INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el período comprendido entre el 01/01/2010 y el 31/12/2010, correspondientes al “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas del Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas” (PROSOFA), parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-14/04, suscripto el 6 de diciembre de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento están a cargo de la Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda de la Secretaría de Obras Públicas en el ámbito del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, de acuerdo a lo establecido en el artículo 5° del Decreto 1142 del 26/11/03 (de traspaso del Ministerio de Desarrollo Social al Ministerio de Planificación, Inversión Pública y Servicios). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2010, comparativo con ejercicios anteriores, expresado en pesos, y Notas anexas (1 a 5 y detalle de obras 1 por provincia) que forman parte del mismo. b) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 2010 (etapa de inversión), expresado en Dólares Estadounidenses. Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoria el 26/01/11 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 29/11/10 y el 29/12/10, entre el 02/02/11 y el 12/05/11. El presente trabajo se efectuó de acuerdo a lo establecido en el Convenio Marco de fecha 10 de julio de 2006 y Adenda al convenio de Auditoría, para el ejercicio 2010, entre el Programa y la Auditoría General de la Nación. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en I- anterior exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas del Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas 2 Insatisfechas” al 31/12/10, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° ARG-14/04 FONPLATA de fecha 06/12/04. BUENOS AIRES, 13 de mayo de 2011. Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor DCEOFI-AGN Dr. María Fernanda IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI-AGN Dr. Calos Antonio VALDEZ Jefe DCEOFI-AGN 3 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE JUSTIFICACION DE DESEMBOLSOS “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2010, correspondientes al “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas de Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas” (PROSOFA), parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-14/04, suscripto el 6 de diciembre de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Fondos por Categoría presupuestaria (de Solicitudes de Desembolso) al 31 de Diciembre de 2010, expresado en dólares estadounidenses. Desembolsos y Justificaciones del Fondo operacional, al 31 de Diciembre de 2010, expresado en dólares estadounidenses. 4 Justificaciones del Aporte Local, al 31 de Diciembre de 2010, expresado en dólares estadounidenses. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de la documentación de respaldo, la verificación de la elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en el apartado I- precedente, presentan razonablemente la información para sustentar las justificaciones de gastos y los desembolsos relacionados del “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas de Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas” (PROSOFA), emitidos y presentados al FONPLATA durante el ejercicio finalizado el 31/12/10 de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° ARG-14/04, suscripto el 6 de diciembre de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). BUENOS AIRES, 13 de mayo de 2011. Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor DCEOFI-AGN Dr. María Fernanda IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI-AGN Dr. Carlos Antonio VALDEZ Jefe DCEOFI-AGN 5 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría externa del “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas de Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas”, por el período finalizado el 31/12/10, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable financiero contempladas en el Convenio de Préstamo Nº ARG 14/04, suscripto el 6 de diciembre de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). a) Artículo N° 18: DESEMBOLSOS y Artículo N° 24: PLAZO DE EJECUCIÓN: Cumplida. Por Nota N° SE/ARG 016/11 de fecha 14/01/11 se aprobó la ampliación de los plazos para desembolsar y de ejecución hasta el 06/06/12. b) Artículo N° 33: RECURSOS ADICIONALES: Cumplida. Hasta el presente ejercicio se desembolsaron por esta fuente USD 2.671.646,52. 6 c) Articulo N° 36: Incisos a) y c) INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS: a) Cumplida. Por Nota UEC N° 500/10 se elevó el informe correspondiente al primer semestre del 2010, el cual fue aprobado por el FONPLATA con Nota N° SE/ARG314/2010. Por Nota UEC N° 108/11 se elevó el informe correspondiente al segundo semestre de 2010, el cual fue aprobado por el FONPLATA con Nota N° SE/ARG-081/2011. b) Cumplida. La presentación de los Estados Financieros Auditados, han sido elevados dentro del plazo que establece el Convenio firmado entre la Auditoría General de la Nación y el PROSOFA. BUENOS AIRES, 13 de mayo de 2011. Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor DCEOFI-AGN Dr. María Fernanda IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI-AGN Dr. Carlos Antonio VALDEZ Jefe DCEOFI-AGN 7 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/10) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas del Noroeste y Noreste Argentinos con Necesidades Básicas Insatisfechas”, una serie de observaciones y recomendaciones relativas a procedimientos administrativo-contables surgidas como consecuencia del examen de auditoría practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2010, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la implementación de las recomendaciones referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ITEM A)4 -B)2 A)6 –B)3 B) 1 B) 4 OBSERVACIONES Falencias Administrativas Cajas Chicas Obras Control Interno 8 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS 1) DISPONIBILIDADES: Observación: No se respeta la correlatividad en la emisión de cheques y órdenes de pago. Comentarios de la UEC: Se tomará en cuenta dicha recomendación para un mejoramiento del Área. Recomendación: Implementar los cambios necesarios con el fin de fortalecer el control interno. 2) OBRAS: Observaciones: 1. En algunos casos no hay homogeneidad en la confección de los certificados de obra, pese a que se ha emitido un instructivo con el fin de unificar el formato. 2. Se ha detectado en algunos casos que los certificados de obras no poseen fecha de ingreso ni fecha de emisión. 3. No obra, en algunos casos, dentro de la documentación respaldatoria de los pagos los recibos del contratista. Comentarios de la UEC: 1. El formato de certificación fue implementado en agosto del 2009. Como algunas de las obras auditadas comenzaron con anterioridad a dicha fecha, existieron certificados auditados presentados en otros formatos. 2. Los certificados vienen acompañados por el informe de los NAP. Se coloca el sello de entrada en dicho informe y en la factura, no en el certificado. Se tendrá en cuenta la observación referente a la ausencia de fecha de emisión del certificado. 9 3. Se ha tomado nota de la recomendación realizada en el ejercicio anterior, por lo cual se ha implementado a partir de Julio 2010. Recomendaciones: Implementar todo lo relativo a la forma en que deben certificar las empresas contratistas, de manera que dicha documentación guarde homogeneidad con los datos obligatorios que deben contener. Se deberán mantener archivos completos, con las pruebas documentales de todas las transacciones que efectúa el Programa. 3) CONSULTORES: Observaciones: 1. Se pudo verificar que con fecha 30 de diciembre de 2010 fueron perfeccionados los contratos de los consultores por Resolución Nº 2562, habiendo efectuado comisiones de servicio durante el ejercicio auditado con inicio de tareas a partir del 01-01-10. 2. En la cláusula 5ta. del contrato de locación de servicios suscripto por los consultores se establece el pago de “una suma fija, mensual, no reintegrable y por todo concepto de $ 800 destinados a la contratación de un seguro médico durante la ejecución del presente contrato”. No se ha identificado la normativa por la cual se dispuso este adicional y el monto a abonarse. La percepción de esta suma de dinero no se encuentra documentada (mediante factura, recibo o comprobante del gasto efectuado). 3. Se han detectado sumas abonadas a los consultores a través de Luncheon Tickets no pudiendo establecerse cuál es la normativa en que está encuadrado. Este gasto está incorrectamente imputado en el rubro Talleres. 4. En algunos casos no se tuvo a la vista el pago correspondiente al monotributo de los consultores. Comentarios de la UEC: 1. Sin comentarios 10 2. Los contratos de locación de servicios conteniendo la actual cláusula Nº 5 fueron aprobados a partir del año 2004 por Resolución Ministerial/Decisión Administrativa, contándose asimismo con la no objeción del Ente Financiero. 3. Se tomó en cuenta la recomendación del ejercicio anterior por lo cual a partir de 01/10/2010 se dejó de abonar. 4. Es metodología para realizar el pago mensual de los consultores de servicio del Programa, que adjunten el monotributo o la declaración jurada del mismo mencionando que se encuentra debitado por tarjeta. Asimismo se verifica mensualmente que todo consultor tenga la constancia de inscripción vigente al pago. Recomendaciones: 1. Arbitrar los medios necesarios para cumplir con la normativa en materia de Consultoría. 2. Documentar adecuadamente las erogaciones canalizadas por el Proyecto. Si bien el pago de la cobertura médica que se pacta no forma parte de los honorarios, ni constituye una prestación de seguridad social para el beneficiario, la que resultaría incompatible con la naturaleza jurídica de la relación que se entabla con los profesionales independientes, -ello queda explícito en el contrato en cuanto éste indica que “lo dispuesto en la presente cláusula no implica por parte del PROSOFA II, la asunción de responsabilidad alguna ante los eventuales daños que pudiera experimentar el consultor…”-, el concepto sería equivalente a una compensación de los gastos que fehacientemente hayan realizado los profesionales (hasta la suma de $ 800,-), por lo que estos deberían demostrar que la han invertido con ese destino. 3. Dar cumplimiento a lo establecido en la normativa vigente respecto a las erogaciones determinadas para cada contratación. 4. Incluir dentro de la documentación rendida de gastos de consultoría, fotocopia inicialada de los comprobantes de pago de las obligaciones fiscales. 11 4) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS: Observaciones: 1) En algunos casos las facturas presentadas no poseen fecha de recepción por parte del Programa. 2) En algunos casos el archivo de la documentación respaldatoria no guarda cronología. 3) Se ha detectado el pago de comisiones bancarias producto de cancelar obligaciones con los contratistas; dicho gasto no debería ser afrontado por el proyecto. Comentarios de la UEC: 1) Se ha tomado como norma después de las recomendaciones de la auditoria pasada, que toda factura ingresa por Mesa de Entrada del Programa, quedando asentado su ingreso en registro que lleva dicha área. Solamente las rendiciones de gastos de consultores en sus viajes no ingresan por mesa de entrada. Por lo expuesto se tomará nota de dicha observación para que también las rendiciones tengan la recepción de la mesa de entrada del Programa. 2) Se ha tomado la recomendación del ejercicio anterior por lo cual todo pago, en el caso de obra, se encuentra archivado en original como copia de la carta en la cual se informa al ente local dicho pago realizado al proveedor en el expediente que dio origen al contrato, foliado. Encontrándose en la carpeta de las AP del mes copia de la misma. 3) Visto la recomendación realizada en el ejercicio anterior y al tomar conocimiento de la misma a partir de julio del año 2010, se han practicado los procedimientos correspondientes, por lo cual el Programa a partir de esa fecha no paga comisiones bancarias producto de cancelar obligaciones. Recomendaciones: 1) Toda la documentación recibida por el Programa deberá contener sello de entrada con la fecha correspondiente. 2) El archivo de la documentación deberá guardar un orden cronológico, con el fin de facilitar el acceso a la información. 12 3) La forma de cancelación podrá ser a través del pago en cheque o transferencia a nombre del contratista, en cuyo caso el gasto por este servicio deberá ser afrontado por este último. 5) REGISTROS: Observaciones: 1) En algunos casos, las Autorizaciones de Pago no poseen todas las firmas que deberían o no contienen su número de identificación. 2) El sistema UEPEX no se encuentra implementado en forma total, ya que si bien se emiten Autorizaciones de Pago, éstas no contienen los datos que establece por defecto el mismo sistema, a saber: Las AP no contienen el número de cheque. Si bien en el sistema contable se encuentran registrados todos los movimientos del período, éstos no se reflejan en la totalidad de las AP que fueron emitidas y autorizadas. 3) Se ha detectado que no se registran en forma cronológica los movimientos de la cuenta bancaria Nº 111201 Banco Nación Argentina, lo cual altera la confección de la correspondiente conciliación bancaria en cada uno de los meses. Comentarios de la UEC: 1) El programa registra todo pago en el módulo correspondiente en el sistema UEPEX, lo que determina que en cada paso del mismo se encuentra con una autorización como determina el sistema. Al llegar al módulo autorización se procede a imprimir dicha hoja para que la coordinación del Programa apruebe dicha AP junto con el legajo correspondiente. Una vez firmada se procede a cerrar dicha autorización donde el sistema asigna un número establecido por el sistema UEPEX. Asimismo luego la coordinación firma nuevamente la AP con el número correspondiente. Por lo expuesto se cambiará el procedimiento por el cual, a partir de Mayo de 2011 se 13 procederá al cierre de la AP, con el número establecido por el Sistema UEPEX y su firma por la Coordinación. 2) Como se mencionó en el informe del ejercicio 2009 a partir de Mayo de 2010 se aplica en forma completa el sistema UEPEX y a partir de Septiembre de 2010 en cada AP se encuentra el Número de Cheque correspondiente. Como se menciona “ si bien en el sistema contable se encuentran registrados todos los movimientos del periodo” y “ esto no se refleja en la totalidad de las AP que fueron emitidas”. Esta observación será transmitida a las personas encargadas de diagramar el UEPEX ya que algunos módulos tienen número propio correlativo y no impactan en las AP. Ej: Módulo de Recursos. 3) A partir de la implementación del UEPEX en forma completa en Mayo 2010, determina la cronología de los movimientos. Recomendaciones: 1) En todos los casos en que se realice una AP la misma deberá contener, tanto las firmas como el sello de los responsables del Programa. 2) Implementar la utilización del sistema UEPEX en forma completa, con todas las formalidades que establece. 3) Efectuar los asientos contables en tiempo y forma. 6) CAJAS CHICAS: Observaciones: En algunos casos: 1) Las cajas chicas rendidas durante el ejercicio no tienen número correlativo de rendición. 2) En algunos casos no se tuvo a la vista el detalle de los comprobantes rendidos. En los casos que pudieron ser analizados, no poseen un número de referencia de cada uno de los comprobantes. 14 3) En algunos casos no se encuentran firmados por los responsables (de caja chica y coordinación), los comprobantes que se rinden. Comentarios de la UEC: 1) Se tomará en cuenta dicha observación 2) A partir de Septiembre de 2010 se realiza una planilla anexa con la rendición. 3) Se tomará en cuenta dicha observación. Recomendaciones: Para un mejor control, cada una de las rendiciones de caja chica deberá contar con un número correlativo, y una planilla que contenga una relación de comprobantes, con las firmas responsables de las autorizaciones. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRAS: Observaciones: a) Proyecto J20340: Del análisis de la documentación suministrada por la UEC se verificaron las siguientes situaciones: 1. No surge que se haya subsanado la situación irregular del contratista frente a la AFIP. planteada en oportunidad de reunir la información necesaria para proceder a la firma del contrato (noviembre de 2007. Dicho contrato fue suscripto con fecha 27/11/07 y la obra inició el 03/12/07, fecha en la cual se tuvo a la vista una constancia de opción en la AFIP, donde el contratista se encuentra inscripto desde el 01/11/07 como Monotributista en la categoría “D”. Posteriormente, con fecha 09/09/09 se realiza una consulta a la AFIP donde se puede constatar que el contratista “no registra impuestos activos”. Con fecha 18/09/09 se pudo observar una nueva constancia de opción en la cual el contratista figura inscripto desde el 01/09/09 bajo la categoría “A” del Monotributo. A la fecha de la presente auditoría, se realizó la consulta ante la AFIP, de la cual surge que el contratista “no registra impuestos activos” y la obra aun no ha concluido. 15 2. Se observó un significativo atraso en la ejecución de los trabajos, teniendo en cuenta que el plazo original era de 6 meses, siendo que el último certificado de obra Nº 9 pagado el 13/01/10 muestra un porcentaje de avance del 81,93%. 3. No se tuvo a la vista la totalidad de los certificados de obras. Comentarios de la UEC: 1. En cada pago el área contable administrativa recibe el certificado aprobado, siendo su misión la de verificar la validación de la factura y, como en este caso, verificar si el contratista se encuentra con certificación de inscripción al día. Se ha postergado el pago hasta tanto el contratista no regularizara su situación ante la AFIP, como mencionó la AGN, ya que en la constancia de inscripción figura “no registra impuestos activos”. Se envía una nota al contratista para que regularice su situación ante la AFIP. 2. La obra presentó demoras, debido entre otras causas, por tratarse de una empresa que ha tenido que contratar mano de obra local (a veces no “calificada”) lo que resultó en atrasos de obra. Se presentaron varios ajustes al cronograma inicial de obra y realizándose diversas gestiones con el Ente Local a los efectos de finalizar la misma. Agotadas todas las instancias tendientes a su concreción, se acordó con la Unidad Ejecutora Provincial, la intimación formal al Ente Local. 3. La modalidad de archivo de los certificados fue modificada en enero de 2009, como se trata de una obra que se inició en el 2007 coexisten las dos modalidades, encontrándose los primeros certificados en el expediente de la guía de proyecto, pasando luego a archivar toda la documentación de cada certificación junto con la documentación del pago. Recomendaciones: 1. Se deberá ajustar cada pago a lo establecido en la Normativa vigente de la AFIP, con el fin de evitar eventuales irregularidades al momento de la cancelación de la obligación. 2. Utilizar los instrumentos contenidos en el Pliego de Bases y Condiciones, con el fin de ser más rigurosos en el cumplimiento de lo establecido con los Contratistas del Programa. 16 3. Ante la solicitud de la auditoría, el ente auditado deberá poner a disposición toda la documentación respaldatoria. b) Proyecto E20372: 1. Se ha detectado que el Certificado de Obra Nº 4 no posee la firma de los responsables. 2. Se observó un significativo atraso en la ejecución de los trabajos, teniendo en cuenta que la obra debiera haber concluido luego de 120 días del inicio (03/05/10), al 31/12/2010 la misma presentó un avance del 65,44%. Comentarios de la UEC: 1. Se ha subsanado dicho error, ya se encuentran a su disposición los certificados firmados. 2. La obra presentó importantes reprogramaciones. Se arbitrarán los medios para subsanar esto. Recomendaciones: 1. Se deberán aplicar procedimientos más intensivos de control interno, con el fin de evitar inconsistencias en la documentación de respaldo. 2. Utilizar los instrumentos contenidos en el Pliego de Bases y Condiciones, con el fin de ser más rigurosos en el cumplimiento de lo establecido con los Contratistas del Programa. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS: Observaciones: 1) No se tuvo a la vista la documentación respaldatoria de los gastos rendidos en las AP Nos. 201000441, 201000781, 201000836 y 201001015, por un importe total de $ 154.919,20. 2) En algunos casos para la compra de equipamiento no constan los tres presupuestos, ej.: AP 201000300, por la compra de un LCD por $ 4.797,00. 17 3) La documentación suministrada no es el respaldo de los pagos efectuados a través del SAF 354. Comentarios de la UEC: 1) Las AP mencionadas corresponden a pagos realizados desde el SAF 354 con cargo al programa 42 Actividad 1 Inciso 3 Fuente 11. Se adjunta en Anexo 2 con el detalle de la composición del mismo y de los pagos realizados por dicha dependencia. 2) Se ha tomado nota de la observación. Se realizó una compulsa entre las empresas Garbarino, Frávega y Rodó y fue enviada a la oficina de Patrimonio para su inventario respectivo, no quedando copia de la misma en esta unidad. Recomendaciones: En todos los casos que se realiza una compra de algún bien, se deberá suministrar la documentación íntegra relativa al proceso de compra. 3) CAJAS CHICAS: Observaciones: 1) No se pudo verificar fehacientemente quién era el responsable de las cajas chicas, así como tampoco la normativa que están aplicando para el manejo de fondos (límite máximo de la caja y límite por cada pago). 2) Pagos por gastos eventuales que no se encuentran normados. Ej: AP 201000682 por $3.000,- para efectuar una misión. 3) En algunos casos las AP correspondientes a la rendición de gastos, no coinciden con la suma de los comprobantes agrupados en ellas. 4) Los comprobantes que obran como respaldo de la rendición, no cuentan con el detalle aclaratorio correspondiente a cada gasto, por ejemplo: gastos de lunch, donde no se aclara motivo y oportunidad, gastos de traslado como taxis o boletos de transporte público, donde no se aclara quien es el consultor que viaja y el motivo. 18 Comentarios de la UEC: 1) El Anexo II del Manual Operativo Anexo 3 en un apartado menciona CAJA CHICA en donde dice: “el manejo de dichos fondos estará a cargo del asistente técnico administrativo, el cual será el depositario de las rendiciones al responsable del área administrativocontable. Ante la ausencia del asistente, este último lo reemplazará en la administración de la caja chica.” “todos los gastos efectuados deberán tener el comprobante de respaldo, y serán registrados en el sistema” “la reposición de fondos se realizará mediante la confección de un cheque. “el responsable del área administrativo-contable realizará arqueos de caja periódicos, que serán presentados ante el coordinador del programa.” En cuanto al tema de montos el manual dice: “para cubrir los gastos menores de manejo diario, se constituye una caja chica de $5.000.- (pesos cinco mil). El límite del gasto a efectuar con el efectivo de la caja es de $1.500.- (pesos mil quinientos)” Pero visto las recomendaciones de la auditoría del ejercicio anterior, el límite de gastos a efectuar a partir del mayo de 2010 fue de $ 1.000 monto que establece los organismos de contralor para los pagos en efectivo. 2) Se toma conocimiento de dicha observación. 3) Se toma nota de la observación citada a fin de intensificar los controles correspondientes. 4) Se toma nota de la observación citada a fin de intensificar los controles correspondientes. Recomendaciones: Si bien el Manual Operativo establece procedimientos correctamente descriptos, éstos deben ser aplicados dejando constancia fehacientemente de ello. 4) CONTROL INTERNO: El siguiente cuestionario fue respondido por las áreas respectivas de la UEC según sea su intervención: 19 AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS: CAJA Y SI BANCOS 1) ¿Es independiente el Sector Movimiento de Fondos (TESORERIA) respecto del Sector Contable? 2) ¿Existe una clara definición de funciones y X responsabilidades? Detalle los cargos, las funciones y los responsables. 3) ¿Se efectúan arqueos de caja periódicos? ¿Quién lo X realiza y quién los controla? 4) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques emitidos NO a la ORDEN? 5) Las compras menores por caja chica, ¿se realizan basándose en solicitudes firmadas por el responsable autorizado? 6) ¿Existe firma conjunta para los cheques? Indique las personas autorizadas. 7) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la vista la documentación de respaldo? 8) ¿Existen procedimientos de cancelación o anulación de facturas pagadas? ¿Cuáles? 9) ¿Se preparan conciliaciones bancarias por personal ajeno al movimiento de fondos? ¿Son las conciliaciones preparadas o revisadas por una persona ajena a la que mantiene el registro? Mencione a los responsables. 10) ¿Cuentan con cursogramas? Adjuntar en caso de tenerlo. CONTABILIDAD 1. ¿Se llevan registros que respalden la emisión de los Estados Financieros a través del Sistema UEPEX? 2. ¿Cómo se conforma el área contable? ¿Quién realiza los registros y quién los controla? ¿Quién confecciona los Estados Financieros? 3. ¿Se realizan conciliaciones bancarias periódicas de todas las cuentas? 4. ¿Se analizan las partidas conciliatorias? En caso de corresponder, ¿se efectúan los asientos de ajuste? NO N/A COMENTARIOS UEC X X S/C Están establecidas en el Manual de Programa Anexo II y en los TR de los consultores contratados para el sector. Esta establecido en el Manual del Programa. A partir de la presente todo pago será con la denominación -no a la Orden. X X Se adjunta en Anexo 4 Firmantes de la Cuenta. X X Con Sello de “Pagado”. X El manual del programa determina la persona que tiene que realizar dicha conciliación. X X X En el manual del Programa establece dichas Funciones X X Recomendaciones: AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS: CAJA Y BANCOS 1) Dicha respuesta vulnera normas de control interno, aplicar a la brevedad los cambios necesarios para subsanar esta situación. 20 2) Aplicar lo establecido en el Manual Operativo respecto a las responsabilidades, acciones y cargos de todos los integrantes del Programa y establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales, como así también los canales de comunicación ascendentes y descendentes, a los efectos de que cada integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales. 3) y 9) Si bien el Manual Operativo establece procedimientos correctamente descriptos, éstos deben ser aplicados fácticamente, dejando constancia de ello. 4) Se verificará en auditorías posteriores la aplicación de esta medida. 10) Definir a nivel de detalle la operatoria, considerando los circuitos que se deben seguir para el cumplimiento de las tareas inherentes al Proyecto. CONTABILIDAD 1) Si bien los registros contables se efectuaron a través del sistema UEPEX, este no fue utilizado en todo su potencial, por lo que debe implementarse en forma completa dicho sistema, a saber: desde la registración del contrato, pasando por la emisión de las AP, hasta la confección de los EEFF. 2) Debe quedar expresamente definido el cargo y las tareas que efectúan cada uno. BUENOS AIRES, 13 de mayo de 2011. Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor DCEOFI-AGN Dr. María Fernanda IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI-AGN Dr. Carlos Antonio VALDEZ Jefe DCEOFI-AGN 21 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/2010 con los registros en moneda local que les dan sustento; - test o prueba de transacciones; - pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad y la documentación de respaldo de los gastos analizados; - circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - análisis de antecedentes de contratación de consultor y obras (verificación de la documentación incluida en los expedientes de obra, desde su incorporación en el POP -Plan Operativo Periódico- hasta la firma del respectivo contrato entre el Ente Local y la contratista, No Objeciones del FONPLATA, control certificados de obra y pagos). - aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes al 31 de diciembre de 2010; y 22 - el 37,80% de las erogaciones, que integran las Aplicaciones en el Estado de Orígenes y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2010 conforme el siguiente detalle: Total Pagado 2010 $ Obras Honorarios Talleres Pasajes y Viáticos Bienes y Equipos Otros Gastos Total General %S/total Importe Muestra $ % s/Rubro 11.334.169,26 84,46% 4.522.624,67 39,90% 1.390.883,87 10,36% 231.600,00 16,65% 208.100,86 1,55% 115.717,37 55,61% 198.944,99 1,48% 154.919,20 77,87% 10.805,01 0,08% 10.801,05 99,96% 277.295,68 2,07% 37.090,31 13,38% 5.072.752,60 37,80% 13.420.199,67 Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde señalar que la UEC no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 13 de mayo de 2011. Dr. Rubén CARBALLAL Supervisor DCEOFI-AGN Dr. María Fernanda IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI-AGN Dr. Carlos Antonio VALDEZ Jefe DCEOFI-AGN 23