Buenos Aires, 9 de Agosto de 1999 VISTA la Actuación N° 279/98 Registro de la Auditoría General de la Nación y, CONSIDERANDO: Que el artículo 85 de la Constitución Nacional pone a cargo de la Auditoría General de la Nación el control externo de la Administración Pública Nacional, cualquiera fuera su modalidad de organización. Que en cumplimiento del mandato constitucional y lo concordantemente dispuesto por el artículo 118 inciso h) de la Ley 24.156, se realizó una auditoría en el ámbito de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES – Estados Contables al 31/12/96 y Memorándum sobre Control Interno Contable. Las tareas de campo se desarrollaron desde el 25/03/98 hasta el 30/10/98 Que la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho correspondiente, compartiendo los términos del Informe elaborado por la Gerencia General de Control del Sector Financiero, Ingresos Públicos y de la Seguridad Social. Que el Colegio de Auditores Generales, en Sesión del 22/06/99, prestó conformidad al informe de que se trata. Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la representación del órgano. Por ello, EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION RESUELVE: ARTICULO 1°- Aprobar el informe de auditoría de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES – Estados Contables al 31/12/96 y Memorándum sobre el Control Interno Contable, producido por la Gerencia General de Control del Sector Financiero, Ingresos Públicos y de la Seguridad Social, que obra a fs.71/81 de la Actuación N° 279/98-A.G.N. ARTICULO 2°- Poner en conocimiento del Titular de la Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones, la presente resolución. ARTICULO 3°- Regístrese, comuníquese a la Comisión Parlamentaria Mixta Revisora de Cuentas. Cumplido, archívese. RESOLUCIÓN N° 93/99 INFORME DEL AUDITOR Sr. Superintendente de ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Lic. Héctor Armando DOMENICONE Tucumán 480 – Capital Federal En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156, la Auditoría General de la Nación ha procedido a examinar los estados contables de la Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones (SAFJP) por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996, detallados seguidamente en el apartado 1. Tales estados contables constituyen información preparada y emitida por la Gerencia de Contabilidad y Finanzas de la entidad auditada, en orden a sus funciones específicas. Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados contables basada en el examen de auditoría practicado con el alcance que se indica en el apartado 2. 1 Objeto de Auditoría 1.1 Estado de situación patrimonial al 31de diciembre de 1996. 1.2 Estado de resultados por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996. 1.3 Estado de evolución del patrimonio neto por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996. 1.4 Estado de origen y aplicación de fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996. 1.5 Notas 1(uno) a 13 (trece) que forman parte integrante de los estados contables y Anexos A y B. 2 Alcance del trabajo de Auditoría Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION mediante Resolución N°145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la Ley 24.156. Dichas normas son compatibles con las dictadas por la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS. Estas normas requieren que el auditor planifique y desarrolle la auditoría para formarse una opinión acerca de la razonabilidad de la información significativa que contienen los estados contables. Una auditoría incluye el examen sobre bases selectivas de los elementos de juicio que respaldan la información expuesta en los estados contables y la evaluación de las normas contables utilizadas en la preparación y, como parte de ello, de la razonabilidad de las estimaciones hechas por el Directorio. 3 Dictamen En nuestra opinión, basados en el examen practicado, los estados contables adjuntos presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la información sobre la situación patrimonial, los resultados de las operaciones, la evolución del patrimonio neto y el origen y aplicación de fondos de la Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996, de acuerdo con normas contables. 4 Información especial requerida por disposiciones vigentes: 4.1 Los estados contables adjuntos surgen de los registros contables de la entidad, llevados, en sus aspectos formales, de conformidad con las normas legales. 4.2 Al 31/12/96 las deudas previsionales devengadas a favor del Régimen Nacional de Seguridad Social, que surgen de los registros contables de la entidad ascienden a $ 449.801,23 los cuales no eran exigibles a esa fecha. BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.- MEMORANDUM SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE Al Señor SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Lic. Héctor Armando DOMENICONE Tucumán 480 – Capital Federal En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la ley 24.156, la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION efectuó una revisión de la estructura de control interno adoptado por la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP). Nuestra revisión del funcionamiento de los sistemas de control interno contable fue efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los estados contables de la entidad por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996. El estudio y evaluación efectuada para los fines descriptos en el segundo párrafo no necesariamente han de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la SAFJP considerado como un todo. En base a la revisión indicada, informamos que las observaciones más significativas a formular sobre el control interno contable de la SAFJP y las recomendaciones para su regularización son las indicadas en el anexo adjunto. BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.- ANEXO I 1 COMENTARIOS Y OBSERVACIONES 1.1. Contabilidad General 1.1.1 La entidad no tiene un Manual de Cuentas Contables que describa brevemente la naturaleza de las partidas que deben incluirse en cada cuenta. 1.1.2 No se realizan controles por oposición, sobre los resultados de las tareas que realizan otras áreas, como la de Recursos Humanos, Operaciones y Coordinación de Comisiones Médicas, quienes proporcionan la información para su registro, liquidación y pago de acuerdo a su criterio. Ello dificulta la elaboración de los estados contables. 1.1.3 El software contable utilizado merece los siguientes comentarios: Se puede realizar solamente el registro diario de operaciones y los mayores. No permite el ingreso de la numeración que figura pre-impresa en los comprobantes, como por ejemplo en las órdenes de pago. Numera automáticamente, comenzando en cada ejercicio desde el Nº1, no pudiendo por lo tanto establecer un corte de las operaciones al final de cada ejercicio No permite codificar las cuentas contables por rubro, ya que el programa las numera cronológicamente, sin tener en cuenta los mismos. Imprime los mayores en forma continua, sin establecer cortes a la finalización de cada uno de ellos, por lo que aparecen mezcladas cuentas del activo con cuentas del pasivo o de resultados. El número de las órdenes de pago es cargado manualmente solamente en el mayor de la cuenta Bancos, y no en la(s) cuenta(s) correspondiente a su contraparte, dificultando así la tarea de la búsqueda al analizar estas cuentas. No es confiable en el cálculo de las amortizaciones de Bienes de Uso e Intangibles. 1.1.4 Las cuentas contables, tienen doble apertura: una para las comisiones médicas y otra para la administración de la Superintendencia, por lo que se realizan registraciones por separado para cada una de ellas. Es inconveniente la existencia de una doble apertura en las cuentas de tipo general tales como: Previsiones, Sueldos a pagar, Anticipos, Proveedores o cualquier otra cuya contrapartida se encuentre cargada a una de aquellas áreas. La contabilización de altas de bienes de uso se hace con respaldo en facturas de bienes comunes a ambas áreas, por lo cual para validar la registración es necesario visualizar el asiento que contabiliza la diferencia. En algunos casos se utilizan fotocopias de facturas para la reposición de fondos fijos por tratarse de compras comunes a ambas áreas. Las registraciones de compras, alquileres y otros mediante asientos de diario, se realiza con respaldo en fotocopias. En el caso de las compras, no es clara la determinación de qué o cuanto corresponde imputar a la Superintendencia y a las comisiones médicas. 1.1.5 El libro de Inventarios y Balances, tiene copiado nada más que los estados contables y unas planillas de cálculo con el detalle de los bienes de uso y carece del inventario de las cuentas. Esta deficiencia fue subsanada a raíz de las recomendaciones verbales formuladas por esta Auditoría. 1.2 Tesorería 1.2.1 Los movimientos bancarios son registrados en hojas de cálculo, las que son utilizadas para conciliar con los extractos bancarios. Los saldos determinados no coinciden con los saldos contables de cada cuenta corriente, ni tampoco con los de las conciliaciones bancarias que realiza el área contable. A partir del ejercicio 1997 las conciliaciones bancarias son previamente controladas por el Departamento Contabilidad y Presupuesto de la Gerencia de Contabilidad y Finanzas. 1.2.2 La documentación que acompaña a las órdenes de pago no es suficiente para respaldar los pagos. Se les agrega una gran cantidad de fotocopias de órdenes de compra, resoluciones y formularios varios. 1.2.3 Se utiliza un formulario de afectación presupuestaria por cada concepto mandado a pagar por una misma área. 1.3 Manuales de Procedimiento 1.3.3 Si bien existen normas y procedimientos para determinados aspectos administrativos y operativos, no se encuentran desarrollados en forma orgánica los manuales de procedimientos de los sistemas vigentes más representativos. 1.4 Facturación 1.1.4 La entidad descuenta de los gastos a facturar los importes percibidos en concepto de intereses por la colocación de los excedentes financieros en plazos fijos y los ingresos provenientes de la venta de pliegos, venta de memorias trimestrales, recursos varios y descuentos obtenidos. Sin embargo las Instrucciones N°s 76 y 77 –SAFJP y sus modificaciones, no prevén el descuento de ningún concepto de los gastos a facturar. 1.4.2 Se cambió el criterio de facturación de gastos, pasando del devengado al realizado, sin acto expreso que disponga tal modificación. Este criterio de facturación dificulta el cálculo y el control de los gastos a facturar. 1.4.3 No se ha previsto la constitución de un fondo para el re-equipamiento de los bienes previstos por el art. 122 inciso d) de la ley 24.241. 1.1.4 Se ha verificado la existencia de demoras en la facturación, las que en algunos casos son producto de la remisión tardía de los informes de la Gerencia de Coordinación de Comisiones Médicas sobre cantidad de expedientes ingresados y de la Dirección General Impositiva sobre el total transferido a cada administradora. Al 31.12.96, se encontraban pendientes de informar los meses de noviembre y diciembre de ese año. 1.4.5 Los importes recaudados diariamente por cada Administradora que se exponen en el cuadro 10 del Boletín Estadístico de la Superintendencia - sobre la base de la información suministrada por la Gerencia de Control Financiero -, no coinciden con los que recibe el área contable con posterioridad a la primera. La diferencia existente entre ambos en el mes de diciembre de 1996 es de aproximadamente de $ 3.000.000. 1.4.6 El formulario utilizado para facturar, denominado “Nota de Restitución de Gastos”, no se encuentra pre-numerado por imprenta. El uso de formularios prenumerados es necesario en todas las actividades administrativas y de control realizadas por la entidad a fin de asegurar la integridad e inalterabilidad de las registraciones, visualizar el destino final de cada documento y alertar sobre la existencia de faltante u otras irregularidades. 1.5 Recursos Humanos 1.5.1 No se adjunta a las órdenes de pago, resúmenes de las liquidaciones practicadas, como en ejercicios anteriores sino que se agrega memorándums donde se informan los montos a pagar, transferir y/o depositar, lo cual dificulta la tarea de control. 1.5.2 No se proporciona al área contable el detalle de las liquidaciones practicadas en listados o soportes magnéticos, lo cual impide el ejercicio de controles por oposición. 1.5.3 El pago de vacaciones no se ajusta a las previsiones de la Ley de Empleo por cuanto no se hace efectiva al comienzo de las mismas. 1.6 Multas 1.6.1 No se lleva el registro de actas de inspección por cada Administradora previsto por la Instrucción 35/94, apartado 7 (modificada por la Resolución 568/96). En este registro debe volcarse todas las actas de inspección y su información complementaria de, al menos, los últimos tres años. 1.6.2 La Gerencia de Contabilidad y Finanzas no recibe información de las actas que aplican multas y por tal motivo no efectúa las registraciones en las cuentas correspondientes. A raíz de las sugerencias formuladas por esta Auditoría, a partir del ejercicio 1997, esta deficiencia fue subsanada. 1.6.3 Se ha verificado la existencia de los siguientes errores en el listado de multas devengadas al 31/12/96: • Falta de información de la situación al 31.12.96 (apelada según listado), de las siguientes resoluciones: Resolución AFJP 455/94 317/95 323/95 372/95 375/95 698/96 Jacarandá San José Orígenes Jacarandá Jacarandá Profesión • No coincide el nombre de la Administradora en las Resoluciones 567/94 (Expediente 94/003305) y 554/96 (Expediente 95/003678). • En la información de la Secretaría General no figuran los expedientes correspondientes a las Resoluciones N°s: 447/94 566/94 157/95 Expediente 3833/94 Expediente 2104/94 Expediente 3494/94 • Con excepción de las Resoluciones 391/94, 375/95 y 614/95, no coinciden las fechas de inicio de los expedientes. • La totalidad de las resoluciones sancionatorias, desde el inicio de las actividades de la Superintendencia hasta el 31.12.96, corresponden a expedientes iniciados en ejercicios anteriores al que se encuentra bajo análisis. • Las multas correspondientes a las Resoluciones Nros. 517 y 520/95, se encuentran depositadas en sede judicial, desde el 17.08.95 y 07.09.95 y aun no han sido transferidas a las cuentas de la Superintendencia. 1.6.4 No se ha establecido plazos de intervención de los sectores competentes en el procedimiento de aplicación de multas. Los trámites en general muy largos. En promedio transcurren 309 días desde el inicio del expediente al dictado de la resolución. Durante 1997 este procedimiento ha demorado en promedio 487 días. . 1.6.5 Se verifica un elevado porcentaje de revocación judicial de las sanciones aplicadas, con los consiguientes costos operativos y costas. Debido al prolongado tiempo transcurrido entre la aplicación de las sanciones y la revocación de las mismas, se continúan efectuando inspecciones y aplicando multas por similares motivos. Las sanciones aplicadas responden a las siguientes causas: 2 Norma Concepto Instrucción n° 4 Credenciales identificatorias, Instrucción N° 3 Instrucción N° 16 Ley 24241, art.42 Otras Promotores Traspasos Incorporación afiliados RECOMENDACIONES Cantidad de infracciones 24 9 8 2 13 2.1 Contabilidad General 2.1.1 Elaborar y aprobar un Manual de Cuentas Contable. 2.1.2 Establecer controles por oposición entre el área contable y las restantes áreas que suministran información base para efectuar liquidaciones y pagos y para elaborar los estados contables. 2.1.3 Procurar el uso de programas adecuados a las funciones que cumple la entidad que permitan superar los inconvenientes enumerados en el punto 3.1.3 del presente. Sería conveniente que los programas a utilizar permitan la creación de los siguientes subsistemas: Proveedores, Deudores, Caja y Bancos. 2.1.4 Efectuar las registraciones de la sede central de la Superintendencia y de las comisiones médicas mediante comprobantes únicos en los que los montos correspondientes a cada una de ellas se vean reflejados en diferentes imputaciones. 2.2 Tesorería 2.2.1 Acompañar a las órdenes de pago la factura original, y copias auténticas de las órdenes de compra respectivas y de las constancias de recepción de los bienes o servicios. 2.2.2 Utilizar un solo formulario de afectación presupuestaria para los pagos provenientes de una misma área. 2.3 Manuales de Procedimientos 2.3.1 Elaborar y aprobar manuales de procedimientos de los principales sistemas administrativos, contables y operativos a fin de posibilitar e incrementar la eficacia de las distintas áreas, racionalizar la ejecución de las tareas y evitar duplicaciones de las mismas y/o procedimientos de diferentes sectores. 2.4 Facturación 2.4.1Facturar los gastos de funcionamiento de acuerdo a lo previsto en las Instrucciones N° 76 y 77-SAFJP y sus modificaciones, sin descontar de ellos, conceptos no previstos por esta normativa. 2.4.2 Facturar sobre la base de los gastos devengados en el período. 2.4.3 Evaluar la conveniencia de constituir un fondo para el re-equipamiento de los bienes previstos por el art. 122 inciso d) de la ley 24.241, por ejemplo, con los importes percibidos en concepto de intereses por la colocación a plazo fijo de excedentes financieros o con cualquier otro ingreso que se estime conveniente. 2.4.4 Analizar las causas de la demoras en la entrega de los informes de la Gerencia de Coordinación de Comisiones Médicas y de la DGI y, de ser conveniente, establecer fechas límite para la recepción éstos. 2.4.5 Establecer las causas de la diferencia existente entre las cifras de recaudación expuestas en el cuadro 10 del Boletín Estadístico con las que recibe el área contable y utilizar como base para la facturación la información que es remitida a la Gerencia de Control Financiero, toda vez que es recibida con anterioridad. 2.4.6 Pre-numerar por imprenta las “Notas de Restitución de Gastos”. 2.5 Recursos Humanos 2.5.1 Acompañar a las órdenes de pago resúmenes de las liquidaciones practicadas. 2.5.2 Remitir al área contable el detalle de las liquidaciones practicadas en listados o soportes magnéticos. 2.5.3 Ajustar el pago de las vacaciones a las normas de la Ley de Empleo. 2.6 Multas 2.6.1 Habilitar el registro de actas de inspección por cada Administradora previsto por la Instrucción 35/94, apartado 7, modificada por la Resolución 568/96. 2.6.2 Arbitrar mecanismos de control y comunicación interna que permitan contar con información oportuna y confiable acerca de las multas aplicadas y del estado procesal de las actuaciones correspondientes, para su registración. 2.6.3 Establecer plazos de intervención de los sectores competentes en los procedimientos de aplicación de multas a fin de evitar dilaciones innecesarias en el procedimiento. 2.6.4 Analizar si los incumplimientos que dan origen a la aplicación de multas tienen entidad o gravedad suficiente para justificarlas, en razón de los elevados costos operativos y costas judiciales que conlleva su revocación judicial. BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.-