INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS EXPORTACIONES” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados detallados en el apartado I. siguiente, por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-10/96, suscripto el 09 de septiembre de 1998 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). El Proyecto es llevado a cabo por la actual Subsecretaría de la Pequeña y Mediana Empresa y Desarrollo Regional del Ministerio de Economía y Producción. I. ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio 2001 y comparativo con el ejercicio anterior, expresado en dólares estadounidenses. b) Estado de Inversiones y Gastos, presupuestado y ejecutado 2001 y acumulado al 31/12/01, expresado en dólares estadounidenses. c) Notas a los Estados Financieros Nros. 1 a 3 correspondientes al período 01/01/2001 al 31/12/2001. d) Información financiera complementaria que incluye: 1 1. Estado de Solicitudes de Desembolsos FONPLATA al 31/12/01, expresado en dólares estadounidenses. 2. Estado de Solicitudes de Desembolsos Aporte Local al 31/12/01, expresado en pesos. Los estados financieros definitivos fueron preparados por la Unidad Ejecutora del Programa y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría con fecha 16/10/02, complementándose su presentación el 20/11/03 con la totalidad de los estados financieros y notas aclaratorias, y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 23/10/03 y el 14/11/03. II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que se enuncia a continuación: 1. Circularización a Banco de la Nación Argentina: Atento a la circularización efectuada, el Banco de la Nación Argentina presenta respuesta a esta auditoría con fecha 25/11/03, recibida el 28/11/03; en ella y, respecto a la Caja de Ahorro del Proyecto N° 271.315/1, se informa como “NO FIGURA”, siendo que dicha cuenta tuvo movimientos durante el ejercicio 2001 y saldo al final del mismo, según los extractos bancarios que hemos tenido a la vista, suministrados por la UEP. A nuestro pedido, la UEP reitera el requerimiento que es contestado por el Banco con fecha 11/12/03, 2 recibida por A.G.N. el 15/12/03. En esta oportunidad, el B.N.A. expone el saldo de dicha cuenta al 04/01/2002, agregando textualmente “No pudo ser suministrada la información solicitada al 31/12/01 por el sector de Caja de Ahorros. Asimismo, nos acercaron la fecha más próxima a la solicitada”. El saldo de la mencionada cuenta, acorde al estado mencionado en I a), asciende a $ 248.282,04 al 31/12/2001. 2. Cuadros de Seguimiento Financiero: Es menester señalar, que estos informes son preparados por FONPLATA en base a información recibida oportunamente del Proyecto. Los mismos son: “Cuadro de Desembolsos por Moneda”; “Cuadro de Desembolsos según Ítem del Anexo A Cuadro I del Contrato”; “Presupuesto por Fuentes y Monedas”; Estado de Desembolsos por Categoría Presupuestaria” y “Control del Fondo Operacional”. Dichos cuadros son enviados posteriormente a la UEP a los efectos de su conciliación con los registros contables. Al respecto y, a los fines de la determinación de las cifras al cierre del ejercicio, no se tuvieron a la vista los mencionados informes, como así tampoco la consecuente conciliación financiera efectuada por el Proyecto al 31/12/01. 3. Estado de Inversiones y Gastos: Se ha verificado que el mismo no posee apertura por fuente de financiamiento de las inversiones y gastos acumulados anteriores y del ejercicio (Fonplata- Aporte Local), además de no exponer la matriz de financiamiento (original y vigente) datos necesarios para poder determinar lo ejecutado, el saldo disponible y el cumplimiento del pari-passu. III. ACLARACIONES PREVIAS A principios del año 2001, la entonces Secretaría de la Pequeña y Mediana Empresa inició las gestiones ante el FONPLATA para la reformulación del Proyecto, a efectos de actualizar y reestructurar el programa para un mejor aprovechamiento de los recursos. 3 Con fechas 12 y 13 de julio y 27 de septiembre de 2001 se concretaron dos misiones de FONPLATA en las que se analizaron los contenidos básicos del documento del proyecto a preparar. La UEP, mediante Nota Fonplata ARG 10/96 N° 138 de fecha 07/12/2001, solicitó información a las autoridades del FONPLATA respecto del estado de trámite del documento del Proyecto remitido para su análisis y posterior aprobación a través de Nota Fonplata ARG 10/96 N° 121 de fecha 15 de octubre de 2001. De la nota citada en primer término en el párrafo anterior, entre otros aspectos comunicados al señor Secretario Ejecutivo de FONPLATA, se destaca “…Creo que debemos manifestarle nuestra preocupación por el tiempo transcurrido desde el inicio de nuestras gestiones para la reformulación del proyecto correspondiente al financiamiento ya otorgado, hasta la respectiva aprobación del Directorio Ejecutivo de Fonplata, ya que hasta tanto no tengamos vuestra aprobación, la ejecución del Programa se encuentra practicamente paralizada, para perjuicio del sector beneficiado con este programa -las pymes argentinas- y de la República Argentina misma, ya que paga comisión de compromiso por recursos que no utiliza…”. Cabe señalar que durante el ejercicio 2001, se abonaron en concepto de comisión de compromiso por recursos no utilizados, la suma de USD 26.254,67. Como consecuencia de lo expresado precedentemente, en el ejercicio financiero objeto de auditoría, no hubo solicitudes de desembolsos del financiamiento externo ni transferencias de recursos de la contrapartida local. Tampoco se emitieron los informes relativos a la ejecución del Proyecto conforme lo establecido por el artículo 39º a) Normas GeneralesInformes y Estados Financieros, del Contrato de Préstamo. Cabe aclarar que el proyecto recién fue reformulado a partir de enero de 2003. 4 IV. DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expresado en el Apartado II. precedente, los estados financieros y notas anexas así como la información financiera complementaria identificada en I., exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Apoyo a la Reconversión Empresarial para las Exportaciones” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° ARG-10/96 FONPLATA de fecha 09/09/98. BUENOS AIRES, 30 de enero de 2004. Dr. Juan Carlos TAPIA Dra. María Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisor D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E-AGN 5 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS EXPORTACIONES” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Apoyo a la Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2001, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria, no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, conforme con adecuadas prácticas en la materia. I. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01 1. CONTROL INTERNO Observaciones: a) Hemos podido observar una marcada concentración de funciones en áreas que deben ser independientes entre sí, como por ejemplo el sector movimiento de fondos y el sector contable, como así también, el sector liquidaciones y el de pagos. b) Hemos verificado que las conciliaciones bancarias no evidencian quién las realizó ni quién las revisó. 6 c) Se tuvieron a la vista órdenes de pago sin firma del emisor o inicialadas sin identificación del firmante, por lo cual no hemos podido verificar la debida autorización de dichas transacciones. d) Los expedientes, correspondientes a las contrataciones realizadas por el Proyecto por todo concepto, no se encuentran foliados. Comentarios de la UEP: Se reconocen las deficiencias detectadas. No obstante, puede darse el caso en que el Programa haya funcionado sin tener personal afectado formalmente al mismo. Esto ha traído diversos inconvenientes, como la imposibilidad de dividir funciones, atrasos en las registraciones, falta de control, falta de firma de algunas órdenes de pago. Basta con mencionar que durante el período 2001 el Programa contaba con una sola persona contratada por el mismo para realizar las tareas administrativas. Con respecto al tema referido a las conciliaciones bancarias, se ha tenido en cuenta esta falencia que ha sido subsanada en el ejercicio 2003. Recomendaciones: Establecer circuitos administrativos que garanticen un adecuado nivel de control interno. Por otra parte, identificar en las conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto al encargado de realizarlas y al de su supervisión. Asegurar una debida autorización a las órdenes de pago. 2. CONSULTORÍA Cabe señalar, que el control fue realizado sobre la totalidad de los consultores contratados por el Programa. 1) Contratos: Observaciones: a) En todos los casos, tanto los Contratos de Locación de Servicios como los de Obra no se encuentran numerados. b) No se especificó ni el rango ni la categoría asignada a dos de los consultores 7 contratados por el Proyecto, dato necesario para poder confrontar los honorarios pactados con la escala de remuneraciones vigentes. c) En el caso de un consultor se detectó que el certificado de elegibilidad (DDJJ), carece de fecha de suscripción. d) En dos de los casos analizados verificamos que los contratos no indican fecha de suscripción, tal como prevé el modelo utilizado por la UEP. Comentario de la UEP: Se aceptan las observaciones y se tomarán en cuenta para el futuro. Recomendación: Se debe tener en cuenta y, consecuentemente, aplicar la normativa de FONPLATA para la contratación de consultores, documentando adecuadamente las contrataciones realizadas y arbitrando los medios tendientes a la integración completa y oportuna de toda la documentación que hace a las mismas. 2) Informes: Observaciones: a) Pudimos verificar que los informes de avance, así como los finales, confeccionados por 6 consultores carecen de fecha de recepción por parte de la UEP. b) En el caso de 4 consultores tanto los informes de avance, cuanto los finales elaborados por dichos consultores, carecen de fecha de emisión por parte de los mismos. c) En el caso de un consultor, hemos verificado que las fechas de aprobación de ambos informes son anteriores a las de emisión por parte del consultor, según detalle expuesto en el siguiente cuadro: Tipo de Informe Avance Final Período 01/01/01-30/03/01 01/04/01-30/06/01 8 Fecha de emisión del Informe 30/03/2001 30/06/2001 Fecha de aprobación 27/03/2001 29/06/2001 Comentarios de la UEP: a) y b): Se aceptan las observaciones efectuadas. c) Respuesta no procedente. Recomendaciones: El Proyecto debe efectuar el respectivo control de calidad de la documentación recibida de los consultores al momento de la recepción de la misma, dejando constancia debida de su ingreso, máxime si se tiene en cuenta que los contratos analizados incluyen la cláusula de último pago condicionado a la presentación del informe final. Por otra parte y para el caso de la observación c), debe controlarse la secuencia lógica de los procedimientos administrativos, evitando así que conste la aprobación de los informes sin contar el Proyecto con dicha documentación. 3. VIAJES Y VIÁTICOS Observación: Se tuvieron a la vista tanto autorizaciones como rendiciones de viajes y viáticos que no indican fecha alguna, lo que no permite determinar en que momento fueron confeccionados y aprobados dichos documentos. Comentario de la UEP: Se aceptan las observaciones y se tomaran en cuenta para el futuro. Recomendación: Documentar adecuadamente las acciones llevadas a cabo por el proyecto. 4. SISTEMA CONTABLE Observaciones: a) En el Mayor de la cuenta Bancos - Subcuenta 1 - Banco Nación Cuenta Corriente, se verificó que el sistema contable implementado (SOFTMART), no permite la registración de los pagos sujetos a retención de Impuesto a las Ganancias o Impuesto 9 al Valor Agregado, por el valor neto efectivamente realizado, sino que permite el ingreso por el valor total del gasto efectuado y luego registra la retención correspondiente. Cabe recordar que esto dificulta el cotejo de las cifras contenidas en dicho mayor, con las informadas en los extractos bancarios, ya que para poder igualarlas se torna necesario proceder a la determinación del importe neto de impuestos, es decir del efectivo pago. Asimismo, el sistema emite una órden de pago por el importe bruto del gasto sin especificación alguna del monto retenido por impuestos ni del importe neto a pagar; mientras que, por otra parte y, a través de planillas confeccionadas en excel, el Proyecto elabora otra órden de pago complementaria con igual número al de la original seguida de la letra A, en la cual sí se detalla el importe bruto, la retención y el importe a pagar. b) Los conceptos detallados en el registro mencionado en el punto anterior no incluyen datos que identifiquen los cheques emitidos ni el número de orden de pago, lo cual dificulta la reconciliación e imposibilita el control de la secuencia numérica. Comentarios de la UEP: a) Es correcta la falencia del sistema detectada. Cabe aclarar que la orden de pago en cuya enumeración aparece la letra A no es emitida por el sistema, sino que es confeccionada en Excel. La retención se registra con un movimiento contable en el momento de realizar la orden de pago de retenciones. b) Es correcta la falencia del sistema detectada. Recomendación: Dotar al sistema de registros, de las características pertinentes conforme a confiables practicas contables que permitan la aplicación de adecuados sistemas de control. 10 II. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1. CONTROL INTERNO Observaciones: a) Los Bienes no se encuentran adecuadamente identificados de forma tal que ello permita su vinculación con los registros correspondientes (Libro Inventario). b) Respecto del rubro Caja Chica, no se realizó Acta de Constitución ni designación de responsable para su manejo. c) Las compras menores por Caja Chica no se realizan basándose en solicitudes firmadas por responsable asignado, sino que se autorizan las facturas. Comentarios de la UEP: a) Se reconocen las deficiencias detectadas, en lo sucesivo implementaremos un sistema de etiquetas propias del Proyecto para dar cumplimiento a esta pauta de control interno. b) y c) Se reconocen las deficiencias detectadas. No obstante, respecto a la no realización de Acta de Constitución y designación de responsable de Caja Chica aclaramos que consideramos excesivo tal requerimiento en virtud de la exigua cifra de la misma ($1.000,00). Así también el límite para pagos con caja Chica no es demasiado significativo ($ 200) con lo que se ha optado por la autorización verbal del gasto y posterior rendición. Cabe aclarar que tanto la emisión del cheque de Fondo Fijo como cada una de las rendiciones están debidamente autorizadas. Recomendaciones: a) El Proyecto debe identificar adecuadamente los bienes de manera tal que permita su vinculación inmediata con los registros contables. b) y c) Ajustar los procedimientos en el manejo de la cuenta caja fondo fijo, a la normativa vigente en la materia. 11 2. CONSULTORÍA Cabe señalar que el control fue realizado sobre la totalidad de los consultores contratados por el Programa (7). 1) Control Planta de Personal: Observación: No se tuvo a la vista el Acto Administrativo que aprueba la planta de personal para el año objeto de auditoria, conforme lo establecido en la Resolución MEYOSP N° 545/98. Comentario de la UEP: Durante el período 2001 se hicieron las gestiones pertinentes a través de Nota SEPyME N° 92/2001 del 06/03/01 dirigida a la S.H. del Ministerio de Economía, desconociéndose si se emitió dicho acto administrativo. Recomendación: Dar estricto cumplimiento a la normativa vigente. 2) Control Proceso de Selección - Ternas: Observaciones: Hemos podido verificar que para la selección y contratación de seis consultores, efectuadas por el Proyecto durante el ejercicio 2001, no se dio cumplimiento a los requisitos previstos en las Normas y Procedimientos establecidos por el FONPLATA en su ANEXO III “Procedimientos para la Contratación de Consultores Individuales y firmas Consultoras” - Título III “Selección y Contratación de Consultores Individuales”, puntos 3, 4 y 5, según el siguiente detalle: a) Respecto a cinco de dichos consultores, cabe manifestar que se trata de renovaciones de contrataciones efectuadas en ejercicios anteriores, en cuya oportunidad sí se dio cumplimiento a este requisito. Por otra parte, no se pudo constatar las No Objeciones realizadas por FONPLATA, por no encontrarse esta documentación en los legajos correspondientes ni ser suministrada por otro medio. 12 b) En cuanto al restante (Contrato de Locación de Obra), es de destacar que el mismo ingresa por primera vez al Proyecto durante el ejercicio objeto de auditoría. Comentarios de la UEP: a) En relación a la observación efectuada, informo que las ternas son remitidas al momento de su contratación y en ese único caso, ocasión en la cual FONPLATA remite su No Objeción a la contratación. Durante la ejecución del Programa se realizan automáticamente las renovaciones de los contratos. En oportunidad de remitir la justificación del Fondo Operacional, se envían a FONPLATA los nuevos contratos celebrados cada seis meses. Junto con la aprobación de dicha documentación está implícita la aprobación de la renovación de la misma. b) Se acepta la deficiencia en el caso citado. Recomendaciones: a) Los comentarios recibidos de la UEP, no pudieron ser validados atento que durante el ejercicio auditado, no se efectuaron justificaciones del Fondo Operacional. Por lo tanto recomendamos al Proyecto documentar adecuadamente los procedimientos seguidos en la materia, cumplimentando la normativa vigente. b) Ajustar los procedimientos de selección y contratación de consultores a las normativas vigentes en la materia. 3) Control de Legajos: Observación: No obra en el legajo del consultor observado en el punto 2) b) anterior, fotocopia del título profesional habilitante. Comentario de la UEP: Se tomará en cuenta la observación. Recomendación: Completar y archivar en cada uno de los legajos la totalidad de la documentación respaldatoria de la contratación efectuada. 13 4) Control de Contratos: Observación: Como consecuencia del control de los pagos efectuados por el Proyecto a un consultor en el ejercicio 2001, hemos analizado los antecedentes documentales del mismo, pudiéndose verificar que el contrato de locación de obra por un total de $ 1.800,00, es de fecha posterior (12/12/2000) a la de realización de la tarea encomendada (mes de agosto de 2000). Comentario de la UEP: Se acepta la observación y se tomará en cuenta para el futuro. Recomendación: Ajustar los procedimientos de selección y contratación de consultores a la normativa vigente, evitando realizar contratos de carácter retroactivo. 5) Control de Pagos de Honorarios: Observación: No obra en los legajos de 3 consultores documentación alguna que acredite el pago del Monotributo por parte de los mismos. Comentario de la UEP: Se toma en cuenta la observación para mejorar el orden de los próximos legajos. Recomendación: Dar cumplimiento estricto a la normativa vigente en la materia solicitando, a cada consultor previo al pago, la cancelación de sus obligaciones fiscales. 6) Control de Informes: Observación: Se verificó, en el caso de dos consultores, que los informes finales correspondientes al período comprendido entre el 01/07/2001 y el 31/12/2001, fueron aprobados por el Proyecto, con una antelación de 11 días (20/12/2001) a la fecha de finalización del período de Contratación. 14 Comentario de la UEP: Respecto a la aprobación de los informes finales de los consultores, se efectuó con un anticipación de once días y se liquidaron los honorarios del mes, debido a que el Director Nacional de Programa (única autoridad), comenzaba sus vacaciones el día 21/12/2001 y la culminaba el 12/01/2002. Recomendación: Teniendo en cuenta lo expresado en el párrafo precedente y el hecho de no contar los informes de márras con las correspondientes fechas de emisión de dichos consultores y de recepción por parte de la UEP -observados estos últimos en punto I. 2. 2) a) y b)-, amerita inferir que a dichos consultores les fueron abonados once días de más, toda vez que puede suponerse que, luego de aprobados sus informes finales, solo restaba para ellos cumplir con la asistencia al Proyecto por el resto de los días faltantes hasta cumplimentar el período de vigencia pactado. Por lo tanto, recomendamos al Proyecto para situaciones futuras análogas a la comentada, prever ante la ausencia de las autoridades correspondientes, la designación de responsable/s facultado/s para estos fines, en reemplazo de dichas autoridades, de manera de continuar adecuadamente con la operatoria normal del Programa. 3. VIÁTICOS Observaciones: a) En los casos de 2 consultores hemos verificado que, en el formulario de autorización de pasajes y viáticos, no consta la justificación del viaje pertinente. b) No hemos podido verificar el tratamiento que el Proyecto siguió en materia de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), en virtud de la falta de uniformidad observada por esta auditoría en los pagos de las facturas presentadas por la empresa ROTAMUND S.R.L., con motivo de la compra de pasajes para las comisiones realizadas por un consultor, según detalle realizado en el siguiente cuadro: 15 Datos de la Comisión Fecha Destino 14/03/01 Rosario 10/04/01 Santa Fe Datos de Facturas Datos de pagos realizados Fecha N° $ OP.N° Fecha Pago $ R.IVA 13/03/01 B-0001- 192,05 452 26/03/01 192,05 0,00 00046357 06/04/01 B-0001- 184,05 460 A 16/04/01 174,22 9,83 00047911 Comentarios de la UEP: a) Se acepta la observación y se tomará en cuenta para el futuro. b) Respuesta no procedente. Recomendaciones: a) Completar debidamente toda la documentación atinente a pasajes y viáticos, fundamentando las realizaciones de las comisiones pertinentes. b) Cumplir estrictamente con lo dispuesto en la materia por la Resolución DGI N° 3419 y sus complementarias y modificatorias. 4. SISTEMA CONTABLE Observaciones: a) Se detectaron algunas cuentas del Mayor Contable que no reflejaban sus saldos iniciales, no obstante quedar incluidos a posteriori en el Balance de Cuentas (Sumas y Saldos). Cabe señalar que estos Mayores fueron luego confeccionados en forma correcta. b) La cuenta Viáticos a Pagar - Subcuenta 45, arroja un saldo inicial (crédito) de $204,10 que no estaba reflejado como saldo final al 31 de diciembre de 2000, no obstante el Balance de Cuentas (Sumas y Saldos) no incluye el mencionado saldo. Comentario de la UEP: El sistema contable presenta falencias en algunos de sus listados, sobre todo cuando se solicita información de ejercicio intermedios. Esos errores se solucionan al listar los movimientos desde el inicio de las registraciones. Es 16 por esto último que aparece con su saldo correcto en el Balance. Recomendación: Dotar al sistema de registros, de las características pertinentes conforme a confiables practicas contables que permitan la aplicación de adecuados sistemas de control. 5. GUÍA DE DESEMBOLSOS - PERIODICIDAD DE LAS JUSTIFICACIONES Observación: Hemos observado extemporaneidad en el envío de las justificaciones efectuadas a FONPLATA por el Proyecto, atento lo establecido en la Guía de Solicitudes de Desembolsos, toda vez que la misma prevé “…A más tardar dentro de los 120 días siguientes a la fecha efectiva del Fondo Operacional, el Organismo Ejecutor debe presentar una o varias justificaciones por los pagos hechos con cargo al Fondo Operacional, por un monto igual o superior al recibido, pudiendo nuevamente solicitar la reconstitución por igual, menor o mayor suma…”, ya que durante el ejercicio 2001 no fue enviada ninguna justificación, siendo que al cierre del ejercicio 2000, quedaron sin justificar egresos del Proyecto por $ 54.041,17, además de la totalidad de $ 126.998,16 abonados por el Programa durante el ejercicio objeto de auditoría. Cabe mencionar que este último importe no incluye Intereses ni Comisión de Compromiso. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la materia por la normativa vigente. 6. CUADROS DE SEGUIMIENTO FINANCIERO Observación: Es menester señalar primeramente, que estos cuadros son preparados por FONPLATA, en base a información recibida oportunamente del Proyecto. Los mismos 17 son: “Cuadro de Desembolsos por Moneda”; “Cuadro de Desembolsos según Ítem del Anexo A Cuadro I del Contrato”; “Presupuesto por Fuentes y Monedas”; Estado de Desembolsos por Categoría Presupuestaria” y “Control del Fondo Operacional”. Dichos cuadros son enviados posteriormente a la UEP a los efectos realicen el cotejo respectivo. Al respecto y, a los fines de la determinación de las cifras al cierre del ejercicio, no se tuvieron a la vista los citados cuadros elaborados por FONPLATA, como así tampoco la consecuente conciliación financiera efectuada por el Proyecto al 31/12/01. Comentario de la UEP: Se remite a esa auditoría la última conciliación efectuada por FONPLATA durante el ejercicio 2001 (19/02/01). Recomendación: Dar cumplimiento a los procedimientos instrumentados por FONPLATA, conforme lo establecido en el Contrato de Préstamo - Estipulaciones Especiales - Capítulo V, y en la Guía de Solicitudes de Desembolsos - Control del Nivel del Fondo Operacional. 7. ESTADO DE INVERSIONES Y GASTOS Observación: Se ha verificado que el mismo no posee apertura por fuente de financiamiento de las inversiones y gastos acumulados anteriores y del ejercicio (Fonplata- Aporte Local), además de no exponer la matriz de financiamiento (original y vigente), datos necesarios para poder determinar lo ejecutado, el saldo disponible y el cumplimiento del pari-passu. Comentario de la UEP: Los estados financieros han sido preparados de acuerdo a lo solicitado por la Resolución 17/2000 de la Secretaría de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. No obstante, reconociendo la mayor claridad a la información que aportaría la discriminación de fuentes de financiamiento, se implementará en los próximos ejercicios una modificación en los estados financieros en ese sentido. 18 Recomendación: La Resolución a que hace referencia el Proyecto en el punto precedente, nada dice respecto a la integración de los diferentes estados financieros a elaborar por las Unidades Ejecutoras. Por lo tanto recomendamos al Proyecto, elaborar el estado financiero mencionado, con una adecuada y completa apertura a los efectos de mejorar la exposición y control del uso de los fondos de las diferentes fuentes de financiamiento. BUENOS AIRES, 30 de enero de 2004. Dr. Juan Carlos TAPIA Dra. María Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisor D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E-AGN 19 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS EXPORTACIONES (PREX)" CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros que les dieron sustento; Tests o pruebas de transacciones; Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados; Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría; Circularizaciones y reconciliaciones bancarias, y; Otros procedimientos de auditoría en la medida que se los consideró necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio; y el 100 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/01, de acuerdo al siguiente detalle: 20 Categoría de Inversión Aplicaciones del Ejercicio en UDS Contratación de Consultores Pasajes y Viáticos Contratación de Serv. Especiales Capacitación Equipamiento Misceláneos Serv. Financieros y FIV Totales Importe Muestra % de Incidencia % de la Muestra en USD del Rubro Analizada 97,514.56 1,781.50 97,514.56 1,781.50 44.94% 0.82% 100.00% 100.00% 0.00 0.00 0.00 1,140.84 116,547.81 216,984.71 0.00 0.00 0.00 1,140.84 116,547.81 216,984.71 0.00% 0.00% 0.00% 0.53% 53.71% 100.00% 0.00% 0.00% 0.00% 100.00% 100.00% 100.00% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 30 de enero de 2004. Dr. Juan Carlos TAPIA Dra. María Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisor D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E-AGN 21