INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/93/006 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/93/006. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto N° ARG/93/006 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del Programa Materno Infantil y Nutrición”, de acuerdo al Documento suscripto el 01/10/93 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Cabe aclarar que este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3643-AR “Proyecto de Salud y Nutrición Materno Infantil”, suscripto el 30 de agosto de 1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia del informe emitido por la oficina del PNUD en Buenos Aires “Situación Financiera Actualizada al 31/12/97”, en dólares estadounidenses. 2.- Copia del GL 3601 “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, en dólares estadounidenses, emitido por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). El estado señalado en I- a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08/04/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el respectivo examen de auditoría, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 10/11/97 y el 27/02/98, y el 08/04/98. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Gestión de Proyectos del citado 2 organismo, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/93/006 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento del Proyecto de fecha 01/10/93 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en la Sección 30503.8, mencionada en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 13 de abril de 1998. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/93/006 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/93/006. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1997 correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/93/006 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del Programa Materno Infantil y Nutrición”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO - SUBCONTRATOS 1) CONTRATOS Observación: En un caso particular de la muestra analizada, hemos observado que la fecha de inicio de actividades de la consultora (01/02/97) es anterior a la de firma del contrato (25/02/97). 4 Comentario de la UCP: Dado que por los montos comprometidos, cada subcontrato necesita No Objeción del BIRF y verificación de Cancillería, en ciertas ocasiones el cumplimiento de estos requisitos demoran la firma del convenio, no siendo factible la suspensión de las tareas por tratarse de un programa social. Se toma en cuenta la observación de la auditoría para los subcontratos futuros. Recomendación: Los responsables del Proyecto deben abstenerse de autorizar el inicio de las actividades hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas involucradas, tal como se estipula en el CAPITULO III -Recursos Humanos- del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno. 2) INFORMES Observaciones. Con referencia a los informes de avance y/o final que deben presentar las consultoras contratadas por el Proyecto, conforme surge de los términos de referencia por éstas suscriptos, merece señalarse: a) En un caso no se tuvo a la vista el 2° informe de avance y 2° informe de evaluación externa requerido en el contrato suscripto (términos de referencia). b) En otro caso analizado se observaron significativos retrasos en la fecha de presentación del informe final. c) Se presentaron informes de avance mensuales cuando, según los términos de referencia suscriptos por la consultora, debían ser bimestrales. Por otra parte, dichos informes no contaban con la intervención previa del Coordinador de la UCP, condición requerida en los mencionados términos de referencia. 5 Comentario de la UCP: Se toman en cuenta las observaciones de la auditoría ajustando en lo sucesivo los plazos y formato de los informes de los subcontratos. Recomendación: Efectuar y documentar los controles de avance establecidos en el diagrama respectivo y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad, etc.) suspender los pagos de honorarios hasta que se regularice la situación. BUENOS AIRES, 13 de abril de 1998. 6 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/93/006 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997) El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio contra la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-; - Verificación de los procesos de desembolso de fondos; - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto; - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - Circularizaciones y confirmaciones bancarias; - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - Inspección ocular del equipo no fungible; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 7 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio; y - el 16,66 %; 8,47 %; 52,05 % y 54,96 % de los rubros “Consultores”, “Viajes y Viáticos”, “Subcontratos” y “Equipo no Fungible”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/97. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 13 de abril de 1998. 8