INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005 “APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/96/005. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/005 “Apoyo a la Reconversión de las Obras Sociales”, de acuerdo al Documento suscripto el 8 de febrero de 1996 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. El proyecto en cuestión es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4004-AR “Proyecto de Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, suscripto el 26 de abril de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses, y notas anexas que forman parte del mismo. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos. 2.- Nómina de consultores contratados por el Proyecto en el año 1997 3.- Copia de la “Situación Financiera Actualizada al 31/12/97” y listados anexos, expresados en dólares estadounidenses, emitidos por la oficina Buenos Aires del PNUD. 4.- Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A por el ejercicio finalizado el 31/12/97, expresados en dólares estadounidenses, emitidos por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y certificados y conciliados por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP). Los estados financieros expuestos en I- a) y b) 1. precedentes fueron elaborados en pesos por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad. Se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Los estados financieros definitivos fueron presentados por la UEP con fecha 24 de abril de 1998. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el correspondiente examen de auditoría, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 02/02/98 y el 02/03/98, entre el 01/04 y el 06/04/98, y el 24 y 27/04/98. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación 2 general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/005 “Apoyo a la Reconversión de las Obras Sociales” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento del Proyecto de fecha 08/02/96 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en la Sección 30503.8, mencionada en el Párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005 “APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES” (Ejercicio finalizado el 31/12/97) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/96/005. Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/005 “Apoyo a la Reconversión de las Obras Sociales”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los siguientes comentarios: A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/97 1- CONSULTORES NACIONALES a) Ternas de consultores Observaciones: - En la mayoría de los casos, los currículos (C.V.) que integran las ternas para la selección de personal no están firmados por el consultor respectivo, ni especifican la fecha de presentación. 4 - No se han tenido a la vista los cuadros de evaluación con los puntajes obtenidos por cada postulante. Comentario de la UEP: A fines de 1997 se ha cumplimentado la observación efectuada para el ejercicio anterior, solicitándole a los señores consultores que presenten sus C.V. en las condiciones establecidas. Por otra parte, también se han comenzado a confeccionar los cuadros de evaluación, a fin de cumplimentar la recomendación efectuada por la AGN para el ejercicio anterior. b) Informes de consultores Observación: En algunos casos, el proyecto no dejó constancia de la recepción de los informes presentados por los consultores (fecha y sello). A su vez, algunos de ellos no poseían fecha de presentación ni firma del consultor. Comentario de la UEP: A fines de 1997 se implementó un sistema de recepción de informes en el cual se detalla la fecha de emisión y la fecha de recepción de la UEP. Asimismo, se ha informado a los consultores sobre la obligatoriedad de presentar sus informes con fecha de emisión y firma. c) Términos de Referencia (TOR´s) Observación: En algunos casos no se encontraron, adjuntos a los contratos, los TOR´s suscriptos por el consultor. A través de éstos, el consultor se responsabiliza por la tarea a realizar, conforme se estipula en la cláusula primera de los contratos. Comentarios de la UEP: A fines del ejercicio 1997 se comenzó a solicitar a los consultores la firma de los términos de referencia conjuntamente con el contrato. 5 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- CONSULTORES a) Contratos retroactivos Observación: En algunos casos se verificó un significativo atraso entre el inicio de actividades del consultor en el Proyecto y la posterior emisión del contrato. Comentario de la UEP: Las demoras se han ocasionado en atrasos por parte del BIRF en otorgar las respectivas no objeciones, las cuales fueron solicitadas con la debida antelación (se contó con la aprobación verbal del BIRF). No se ha verificado ningún caso en que una contratación quedara invalidada por no otorgarse la no objeción. En algunos casos, la necesidad de contratación surge en acuerdo y a pedido del BIRF, donde se estipula el inicio de tareas y se asume que las respectivas solicitudes se presentan luego de la fecha de inicio, pero en todos los casos se contó con la mencionada no objeción. Por otra parte, en el ejercicio 1997 se firmaron renovaciones de contratos con posterioridad al inicio de actividades, debido a la demora en la aprobación de la Planta de Personal por parte de la Dirección Nacional de Ocupación y Salarios del Sector Público, de la Subsecretaría de Presupuesto del MEyOSP. La misma fue aprobada con fecha 3 de febrero de 1997 (Res. N° 31/97). Recomendación: Aplicar la normativa de PNUD en la materia (Capítulo III, punto 32, del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno). 6 b) Términos de referencia Observación: En la mayoría de los casos analizados, los términos de referencia correspondientes a los contratos de locación de servicios por períodos superiores a 4 meses no prevén la presentación de informes de avance. Comentario de la UEP: No se prevé la presentación de informes de avance por tratarse de consultores que desarrollan tareas de cumplimiento continuo y predefinido en el Manual de Operaciones, y cuya gestión es supervisada en forma permanente por los gerentes de área y por el Coordinador del Proyecto. Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en la materia. 2- VIAJES Y VIÁTICOS Observación: La UEP no deja evidencia del control y seguimiento realizado sobre los pasajes adquiridos y su posterior utilización, la cual ocurre, en algunos casos, con una demora de hasta 60 días. Comentario de la UEP: Durante 1998 se implementó una planilla de control, en la cual se detallan los pasajes solicitados, la fecha en que fueron utilizados, los facturados por OIM y los pagados. 3- EQUIPOS Observación: Se imputaron a la línea 45.01 gastos superiores a $50 correspondientes a insumos de mantenimiento de equipos. 7 Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Tener en cuenta lo estipulado por el PNUD, imputando dichos suministros fungibles a la línea correspondiente (45.03). 4- SUBCONTRATOS Observaciones: a) Respecto a las actas del Concurso 3/24 por servicios de consultoría para asistir técnicamente a la Obra Social del Personal de Televisión en la formulación del Plan de Reconversión, se observó que la apertura de la oferta económica (Sobre N° 2) se realizó con anterioridad a la apertura de la oferta técnica (Sobre N° 1). b) No se tuvo a la vista documentación que respalde la revisión de la Gerencia de Operaciones, revisión del Coordinador y revisión y aprobación del Comité del Programa de la precalificación de las Obras Sociales. c) Las facturas presentadas por una firma consultora no cumplen con la Res. N° 3419 en lo que respecta a la fecha de inicio de actividades e impresión de comprobantes. d) Se observó la liberación del pago del anticipo a una firma consultora con anterioridad a la Solicitud a Cancillería de la autorización presupuestaria. e) En un caso se observó que, conforme a los plazos contractuales, la presentación del Plan de Reconversión operó el 31/01/97, liberándose el pago final a la consultora con fecha 21/05/97. 8 Comentarios de la UEP: a) Por un error de tiempo se colocó en forma descompaginada el horario de iniciación de las Actas. b) La revisión se documenta con la Carta de Notificación a la Obra Social informando la Precalificación. c) Se tendrá en cuenta la observación a fin de dar cumplimiento a la norma. d) Se ha observado el error cometido, el cual se debió a que luego de la firma, el contrato no fue remitido a la Gerencia de Administración para efectuar la verificación en Cancillería y sólo se tomó conocimiento de tal hecho en el momento del archivo del pago, al no estar confeccionado el legajo que contiene dicho contrato y al cual se adjunta el pago efectuado. El pago se efectuó con la no objeción del BIRF, habiéndose solicitado luego la convalidación a Cancillería. Se tendrá en cuenta la observación con el fin de realizar un seguimiento más exhaustivo de los contratos y no cometer, en lo sucesivo, errores formales de procedimientos. e) Se deja constancia que la consultora presentó el Plan de Reconversión en la fecha establecida, pero no así la factura correspondiente al último pago, respecto de la cual esta UEP no objeta el momento en el que la firma decide hacer la presentación de la misma. Recomendación: Realizar un seguimiento más estricto de los procedimientos formales de las contrataciones realizadas por el Proyecto. 9 5- INFORMES FINANCIEROS- SOLICITUD DE ANTICIPOS DE FONDOS Observación: Se han solicitado fondos por importes superiores al saldo disponible en poder del PNUD. Comentario de la UEP: Se solicitan fondos en función al Plan de Actividades vigente, en los términos del convenio de préstamo BIRF y, dado que es una solicitud a trimestre adelantado, puede ocurrir que, por cuestiones técnicas, se ejecute a un ritmo menor al inicialmente previsto. Por otra parte, en general se adopta el criterio de incrementar la solicitud de fondos trimestral, dadas las dificultades y complejidades administrativas que interpone el PNUD en el caso inverso, es decir, que se prevea en defecto. Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en la materia. BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998. 10 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005 “APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES” (Ejercicio finalizado el 31/12/97) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/97 con los registros en moneda local y extranjera que le dan sustento; - tests o pruebas de transacciones; - pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados; - análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría; - verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - inspección ocular del equipo no fungible; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - análisis de los movimientos de las cuentas bancarias; - circularizaciones y reconciliaciones bancarias; 11 - como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió el 100 % del origen de los fondos durante 1997 y el 42,59 % de la Aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/97. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998. 12