2001_015info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LOS FONDOS DE
INVERSION SOCIAL”
CARTA ACUERDO IDF GRANT Nº 28242 BIRF
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en I- siguiente, por el período comprendido entre el 01/01/99 y
el 31/12/99, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo Institucional de los Fondos de Inversión
Social” (INTERRED SOCIAL), financiado a través de la Carta Acuerdo IDF Grant N° 28242 del
15 de octubre de 1996, otorgada por el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF) y su modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Situación Patrimonial al 31/12/99 comparativo con el ejercicio anterior,
expresado en pesos y dólares estadounidenses y notas a los estados contables que
forman parte del mismo.
2) Estado de Fuentes y Usos por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en pesos.
3) Estado de Inversiones al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses.
4) Información financiera complementaria que incluye el Flujo de Fondos al 31/12/99,
expresado en pesos.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad de Coordinación del
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Proyecto y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron oficialmente recibidos por esta
auditoría el 16/11/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el correspondiente examen
de auditoría, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 10/10/00 y el 03/11/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Dentro del pasivo se incluyen $ 10.081,96 de obligaciones a pagar por servicios de
consultoría que al cierre del ejercicio no se habían cumplimentado. Dicha práctica no
constituye una norma profesional adecuada. De la revisión de hechos posteriores se
observan pagos por dicho concepto por $ 1.800.-, $ 1.875.- y $ 631,45 el 20/01/00,
17/03/00 y 24/07/00 respectivamente.
b) Dentro de la cuenta Gastos Generales, rubro Categorías de Inversión, del Activo se
exponen compensados $ 395,42 correspondientes a intereses ganados por los fondos
depositados en las cuentas bancarias del Proyecto.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III
precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos
significativos, la situación financiera del “Proyecto de Desarrollo Institucional de los
Fondos de Inversión Social” al 31/12/99, así como las transacciones efectuadas durante el
ejercicio iniciado el 01/01/99 y finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables usuales y con los requisitos establecidos en la Carta Acuerdo IDF Grant N°
28242 de fecha 15/10/96 y su modificación.
BUENOS AIRES, 16 de noviembre de 2000.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LOS FONDOS DE
INVERSION SOCIAL”
CARTA ACUERDO IDF GRANT Nº 28242 BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los SOE’s y las Solicitudes
de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el período
comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo
Institucional de los Fondos de Inversión Social” (INTERRED SOCIAL), Carta Acuerdo IDF
Grant N° 28242 de fecha 15/10/96 y su modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Gastos (de Solicitudes de Desembolsos) por el ejercicio N° 3 finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses.
El estado precedente fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y se
adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de gastos y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Cabe informar que el BIRF procedió a retener reembolsos, que a continuación se
detallan, a fin de recomponer el depósito inicial correspondiente a la asignación
autorizada de USD 60.000.-.
Solicitud
Importe
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15.505,04
13
630,00
14
702.85
15
7.613,24
16
1.874,75
17
209,00
18A
12.261,58
38.796,46
b) En la solicitud de retiro de fondos N° 25 de fecha 17/08/99 se incluyen USD 10.081,96
que, conforme se expone en el apartado III a) del Informe sobre los Estados Financieros
adjunto, a dicha fecha no constituían gastos efectivamente realizados (elegibles). Al
respecto y tal como se expone en dicho apartado con fecha posterior a la fecha final de
desembolsos se efectuaron pagos parciales por dicho concepto.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III b)
precedente, el estado identificado en el apartado I- precedente, correspondiente al
“Proyecto de Desarrollo Institucional de los Fondos de Inversión Social”, resulta ser
razonablemente confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de
Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el
período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99, de conformidad con los requisitos
establecidos en la Carta Acuerdo IDF Grant N° 28242 de fecha 15/10/96 y su
modificación.
BUENOS AIRES, 16 de noviembre de 2000.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LOS FONDOS DE
INVERSION SOCIAL”
CARTA ACUERDO IDF GRANT Nº 28242 BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, correspondiente a la
Cuenta Especial del “Proyecto de Desarrollo Institucional de los Fondos de Inversión Social”
(INTERRED SOCIAL), Carta Acuerdo IDF Grant N° 28242 BIRF de fecha 15/10/96 y su
modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Transacciones y Disponibilidad de Fondos por el ejercicio N° 3 al 31/12/99,
expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto sobre la base de los
movimientos de la caja de ahorro en dólares Nº 242.278/3 denominada “Sec.Des.Soc.2012/309-Prog.InterRED”, abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de
Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto
de Desarrollo Institucional de los Fondos de Inversión Social” al 31/12/99, así como las
transacciones realizadas durante el período finalizado en esa fecha, de conformidad con las
estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 6 y Anexo 2 de la Carta
Acuerdo IDF Grant N° 28242 de fecha 15/10/96 y su modificación.
BUENOS AIRES, 16 de noviembre de 2000.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DE LA CARTA ACUERDO IDF GRANT Nº 28242 BIRF
“PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LOS FONDOS DE
INVERSION SOCIAL”
(Período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría externa del “Proyecto de Desarrollo Institucional de los Fondos de Inversión Social”,
por el período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99, se ha examinado el cumplimiento de
las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en la Carta Acuerdo
IDF GRANT N° 28242 del 15 de octubre de 1996 y su modificación, otorgada por el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, cabe formular las siguientes
consideraciones:
a) Párrafo 1: Monto de la Donación hasta USD 311.000.-.
Al 31/12/99 el BIRF había desembolsado un total de USD 311.000
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b) Anexo 1, punto 1: Objetivos de la Donación.
Al respecto se puso a disposición de esta Auditoría nota de la Unidad de Financiamiento
Internacional de la S.D.S. N° 2113/98 de fecha 07/09/98, donde se informa que las principales
actividades del Proyecto (Contrato del Administrador de la Red, Contrato del Servidor de la
Red, Capacitaciones y Realización de Talleres) sufrieron retrasos como consecuencia de que
las actividades del Proyecto comenzaron más tarde de lo previsto. No obstante lo expuesto,
cabe tener en cuenta lo señalado en d) siguiente.
c) Anexo 1, punto 2: Gastos a ser financiados con la Donación.
La información requerida obra en el Estado de Inversiones adjunto al presente informe.
d) Anexo 1, punto 4 (a): Contrato con un “Administrador de la Red”.
Cumplido. Según nota de fecha 05/01/99 se recepciona de acuerdo a lo convenido con el
Administrador de Red el Indice Preliminar del Manual Operacional, discutido durante el II
Taller de InterRED. Con fecha 02/08/99 se recibe el Manual Operacional del Web Site y la
finalización del Plan de Transición.
e) Anexo 1, punto 5 (a): Contratación de servicios de consultoría.
Cumplido.
f) Anexo 1, punto 6: Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares.
Cumplido.
g) Anexo 1, punto 10: Vencimiento de la Donación –15/10/98-.
Según nota del BIRF del 08/10/98, ante el pedido de la prestataria, el Banco estableció una
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prórroga de la fecha de cierre de la donación hasta el 30/04/99, concediéndose el plazo final
para los desembolsos al 30/08/99.
h) Anexo 1, punto 13: Registros y cuentas separadas.
Cumplida. Téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
Asimismo, cabe informar que, con motivo de la fecha de vencimiento de la Donación, la
prestataria no procedió al cierre de las cuentas, cancelando las obligaciones y procediendo a la
devolución de fondos conforme la fuente de financiamiento.
BUENOS AIRES, 16 de noviembre de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LOS FONDOS DE
INVERSION SOCIAL”
CARTA ACUERDO IDF GRANT Nº 28242 BIRF
(Período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/99 del “Proyecto
de Desarrollo Institucional de los Fondos de Inversión Social”, Carta Acuerdo IDF Grant N°
28242 de fecha 15/10/96 y su modificación, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP).
Atendiendo la finalización del Proyecto, pero teniendo en cuenta que la Unidad de Coordinación
también ejecuta el Proyecto de Protección Social (PRODESO), hemos considerado necesario
informar las debilidades detectadas para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A) OBSERVACIONES DE EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/99.
1) CAJA CHICA
Observación:
Los comprobantes respaldatorios de las rendiciones de caja chica, no presentan un sello
cancelatorio que impida su reutilización.
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Comentarios de la UCP: En lo sucesivo, se colocará el sello "pagado" a los comprobantes
cancelados.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos.
2) REGISTROS CONTABLES
Observación: el sistema contable implementado por la unidad de coordinación permite
eliminar asientos.
Comentario de la UCP: Este procedimiento sólo lo puede realizar un programador
autorizado, y en casos de excepción, no pudiendo ser realizado, este proceso, por el usuario
del sistema.
Recomendación: El sistema no debería permitir eliminar asientos, las correcciones deben
realizarse a través de ajustes contables.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CAJA CHICA, FONDO FIJO
Observaciones:
a) Las rendiciones de caja chica y fondo fijo no se encuentran firmadas por el encargado
de realizarlas ni por el responsable de supervisarlas, tampoco se encuentran numeradas
en forma correlativa.
b) No se tuvo constancia respecto a la normativa que reglamenta el uso del fondo fijo
constituido.
c) Contablemente no refleja el monto constituido.
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Comentarios de la UCP:
a) Teniendo en cuenta la observación de la Auditoría General de la Nación, en lo sucesivo
se procederá a numerar correlativamente las Cajas Chicas y las mismas serán firmadas
por el encargado de realizarlas y por el responsable de supervisarlas.
b) El Manual de Procedimientos Administrativos del PRODESO define los lineamientos
necesarios para el funcionamiento del Fondo Fijo del Proyecto Interred Social IDF
GRANT 28242. Esto se debe a que el mencionado proyecto se encuentra bajo la órbita
del PRODESO.
En el Anexo 10.4.5. del Manual anteriormente mencionado, no se indica la necesidad
de contar con la autorización que respalde la apertura del Fondo Fijo.
c) En el asiento 199929001 se constituye contablemente el Fondo Fijo por el importe de
$5187.85.
Recomendación: Mantener normas claras respecto al uso y disposición del fondo fijo y
caja chica (monto, autorizaciones, responsables, etc.). Con referencia al fondo fijo reflejar
su saldo conforme lo sugieren las normas contables en la materia (monto constituido).
2) CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación: No se encontraban firmadas por el encargado de realizarlas ni por el
responsable de supervisarlas.
Comentarios de la UCP: Las conciliaciones bancarias se encuentran firmadas por el
encargado de realizarlas, en lo sucesivo el responsable de supervisarlas firmará las mismas.
Recomendación: Identificar al encargado de preparar las conciliaciones bancarias y al
responsable de supervisarlas.
3) CONSULTORÍA
Observaciones:
a) En un caso, en lo que se refiere a los pagos de consultoría no se aplicó correctamente la
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retención de impuesto a las ganancias, conforme las normas impositivas en la materia
(beneficiarios del exterior).
b) Con referencia a la contratación del servicio de consultoría del Servidor de Red, se
registró como deuda $ 10.081,96 correspondientes a conceptos que al cierre del
ejercicio no se habían cumplimentado. De la revisión de hechos posteriores se observan
pagos por $ 1.800.-, $ 1.875.- y $ 631,45 el 20/01/00, 17/03/00 y 24/07/00. Con
respecto a la diferencia de $ 5.775,51 a la fecha de finalización de tareas de campo esta
auditoría no tuvo constancia de pago.
Comentarios de la UCP:
a) La resolución N° 4126 de la ex Secretaría de Desarrollo Social, Apendice B Cronograma de pagos, determina que el pago debía hacerse por un monto total de U$S
37.817,15 del cual se debía retener el Impuesto a las Ganancias por un monto de U$S
6.807,031 y enviar un cheque en dólares estadounidenses por U$S 31.010,12. Sin
embargo, el cheque enviado a Ciateq fue de U$S 32.629,66 es decir U$S 1.619,54 más
de lo que hubiese correspondido. Por lo expuesto se procedió a solicitar a la firma en
cuestión la devolución de los fondos abonados de más.
b) Con respecto a la diferencia de $5.775,51 será cancelada durante el período 2000 o en
su defecto devuelta al Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento.
Recomendación:
a) Tener en cuenta la normativa fiscal vigente al momento de efectuar las retenciones de
impuesto a las ganancias a efectos de no incurrir en errores.
b) Registrar las operaciones en forma oportuna, es decir, imputar los compromisos del
Proyecto (pasivos) al momento que se genere su devengamiento o exigibilidad.
4) PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos no constan las respectivas tarjetas de embarque que
acreditan la realización de los viajes.
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b) En algunos casos no se encontraban los vouchers de pasajes que respalden el gasto.
c) Con referencia a los gastos de viáticos abonados a un consultor para tareas de
capacitación, en reemplazo de otro, a causa de su renuncia, se abonan viáticos por $
900.-. Al respecto cabe informar que, de haber realizado la tarea por parte del
renunciante dicho pago no hubiera correspondido.
Comentarios de la UCP:
a) En lo sucesivo se solicitará a los consultores la presentación de las respectivas tarjetas
de embarque que acreditan la realización de los viajes.
b) El procedimiento para pagos de pasajes requiere que se adjunte el ticket utilizado. La
experiencia del Programa a tal respecto, es que hay un % cierto no representativo de
ticket que no son entregados por el consultor. En estos casos se suple la ausencia del
ticket mediante una nota de autorización de la Coordinación del Programa.
c) Con memo del día 28/04/99 la Coordinación del Proyecto Interred Social, autorizó el
pago de viáticos a la Lic. Daniela Catucci, capacitadora del Proyecto Interred Social
para que pueda realizar las capacitaciones en el Foro de Inversión Social para el
Desarrollo Local de El Salvador y el Fonds d' Assistance Economique et Sociale de
Haití.
La Lic. Daniela Catucci realizó los viajes que fueran asignados al Ing. Alberto Morillo
quien no pudo viajar por causas que se detallan en la carta de renuncia adjunta.
Recomendación:
a) y b) Mantener archivos completos de la información.
5) SOE´S
Observaciones:
a) En la solicitud de retiro de fondos N° 25 se incluyen erogaciones en concepto de
consultoría por $ 10.081,96 que, conforme se expone en 3) b) precedente, no
constituían gastos elegibles al momento de ser solicitados.
b) No se mantienen archivos de los certificados de gastos remitidos al BIRF respecto a la
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mayoría de las solicitudes cursadas a la mencionada Entidad.
Comentarios de la UCP:
a) Como se expuso en 3) b) la diferencia será cancelada durante el 2000 o en su defecto
devuelta al BIRF. Los gastos al momento de ser solicitados si constituían gastos
elegibles ya que los fondos estaban comprometidos.
b) (La respuesta no resulta procedente).
Recomendación:
a) Conforme los señalamientos del BIRF sólo se deben justificar gastos hechos.
b) Mantener archivos completos de la información remitida al BIRF.
6) REGISTROS
Observación: Los intereses ganados por los depósitos en caja de ahorro se netean de las
cuentas de gastos.
Comentarios de la UCP:
A partir de la observación realizada por la AGN los intereses ganados por los depósitos en
caja de ahorro se dejaron de netear de las cuentas de gastos.
Recomendación: Registrar y reflejar las operaciones conforme a las prácticas contables.
BUENOS AIRES, 16 de noviembre de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LOS FONDOS DE
INVERSION SOCIAL”
CARTA ACUERDO IDF GRANT Nº 28242 BIRF
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/99)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de los informes
presentados por los mismos;
- Análisis sobre si la prestataria ha contado en forma oportuna con los fondos de la donación
canalizados a través de la cuenta especial;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias.
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de los aportes y de las inversiones
(erogaciones por servicios de consultoría, talleres, viajes y viáticos y otros gastos generales)
efectuados durante el período auditado.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 16 de noviembre de 2000.
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