabe destacar que en todos los casos se abonaron honorarios sólo por uno de los contratos, no duplicándose pagos en ningún momento. De acuerdo al procedimiento anterior en lugar de una Resolución de rescisión se utilizaba una carta de aceptación de novación. A partir del nuevo procedimiento no existiría la posibilidad de superposición de contratos. Por lo tanto, y dado la continuación del programa en su Segunda Etapa es que no se rescindieron los contratos vigentes. Los pagos posteriores se registraron en la contabilidad de la segunda etapa. b) En el futuro se incluirá fecha de recepción de los informes. Por una cuestión operativa se toma como fecha de presentación del informe, la fecha de emisión de la factura ya que se entregan simultáneamente. 4- PASAJES Y VIATICOS: Observaciones: Los gastos analizados para este rubro, que corresponden al FOPAR Jujuy, no adjuntan las planillas enviadas por la provincia debidamente identificadas por el responsable (Jefe Operativo Provincial). 19 Comentario de la UCAF: Si bien no colocaron el sello correspondiente, existe un registro de firmas que permite verificar la autenticidad de las mismas, motivo por el cual en muchos casos el jefe operativo de Jujuy no aclaró su firma. En lo sucesivo se reiterará a todos los Jefes Operativos que aclaren sus firmas. 5- REGISTROS: Observaciones: 1) Durante el transcurso del presente ejercicio se utilizaron dos sistemas contables diferentes para registrar las operaciones del Programa (Período enero/abril ´98 y mayo/diciembre ´98) no siendo trasladados los saldos del primer sistema al segundo, es decir, no quedó reflejado el cierre y apertura de cuentas conforme a adecuadas prácticas contables; 2) Del análisis efectuado se observó que para un gasto, se registró primero el pago y posteriormente el devengamiento; Ejemplo: Pago 04/11/98 asiento 47007 $ 28.280.- Devengamiento: 11/11/98 asiento 47043 $ 28.280.- 3) Se observó que existen dos asientos iguales, de distinta fecha y con distinto número de asiento, pero en los mayores aparece una sola vez. Ejemplo: Fecha N° de asiento Importe $ Observación 11/11/98 47043 28.280,- Se encuentra mayorizado. 03/11/98 47003 28.280,- No se encuentra en mayores contables. Comentarios de la UCAF: 1) Dicha transferencia fue realizada por medio del sistema de información en un proceso directo de transferencia de datos interna del sistema y debido a esto no se consideró necesario realizar un asiento de cierre y de apertura; 20 2) Hasta noviembre de 1998 se utilizaba el Módulo de Consultores para realizar pagos a Firmas Consultoras. A partir del período mencionado se implementó el Módulo de Firmas Consultoras. El asiento de devengamiento N° 47003 se realizó por el Módulo de Consultores. Al implementarse el Módulo correspondiente a Firmas, para comprobar la integridad del mismo se efectuó el devengamiento de un pago ya efectuado con el sistema anterior. Al comprobar que el sistema funcionaba correctamente se procedió a rechazar el asiento 47003, quedando como definitivo el N° 47043. 3) Si bien el asiento 47003 se encuentra archivado como documentación respaldatoria por contener la firma de la coordinación, el mismo no se encuentra mayorizado, por lo tanto no arrastra su saldo en el sistema contable. 6- PROYECTOS: Observaciones: De la muestra analizada de los proyectos se observó que: 1) Se verificaron errores de suma en los auxiliares de cada proyecto (por ejemplo CH0155, CH0156, JU0080 y JU0150). 2) Se detectaron diferencias entre los importes aprobados por el supervisor del proyecto y los registrados en concepto de aporte FOPAR y aporte beneficiarios. Por ejemplo: N° Proyecto Aporte FOPAR Aporte Beneficiarios Aprobado Registrado Aprobado Registrado CH0155 28377,80 28306,00 3023,76 2951,76 JU0090 27388,23 26717,00 3112,33 2441,00 MIO113 40679,89 39984,00 2656,96 2656,96 Comentarios de la UCAF: 1) Esta información surge de un reporte que tiene el nombre de “Mayor”. Este listado muestra el mayor de la cuenta del proyecto que surge a partir de los desembolsos, 21 devoluciones y asignación de costos indirectos y aportes de beneficiarios que se producen en un período determinado. El inconveniente se observa en la suma acumulada de los importes. El reporte hace mal el cálculo. Está previsto corregir este problema en los próximos días. 2) Las diferencias se corresponden con las sumas que para cada uno de estos proyectos los supervisores han registrado como aportes en efectivo efectuados por los grupos. Las diferencias detectadas no son tales en tanto el supervisor está certificando por la totalidad de los gastos del proyecto (independientemente de su fuente de financiamiento) mientras que la contabilidad registra el movimiento de recursos FOPAR invertidos en cada uno de los proyectos. 7- RENDICIONES DE GASTOS (SOE´s y SDS): Observaciones: De la verificación y análisis de cada una de las solicitudes remitidas al BIRF surgen las siguientes observaciones: 1- Montos justificados en exceso: En el pago a un consultor, de fecha 26/02/98 por un importe de $ 1500.-, se justificó: Al Birf 80% $ 1.200.- A la SDS 80% $ 1.200.- Correspondía justificar: Al Birf 80% $ 1.200.- A la SDS 20% $ 300.- 2- Diferencias de imputación entre categorías del préstamo: SOE N° IMPORTE $ CATEGORIA S/UCAF S/BIRF 239 1.323.- 2B 3A 295 26.360.- 2C 3C 324 12.200.- 3C 2C 22 3- Diferencias de importes entre BIRF y UCAF: SOE N° 261 y 264 IMPORTE $ S/UCAF S/BIRF DIFERENCIA 125.178,96 116.426,96 8.752,00 Comentarios de la UCAF: 1. La diferencia correspondiente a haber rendido 100 % los fondos de los honorarios de la consultora Inés Fermoso por $ 900, será corregida en la próxima rendición a la SDS donde se descontará el total de este importe. 2. Los mismos corresponden a una error cometido por el Banco. Ver Nota 1 del Estado de SOE’s. 3. El importe correspondiente a los SOE 261 y 264, por un total de $ 8.752.- corresponde a una rendición hecha en su oportunidad al Banco Mundial, el cual no fue reintegrado por el mismo debido a que no se encontró la “no-objeción” otorgada para el concepto del gasto. Es por ello que luego de varias solicitudes realizadas al Banco, se optó por financiar el importe correspondiente a este gasto (INDEC), de $ 5.152.-, con fondos 100 % de la SDS. Asimismo el saldo restante, que corresponde al consultor Jorge Carpio, por $ 3.600.-, fue rendido y registrado por el Banco mediante solicitud Nº 289, del mes de mayo. BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999. 23 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL” PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF (Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98) Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos (bancos locales, BIRF). - Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos; - Reconciliaciones bancarias; - Inspecciones oculares; - Análisis de la metodología utilizada para la contratación de consultores; control de legajos y de informes conforme términos de referencia; - Análisis de la metodología para la adquisición de equipos; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. 24 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos recibidos durante el ejercicio 1998; y - el 27,11 %; 16,70 %; 65,20 % y 4,50 % de los rubros “Servicios de Consultoría”, “Pasajes y Viáticos”, “Bienes”, y “Proyectos” respectivamente, tanto del financiamiento BIRF como del aporte local, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos adjunto. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que la UCAF no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente, receptando favorablemente las sugerencias y ajustes de auditoría presentados. BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999. 25