AGN Auditoría General de la Nación Gerencia de control de la Deuda Pública INFORME EJECUTIVO I.- IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL Fondeo del Programa: Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA) FONPLATA ARG-14/04 Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas en el Noroeste y Noreste Argentinos con Necesidades Básicas Insatisfechas Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios. Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda Arq. Luis. A. Bontempo Dra. Patricia E. Palenque NÚMERO DE PRESTAMO: OBJETO del PRESTAMO ORGANISMO RESPONSABLE: ORGANISMO EJECUTOR: Director Nacional del Programa Coordinador General Objetivos del Programa PROSOFA Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de áreas fronterizas, que se encuentran dentro de la categorización de “Poblaciones con necesidades básicas insatisfechas”, mediante la construcción, ampliación y rehabilitación de obras de saneamiento básico, educación y salud, así como otros tipos de instalaciones menores de tipo comunitario II.- COSTOS FINANCIEROS Concepto Amortizaciones Intereses Comisión de compromiso 1º Semestre USD ---370.132,68 49.553,93 2º Semestre USD ---293.228,21 43.448,38 AGN Auditoría General de la Nación Gerencia de control de la Deuda Pública III.- FINANCIAMIENTO Y EJECUCION USD 06/12/04 Fecha de firma de contrato de préstamo: Vencimiento 06/12/09 Nueva fecha cierre Fecha de cierre original del Programa Respaldo Respaldo Prórrogas otorgadas Fuentes de financiamiento vigente Monto Presupuestado Programa Monto total desembolsado al 31/12/08 Monto ejecutado al 31/12/08 FONPLATA 14/04 u$s u$s 22.485.000,00 u$s 9.916.388,00 u$s 10.945.510,55 IV.- AUDITORÍA Dictamen EEFF Favorable sin salvedades. Principales observaciones ITEM A 3) B 1) OBSERVACIONES Consultoría Falencias administrativas Aporte local u$s u$s 2.865.000,00 u$s 1.573.413,05 u$s 1.907.879,43 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/2008) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el período comprendido entre el 01/01/2008 y el 31/12/2008, correspondientes al “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas del Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas” (PROSOFA), parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-14/04, suscripto el 6 de diciembre de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento están a cargo de la Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda de la Secretaría de Obras Públicas en el ámbito del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, de acuerdo a lo establecido en el artículo 5° del Decreto 1142 del 26/11/03 (de traspaso del Ministerio de Desarrollo Social al Ministerio de Planificación, Inversión Pública y Servicios). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2008, comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos, y Notas (1 a 4 y detalle de obras por 1 provincia) anexas que forman parte del mismo. b) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 2008 (etapa de inversión), expresado en Dólares Estadounidenses. Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. La información en moneda extranjera (dólares) surge de auxiliares extracontables. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/05/09 y el 30/06/09, siendo recepcionados los estados financieros que incorporan los ajustes sugeridos por esta Auditoría con fecha 08/07/09. El presente trabajo se efectuó de acuerdo a lo establecido en el Convenio Marco de fecha 10 de julio de 2006 y Adenda al convenio de Auditoría, firmada con fecha 21/08/08, entre el Programa y la Auditoría General de la Nación. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable- financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 2 III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en I- anterior exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas del Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas” al 31/12/08, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable- financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° ARG-14/04 FONPLATA de fecha 06/12/04. BUENOS AIRES, 8 de julio de 2009. 3 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE JUSTIFICACION DE DESEMBOLSOS “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/2008) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008, correspondientes al “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas de Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas” (PROSOFA), parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-14/04, suscripto el 6 de diciembre de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. I- ESTADOS AUDITADOS • Estado de Fondos por Categoría presupuestaria (de Solicitudes de Desembolso) al 31 de Diciembre de 2008, expresado en dólares estadounidenses. • Desembolsos y Justificaciones del Fondo operacional, al 31 de Diciembre de 2008, expresado en dólares estadounidenses. 4 • Justificaciones del Aporte Local, al 31 de Diciembre de 2008, expresado en dólares estadounidenses. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de la documentación de respaldo, la verificación de la elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en el apartado I- precedente, presentan razonablemente la información para sustentar las justificaciones de gastos y los desembolsos relacionados del “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas de Noroeste y Noreste Argentino con Necesidades Básicas Insatisfechas” (PROSOFA), emitidos y presentados al FONPLATA durante el ejercicio finalizado el 31/12/08 de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° ARG-14/04, suscripto el 6 de diciembre de 2004 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA). BUENOS AIRES, 8 de julio de 2009. 5 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/08) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Programa de Desarrollo Social en Áreas Fronterizas del Noroeste y Noreste Argentinos con Necesidades Básicas Insatisfechas”, una serie de observaciones y recomendaciones relativas a procedimientos administrativo-contables surgidas como consecuencia del examen de auditoría practicado por esta Auditoria General de la Nación sobre los estados financieros correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la implementación de las recomendaciones referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ITEM A 3) B 1) OBSERVACIONES Consultoría Falencias Administrativas 6 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS 1) DISPONIBILIDADES: Observación: No se respeta la correlatividad en la emisión de cheques y órdenes de pago. Comentarios de la UEC: A partir del 1 de julio del 2009, para que la registración quede en forma correlativa, ante un caso de anulación de cheque, se adopta la instrucción de que se eliminan las órdenes de pago y los recibos correspondientes al mismo, generando nueva documentación. El sistema informático que ha venido utilizando el Programa no permite registrar cambios de cheques a proveedores por vencimiento de fecha, mal endoso, u otros motivo s de rechazo, y en consecuencia se ve alterada la correlatividad de los mismos con las órdenes de Pago. A partir del 15 de Julio de 2008 se implementó el Sistema UEPEX, que tampoco permitía registrar los cambios de cheques, quedando la misma situación mencionada entre los cheques y las órdenes de pago. Cabe destacar que durante el año 2008, esta situación solo se presentó en cinco oportunidades, por causas antes enunciadas, quedando su registración sin correlatividad entre la emisión del cheque y las órdenes de pago. Recomendación: Mantener los controles administrativos necesarios conforme a sanas prácticas en la materia. Observaciones: Se han registrado depósitos en la cuenta bancos (cta.cte.) en concepto de devoluciones de anticipos, como créditos con cifras negativas. Comentarios de la UEC: En la actualidad esta situación esta subsanada. Con la utilización del Sistema UEPEX, 7 cuando existe una devolución se realiza una desafectación por ese importe, y se realiza un movimiento extrapresupuestario Banco Ingreso, no quedando importes negativos. La situación que se observa se generó a partir de que los anticipos no se imputan a un centro de costos hasta tanto se recibe la rendición correspondiente, y para registrar la devolución se contabilizaba el sistema como crédito negativo. Dicha práctica se utilizó en el Sistema Integral del Programa. Recomendación: Efectuar las modificaciones necesarias al sistema a efectos que los valores registrados concuerden con las prácticas contables en la materia. 2) OBRAS: Observación: En algunos casos los certificados de obra no poseen fecha. Comentarios de la UEC: A partir del mes de agosto del 2009 todas las obras certificarán los ava nces con un modelo de “Certificado de Obra” incluido en un instructivo elaborado por la UEC que subsana la observación realizada. Su aplicación será de carácter obligatorio para las empresas contratistas del Programa. Recomendación: Incorporar dicho modelo como Anexo dentro del Reglamento Operativo del Programa. Observación: No obran entre la documentación respaldatoria de las órdenes de pago los recibos confeccionados por las empresas contratistas (los pagos se realizan por transferencia bancaria). Comentarios de la UEC: La UEC elaboró un instructivo por el cual toda obra en curso deberá acompañar la factura 8 y el recibo original del último pago a fin de proceder a la cancelación de la factura que se solicita. En las obras que se inician, se incluye una cláusula en las Notas de Inicio donde se solicita la remisión a la UEC del recibo emitido por la empresa contratista al Ente local. El Programa lleva a cabo el procedimiento establecido en el Manual Operativo, además a partir del ejercicio 2007 y tomando en cuenta las recomendaciones de la auditoria de ejercicios anteriores, se profundizaron los controles de pagos. Al efecto todo Ente Local es informado de un modo fehaciente, en este caso por carta, de todo pago realizado a un proveedor por su cuenta y orden. Esta información contiene: identidad del proveedor a favor del cual fue librado el pago, cuenta de depósito, copia del comprobante de acreditación, recibo de pago emitido por el sistema contable y retenciones si correspondieran. A este procedimiento se suma el sellar las facturas pagadas con la leyenda PAGADO PROSOFA, de esta forma se entienden canceladas las obligaciones dispuestas en los Convenios de Asistencia Financiera. Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria de pagos. Incorporar dicho instructivo como procedimiento dentro del Reglamento Operativo del Programa. 3) CONSULTORES: Observaciones: a. No se contó con la Resolución o Decisión Administrativa, según corresponda, que perfecciona las contrataciones. b. En la cláusula 5ta. del contrato de locación de servicios suscripto por los consultores se establece el pago de “una suma fija, mensual, no reintegrable y por todo concepto de $ 700 destinados a la contratación de un seguro médico durante la ejecución del presente contrato”. No se ha identificado la normativa por la cual se dispuso este adicional y el monto a abonarse. 9 La percepción de esta suma de dinero no se encuentra documentada (mediante comprobante del gasto efectuado). c. Similares observaciones a las planteadas en el punto anterior se han detectado con respecto al adicional que perciben los consultores mensualmente, que resulta de un porcentaje de sus honorarios en concepto de “unidades de capacitación” Estas sumas fueron incorrectamente imputadas dentro del rubro Otros Gastos. d. Se abonan a los consultores $ 150 a través de Luncheon Tickets no pudiendo establecerse cuál es la normativa en que está encuadrado. Este gasto está incorrectamente imputado en Otros Gastos. Comentarios de la UEC: a. Durante el presente ejercicio, se continúan arbitrando los medios necesarios para la regularización y perfeccionamiento de la contratación de consultores. Al efecto, actua lmente se encuentran en trámite los siguientes expedientes: SO1:0524856/08, SO1:0354755/08, SO1:0524841/2008, SO10535243/2008. b. Los contratos de locación de servicios conteniendo la actual cláusula Nº 5º fueron aprobados a partir del año 2004 por Resolución Ministerial/ Decisión Administrativa, contándose asimismo con la no objeción del Ente Financiero. La suma contemplada en este artículo corresponde a la contratación de un seguro médico por parte del consultor. Asimismo, el programa documenta dicho gasto en cada OP individualizada para la asignación del gasto por cada consultor. También se ha dado cumplimiento a la apertura individual de las erogaciones y se documentan mediante declaración jurada y recibos las erogaciones a cargo del Programa PROSOFA II. c. Las unidades de capacitación corresponden a una suma que cada consultor percibía para destinar a su capacitación profesional. Esta operación era registrada mediante un recibo con carácter de Declaración Jurada. Las unidades fueron financiadas con Fuente 22 y se registraron en el rubro Talleres de Capacitación-Otros Gastos, detallando cada beneficiario de estas Unidades. Vista la observación del ejercicio 2007, durante el ejercicio 2008, el programa 10 documentó dicho gasto en órdenes de pago individuales y se mayorizó en una cuenta que se denominó “Talleres”. A partir del 01-01-09, se dejó sin efecto los pagos correspond ientes a Unidades de Capacitación. d. El Programa estableció para la planta de personal, un beneficio trimestral de tickets alimentarios. Dicha erogación ha contado con la no objeción del Ente Financiero Recomendaciones: a. Arbitrar los medios necesarios a fin de dar cumplimiento a la normativa vigente en lo que respecta al perfeccionamiento de las contrataciones. b. Documentar adecuadamente las erogaciones a cargo del Programa (compensación de los gastos efectivamente realizados con ese destino por el profesional hasta la suma de $700). c y d. Dar cumplimiento a lo establecido en la normativa vigente respecto a las erogaciones determinadas para cada contratación. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS: Observaciones: 1) En algunos casos las facturas presentadas no poseen fecha de recepción por parte del Programa. 2) El archivo de los comprobantes contables y de las órdenes de pago no guardan relación con los registros contables. Comentarios de la UEC: 1) Las facturas que no tienen fecha de recepción por parte del Programa corresponden solamente a las de honorarios de los consultores que trabajan en la UEC, sita en Alem 339 Piso 5ª, todas las demás facturas ingresan por la Mesa de Entradas del Programa. 11 2) El Programa adoptó el criterio de organizar el archivo en función de los recibos de pago emitidos por el sistema, que son de carácter correlativos y no de las órdenes de pago. A partir del 1 de julio de 2009 se reorganizaran los archivos de acuerdo a las AP que emita el sistema UEPEX. Recomendaciones: 1) Profundizar los controles administrativos en materia de recepción de documentación por parte de la UEC. 2) Mantener archivos completos y ordenados numérica y cronológicamente. 2) OBRAS Observaciones: 1) Los certificados de obra no guardan homogeneidad y uniformidad respecto a los datos que deben contener, ejemplo: fecha de confección, fecha de recepción, período que se certifica, etc. 2) El certificado de obra obrante dentro de la documentación respaldatoria del comprobante Nº 28555 no posee la firma del contratista. Comentarios de la UEC: 1) Esta observación se subsana con el Instructivo confeccionado por la UEC y enviado a los Entes Locales sobre la certificación de obra a partir del mes de agosto de 2009 que son de obligación para todas las empresas contratistas del programa. Las diferencias entre certificados de obra surgen ya que los mismos son confeccionados por el Contratista y el Ente Local, y éste adopta un modelo instrumental propio. Los Certificados posteriormente son remitidos a la UEC acompañados por un informe del Núcleo de Apoyo Provincial (NAP ) donde consta la totalidad de los datos necesarios para la aprobación del mismo. 12 2) Con el Instructivo queda subsanada esta observación, ya que obliga a la firma de dichos certificados por el contratista. Se intenta no inc urrir en errores de esa naturaleza. Respecto a la documentación respaldatoria del Comprobante Nº 28.555 es importante informar que el pago corresponde a una Recepción Provisoria, momento en el cual se firma un Acta que sí firma el contratista, documento necesario e indispensable para proceder al pago. Recomendaciones: 1 y 2) Incorporar dicho modelo como Anexo dentro del Reglamento Operativo del Programa. 3) REGISTROS: Observaciones: 1) El sistema contable permite antedatar la fecha con la cual se realiza un asiento. 2) No se encuentra inventariada la compra de un teléfono celular. Tampoco se encuentra imputado dentro del rubro Bienes. 3) No se registran en forma cronológica los hechos económicos realizados por el Programa, lo que afecta la confección de la correspondiente conciliación bancaria en cada uno de los meses. Comentarios de la UEC: 1) Se comparte la observación. A partir del 1/1/2009 se realizará el correspondiente asiento contable en la fecha en que se recibe la información. 2) Se procederá a inventariar el bien en el presente ejercicio. 3) A partir del mes de mayo del 2009, a fin de cumplir con las observaciones realizadas por la AGN en el ejercicio anterior, se puso en práctica la conciliación automática dentro del sistema. Esto provocó la alteración de la conciliación del mes de abril de 2008. También con respecto a las alteraciones en la conciliación bancaria producida por la contabilización de anticipo de honorarios, a partir del mes de mayo del 2009 se 13 realizan los pagos de los honorarios de los consultores el último día hábil del mes para evitar que queden gastos pendientes. De esta forma el devengamiento y pago se realiza dentro del mismo mes. Recomendaciones: Efectuar las registraciones contables en tiempo y forma. Mantener registros completos debidamente conciliados. BUENOS AIRES, 8 de julio de 2009. 14 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL EN ÁREAS FRONTERIZAS DEL NOROESTE Y NORESTE ARGENTINO CON NECESIDADES BÁSICAS INSATISFECHAS” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-14/04 FONPLATA (Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/2008) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/2008 con los registros en moneda local que les dan sustento; - test o prueba de transacciones; - pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad y la documentación de respaldo de los gastos analizados; - circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - análisis de antecedentes de contratación de consultor y obras (verificación de la documentación incluida en los expedientes de obra, desde su incorporación en el POP -Plan Operativo Periódico- hasta la firma del respectivo contrato entre el Ente Local y la contratista, No Objeciones del FONPLATA, control certificados de obra y pagos). - aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes al 31 de diciembre de 2008; y 15 - el 54,59% de las erogaciones, que integran las Aplicaciones en el Estado de Orígenes y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2008 conforme el siguiente detalle: Total Pagado %S/subtotal 2008 $ 1 Obras Honorarios Pasajes y Viáticos Bienes Otros Gastos Subtotal 1 4.713.851,43 1.449.504,45 221.654,15 6.399,00 567.769,27 67,74% 20,83% 3,19% 0,09% 8,16% 6.959.178,30 Importe Muestra $ 3.314.495,38 270.893,00 0,00 6.399,00 207.502,92 % s/Rubro 70,31% 18,69% 0,00% 100,00% 36,55% 3.799.290,30 % s/Total 47,63% 3,89% 0,00% 0,09% 2,98% 54,59% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde señalar que la UEC no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 8 de julio de 2009. 16