INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio N° 1 de período irregular finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria detallados en I- siguiente, por el Ejercicio N° 1 de período irregular, iniciado el 01 de diciembre de 2012 y finalizado el 31 de diciembre de 2013, correspondientes al “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nº 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), del MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y PESCA. I -ESTADOS AUDITADOS a) Notas a los Estados Financieros Ejercicio al 31/12/13 (Notas Nos. 1 a 9). b) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos efectuados correspondiente al ejercicio 2013, expresado en dólares estadounidenses. c) Estado de Inversiones correspondiente al ejercicio 2013, expresado en dólares estadounidenses. d) Estado de Cuenta Especial en dólares estadounidenses 1 e) Anexo I.- Fuente de Fondos, en dólares estadounidenses . Los estados financieros así como el control interno implementado en el proyecto son de exclusiva responsabilidad de la UCAR. Fueron presentados a esta auditoría el 06/03/2014 y en forma definitiva el 26/05/2014. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo desde el 14/11/2013 en forma preliminar, hasta el 26/05/2014. II -ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y con los requerimientos específicos de la CAF, incluyendo pruebas de los registros contablefinancieros, el relevamiento de los sistemas de control y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III -OPINIÓN SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria, detallados en I- precedente, en sus aspectos significativos, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA ”al 31 de diciembre de 2013, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de 2 conformidad con adecuadas prácticas contables y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 7790/7792 CAF del 23/04/2012. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 26/05/2014. Dra. Adriana DENTONE Supervisora DCEOFI - AGN Dra. María F. IBAÑEZ Dr. Carlos A. VALDEZ Coordinadora DCEOFI – Sub-gerente CDP-AGN AGN 3 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE EL ESTADO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE DESEMBOLSOS Y JUSTIFICACIONES DE FONDOS DEL “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA ” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda el Estado de Seguimiento y Control de Desembolsos, que fuera emitido y presentado a la CAF durante el Ejercicio N° 1, de período irregular iniciado el 01 de diciembre de 2012 y finalizado el 31 de diciembre de 2013, correspondiente al “Programa para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitud de Desembolsos por categoría de gastos al 31 de diciembre de 2013, en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la Unidad de Coordinación del Programa y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 4 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y requerimientos específicos de la CAF incluyendo el análisis de la documentación respaldatoria de los gastos, verificación de la elegibilidad y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- OPINIÓN SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en Icorrespondiente al “Programa para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA ”al 31 de diciembre de 2013, presenta razonablemente la información para sustentar las Solicitudes de Anticipo de Fondos relacionadas, que fueran emitidas y presentadas a la Corporación Andina de Fomento durante el ejercicio finalizado irregular al 31/12/13, de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nro 7790/7792CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012. CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 26/05/2014. Dra. Adriana DENTONE Dra. María F. IBAÑEZ Dr. Carlos A. VALDEZ Supervisora DCEOFI - AGN Coordinadora DCEOFI – Sub-gerente CDP-AGN AGN 5 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA ” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado el examen del estado detallado en I- siguiente, por el Ejercicio N° 1, de período irregular iniciado el 01 de diciembre de 2012 y finalizado el 31/12/13, correspondiente a la Cuenta Especial del “Programa para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF). I. ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. El estado ha sido preparado por la UCAR sobre la base de los movimientos de la cuenta a la vista en dólares N° 450309/3 denominada “Programa para Incrementar la Competividad” MAGP- 5200/363-PROICSA-PMO.CAF US, abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 6 II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y requerimientos específicos de la CAF. III. OPINION SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente expone razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Programa para Incrementar la Competividad del Sector Azucarero del NOA”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nro 7790/7792- CAF , suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012, de conformidad con adecuadas prácticas contable-financieras y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo. CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 26/05/2014. Dra. Adriana DENTONE Supervisora DCEOFI - AGN Dra. María F. IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI - AGN Dr. Carlos A. VALDEZ Sub-gerente CDP-AGN 7 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA ” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el Ejercicio Nº 1, de período irregular iniciado el 01 de diciembre de 2012 y finalizado el 31/12/13, correspondientes al “Programa para Incrementar la Competitividad del Sector Azucarero del NOA ”, parcialmente financiado con fondos provenientes del Contrato de Préstamo Nº 7790/92- CAF suscripto a los 23 días del mes de abril de 2012 entre la República Argentina y la Corporación Andina de Fomento (CAF), han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno del Programa, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo de campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y significatividad: 8 C UNIDAD COORDINADORA TUCUMAN D ARGENINTA E ESTACION EXPERIMENTAL OBISPO COLOMBRES G ADQUISICIONES OBSERVACIONES DEL EJERCICIO N° 1 A. REGISTROS Y CONTROL INTERNO 1. Los asientos contables no siguen un orden cronológico. A modo de ejemplo se expone el siguiente cuadro: Año Asiento Nº Fecha 2012 3 03-dic 2012 11 14-dic 2012 17 03-dic 2012 1 26-dic 2012 2 27-dic 2013 13 04-feb 2013 18 30-ene 2013 317 08-feb 2013 954 14-feb 2013 21 19-feb 2. Se han verificado asientos manuales sin la documentación de respaldo y sin la autorización de la autoridad correspondiente. 3. En ningún caso, los legajos de pago suministrados se encuentran foliados. 4. En la mayoría de los casos, no se inutilizan los comprobantes de gastos incluidos en las rendiciones como respaldo de las Autorizaciones de Pago, con el sello de PAGADO. 5. En la mayoría de los casos, la documentación tenida a la vista en copia no posee la leyenda “Copia Fiel del Original”. 9 6. El Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados no es emitido en forma automática por el Sistema UEPEX, sino a través de planillas en Excel. Comentarios de la UCAR 1. Se toma en cuenta la observación 2. Se toma en cuenta la observación 3. Se toma en cuenta la observación 4. Se toma en cuenta la observación 5. Se toma en cuenta la observación 6. El estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados que se obtiene de UEPEX, no contempla aspectos tales como las retenciones pendientes de pago, los convenios y las diferencias de cambio. Recomendación A.G.N. Tomar las medidas de Control Interno necesarias a fin de subsanar las cuestiones observadas. Se recomienda foliar la documentación para un correcto resguardo de la misma y evitar la inclusión de asientos manuales. Los cuadros de los Estados Financieros deberían ser emitidos por el Sistema UEPEX ya que toda la información contable se halla en el mencionado sistema . B. OBSERVACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS 1. De acuerdo con la información y documentación suministrada correspondiente a Retenciones Impositivas, se observó lo siguiente: La cuenta contable 2.01.02.00.00.00 – Retenciones a Pagar Ganancias (del Pasivo), no se encuentra correctamente valuada en dólares al Tipo de cambio al cierre según el siguiente detalle: 10 USD Tipo de cambio 2. PESOS al Cierre S/ AGN S/ UCAR Diferencia 1.964,80 6.4810 303,16 327,03 23,86 En la cuenta contable 3.01.01.00.00 Aporte Préstamo CAF se omite la contabilización de la diferencia de cambio producida por las partidas monetarias. 3. En el Anexo 1 – Fuente de Fondos a los estados financieros, se expone dentro del apartado Retenciones a depositar, las Retenciones Fte. Local, correspondiendo las mismas según contabilidad al apartado “Otras Deudas”. Cabe destacar que no se tuvo a la vista documentación de respaldo correspondiente por lo que no se pudo corroborar la naturaleza de la misma. Asimismo, se incluyen en Retenciones Fte. Externa, las retenciones de ganancias, correspondiendo ser abonadas con fondos locales (importes no significativos en el presente ejercicio) 4. Con respecto a los Aportes Locales, según nota 3.2 inciso c) a los Estados Financieros, surgen las siguientes diferencias en USD: USD Fecha Concepto S/ UCAR 14/12/12 Aporte Local Nacional N° 1 413.393,96 27/03/13 Aporte Local Nacional N° 2 399.520,58 15/11/13 Aporte Local Nacional MAGyP 335.852,22 S/ AGN TC AGN 413.240,22 4,84 396.235,76 5,05 337.752,26 5,92 DIFERENCIA DE CAMBIO en Exceso Diferencia 153,74 3.284,82 -1.900,04 1.538,52 5. Se verifican errores en la valuación de las inversiones CAF. Se valúan en exceso por USD 12.253,22. 6. Adicionalmente a lo expuesto en el punto anterior, se detallan diferencias en la utilización del método de conversión F.I.F.O. para la valuación de las inversiones C.A.F. a. Se verifica un exceso en la utilización del Tipo de Cambio (TC) $ 4,8700 generado por la Venta de Dólares el 26/12/2012 por USD 27.084,18 11 b. No se valúan Inversiones CAF con el TC $ 5,4700 generados por las ventas de dólares del 01/08/2013 c. Se utilizan tipos de cambios erróneos para la contabilización de inversiones CAF, según el siguiente detalle en USD: TC $ Total Inversión 4,9828 41.742,08 Primer día hábil de mes 5,0475 118.935,91 Primer día hábil de mes 5,0900 39,47 No es un TC del BCRA 7. Se retiene el impuesto Ley 25.413 en la cuenta corriente en pesos BNA 53890/55 y en la caja de ahorro en dólares BNA 450309. Según la Ley de Competitividad, en su artículo segundo, detalla que “No se hallarán sujetos al gravamen a que se refiere la presente ley, los créditos y débitos correspondientes a cuentas de: El Estado (nacional, provincial, municipal y la Ciudad Autónoma de Buenos Aires) así como también sus respectivas reparticiones…” Se omitió solicitar su reintegro de acuerdo a lo siguiente: Cuenta BNA C/C en pesos 53890/55 Monto en $ 57.442,97 Cuenta Monto en USD BNA C/E en dólares 450309 0,43 8. Según constancia de inscripción emitida por AFIP, el alta correspondiente a Impuesto al valor agregado y Contribuciones de Seguridad Social, es del 01/2014. 9. En relación a los pagos realizados a HORIZONTES SA, DIARIO PREGON SRL, EDITORIAL LA PAGINA Y LA GACETA SA por $ 26.917,80, $ 8.972,60, $45.397,99 y $ 31.421,28 respectivamente, se omitió la realización de retenciones impositivas y no se les requirió con posterioridad- la constancia de auto-retención. 12 10. La AP 2013000600 por $15.813,90 incluye gastos rendidos posteriores a la fecha de su emisión. 11. Según documentación adjunta a la respuesta al Memorando a la dirección, se verifica la contabilización de gastos del ejercicio por $85.761,00 cuando corresponden a gastos previos al proyecto. Comentarios de la UCAR 1. a. Debido a que el sistema UEPEX dolariza las retenciones al momento de ser pagadas, y el tipo de cambio es el mismo que cuando fueron devengadas, de introducir un ajuste manual, la misma no quedara saldada en dólares al momento de efectuarse el pago. 2. Se incluye la misma en la nueva versión de los Estados Financieros adjuntos al presente memo. (Comentario del auditor: no se actualiza al TC al cierre) 3. El concepto otras deudas se refiere a Depósitos en Garantía., se procedió a la corrección del sumas y saldos 4. El criterio utilizado se expone en la Nota 3 a los Estados Financieros 5. Se toma en cuenta la observación 6. a. Se toma en cuenta la observación b. Dicha venta se utilizo para devolver los gastos previos c. Dichos gastos en su mayoría (USD 160.677,99) corresponden a gastos previos. 7. La UCAR se encuentra en proceso de gestionar la devolución de dichos fondos 8. Sin comentarios 9. Sin comentarios 10. Esto se debió a un error en el armado de la rendición por parte del convenio. 11. Sin comentarios Recomendación A.G.N. Debido a la variación del tipo de cambio y las consecuentes diferencias de cambio que provocan en la actual metodología de registración, se recomienda que las partidas 13 sean llevadas en dólares y expresadas en pesos al tipo de cambio al cierre del Ejercicio, aclarándolo en notas a los Estados. Incluir en los EEFF todas las notas necesarias para una mejor comprensión a terceros. Unificar el tipo de cambio a utilizar para los registros de los aportes e inversiones de la contrapartida local. Tomar las medidas de control necesarias a fin de la correcta utilización del método FIFO en la contabilización de las inversiones CAF. Incorporar la documentación necesaria para dar adecuado respaldo a lo expresado en el presente memorando. OBSERVACIONES EN CAMPO - UNIDAD COORDINADORA TUCUMÁN (UCT) AUTORIZACIONES DE PAGO Observaciones Generales 1. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada. 2. Los comprobantes no se inutilizan con el sello de pagado ni con el número de rendición correspondiente. 3. Los gastos rendidos se abonan con hasta 6 meses de desfase. 4. La documentación respaldatoria del viático, consiste en un cuadro firmado por el consultor y el coordinador técnico, donde se exponen los km recorridos y en base a esto se calcula el total de viatico a abonar. En algunos casos, cada tramo recorrido se encuentra firmado por el presidente de la cooperativa o el productor visitado. Comentarios de la UCT 1,2 y 3.- “Se tendrá en cuenta para el futuro” 14 4.- La UCT rindió de acuerdo al instructivo enviado por la UTP. Cabe destacar que lo instruido al respecto en este documento, coincide con las exigencias de UCAR (RRHH) para este tipo de gastos y que este instructivo fue consensuado con la Unidad de Convenios, con Adquisiciones y con Recursos Humanos Recomendaciones AGN Aplicar medidas de control interno relativas al resguardo de la documentación de respaldo, en particular la foliatura de los legajos y la invalidación de las facturas abonadas, como medidas mínimas del control. Efectuar rendiciones de gastos en forma periódica para brindar información en tiempo real. Unificar criterios de rendición atento a que no existe Solicitud de autorización de viáticos, ni en todos los casos se refrenda con la firma del visitado como constancia del mismo. FONDOS FIJOS Observaciones Generales 1. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada 2. Se abona un estacionamiento mensual por $520,00 a $600,00 a una Ford Ranger JNM 562, no perteneciente al programa y no mediando autorización de responsable autorizando el gasto. Comentarios de la UCT Se tendrá en cuenta para el futuro 15 El Rodado Ford Ranger, dominio JNM 562, perteneciente a la Secretaría de Estado de Desarrollo Productivo Superior Gobierno de la Provincia de Tucumán se encuentra afectado a la actividad de la UEDP para la ejecución de los programas que lleva a cabo. En el futuro se tendrá en cuenta que debe mediar justificación para esta erogación. Recomendaciones AGN Implementar medidas de control en relación al respaldo de la documentación sustentatoria de la gestión. No realizar gastos con carga al proyecto que no estén debidamente incluidos en el Convenio firmado, para ser considerados elegibles. AUTORIZACIONES DE PAGO - Consultores Observaciones Generales 1. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada 2. No se tuvo a la vista, detalle de las actividades del consultor a fin de certificar el mes abonado. 3. Existen casos, en que los meses de marzo abril y mayo se abonan en julio, junio en agosto y julio y agosto en septiembre sin mediar un criterio lógico. Comentarios de la UCT 1. Los legajos no se cursan como expedientes por esa razón la documentación no esta foliada. Se toma nota de la observación. 2. La presentación de informes de avance, si correspondiera, y final figura en los términos referencia del consultor. 16 3. Al ser un convenio nuevo, la demora se produjo ya que la UCT debía cumplimentar las observaciones del Área Gestión de Recursos Humanos antes de realizar las solicitudes de anticipo correspondientes a los honorarios. Recomendaciones AGN Aplicar medidas de control interno relativas al resguardo de la documentación de respaldo en particular la foliatura de los legajos Incorporar en cada legajo los informes que correspondieran a fin de certificar los honorarios pertinentes. Ante el compromiso del pago de honorarios, aplicar las medidas tendientes a efectuarlos en tiempo. C. OBSERVACIONES EN CAMPO - ARGEN-INTA Observaciones Generales 1. Existe una misma cuenta bancaria para todos los proyectos administrados por la Fundación ArgenINTA Delegación Tucumán - Santiago del Estero. 2. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada. 3. Las órdenes de pago emitidas por Fundación ArgenINTA, no poseen número de orden emitido por sistema. 4. Los comprobantes de pago incluidos en las rendiciones, no se encuentran invalidados con el sello de PAGADO, además no se verifica ningún procedimiento que permita tener la aplicación de controles que impidan la duplicación de rendición de pagos. 17 Comentarios de la UCAR Estas observaciones fueron enviadas a la Fundación ArgenINTA para su respuesta. Fundación ArgenINTA respondió: “No aplica. Efectivamente las Delegaciones de Fundación ArgenINTA poseen cuenta bancaria única para todos los Recursos Propios y de Terceros que se administran en el ámbito de las Delegaciones. No pudiendo por razones técnicas operativas, abrir cuentas independientes para cada uno de los proyectos que fueren administrados.” “Por procedimiento administrativo de las Delegaciones de Fundación ArgenINTA, no se folia la documentación respaldatoria de cada asiento contable, pero cada uno de los mismos cuenta con un número correlativo de asiento, que es asignado durante la registración contable en el sistema.” “Si bien el sistema no emite un número de orden para las Ordenes de Pago, a cada una de estas se les asigna un número de asiento contable en la registración en el mismo, como se expone en el apartado anterior.” “Los comprobantes de pago incluidos en las rendiciones se encuentran invalidados en su totalidad con la firma del responsable del gasto, además a cada uno de estos se los carga en la planilla de relación de comprobantes (GAF01-F08-Rev01), firmadas por el Coordinador del Proyecto y el responsable del gasto. Este legajo con documentación en físico original, se registra contablemente y se archiva por proyecto. De esta manera se puede realizar la trazabilidad de los comprobantes de pago con la contabilidad, a través del mayor contable del proyecto. Finalmente, el procedimiento que permite tener la aplicación de controles que impide la duplicación de pagos, además de los anteriormente expuestos, es el Balance y Conciliación Bancaria mensual, que remite cada Delegación a Casa Central de ArgenINTA.” 18 Recomendaciones AGN Se recomienda implementar medidas que prevean eventuales desvíos en la gestión, individualizar las cuentas bancarias, resguardo de la información, correlatividad numérica en los comprobantes emitidos y la invalidación de comprobantes abonados con el sello respectivo ni con suposición de firmas que pueden dar lugar a la autorización. En síntesis aplicar medidas básicas de control interno que permitan brindar transparencia a la gestión, posibilitar su seguimiento y por ende su control posterior GASTOS OPERATIVOS Observaciones Generales 1. No existe conciliación entre los montos rendidos por ArgenINTA con los montos reembolsados por UCAR según AP. 2. Las rendiciones de gastos, correspondientes a anticipos, no se encuentran firmadas por responsables autorizados. 3. Las minutas contables incluidas en los legajos de pagos, no poseen fecha de emisión. Comentarios de la UCAR Se utilizan varias Ap a fin de agotar las transferencias de dinero. Nota del auditor: No responde a lo observado (Si bien los Formularios denominados “Relación de Comprobantes” sólo están firmados por el Coordinador del Proyecto, la totalidad de los comprobantes de las rendiciones están firmados por los responsables del gasto). 19 Minutas Contables son confeccionadas y emitidas el mismo día (Por lo cual su fecha es igual a la de Contabilización). Recomendaciones AGN Las órdenes de pago emitidas por ArgenINTA enviadas a la UCAR a fin de rendiciones de gastos, deben corresponder a una AP o en su defecto, mediar conciliación entre éstas y lo rendido. Implementar medidas de control en cuanto a la firma de las rendiciones de gastos, e incluir todos los datos correspondientes a las minutas contables, en este caso la fecha de emisión. Observaciones Particulares 1. Se rinden en Noviembre de 2013, gastos correspondientes a mayo y julio 2013 por $2.360,05, habiendo existido rendiciones varias entre esos meses. Comentarios de la UCAR Las órdenes de pago se reciben autorizadas por el Coordinador del Proyecto y el Director de la Unidad de Inta (quienes aprueban la razonabilidad y pertinencia del gasto), la Delegación hace hincapié en el control de las Formalidades Legales de los Comprobantes, de acuerdo a la normativa de Fundación ArgenINTA. Recomendaciones AGN La UCAR debe controlar que ArgenINTA rinda en tiempo y forma a fin de efectuar los desembolsos para cancelar las erogaciones oportunamente. 20 CONSULTORES Observaciones Particulares 1. LEMA Mauricio. a. En la mayoría de los casos, el detalle de actividades mensuales del consultor, no se encuentra firmado por autoridad responsable b. La orden de pago correspondiente a Octubre de 2013 es del 08/10/2013 c. Las constancias de inscripción incluidas como respaldo de los meses septiembre y octubre/2013 abarca del 05/12/2013 al 03/06/2014 d. En ningún caso se tuvo a la vista el comprobante de pago de la obligación impositiva Comentarios de UCAR La autoridad responsable firma los contratos en el lugar donde corresponde, la segunda hoja del cuerpo principal del contrato y los informes de los consultores. (Nota del Auditor: No responde a lo observado). Cada Orden de pago está compuesta de dos partes: La primera es confeccionada en la fecha de inicio de la gestión, previa a las firmas y autorizaciones del Coordinador y Director de Unidad. (Fecha observada por auditoría). La segunda es confeccionada al momento de hacer efectivo el pago y su contabilización. En este caso se produce un error de tipeo en la primera parte (emisión de la orden de pago), cuyo comprobante de respaldo es una Factura de Honorarios correspondiente al mes de Octubre 2013 con fecha 28/10/2013. La fecha de la segunda parte (pago y registro contable) es 18/11/2013. Se toma nota de la observación. Los comprobantes de pago de monotributo se encuentran adjuntos a la solicitud de anticipo de honorarios, y no se archivan en el legajo del consultor. 21 Recomendaciones AGN Firmar o inicialar todas las partes que componen el contrato. Aplicar medidas de control en cuanto a minimizar errores en la documentación de respaldo. Toda documentación sustentatoria de la gestión debe encontrase debidamente archivada para realizar su seguimiento y control posterior. 2. CASANOVA Adriana. a. Las órdenes de pago correspondiente a septiembre y octubre de 2013 son del 26/11/2013 b. No se tuvo a la vista el comprobante de pago de la obligación impositiva de octubre/2013 Comentarios de la UCAR En este caso se produce un error de tipeo en la primera parte (emisión de la orden de pago), cuyos comprobantes de respaldo son Facturas de Honorarios correspondiente a los meses de Septiembre y Octubre 2013, con fecha 1/10/2013 y 28/10/2013 respectivamente. La fecha de la segunda parte (pago y registro contable) son 22/11/2013 y 09/12/2013 respectivamente. Los comprobantes de pago de monotributo se encuentran adjuntos a la solicitud de anticipo de honorarios, y no se archivan en el legajo del consultor. Recomendaciones AGN Aplicar medidas de control en cuanto a minimizar errores en la documentación de respaldo. 22 Toda documentación sustentatoria de la gestión debe encontrase debidamente archivada para realizar su seguimiento y control posterior. AUTORIZACIONES DE PAGO 1. En la mayoría de los casos, no se realizan retenciones impositivas. Comentarios de la UCAR Esta observación fue enviada a la Fundación ArgenINTA para su respuesta. Fundación ArgenINTA respondió: “La Fundación ArgenINTA, solo es ente de retención de Ganancias y se implementa en los casos que corresponde.” Recomendaciones AGN Realizar las Retenciones impositivas en cumplimiento de lo exigido por la AFIP. D. OBSERVACIONES EN CAMPO ESTACIÓN EXPERIMENTAL AGROINDUSTRIAL OBISPO COLOMBRES - E.E.O.A.C. AUTORIZACIONES DE PAGO – Asistencia Técnica, Supervisión y compras de caña de semilla. Observaciones Generales 1. La documentación tenida a la vista no se encuentra foliada 2. Parte de la documentación solicitada no se encontraba bajo resguardo y orden de archivo lo cual dificultó su análisis y control. 23 3. En ningún caso los informes trimestrales tenidos a la vista (Primero, segundo y tercero) poseen fecha de emisión y no se encuentran firmados por autoridad responsable. 4. Asimismo, en ningún caso, los informes de actividades incluidas en la facturación tanto por asistencia y supervisión técnica para la producción de caña de semilla de alta calidad, implantación y manejo de lotes semilleros y los correspondientes a estudios de suelo, no poseen fecha de emisión. 5. En todos los casos, las facturas y recibos a la vista son copias simples sin certificados de fidelidad. 6. Se deja constancia que según acta de cierre del 06/05/2014, se procedió a la verificación ocular de 4 de las 5 camionetas adquiridas. Se nos informó que la quinta unidad se encontraba en comisión en terreno. Comentarios de la UCAR Esta observación fue enviada a la EEAOC para su respuesta. EEAOC respondió: “Los informes de asistencia técnica y los informes trimestrales generados por el área técnica, son firmados por los responsables técnicos y por el Director de Área (DATA), no se acostumbra a foliarlos ni nos fue solicitado que lo hiciéramos, pero se buscará el procedimiento adecuado para poder hacerlo especialmente en el caso de los informes para facturación de asistencia técnica.”(Nota del auditor: Respuesta no procedente atento que el equipo de auditoría se traslado a campo para tener vista de la documentación original sustentatoria de la gestión, asimismo se la solicitó por anticipado, desconociéndose el motivo de porqué no brindaron en los originales de la gestión, elemento del que se debe valer la auditoría -en cualquier caso- para emitir adecuada opinión). Esta observación fue enviada a la EEAOC para su respuesta. EEAOC respondió: “Parte de la documentación que se presentó eran copias de uso interno de los 24 informes técnicos, en cuyo caso no se genera un expediente tal como se respondió en la observación 1. Los expedientes de compra se encuentran bajo resguardo en la sección Habilitación de la EEAOC, se presentaron copias ya que no se solicitaron los originales.” Los informes trimestrales no poseen fecha de emisión. Se tendrá en cuenta en el futuro. Respecto a la firma, en la Unidad Técnica del Proyecto se encuentran los informes originales firmados. En general los traen nuestros consultores que viajan a Tucumán en mano. Adjuntamos copias, los originales están a disposición en nuestras oficinas. (Nota del auditor: nos remitimos a lo transcripto en el primer comentario en referencia a la documentación original, que debe ser provista en tiempo y forma). Los informes no tienen fecha de emisión. Sólo dicen el período que informan. Se tendrá en cuenta para el futuro. Esta observación fue enviada a la EEAOC para su respuesta. EEAOC respondió: “Las copias autenticadas originales se envían a UCAR en las rendiciones correspondientes.” Esta observación fue enviada a la EEAOC para su respuesta. EEAOC respondió: “La quinta unidad se encontraba realizando tareas en territorio por lo cual no regresó a tiempo para la verificación ocular, esta situación se informó a los auditores. (Nota del auditor: respuesta no procedente atento que la documentación suministrada no indica datos del vehículo). Recomendaciones AGN Implementar medidas de control en cuanto al cumplimiento de datos y las formalidades de la documentación respaldatoria de la gestión. Adoptar medidas de resguardo de la misma. Suministrar a la auditoría la documentación de respaldo original y en caso de carecer de la misma debe tener el debido certificado de legalidad y cumplir con todas las formalidades exigidas en los originales. 25 Observaciones Particulares 1. Con respecto a los pagos originados por los informes trimestrales primero y segundo, no se respeta lo aceptado por la UCAR para la facturación según notas enviadas a la EEOAC ya que para el primer informe la Estación factura hasta el mes de abril inclusive cuando hubiera correspondido hasta el mes de Marzo. 2. La factura Nº 0001-00006043 de fecha 22/10/2013 por $185.695,00 fue abonada parcialmente por varias AP desde la Nro 2013001068 a la Nro 2013001071 inclusive, sin mediar justificación de dicho accionar. 3. El informe de actividades incluidas en la facturación por asistencia y supervisión técnica para la producción de caña de semilla de alta calidad, implantación y manejo de lotes semilleros correspondientes al tercer informe trimestral no está firmado. 4. El recibo por el pago de las facturas Nº 0001-00006042 por $198.900 y Nº 000100006043 por $185.695,00, es de fecha 20/11/2013 y la fecha enviada por la UCAR en la que se acepta el informe trimestral que las origina es del 28/11/2013, abonado ocho días previos a su aprobación. Comentarios de la UCAR La facturación por un período mayor obedece a una indicación del Programa, dado que hasta el momento no se habían definido los procedimientos para el pago de la Asistencia Técnica de la EEAOC. Se utilizan varias Ap a fin de agotar las transferencias de dinero. Los originales de actividades de Asistencia Técnica para la facturación se encuentran firmados en la Unidad Técnica del Proyecto. (Adjuntamos copias de los mismos. Los originales están a su disposición para revisión) 26 El envío de fondos a la EEAOC se realiza conforme el ritmo de ejecución de las actividades. La Unidad Técnica del Proyecto, tiene mucha presencia en campo y acompaña las actividades que se llevan a cabo en el marco del Convenio. No obstante, antes de enviar la facturación, la EEAOC remite por mail el informe de facturación de Asistencia Técnica y espera la aceptación de la Unidad Técnica del Proyecto. Esta aceptación ha sido enviada por mail en algunas ocasiones y en otras ha sido verbal. Respecto a los informes trimestrales de las actividades llevadas a cabo, son enviados por la EEAOC y a partir del primer envío hay intercambio de observaciones, que llevan un tiempo considerable hasta su aprobación final Recomendaciones AGN Dejar constancia de todo cambio en la normativa vigente para un mejor seguimiento y control posterior. Completar las formalidades de la documentación de respaldo Suministrar a la auditoría la documentación de respaldo original en oportunidad de nuestras visitas a las Unidades Ejecutoras provinciales que son oportuna y debidamente notificadas y en caso de carecer de la misma debe tener el debido certificado de legalidad y cumplir con todas las formalidades exigidas en los originales. AUTORIZACIONES DE PAGO – AGROCLASIC SRL Y LINE UP Observaciones Generales 1. En los casos correspondientes a las facturas de Agroclasic SRL $ 14.874,00 y Line UP por $ 1.091.000,00 tenidas a la vista, son tipo B siendo que el adquirente EEOAC es responsable inscripto en el impuesto al valor agregado correspondiéndole recibir facturas 27 tipo A. El IVA incluido en el precio final ascendió a $ 2.581,94 y $ 189.347,10 respectivamente. 2. En consecuencia no se realizaron retenciones a las adquisiciones detalladas precedentemente. 3. Ninguna de las facturas suministradas están invalidadas con el sello de pagado. Comentarios de la UCAR 1. Desde la UTP les fue enviado un instructivo en Febrero 2013 que dice que tienen que presentar Factura B y no pueden presentar Factura A. Este instructivo fue oportunamente circulado por UCAR. 2. Esta observación fue enviada a la EEAOC y en este punto se responde que es consecuencia de lo justificado en el ítem anterior.. 3. Esta observación fue enviada a la EEAOC para su respuesta. EEAOC respondió: “El acto jurídico de pago, con efecto cancelatorio, se integra adecuada y eficazmente con los recibos otorgados por los adjudicatarios (los mismos obran en cada legajo de pago), al referir a las facturas pertinentes. No obstante ello, no se advierte inconveniente alguno en estampar el sello de pagado de ahora en adelante.” Recomendación AGN Independientemente de los “instructivos” oportunamente circulados por la UCAR que no se ajustan a la normativa vigente, se debe dar cumplimiento a las mismas (RG 1415/03 AFIP). Implementar medidas de control interno necesarias, invalidando los comprobantes a fin de evitar futuras duplicaciones. 28 Observaciones Particulares – LINE UP 1. Si bien las facturas se encuentran emitidas a nombre del beneficiario, no se incluye el CUIT. Se emiten a consumidor final y se consigna un número de DNI desconocido. Comentarios de la UCAR Esta observación fue enviada a la EEAOC para su respuesta. EEAOC respondió: “Las facturas no se encuentran emitidas a nombre del beneficiario (EEAOC), sino a nombre del Convenio EEAOC – UCAR. No se incluye CUIT de la EEAOC por cuanto, de acuerdo al sistema de facturación de la empresa Line Up SA automáticamente la emisión sería del tipo A” (Nota del auditor: respuesta no procedente. Atento a que no se cumple con la normativa vigente de AFIP y la factura incluye un número de documento que no corresponde, en lugar de la CUIT que identifique al proyecto). Recomendación AGN Independientemente de los “instructivos” oportunamente circulados por la UCAR, se debe dar cumplimiento a las normativas vigentes para la AFIP RG 1415/03 LICITACIÓN PÚBLICA Nº 01/2013. Descripción del Material: Vehículo utilitario 0KM, 4x4, accionamiento mecánico, cabina doble, DX, Pack de seguridad. 1. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, la propuesta íntegra por parte del adjudicatario. El mismo no presenta la Garantía de Ejecución del Contrato (10% del valor total adjudicado, conforme Decreto Acuerdo 22/01- Anexo). Tampoco se tuvo a la vista, ni consta en el expediente la notificación al adjudicatario para su cumplimiento, dentro del plazo de 72 horas. 29 2. No es aplicable la normativa del Artículo 28 del Anexo al Reglamento de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios del Estado Provincial en tanto no se dio cumplimiento a la prestación, a satisfacción de la licitante, dentro del plazo de interacción de dicha garantía. La orden de compra de las 5 camionetas, es del 05/02/13 y la garantía de Ejecución debía haberse entregado el 15/02/13 como máximo, caso contrario, las camionetas debían haberse entregado en ese periodo de tiempo, obligación que no se puede constatar mediante ningún documento legal. 3. No se ha cumplido con el Art. 58 del Decreto Acuerdo Nº 22/01- Pcia. de Tucumán - No se ha rescindido dicho Contrato, no obstante que falte la Garantía de Ejecución y haber emitido facturas que no corresponden para este tipo de compras. Por lo tanto, habiendo existido incumplimientos de la oferente y siguiendo lo que establece la normativa, este Contrato debería haber quedado sin efecto y adjudicar a la propuesta que siguiera según el orden de mérito que haya formulado la Comisión de Preadjudicación (Artículo 25 del Decreto mencionado). Comentarios UCAR Las camionetas fueron entregadas a los tres días de firmada la orden de compra, adjuntamos copia fiel de los remitos. (Respuesta no procedente, de los puntos 2, 3 y 4 la documentación fue suministrada extemporáneamente). Recomendaciones AGN Incorporar oportunamente al expediente, las garantías necesarias que hagan a un proceso licitatorio transparente, respetando las notificaciones necesarias, para el caso de que el interesado no haya presentado la garantía de ejecución exigida. Del mismo modo que se han entregado rápidamente las camionetas, se recomienda con esa misma prontitud incorporar la documentación al expediente o bien referenciarlo con el Plan de adquisiciones. 30 E. CONSULTORES Consultores - MAGyP Observaciones PROCESO DE SELECCIÓN 1. Ninguno de los Currículos tiene sello de recepción de la Unidad Coordinadora del Programa. 2. En la mayoría de los casos, no se tuvo a la vista fecha de emisión de los Currículos Vitae. 3. En 2 (dos) de los casos, no se tuvo a la vista constancia de título profesional, teniendo uno de esos casos, un certificado expedido por la UTN, avalando que ha concluido el plan de estudios de la carrera. Comentarios de la UCAR Se toma nota de la observación. La fecha de la nota de aceptación a participar en la selección se toma como fecha de los currículos. Se toma nota de la observación. Recomendaciones AGN D constancia de recepción por parte de la Unidad Coordinadora del Proyecto de toda la documentación recibida, a fin de otorgarle fidelidad en cuanto a la entrega en tiempo oportuno. Individualizar las fechas y objetivos de cada uno de los documentos que integran el procedimiento a seguir. Adjuntar a cada legajo de consultores los respectivos títulos profesionales en copia fiel del original, atento ser uno de los requisitos inescindibles que dan fe de la 31 adecuada postulación de los consultores y que se corresponde con los términos de referencia de cada uno de ellos. LEGAJOS 1. No se ha tenido a la vista, ni consta en el expediente, ningún documento de designación, con número de referencia, ni firma de ningún responsable. 2. Ligada a la observación anterior, la mayoría de los casos, no contienen Solicitud de contratación. 3. Ninguno de los casos, contiene la No Objeción de la CAF para avalar su designación. 4. La mayoría de los casos, no contiene firma en Constancia de CUIT. 5. En algunos casos, no se tuvo a la vista, firma en las DDJJ (Declaración Jurada). Comentarios de la UCAR Todos los contratos son por terna competitiva, no existe designación del consultor. Se contrata a aquella persona que surge ganador de la selección, según grilla específica de los términos de referencia. (Nota del auditor: Respuesta no procedente) No corresponde solicitud de contratación ya que la documentación es remitida al Área Gestión de Recursos Humanos para que otorgue la no objeción al procedimiento de contratación. (Nota del auditor: Respuesta no procedente) Los contratos PROICSA no requieren no objeción del Banco Financiador. (Nota del auditor: Respuesta no procedente). No se requiere la firma en dicha constancia, para el futuro se tomará nota de la observación. Se toma nota de la observación. Se deja constancia que el contrato está compuesto por el cuerpo principal, anexos y declaraciones juradas. 32 Recomendaciones AGN Finalizada la comparación de los participantes que figuran en la grilla, y seleccionado el mejor postulante que se califica como ganador, adjuntar a la documentación que integra el expediente, la debida resolución que respalde la designación del consultor seleccionado, otorgándole la debida seguridad jurídica. Como consecuencia de la falta de normativa aplicable con unificación de criterios, se recomienda aplicar supletoriamente las normas de control que brinden transparencia en la selección y contratación de consultores. Formalizar la documentación inherente al consultor con su firma. Contratos 1. Los contratos no se encuentran numerados. 2. Dos de los casos no tienen en su legajo fotocopia de DNI. Comentarios UCAR En la actualidad, los contratos no son numerados pero se toma nota de la observación. Se deja constancia que la documentación del consultor seleccionado es requisito para procesar contratos y se compone de fotocopias del DNI, certificado de estudios y constancia de inscripción en AFIP. Recomendaciones AGN Dar numeración a los contratos para agilizar su identificación. Completar el legajo con toda la documentación en copia fiel para un mayor control. 33 Informes 1. Ninguno de los Informes, tienen fecha de presentación ni de recepción de la Unidad Coordinadora del Proyecto. 2. Uno de los casos no cumple con la presentación de Informe, no se tuvo a la vista ni consta en el expediente. Comentarios de la UCAR Se toma nota de la observación. Todos los informes se encuentran a disposición en el Área Gestión de Recursos Humanos. (Nota del auditor: Respuesta no procedente). Recomendaciones AGN Refrendar los informes con la fecha de emisión y recepción a fin de corroborar su presentación en tiempo y forma para definirlo así como vigente. Integrar los legajos con la totalidad de la documentación de cada uno de los consultores. F. ADQUISICIONES I - CONTRATACIÓN DIRECTA Nº 02/13: Llamado a Contratación Directa para “la provisión del Servicio de traslado de caña semilla”. La presente Contratación Directa es realizada por la Unidad Ejecutora para el desarrollo productivo- UEDP del Ministerio de Desarrollo productivo de la Provincia. De Tucumán, financiado con fondos provenientes del contrato de Préstamo Nº 7790/7792 suscripto entre la Nación Argentina y CAF por $199.980,00. 34 Observaciones 1. Del expediente analizado, no surge que dicho proceso corresponda a una contratación directa, tal como es denominado el mismo. En el legajo, constan tanto procesos, como documentación de respaldo que indicarían que se trató de otro tipo de contratación, se encuentran incluidos en el mismo: Carta de Invitación, Conformación de Comisión de Evaluación de Ofertas para analizar las propuestas que se presenten “con motivo de la Contratación Directa Nº 01/2013”, convocatoria de llamado a Contratación directa, Acta de Apertura de Ofertas, Acta de evaluación. Los mismos, no corresponden a una Contratación directa, si a un Concurso de Precios. 2. Del expediente analizado, no consta que esta contratación esté incluida en el plan de adquisiciones. 3. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, una justificación detallada con las razones para realizar la contratación directa en lugar de un proceso competitivo de adquisiciones. Tampoco consta motivaciones para recomendar una firma en particular. Cabe aclarar esto último, ya que la empresa seleccionada fue la única que presentó oferta, siendo que para que un Concurso de Precios sea válido, el mismo debe contener como mínimo la concurrencia de 3 (tres) presupuestos diferentes, requisito que no se ha cumplido. 4. A partir de Fojas 68 hasta la 124, el expediente se encuentra con doble foliatura, sin aclarar cuál es la que corresponde seguir. Comentarios de la UCAR De acuerdo a lo establecido en el Decreto 893/2012 el procedimiento que se llevó a cabo para la contratación directa se encuentra establecido en el Art. 34, a) Inc. 2. Esa identificación es la que se utilizó en el Pliego, cartas de invitación, conformación del Comité de Evaluación de las ofertas, acta de apertura. (Nota del 35 auditor: Respuesta no procedente dado que no existe el artículo en la normativa mencionada). Se toma conocimiento, se procederá a incorporar en la solicitud de adquisición una leyenda que haga referencia a que la adquisición está incluida en el Plan de Adquisiciones. De acuerdo al monto estimado de la contratación se realizó el procedimiento de acuerdo a los umbrales establecidos en el Decreto 893/2012. Se remitieron la cantidad de invitaciones estipuladas, solo presento una sola oferta, la cual al cumplir con los requisitos formales, técnicos y de precio fue la que resulto adjudicada, ya que con una sola oferta se puede adjudicar. Se toma conocimiento, y se comunicará a la Unidad Ejecutora que proceda a realizar una única foliatura. Recomendaciones AGN Unificar criterios en cuanto a la normativa que debe ser aplicada, teniendo en cuenta que el Decreto aludido solo tiene 8 artículos, siendo inexistente en consecuencia el artículo citado. Foliar el expediente o Legajos en su totalidad, a fin de evitar futuras incorporaciones y/o faltantes. Incorporar oportunamente en el expediente la debida referencia al Plan de adquisiciones, y el detalle de la misma. Reunir tantas ofertas como invitaciones se hayan formulado, llegando a tres (3) como mínimo para dar validez al procedimiento en cuestión. Organizar debidamente los legajos y /o expedientes con tiempo suficiente a fin de obtener un procedimiento prolijo y completo que facilite su seguimiento y control posterior 36 II - CONTRATACIÓN DIRECTA Nº 03/13: Llamado a Contratación Directa para la Contratación de los servicios de alquiler de salón, catering y almuerzo para la realización del evento “1º jornada de Trabajo Interinstitucional para seguimiento de Actividades PROICSA.” – por $48.640,00 - Fecha: 09/09/13. Observaciones 1. Del expediente analizado, no surge que dicho proceso corresponda a una contratación directa, tal como es denominado. Constan tanto procesos, como documentación de respaldo indicando que se trató de otro tipo de contratación, que se encuentran incluidos en el mismo: Carta de Invitación, Conformación de Comisión de Evaluación de Ofertas para analizar las propuestas que se presenten, Acta de Apertura de Ofertas, Acta de evaluación. 2. Dado a lo observado precedentemente tampoco se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, aprobación del organismo financiador (CAF), a dicho proceso. Tampoco obra constancia ni se tuvo a la vista que la presente contratación forme parte del Plan de adquisiciones. 3. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente la presentación de ofertas en sobre único, cerrado, y firmado, consignando todos los detalles sobre el respectivo procedimiento de compra. 4. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, la declaración jurada sobre inexistencia de deuda exigible en concepto de aportes, contribuciones y toda otra obligación previsional. No obstante constar Declaraciones Juradas que hacen a otro contenido, pero no al que exige el Pliego Licitatorio (Cláusula 2.12). 5. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente ninguna Oferta. No obstante constar un papel al que hacen referencia como la oferta, que no cumple con la formalidad de presentación que requiere la Normativa. 37 Comentarios de la UCAR De acuerdo a lo establecido en el Decreto 893/2012 el procedimiento que se llevó a cabo para la contratación directa se encuentra establecido en el Art. 34, a) Inc. 2. Esa identificación es la que se utilizó en el Pliego, cartas de invitación, conformación del Comité de Evaluación de las ofertas, acta de apertura. (Nota del Auditor: respuesta no procedente dado que la normativa que se cita no consta el artículo mencionado). Se toma conocimiento, se procederá a incorporar en la solicitud de adquisición una leyenda que haga referencia a que la adquisición está incluida en el Plan de Adquisiciones. A fs 50 figura copia fiel del sobre de la presentación de la oferta, el expediente original se encuentra en la Prov. De Tucumán. A fs. 108 figura la Declaración Jurada – Ley 17.250 emitida por la AFIP sobre la inexistencia de deuda exigible en concepto de aportes, contribuciones y toda otra obligación provisional. Figura copia fiel de la oferta presentada, el original se encuentra en la Unidad Ejecutora. Recomendaciones AGN Aplicar procedimientos de control que: i. resguarden debidamente la documentación respaldatoria de la gestión; en primera medida foliar los expedientes y legajos en su totalidad impidiendo así la incorporación extemporánea de documentación o evitar posibles faltantes. Se recuerda que todo expediente debe contar con la documentación original que los genera, en caso contrario las copias adjuntas deben tener la debida certificación por autoridad competente. 38 ii. Unifiquen criterios en cuanto a la normativa seguida, ya que este Decreto solo tiene 8 artículos, siendo inexistente en consecuencia el artículo citado. iii. Incorporen oportunamente toda la documentación inherente al proceso. Ejemplo de lo mencionado es la Oferta original, DDJJ que a la fecha no fuera puesta a la vista en nuestra auditoría de campo ni suministrada a fecha de cierre. III - CONCURSO DE PRECIOS Nº 13: Adquisición de Equipamiento de Electrónica Memorandum Adquisiciones 52/13 - $48.000,00 (2) Impresoras láser negro con conexión para red; (2) láser color; (3) PC sin sistema operativo, (4) notebooks sin sistema operativo, (5) cañones Proyectores de 2.600 lumenes. Empresas a las que se les hizo la solicitud de Presupuesto: Hard Deluxe, Pronet Hardware SRL y Technical Computer. 1. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, el informe detallado sobre la evaluación y comparación de las ofertas, donde se explique quién resulta ser el ganador y las razones específicas en que se basan para recomendar la adjudicación del Contrato. No obstante consta un memo de adquisiciones, comunicando simplemente que firma la empresa Technical Computer. Tampoco se tuvo a la vista, ni consta en el expediente ningún análisis técnico de los bienes a adquirir a cargo del prestatario. 2. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, notificación de la adjudicación al ganador. 3. El expediente carece de foliatura en su totalidad. 4. No se tuvo a la vista, ni constan en el expediente el Pliego de Condiciones, documentación de respaldo que avale la conformación de la Comisión de Evaluación, ni el Acta de Apertura de Ofertas. 39 Comentarios de la UCAR Se toma conocimiento, se procederá a incorporarlo. Se toma conocimiento, se procederá a comunicar a la unidad ejecutora. Se toma conocimiento se procederá a comunicarlo. Teniendo que el procedimiento de contratación directa es un procedimiento simplificado, la normativa a aplicar no establece que para este tipo de procedimiento deba constituirse un comité de evaluación, ni realizar acta de apertura. La evaluación de equipamiento informático es realizado por técnicos con conocimiento en informática y se establece una fecha límite de presentación de ofertas. Recomendaciones AGN Completar el proceso dejando asentado por una comisión o responsable la evaluación realizada que justifique la selección entre las ofertas participantes. Incorporar al expediente toda la documentación sustentatoria del proceso respetando los pasos de la gestión, en especial aquéllos que responden al principio de transparencia e igualdad entre los participantes. Foliar el expediente en su totalidad a fin de evitar futuras incorporaciones y/o faltantes. Respetar el procedimiento elegido para llevar adelante la compra del bien, completando debidamente los pasos consignados en el mismo. IV) CONCURSO DE PRECIOS Nº 13: Memorando 40/13 Adquisición de armario metálico, Delaporte Jorge Enrique $2.584,00. 1. El expediente carece de foliatura en su integridad. 40 2. No se cumplen los pasos para llevar a cabo la Adquisición por medio de un Concurso de Precios. Para adquirir este bien, primero se hace una compra directa (Nº 04/PROICSA), procedimiento que queda desierto, sin adjuntar dicho procedimiento al expediente. Posteriormente, solicitan realizar las gestiones necesarias para la compra de un armario de metal, por medio de un concurso de precios, que se denomina así pero el procedimiento para adquirirlo, fue el de una Compra Directa y no responde al procedimiento realizado. Solo consta presupuesto de un único oferente 3. Consecuentemente, no se ha tenido a la vista, ni consta en el expediente, la razón por la cual se declara desierto el procedimiento para la Compra Directa Nº 4, ni un informe detallado sobre la evaluación y comparación de las ofertas, a cargo del Prestatario, explicando quien resulta ser el ganador y las razones específicas sobre las que se sustentan para recomendar la adjudicación del Contrato, en dicho Concurso de Precios. 4. Se tuvo a la vista un memo de adquisiciones (Nº 40/23), mediante el cual se otorga 8/06/13 la no objeción de la UCAR al procedimiento. Esta última es posterior a la compra del bien, cuya factura tiene fecha 15/02/13. Comentarios de la UCAR Se toma conocimiento se procederá a comunicarlo. Se toma conocimiento de la observación y se encuentra a disposición la documentación. Las adquisiciones menores a $ 30.000 se pueden realizar en forma directa a una sola firma (compra menor). La adquisición de estanterías de metal queda desierta ya que la empresa invitada a presentar presupuesto en el procedimiento de contratación de mobiliarios de oficina, no 41 cotiza ese ítem. Se encuentra a disposición. (Nota del auditor: No consta en la documentación suministrada y respaldatoria de la gestión lo expuesto por el auditado). El Área de Adquisiciones y Contrataciones realizó el acompañamiento a la Fundación durante la realización del procedimiento, luego de que la provincia rindiera el gasto, se procedió a otorgar la No Objeción. (Nota del auditor: No responde a lo observado). Recomendaciones AGN Foliar el expediente en su totalidad a fin de evitar futuras incorporaciones y/o faltantes. Acordar desde el momento de la publicación que el nombre del proceso de adquisición elegido que figura en el mismo, coincida con los pasos llevados a cabo para adquirir el bien, respetando el principio de congruencia que debe existir en todo proceso de adquisición, para dar certeza y seguridad a los participantes, acerca de cada paso a seguir. Ligada a la recomendación anterior, además de unificar que el criterio del procedimiento elegido concuerde con los pasos que definen al mismo, se recomienda incorporar al expediente un informe por el cual se de a conocer las razones por la cual el ganador fue el elegido, en caso que sea un Concurso de precios. Otorgar la no objeción al procedimiento de adquisición antes de la compra efectiva del bien, haciendo que dicho respaldo otorgue plena fe, respecto a la conformidad de la compra por parte de la UCAR. 42 V) CONCURSO DE PRECIOS Nº 13: Adquisición de 6 (seis) pizarras de campo con atril de madera y/o metal. Presupuesto estimado: $5.250 Observaciones 1. El expediente no se encuentra foliado. 2. Del expediente analizado no surge que el proceso corresponda a un Concurso de Precios, tal como se lo denomina. En el legajo consta documentación de respaldo que indicaría que se trató de otro tipo de contratación.´(Compra Directa). 3. No se tuvo a la vista, ni consta en el expediente, una justificación detallada con las razones para realizar la contratación directa en lugar de un proceso competitivo de adquisiciones, tal como se hubo planteado. Tampoco consta motivaciones para recomendar una firma en particular. Cabe aclarar esto último, ya que la empresa seleccionada fue la única que presentó oferta. Comentarios de la UCAR Se toma conocimiento se procederá a comunicarlo. Se toma conocimiento, el procedimiento que se realizó teniendo en cuenta el monto estimado es una compra menor. Las adquisiciones menores a $ 30.000 se pueden realizar en forma directa a una sola firma (compra menor). Recomendaciones AGN Foliar el expediente en su totalidad a fin de evitar futuras incorporaciones y/o faltantes resguardando así la documentación de respaldo. Acordar desde el momento de la publicación que el nombre del proceso de adquisición elegido que figura en el mismo, coincida con los pasos llevados a cabo 43 para adquirir el bien, respetando el principio de congruencia que debe existir en todo proceso de adquisición, para dar certeza a los participantes de cada paso a seguir. Conforme a lo dicho por la Unidad, realizar el proceso de adquisición por el medio establecido para compras con dicho monto, evitando realizar otra convocatoria tal como reza el titulo del proceso de adquisición. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 26/05/2014. Dra. Adriana DENTONE Supervisora DCEOFI - AGN Dra. María F. IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI - AGN Dr. Carlos A. VALDEZ Sub-gerente CDP-AGN 44 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA “PROGRAMA PARA INCREMENTAR LA COMPETITIVIDAD DEL SECTOR AZUCARERO DEL NOA ” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7790/7792-CAF (Ejercicio irregular N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos de la CAF, incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y con documentación respaldatoria; - tests o pruebas de transacciones; - análisis de legajos de pago de obra; - circularización de saldos; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa; - conciliaciones bancarias; - visita in situ a las unidades subejecutoras; - aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 45 El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros, el 100,00 % de los ingresos y el 39,89 % de las aplicaciones de fondos del ejercicio al 31/12/2013. Inversiones Ejecutado Pequeños Productores Gestión en Territorio Asistencia Técnica, Transferencia de Tecnología y Extensión Difusión y Capacitación Fortalecimiento de las Cooperativas de Cañeros, Asoc de Productores y Mandatorios Estudios Otros Rubros Muestra % muestra % incidencia 343.267,03 152.703,13 44,49 18,01 869.998,27 373.303,77 42,91 45,63 43.573,95 8.393,44 19,26 2,29 68.255,10 6.511,70 9,54 3,58 64.491,41 516.851,35 0,00 219.584,60 0,00 42,49 3,38 27,11 1.906.437,11 760.496,64 39,89 100,00 CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 26/05/2014. Dra. Adriana DENTONE Supervisora DCEOFI - AGN Dra. María F. IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI - AGN Dr. Carlos A. VALDEZ Sub-gerente CDP-AGN 46