INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/029. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y su posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. 1 b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2002, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha 13/08/03 y se completaron el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03, y el 10/11/03. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto al PNUD se planteó lo siguiente: • El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del Trimestre)”. • En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que 3 se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto. En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular 018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al momento en que se ha efectuado el pago”. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta Auditoría. b) No se registró contablemente en este Proyecto erogaciones en concepto de capacitación de recursos humanos, por la suma de $ 940,- (USD 284,84 ), los cuales fueron imputados al Proyecto PNUD ARG 98/028, subproyecto Pilar, se aclara que en los estados financieros mencionados en I- a) se exponen correctamente. c) Existe una diferencia de USD 437,30 entre el total registrado por la UEP en concepto de costo de apoyo – administración – (USD 27.763,19) en el estado citado en I- a) precedente y el informado por el PNUD, USD 27.325,89, en el estado mencionado en Id) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto y no registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02. d) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a) “Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado mencionado en I- d) 1.- anterior: 4 Concepto S/EOAF USD S/Estado de Situación Diferencia USD Financiera USD Transf. Cuenta Especial BIRF Aportes Locales Total 951.674,10 963.699,00 (12.024,90) 42.084,17 30.060,00 12.024,17 993.758,27 993.759,00 (0,73) Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la expuesta citada en I-a) anterior. e) El cuadro expuesto en el Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial muestra la suma de USD 28.474,10 ($ 52.677,09) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto, se aclara que el tipo de cambio a aplicar para esa fecha correspondía a $ 2.- y no $ 1,85 como se menciona en el citado Anexo. f) Con referencia a lo señalado en Nota 5 a los estados financieros, si bien resulta aplicable para el Préstamo BIRF 4164-AR, dichos objetivos no fueron definidos en ninguna Revisión del Documento del Proyecto que nos ocupa. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- anterior y, excepto por lo señalado en III- c) y e) precedentes, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 25/11/98 y sus revisiones posteriores. 5 Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 6 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría -PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) CAPACITACIÓN Observación: se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que, en todos los casos analizados, la fecha de los comprobantes (factura/recibo) presentados por los capacitadores es posterior a la de emisión de las respectivas órdenes de pago. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 7 Recomendación: No efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo correspondiente. 2) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentra actualizado, pues detalla las adquisiciones al 31/12/01; b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente; c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario); d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos; e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 11.230,26 entre el total de inventario ($ 135.488,62) y el total según registros ($ 146.718,88). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles errores y así poder corregirlos. 8 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRA CIVIL. Centro de Salud (CS) “El Zaizar” y Centro de Desarrollo Infantil (CDI) “El Manzanar” (L.P. N° 69B) Observaciones: a) En algunos casos, el proveedor (Ingeniería & Construcciones) omitió facturar el correspondiente fondo de reparo (FR) de los siguientes certificados de obra: Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 7 CS El Zaizar $ 2.376,09 8 CS El Zaizar $ 7,86 7 CDI El Manzanar $ 228,75 $ 2.612,63 Total No quedando en consecuencia registrada por la UEP dicha acreencia a favor de terceros. b) En el certificado de obra N° 8 correspondiente al “CS El Zaizar” no se especifica el período de ejecución de los trabajos; c) En el certificado de obra N° 7, del “CDI El Manzanar”, se menciona como período de ejecución de los trabajos, febrero 2002, mientras que la “no objeción” otorgada por UCP a dicho certificado hace referencia al período abril 2002. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: a) En un caso, el “Acuerdo de Obra Realizada” (contrato) no se encuentra suscripto por el coordinador; 9 b) En otro caso, el “acuerdo” hace referencia al período de contratación junio de 2002, correspondiendo a mayo de 2002; c) Algunas órdenes de pago no se encuentran suscriptas por el responsable del área de administración; d) En algunos casos los comprobantes (recibos y/o facturas) no poseen fecha; en un caso éste es de fecha 08/03/02, 51 días después de la expuesta en la orden de pago respectiva (16/01/02). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados de la documentación respaldatoria que sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto. 3) EQUIPOS NO FUNGIBLES “Compra de libros para CDI” (pedido de presupuestos Nº 035/01) Observaciones: a) No se tuvo a la vista el presupuesto presentado por un oferente y al que la fue adjudicado uno de los ítems (Rayuela Libros) solicitados ($ 455,20). b) Las órdenes de compra no se encuentran suscriptas por el proveedor. Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo y que partir de la aceptación por parte del tercero (proveedor) de este documento, se habilitan los plazos de entrega de los bienes estipulados contractualmente. c) Se observaron demoras en la cancelación de los pagos, no surgiendo de la documentación adjunta al legajo justificación de tal situación. Fecha Rayuela Emisión de la Orden 07-01-02 Cronopio Azul Sigmar Novelibro 07-01-02 07-01-02 07-01-02 de Compra 10 Remito del Proveedor 30-01-02 21-01-02 18-01-02 y 14-01-02 27-02-02 Factura del Proveedor 28-01-02 21-01-02 31-01-02 14-01-02 Orden de Pago 10-04-02 10-04-02 22-04-02 10-04-02 Recibo del Proveedor 16-04-02 23-04-02 No se tuvo 23-04-02 a la vista Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el Programa y, de corresponder, dejar evidencia de las excepciones aplicadas. Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. 4) INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: Del análisis realizado sobre las rendiciones trimestrales efectuadas por el proyecto al PNUD, se detectaron discrepancias respecto a la categorización de algunos gastos que, conforme su naturaleza, debían ser cargados a otra línea de inversión. Al rspecto a continuación se exponen las divergencias planteadas: Se justificó al PNUD Línea Concepto 53.04 Varios Capacitación 21.01 Obras Civiles USD 16,08 242,33 Comentarios de la UCP: Sin comentarios. 11 Corresponde imputar $ Línea Concepto 54,74 53.03 Varios Gastos Banc. 727,00 21.03 Subc. Insp. Obras Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 5) APORTES NACIÓN: Observaciones: De los procedimientos de auditoria efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada: Financiamiento NACION Gastos Aportes Diferencia en Acumulados Acumulados USD al 31/12/02 al 31/12/02 USD USD 68.895,76 42.084,71 (26.811,59) En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. 12 Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos. Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 13 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/029. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 14 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del ejercicio 2002, expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra Presupuestaria del rubro $ analizada 21.00 Subcontratos con Empresas C ejercicio $ 54.031,71 59,01% 54.031,71 100,00% 30.00 Capacitación y Becas 35.542,00 38,82% 35.542,00 100,00% 45.00 Compras locales 756,20 0,83% 756,20 100,00% 53.00 Varios 1.227,13 1,34% 1.227,13 100,00% 91.557,04 100,00% 91.557,04 100,00% Totales Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 15 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN