INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 04/02/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. El 31/07/02 se suscribe la revisión “J” del Documento de Proyecto ARG 97/046 que, entre otras modificaciones, incorpora dos nuevas líneas presupuestarias (45.30 “compra de medicamentos y salud reproductiva” y 45.31 “insumos” por las sumas de USD 9.000.000.- y USD 200.000.- respectivamente) en el marco de la emergencia sanitaria. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del 1 ejercicio y acumulados del ejercicio y ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y pesos y Anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo. b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 8. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2002, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha 13/08/03 y se completaron el 28/12/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 18/08/03 y el 31/10/03 y el 28/12/03. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación 2 general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS 1. Si bien la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado a partir del presente ejercicio. Al respecto, la UCP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. 2. Tal como se expone en Nota 2 – Principales Políticas de Contabilidad - a los estados financieros, la contabilidad del Proyecto es llevada por el método de Percibido. Los pasivos del Proyecto al 31/12/02 ascendían a $ 403.946,82, conforme se detalla en Nota 7 “Deudas al cierre” a los mencionados estados. 3. Se exponen bajo la línea 17 “Profesionales Nacionales” $ 126.878,50 (USD 57.802,48) por gastos correspondientes a consultoría cuyos contratos fueron formalizados bajo el Proyecto PNUD ARG/01/016 “Apoyo y Fortalecimiento al PROMIN para el desarrollo de la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud”. Al respecto, téngase en cuenta que no obstante haberse suscripto la revisión “J” del Documento del Proyecto ARG 97/046 que introduce la línea presupuestaria (17-016 Consultores para la encuesta Nacional de 3 Salud) contractualmente no se formalizaron las respectivas enmiendas. 4. La suma abonada en concepto de honorarios a consultores expuesta en los estados financieros asciende a $ 2.049.538,22 y difiere del total de registros contables ($ 2.063.243,52). Se solicitó a la UCP que concilie esta diferencia de $ 13.705,30 por Memorando N° 14 del 16/09/03 y fue reiterado por Nota N° 144/03-DCEE-SI de fecha 25/09/03, recibiéndose respuesta el 13/11/03 sin conciliar el importe mencionado. Esta situación surge como consecuencia de prepararse los estados financieros con los reportes de PNUD y no de registros del Proyecto. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el punto 2. y excepto por lo mencionado en 3. y 4. precedentes, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 04/02/98 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 29 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 4 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02. CONSULTORES Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a: Legajos: a) En algunos casos no se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para cada función, no obstante haberse implementado el instructivo incorporado en el Manual de Contrataciones que contempla, según la UCP las recomendaciones efectuadas por la AGN. b) En algunos casos no se tuvo a la vista los antecedentes de los integrantes de las ternas que componen el proceso de selección; c) En otros casos no se tuvo a la vista los currículos de los participantes no seleccionados, solo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor seleccionado; 5 d) En ningún caso se deja constancia de la recepción de la documentación por parte de la UCP; e) En ningún caso los currículos se encontraban suscriptos por el titular, ni poseían fecha de emisión; f) En otros casos, las solicitudes de contratación carecen de fecha de emisión. Contratos: Algunos Términos de Referencia carecen de la firma del consultor contratado. Informes: a) En ningún caso se deja constancia de la fecha de recepción por parte de la UCP de los informes recibidos de los consultores; b) En algunos casos no se tuvieron a la vista las notas de aprobación por parte de la UCP de los informes de actividades presentados por los consultores. Comentarios de la UCP: De los comentarios formulados se toma conocimiento a sus efectos. Habida cuenta la reasignación de funciones operada a partir del 01-01-2003, se dará traslado a la UFI-S para su conocimiento. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la fecha y los responsables de la selección. Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos. Verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor. 6 Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores contengan fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte de la UCP. Adjuntar a los legajos las respectivas aprobaciones de las actividades desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las establecidas en sus respectivos contratos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: a) En el presente ejercicio la UCP introduce modificaciones en el circuito “mesa de entradas –recepción de documentación” que demoran ampliamente el recorrido de la documentación recibida hasta llegar a su destinatario, situación que impide que el proyecto responda, de corresponder, en tiempo y forma oportuna a requerimientos efectuados. Al respecto, cabe efectuar los siguientes comentarios respecto a los cambios que viene efectuando la UCP: Hasta el 31/12/2000 la UCP había implementado un sistema contable bimonetario (walbot) que funcionaba no solo en la UCP sino también en las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP´s). Mensualmente las UEP´s enviaban a la UCP el balance mensual, extracto bancario y conciliación de saldos a rendir. Esto permitía a la UCP conocer y disponer, mensualmente, de la información contable provincial, manteniendo la información actualizada al cierre de cada ejercicio para su remisión a la AGN. En el ejercicio 2001 se producen los siguientes cambios: a) de personal en la gerencia administrativa-contable; b) en el criterio de registración contable y c) la UCP pasa a ser controlada por la UFIs del Ministerio de Salud, produciéndose como consecuencia de ello: a) una demora considerable en la presentación de los estados financieros definitivos (1/11/02) y b) dificultades en el seguimiento y control ágil de registros. En el ejercicio 2002 nuevamente se producen cambios: a) de personal en la gerencia 7 administrativa-contable; b) no se utiliza el sistema contable bimonetario, (los estados financieros en dólares y pesos fueron preparados de los reportes que emite el PNUD) y c) los estados financieros son preparados por las UEPs, se elevan a la UCP que realiza los ajustes (de corresponder) y ésta última los remite a la AGN. En consecuencia, existe a) una demora considerable en la presentación de los estados financieros definitivos del programa; b) discrepancias, no significativas, entre los estados financieros y los registros contables, en virtud de que los valores en moneda local surgen de la información PNUD la cual no se concilia periódicamente con la contabilidad del programa, y c) una demora considerable, también, en el control de registros y documentación de respaldo. b) Conforme nos manifestara la UCP, con la finalidad de facilitar la gestión de las contrataciones en general, el 16/10/01 se toma conocimiento e implementa el nuevo Instructivo en materia de contrataciones que posteriormente se incluye en el “Manual de Contrataciones” aprobado por el Banco el 22/07/02 y que merece los siguientes comentarios, por ejemplo, al Capítulo II “Contratación de Servicios de Consultoría”, cláusula 5: - “...los Currículum Vitae (CV) deberán estar fechados, firmados e identificarán el nombre del proyecto o préstamo...”: no cumplido. - “...el área involucrada interesada en la contratación, deberá emitir un memo de “Solicitud de Contratación” dirigido al Coordinador Ejecutivo de la UEP (c/c a la Gerencia de Administración Financiera - GAF -), que consigne las referencias de la contratación…acompañando….planilla anexa con datos personales y grilla de evaluación con actas de selección…(con la recomendación de contratación debidamente suscripta por los integrantes de la comisión evaluadora)…”: no cumplido. - se adjuntará anexa con datos personales del consultor a contratar y grilla de evaluación con su respectiva acta de selección”: no cumplido. - “...los ternados deberán corresponder en su experiencia con la actividad. En los resultados de la evaluación no puede existir gran diferencia, pues este hecho tornaría sin valor a la terna por no existir homogeneidad en las calificaciones de los 8 postulantes. Inclusive la evaluación total no debería arrojar un puntaje inferior a 70 puntos...”: no cumplido en tres casos. - “...la firma del contrato deberá ser previa al inicio de tareas...”: cumplido parcialmente. - “…el Coordinador o Consultor responsable de aprobar los informes, deberá emitir un memo que específicamente apruebe el/los informes y tareas involucradas o bien rechace el informe presentado por los motivos que en aquel se expliciten, remitiendo el original conformado y/o rechazado del modo descripto a la Gerencia de Administración Financiera, dejando constancia en el informe del consultor, la fecha en que se recepcionó…”: no cumplido. c) La UCP no mantiene un archivo de los certificados de IVA emitidos por PNUD y firmados por el proveedor en prueba de conformidad de su recepción y cancelación de su factura. Comentarios de la UCP: De las observaciones y comentarios formulados, se toma debida nota a los efectos pertinentes. Recomendaciones: Agilizar los mecanismos de comunicación interna a efectos de mejorar la eficiencia del Programa. Conciliar periódicamente las registraciones contables del proyecto con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión dando cumplimiento a las normas vigentes respectivas. Mantener archivos completos que respalden las operaciones efectuadas por el Programa. 9 2) VIAJES Observaciones: a) Respecto a la “autorización de viajes y viáticos”, se verificó que dicho formulario no se adjunta a la orden de pago en la totalidad de los casos analizados, en otros carecen de fecha o firma del responsable. b) El proyecto registró erróneamente en la cuenta “Pasajes y Viáticos Proy. 97/046” la suma de $ 920,21 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la cuenta “Correo y Telecomunicaciones”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria. c) La Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046, suscripta el 31/07/02, introduce una nueva línea presupuestaria 15.06 para viajes de consultores de la Unidad Coordinadora Ejecutora de Programas Materno Infantiles y Nutricionales (UCEPMIyN) no pertenecientes a PROMIN. De los procedimientos aplicados surge que se imputó a la línea 15.02 (Viajes del resto de Consultores de UCP) la suma de $ 1.388,92 correspondientes a la línea 15.06, como así también se imputó a la línea 15.06 la suma de $ 396,- correspondientes a la línea 15.02 . En consecuencia, la línea 15.06 se expone subvaluada en $ 992,92 y la línea 15.02 sobrevaluada en dicho importe. d) Con motivo de la realización de la 5ta. Jornada Provincial del Programa de Infecciones Respiratorias Agudas en la Provincia de Tucumán se aprobó la participación de tres profesionales no contratados por el Programa, según consta en nota de fecha 11/11/02. Al respecto, de la documentación analizada no surge el criterio de selección aplicado para otorgar dicha autorización. Comentarios de la UCP: a) Desde el año 1994 por decisión del entonces Coordinador, se tenia como criterio administrativo el archivo de órdenes de pago de los viáticos en forma correlativa. Allí se consignaba el número de la liquidación de viáticos. Con ese dato se accedía al archivo correlativo de las respectivas liquidaciones de viáticos. Con respecto a la omisión de firma del responsable: En las autorizaciones observadas se verifica la existencia de una rúbrica correspondiente a la Gerencia de Administración y 10 Finanzas, habiéndose omitido solo la colocación del respectivo sello aclaratorio. b) Del comentario formulado se toma conocimiento c) Del comentario formulado se toma conocimiento. Se confeccionará el correspondiente asiento de ajuste. d) Con relación al comentario formulado corresponde efectuar la siguiente aclaración: Los profesionales participantes no contratados por el Programa, asistieron a la Jornada contando para ello con la autorización de la Dirección Nacional del Proyecto. El criterio sustentado a dichos efectos fue habilitar la participación y el intercambio de experiencias entre profesionales pertenecientes a distintas jurisdicciones, con el objetivo de enriquecer con su aporte el desarrollo de las Jornadas. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión en la materia. 3) CONSULTORES Observaciones: a) Legajos: 1) En un caso se contrato bajo la categoría “B” a un no profesional. De acuerdo al capítulo III- Recursos Físicos- Anexo 3F para acceder a esa categoría debe cumplir como requisito básico ser profesional. 2) En cuatro casos (15%) no se tuvo a la vista copia certificada del título universitario. 3) En dos casos (10%) no se tuvo a la vista documentación (Titulo de Postgrado) requerido en el perfil característico del consultor buscado punto 4 –Estudios especiales- Maestría en didáctica y/o Master en Dirección de Empresas. b) Contratos: En dos casos se verificó que los Términos de Referencia (consultores en Seguimiento de Infraestructura en apoyo de la UFI-S ) adjuntos a los contratos recibieron la no objeción del BIRF el 23/04/02 por el período 15/02/02 al 15/08/02. Sobre el particular se verificó que: 11 1. El 27/03/02 el Banco remite comentarios con respecto a las contrataciones de los consultores mencionados. 2. El 08/04/02, el Coordinador establece que se deberían ajustar los términos de referencia originales debido a los comentarios efectuados por el Banco, ya que los mismos se encuentran trabajando sin contar con la no objeción. 3. El 09/04/02 se remiten los nuevos términos de referencia al BIRF para su “no objeción”. c) Informes: 1. En los siguientes casos no se tuvieron a la vista los informes que, según los términos de referencia, debieron presentar los consultores: CONSULTOR INFORME FECHA PRESENTACIÓN Mariela Roseen Pierini 3er Informe Parcial 31/09/02 Horacio Zambano 2do Informe Parcial 30/06/02 Diana Galimberti 3er Informe Parcial 30/09/02 De Nicotti Guido 1er Informe Parcial 31/03/02 2. En la mayoría de los casos analizados los informes no se encuentran firmados por el consultor que los elaboró, y carecen además de la fecha de emisión y recepción por parte de UCP. d) Pagos: Se pudo establecer que en algunos casos los comprobantes extendidos por los consultores no contienen algunos requisitos (fecha completa de emisión, período al que corresponde el honorario, no se identifica al Proyecto). e) Registros: La suma abonada en concepto de honorarios a consultores expuesta en los estados financieros asciende a $ 2.049.538,22 y difiere del total de registros contables ($ 2.063.243,52). Se solicitó a la UCP que concilie esta diferencia de $ 13.705,30 por Memorando N° 14 del 16/09/03 y fue reiterado por Nota N° 144/03-DCEE-SI de fecha 25/09/03, recibiéndose respuesta el 13/11/03 sin conciliar el importe mencionado. Esta situación surge, como ya se mencionara precedentemente (punto B-1.a) párrafo 12 “En el ejercicio 2002” c) ), por prepararse los estados financieros sobre información PNUD y no sobre registros del Proyecto. f) Encuesta Nacional de Nutrición y Salud 1) La Secretaria de Programas Sanitarios del Ministerio de Salud, envía una nota, sin fecha del mes de abril de 2002, al representante residente del PNUD en relación al estado de situación del Convenio de Costo Compartido “Proyecto ARG 01/016Apoyo y Fortalecimiento al PROMIN para el desarrollo de la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud” informando que el mismo no tuvo hasta la fecha principio de ejecución y que dado al estado de emergencia sanitaria hacia altamente improbable que ello ocurra; por lo tanto solicitaba su cancelación ya que a la fecha no se habían realizado transferencia alguna de fondos. Con fecha 31/07/02 se suscribe la Revisión Final “C” de su cancelación. Sin perjuicio de lo expuesto, el 31/07/02 se suscribe la Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046 que introduce, entre otras modificaciones, una nueva línea de gasto 17.16 para “...contratación de consultores especializados para la definición de un marco conceptual y metodológico de una posible realización de la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud (ENNyS) por USD 65.215.Resultado 1.8...”. 2) De los procedimientos aplicados a los 9 consultores contratados para ésta actividad, surgen los siguientes comentarios: 1. Documentación faltante: No se tuvo a la vista legajo de un consultor (Pablo Durán) al cual se le abonó la suma de $ 14.415,- (USD 6.383,79). 2. Contratos a) La totalidad de los contratos citan que fueron celebrados entre el proyecto PNUD ARG/01/016 y el consultor. No se tuvo a la vista enmiendas a los mismos que corrigen el cambio de proyecto (ARG/97/046). b) Los períodos de los contratos son: - en un caso de enero a diciembre de 2002; - en cinco casos de enero a mayo de 2002; y - en los tres restantes de enero a febrero de 2002. 13 La revisión “j” del Documento de Proyecto ARG 97/046, tal como lo cita en 1) precedente, fue suscripto el 31/07/02. 3. Pagos a) El total de los pagos, que asciende a la suma de $ 126.878,50 (USD 57.802,48) fueron abonados con recursos del proyecto PNUD ARG/97/046. b) Las facturas presentadas por los consultores presentan las siguientes particularidades: - No identifican el proyecto por la suma de $ 13.000 (USD 6.113,09); - A nombre del proyecto ARG/97/046 la suma de $ 7.274,50 (USD 3.554,47); - De un consultor no se tuvo los recibos a la vista, tal como se señalara en nuestro punto B-3-e)1. precedente; y - El resto factura al Proyecto ARG/01/016 por la suma de $ 92.189,- (USD 41.751,13). 4. Rendiciones al PNUD Al PNUD se justificó el total pagado a los consultores en las líneas presupuestarias que seguidamente se detallan: Línea Concepto 17.05 Gcia. Operaciones 2.440,00 707,65 17.07 Gcia. Adm. y Finanzas 4.880,00 1.361,34 17.15 Evaluación de Impacto 118.338,50 55.395,54 17.16 Consultores ENNyS UCP 1.220,00 337,95 126.878,50 57.802,48 TOTAL Importe $ Importe USD La información, tal como se expone en el cuadro precedente, se expone erróneamente en las sublíneas presupuestarias de acuerdo al carácter de la contratación. Asimismo, a excepción del contrato de $ 14.415 (USD 6.383,79) que no se tuvo a la vista, tal como se manifiesta en el punto B- 3- f) 2) 1. precedente, téngase en cuenta lo señalado en 3) f) 2) 2. respecto a que los contratos fueron celebrados bajo otro Proyecto (ARG 01/016). 5. Registración contable: Según la registración contable los gastos citados en 4. 14 anterior fueron imputados por la UCP a los centros de costos que seguidamente se exponen: Línea Concepto Importe $ 17.02 Coordinador Ejecutivo 25.320,00 17.03 Directores 41.017,50 17.04 Asesor Técnico 17.15 Evaluación de Impacto 14.415,00 17.16 Consultores ENNyS UCP 42.466,00 3.660,00 126.878,50 TOTAL Debieron imputarse en su totalidad a la línea 17.16. 6. Informes: Las actividades detalladas en uno de los informes tenido a la vista, de un consultor, no permiten identificar si el mismo desarrolló tareas relacionadas con la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud, toda vez que informa, entre otras, las siguientes actividades: -Asistir técnica y administrativamente al Área de Compras y Contrataciones; -Archivo de documentación, armado y foliado de expedientes; -Registro de seguimiento de inversiones; -Registro y actualización del registro de proveedores; -Tipeo de notas, etc. Comentarios de la UCP: a) Legajos 1. Efectivamente, tal como consta en el legajo personal de dicho consultor, al momento de formalizarse la contratación, el mismo no era Profesional Universitario recibido, con título habilitante. Tal circunstancia fue notificada en la elevación a Cancillería; habiéndose considerado a efectos de su designación, su destacada formación técnica y su probada experiencia en las funciones para las cuales fuera contratado. 2. Con la salvedad del primer caso, considerado en el párrafo anterior; en los restantes 15 casos, se omitió consignar el “visto Original” en la fotocopia del título, el cual fuera exhibido en oportunidad la su presentación.3. Se toma conocimiento de la observación formulada. b) Contratos La dilación temporal existente entre el inicio de actividades, y la “No Objeción” del BIRF, obedeció a los motivos expuestos por esa Auditoría. Estaba en conocimiento de los citados consultores, que el cobro del período trabajado con antelación a la “No Objeción” del Banco, quedaba a su riesgo; habiendo sido aceptado tal condición. c) Informes Se toma conocimiento de la observación formulada. Se procederá a incrementar los controles a fin de evitar la reiteración de omisiones como las detectadas. d) Pagos Se toma conocimiento de la observación formulada. Se dará traslado a UFI-S a efectos de que se proceda a incrementar los controles con el objeto de evitar la reiteración de omisiones formales de carácter similar a las detectadas. e) Registros La omisión en la presentación de la conciliación requerida, se debió al cúmulo de tareas existentes, debiéndose merituar al momento de definir las labores a ejecutar, la significatividad de cada una de las observaciones con respecto a otras a cumplimentar en forma conjunta. f) Encuesta Nacional de Nutrición y Salud 1)Sin comentarios. 2) 1. Dicho consultor, se encontraba ya contratado para labores de consultoría del PROMIN, conservando dicho legajo con sus antecedentes; no efectuándose un nuevo legajo para su afectación en la Encuesta. 2. a) Los contratos aparentemente se hicieron por un año, y no se tuvo en cuenta la necesidad de regularizar la situación ante la baja del proyecto. Se toma nota de la observación a sus efectos. b) Se toma nota de la observación a sus efectos. 16 3. Como no se modificaron los contratos, tampoco se notifico a los consultores acerca de la necesidad de modificar los criterios de facturación. No se tienen constancias ciertas acerca de los hechos, por cuanto los consultores afectados a tales tareas han dejado de pertenecer al Proyecto. Es factible que existan ajustes omitidos, por cuanto todos los ajustes que se concretaron fueron establecidos por un equipo de contadores externos, en razón de que los profesionales y el equipo interviniente en los procesos operativos y de registración, fueron desafectados del programa. 4. Las imputaciones que se efectuaron en los actos preparatorios y de inicio, se registraron provisoriamente en el otros sub-rubros de la línea 17; omitiéndose luego, la regularización de dichos registros. 5. Sin comentarios. 6. Se toma conocimiento de la observación formulada. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con la contratación de cada consultor (copia de título profesional, informes, etc.), teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia. Solicitar las no objeciones a las contrataciones en tiempo y forma, a efectos de poder disponer de las mismas al momento de suscribir los respectivos contratos. Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos los datos necesarios a efectos de poder relacionarlos con el proyecto que nos ocupa. Profundizar los controles administrativos a efectos de que se imputen al proyecto erogaciones que se correspondan únicamente con el mismo. Profundizar los controles respecto al cumplimiento de los consultores de los informes que deben presentar, conforme los términos de referencia por ellos suscriptos. 4) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS Observaciones: Respecto a la contratación de una firma consultora, Buenos Aires System SRL por $ 17 89.782,-, para el desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de Estadística e Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco del “Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de Salud y Direcciones Provinciales” merece señalarse: a) Contrato: No se adjunta al contrato: Documentación que avale el cumplimiento del punto 6. del contrato (incompatibilidad del equipo consultor); y b) Informes: Se tuvo a la vista un informe integral que presenta las siguientes particularidades: 1. carece de fecha de emisión, solamente se verificó impreso en cada una de las hojas que integran el informe una fecha (de impresión) del 21/01/03; 2. no se adjunta nota con fecha de elevación, y sello de recepción de la UCP, que permita verificar el cumplimiento del plazo de presentación (20 días posteriores a la fecha de firma del contrato suscripto el 18/11/02); 3. no pudo verificarse si los criterios de éxito solicitados fueron cumplidos en el tiempo previsto (20 días); 4. No se tuvo a la vista evaluación y aprobación del informe mencionado precedentemente por parte del responsable de la Unidad de Informática del PROMIN conjuntamente con el Coordinador del Proyecto y la DEIS, tal como se estipula en los Términos de Referencia, punto 4; 5. Si bien, según el informe analizado, se cumplió con la realización de reuniones de coordinación entre responsables de la consultora y de la Unidad de Informática del PROMIN, las mismas no se encuentran firmadas por los asistentes, solamente se determinan los temas tratados durante éstas; 6. De acuerdo al punto 4, último párrafo, de los Términos de Referencia adjuntos al contrato “...en forma quincenal la consultora deberá entregar copias de un informe de avance al responsable de la Unidad Informática del PROMIN y al Coordinador del Proyecto..., el cual servirá para evaluar la marcha del trabajo y sus resultados...”. Esta documentación no fue tenida a la vista, no obstante haber sido solicitada por 18 Memorando Nº 18 del 25/09/03 y reiterado por Nota N° 148/03 DCEE-SI del 01/10/03. c) Pagos: 1. El punto 7. de los Términos de Referencia estipula que la modalidad de pago se “...realizará a partir de la finalización de cada etapa, liquidando a la consultora los montos demandados en insumos de recursos humanos y viáticos del perìodo, mediante la presentación de los comprobantes de viajes y viáticos...Toda liquidación deberá estar avalada por la aprobación de los elementos de control estipulados para cada etapa...”. No surge de la documentación adjunta al legajo el cumplimiento del mismo. 2. Por otra parte, el contrato en su punto 5 “Pagos a la consultora” se establece que “...el pago deberá efectuarse dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la factura y de la documentación pertinente que se indica en los Términos de referencia, y certificados los trabajos a su satisfacción por parte del contratante...”. La factura de $ 17.659,60 fue recepcionada el 27/12/02 y la orden de pago se emitió el 30/12/02, pero como se señalara en el punto anterior precedente no surge de la documentación adjunta al legajo el cumplimiento de este punto del contrato. Comentarios de la UCP: a) Contrato No existe documentación que avale el punto 6. El consultor al aceptar las condiciones del pliego y posteriormente firmar el contrato, se esta comprometiendo a verificar que no existan consultores con incompatibilidades. En caso que el comitente compruebe la existencia de incompatibilidades se solicita el cambio del consultor. b) Informes 1. a 5. En la elevación de la factura para su pago figura el conforme al cumplimiento de la etapa correspondiente. Con respecto a las actas de las reuniones de coordinación efectuadas entre los responsables de la consultara y la Unidad informática del PROMIN, habida cuenta el acuerdo existente en lo tratado entre las partes, lo cual se encuentra 19 reflejado en las minutas, no se consideró necesario la firma por parte de los asistentes. 6. Dado que la modalidad implementada en esta etapa implicaba reuniones con distinta periodicidad, se remplazó de común acuerdo entre las partes por minutas de reunión, a las que se hace referencia en el punto precedente. c) Pagos 1. La documentación requerida figura en el expediente de pago obrante en poder de UFI-S. 2. Se toma conocimiento de la observación formulada a sus efectos. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con los antecedentes de las firmas consultoras contratadas y los informes elaborados por las mismas. Profundizar los controles administrativos a efectos de disponer de toda la documentación necesaria al momento de emitir las órdenes de pago correspondientes. 5) COMPRAS LOCALES Observaciones: a) Compulsa Nº178 UCP “Adquisición de equipamiento informático DEIS”, adjudicada a la empresa Martinez y Lutz por $ 55.324,-, merece las siguientes consideraciones: 1. Las “Condiciones del Llamado” no se encuentran firmadas por el oferente en todas sus fojas, conforme se estipula en el punto 2 “Documentos integrantes de la oferta” acápite c) de las citadas condiciones. 2. En la mayoría de las ofertas presentadas no consta la fecha de recepción por parte de la UCP, que permitan aseverar que las mismas fueron presentadas en término. 3. La Comisión de Estudio de Ofertas, en su informe emitido el 05/05/02, manifiesta que “...se limita a la tarea encomendada de análisis de las ofertas presentadas y propuesta de adjudicación, no asumiendo responsabilidad por actos y/o hechos, 20 originados en el trámite con anterioridad (decisión de la compra) o posterioridad a la propuesta de adjudicación...”. b) Compulsa de precios Nª182 UCP “Adquisición de equipamiento de aire acondicionado Piso 11”, adjudicada a la firma Metalia SRL por $ 19.724,25: 1. La totalidad del expediente (compulsa) no se encuentra foliado. 2. La orden de compra N° 0000-00000025 del 17/10/02, correspondiente a esta adquisición no se encuentra firmada por el proveedor. 3. El Acta de Recepción, no se encuentra conformada por un responsable autorizado ni por el proveedor, tampoco se tuvo a la vista el remito correspondiente que avale la entrega del equipamiento. c) Ampliación servidores por la suma de $ 7.512: se solicita con el objeto de ser colocados a los usuarios de la Dirección de Estadísticas de Salud en el marco del proyecto de fortalecimiento de dicha Dirección. La UCP no solicita los tres presupuestos correspondientes por encontrarse los servidores en garantía con la empresa citada en el punto a) precedente. El presupuesto presentado carece de recepción por parte de la UCP y firma del proveedor (Martinez y Lutz). d) Compra de Notebook por la suma de $ 6.660,63: se observa que la necesidad de esta adquisición se fundamenta en el reemplazo de una existente cuyo costo de reparación y/o actualización resulta mayor a una nueva. No se adjunta documentación que avale la justificación mencionada por la UCP y que permita compararla con los presupuestos solicitados para la nueva adquisición. Por otra parte, el 50% de las ofertas recibidas por UCP para esa compra fueron realizadas vía fax. e) Licitación Internacional Limitada (LIL) Nª003/02 “Adquisición de Medicamentos e Insumos” por la suma de USD 1.426.844,10, tuvo origen en el marco del Plan Nacional de Emergencia Sanitaria, fue iniciada como Concurso de Precios N°175 y con fecha 09/07/02 se recibe no objeción del BIRF recomendando modificar el nombre del proceso a LIL, hecho que se produjo con posterioridad. Respecto al expediente cabe formular las siguientes observaciones: 1. El Pliego de bases y condiciones como así también las especificaciones técnicas 21 no se encontraban firmadas por responsable de área correspondiente. 2. En algunos casos (30%) no se tuvo a la vista el “Certificado Libre de Sanciones”, requerido en el pliego de bases y condiciones, en otros, se adjunta al expediente, la constancia de iniciación del trámite para su obtención. Transcurrido el plazo obligatorio para su presentación, éste requisito no fue cumplido. 3. En otros casos (30%) no se tuvo a la vista el “Certificado de Cumplimiento de Buenas Prácticas de Manufactura y/o Control” según recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud (OMS). 4. El Anexo 1-Examen de las Ofertas- del “Informe de Evaluación de ofertas y recomendaciones para la adjudicación del contrato” menciona la documentación presentada por los oferentes, de la cual surgen diferencias con lo tenido a la vista: a) En un caso (Klonal) formulario de oferta; b) En un caso (Veinfar) revisión de poder del firmante; y c) En dos casos (Pharmos y Richet) constancia de inscripción en la AFIP. 5. La Sección II “Datos de la Licitación”, Punto F –Poscalificación y adjudicación del contrato- (IAL 39.2) perteneciente al Pliego de bases y condiciones establece que el plazo límite para la firma de contratos es de 7 días. De acuerdo a la documentación de respaldo analizada la firma de los correspondientes contratos con las empresas adjudicadas superan el plazo establecido. 6. Las “Condiciones especiales del contrato”, en su cláusula 8.1, establecen que “… el monto de la garantía de cumplimiento será de 10% del monto de contrato…”. Del análisis realizado surge que los contratos fueron celebrados en dólares y las garantías se constituyeron en pesos, verificándose que por las variaciones en el tipo de cambio ése porcentaje no se mantiene. 7. Por otra parte, la Sección IV “Condiciones Generales del Contrato” - Cláusula 8.3 Garantía de cumplimiento – manifiesta que “…las mismas se presentarán en las siguientes modalidades: a) Garantía bancaria o carta de crédito irrevocable emitida por un banco de prestigio…, b) Un cheque de caja o un cheque certificado…”. De los procedimientos aplicados surge que: UCP recibió las siguientes garantías de cumplimiento de contrato: 22 Proveedor Instituto Biológico Argentino FABRA SRL BAGO Total Gtía. Banc. Monto Cheque Garantía en O Créito Contrato USD $ Certificado $ Irrev. $ 169.747,06 30.711,44 55.753,58 14.206,40 69.959,98 200.458,50 44.452,80 31.801,82 0,00 27.146,64 27.146,64 76.254,62 USD USD 5.100,00 5.100,00 51.000,00 6.120,36 14.283,36 0,00 7.457,89 7.457,89 20.403,72 143.752,56 263.315,40 0,00 150.000,00 407.067,96 150.000,00 Lotes 1 2 3 12 5 6 7 FADA PHARMA RICHET 8 11 ROEMMERS 9 368.712,00 KLONAL 10 13 14 15 84.480,00 8.467,20 5.644,80 204.355,30 218.467,30 1.426.844,10 PHARMOSA TOTALES 112.000,00 112.000,00 0,00 30.243,84 30.243,84 58.529,00 264.282,58 usd 5.100,- 19.245,60 210.300,37 77.774,60 474.582,95 USD 5.100,- La UCP no tiene implementado un registro documental que de prueba de su existencia y responsables de su resguardo; como así tampoco que refleje los controles efectuados respecto a la vigencia de las mismas. Al respecto, se verificó entrega de medicamentos en fecha posterior al vencimiento de las garantías: Lote Descripción 1 Oxitocina 2 Sulfato Proveedor Fecha Ultima Fecha Vcto. Gtía Entrega Cump. Contrato I. B. A. 14-03-03 26-01-03 de I. B. A. 14-03-03 26-01-03 19-05-03 25-02-03 Hexoprenalina 15 Aerocamaras PHARMOS 23 8. Así también, el Manual de contrataciones establece en su Capítulo I “Contratación de obras, bienes y servicios” punto 29 “…se deberá observar que la garantía de cumplimiento del contrato, en el caso de que un oferente, sea adjudicatario de más de un lote, debe suscribirse por cada contrato o lote (Garantía individual y no grupal)…”. De los procedimientos aplicados se verificó que en cinco casos (Fada Fharma, Richet S.A., Fabra S.R.L., Instituto Biológico Argentino y Pharmos) las empresas adjudicadas no cumplen con lo establecido precedentemente, toda vez que las garantías presentadas son grupales y no por cada lote adjudicado. Subexpediente LIL 003 UCP – Lote 08: corresponde a adquisición de medicamentos a Laboratorios Richet S.A. por 3.444 unidades de Surfactante Pulmonar Exógeno Natural de origen Bovino, Certificado N° 94.004 por un total de USD 143.752,56. Sobre el particular merece destacarse: 1. El Manual de contrataciones Capítulo I – punto 17- establece que “…los subexpedientes deberán ser foliados desde el N°1 en forma correlativa y cronológica…”. La documentación de respaldo analizada no cumple con este requisito. 2. Respecto a la recepción de los medicamentos, conforme se indica en el Manual de contrataciones, se emite dos documentos; i) “remito de recepción provisoria” emitido por la UCP/UEP e ii) remito del Proveedor. a) No se tuvo a la vista en un caso el “remito de recepción provisoria” (Santa Fe 203 unidades). b) En cuatro casos el remito del Proveedor (Rawson 32 unidades, Paraná 95 unidades, Salta 157 unidades, Santiago del Estero 116 unidades). c) En dieciocho casos los “remitos de recepción provisoria” no se encontraban firmados por el Proveedor. d) En ocho casos los remitos del Proveedor no se encontraban conformados por autoridad competente provincial; e) Así también, el remito del Proveedor, en seis casos, era fotocopia y en otros dos fueron recepcionados por fax. 24 3. Según las Condiciones Especiales del Contrato (cláusula 11 “Entrega y documentos” (ítems iii) copia del certificado de ayuno en que el comprador resulta beneficiarse, v) certificado de garantía del proveedor /fabricante por los artículos suministrados, vi) certificado de origen de los artículos suministrados emitados por el proveedor y vii) original del certificado de inspección proporcionado al proveedor por la entidad inspectora designada-) no se tuvo a la vista la documentación necesaria para la efectivización del pago realizado.. Comentarios de la UCP: a) Compulsa Nº178 UCP “Adquisición de equipamiento informático DEIS”, 1. Si bien no se presenta el pliego firmado, el formulario de oferta presentado y firmado por el oferente indica que los documentos de la invitación han sido examinados y de conformidad. Se toma nota. 2. Dado que la apertura de los sobres es un acto público con fecha y hora precisa, no hay posibilidad de recepcionar ofertas fuera de término.3. Es una fórmula utilizada en todos los últimos informes de comisión, y se coloca con el fin de excluir a la comisión designada de toda responsabilidad que no se vincule con la función que le fuere encomendada. b) Compulsa de precios Nª182 UCP “Adquisición de equipamiento de aire acondicionado Piso 11”, 1. Se toma nota a sus efectos. 2. Se toma nota a sus efectos. 3. Se toma nota a sus efectos. c) Ampliación servidores La recepción del presupuesto fue efectuada por correo electrónico. d) Compra de Notebook La consulta efectuada sobre la reparación y actualización, recibió una respuesta verbal destacando la inconveniencia de tal procedimiento con relación a la adquisición de un equipo nuevo, por carecerse de repuestos para los mismos, no cotizándose en consecuencia la reparación solicitada. Además del mayor costo, se tuvo en cuenta la 25 obsolescencia tecnológica de dicho equipamiento, no cubierto ya por garantía alguna. e) Licitación Internacional Limitada (LIL) Nª003/02 “Adquisición de Medicamentos e Insumos” 1. Las aspectos Técnicos se encuentran firmadas en fojas 128 a 130 por el gerente del área técnica. Las restantes condiciones, si bien no están firmadas en todas sus fojas, se firman en la carátula que figura en fojas 142. 2. El certificado requerido era sumamente dificultoso para su obtención, la emergencia exigía celeridad en el trámite de la compra, razón por la cual no se requirió. Dicho requisito fue eliminado de los pliegos siguientes, ya que además carecía de uso práctico. En muchas oportunidades las sanciones eran referidas a aspectos de carácter meramente formales o de escasa significatividad. 3. Se toma conocimiento de la observación formulada, a sus efectos. 4. a) Si bien no se ha presentado el formulario completo, en la primer página de la oferta se considera cumplido con la firma de dicho formulario, el cual forma parte del pliego a fojas 2064. En el se aceptan todas las condiciones, y la cotización figura en la planilla de fojas 1870 donde se encuentra la cotización de cada lote. b) El firmante de la oferta es el Presidente de la Sociedad. Dicho carácter consta en el Estatuto societario, el que se encuentra presentado conjuntamente con la oferta. c) La presentación de la inscripción de la AFIP no es requisito del pliego. Se trata de una licitación internacional, y no tiene esa exigencia contemplada. Esta documentación la acompaña el proveedor contratado al presentar la factura. 5. Cuando se realizó el pliego siguiendo directivas de celeridad por ser la primer compra de emergencia se redujo el plazo límite para la firma de 28 días a 7 días, en la expectativa de poder concretar las compras en plazos menores. La practica indicó que el nuevo plazo determinado era insuficiente, dado que como requisito previo a la firma del contrato, el proveedor debía constituir una garantía, cuyo plazo de tramitación impedía concretar la misma en el nuevo plazo otorgado, más aún si se presentaban feriados, y considerando además que tratándose de días corridos, dos de ellos eran feriados, con lo cual el plazo efectivo se reducía a cinco 26 días, en el mejor de los casos. 6. Lo que establece el pliego es un 10% del monto del contrato. También se indica en las condiciones generales, que la moneda de la garantía puede ser cualquiera de libre convertibilidad, por lo cual la garantía presentada, expresada en pesos satisface el requisito del pedido. Otra cuestión es la desvalorización o valorización del peso argentino en el transcurso del contrato. Si bien para este contrato no se efectuó una revisión del mantenimiento del 10% en los distintos momentos, la diferencia no fue significativa con relación al monto del contrato, por lo cual no se solicitó una ampliación de la garantía respectiva. Las normas nacionales no permitían considerar cláusulas de ajuste. 7. La cláusula 8.41 del Pliego establece que las garantías serán devueltas 30 días después de que se hayan completado todas las obligaciones del contrato. En consecuencia, la validez de las mismas se extiende hasta la recepción definitiva. 8. Del comentario formulado se toma debida nota a sus efectos. Subexpediente LIL 003 UCP – Lote 08 1. A la fecha de la presentación del informe de AGN, dicha omisión fue regularizada. 2. a) y b) En los dos casos precedentemente citados fue utilizado el remito del proveedor, conformado por la Provincia. Los mismos se encuentran con la documentación de pago obrante en UFI-S. c) En los casos citados el transportista se retiró sin firmar nuestro “Remito de Recepción Provisoria”, dejando el Remito del Proveedor. d) y e) En los casos indicados en “d)”, y “e)”, se verifica lo siguiente: el mecanismo de doble remito, uno emitido por la empresa proveedora, y el otro por la UEP, al momento de la recepción, generaban un marco de doble control; que satisfacían el cumplimiento de un mismo acto de entrega. En consecuencia, resultaba redundante la conformación de ambos instrumentos; toda vez que sólo con uno de ellos quedaba jurídicamente afianzada la entrega. 3. De la observación formulada se toma debida nota a sus efectos. 27 Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de que la documentación que avala los antecedentes de contratación sea completa y sustente adecuadamente el proceso. Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor a efectos de evitar que éste último desconozca los compromisos asumidos y cumpla en tiempo y forma. Profundizar los controles respecto a las entregas de los productos adquiridos con fondos del Proyecto. 6. LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones 1) Del Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición, cabe los siguientes comentarios. a) No se encuentra acumulado, sólo detalla las adquisiciones del año; b) No indica algunas situaciones (baja del bien por obsolescencia) que se verificaron de la inspección ocular; existen notebooks obsoletas, que fueron dadas de baja. c) No se encuentra totalizado y conciliado con los registros del Proyecto. 2) No se obtuvo evidencia de los controles realizados durante el año por la UCP sobre los bienes a su cargo (recuentos periódicos). 3) Al momento de nuestra inspección ocular se verificó que la notebook adquirida en el ejercicio 2002 no se encontraba en la UCP, no contándose con un “Registro de Entradas y Salidas” (o documentación similar) que documente dicho acto a fin de conocer en cada momento la ubicación de los equipos, destino, responsables y autorizaciones. Comentarios de la UCP: 1) a) en enero del año 2003 ante el traspaso de funciones a UFIS, se elevaron todos los originales del libro Mayor de Bienes y Equipos. Adjuntos a éste fue elevada la siguiente documentación: - Conciliación del Inventario físico con la contabilidad (acumulado) - Detalle del Inventario Físico. 28 - Mayores contables - Acta de transferencia de bienes. b) Se toma nota de la observación, y se adoptarán las medidas para subsanar la misma en el futuro. c) El original del libro Mayor, totalizado y conciliado se encuentra en UFI-S, disponible para su consulta. 2) Sin comentarios. 3) Sin comentarios. Recomendaciones: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) para validar la información. Por otra parte, implementar un Registro de entrada/salida de aquellos equipos utilizados temporalmente fuera de la UCP, de manera de conocer en todo momento su ubicación, fecha de entrada y/o salida, responsable usuario y autoridad superior que autoriza el mismo. 7) VARIOS Observaciones: 1) En un caso (Carlos Fernández) no se tuvo a la vista legajo del consultor, no obstante haber sido solicitado por Memorando Nº18 del 25/09/03 y reiterado por Nota N° 148/03-DCEE-SI de fecha 01/10/03. Durante el período 01/01/02 al 31/12/02 se efectuaron pagos de honorarios mensuales mediante la modalidad de Acuerdos de Obra que totalizan la suma de $ 13.000,-. 2) Se presupuestaron servicios de cadetería para el traslado de documentación (del piso 7 al 11 del Ministerio de Salud de la Nación), no se establece unidad de medida de la prestación (horas, días, cantidad de bultos a trasladar, etc.). Por el servicio prestado se 29 efectuó en el período enero-marzo por un total de $ 4.514,40, verificándose que: a) Se contabilizó en la cuenta contable “Servicios de cadetería y remis” la suma de $ 1.504,80 y $ 3.009,60 en la cuenta contable “Reparación y mantenimiento de oficinas”. Si bien esta registración no genera ajustes a las líneas presupuestarias PNUD, si afecta los registros del proyecto, debiéndose proceder al ajuste respectivo. b) Por el traslado y mudanza mencionados, fueron facturadas en un mes 198 horas de trabajo (a $7,60 por hora hace un total de $1.504,80) lo que equivaldría aproximadamente a 22 días hábiles con una jornada de 9 horas diarias de trabajo. Esta situación resulta destacable en virtud de que el servicio fue adjudicado a la misma persona que realiza la cadetería del proyecto, teniéndose a la vista facturas por los meses de enero a marzo tanto por los servicios de cadetería regulares como por los relacionados con la mudanza. 3) Por otra parte el 15/10/01 se solicita pedido de cotización de servicios de cadetería para el proyecto 97/046, no justificando la necesidad de un servicio adicional, que se adjudicó a “Moto’s Bazán”, el proyecto cuenta con ese servicio (Motos Daniel). 4) Para controlar la prestación del (Moto´s Bazán) se confeccionó un formulario (hoja de ruta) en la cual debía especificarse fecha, orígen y destino del viaje, motivo, firma y aclaración del solicitante del servicio. En la mayoría de los casos (54%) no existe la firma y aclaración del solicitante, requisito necesario para avalar el viaje y poder así emitir la factura correspondiente al pago. 5) Para la contratación de servicios relacionados con correo, agua, fotocopias, librería etc., si bien se efectúan con la solicitud de tres presupuestos, no se aplica el sistema de rotación de proveedores conforme lo establecido en el punto 12 c) - Recursos Físicos del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD. Asimismo, a partir de la entrada en vigencia del Manual de Contrataciones (julio de 2002), se establece un período taxativo de 6 meses para la rotación de los mismos. Comentarios de la UCP: 1) Conforme lo verificado en este caso, como en otros análogos, el legajo del consultor se encontraba adjunto, en copia, a todas las facturas de pago. 30 2) Se toma conocimiento de la observación formulada. 3) Se toma conocimiento de la observación formulada. 4) Se toma conocimiento de la observación formulada. 5) Se toma conocimiento de la observación formulada. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Dar cumplimiento a la normativa vigente respecto a las erogaciones canalizadas bajo este rubro. BUENOS AIRES, 29 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 31 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros en moneda local que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Inspección ocular. 32 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2002; y - el 41,93 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea 11.00 13.00 15.00 16.00 17.00 21.00 30.00 45.00 52.00 53.00 85.00 TOTALES Concepto Profesionales Internacionales Personal administrativo de Apoyo Viajes Misiones Profesionales Nacionales Subcontratos con Empresas consultoras Capacitacion y becas Compras locales Costos de informes Varios Diferencia de Cambio Aplicaciones % del Ejercicio $ Incidencia 0,00 0,00% 0,00 0,00% 211.326,83 7,87% 0,00 0,00% 2.049.538,52 76,32% 24.614,75 0,92% 0,00 0,00% 128.363,51 4,78% 0,00 0,00% 271.732,22 10,12% 0,00 0,00% 2.685.575,83 100,00% Importe muestra $ % Muestra analizada 65.240,32 30,87% 822.234,50 14.840,00 40,12% 60,29% 115.565,14 90,03% 108.122,58 39,79% 1.126.002,54 41,93% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 29 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 33 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN