INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud ” (PRESSAL), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3931-AR, suscripto el 19 de enero de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y posteriores enmiendas. La ejecución del Proyecto fue llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Central (UEC) creada al efecto, en el ámbito de la ex Secretaría de Programas de Salud del Ministerio de Salud y Acción Social de la Nación (actual Secretaría de Atención Primaria de la Salud), por las Unidades Ejecutoras (UEP) de las Provincias de Buenos Aires y Mendoza y de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires del PRESSAL y por la UEP del PRESSS (Proyecto de Reforma del Sistema de Seguro de Salud). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/01, expresado en dólares estadounidenses, anexos 1 a 4 y notas 1 a 7 que forman parte del mismo. 1 b) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión al 31/12/01, expresado en miles de dólares estadounidenses. c) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión al 31/12/01 (Cuadro Comparativo de lo Ejecutado vs. lo Programado), expresado en dólares estadounidenses. d) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente de Costos del Proyecto al 31/12/01, expresado en dólares estadounidenses. Los mencionados estados fueron confeccionados por la UEC sobre la base de registros elaborados en pesos, al tipo de cambio USD 1 = $ 0,998 y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados formalmente a esta auditoría con fecha 20/09/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión de dichos estados basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 10/01/02 y el 31/01/02, entre el 12/03/02 y el 12/04/02, entre el 25/04/02 y el 09/05/02 y entre el 16/05/02 y el 10/07/02, y el 20/09/02, fecha en que se presentaron los estados financieros ajustados. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, con las excepciones que a continuación se detallan: 2 1. Carta de abogados: a) De acuerdo a la notas 909/02, 915/02 y 922/02 de fecha 07/06/02, 28/06/02 y 15/07/02 el Proyecto nos informa que al 4/07/02 se encuentra en pleno trámite la causa N° 15544/00, caratulada “ N.N s/delito de acción pública” que tramita en la Secretaría N°3 del Juzgado Federal N°2 y que fuera iniciada por denuncia formulada por la Oficina Anticorrupción. (Proyecto PNUD 98/040). b) Con fecha 15/04/02 la asesora legal del Proyecto PNUD 96/027 nos informa que: 1) “Se está gestionando extrajudicialmente el cobro de la garantía de fiel cumplimiento otorgada por la empresa Riva S.A.-Ecomen S.A. UTE, la que se presentara como oferente en la LPI N° 05 OB-MZA Hospital Diego Paroissien y que una vez adjudicada debió dejarse sin efecto por incumplimientos a cargo de la empresa. El expediente (de la LPI) en su totalidad se encuentra acumulado a la causa judicial que se tramita por ante el Juzgado Criminal Correccional Federal N° 12 Sec. N° 23 de la Nación. La última gestión realizada en la Ciudad de Buenos Aires data del 16 de Septiembre del año 2001. Al no recepcionar ninguna contestación por parte del Club de Fianzas y Garantías S.A. en relación con el pago de la póliza en cuestión se remite carta documento exigiendo el mismo. A este requerimiento contestó la aseguradora a través de la carta documento merced a la cual nos informa que no se pronunciará acerca de la procedencia o improcedencia del reclamo, entre tanto no se expida la justicia por considerar que de lo contrario podrían efectuar un pago indebido”. Adicionalmente, con fecha 30/10/02 nos ratifica por nota UEP n° 81 ampliatoria de la anterior, que: “las actuaciones administrativas correspondientes al Expediente N° 2470-OB-99 Hospital D. Paroissien fueron secuestradas por la Policía Federal el día 29 de Diciembre de 2000, a las 21.50 hs., en la sede del PRESSAL. Posteriormente, en agosto de 2001 la Coordinación Ejecutiva de PRESSAL, nos solicita informes con relación al Expte. 11663/00 caratulado “NN s/DELITO DE ACCIÓN PUBLICA”, originario del Juzgado Nacional en lo Criminal 3 Correccional Federal N° 6 Sec. N° 12 . Hasta la fecha en que se expide este informe no hemos tenido noticia alguna respecto al estado procesal de ambos expedientes. De allí entonces que desconocemos si se trata de causas independientes tramitadas por diferentes juzgados y secretarías o si por el contrario se encuentra acumulada”. 2) “Se mantiene una controversia extrajudicial con la empresa AIRSEP CORP. de Estados Unidos por el pago del 20 % (del total) más gastos conexos, por la provisión mediante LPI 03-Eq-MZA, de dos plantas productoras de oxígeno. Con respecto al reclamo de AIRSEP CORP, recientemente han concurrido los representantes en Argentina (Geomed SA), a una reunión mantenida con funcionarios de la Provincia. Como resultado de la misma se propuso abonar el saldo con bonos provinciales”. 3) “Informamos que hemos efectuado depósitos judiciales por pago de jornales adeudados por la empresa PLANOBRA SA adjudicataria de la LPI-03-OB-SCH Hospital Teodoro Schestakow y RIVA SA ECOMEN SA UTE adjudicataria de la LPI-04-OB-MZA Hospital Luis Lagomaggiore 2ª etapa, por ante la Subsecretaría de Trabajo y Seguridad Social. Ello en virtud de habérsenos notificado a tal efecto por la ya citada repartición oficial”. 4) “Por último informamos que mantenemos una importante deuda con la empresa Constructora San José SA adjudicataria de la obra del Hospital Diego Paroissien, con motivo de ello, la empresa en cuestión ha interpuesto un reclamo administrativo por ante el Gobierno de la Provincia”. Por otra parte con fecha 07/02/02 en su nota n°122/02 el asesor legal de la UFISalud nos manifiesta que: “La empresa Constructora San José S.A. –contratista de la obra del hospital Dr. Diego Paroissien de la Pcia. de Mendoza- presentó en el mes de noviembre de 2001 ante la Unidad Ejecutora Central del PRESSAL, una intimación dirigida a obtener el pago de sumas que, con motivo de la ejecución de la mencionada obra, 4 le adeudaba la Pcia. de Mendoza. Se procedió al rechazo de la intimación, sin que la contratista insistiera ante dicha Unidad con sus pretensiones.” c) El Proyecto PNUD 97/018 nos informa que al 31/12/01 existe una presentación administrativa por parte de PLANOBRA S.A recurriendo la decisión de la Secretaría de Salud del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires de rescindir el Contrato para las Obras de Refacción y Refuncionalización del Hospital General de Agudos Dr. Carlos G: Durand. Asimismo se está gestionando el pago de la garantía bancaria por anticipo otorgada por el Banco Credicoop en relación a dichas obras. d) Con fecha 07/02/02 en su nota n°122/02 el asesor legal de la UFI- Salud nos manifiesta que: “La empresa Planobra S.A.- contratista de la obra del Hospital Iriarte de la localidad de Quilmes, Pcia. de Buenos Aires- ante la rescisión del contrato de obra resuelta por el Director Nacional del Proyecto PNUD ARG 97/003 (Ministro de Salud de la Pcia. de Buenos Aires) interpuso en dicha jurisdicción un recurso administrativo de Revocatoria con el de Jerárquico en subsidio contra la respectiva Resolución. La rescisión del contrato de obra fue notificada al contratista en el mes de diciembre de 2001 y el recurso fue interpuesto durante el mes de enero de 2002. El recurso fue rechazado y no se conoce aún la posición que asumirá la contratista. Por otra parte se encuentran en curso tratativas entabladas entre Planobra S.A. y el personal afectado a la citada obra, con motivo de la deuda salarial impaga, las que se están llevando a cabo con la intervención de la Cartera de Trabajo Provincial. La cuestión no cuenta aún con definición.” e) Con referencia al Proyecto PNUD 94/012, con fecha 07/02/02 en su nota n°122/02 el asesor legal de la UFI- Salud nos manifiesta que: “A la firma consultora AléSalomón, Arquitectos-Quiroga Frau, Ingenieros se le ha hecho efectiva hasta la fecha, sólo una devolución parcial de las retenciones que, en concepto de garantía, oportunamente se le practicaron sobre los pagos correspondientes a su desempeño en la Dirección e Inspección Técnica de la Obra correspondiente al Hospital Teodoro 5 Schestakow de San Rafael, Pcia. de Mendoza. Este temperamento fue adoptado en razón de la toma de conocimiento por la UEC de la existencia de obligaciones laborales incumplidas por Planobra S.A., contratista de la citada obra. La devolución de la totalidad de dichas retenciones se encuentra supeditada a la efectivización del compromiso de pago asumido por la mencionada contratista ante la Delegación en San Rafael del Ministerio de Trabajo de la Pcia. de Mendoza. De dicho compromiso resta por saldar la suma de $ 6.200.-.” 2. No se pudo verificar el proceso licitatorio correspondiente a la Licitación Pública Internacional (LPI 05-OB-MZA Hospital Diego Paroissien), en virtud de que sólo se tuvieron a la vista fotocopias de algunos cuerpos del expediente, el cual fue retirado de la Unidad Ejecutora Provincial por orden de allanamiento, según consta en Acta Policial de fecha 29/12/00 correspondiente al secuestro del expediente 2470-OB-99- Hospital Paroissien. III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN 1- Se pudo verificar que la transferencia de fondos de aporte local al PNUD, de fecha 28/11/01, para el Proyecto 94/012 por USD 26.132.- ($ 26.080.-) expuesta en el Anexo 2 a los estados financieros, al 31/12/01 se encontraba pendiente de acreditación por parte del PNUD. La misma, sumada a un importe a conciliar no significativo de USD 4.86, constituye la diferencia existente entre el importe expuesto en “Fondos en el Programa de Naciones Unidas” del Anexo I- Disponibilidad de Fondos al Cierre y los “Fondos Disponibles” según la Situación Financiera PNUD al 31/12/01. Posteriormente, hemos verificado su acreditación con fecha 21/01/02 por USD 18.628,57 acorde al tipo de cambio PNUD vigente a esa fecha (1 USD = $ 1.40). 6 2- a) Del relevamiento realizado al proceso de adquisiciones de la LPI N° 7 -Equipos de la UEP de la provincia de Mendoza (Proyecto PNUD 96/027) se han podido observar deficiencias en el tratamiento dado al circuito comprendido por la evaluación de ofertas, suscripción de contratos, facturación y pagos, según se expone a continuación: LPI N° LOTE N° 7 05 (Item 1) Oferente Evaluado (proveedor local) Carl Zeiss Argentina S.A. Contrato Suscripto con (proveedor local) Carl Zeiss Argentina S.A. Factura Emitida por (empresa del exterior) Kendro Laboratory Products Factura Consignada a nombre de : Pago a favor de Carl Zeiss Argentina S.A PNUD 96/027 Carl Zeiss Argentina S.A 27.652.- b) Similar situación a la mencionada en el punto a) precedente se plantea como resultado del relevamiento realizado al proceso de adquisiciones de la LPI N° 3 – Eq CBA de la UEP de la Ciudad de Buenos Aires (Proyecto PNUD 97/018): LPI LOTE N° N° 3 16 3 26 Oferente Evaluado (proveedor local) Promedon SA Contrato Suscripto con (proveedor local) Promedon SA Carl Zeiss Argentina Carl Zeiss Argentina Factura Factura Emitida por Consignada (empresa del a nombre de exterior) : Heraeus Med Promedon SA Proyecto PNUD 97/018 Humphrey PNUD Sistems 97/018 Pago a favor de: USD 36.000.(adeudado al 31/12/01) 6.832.Carl Zeiss Argentina Por lo expuesto, en las adquisiciones mencionadas en (a) y (b) precedentes, el proveedor local cotizó, firmó el contrato y recibió los pagos, mientras que la UEP no solicitó la facturación de éste, liberando los pagos, sólo contra la factura del fabricante de los bienes (empresa del exterior). 7 3- Se ha verificado una diferencia de USD 68.785,74 entre las cifras expuestas como Costo de Apoyo y Auditoría en el estado mencionado en I. a) y los estados financieros emitidos por las Unidades Ejecutoras de los subproyectos PNUD bajo este concepto. La misma corresponde a ajustes de ejercicios anteriores realizados por la Unidad Ejecutora Central y las citadas unidades, siendo coincidente el saldo acumulado de las citadas cuentas. 4- Cabe aclarar que durante el ejercicio auditado el Proyecto VIGIA- PNUD 98/003, financiado parcialmente con fondos provenientes del préstamo del BIRF N° 4516-AR, procedió a devolver el importe de USD 2.300.000.- previamente transferido en carácter transitorio por el PRESSAL, situación que se encuentra expuesto como disponibilidad de fondos al inicio del período del estado financiero auditado. 5- Respecto de lo expuesto en la Nota 1, tercer párrafo, donde dice Nota 6 corresponde Nota 7 (Cuadro “Presupuesto Vigente vs. Presupuesto Original”). IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- y excepto por lo indicado en III- 1- y 2- precedentes, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Reforma del Sector Salud” al 31/12/01, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3931-AR BIRF de fecha 19/01/96 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2002. 8 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´s) DEL “PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio 2001, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3931-AR, suscripto el 19/01/96 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus enmiendas. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/01, expresado en dólares estadounidenses. b) Estado de Solicitudes de Desembolso Acumuladas por año al 31/12/01, expresado en dólares estadounidenses. Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) y son de su responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 9 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de documentación respaldatoria, verificación de la elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, aplicados sobre el 51,66 % del total de gastos justificados en el ejercicio 2001. Cabe reiterar la limitación expuesta en el punto 2 del apartado II- “Alcance del trabajo de Auditoría” de nuestro informe sobre los Estados Financieros del Proyecto al 31/12/01. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) Se han podido observar diferencias en algunos certificados de gastos, entre el monto solicitado y el desembolsado por el BIRF (desembolsado en defecto) de acuerdo al siguiente detalle: SOE N° Categoría Total solicitado USD Total desembolsado USD 63 8 76.599,33 65.569,38 64 3 587.514,93 361.334,36 69 1 1.123.884,49 465.892,68 3 448.867,03 392.449,68 70/71 1 1.556.528,32 (1) 74 1 380.314,12 356.526,26 82 3 306.435,29 283.464,02 10 1.428.884,01 (1) Incluye USD 657.991,81 ya justificado en SOE N° 69. 2) El Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/01 expone para la categoría 2- Bienes, una compra de equipos que fue justificada erróneamente en la categoría 1- Obras por USD 4359,88. Cabe aclarar que el Banco efectuó el desembolso considerando la imputación errónea a la categoría 1. 3) Se mantiene la observación efectuada en el ejercicio anterior en cuanto a que existen discrepancias entre los importes imputados a las distintas categorías por el BIRF en el Monthly Disbursement Summary (MDS) al 31/12/01 y los importes incluidos en el Estado de Solicitudes de Desembolso Acumuladas a la misma fecha. 4) Los importes consignados en la columna 17 “Monto Retirado de la Cuenta Especial” de los Certificados de Gastos emitidos durante 2001, corresponden a dólares estadounidenses convertidos al tipo de cambio USD 1 = $ 0,998. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- y excepto por lo expuesto en III- precedentes, los estados identificados en el apartado I-, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud”, resultan ser razonablemente confiables para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/01, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3931-AR BIRF del 19/01/96 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2002. 11 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado el examen del estado de la Cuenta Especial detallado en I- siguiente, correspondiente al “Proyecto de Reforma del Sector Salud”, por el ejercicio finalizado el 31/12/01, de conformidad con la sección 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 3931-AR BIRF del 19/01/96 y sus modificaciones. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial (BIRF) para el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2001, expresado en dólares estadounidenses y anexo 6 (por orden consecutivo anexo 5) que forma parte del mismo. El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto sobre la base de los extractos de la cuenta corriente N° 000609701000, mantenida en dólares estadounidenses en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 12 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los procedimientos de auditoría considerados necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Reforma del Sector Salud” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva cláusula y anexo del Convenio de Préstamo N° 3931-AR BIRF del 19/01/96 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2002. 13 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF “PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD” (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación, sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud” (PRESSAL), operado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) creada al efecto, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3931-AR, suscripto el 19 de enero de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y sus enmiendas. a) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 101.400.000.-. El monto total desembolsado por el BIRF al 31/12/01 ascendió a USD 76.792.387,00. Asimismo el BIRF recuperó durante el ejercicio USD 5.941.111,17 correspondientes a la Asignación Autorizada. Si bien no resulta significativo como para exponerlo en el dictamen sobre los estados financieros del proyecto al 31/12/01, conviene aclarar que existe una diferencia de USD 19,38 entre los importes indicados precedentemente y la cifra expuesta en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos como “Total Préstamo BIRF” acumulado al 31/12/01. Respecto al monto del préstamo vigente al 31/12/01 cabe aclarar que, luego de cancelaciones realizadas por USD 21.774.235,58, según nota del BIRF de fecha 28/12/01 se confirma su reducción a USD 79.625.764,42, cifra que difiere con lo expuesto por el 14 Proyecto en nota 7 a los estados financieros (USD 79.398,3 expresado en miles de dólares). La diferencia de USD 227,5 (en miles de dólares) corresponde a gastos no elegibles para el financiamiento del BIRF, según surge de lo expuesto en Nota 1 a los estados financieros. b) Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo de conformidad con el Anexo 1 del Convenio. En términos generales, se ha dado razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales se detallan en nuestro dictamen de SOE’s y en el Memorando a la Dirección del Proyecto, adjuntos. c) Sección 2.02 (b): Cuenta Especial. Cumplida. d) Sección 2.03: Fecha de Cierre. De acuerdo a una nota del BIRF de fecha 15/06/01 se aprueba una extensión de la fecha de cierre hasta el 31/12/01. A su vez se extiende el plazo hasta junio de 2002 para la rendición de los gastos pendientes, según información emitida por el BIRF. e) Secciones 2.04 y 2.05: Comisión de compromiso e intereses. Cumplida. f) Sección 2.07: Amortización. Cumplida. g) Sección 3.01 (a): Ejecución del Proyecto. Con respecto a la ejecución del Proyecto se remite a lo expuesto en la cláusula 3.11 del presente; las observaciones detectadas por esta auditoría se exponen en nuestro Informe 15 sobre los Estados Financieros del Proyecto al 31/12/01 y en el Memorando a la Dirección del Proyecto, adjuntos. h) Sección 3.01 (d): Fondos de contrapartida. Al 31/12/01 se aportaron fondos de contrapartida local por USD 39.921.177,16 según surge del Estado de Fuentes y Usos de Fondos. i) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultoría. Las observaciones se detallan en el Informe sobre los Estados Financieros del Proyecto al 31/12/01 y en el Memorando a la Dirección del Proyecto, adjuntos. j) Sección 3.04: Provincias elegibles, en relación con sus respectivos subproyectos elegibles. Las observaciones se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. k) Sección 3.06: Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC). Cumplida. Por Resolución N° 98 del Ministerio de Salud de la Nación, de fecha 27/01/00, la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con Financiamiento Externo (UCPPFE) asumió la Coordinación Ejecutiva del Proyecto. l) Sección 3.07: Unidades de Implementación. Cumplida. Se mantienen las Unidades Ejecutoras (UEP) en las provincias de Mendoza y Buenos Aires, y en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. m) Sección 3.08: Informes trimestrales. Según nos ha manifestado la UEC, los informes trimestrales de avance han sido presentados a las misiones del BIRF realizadas entre las fechas 25 y 27/04/01 y entre el 22/10/01 y 02/11/01. 16 n) Sección 3.11: Contratos con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Cumplida. Durante 2001 se mantuvieron los siguientes acuerdos suscriptos entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que éste último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución: - Con fecha 17/06/94 se suscribió el Documento de Proyecto ARG/94/012 “Apoyo en la Formulación del Proyecto de Reforma del Sector Salud -Ciudad de Buenos Aires, Conurbano Bonarense y Mendoza-” - Con fecha 15/01/97 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG/96/027 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del Hospital Público de Autogestión del Proyecto de Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Provincia de Mendoza”. - El 28/04/97 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG/97/003 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del Hospital Público de Autogestión del Proyecto de Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Provincia de Buenos Aires”. - Con fecha 24/06/97 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG/97/018 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del Proyecto de Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Ciudad de Buenos Aires”. - Cabe aclarar que con fecha 30/12/98 se suscribió el Proyecto PNUD ARG 98/040 “Apoyo a la formulación del Proyecto de Reforma del Sistema de Seguro de Salud II” el cual, según revisión C del 16/11/99 y de acuerdo a la enmienda del préstamo que nos ocupa del 28/07/99, se financia parcialmente con fondos provenientes del convenio de préstamo 3931-AR. ñ) Sección 4.01 y 4.02: Sistema contable. Parcialmente cumplida. Si bien la UEC tiene implementado un sistema contable, del mismo no surge la totalidad de los estados financieros auditados, solamente el Balance General. 17 Asimismo, se ha podido verificar que los certificados de gastos presentados al BIRF no surgen del sistema contable implementado. Al respecto nos remitimos al Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2002. 18 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al “Proyecto de Reforma del Sector Salud”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) y en las Unidades Ejecutoras (UEP) de las Provincias de Mendoza y de Buenos Aires y de la Ciudad de Buenos Aires así como de la UEP del Proyecto PNUD 98/040, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/01 I. UNIDAD EJECUTORA CENTRAL DEL PROYECTO 94/012 19 1. CONSULTORES NACIONALES a) Requisitos obligatorios para la contratación Observación: Se pudo verificar que dos de los consultores analizados no cumplen con el requisito de educación formal requerida para el rango en el que fueron categorizados. Comentario de la UEC: De acuerdo a la evaluación de las responsabilidades del puesto y de las tareas que los consultores debían desarrollar en cumplimiento de las respectivas funciones, se establecieron los correspondientes rangos y categorías de honorarios. En cuanto a la designación de los consultores, la misma se basó en la experiencia técnica demostrada por sus antecedentes en los campos específicos y por su trayectoria en Proyectos PNUD. Recomendación: El Proyecto debe ubicar al consultor conforme a los requisitos específicos exigidos para la función en la cual se propone su contratación, de acuerdo a lo estipulado en las normas del PNUD. b) Currículum Vitae Observación: Los currículos que integran las ternas de selección no consignan fecha de emisión en la mayoría de los casos. Asimismo, en algunos casos no poseían firma del consultor que den prueba de su autenticidad. Comentario de la UEC: De acuerdo a lo establecido por el Manual de Gestión de Proyectos Capítulo III punto 15 “ Los proyectos deben verificar la exactitud de los datos contenidos en el mismo”, no siendo una obligación la consignación de la fecha y la firma del candidato dando prueba de su autenticidad. Sin perjuicio de ello, se procederá a tener en cuenta dicha observación para un mejor control. 20 Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de posibilitar su identificación y de evitar su utilización sin su consentimiento. c) Contratos Observaciones: 1) En la mayoría de los casos analizados la verificación de Cancillería fue otorgada con posterioridad al inicio del contrato. 2) Los contratos celebrados en algunos casos no evidencian el control de avance trimestral previsto en el capítulo III.37 del Manual de Gestión de Proyectos. 3) La totalidad de los listados de contratos vigentes previstos en el capítulo III apartado B 43 del Manual de Gestión de Proyectos fueron presentados fuera de término. Comentarios de la UEC: 1) Para la celebración de los contratos se puede contar con la verificación ex ante o la convalidación ex post. Sin perjuicio de la modalidad de autorización que se aplique, es necesario manifestar que en ningún caso se han abonado honorarios a consultores cuyos contratos no hayan sido verificados y/o convalidados por Cancillería. 2) Desde el segundo semestre del 2001 se han modificado los términos de referencia de los contratos de consultores para cumplir con ese punto. 3) Se intensificará el control en dicho aspecto. Recomendaciones: Tener en cuenta la normativa PNUD en materia de Recursos Humanos. 21 2. SUBCONTRATOS –GENERALIDADES Observación: Los listados de contratos vigentes correspondientes a los cuatro trimestres del 2001 que debe presentar el Proyecto al PNUD de acuerdo a lo previsto en el capítulo III apartado C 53 del Manual de Gestión de Proyectos fueron presentados fuera de término. Comentario de la UEC: Se intensificará el control en dicho aspecto. Recomendación : Dar cumplimiento de la normativa PNUD en la materia. 3. SUBCONTRATOS DE DIRECCIÓN E INSPECCIÓN TÉCNICA DE OBRA (DIO) a) Hospital Evita de Lanús ( Pcia. De Bs.As.-monto $359.693,01) Observaciones: 1) No se tuvo a la vista el certificado de IVA correspondiente al mes de junio ($2.086,56). 2) La mayoría de los informes analizados no están firmados, no tienen fecha de presentación ni constancia de recepción por parte de la UEC. Comentarios de la UEP: 1) Constatada la omisión, se solicitó a PNUD la emisión y éste emitió el certificado Nº 35503 por $ 2.086,56 que una vez recibido por el Proyecto quedó a disposición del proveedor. 2) Se incrementarán los controles al respecto. Recomendación: Los informes deben presentarse suscriptos por la firma consultora a fin de responsabilizarse por su autoría intelectual y la UEC debe dejar constancia en los informes de la recepción realizada, a fin de verificar el cumplimiento de los plazos estipulados contractualmente. 22 b) Hospital Shestakow (Provincia de Mendoza – monto $ 430.230,89) Observación: Los informes analizados no tienen constancia de recepción por parte de la UEC, y en uno de los casos no tiene fecha de presentación. Comentarios de la UEP: Se incrementarán los controles al respecto. Recomendación: La UEC debe dejar constancia en los informes de la recepción realizada, a fin de verificar el cumplimiento de los plazos estipulados contractualmente 4. SUBCONTRATOS PARA FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL a) Organización y gestión hospitalaria de los Hospitales Iriarte de Quilmes y Petrona Cordero (Provincia de Buenos Aires – monto $ 1.148.672,00) Observaciones: 1) La documentación referente al concurso no forma parte de un expediente único. Se tuvo a la vista un bibliorato que si bien se encuentra foliado en su contenido, no está completo y no respeta un orden cronológico. Por lo expuesto el sistema de archivo utilizado por el Proyecto no permite garantizar la integridad de la documentación referida a la contratación. 2) No se tuvo evidencia de que se realice un análisis previo a los efectos de determinar las empresas a ser incluidas en la lista corta. 3) No se cumplió con las dos semanas mínimas que establece el Banco en las Normas de Selección y Contratación de Consultores (Evaluación de Costo cláusula 2.19) que deben mediar entre la notificación a las empresas calificadas y la apertura financiera, ya que ambas propuestas fueron analizadas en la misma fecha. 4) Tanto la solicitud del Proyecto como la posterior verificación de Cancillería son de fecha posterior a la firma del contrato. 5) Tanto las solicitudes de aprobación a Cancillería como al BIRF sobre la enmienda suscripta y las posteriores respuestas de ambos organismos son de fecha posterior a 23 la firma de dicha enmienda. Asimismo la entrada en vigencia de la misma es anterior a su firma. 6) La totalidad de los informes analizados no están firmados. Comentarios de la UEC: Si bien son aceptadas las observaciones efectuadas sobre dicho subcontrato, cabe mencionar que tanto el mismo como su proceso de contratación fue firmado y llevado a cabo durante los años 1999 y 2000. En la actualidad el área de adquisiciones y contrataciones del Programa está a cargo de la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud, la cual velará a través de sus especialistas por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por el Banco y por PNUD, como así también se tendrán en cuenta las observaciones mencionadas para futuras contrataciones. Recomendaciones: - Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto archivándolas en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de la información y garantizar la transparencia de la gestión. - Dar cumplimiento a las Normas del Banco y del PNUD en materia de selección y contratación de Firmas Consultoras. - Los informes deben presentarse suscriptos por la firma consultora a fin de responsabilizarse por su autoría intelectual. b) Organización y gestión hospitalaria de los Hospitales Scaravelli y Paroissiens (Provincia de Mendoza– monto $ 1.788.173,00) Observaciones: 1) La documentación referente al concurso no forma parte de un expediente único. Se tuvo a la vista un bibliorato que, si bien se encuentra foliado, en su contenido no está completo y no respeta un orden cronológico. Por lo expuesto, el sistema de archivo 24 utilizado por el Proyecto no permite garantizar la integridad de la documentación referida a la contratación. 2) No se tuvo evidencia de que se realice un análisis previo a los efectos de determinar las empresas a ser incluidas en la lista corta. 3) No se cumplió con las dos semanas mínimas que establece el Banco en las Normas de Selección y Contratación de Consultores (Evaluación de Costo cláusula 2.19) que deben mediar entre la notificación a las empresas calificadas y la apertura financiera. 4) Las verificaciones de Cancillería, tanto para el contrato como para la enmienda, son de fecha posterior a la firma de dichos documentos. Asimismo la entrada en vigencia de la enmienda es anterior a su firma. 5) La totalidad de los informes analizados no están firmados. Asimismo el informe final tiene fecha de recepción anterior a la de presentación del mismo. Comentario de la UEC: Si bien son aceptadas las observaciones efectuadas sobre dicho subcontrato, cabe mencionar que tanto el mismo como su proceso de contratación fue firmado y llevado a cabo durante los años 1999 y 2000. En la actualidad el área de adquisiciones y contrataciones del Programa está a cargo de la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud, la cual velará a través de sus especialistas por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por el Banco y por PNUD, como así también se tendrán en cuenta las observaciones mencionadas para futuras contrataciones. Recomendaciones: - Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto archivándolas en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de la información y garantizar la transparencia de la gestión. - Dar cumplimiento a las Normas del Banco y del PNUD en materia de selección y contratación de Firmas Consultoras. 25 - Los informes deben presentarse suscriptos por la firma consultora a fin de responsabilizarse por su autoría intelectual. c) Evaluación de resultados e impacto del Programa de Reforma del Sector Salud (monto $350.669,00 ) Observación: La totalidad de los informes analizados no están firmados y no tienen recepción por parte de la UEP. Comentario de la UEC: Los informes fueron recibidos a través de cartas de elevación firmadas por los responsables de la firma consultora, dichas cartas de elevación una vez constatada la entrega de los informes, fueron recepcionadas por la UEC. De acuerdo con la observación recibida tanto en las contrataciones vigentes como en las futuras, se exigirá la firma de la consultora y la recepción de la UEC en el cuerpo mismo del informe recibido. Recomendación: Los informes deben presentarse suscriptos por la firma consultora a fin de responsabilizarse por su autoría intelectual y la UEC debe dejar constancia en los informes de la recepción realizada, a fin de verificar el cumplimiento de los plazos estipulados contractualmente. 5. JUSTIFICACIONES DE LOS DESEMBOLSOS Observaciones: 1) Se han podido observar diferencias entre el monto solicitado y el desembolsado por el BIRF (desembolsado en defecto) de acuerdo al siguiente detalle: 26 SOE N° Categoría Total solicitado USD Total desembolsado USD 63 8 76.599,33 65.569,38 64 3 587.514,93 361.334,36 69 1 1.123.884,49 465.892,68 3 448.867,03 392.449,68 70/71 1 1.556.528,32 (1) 74 1 380.314,12 356.526,26 82 3 306.435,29 283.464,02 1.428.884,01 (1) Incluye USD 657.991,81 justificado en SOE N° 69. 2) Se mantiene la observación efectuada en el ejercicio anterior en cuanto a que existen discrepancias entre los importes imputados a las distintas categorías por el BIRF en el Monthly Disbursement Summary al 31/12/01 y los importes incluidos en el Estado de Solicitudes de Desembolso Acumuladas a la misma fecha. 3) El Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/01 expone para la categoría 2 Bienes, una compra de equipos que fue justificada erróneamente en la categoría 1 Obras por USD 4.359,88. Cabe aclarar que el Banco efectuó el desembolso considerando la imputación errónea a la categoría 1. Comentario de la UEC: Sin comentarios. Recomendación: Realizar los controles y las conciliaciones necesarias a fin de contar con información confiable sobre el Proyecto. 6. SISTEMA CONTABLE Observación: Si bien la UEC posee un sistema contable computarizado que comenzó a operar en el ejercicio 1997, del mismo no surge la totalidad de los estados financieros 27 auditados, solamente el Estado de la Situación Patrimonial del Proyecto. Asimismo, se ha podido verificar que los certificados de gastos presentados al BIRF no surgen del sistema contable implementado, lo que implica duplicidad y mayor margen de error en la carga de los datos. Comentario de la UEC: Sin comentarios. II. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO EN LA CIUDAD DE BUENOS AIRES PNUD ARG/97/018 1. FONDO DE REPARO - OBRAS Observación: Existe un error de cálculo en la determinación de la retención de fondo de reparo, ya que no se consideró el IVA incluido en los certificados correspondientes a las LPI N° 03 -OB-CBA y N° 04 –OB-CBA. Comentario de la UEP: (Comentario no procedente). Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de la gestión. 2. VARIACIONES DE OBRA Observaciones: a) No se tuvieron a la vista las garantías de ejecución de contrato correspondientes a las variaciones de obra abonadas durante el ejercicio, según lo previsto en la Sección 9 punto 51 (Ampliación de Garantías) correspondientes a la LPI 03. b) Las notas de aprobación hacen referencia a un importe de demasía sin tener en cuenta que ese importe se compone tanto de demasías como de economías, las cuales se desglosan en los respectivos certificados. 28 c) Se tuvieron a la vista variaciones aprobadas por la UEC con fecha posterior al período del certificado en el cual se incluyen las mismas. Comentario de la UEP: (Comentario no procedente) Recomendación: Dar cumplimiento a lo establecido para la materia en el Memorando de la Gerencia de Operaciones de la UEC del día 05/08/99 y a las estipulaciones contenidas en los documentos de licitación. 3. RUBRO OBRAS LPI 03 OB CBA Hospital Santojanni Observaciones: a) La documentación referente a la licitación no forma parte de un expediente único. Se tuvieron a la vista seis biblioratos los cuales, si bien se encuentran foliados, en su contenido, no están completos y no respetan un orden cronológico. Cabe aclarar que entre la documentación faltante se encuentran la no objeción al pliego del Banco Mundial, los pedidos de prórroga de la validez de la oferta y la conformidad de la misma correspondientes a la empresa que resultara adjudicataria, la designación de la comisión evaluadora de propuestas en cuyo dictamen se fundó la adjudicación, el informe elaborado por dicha comisión y la notificación de adjudicación a las empresas intervinientes. Por lo expuesto, el sistema de archivo utilizado por el Proyecto no permite garantizar la integridad de la documentación referida a la contratación. b) El llamado a licitación no posee fecha. c) En algunos casos las ofertas presentadas no están foliadas por los oferentes. d) Del análisis de las ofertas presentadas surge que existe documentación faltante tal como: pliego firmado, formulario de contrato, especificaciones técnicas, y estado económico financiero proyectado. 29 e) Las publicaciones en medios nacionales incluidas en el expediente son fotocopias, no encontrándose los originales. Comentario de la UEP: a) El archivo es efectuado de forma tal que facilite al personal de esta UEP el acceso a la documentación en cuestión en forma ágil. La documentación es controlada previamente a su archivo, por lo que garantiza que la misma se encuentra íntegramente archivada. En el expediente de preadjudicación consta la No objeción del BIRF al Pliego de Licitación, con observaciones. Dado que este expediente fue devuelto por el BIRF, debió confeccionarse un nuevo expediente, el que obtuvo la no objeción del BIRF. En cuanto a los pedidos de prórroga de validez de la oferta, dado que la garantía que obra en nuestro poder preveía la extensión de los plazos no se solicitó. b) La fecha del llamado a licitación es la de la publicación en los medios de difusión, en los que consta la fecha de apertura de la misma. c) En el acto de apertura de las ofertas, las empresas que cotizaron precios superiores, y como consecuencia de ello, sus ofertas quedaron mal posicionadas, a pesar de la solicitud de foliar y firmar las mismas, se opusieron, por el volumen de la tarea y nulas posibilidades de obtener la licitación. d) Los pliegos faltantes fueron utilizados para la ejecución de la obra. e) Los únicos documentos que se incorporan en fotocopia son aquellos que, por su naturaleza, se degradan con el paso del tiempo. (papel térmico de fax y periódicos). Recomendación: Archivar la documentación correspondiente a cada expediente en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de la misma. Dar cumplimiento a las especificaciones de los pliegos respectivos, dejando adecuada evidencia de las actuaciones realizadas a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los oferentes así como la transparencia de la gestión. 30 4. RUBRO EQUIPOS (LPI 03-EQ.-CBA) Observaciones: a- Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación hemos observado que no existe un sistema de archivo lógico que reúna la totalidad de la documentación y garantice la integridad de la misma. Asimismo el Proyecto elabora un expediente con fotocopias de determinada documentación correspondiente al mencionado proceso el cual se pudo observar que no respeta un orden cronológico. b- Del análisis de las ofertas presentadas surge que existe documentación faltante tal como: circulares aclaratorias, recibos por la compra del pliego, pliego firmado y garantías de seriedad de oferta o en su defecto constancia de la devolución de las mismas. Cabe aclarar que en el acta de evaluación de ofertas no se consignan faltantes en la documentación presentada por las empresas. c- En algunos casos las ofertas presentadas no están foliadas por los oferentes. (punto 18.2 pliego de bases y condiciones) d- El informe de la comisión evaluadora de ofertas no posee fecha y existen firmas sin aclaración. e- Se pudo verificar un sustancial atraso en la firma de los contratos, habiendo transcurrido, en algunos casos, desde la fecha de apertura hasta la suscripción de los mismos, más de ocho meses. f- El llamado a licitación no posee fecha. g- No se tuvieron a la vista las publicaciones en el Development Bussiness ni en el Boletín Oficial. Asimismo las publicaciones en medios nacionales incluidas en el mismo son fotocopias, no encontrándose los originales de las mismas. h- El pliego de bases y condiciones utilizado contiene cláusulas que se contraponen a la normativa fiscal y atenta contra la igualdad de oportunidades en sus estipulaciones para el caso de artículos no fabricados por el oferente, ya que: * en su cláusula 14.1.5 establece que en el caso de que el proveedor sea representante de una empresa del exterior el contrato se firmará con esta última, sin que se considere la evaluación de la capacidad financiera, técnica y productiva de la misma, 31 evaluándose únicamente al oferente local lo cual vulnera el principio de equidad entre los oferentes y podría generar perjuicios para el Proyecto. **en la cláusula 6.1.1 de las Condiciones Generales del contrato, sugiere la facturación por parte del proveedor o fabricante del exterior a los fines de obtener la franquicia diplomática, con lo cual el Proyecto la considera válida aunque el contrato se celebre con proveedores locales y el pago se les realice a éstos sin presentar factura de acuerdo a las resoluciones vigentes en materia de facturación. i- No se cumple el plazo de entrega previsto en la orden de compra para el lote 26. Asimismo con respecto al lote 16 la orden de compra no indica la fecha de aceptación de la misma lo que imposibilita verificar el cumplimiento de dicho plazo. j- Los bienes adquiridos en el lote 26 fueron cotizados por proveedores locales, con quienes se firmaron los contratos y quienes recibieron los pagos mientras que la UEP no solicitó la facturación de estos, liberando los pagos sólo contra las facturas de los fabricantes de los bienes (empresas del exterior). En el caso del lote 16 se produce similar situación salvo por el hecho de que al 31/12/01 no se había efectivizado el pago (se remite a las Aclaraciones Previas del Informe sobre Estados Financieros). k- No se tuvieron a la vista las actas de transferencia por los bienes adquiridos según lo indicado en la normativa PNUD. Comentarios de la UEP: a- El archivo es efectuado de forma tal que facilite al personal de esta UEP el acceso a la documentación en cuestión en forma ágil. La documentación es controlada previamente a su archivo, por lo que garantiza que la misma se encuentra íntegramente archivada. b- (Comentario no procedente). c- En el acto de apertura de las ofertas, las empresas que cotizaron precios superiores, y como consecuencia de ello, sus ofertas quedaron mal posicionadas, a pesar de la solicitud de foliar y firmar las mismas, se opusieron, por el volumen de la tarea y nulas posibilidades de obtener la licitación. 32 d- La fecha del informe de la comisión evaluadora es el de la elevación del Coordinador a la UEC para solicitar por su intermedio la No objeción del BIRF. e- Se toma debida nota. f- La fecha del llamado a licitación es la de la publicación en los medios de difusión, en los que consta la fecha de apertura de la misma. g- Se toma debida nota. h- El pliego utilizado es un documento base otorgado por el BIRF. i- Se toma debida nota. j- Los bienes adquiridos en los lotes 16 y 26 fueron cotizados por proveedores locales con quienes se firmaron los respectivos contratos. Los pagos se liberaron contra las facturas de los fabricantes de los bienes, empresas del exterior, ya que los proveedores locales actuaron en nombre de los fabricantes. Esta situación está prevista en el Pliego de Bases y Condiciones de la Licitación. k- No se implementó, se recepcionó el informe de recepción definitivo firmado por el Director del Hospital y el Jefe de Patrimonio del establecimiento. Recomendaciones: Archivar la documentación correspondiente a cada expediente en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de la misma. Dar cumplimiento a las especificaciones de los pliegos respectivos, dejando adecuada evidencia de las actuaciones realizadas a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los oferentes así como la transparencia de la gestión. 5. RUBRO INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES Observación: Los Informes Financieros correspondientes al primer y cuarto trimestre del ejercicio en cuestión fueron presentados en cancillería fuera de los términos previstos en la normativa PNUD. Comentario de la UEP: Sin comentario. 33 Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa PNUD en la materia. 6. RUBRO DISPONIBILIDADES Observación: En ningún caso se incluye, en el detalle de registraciones, el número de transferencia o cheque que permita su identificación, circunstancia que dificulta la realización de las respectivas conciliaciones bancarias. Comentario de la UEP: Sin comentario. Recomendación: Incluir en el detalle de todas las registraciones los datos necesarios para la correcta identificación de los pagos realizados. 7. CONTROL INTERNO Observación: Se pudo observar una marcada concentración de funciones en áreas que deben ser independientes, como por ejemplo el sector movimiento de fondos y el sector contable, el sector liquidaciones y el de pagos. Esto imposibilita el control por oposición de las operaciones. Comentarios de la UEP: Sin comentario. Recomendación: Establecer circuitos administrativo-contables que garanticen un adecuado nivel de control interno. 34 III. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PNUD ARG/97/003 1- EQUIPOS (LPI 05-Eq .PBA) Observaciones: a) Para los bienes adquiridos en los lotes 1, 5 y 6 se efectuó la evaluación de la capacidad financiera y técnica de los proveedores locales mientras que la firma del contrato, la facturación y los pagos se llevaron a cabo con una empresa del exterior, lo cual vulnera el principio de equidad entre los oferentes al no evaluarse la capacidad financiera, técnica y productiva de esta última, lo cual podría generar perjuicios para el proyecto. b) Las firmas del Acta de Apertura de Ofertas (de fecha 13/02/01) y del Informe de la Comisión Evaluadora de Propuestas (de fecha 22/03/01) no poseen aclaración. c) No se cumplió con el plazo de entrega de equipamiento previsto en el pliego de bases y condiciones para el lote 6. Comentarios de la UEP: a) En la auditoría practicada al ejercicio 2000 se realizaron observaciones que contenían entre otros este punto, al recibirlas ya estaban confeccionados los pliegos de la LPI y realizada la evaluación, lo que si se incluyó como recomendación de auditorías anteriores fue la firma del contrato con el proveedor del exterior y las transferencias al mismo. b) Esta observación fue realizada por la auditoría practicada por el ejercicio correspondiente al año 2000; dado que las mismas se recibieron en esta UEP con fecha posterior a las notificaciones producidas no se implementó esta modificación. c) El vencimiento del plazo de entrega operó el 26 de Julio de año 2001. A esa fecha el proveedor ya tenía la mercadería en condiciones de entregar, con fecha 10 de Julio el PNUD interviene la documentación para la liberación de derechos aduaneros. Durante este período se produjeron varias entregas, la UEP contaba con un solo consultor a efectos de recibir las provisiones, por lo cual la fecha de recepción en los hospitales 35 fueron acordadas telefónicamente a partir de los tres días hábiles siguientes, de acuerdo a la disponibilidad del consultor y de los responsables de los servicios. Ante esta situación no se consideró necesario proceder a una ampliación de plazo de entrega. Recomendaciones: a) Establecer procedimientos que garanticen la igualdad de oportunidades entre todos los oferentes. b) Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto. c) Arbitrar los medios para que se cumplan las estipulaciones de los pliegos de bases y condiciones. 2- SUBCONTRATOS-OBRAS (LPN 07 Ob PBA) 1- Antecedentes de la Licitación: Observaciones: a) Las firmas del Acta de Apertura de Ofertas y del Informe de la Comisión Evaluadora de Propuestas no poseen aclaración. b) El expediente analizado se encuentra sin foliar a partir del Contrato suscripto. Asimismo, dicho Contrato no posee número. Comentarios de la UEP: a) Esta observación fue realizada por la auditoría practicada al ejercicio anterior, dado que las mismas se recibieron en esta UEP con fecha posterior a la apertura y evaluación de esta licitación no se pudieron implementar. b) El expediente único se encuentra foliado y sellado hasta la firma del acta de inicio. La documentación que resta foliar son los certificados y los pagos, tarea que se esta realizando. No obstante, esta documentación esta amparada en la cronología de las actuaciones, notas de la GEO de aprobación de certificados, notas de la UEP solicitando autorización de pago y órdenes de pago. La observación realizada a la 36 falta de nº del contrato fue realizada en las actuaciones referidas al ejercicio anterior, dado que la firma del mismo se llevó a cabo con fecha anterior no se implementó. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto, de manera de garantizar la integridad de la información. 2- Certificación y pagos Observación: La documentación respaldatoria de los pagos efectuados no se encuentra foliada. Comentarios de la UEP: La documentación que resta foliar son los certificados y los pagos, tarea que se esta realizando. No obstante, esta documentación esta amparada en la cronología de las actuaciones, notas de la GEO de aprobación de certificados, notas de la UEP solicitando autorización de pago y órdenes de pago. Recomendación: Mantener archivos debidamente foliados a fin de garantizar la integridad de la documentación contenida en el mismo. 3- Variaciones de obra: Observación: a) No se tuvo a la vista la garantía de ejecución de contrato por el monto de las variaciones certificadas durante el ejercicio. b) El 61% de las demasías que se abonaron durante el ejercicio fueron ejecutadas antes de su aprobación. Comentarios de la UEP: a) Se solicitó ampliación de garantía en nota 26/10/01 pero la contratista no respondió al requerimiento. 37 b) Vista la observación realizada cabe aclarar que la aprobación del certificado y en consecuencia el posterior pago se realizaron una vez aprobadas las mismas. Recomendación: Dar cumplimiento a lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones y realizar en forma oportuna las aprobaciones correspondientes, evitando la realización de trabajos sin contar con esta condición.. 3- SUBCONTRATOS-OBRAS (LPI 05 Ob PBA) 1- Certificación y pagos: Observación: La documentación respaldatoria de los pagos efectuados no se encuentra foliada. Comentarios de la UEP: La documentación que resta foliar son los certificados y los pagos, tarea que se esta realizando. No obstante, esta documentación esta amparada en la cronología de las actuaciones, notas de la GEO de aprobación de certificados, notas de la UEP solicitando autorización de pago y ordenes de pago. Recomendación: Mantener archivos debidamente foliados a fin de garantizar la integridad de la documentación contenida en el mismo. 2- Variaciones de obra: Observación: Existen certificados de obra que incluyen variaciones en las cuales los precios unitarios indicados se expresan en diferente unidad de medida que la expuesta en la oferta. Asimismo en uno de los casos se pudo verificar que el precio unitario de la variación difiere del precio incluido en la oferta. Comentarios de la UEP: Las diferencias observadas en cuanto a la utilización de distintas unidades de medida en las variaciones aprobadas obedece a los siguientes 38 motivos al valorar las demasías no pueden expresarse utilizando como unidad de medida GL (global o general), deben detallarse cantidades y precios unitarios. Las diferencias entre precios unitarios de la oferta y precios incluidos en demasías, se debe a que ante la aparición de imprevistos, estos dan origen a tareas de mayor complejidad y nivel tecnológico. No obstante, existen análisis de precios pormenorizados aprobados por la DITO (Dirección e Inspección Técnica de Obra), UEP y UEC. Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de la gestión. 4- CONTROL INTERNO Observaciones: a) No se aplican procedimientos para la cancelación o anulación de facturas pagadas (p.e: sello). b) Como resultado de nuestras tareas llevadas a cabo en la UEP se pudo concluir que no existen evidencias suficientes de que la distribución de funciones y responsabilidades dentro del área de Administración y Finanzas favorezca el control por oposición de las operaciones. Comentarios de la UEP: a) Se toma nota de la observación realizada. b) La distribución de tareas está condicionada a los recursos existentes. Recomendación: Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados niveles de control interno. 39 5- INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES Observación: El informe correspondiente al primer trimestre del ejercicio 2001 fue presentado en Cancillería fuera de los términos previstos en la normativa PNUD. Comentarios de la UEP: El informe es enviado desde esta UEP, según registro de salidas, por nota nº 168/01 de fecha 6/04/01 con destino a la UEC para su posterior remisión a Cancillería. Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa PNUD. IV. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO PNUD ARG/98/040 1- CONSULTORÍA a) Control de legajos Observaciones: a) Las solicitudes de contratación no poseen número y en algunos casos son de fecha posterior al inicio de actividades indicado en el respectivo contrato. b) En la mayoría de los casos analizados tanto la intervención de Cancillería como la no objeción del BIRF son posteriores al inicio de actividades según contrato. Comentarios de la UEP: a) A partir del corriente mes las solicitudes deben ingresarse en el Sistema FOMS de manera que dependerá del PNUD el que se incluya o no la numeración. En cuanto a las fechas de las solicitudes las mismas se confeccionan ni bien se reciben las indicaciones de la Coordinación para la Contratación, y puede demorarse su presentación, en algunas oportunidades, más allá de la iniciación de las tareas ya sea porque faltan datos del consultor, documentación o alguna otra información que impida llenar dicha solicitud (gran parte de los consultores contratados residían en la 40 Provincia, criterio adoptado por la UEP para facilitar la articulación de las actividades con personal de Planta Permanente de las distintas áreas que integraban el Proyecto). Es de destacar que en ningún caso se efectuó pago alguno hasta no contar con todos los requisitos de contratación exigidos por la normativa PNUD. b) Si bien las no objeciones son posteriores al inicio del contrato, las mismas se solicitaron con la suficiente antelación, demorándose la respuesta del BIRF. No obstante en todos los casos no se efectuaron pagos sin no objeción. Es de destacar que en algunos casos la no objeción se obtenía informalmente por vía electrónica y con posterioridad se enviaba el pedido formal para agilizar el trámite. Con respecto a la convalidación de Cancillería, le corresponden las mismas justificaciones en cuanto a que no se efectuaron pagos antes de remitida la misma. La tardanza en la presentación no se debió a negligencia sino a la demora en enviar las confirmaciones de los contratos al área administrativa por parte de las autoridades encargadas de decidir las contrataciones o bien a la falta de documentación o información exigida a los consultores, siempre teniendo en cuenta que muchos de ellos viven en el interior del País. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto y dar cumplimiento a la normativa PNUD. b) Proceso de Selección: Observación: Los currículos que integran las ternas de selección no consignan fecha de emisión en la mayoría de los casos. Comentario de la UEP: Es correcta la observación, se tratará de poner especial atención para el cumplimiento de lo observado en el presente apartado. Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el Proyecto. 41 c) Análisis de Contratos Observaciones: a) Se tuvieron a la vista algunas enmiendas firmadas con posterioridad a la entrada en vigencia de las mismas. b) En el 39% de los casos analizados la fecha de firma tanto de los contratos como de las declaraciones juradas son posteriores al inicio de actividades según contrato. Comentarios de la UEP: a) y b) Las fechas de firma de los contratos, enmiendas y declaraciones juradas son posteriores a la iniciación del contrato por las razones ya explicadas con la misma circunstancia atenuante respecto del primer pago. Recomendación: El consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto se haya firmado el contrato y la declaración jurada que enmarca las relaciones jurídicas involucradas. d) Control de informes Observación: La mayoría de los informes analizados no tienen constancia de recepción por parte de la UEP. Asimismo en algunos casos no estaban firmados por el consultor ni tenían fecha de presentación. Comentarios de la UEP: (Comentario no procedente). Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto. 42 e) Información a presentar al PNUD Observación: Casi la totalidad de los listados de contratos de consultoría vigentes requeridos mensualmente por el PNUD fueron presentados fuera del plazo estipulado en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno. Comentario de la UEP: No podemos justificar esta tardanza, ya que los listados a que se hace mención en esta observación se presentaron hasta junio del año 2001, y ni los consultores ni las autoridades encargadas de los mismos permanecen actualmente en el Proyecto. Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa PNUD. 2- INFORMES FINANCIEROS AL PNUD Observación: La totalidad de los informes correspondientes al ejercicio 2001 fueron presentados en Cancillería fuera de los plazos previstos en la normativa PNUD. Comentarios de la UEP: En todos los casos los informes trimestrales fueron confeccionados en término, ya que los datos están disponibles el primer día del mes en que se presentan. Como es de conocimiento de la AGN y según normas vigentes, deben ser suscriptos por los Directores Nacionales, los que durante el año 2001 fueron reemplazados en tres oportunidades, situación por la que se demoró más tiempo de lo normal en obtener las firmas, ya que se nos solicitó extensa información adicional para analizarlos en detalle. Fueron regresados a la UEP firmados, en algunos casos a los 20 días o más de habérselos enviado. Recomendación: Verificar el cumplimiento de la Normativa PNUD. 43 V. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO DE LA PROVINCIA DE MENDOZA PNUD ARG/96/027 1- RUBRO INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES Observación: El Informe Financiero correspondiente al cuarto trimestre fue presentado en Cancillería fuera de los términos previstos en la normativa PNUD. Comentario de la UEP: Si bien el informe ha sido confeccionado con anterioridad, debe ser controlado y presentado por la Unidad Ejecutora Central, por lo que a veces no es posible su presentación en el tiempo correcto. Se toma en cuenta la observación. Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa PNUD en la materia. 2- RUBRO DISPONIBILIDADES Observación: En ningún caso se incluye en el detalle de las registraciones el número de transferencia o cheque que permita su identificación, circunstancia que dificulta la realización de las respectivas conciliaciones bancarias. Comentario de la UEP: La mayoría de los pagos se efectúan, mediante transferencia bancaria, y si bien no se identifican por su número, sí se especifica el nombre del proveedor. Se toma en cuenta la observación. Recomendación: Establecer adecuados circuitos administrativos y efectuar los controles necesarios a fin de garantizar la confiabilidad de la información del Proyecto. 3- CONTROL INTERNO Observaciones: a- Se pudo observar una marcada concentración de funciones en áreas que deberían ser independientes, como por ejemplo el sector de movimiento de fondos y el sector 44 contable, el sector liquidaciones y el de pagos. Esto imposibilita el control por oposición de las operaciones. b- En algunos casos, la fecha de emisión de los cheques y/o transferencias, es anterior a la fecha de la orden de pago respectiva. Comentarios de la UEP: a- Esto se debe a que en la Gerencia de Administración y Finanzas de la UEP sólo está previsto un consultor, a cargo de un Contador Público Nacional. No obstante a los efectos de separar las funciones, se instrumentó el control previo de la Dirección de Administración de Recursos del Ministerio de Desarrollo Social y Salud de la Provincia de Mendoza previo a la efectivización de los pagos. b- Efectivamente, en el caso de los pagos efectuados mediante las transferencias bancarias Nro.248/01 y 249/01 tienen fecha 30 de marzo de 2001, debido a que debemos consignar el día en que se le eleva al Sr. Ministro de Desarrollo Social y Salud para su firma. Las órdenes de Pago Nro.291/01 y 292/01 están fechadas 3 de abril de 2001 pero los pagos se efectuaron el día 5 de abril de 2001, según consta en los comprobantes de fax. Recomendaciones: Establecer circuitos administrativo-contables que garanticen un adecuado nivel de control interno. 4- EQUIPOS (LPI N° 03-EQ MZA) Observación: Se mantiene la situación verificada en el ejercicio anterior en cuanto a que las plantas de oxígeno instaladas en los hospitales Schestakow y Lagomaggiore continúan sin funcionar. Comentario de la UEP: Las mencionadas plantas no se encuentran habilitadas para su uso por la ANMAT, no obstante la autoridad sanitaria del Gobierno de la Provincia de Mendoza, Dirección de Farmacología del Ministerio de Desarrollo Social y Salud, solicitó 45 la visita de funcionarios de esa repartición a efectos de relevar las condiciones de instalación, operación y perfomance de las plantas productoras de oxigeno por tecnología P.S.A. El INAME (Instituto Nacional de Medicamentos) realizó un informe con recomendaciones para su uso y adaptación a la Resolución del Ministerio de Salud y Acción Social de la Nación N°1130/00. En este momento se ha solicitado al Coordinador Ejecutivo de la UEC – PRESSAL que agilice por ante el Sr. Ministro de Salud de la Nación el dictado de la norma que autorice el funcionamiento de las mismas. Recomendación: Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones contenidas en los documentos de licitación, a los efectos de evitar posibles conflictos de intereses y lograr mayor transparencia en la gestión. Para ello se recomienda que los pliegos contengan pautas precisas que no den lugar a diferencias de interpretación. 5- EQUIPOS (LPI N° 07-EQ MZA) Observaciones: a- El llamado a licitación no posee fecha. b- El Proyecto, tanto en solicitudes de documentación faltante de las ofertas como en pedidos de extensiones de validez de oferta, enuncia “días hábiles” como plazo para cumplimentar dichos requerimientos, pese a que el pliego de bases y condiciones enuncia en el punto 1.4 de las condiciones especiales de contrato que todos los plazos en “días” expuestos en los documentos de licitación serán considerados corridos. c- En la mayoría de los casos las ofertas presentadas no cumplen con el requisito de foliatura establecido en el punto 18.2 del pliego de bases y condiciones. d- Los bienes adquiridos en el lote 05 fueron cotizados por el proveedor local, con quien se suscribió el contrato y quien recibió los pagos, mientras que la UEP no solicitó la facturación de este, liberando los pagos sólo contra la factura del fabricante de los bienes (empresa del exterior). 46 e- No forma parte del expediente la publicación en el Development Bussinees. Asimismo las publicaciones en medios nacionales incluidas en el mismo son fotocopias, no encontrándose los originales de las mismas. f- El pliego de bases y condiciones utilizado contiene cláusulas que se contraponen a la normativa fiscal y atenta contra la igualdad de oportunidades en sus estipulaciones para el caso de artículos no fabricados por el oferente, ya que: • en su cláusula 14.1.5 establece que, en el caso de que el proveedor sea representante de una empresa del exterior, el contrato se firmará con esta última, sin que se considere la evaluación de la capacidad financiera, técnica y productiva de la misma, evaluándose únicamente al oferente local, lo cual vulnera el principio de equidad entre los oferentes y podría generar perjuicios para el Proyecto. • en la cláusula 6.1.1 de las Condiciones Generales del contrato sugiere la facturación por parte del proveedor o fabricante del exterior a los fines de obtener la franquicia diplomática, método que el Proyecto considera válido aunque el contrato se haya celebrado con proveedores locales y el pago se les realice a éstos sin presentar factura de acuerdo a las resoluciones vigentes en materia de facturación. g- En dos casos de los oferentes analizados se tuvieron a la vista garantías de oferta por un importe global para todos los lotes cotizados. Cabe aclarar que según la Sección I punto 7 del Pliego de Bases y Condiciones todas las ofertas debían acompañarse con una garantía por cada lote ofertado individualmente. h- Tanto para el lote 05 como para el 28 las garantías de fiel cumplimiento de contrato son de fecha posterior al contrato suscripto con las firmas adjudicatarias (fecha de contrato para ambos lotes 19/10/99, garantía de fecha 23/12/99 y 26/10/99 respectivamente), en tanto que la cláusula sexta del mismo indica que el proveedor entrega en ese acto la mencionada garantía. i- No se cumple el plazo de entrega previsto en la orden de compra para el lote 05. j- No se cumplieron los plazos de pago establecidos en las ordenes de compra para los lotes 05 y 28. 47 Comentarios de la UEP: a- Sin comentarios. b- Los plazos acordados en todos los casos se determinaron por días hábiles, por seguridad en el ingreso de documentación, ya que no contamos en la UEP con servicio de guardia o portería. Se toma en cuenta la observación. c- Efectivamente la Cláusula 18.2 Sección II Pliego de Bases y Condiciones impone la obligación entre otros requisitos, de presentar la oferta foliada. En el caso concreto y teniendo en cuenta que tan sólo se puede desestimar una oferta cuando ésta no cumpliera con requisitos sustanciales; en los términos dispuestos por la Cláusula 31.1 Sección II Pliego de Bases y Condiciones fue criterio adoptado por la Comisión Evaluadora de Propuestas que la no observancia de este requisito vinculado a la foliatura no constituía causa suficiente, por entender que se daba cumplimiento sustancial a los documentos de la Licitación y por ende aceptó ofertas obviando este requisito. No obstante lo manifestado precedentemente esta UEP conforma un expediente debidamente foliado. d- Conforme lo observado por la Auditoria General de la Nación en el Ejercicio 1999 y 2000, el criterio se modificó para preparar el Pliego de Bases y Condiciones de la LPI08-Eq.MZA, aunque la misma no se efectuó. Se toma en cuenta la observación. e- La publicación en el Development Business, efectivamente no formó parte del expediente en el cual se gestionó la norma legal que autorizaba el llamado a licitación, debido a que llegó con posterioridad. En el caso de las publicaciones de los diarios locales (Los Andes y UNO) se incluyeron los originales, no así en el caso del diario Clarín. Se toma en cuenta la observación. f- En línea general en las Adquisiciones de Equipamiento Médico realizadas a través de Licitaciones Internacionales donde el bien es fabricado por un proveedor del exterior, esta UEP solicitó la siguiente documentación: a) FACTURA DEL PROVEEDOR DEL EXTERIOR con toda la documentación respaldatoria necesaria para pedir franquicia diplomática. Esta factura debía ser 48 enviada a nombre del Proyecto y en forma adicional a nombre del representante o Agente en la República Argentina. b) CONTRATO FIRMADO CON EL REPRESENTANTE O AGENTE DEL PROVEEDOR DEL EXTERIOR (PROVEEDOR LOCAL) Y ORDEN DE COMPRA DEL PROYECTO confeccionada a nombre de dicho Representante Legal o Agente. c) PLIEGO DE BASES Y CONDICIONES de cada licitación con la indicación para el caso en que fuere necesario del procedimiento de facturación mencionado en el punto a) con la respectiva NO OBJECIÓN DEL BIRF. d) RECIBOS que acreditan el pago, emitido por el Proveedor Local, en concepto de cancelación de la factura emitida por el proveedor del exterior. (Pliego de Bases y Condiciones Cláusula 11.1 Sección IV). En algunos casos, los fabricantes y/o proveedores del exterior facturan por el total de la adjudicación y en otros, los proveedores locales facturan los gastos conexos. Estos criterios se adoptaron a partir de un acuerdo entre la Unidad Ejecutora Central y el resto de los organismos intervinientes. Conforme lo observado por la Auditoría General de la Nación en los ejercicios anteriores el criterio se modificó para preparar el Pliego de Bases y Condiciones de la LPI Nº 08 EQ. – MZA., aunque la misma no se efectuó. Se toma en cuenta la observación. g- Efectivamente en la Sección I Punto 7 del Pliego de Bases y Condiciones, se exigen garantías de mantenimiento de oferta que sean presentadas en forma individual por cada lote. Si bien es cierto que algunos de los oferentes analizados, han presentado una garantía global comprensiva de los importes correspondientes a la suma de lotes cotizados y no individualmente, la Comisión Evaluadora entendió que ello no constituía causal de rechazo de ofertas. Para arribar a esta conclusión se tuvo especialmente en cuenta lo dispuesto en la Cláusula 31.1 sección II del Pliego de Bases y Condiciones, en el sentido de que tan sólo se puede desestimar una oferta cuando ésta no cumpliera con los requisitos sustanciales del llamado. Evidentemente, en una sola garantía bancaria la 49 totalidad de los montos que debería garantizar, no constituye un requisito sustancial incumplido que permitiera arribar a la conclusión de que por ésta sola circunstancia debían desestimarse las ofertas. h- Dadas las distancias, la suscripción de los contratos no constituían un solo acto al momento de su firma, sino que por el contrario, los contratos eran firmados por la UEP y remitidos a las empresas adjudicatarias, quienes luego de suscribirlos los reenviaban en diferentes momentos, es decir individualmente o acompañados de las Garantías de Fiel Cumplimiento. Es por esta razón que las fechas, en algunos casos, no coinciden con la suscripción del contrato. Se toma en cuenta la observación. i- (Comentario no procedente) j- La Unidad Ejecutora Provincial solicitó en tiempo los fondos correspondientes a la contraparte provincial a fin de dar cumplimiento a las estipulaciones contractuales convenidas. No obstante como puede verificarse las órdenes de Pago solo alcanzaron la etapa del liquidado. Esto se debe a que es competencia exclusiva del Ministerio de Hacienda del Gobierno de Mendoza, fijar las prioridades de pago en función de la situación financiera de la provincia de Mendoza. Otro de los motivos por los que no se cumplió el plazo previsto para el pago del 20% del Lote N° 28, es que no se había recepcionado en esta UEP el Acta de Recepción Definitiva por parte del Hospital Alfredo I. Perrupato (19/03/01), razón por la cual considerábamos que existían inconvenientes en el equipo instalado. Posterior a ello se solicitó la correspondiente autorización a la Gerencia de Administración y Finanzas de la UEC para su pago (19/03/01). Recomendaciones: Los pliegos deben contener estipulaciones precisas que no den lugar a diferencias de interpretación a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los oferentes y la transparencia de la gestión. Asimismo, se debe garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente 50 B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO I. UNIDAD EJECUTORA CENTRAL PNUD ARG/94/012 1) INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES 94/012 Observaciones: a) El informe correspondiente al cuarto trimestre 2001 fue presentado en Cancillería fuera de los términos previstos en la normativa PNUD. b) El informe correspondiente al primer trimestre 2001 indica revisión presupuestaria vigente “P”, la cual no es la vigente a la fecha de presentación del mismo. Comentarios de la UEC: a) Se intensificarán los controles al respecto. b) Cabe mencionar que la revisión Q aprobada y firmada el 12/03/01 recién fue remitida por PNUD mediante nota de fecha 04/04/01 y recibida por el Proyecto con posterioridad a dicha fecha. Con el objeto de cumplir con el plazo establecido para la presentación del informe financiero trimestral, el mismo fue confeccionado inmediatamente luego del cierre (31/03/01) y elevado a la firma del Director Nacional antes de haber recibido la nota de PNUD informando la aprobación de la revisión Q. Recomendación: Realizar los controles necesarios para garantizar la confiabilidad de la información teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el Manual de Gestión de Proyectos del PNUD. 2) CONSULTORES NACIONALES Informes Observación: Se tuvieron a la vista órdenes de pago con fecha de emisión anterior a la recepción de los informes por parte de la UEC. Asimismo en uno de los casos 51 analizados la fecha de presentación del informe es posterior a la de recepción del mismo. Comentario de la UEC: Si bien pudo haberse recibido algún informe final con posterioridad a la fecha de liquidación de honorarios y emisión de la orden de pago, en ningún caso se efectivizó el pago sin contar con la correspondiente factura y el respectivo informe final según contrato. No obstante ello, es necesario mencionar que en la actualidad se han separado las funciones del área de Recursos Humanos y de Administración y Finanzas, lo cual incrementará el sistema de control por oposición de la documentación requerida para la liquidación y pago de honorarios. Recomendación: Verificar el estricto cumplimiento de los plazos y objetivos establecidos en los términos de referencia. 3) SUBCONTRATOS DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA PARA FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 1) Organización y gestión hospitalaria de los Hospitales Iriarte de Quilmes y Petrona Cordero (Provincia de Buenos Aires – monto $1.148.672,00) Observaciones: 1) No formaban parte del expediente, que nos fue suministrado, los modelos de la Carta de Invitación, Términos de referencia, Información suplementaria para consultoras y Contrato que fueron enviados al Banco para su no-objeción. Asimismo no se tuvieron evidencias de las razones por las cuales el Proyecto solicitó la no-objeción para una lista corta de seis firmas consultoras y el Banco la otorgó sólo para cuatro firmas. 2) La Comisión de Evaluación que efectuó el análisis de las propuestas técnicas y financieras según se expone en las actas 2 y 3 no coincide con la que fue designada a tales efectos según acta del 25/11/99. 52 3) Las planillas de evaluación individual no tienen fecha de realización, hacen referencia a otro hospital y en algunos casos no cuentan con aclaración de los firmantes. 4) De acuerdo a la nota Nº390/01 que constituye la solicitud de no objeción a la enmienda Nº1 del contrato celebrado el 17/12/99, la fecha original del mismo es desde el 17/12/99 hasta el 23/08/01, habiéndose iniciado la prestación de los servicios recién el 01/03/00, motivo por el cual debería efectuarse una reducción de 54 días (del 30/06 al 23/08) a los efectos de no exceder la fecha de finalización del proyecto (30/06/01). Al respecto cabe aclarar que según cláusula 2.3 el contrato expirará a los 540 días contados a partir del comienzo de la prestación de los servicios, el cual según cláusula 2.2 debía tener lugar dentro de los 30 días siguientes a la fecha de entrada en vigor (17/12/99) o en la fecha posterior que las partes convengan por escrito, no constando en el expediente tenido a la vista evidencia alguna de que se haya fijado por escrito una fecha posterior para el comienzo de la citada prestación. Por todo lo expuesto no se pueden determinar las razones que dieron lugar a la firma de una enmienda al contrato original el cual cumplido en todos sus términos no hubiera excedido la fecha de finalización del programa. Comentario de la UEC: Si bien son aceptadas las observaciones efectuadas sobre dicho subcontrato, cabe mencionar que tanto el mismo como su proceso de contratación fue firmado y llevado a cabo durante los años 1999 y 2000. En la actualidad el área de adquisiciones y contrataciones del Programa está a cargo de la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud, la cual velará a través de sus especialistas por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por el Banco y por PNUD, como así también se tendrán en cuenta las observaciones mencionadas para futuras contrataciones. 53 Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del proyecto a fin de garantizar la eficiencia y la transparencia de la gestión. 2) Organización y gestión hospitalaria de los Hospitales Scaravelli y Paroissiens (Provincia de Mendoza– monto $1.788.173,00) Observaciones: 1) El contrato celebrado con la firma adjudicataria establece un plazo de ejecución de 545 días que finaliza el 01 de febrero de 2002, excediendo la fecha de finalización de actividades del PRESSAL del 30/06/01. Como consecuencia de lo expuesto debió celebrarse una enmienda que redujo el plazo de ejecución en 215 días. 2) No constan en el expediente las razones por las cuales, desde el acta de apertura de ofertas hasta la evaluación técnica de las mismas, transcurrieron 4,5 meses. Asimismo se solicitaron en varias oportunidades ampliaciones al período de validez de la oferta, una vez vencidos sus respectivos plazos. 3) Se tuvieron a la vista evaluaciones realizadas por otros miembros de la Unidad Ejecutora, las cuales no se encuentran plasmadas en ningún acta y son de fecha anterior a las que tiene en cuenta el acta de evaluación definitiva. 4) No forma parte del expediente el recálculo final de la evaluación financiera, únicamente se tuvo a la vista un ejemplar sin firmar en el cual se recomienda la contratación de otra consultora y no la que resultó adjudicataria. Comentario de la UEC: Si bien son aceptadas las observaciones efectuadas sobre dicho subcontrato, cabe mencionar que tanto el mismo como su proceso de contratación fue firmado y llevado a cabo durante los años 1999 y 2000. En la actualidad el área de adquisiciones y contrataciones del Programa está a cargo de la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud, la cual velará a través de sus especialistas por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por el 54 Banco y por PNUD, como así también se tendrán en cuenta las observaciones mencionadas para futuras contrataciones. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto a fin de garantizar la eficiencia y la transparencia de la gestión. 3) Evaluación de resultados e impacto del Programa de Reforma del Sector Salud (monto $350.669,00 ) Observaciones: 1) El expediente fue refoliado en su totalidad con fecha 18/01/02, subsanando los errores de foliatura que esta auditoría ya había verificado en el mismo con respecto a la cronología de los documentos incluidos. Asimismo, toda la documentación correspondiente a esta contratación se encuentra ubicada en carpetas foliadas de abajo hacia arriba, por lo que se dificulta su seguimiento ante documentos de más de una foja. 2) No se tuvo a la vista en algunos de los casos la constancia de recepción de las cartas de invitación. Cabe aclarar que se procedió a invitar a 6 firmas consultoras, de las cuales sólo 2 presentaron propuestas, superando la evaluación técnica una sola firma. 3) El Proyecto envió a la firma consultora la solicitud de prórroga del mantenimiento de oferta una vez vencido el plazo de validez del mismo. 4) De la evaluación técnica realizada en primera instancia surgen errores aritméticos, tales como la superación del puntaje máximo a obtener en uno de los ítems. Comentarios de la UEC: 1) Tomado conocimiento de dicha observación se tendrá en cuenta en futuras contrataciones. 2) (Comentario no procedente). 55 3) La solicitud de extensión de validez de oferta se presentó con cinco días de atraso debido a la demora del Banco en otorgar su no objeción. No obstante cabe mencionar que las dos empresas respondieron en forma afirmativa. 4) El error aritmético mencionado ocurrió en un sub-item no afectando el resultado final de la evaluación, no obstante el mismo fue corregido rápidamente informándolo al Banco. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto a fin de garantizar la eficiencia y la transparencia de la gestión. II. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO EN LA CIUDAD DE BUENOS AIRES PNUD ARG/97/018 1) RUBRO OBRAS (LPI 03 OB CBA Hospital Santojanni) Observaciones: a) No se tuvo a la vista la Garantía de Fiel Cumplimiento establecida como requisito para la firma del contrato en la cláusula 34.1 del pliego de Bases y Condiciones que fuera solicitada en la carta de aceptación de fecha 26 de mayo de 2000. Cabe aclarar que todas las garantías que nos fueran suministradas inician su vigencia en el año 2001. b) Entre la apertura de las ofertas (15/09/99) y el dictamen de la Procuración General de la Ciudad de Bs. As. (23/12/99) transcurrieron más de 90 días lo cual excede el plazo previsto para el mantenimiento de las ofertas sin que se hayan tenido evidencias de la solicitud de ampliación de dicho plazo. Asimismo la firma del contrato tuvo lugar pasados los 150 días del citado dictamen sin que consten las razones que justifiquen tales dilaciones. c) No se tuvieron a la vista las notificaciones a las empresas participantes del resultado de la licitación. 56 d) La constancia de recepción de la circular Nª 1 no forma parte del expediente y no tiene fecha. e) Según cláusula 50.2 Sección 4 “ Datos del Contrato” del Pliego de Bases y Condiciones, el contratista debe presentar al contratante en el término de 120 días corridos contados a partir de la recepción del anticipo de la obra la documentación respaldatoria de la utilización del mismo en insumos para la ejecución de ésta. Al respecto se tuvo a la vista un sobre sin fecha de recepción ni de presentación, por lo cual no es posible determinar si la rendición tuvo lugar dentro del plazo establecido. No obstante ello, facturas contenidas en el mismo exceden el plazo previsto, ya que el anticipo fue efectuado el 19/07/00 cumpliéndose los 120 días el 16/11/00, y se incluyen facturas de enero de 2001. f) Cabe aclarar que la sumatoria de comprobantes con fecha anterior al 16/11/00 asciende a $ 379.251,14 y equivale al 53% del monto anticipado. Solicitado por esta auditoría, el comprobante de devolución del monto no utilizado, la UEP respondió que no existe sobrante del anticipo. De lo expuesto surge que la empresa no cumplió y la UEP no exigió el cumplimiento en término de lo establecido en el pliego de bases y condiciones generales. g) Existe un error en el Informe de la Comisión Evaluadora en relación al monto ofrecido por una de las empresas intervinientes; cabe aclarar que el mencionado error no modifica el resultado de la licitación. h) No se cumplió con el plazo de ejecución previsto (365 días), firmándose un acta convenio de ampliación (de 281 días hasta 30/03/02) 148 días después de vencido dicho plazo. Cabe aclarar que la mencionada acta tiene por objeto autorizar la ampliación que según consta en el artículo segundo de la misma fuera solicitada por nota de pedido Nº 507 del 21/09/01 (93 días después del vencimiento) y Nº 548 del 19/10/01 (pasados 121 días del vencimiento). Cabe destacar que las firmas consignadas no tienen aclaración. Comentarios de la UEP: 57 a) Como consecuencia de dificultades financieras de la compañía aseguradora, la contratista presentó una nueva póliza de seguro de caución, en reemplazo de la vigente hasta mayo de 2001 cuya copia obra en nuestros archivos. b) El expediente de preadjudicación fue elevado al BIRF el 27 de diciembre de 1999. El BIRF devolvió esta presentación solicitando sucesivas aclaraciones. Las mismas fueron respondidas oportunamente. Habiendo incorporado las observaciones del BIRF el expediente fue elevado nuevamente. Con fecha 23 de mayo de 2000, el BIRF emitió finalmente la no objeción a este contrato. Asimismo, en el período mencionado se produjo el cambio de autoridades nacionales, lo que motivó un notorio atraso de todos los trámites que se encontraban pendientes de resolución. c) (Comentario no procedente). d) La constancia de recepción de la circular Nº 1 consta en nuestros archivos. e) Sin comentario. f) Sin comentario. g) Las comunicaciones mencionadas son las finales. La solicitud de ampliación de plazo se inició el 19/06/01 con la nota de pedido Nº 427. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto. Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones contenidas en los pliegos de bases y condiciones y en los contratos celebrados a fin de evitar posibles conflictos de intereses y lograr mayor transparencia de la gestión. Para ello se recomienda que los pliegos contengan pautas claras que no den lugar a diferencias de interpretación. (LPI 04 Hospital Durand) Observaciones: a) La contratista incurrió en numerosos incumplimientos del contrato celebrado, tales como paralización de la obra, demoras en el reinicio de las actividades previsto en el Acta Acuerdo celebrada el 01/03/01, porcentajes de certificación inferiores al 58 previsto en el plan de trabajos aprobado. Por todo lo expuesto la UEP procedió a la rescisión del contrato, y a la ejecución de la garantía correspondiente, la cual no había sido percibida al 31/12/01 (se remite a lo expuesto en Alcance del Informe sobre estados financieros). b) El expediente correspondiente a la rescisión del contrato sí bien se encuentra foliado no respeta el orden cronológico lo cual dificulta el seguimiento y análisis de las actuaciones. Comentarios de la UEP: a) Se ha efectuado el reclamo correspondiente. A raíz de no haber prosperado el mismo, este trámite queda a cargo de la Procuración General de la Ciudad de Buenos Aires. b) El archivo es efectuado de forma tal que facilite al personal de esta UEP el acceso a la documentación en cuestión en forma ágil. La documentación es controlada previamente a su archivo, por lo que garantiza que la misma se encuentra íntegramente archivada. Recomendación: Archivar la documentación en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de la misma. 2. RUBRO EQUIPOS (LPI 03 EQ. CBA) Observaciones: a) No se puede determinar si se cumplió con el plazo de pago previsto en la orden de compra para el lote 26, ya que las actas de recepción definitiva firmadas por los responsables del Hospital no tienen fecha. b) La UEP no llevó a cabo la certificación de la entrega con el Informe de Recepción firmado por el Director Nacional de Proyecto (DNP) tal cual lo indica la normativa PNUD (para lote 26). c) El contrato celebrado con la empresa adjudicataria del lote 16 carece de aclaración de firmas, con lo cual no es posible verificar la representatividad de los firmantes. 59 d) No se tuvieron a la vista las constancias de comunicación del resultado de la licitación para el lote 16 a todos los oferentes. A su vez en lo que respecta al lote 26 las notificaciones fueron cursadas a los no adjudicatarios 70 días después de la firma del contrato. e) La orden de pago Nº 021 del 28/11/2001 indica como proveedor al adjudicatario del lote 16, pero ordena la emisión del cheque a nombre del adjudicatario del lote 26. Comentarios de la UEP: a) Se toma debida nota. b) No se implementó, se recepcionó el informe de recepción definitivo, firmado por el Director del Hospital y el Jefe de Patrimonio del establecimiento. c) Se toma debida nota. d) Se toma debida nota. e) (Comentario no procedente). Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto. Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones contenidas en los pliegos de bases y condiciones y en los contratos celebrados a fin de evitar posibles conflictos de intereses y lograr mayor transparencia de la gestión. Dar cumplimiento a la normativa PNUD. 3. RUBRO DISPONIBILIDADES Observaciones: a) Se pudo verificar la contabilización de partidas hasta cinco meses después de efectuado el débito en el banco. b) Las conciliaciones bancarias no indican quién las realizó ni quién las revisó. A su vez la conciliación del mes de diciembre que nos fuera proporcionada tiene errores en su confección en cuanto a fechas, saldo según extracto y partidas pendientes. 60 c) Se verificó la emisión de dos órdenes de pago con el mismo número y distinta fecha sin que ninguna de ellas haya sido anulada. d) No se respeta la correlatividad numérica entre la emisión de cheques y de órdenes de pago. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Establecer circuitos administrativo-contables que garanticen adecuados niveles de control interno. III. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PNUD ARG/97/003 1- SUBCONTRATOS – OBRAS (LPN 07 Ob PBA) 1- Antecedentes de la Licitación: Observaciones: a) El proceso de selección llevado a cabo (Licitación Publica Nacional), no cumple con lo establecido en el Anexo 4, Sección 1, Parte C (b) del Convenio de Préstamo, ya que el monto máximo para esta modalidad es de U$S 3.000.000.- por cada contrato. Siendo el monto contractual de esta obra de $ 4.175.157,03 (IVA incluido). b) La garantía de ejecución de Contrato fue entregada fuera de los plazos estipulados en el Pliego de Bases y Condiciones. c) Mediante nota 476/01 del 26/10/01 el proyecto solicita a la empresa contratista una nueva garantía de fiel cumplimiento de contrato o la extensión de la vigente, cuyo vencimiento operaba el 01/11/01. No obstante ello, sin haber recibido respuesta de la empresa, el 31/10/01 se procede a firmar un acta acuerdo que prorroga el plazo contractual hasta el 31/12/01. Cabe aclarar que dicho incumplimiento es uno de los motivos considerados para fundamentar la rescisión del contrato de fecha 21/12/01. 61 Comentarios de la UEP: a) En nota del 2 de agosto de 2000 dirigida al Coordinador Ejecutivo del PRESSAL se hace mención a que se considere la posibilidad de instrumentar la licitación mediante una LPN dado la necesidad de acelerar tiempos para realizar el llamado. Con posterioridad el BIRF avaló este pedido con la respectiva no objeción. b) Es facultad de la contratante anular la adjudicación sujeto a la falta de presentación de la garantía y no firma del contrato dentro de los 30 días de recibida la carta de aceptación, según la cláusula 34.3: “El incumplimiento de las condiciones estipuladas en la Subclausula 33.2 y 34.1, por parte del adjudicatario podrá constituir causa suficiente para anular la adjudicación y ejecutar la garantía de oferta”. Esta UEP dio curso a la solicitud de prórroga presentada por la contratista y procedió a firmar contrato dentro de los plazos previstos por el Pliego. c) Se dio curso a la firma del acta acuerdo, vista la aprobación técnica de la prórroga. Recomendación: Verificar el cumplimiento de las cláusulas del Convenio de Préstamo y del Pliego de Bases y Condiciones. 2- Certificación y pagos: a) En el certificado N° 4 existen dos planillas finales de las cuales una no coincide con el importe aprobado. b) El porcentaje de avance parcial reflejado en el certificado N° 5 es erróneo, asimismo en el N° 11 no se plasmó el porcentaje de avance correspondiente. c) Analizado el certificado N° 7 se pudo determinar que la suma de los ítems no se corresponde con el importe total del certificado. Asimismo en algunos ítems no coinciden los porcentajes parciales expuestos con los importes certificados para dichos ítems. d) El comprobante de reintegro de IVA correspondiente al pago del certificado N° 7 fue solicitado con hasta 10 meses de diferencia respecto de la fecha de pago del 62 mencionado certificado. Asimismo en el comprobante que se tuvo a la vista no consta recepción por parte de la empresa contratista. Comentarios de la UEP: a) La planilla adjunta en primer término no es válida, se detectó el error se procedió a su corrección quedando adjunta al certificado. La segunda planilla se corresponde con el total de la documentación. b) El porcentaje de avance observado es el de la planilla general. Es una planilla resumen que toma valores de las parciales, en muchas oportunidades, personal afectado a obras detectaba errores en forma previa a la firma de los certificados, en virtud de los cuales se encomendaba a la DITO, solicitara a la contratista su corrección. En esta oportunidad no se detectó el error. Para todos los casos planteados los totales por edificio son coincidentes con el total certificado. c) Idem punto b). d) Las solicitudes de reintegros al Programa de las Naciones Unidas se viabilizaban con el pedido de autorización de pago ante la UEC. Automáticamente la UEC remitía a Naciones Unidas la factura y solicitaba la emisión del comprobante. A posteriori las empresas retiraban el comprobante de reintegro en la UEC, la cual nos remitía las constancias. En esta oportunidad la UEC omitió realizar el pedido. Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de la gestión. 2- SUBCONTRATOS-OBRAS (LPI 05 Ob PBA) Certificación y pagos: Observaciones: a) No se tuvieron a la vista las nuevas pólizas de seguro o extensiones de las existentes que debería haber presentado la empresa contratista una vez ampliado el plazo para la 63 finalización de las obras, según lo previsto en la cláusula 12 de la Sección IV de las Condiciones del Contrato del Pliego de Bases y Condiciones. b) Se tuvieron a la vista dos planillas correspondientes al certificado N° 15 que reflejan distintos importes para la demasía N° 43. c) Los comprobantes de reintegro de IVA correspondientes a los pagos de los certificados N° 1, 2 (devolución de fondos de reparo), 11 y 15 fueron solicitados con hasta 15 meses de diferencia respecto de la fecha de pago de los mencionados certificados. Asimismo en los comprobantes que se tuvieron a la vista no consta recepción por parte de la empresa contratista. Comentarios de la UEP: a) De los antecedentes obrantes no se registran pedidos de ampliación de plazo de vigencia de los seguros previstos en la cláusula 12 por el último período de ampliación de obras. b) Una de las planillas no es válida. Ante el error detectado se solicitó vía DITO la corrección a la contratista. Cuando ésta armó los juegos en alguno de ellos quedó inserta la planilla a modificar junto a la corregida. c) Las solicitudes de reintegros al Programa de las Naciones Unidas se viabilizaban con el pedido de autorización de pago ante la UEC. Automáticamente la UEC remitía a Naciones Unidas la factura y solicitaba la emisión del comprobante. A posteriori las empresas retiraban el comprobante de reintegro en la UEC, la cual nos remitía las constancias. En esta oportunidad la UEC omitió realizar el pedido. Recomendación: Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones contenidas en los pliegos de bases y condiciones a fin de evitar posibles conflictos de intereses y lograr mayor transparencia de la gestión. 64 3- EQUIPOS (LPI- 05-Eq-PBA) Observaciones: a) El expediente no se encuentra foliado en su totalidad, ya que se interrumpe dicha foliatura en los últimos cuerpos del mismo. b) La comunicación del resultado de la licitación a los oferentes que no resultaron adjudicatarios se realizó en dos fechas distintas (18/04/01 y 30/04/01). En cada una de estas fechas se utilizó un mismo número de nota para la totalidad de las notificaciones emitidas. c) El plazo de entrega establecido en las órdenes de compra correspondientes a la totalidad de los lotes analizados por esta auditoría es inferior al previsto en el pliego de bases y condiciones. d) No se tuvo a la vista el recibo correspondiente a la firma adjudicataria del lote N° 6 por un importe de $ 339.880,00, abonado a través de transferencia bancaria, la cual fue verificada. Comentarios de la UEP: a) El expediente único se encuentra foliado hasta las actuaciones previas al contrato, el último cuerpo contiene los contratos, actas acuerdo, devoluciones de garantías. Se procederá a completar esta tarea. b) (Comentario no procedente). c) En oportunidad de confeccionarse el Pliego de la LPI-05-EQ se modificó el plazo de entrega que se había solicitado en las anteriores licitaciones, incrementándolo en 10 días para dar cumplimiento a la entrega, puesta en marcha y capacitación. Al emitirse las órdenes de pago no se advirtió el error de impresión. No obstante se consideraron los plazos previstos en el Pliego de Bases y Condiciones. d) Sin comentarios. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto. 65 4- CONTROL INTERNO Observación: Analizado el archivo de órdenes de pago se pudo verificar que en algunos casos las mismas no respetan la correlatividad numérica con respecto a su fecha de emisión. A su vez se detectaron faltantes de dichos documentos. Comentarios de la UEP: Todas las órdenes de pago tienen su número y se corresponden con la correlatividad de los cheques emitidos. Solo se observaron entre los meses de mayo y junio órdenes mal archivadas con posterioridad a su emisión. Lo mismo ocurrió con las órdenes de pago faltantes. Recomendación: Establecer circuitos administrativos-contables que garanticen un adecuado nivel de control interno. IV. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO PNUD ARG/98/040 1- CONSULTORÍA Proceso de Selección: Observaciones: a) En la totalidad de los legajos analizados no existen evidencias del proceso de selección efectuado por el Proyecto para la contratación de consultores, sólo se tuvo a la vista una nota del Coordinador indicando el resultado del mismo. Asimismo en uno de los casos esta nota es posterior al inicio de actividades según contrato. b) En uno de los casos analizados por esta auditoría se procedió a contratar a un consultor (profesional en sistemas) incluyendo en su terna de selección dos estudiantes de la misma carrera, siendo el puesto a cubrir una categoría B rango I, para el cual es indispensable tener título profesional. c) Se efectuó la contratación directa de un consultor, sin que conste en el legajo justificación alguna. 66 d) Los currículos que integran las ternas de selección en algunos casos no tienen recepción por parte de la UEP ni poseen firma del consultor que den prueba de su autenticidad. Comentarios de la UEP: a) En los legajos, actualmente, existen notas que indican que, teniendo en cuenta los términos de referencia del consultor, el coordinador decide su contratación. Los casos en que no están incluidas las mismas corresponden a la Coordinación anterior a Octubre del 2001. En el caso de la nota no podemos dar cuenta de las razones de estas inconsistencias ya que la autoridad que firmó ya no presta servicios en el Proyecto y tampoco es la misma la persona encargada de contrataciones. b) No podemos dar explicaciones por las mismas razones que en el punto anterior. La selección no fue efectuada por consultores que actualmente presten servicios en el Proyecto. c) Idem punto anterior. d) Es correcta la observación, se tratará de poner especial atención para el cumplimiento de lo observado en el presente apartado. Recomendaciones: a) Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas dejando constancia en los legajos correspondientes a cada consultor. b) Tener en cuenta la normativa PNUD en materia de Recursos Humanos. c) Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. 67 Pago de Honorarios: Observaciones: a) Se tuvo a la vista un contrato celebrado por $ 4.228,00 por el cual se abonaron dos pagos de $ 2.164,00, superando en $ 100,00 el monto contractual, cabe aclarar que el cronograma de pagos adjunto al citado contrato repite el mismo error. b) En algunos casos los recibos/facturas emitidas por los consultores no tienen fecha. Comentarios de la UEP: a) El contrato celebrado por $ 4.228.- por el que se abonaron dos pagos del $ 2.164.- fue un error del Sistema Integrado FOMS. Los pagos se corresponden con la categoría del consultor, por lo tanto son correctos, pero el Programa de PNUD cometió un error al calcular el total del contrato. En el cronograma de pagos ocurrió lo mismo. Lo hemos comunicado al Organismo para que elimine este error del programa dejando en claro que este no es detectable por la UEP ya que el único dato que se maneja al cargar los contratos en el sistema es la Categoría, del cual el mismo calcula el honorario mensual y el total del contrato. b) Con respecto a las fechas omitidas en las facturas de los consultores, se tendrá más cuidado en el control en lo sucesivo. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto. Análisis de Contratos: Observación: Se tuvieron a la vista algunas enmiendas que no modifican en ninguno de sus términos los contratos originales. Comentario de la UEP: Sin comentario. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones del Proyecto. 68 Control de Informes: Observaciones: a) Se detectaron algunos casos en que la fecha de recepción de informes por parte de la UEP es posterior a la nota del Coordinador aprobando el mismo y liberando el pago. b) Se tuvieron a la vista informes conjuntos, modalidad no prevista expresamente en el contrato celebrado ni en los términos de referencia. Comentarios de la UEP: a) La nota de aceptación del coordinador aprobando los informes puede ser anterior a la presentación formal del mismo porque, teniendo en cuenta que los consultores desempeñaban sus funciones en Chubut, Río Negro y Santa Fe, no disponiendo de fondos suficientes el Proyecto para abonar viáticos, los mismos se adelantaban por mail, cuya copia era leída por el Coordinador y aprobada. Con posterioridad se recibían las versiones firmadas, en ocasión de viajar los consultores a esta Capital. b) Las provincias formaban equipos bajo la supervisión de un coordinador local. Para la ejecución de tareas a cargo de un consultor profesional y su asistente, la modalidad de los informes era de presentación conjunta. Esta se adoptó particularmente para las áreas de Informática y Económica Financiera. De todas formas los términos de referencia concuerdan con el tipo de tareas llevadas a cabo por cada consultor, y los informes en estos casos fueron firmados por todos los intervinientes. Recomendación: Verificar el cumplimiento de lo estipulado en los contratos suscriptos y sus respectivos términos de referencia. 2- VIAJES Y VIATICOS Observaciones: a) Se tuvieron a la vista solicitudes de pasajes que no cumplen con el plazo mínimo de cinco días previos al viaje para su presentación previstos en la normativa PNUD. 69 b) Se procedió a reintegrar gastos de pasaje por viajes realizados para asistir a talleres organizados por el Proyecto, los cuales no fueron solicitados a la agencia autorizada por PNUD. c) En uno de los casos analizados por esta auditoría se reintegraron gastos de un viaje en remis desde la provincia de Santa Fe a Buenos Aires por valor de $ 300,00 siendo esta una modalidad no contemplada en el Manual de Gestión de Proyectos. A su vez se verificó que se abonaron gastos terminales por el mencionado trayecto. Comentarios de la UEP: a) La observación es correcta si bien es de destacar que, de acuerdo a las necesidades del proyecto, y siempre teniendo en cuenta que las tareas se desarrollaban en las provincias ya mencionadas, pueden haber surgido viajes urgentes que no dieron tiempo al consultor a solicitar los pasajes con la suficiente antelación. No obstante todos se efectuaron con la conformidad del Coordinador y en cumplimiento de tareas relacionadas con el Programa. b) Cabe destacar que hasta último momento muchos invitados al taller no habían confirmado su asistencia al mismo, y teniendo en cuenta que la Agencia Autorizada por PNUD no devuelve los importes de los pasajes no utilizados, salvo que los mismos sean para la misma persona y dentro de un plazo determinado, esto hubiera ocasionado pérdidas considerables, ya que un importante número de invitados se excusó de asistir. c) El viaje que se abonó al Coordinador adjunto del Programa, constituyó una excepción debido a que el aeropuerto estaba cerrado ese día y sus obligaciones no le permitían permanecer en Santa Fe hasta que se regularizara la situación. El remis se abordó en el aeropuerto Sauce Viejo, por eso se abonaron gastos terminales para el primer tramo de vuelta. Desconocemos si el trayecto en remis concluyó en Aeroparque y el consultor tuvo que tomar otro vehículo para llegar a su hogar, correspondiendo así abonar los gastos terminales del segundo tramo. La persona encargada de liquidar los viáticos ya no presta servicios en el Proyecto y no tenemos forma de aclarar este punto. 70 Recomendación: Tener en cuenta la normativa PNUD en la materia. V. UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO DE LA PROVINCIA DE MENDOZA PNUD ARG/96/027 1. CONTROL INTERNO Observación: Existen órdenes de pago que fueron emitidas sin respetar el orden cronológico. Comentario de la UEP: Efectivamente la Orden de Pago Nro.294/01 tiene fecha 12 de marzo de 2001, la Nro.295/01 29 de marzo de 2001, y la Nro.293/01 3 de abril de 2001. Esto se debió, a una omisión involuntaria, ya que las mismas no correspondían a pagos directos sino a retenciones efectuadas a una empresa contratista. Recomendación: Establecer circuitos administrativo-contables que garanticen un adecuado nivel de control interno. 2. SUBCONTRATOS-OBRAS (LPN Nº 5-OB -Hospital Diego Paroissien) Observaciones: a- No se pudo verificar el proceso de licitación en virtud de que solo se tuvieron a la vista fotocopias de algunos cuerpos del Expediente que fuera retirado de la Unidad Ejecutora Provincial por Orden de allanamiento de fecha 29 de Diciembre de 2000. b- No se cumplió con la fecha de pago establecida en la cláusula N° 43.1 de la Sección IV Condiciones de Contrato del Pliego de Bases y Condiciones (28 días de la aprobación de cada certificado por parte de la Supervisión General de Obra) en ninguno de los certificados abonados durante el período. Asimismo, no se abonaron intereses por pago atrasado acorde con lo previsto en la misma cláusula. Cabe aclarar que a la fecha de realización de las tareas de auditoría se adeudaban certificados por un total de $2.964.261,48.-. 71 c- Al momento de la Recepción Provisoria (29/11/01), el proyecto efectuó observaciones a la obra, que la contratista debía subsanar dentro de los 180 días, algunas de las cuales impedían el uso de sectores de vital importancia para el hospital. Efectuada nuestra visita a la obra en abril de 2002, se evidenció lentitud por parte de la empresa para hacerse cargo de las reparaciones exigidas, dado el grado de deterioro de las áreas afectadas (no concordante con la antigüedad de la obra) y la precariedad en que algunas áreas se encontraban funcionando (por ej.: área de odontología). d- Se tuvieron a la vista facturas de la contratista que no guardan correlatividad numérica con relación a su fecha de emisión. Comentarios de la UEP: a- Efectivamente sólo se pudo compulsar las fotocopias del Expediente, habida cuenta de que, cómo ya le manifestáramos a los Señores Auditores, los originales de esta Licitación fueron secuestrados por Orden Judicial. b- Actualmente se han cancelado $1.650.000,01 con imputación a los certificados adeudados, a través de un subsidio otorgado por el Ministerio de Infraestructura y Vivienda de la Nación. Respecto a los intereses y al saldo de capital, se está a la espera de un nuevo subsidio del Gobierno Nacional para atender estos rubros. La Unidad Ejecutora Provincial solicitó en tiempo los fondos correspondientes a la contraparte provincial a fin de dar cumplimiento a las estipulaciones contractuales convenidas. No obstante, éstas llegaron solo a la etapa del Liquidado. Esto se debe a que es competencia exclusiva del Ministerio de Hacienda del Gobierno de Mendoza, fijar las prioridades de pago en función de la situación financiera de la Pcia. de Mendoza. c- Transcurrido el plazo de 180 días de Corrección de Defectos establecido por el Pliego de Bases y Condiciones, se dieron por cumplidas una serie de observaciones, procediéndose a remitir a la empresa la “Liquidación final” con lo pendiente de ejecución. 72 d- Habiéndose compulsado la totalidad de la documentación a que se hace referencia se advierte la falta de correlatividad numérica en la Fact. Nro.10, correspondiente a las demasías del Certificado N°8. Se toma en cuenta la observación. Recomendaciones: Establecer los controles necesarios que permitan maximizar la eficiencia de las actuaciones y garantizar el cumplimiento de los objetivos del Proyecto. 3. EQUIPOS (LPI N° 07-EQ-MZA) Observaciones: a- Para el Lote 28 se tuvieron a la vista tres garantías de cumplimiento de contrato que cubren los períodos del 01/11/99 al 31/12/00 (emitida el 26/10/99), del 05/04/00 al 31/05/00 (emitida el 05/04/00) y del 04/01/01 al 28/02/01 (emitida el 08/01/01). Cabe aclarar que sólo se pudo verificar el reclamo que la UEP efectuara el 12/12/00 intimando a la firma a presentar en el plazo de 5 días la renovación de las garantías con vigencia desde el último vencimiento ya operado y hasta la extinción de las obligaciones, que no fuera cumplido por la empresa ni en el plazo para la presentación ni en la vigencia correspondiente. b- No consta en las órdenes de compra de los lotes 5 y 28 la fecha en que las mismas son aceptadas por el proveedor. Cabe aclarar que las mismas fueron emitidas 60 días después de la firma de los respectivos contratos. Comentarios de la UEP: a- Efectivamente no lo cumplimentó, no obstante habérselo requerido oportunamente. Se toma en cuenta la observación. b- Las órdenes de compra de los lotes 5 y 28, efectivamente fueron emitidas el 20 de diciembre de 1999. El retraso de los 60 días se debió al cambio de autoridades tanto en el Orden Nacional como Provincial, y también en la Unidad Ejecutora Provincial. El criterio sustentado fue que la decisión de la compra o no del equipamiento quedara a 73 cargo de la nueva autoridad del PRESSAL. La recepción de las órdenes de Compra constan en los acuse de recibo del correo. Recomendación: Verificar el estricto cumplimiento de las estipulaciones contenidas en los documentos de licitación, a los efectos de evitar posibles conflictos de intereses y lograr mayor transparencia de la gestión. Para ello se recomienda que los pliegos contengan pautas precisas que no den lugar a diferencias de interpretación. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2002. 74 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3931-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria. - Test o prueba de transacciones y comprobantes. - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos. - Análisis de legajos. - Inspección ocular de obras. - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos. - Análisis de antecedentes licitatorios. - Circularizaciones y reconciliaciones bancarias. - Validez de la información complementaria y notas anexas a los estados financieros objeto de examen. - Análisis del cumplimiento de las cláusulas contractuales del Convenio de Préstamo. 75 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de las Fuentes de Fondos y el 62,11 % de las Inversiones, expuestos en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/01, de acuerdo al siguiente detalle: Detalle Total ejecutado USD 14.323.657,92 % de incidencia Bienes Consultoría Obras Civiles Administración % de muestra 58,11 Importe muestra USD 11.396.358,02 1.694.297,99 6,87 1.106.956,73 65,33 5.542.708,16 22,49 2.336.766,60 42,16 813.002,03 3,30 216.872,24 26,67 574.416,34 2,33 252.460,17 43,95 310.591,40 1,26 0 0 1.389.789,72 5,64 0 0 24.648.463,56 100 15.309.413,76 62,11 79,56 Proyecto Consultoría PRESS Administración PRESS Otros Desembolsos Total Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. Agradecemos a la Unidad Ejecutora Central del Proyecto y a las Unidades Ejecutoras Provinciales, quienes no obstaculizaron la gestión de auditoría, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. 76 Concluyendo, corresponde señalar que todo lo precedentemente expuesto comprende la totalidad de elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco Mundial en esta materia. BUENOS AIRES, 22 de octubre de 2002. 77