CARTA CON COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO Lotería Nacional Sociedad del Estado Ejercicio 2003 SEÑORES DE LOTERÍA NACIONAL S.E. Santiago del Estero 126 Ciudad Autónoma de Buenos Aires OBJETIVOS En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la Ley 24.156, la Auditoría General de la Nación efectuó una revisión de la estructura de control interno adoptada por LOTERÍA NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO a efectos de determinar el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar en la revisión de los estados contables de dicha Sociedad al 31 de diciembre de 2003. En función del objetivo definido precedentemente, el contenido de este informe respecto a la Evaluación del Control Interno cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen y por lo tanto no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar. 1 ALCANCE Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante la Resolución Nº 145/93, dictadas en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la ley 24.156. Dichas normas son compatibles con las aprobadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. El trabajo desarrollado ha consistido en evaluar principalmente los controles que tienen efecto sobre la información contable generada por la Sociedad y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los Estados Contables. En este sentido, se ha tenido en consideración la experiencia recogida en nuestra participación en las auditorías de ejercicios anteriores. Se ha analizado en qué medida se cumplen -entre otros- los siguientes principios de control interno: § Adecuada separación de funciones. § Segregación física de activos -disponibilidades, documentos, títulos, etc.- y acceso restringido a los mismos. § Empleo de formularios seguros y racionales en cuanto a la cantidad y calidad de la información contenida. § Empleo de archivos adecuados y seguros que permitan una rápida y ágil tarea de verificación y control. 2 § Existencia y aplicación de regímenes claros y precisos en materia de autorización de operaciones y registraciones contables subsecuentes. § Existencia y aplicación de normas y procedimientos contables que otorguen integridad a los registros. § Confiabilidad de la información proveniente de los sistemas administrativocontables que inciden en las registraciones y posterior confección de los Estados Contables. 3 RECOMENDACIONES I Recomendaciones de Ejercicios Anteriores 1. Aspectos Contables 1.1. Falta de un Manual de Normas y Procedimientos Contables La Sociedad carece de un Manual de Normas y Procedimientos Contables. Recomendación Confeccionar un Manual de Normas y Procedimientos Contables con su respectivo Manual de Cuentas para el Departamento Registraciones, integrándolo con posterioridad al de Normas y Procedimientos para toda la Sociedad. Opinión del Sector La Gerencia de Administración efectuó la modificación, depuración y homogeneización de los planes de cuentas contables y presupuestarios. Por otra parte, se destaca que la confección del Manual de Cuentas y Procedimientos Contables tramita por Expte. N° 374.754/04, actuación que al día de la fecha radica en el Sector Contaduría, encontrándose el mismo en un grado de elaboración del orden del 80%. Asimismo, cabe comentar que un Plan de Cuentas elaborado por esta Gerencia de Administración fue oportunamente puesto en conocimiento de la Unidad de Auditoría Interna, manifestando ese Órgano de Control que una vez implementado podrá ser materia auditable (Providencia 204/04 UAI). 4 1.2. Registración Contable de Embargos Del análisis efectuado de la cuenta contable 134.119 – Embargos, con un saldo de $ 2.985.457,08, surge que permanecen integrando su saldo partidas que no responden a ese concepto, debido a que en algunos casos resta computar la pertinente restitución de fondos y en otros reflejar en la contabilidad aquellos montos que corresponden efectivamente a gastos judiciales. Recomendación Tomar las medidas necesarias a fin de solucionar la situación referida. Opinión del Sector A los fines de depurar dicha cuenta y desafectar de la previsión los importes que correspondan, la Gerencia de Administración acordó con la de Asuntos Jurídicos una operatoria a efectos de que esta última efectúe las tramitaciones necesarias para cumplimentar con el jurisdiccional vigente. Dicha rutina comenzó a utilizarse durante el ejercicio 2003 y al día de la fecha se encuentran regularizados contablemente todos aquellos casos en los que se emitió el dictamen jurídico respectivo. 2. Contratación de Escribanos La Sociedad no cuenta con un procedimiento normativo tendiente a tipificar las contrataciones con los Escribanos que intervienen en la protocolización de los sorteos que se efectúan. 5 Recomendación Incorporar dentro de la normativa vigente procedimientos o acciones que describan la contratación de dichos profesionales, atento a los montos erogados y la importancia de funciones. Opinión del Sector Con fecha 7 de abril de 2005 el Directorio de Lotería Nacional Sociedad del Estado mediante el dictado de la Resolución Nº 28/05, resolvió –entre otros aspectos- la elaboración de un proyecto de régimen normativo especial, para su aprobación por el Poder Ejecutivo Nacional. 3. Contrataciones Ver informe adjunto en Anexo con observaciones y recomendaciones relativas a éste área (adicionales a lo referido en 2.anterior) 6 II Recomendaciones del Ejercicio 1. Aspectos Contables 1.1. Cuenta 111.121 Fondo Fijo Gerencia General No se ha constatado la contabilización de la rendición de los fondos y/o comprobantes de gastos a la fecha de cierre del ejercicio 2003. Se ha visualizado copia del listado “gastos por dependencia” donde se detallan erogaciones de fecha enero de 2002 por $ 442,59, pero no se dispone de la documentación de respaldo, lo que motiva la permanencia de la cuenta. Recomendación Se recomienda efectuar las acciones que correspondan, a efectos de que las partidas de disponibilidades que se muestran en los Estados Contables se correspondan con la existencia real de los fondos. Opinión del Sector Por Expte. N° 376.015/05 se tramita el tratamiento a otorgar al presente saldo. 2. Contingencias Judiciales 2.1. Altas de Juicios Del análisis realizado sobre las altas de juicios correspondientes al ejercicio 2003, se detectaron tres causas que surgen como altas del ejercicio, las cuales corresponden a ejercicios anteriores. A continuación se mencionan las causas: § Polito, Humberto c/LNSE s/Despido. Expte. 10.100/89. Calificación 3. § Olsen, Edmundo c/LNSE s/Ley 9.688. Expte. 47.710/92. Calificación 3H. § Farmacity S.A. c/PEN y Otros s/Proceso de Conocimiento – Incidencia de Mediación Cautelar. Expte. N° 2.588/01. Calificación 1. 7 Recomendación Registrar las altas de los juicios en la fecha en que la Sociedad es notificada de la demanda a efectos de mejorar la información referida al universo litigioso de la misma. Opinión del Sector Desde que esta Subgerencia se hizo cargo -1° de julio de 2002- se ha seguido siempre ese criterio. Los juicios son dados de alta cuando se notifica la demanda y son dados de baja a expreso pedido, por escrito, del letrado que lo tiene a su cargo, previa explicación de los motivos. 2.2. Bajas de Juicios Por Nota de fecha 24/06/2004 la Subgerencia de Asuntos Judiciales informó de la finalización de 40 juicios en el transcurso del ejercicio 2003. De las tareas realizadas, se determinó que 28 de los casos no estaban incluidos en el universo de juicios informados por la Sociedad al 31/12/2002. Sin perjuicio de ello, se advierte que esta diferencia en la registración no afecta el monto de la previsión constituida para el ejercicio 2002, en razón de que se tratan de casos en los que la Sociedad no efectuó pagos. Recomendación Se recomienda extremar los recaudos a efectos de registrar en tiempo oportuno las causas judiciales. Opinión del Sector Desde que esta Subgerencia se hizo cargo -1° de julio de 2002-, se ha puesto particular atención en esta cuestión. Con relación a las diferencias observadas entre los juicios incluidos en las previsiones 2002 y 2003 (puntos 2.1. y el presente), es probable que se registren diferencias teniendo en 8 cuenta la transición que vivió esta Subgerencia entre los años referidos. Se trata de desajustes que fueron desapareciendo en los registros de las siguientes previsiones. 3. Contrataciones Ver informe adjunto en Anexo con observaciones y recomendaciones relativas a éste área. BUENOS AIRES, 3 de noviembre de 2005 9 ANEXO INFORME DE AUDITORIA DE CONTRATACIONES Lotería Nacional Sociedad del Estado Ejercicio 2003 Al Presidente de Lotería Nacional Sociedad del Estado Dr. Roberto Armando López En ejercicio de las funciones establecidas por el artículo 85 de la Constitución Nacional y en uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley Nº 24.156, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN procedió a efectuar una auditoría en el ámbito de LOTERÍA NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO, con el objeto que se detalla en el apartado 1. siguiente. 1. OBJETO El objeto de nuestra tarea fueron las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por la Entidad durante el ejercicio 2003. 2. ALCANCE DE LAS TAREAS El examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría de la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, aprobadas mediante Resolución Nº 145/93, habiéndose aplicado principalmente los siguientes procedimientos: a) Se solicitó a la Gerencia de Compras la siguiente información: • Descripción de Funciones de las Comisiones de Preadjudicaciones y Recepción de Bienes. • Normas reglamentarias que rigen las compras en la Sociedad. 1 • Listado de licitaciones públicas, concursos de precios y contrataciones directas efectuadas por la Sociedad en el período auditado. • Informes de la Unidad de Auditoría Interna. b) Entrevistas con el Subgerente de Compras y personal del área, con representantes de las Comisiones de Preadjudicaciones y de Recepción. c) Análisis de la normativa vigente. d) Examen de los expedientes por los cuales tramitaron todas las compras seleccionadas en la muestra. e) Confección de una minuta para cada expediente, verificando el cumplimiento de la normativa vigente. Las tareas se circunscribieron a determinar el grado de cumplimiento de la normativa vigente en el proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios plasmados en los expedientes analizados. Los análisis efectuados comprenden el proceso de la gestión de compras y administración de los recursos y la puesta en marcha de los procedimientos previstos en la normativa vigente para la concreción de los requerimientos. Las tareas se desarrollaron en la Subgerencia de Compras, dependiente de la Gerencia de Compras y Servicios de la Empresa, complementadas con consultas a otras áreas involucradas en la gestión. Determinación de la muestra La Sociedad informó que en el Ejercicio 2003 inició nuevas contrataciones por un monto de $ 58.330.252,85, las que tramitaron bajo las siguientes modalidades: 9 Licitaciones Públicas 2 (3 prórrogas y 3 ampliaciones de licitaciones del ejercicio 2002) por $ 7.108.661,28 31 Concursos de Precios (2 ampliaciones y 5 prórrogas) por $ 1.949.323,82 y 105 Contrataciones Directas (3 ampliaciones y 2 prórrogas) por $ 49.272.267,75. Relacionando los procedimientos de selección con los montos involucrados en las distintas modalidades de contrataciones se arribó a los siguientes guarismos: 12 % de Licitaciones Públicas, 3,5 % de Concursos de Precios y 84,5 % de Contrataciones Directas. Desde el punto de vista de la modalidad adoptada para la tramitación de las compras, se visualizan los siguientes porcentajes: Licitaciones Públicas el 6,2 %, Concursos de Precios el 21,4 % y Contrataciones Directas el 72,4 %. Teniendo en cuenta los montos y porcentajes señalados en los párrafos precedentes y en base al criterio de significatividad económica, se seleccionaron 42 expedientes (29%), resultando la siguiente muestra I: ü 7 Licitaciones Públicas, representativas del 80 % de los montos involucrados. ü 14 Concursos de Precios, equivalentes al 88 % de los montos involucrados. ü 21 Contrataciones Directas, representativas del 98,5 % de los montos involucrados. Respecto a la cuantificación, la muestra seleccionada asciende a un total de $ 56.099.109,49 (96,5 % del universo) correspondiente a: Licitaciones Públicas por $ 5.714.968,89, Concursos de Precios por $ 1.722.941,63 y Contrataciones Directas por $ 48.661.198,97. 3 3. ACLARACIONES PREVIAS El Reglamento de Compras y Contrataciones vigente en la Empresa es el aprobado por Resolución del Directorio Nº 195/97 (con las modificaciones introducidas por las Resoluciones Nº 256/98 y 243/01), que establece los principios, procedimientos, obligaciones y derechos que surgen de las relaciones entre Lotería Nacional S.E. y los terceros oferentes y/o adjudicatarios que contraten con ella. Por Resolución Nº 31/01 se reglamenta acerca de los funcionarios facultados para proceder a autorizar y aprobar las contrataciones de bienes y servicios. Por Resolución Nº 490/02 se aprueban los Reglamentos de las Comisiones de Preadjudicaciones y de Recepción de Bienes, estableciéndose la forma de integración, funciones, procedimientos y documentos a emitir por cada una de ellas. La gestión de compra de bienes y/o contratación de servicios es llevada a cabo por la Subgerencia de Compras, dependiente de la Gerencia de Administración, tal como surge de la Resolución Nº 19 que aprueba la estructura orgánico-funcional de la Sociedad, dictada con fecha 11/03/02. A su vez, este Sector se integra por el Departamento de Gestión de Compras, cuya función consiste en evaluar los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas y efectivizar la gestión de compras, y por el Departamento de Seguros y Garantías, responsable de custodiar los seguros contratados y las garantías constituidas por Lotería Nacional S.E., como así también el control de los seguros de terceros que operan con la Sociedad y la custodia de la relativa documentación. 4 La Sociedad no efectúa un plan de compras. Sin perjuicio de ello, se analizó el “Plan de Acción y Presupuesto para el ejercicio 2003” que tiene como propósito la confección del Presupuesto de la Sociedad. Con fecha 29 de julio de 2002, la Gerencia de Administración informa a todas las gerencias y subgerencias que a efectos de elaborar el proyecto definitivo del Plan de Acción y Presupuesto para el ejercicio 2003, deberán remitir el detalle de las acciones, egresos e ingresos previstos para el año 2003. En respuesta a lo requerido, cada una de las áreas remite a la Gerencia de Administración la nómina de los bienes y servicios cuantificados que requerirán para el ejercicio a presupuestar. La información resultante de este proceso contiene los atributos suficientes para la planificación de las compras de los bienes y la contratación de los servicios para el ejercicio próximo, permitiendo la preparación de licitaciones y/o concursos de precios, agrupando los requerimientos similares de las distintas áreas. 4. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 4.1. DEFICIENCIAS EN LA PLANIFICACIÓN Observación La Sociedad no cuenta con un plan de compras. Sin perjuicio de ello, se analizó el “Plan de Acción y Presupuesto para el Ejercicio 2003” que tiene como propósito la confección del Presupuesto de la Sociedad y se efectuó la comparación de dicha información con el universo de procedimientos informados por la Subgerencia de Compras. Del análisis referido se advierte una considerable dispersión en trámites de compras de bienes que, por sus características comunes, hubieran podido ser adquiridos de manera conjunta. 5 Ejemplos de ello son: § Adquisición de elementos de Informática: 6 contrataciones directas, 2 concursos de precios y 2 licitaciones públicas. § Adquisición de mobiliario: 6 contrataciones directas, 2 concursos de precios y 1 licitación pública. § Adquisición de faxes: 6 contrataciones directas. § Contratación de publicidad: 4 contrataciones directas. Recomendación Elaborar un Plan de Compras Anual que agrupe los requerimientos de características comunes, propendiendo a la simplificación de trámites para optimizar los tiempos a insumir, permitir una mayor afluencia de oferentes como así también garantizar las adquisiciones en las condiciones más convenientes para la Empresa. Opinión del Sector Por Expte. N° 374.000/03 se encuentra tramitando el proyecto de Manual de Compras, el cual incluye el procedimiento de gestión de centralización de necesidades, en el que se establecen diversas áreas centralizadoras que recibirán y recopilarán las necesidades de las distintas dependencias de la Sociedad. Sin perjuicio de que el mismo se encuentra en etapa de tratamiento por parte de la Superioridad, a partir del Presupuesto del ejercicio 2005 se comenzó a aplicar. 6 4.2. CONTRATACIONES 4.2.1. Contratación de un servicio integral de captura de apuestas “on line real time”: provisión de material, terminales, comunicación y procesamiento de las apuestas y juegos de LOTO, PRODE, LOTERÍA, QUINI 6, LA QUINIELA, LOTO 5 y/o cualquier otro que implemente Lotería Nacional S.E. por sí o por contrataciones con terceros Por acta de Directorio Nº 45 del 4 de octubre de 1993, se aprobaron los contratos que se suscribieron con las empresas Ciccone Calcográfica S.A. y Boldt S.A. e IVISA S.A. UTE por un período de duración de 84 meses, con opción de prorrogar por 24 meses más su vigencia por parte de Lotería Nacional S.E. Monto: 7,70 % más IVA sobre las recaudaciones efectivamente realizadas. Esta contratación directa, fundada en razones de urgencia, se llevó a cabo como consecuencia de haber sido dejada sin efecto la Licitación Pública Nº 16/92 por no cumplir los oferentes con las condiciones establecidas en el Pliego de Bases y Condiciones. El trámite de la Licitación Pública Nº 01/03 iniciada por la Sociedad con el propósito de volver a contratar el servicio que nos ocupa y que vencía en ese año, se suspendió antes de la apertura de los sobres que contenían las ofertas, por orden judicial dictada en el marco del conflicto de competencia planteado entre la Empresa y el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Con fecha 8 de abril de 2003, se aprobó la Contratación Directa Nº 30/03 y se adjudicó a BOLDT S.A. y a CASINO BUENOS AIRES S.A. la prestación de dicho servicio por partes iguales, que se rigió por el Pliego de Bases y Condiciones de la Licitación Pública Nº 16/92, 7 las cláusulas del contrato de octubre de 1993 y demás normas aplicables, con una vigencia de 21 meses. Monto: 7,20 % más IVA sobre las recaudaciones efectivamente realizadas. Al vencer la Contratación Directa Nº 30/03 en fecha 12 de enero de 2005, por Contratación Directa Nº 1/05 aprobada por Resolución del Directorio Nº 105/04, Lotería Nacional S.E. nuevamente contrató con las firmas BOLDT S.A. y CASINO BUENOS AIRES S.A. los citados servicios por un plazo de 24 (veinticuatro) meses con opción a una prórroga por igual término, contemplando una cláusula de rescisión anticipada a favor de Lotería Nacional S.E. Con respecto a esta última contratación, la resolución del Directorio no explicita claramente los motivos que llevaron nuevamente a la Sociedad a aplicar este procedimiento en vez del establecido por la normativa vigente, vale decir, licitación pública, sino que se hace mención a la constitución formal de una comisión para elaborar el pliego de bases y condiciones que regirá la licitación pública tendiente a contratar el servicio. Observación Como surge de lo descrito anteriormente, desde el año 1993 a la fecha Lotería Nacional S.E. contrata el presente servicio mediante el procedimiento de contratación directa. En tal sentido se debe tener presente que la normativa vigente, a esa fecha y en la actualidad, prevé que el procedimiento a aplicar es el de la licitación pública, por lo que lo actuado de esta manera por la Sociedad no se ajusta al texto normativo. Según lo informado, el monto previsto para el ejercicio 2003 era de $ 43.275.000. Recomendación Efectuar las contrataciones de acuerdo con procedimientos que se ajusten a las normativas vigentes en la Sociedad. 8 Opinión del Sector Respecto al procedimiento utilizado para contratar desde el año 1993 el servicio de captura de apuestas “on-line-real time”, provisión de material, terminales, comunicación y procesamiento de las apuestas de los juegos explotados por LNSE, cabe dejar constancia que si bien dicha contratación se efectuó a través de una Contratación Directa, no es menos cierto que desde su inicio (nos referimos al comienzo de la sistematización de juegos) esta Sociedad arbitró los mecanismos necesarios para seleccionar el prestador a través de la modalidad de Licitación Pública. Sobre el particular cabe hacer una breve reseña de los motivos que obligaron a la realización de la contratación directa que nos ocupa: El Pliego de Bases y Condiciones de la Licitación Pública Nº 16/92 –marco referencial de las contrataciones-, aprobado por Decreto Nº 2316/91, preveía la posibilidad de contratar directamente, como así también, de dejar sin efecto el acto licitatorio por razones de oportunidad, mérito y conveniencia. El trámite de dicha licitación se encontraba sumamente dilatado a raíz de las distintas vías recursivas y judiciales articuladas por los oferentes, lo que hacía incierta toda estimación temporal de finalización. En este sentido LNSE debió evaluar la alternativa de correr el riesgo de no contar con el único medio de captación de apuestas y, por ende, el de desaparecer del mercado y como principal abastecedor de recursos destinados al cumplimiento de los fines sociales del Estado Nacional, generando el consiguiente lucro cesante y daño emergente en todas las partes involucradas, o bien, aceptar los nuevos precios fijados por el único proveedor e imprimir la mayor celeridad posible para posibilitar el traspaso al nuevo método y nuevas condiciones de captación de juego. 9 Cabe resaltar que la configuración legal de los Contratos de Sistematización, respecto de su adecuación a las normas administrativas de la Sociedad, fue motivo de consulta a la Comisión Fiscalizadora destacada ante LNSE y, por su intermedio, a la Sindicatura General de la Nación, términos que en definitiva, fueron compartidos por el Síndico General de la Nación a través de la Nota Nº 2125 (SIGEN) de fecha 06/09/93. Para ello, por un lado, lo hizo pronunciándose al respecto de la situación creada por aquella época, como consecuencia del anuncio del Instituto Provincial de Loterías y Casinos de la Provincia de Buenos Aires, respecto a la instalación y puesta en marcha de un sistema “on line-real time” destinado a la captación de juegos propios y de aquellos que explota LNSE en el ámbito de esa Provincia. Por otro lado, contando con los antecedentes propios de la anulada L.P. N° 16/92, esgrimió los extremos de una causal de urgencia para tener instalado y en funcionamiento un sistema de captación de apuestas. Es así que LNSE cuidó con debida opinión fundada, la necesidad y urgencia de migrar a un nuevo sistema mediante la realización de actos y la celebración de contratos de significación económica. Con tal objeto, esta Sociedad del Estado fundamentó su proceder en sólidas razones de encuadre legal. Como conclusión de lo hasta aquí detallado resulta viable tener presente las siguientes consideraciones: q Los contratos fueron instrumentados mediante el procedimiento de Contratación Directa con fundamento en razones de urgencia -artículo 6, inciso a) del Reglamento de Compras de LNSE. q Este encuadramiento fue previamente analizado por la Gerencia de Asuntos Jurídicos de esta Sociedad, por la Comisión Fiscalizadora de la Sindicatura General de la Nación 10 destacada en LNSE y por la propia Sindicatura General de la Nación quienes fueron contestes en el encuadramiento luego articulado, valiéndose para ello de los argumentos fácticos y jurídicos obrantes en las actuaciones que corren bajo el número de expediente interno de LNSE 375.213/93. q La posición de potencial riesgo comercial que en dicho momento ostentaba el Instituto de Lotería y Casinos de la Provincia de Buenos Aires, quien ya había contratado directamente su sistema automatizado de captación de apuestas “on line” y lo tenía en curso de ejecución operativa, generando un importante flujo de apostadores hacia dicha novedosa tecnología informática, máxime si se tiene en cuenta que, como primera etapa se había instrumentado su instalación y puesta en marcha en lugares cercanos al límite de la Capital Federal, exigiendo la adopción de medidas urgentes destinadas a neutralizar dicha pérdida de mercado. En definitiva, lo descrito constituye los fundamentos que nutrieron en su oportunidad los extremos que dieron origen al contrato suscripto por LNSE. Con relación a la Contratación Directa N° 30/03 realizada para la prestación del servicio que nos ocupa, cabe destacar que con anterioridad al vencimiento de la contratación anterior, esta Sociedad realizó todos los trámites necesarios a fin de concretar la Licitación Pública correspondiente para seleccionar al prestador de la misma. Es así que por Expediente N° 379.930/01 se tramitó el llamado a Licitación Pública Nacional e Internacional N° 01/03 con el objeto de contratar un servicio integral de captura de apuestas en línea y en tiempo real con procesamiento, liquidación, gestión de ventas y administración de apuestas de los juegos vigentes autorizados y administrados por esta Sociedad. 11 La apertura de dicho llamado estaba previsto para el 28/02/03, fecha en la que se recibió una cédula judicial librada en los autos caratulados “Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires c/Lotería Nacional S.E. s/medida cautelar” por la que se notificaba una resolución judicial mediante la cual el juez interviniente resolvió suspender el llamado a Licitación Pública Nº 01/03. Atento a ello, el Directorio de esta Sociedad acató la misma y aunque sin consentirla ni prestando conformidad a la misma, se procedió a no recibir las ofertas de dicho proceso licitatorio hasta tanto se comunique a los oferentes la fecha en que se procedería a la recepción de las mismas, labrándose a esos efectos Acta Notarial. Frente a la situación descripta se concluyó que por razones de urgencia, atento la fecha de vencimiento de la contratación vigente a esa fecha y la imprescindibilidad del servicio, existían fundamentos suficientes para justificar la celebración de una contratación directa a fin de zanjar los obstáculos acaecidos. Se deja constancia que en razón a lo expuesto se realizó la Contratación Directa N° 30/03 para la presente provisión, de la cual en la Resolución de Directorio N° 56/03 constan los fundamentos que motivaron la utilización del procedimiento de contratación directa. Con relación a la contratación actualmente vigente Expte. Nº 372.660/04 aprobada por Resolución de Directorio Nº 105/04 se destaca, sin perjuicio de lo manifestado en los considerandos de la misma, que el Directorio de esta Sociedad por Reunión de ese Cuerpo Nº 403 de fecha 22/09/04 resolvió la realización de la referida contratación directa atento a existir fundados motivos de necesidad y urgencia que hicieron inevitable la concreción de la misma, como un medio idóneo para asegurar la continuidad de la comercialización de los distintos 12 juegos que explota y administra LNSE. Debe tenerse presente que este servicio resulta básico para cumplir con el objetivo principal de ésta. Es de hacer notar que los motivos que fundamentaron tal decisión fueron puestos en conocimiento del señor Síndico General de la Nación por Nota Nº 246/04 en oportunidad de cumplimentarse los trámites de precios testigo normado por Resolución SIGEN Nº 165/02. De igual modo, las circunstancias que conllevaron a la realización de la Contratación Directa que nos ocupa y las condiciones con las cuales se realizó la misma fueron puestas en conocimiento de la Oficina Nacional de Tecnologías Informáticas atento a la competencia que en la materia le corresponde a la misma. La documentación mencionada precedentemente consta en el Expte. Nº 372.660/04 por el que tramitara la contratación vigente. Por último, tal como puede observarse en la reseña realizada sobre las 3 contrataciones que se llevaron a cabo desde el año 1993 para la provisión de este servicio, esta Sociedad previó en todos los casos el procedimiento de Licitación Pública para concretar las mismas y de ninguna manera desvirtuó el espíritu del texto normativo ni tuvo intención de convertir en regla la excepción y el método de contratación utilizado, en definitiva, se vio ampliamente justificado por las razones expuestas en la presente y cuya ampliación surge de las actuaciones que obran en los expedientes de esta Sociedad N° 375.213/93, 379.930/01, 371.746/03 y 372.660/04. Comentario que merece la Opinión del Sector La opinión del Sector se refiere a los motivos que llevaron a las contrataciones directas en los años 1993 y 2003. Con respecto a la contratación directa del año 2005, la Resolución del 13 Directorio no explicita claramente los motivos que llevaron nuevamente a la Sociedad a aplicar este procedimiento en vez del establecido por la normativa vigente, vale decir, licitación pública, sino que se hace mención a la constitución formal de una comisión para elaborar el pliego de bases y condiciones que regirá la licitación pública tendiente a contratar el servicio. 4.2.2. Contrataciones de Publicidad Institucional y Publicación de Sorteos En el transcurso del ejercicio auditado se efectuaron diversas contrataciones directas por montos muy significativos por el Servicio Integral de Publicidad y Publicación de los Sorteos por los períodos que se señalan en cada caso en particular: Contratación Directa Nº 42/03 Monto: $ 2.142.000,- El Directorio de la Sociedad resolvió en reunión N° 362 la Contratación Directa con Beta Publicidad S.R.L., con el objeto de cubrir la inversión publicitaria comercial por dos meses, mayo y junio, aprobado en reunión de Directorio N° 357. Dicha empresa venía prestando el servicio por un contrato con vigencia hasta el mes de abril del mismo año. El trámite se realizó según la previsión del artículo 6º inc. b) de la reglamentación, que autoriza a recurrir a esta modalidad “cuando por urgencia evidente o por razones de emergencia, no haya tiempo para realizar otro procedimiento de contratación sin grave perjuicio para la Sociedad”. Licitación Pública Nº 03/03 Monto: $ 4.350.000,- 14 Con fecha 10/02/03 se inicia el trámite correspondiente a la Licitación Pública Nº 03/03, con el propósito de contratar un servicio integral de Publicidad Comercial e Institucional por dos años con opción de prórroga por un año más. A la apertura se presentaron tres ofertas, de las cuales resultó seleccionada la UTE Ture North Deversified Com. Arg S.A. – Focus Prod. S.A. Con fecha 01/07/03, el Vicepresidente de la Sociedad comunica que en Reunión de Directorio Nº 371 se decidió dejar sin efecto la licitación, dictándose en consecuencia la Resolución Nº 147 de ese Cuerpo. Contratación Directa Nº 57/03 Monto: $ 91.267,89,- Se inicia el trámite ante el requerimiento de la Gerencia de Mercado indicando que el 30/06/03 finaliza la contratación Directa Nº 42/03. El Directorio informa que ha resuelto dejar sin efecto la Licitación Pública Nº 03/03 por el Servicio Integral de Publicidad y autoriza la realización de una contratación directa con Telam S.E. por el mes de julio a fin de mantener la presencia en el mercado de los juegos Loto y Loto 5 en los medios gráficos Clarín, Crónica y Diario Popular. El trámite se efectúa según la previsión reglamentaria del artículo 6º inc. d) que habilita a efectuar contrataciones directas con otros organismos o entidades del Estado Nacional, Provincial y/o Municipal. Contratación Directa Nº 65/03 Monto: $ 125.503,53,- Con idéntico objeto, encuadramiento legal y por el mes de agosto, se efectúa una contratación con Telam S.E., habiéndose iniciado la tramitación el 21-07-03 y adjudicándose el 25-07-03. 15 Contratación Directa Nº 69/03 Monto: $ 118.662,37,- Con fecha 13/08/03 se inicia el requerimiento, argumentando la imprescindible necesidad de contar con la publicación de los distintos sorteos para el mes de setiembre, por intermedio de la agencia Telam S.E., adjudicándose el 27-08-03. Contratación Directa Nº 62/03 Monto: $ 1.638.000,00 El Directorio de Lotería Nacional S.E. autorizó que se efectúe una contratación directa por el Servicio Integral de publicidad de los juegos que comercializa la Sociedad con la firma Focus Producciones SA., por razones de urgencia, por un período de cuatro meses (octubre, noviembre y diciembre de 2003 y enero de 2004), iniciándose la tramitación el 8-07-03 y adjudicándose el 30-09-03. Justifica la decisión en que la Reunión de Directorio Nº 371 de fecha 1-07-03 resolvió dejar sin efecto la Licitación Pública Nº 03/03, dejando constancia de la necesidad de no perder presencia en el mercado y mantener la difusión de los productos de la Sociedad. Se cursaron invitaciones a ocho empresas entre el 5 y el 8 de agosto de 2003 y se recibieron propuestas de tres empresas, resultando adjudicada el 30 de septiembre de 2003 la que cotizó el menor porcentaje en concepto de comisión sobre el monto previsto para la inversión publicitaria comercial. Observación Se advierte un uso excesivo de la normativa que permite acudir al procedimiento de excepción para la selección del contratista, máxime si se trata de la contratación de un servicio para el que la Empresa hace referencia destacando la “imprescindible necesidad de contar con la 16 publicación de los avisos” (requerimiento efectuado por la Subgerencia Comercial en el Expte. Nº 375.758/03). En efecto, mediante la implementación de cinco contrataciones directas Lotería Nacional S.E. contrató por un monto total de $ 4.115.433,79, encuadrando dichos trámites en las excepciones reglamentarias indicadas en cada caso. En el mismo período dejó sin efecto la licitación pública que había encarado con el mismo objeto. Recomendación Planificar y llevar adelante los trámites tendientes a la ejecución de procedimientos de selección del contratista con la anticipación y/o plazos que garanticen una mayor y oportuna participación de oferentes, como así también que las adquisiciones se efectúen en las condiciones más convenientes para la Empresa. Opinión del Sector 1.- La Gerencia de Mercado siempre, y con la debida antelación, ha advertido respecto de los plazos a cada uno de los servicios, así como también ha realizado todas las gestiones a su alcance para el normal desarrollo de un servicio que resulta necesario en cualquier esquema de comercialización. 2.- Por expediente Nº 375.757/03 de fecha 13/08/2003, se inició la tramitación para la contratación de un servicio integral de publicidad, el que recibió tramitación en esta Gerencia adjuntándose modelos de especificaciones técnicas y objeto desde el día 12/08/03, y alcanzándose el modelo final de Pliego el pasado 07/07/2004. Mediante Resolución N° 26 de fecha 04/03/2005, el Directorio de la Sociedad aprueba el Pliego de Bases y Condiciones y autoriza el llamado a la Licitación Pública para la contratación de un servicio integral de publicidad (comercial e institucional) por un año, con opción de prórroga por un período igual. A la fecha (octubre de 2005) se encuentra a consideración de la Comisión de Preadjudicaciones la citada Licitación Pública. 17 Comentario que merece la Opinión del Sector Desde la citada contratación directa 62/03 -período octubre 2003 a enero 2004- hasta la fecha del presente informe (ya el servicio se contrataba con esta modalidad desde la contratación directa Nº 42/03), el servicio de publicidad siguió siendo contratado en forma directa, encontrándose aún a consideración de la Comisión de Preadjudicaciones la citada Licitación Pública, luego de transcurridos más de dos años desde que se inició la tramitación del relativo expediente. 4.2.3. Concurso de precios Nº 35/02 Objeto: Adquisición de elementos de audio. Monto: $ 18.747,58,En el concurso se presentaron tres oferentes. -VIDITEC S.A., que resultó desestimada por no ajustarse al artículo 11 del Reglamento de Compras -que veda la participación a las empresas que se encuentren en concurso-. -ARS Technologies S.R.L, que. fue desestimada por la Comisión de Preadjudicaciones. -ICAP S.A., que resultó finalmente adjudicataria. Observación a) En cuanto a los fundamentos de la exclusión de la oferta de la firma ARS Technologies S.R.L. la Comisión de Preadjudicaciones se remite a lo informado por la Subgerencia Técnica, la que en su momento indicó que dicha oferta no se ajustó a pliego, sin expresar puntualmente en que consistían los incumplimientos. Se hace notar que la oferta desestimada cotizó un monto sensiblemente inferior al que resultó adjudicado. 18 Al respecto, el art. 18 del Reglamento de Compras y Contrataciones establece el principio según el cual se excluyen las ofertas que se aparten de las bases y condiciones de la licitación o concurso. Asimismo el art. 22 del mismo texto expresa que no serán desestimadas las ofertas que contengan defectos de forma u otras imperfecciones que no impidan su exacta comparación con las demás presentadas. Ambas normas establecen los extremos del marco jurídico, el cual admite que determinados incumplimientos iniciales puedan ser salvados a posteriori de la apertura. Esta gama de posibilidades permitidas amerita que cuando se desestima una oferta se deje adecuada evidencia de los puntos por los que no se cumple con las previsiones contractuales. b) A la fecha de efectuarse la adjudicación a la firma ICAP S.A., el plazo de mantenimiento de la oferta se encontraba vencido. En efecto, con fecha 01/04/03 la Empresa comunica por nota que mantendrá su oferta por 10 días y la adjudicación se efectuó el 19/05/03, habiéndose notificado a la firma por orden de compra de fecha 02/06/03. Al respecto, el artículo 15 ap. c) del Reglamento de Compras y Contrataciones establece “las bases de la contratación establecerán un plazo determinado al que deberán ajustarse los oferentes. En su defecto, éstos deberán proponerlo”. El pliego no previó plazo de mantenimiento, por lo cual debe estarse al fijado por el ofertante. La consecuencia que trae aparejada el vencimiento es que el oferente queda desobligado en cuanto al mantenimiento de las condiciones en las que efectuó su oferta y la Empresa no tiene resguardos legales para su exigencia. Un ejemplo de ello es que la ofertante, el mismo día que es notificada de la adjudicación, solicita una ampliación de 25 días en el plazo de entrega, cuando el pliego preveía que la misma debía efectuarse a los 5 días. 19 Recomendación a) Dejar evidencia que justifique los motivos que llevan a aconsejar la desestimación de ofertas, a efectos de garantizar que la autoridad competente cuente para adjudicar con todos los elementos necesarios para arribar a la decisión más conveniente para los intereses de la Sociedad. b) Observar los plazos reglamentarios a efectos de resguardar a la Sociedad de eventuales perjuicios que pudiera ocasionarle el cumplimiento defectuoso de los contratos. Opinión del Sector Esta Comisión de Preadjudicaciones aprobada por Resolución 170/03, toma conocimiento de las recomendaciones formuladas por la Auditoría General de la Nación. 4.2.4. Contratación Directa Nº 38/03 Objeto: Adquisición de un equipo de aislación acústica. Monto: $ 8.276,04,El requerimiento se efectúa con fecha 09/04/2003 ante una denuncia por parte de vecinos por ruidos molestos generados por las unidades condensadoras de los equipos de aire acondicionado central instalados en la terraza del inmueble de la sede de Lotería Nacional S.E. La denuncia se radicó en la Fiscalía Contravencional Nº 3. La contratación se efectúa en forma directa por tratarse de un equipamiento que es de venta exclusiva de Carrier S.A., según lo prevé el artículo 6 ap. c) del Reglamento de Compras y Contrataciones. Con fecha 19/05/03 se efectúa la notificación de la orden de compra y se establece un plazo de entrega de 20 días a contar desde dicha notificación. Con fecha 28/11/03 la Comisión de Recepción presta conformidad a la entrega y deja constancia que la misma se ha efectuado fuera de término. Con fecha 16/12/03, previo a 20 liquidar y pagar la factura, la Gerencia de Administración consulta a la Subgerencia Técnica (área requirente) si la demora evidenciada se encuentra justificada. En respuesta, se informa que queda justificada la mora por parte de la firma Carrier SA. en el cumplimiento de la orden de compra Nº 60/03, concretándose el pago total de la factura el 29/12/03. Observación Respecto del incumplimiento descripto, el artículo 28 del Reglamento de Compras y Contrataciones expresa que “la mora en el cumplimiento de las obligaciones del adjudicatario se producirá por el mero vencimiento de los plazos pactados”, y el artículo 34 inc. a) prevé como causal de rescisión el incumplimiento de la prestación en los plazos y modalidades convenidos. Asimismo, el artículo 35 del mismo texto prevé la reparación integral ante el incumplimiento del oferente y/o adjudicatario. Del análisis del expediente por el que tramitó la compra no surge que Lotería Nacional S.E. haya efectuado reclamo alguno a la adjudicataria en el período comprendido entre la fecha de entrega contractual -17/06/03- y la fecha en que constató la recepción del equipo -28/11/03-. Asimismo se advierte que el área requirente no explicita las razones que tuvo en cuenta al justificar la demora en la entrega. La falta de la diligencia en la gestión adquiere mayor relevancia si se advierte que la Sociedad estaba afrontando una denuncia contravencional por ruidos molestos y que el equipamiento adquirido se trataba justamente de un sistema de aislación acústica. Recomendación Llevar a cabo las diligencias reglamentarias a efectos de garantizar que los oferentes y/o adjudicatarios cumplan en tiempo y forma con las obligaciones que implican contratar con la Sociedad y en su defecto que se efectivicen las sanciones previstas en la norma. 21 Opinión del Sector Las recomendaciones se tendrán en cuenta para futuras compras. Por otra parte se informa que la mora por parte de Carrier S.A. fue justificada oportunamente mediante Providencia N° 243/03 G.S. de fecha 22/12/2003 por el señor Vicepresidente de esta Sociedad quien, en ese momento, se encontraba a cargo de la Gerencia de Servicios. Comentario que merece la Opinión del Sector Cabe aclarar que de la citada Providencia Nº 243/03 G.S. no surgen evidencias de los motivos por los cuales se justifica la mora por parte de la firma Carrier S.A. 22 5. CONSIDERACIONES FINALES En base a la tarea efectuada para el período objeto de análisis (ejercicio 2003) y las observaciones relevadas, se evidencia principalmente que la Empresa ha seguido en forma habitual el procedimiento de Contratación Directa para la adquisición de bienes y servicios, situación que queda claramente evidenciada con la información incluida en la sección 2. del presente informe, ya que de un total de contrataciones para el año 2003 de $ 58.330.252,85 (145 expedientes) tramitaron por este mecanismo $ 49.272.267,75 (105 expedientes). Adicionalmente, se observa para las Contrataciones Directas del Servicio de Publicidad, del Servicio de Captura de Apuestas “on line real time” y del Sistema Integral de captura de apuestas, que totalizan $ 47.890.433,79, que se esgrimen habitualmente razones de urgencia para aplicar esta modalidad en lugar de la normada –Licitación Pública- y en otros casos se dejan sin efecto las licitaciones públicas realizadas sin que quede clara evidencia de los fundamentos de tal proceder ni de los plazos para volver a tramitar las mismas. BUENOS AIRES, 3 de noviembre de 2005 23