INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL BÁSICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO BIRF N° 7703-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I. siguiente, por el ejercicio iniciado el 01/01/2010 y finalizado el 31/12/2010, correspondientes al “Proyecto de Protección Social Básica”, parcialmente financiado con recursos del Convenio de Préstamo N° 7703-AR, suscripto el 10 de junio de 2009 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). La implementación del Proyecto es gestionada por la Unidad de Coordinación Técnica (UCT), en el ámbito de la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito (DNPOIC). En tanto el Programa es llevado a cabo por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social -MTEYSS- (Respecto de las partes I y III) y por la Administración Nacional de la Seguridad Social -ANSES- (Respecto de la parte II). I. ESTADOS AUDITADOS 1. Estado de Fuentes y Uso de Fondos por Categoría del Gasto, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, por el ejercicio finalizado el 31/12/2010 y Anexo I. 2. Estado de Uso de Fondos por Componente, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, por el ejercicio finalizado el 31/12/2010. 3. Notas a los Estados Financieros expresadas en pesos y en dólares estadounidenses Nros. 1 a 10, que forman parte de ellos. 1 4. Información Adicional: Balance General por el ejercicio finalizado el 31/12/2010, expresado en pesos y en dólares estadounidenses. Los estados financieros e información adicional detallados precedentemente, fueron preparados por la UCT y son de su exclusiva responsabilidad. Dichos instrumentos fueron recibidos por AGN en sus versiones original y definitiva el 11/03/2011 y el 20/09/2011, respectivamente. Esta última, se adjunta inicialada por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 01/08/2011 y el 22/09/2011. II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que se detalla a continuación: Los recursos del préstamo canalizados en la cuenta designada del BCRA administrados por la DNPOIC, son girados por ésta posteriormente a la TGN (excepto lo concerniente al Componente 3), no teniendo constancia dicha administradora de que esos recursos fueran girados para el objeto del préstamo, por la Tesorería a la ANSES y al MTEYSS. 2 III. DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo mencionado en II. precedente, los estados financieros e información adicional identificados en I., presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Protección Social Básica” al 31/12/2010, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BIRF N° 7703-AR del 10 de Junio de 2009. BUENOS AIRES, 23 de Septiembre de 2011.- 3 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL BÁSICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO BIRF N° 7703-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en el apartado I. siguiente, por el ejercicio iniciado el 01/01/2010 y finalizado el 31/12/2010, referido a la Cuenta Especial del “Proyecto de Protección Básica”, Convenio de Préstamo BIRF N° 7703-AR del 10/06/2009. I. ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Designada al 31 de diciembre de 2010, expresado en dólares estadounidenses, correspondiente a la cuenta Nº 357200 “ME Y FP-5000/357-PY. PSOC. BAS. BIRF 1178 U$S”, abierta en el Banco Central de la República Argentina (BCRA). El mencionado estado, fue preparado por la Unidad de Coordinación Técnica del Programa (UCT) y presentado a AGN en sus versiones original y definitiva el 11/03/2011 y el 20/09/2011 respectivamente. Esta última, se adjunta inicialada por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las que son compatibles con las de Aceptación 4 General en la República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos considerados necesarios. III. DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I., presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Designada del “Proyecto de Protección Social Básica” al 31/12/2010, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva cláusula y anexo del Convenio de Préstamo BIRF N° 7703AR del 10/06/2009. BUENOS AIRES, 23 de Septiembre de 2011.- 5 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL BÁSICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO BIRF N° 7703-AR (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos (SOE’s) y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio 2010, correspondientes al “Proyecto de Protección Social Básica”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 7703-AR, suscripto el 10/06/2009 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I. ESTADOS AUDITADOS Estado Acumulado de Solicitudes de Desembolso al 31/12/2010, expresado en dólares estadounidenses. El mencionado estado fue preparado por la Unidad de Coordinación Técnica del Programa (UCT) y presentado a esta AGN en sus versiones original y definitiva el 11/03/2011 y el 20/09/2011 respectivamente. Esta última se adjunta inicialada por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 6 II. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa, emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de Aceptación General en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de documentación de respaldo de los SOE’s, verificación de elegibilidad de los gastos y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias. III. ACLARACIONES PREVIAS 1. De la documentación suministrada a esta AGN atinente a las rendiciones realizadas al Banco en 2010 (USD 174.304.930,00), surge que al momento de efectuarlas, la DNPOIC no contaba con el detalle de las aplicaciones que se encontraba rindiendo; esto es, con las pertinentes bases provenientes de la ANSES (USD 156.381.927,00) y del MTEYSS (USD 17.923.003,00), ambas por el período comprendido entre octubre y diciembre de 2009. Al respecto, señalamos que en la información enviada por ambos organismos ejecutores a la UCT, aportada al equipo de trabajo de la AGN, sólo obran detalles de grandes números respecto las mencionadas justificaciones. 2. Del análisis realizado a las bases de la ANSES, sobre las que el Programa efectuó rendiciones al BIRF en el marco del CP 7703-AR, surgen diferencias entre los totales de dichas bases y las justificaciones elevadas oportunamente al Banco. En el siguiente cuadro se realiza el detalle correspondiente: Período 2009/10 2009/11 2009/12 Totales: Montos expresados en Pesos Contabilizados y De las Bases Justificados 199.223.143,00 198.087.873,00 196.901.186,00 195.753.050,00 261.381.452,00 195.875.323,00 657.505.781,00 589.716.246,00 7 Diferencias 1.135.270,00 1.148.136,00 65.506.129,00 67.789.535,00 3. Para el período diciembre de 2009, la ANSES suministró a la DNPOIC un reporte que consignaba un monto pagado en concepto de Asignaciones Familiares de $ 259.743.810,00 (base entregada a la AGN por $ 261.381.452,00. Ver cifra cuadro anterior). El programa, a efectos de sus registraciones y de la consecuente rendición, tomó el 75,41% del mencionado importe. Si bien se advierte que con dicho accionar se alcanzó la cifra faltante para llegar al total de la justificación admitida para la categoría, dicho proceder generó la imposibilidad de identificación de los beneficios incluidos en la rendición. En virtud de ello, AGN verificó el 100% de los beneficios incluidos en la base correspondiente a dicho período. IV. DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo mencionado en III. 3. y excepto por lo expuesto en III.2. precedentes, el estado identificado en I. correspondiente al “Proyecto de Protección Social Básica”, presenta razonablemente los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiros de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2010, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BIRF N° 7703-AR del 10/06/2009. BUENOS AIRES, 23 de Septiembre de 2011.- 8 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL BÁSICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO BIRF N° 7703-AR (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio iniciado el 01/01/2010 y finalizado el 31/12/2010, correspondientes al “Proyecto de Protección Social Básica”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 7703-AR, suscripto el 10 de junio de 2009 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). A. CONDICIONES ESPECIALES: I. Artículo II-Préstamo: 1. 2.01-Monto del Financiamiento Original USD 450.000.000,00: Cumplido. Durante el ejercicio 2010, el BIRF efectuó los desembolsos detallados en el siguiente cuadro: Fecha 30/03/2010 09/06/2010 29/09/2010 Concepto Anticipo Componente III - Ministerio de Trabajo Empleo y Seguridad Social Total: Importe USD 252.500,00 468.000,00 1.035.000,00 1.755.500,00 El total desembolsado al Programa por el Banco, acumulado al 31/12/2010, asciende a la suma de USD 446.918.500,00 quedando pendiente de desembolsos a esa fecha, USD 3.081.500,00. 9 2. 2.04-Intereses: Cumplida. Durante el ejercicio 2010 se efectuaron pagos al BIRF en concepto de intereses, conforme detalle efectuado en el siguiente cuadro: Fecha 15/06/2010 15/12/2010 Total de Intereses abonados año 2010: Importe USD 4.467.633,94 4.991.483,03 9.459.116,97 El total acumulado de pagos efectuados al BIRF en concepto de intereses al 31/12/2010, alcanza la suma de USD 13.068.933,48. 3. 2.06-Amortización: No aplicable en el ejercicio 2010. La primera cuota de amortización, tendrá lugar el 15/06/2014. II. Anexo 2: 1. Inciso I. A. Disposiciones Institucionales y Manual Operativo: Cumplido. I. A. 1. (a): Mediante Resolución Nº 106/2009, se creó la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con Enfoque Sectorial Amplio, que funciona en la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito, dependiente de la Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. I. A. 1. (b): El 16/03/2010 se asignaron $ 198.600,00 como fondos de contrapartida local para la implementación de la auditoría. I. A. 2. (a): Se han firmado Convenios con Municipios acorde lo establecido por el presente artículo. 10 2. Inciso II. Monitoreo, Presentación de Informes y Evaluación del Proyecto: B. Gestión Financiera e Informe Financiero: Cumplido. Con fecha 23/02/2011, el Programa presentó al Banco los Informes Financieros (IFR) por el trimestre finalizado el 31/12/2010, esto es: (i) Estado de Fuentes y Uso de Fondos por Categoría del Gasto, expresado en dólares; (ii) Estado de Uso de Fondos por Componente, expresado en dólares y en pesos; (iii) Estado de la Cuenta Designada al 30/12/2009; (iv) Extracto Cuenta Designada BCRA 357200 y, (v) Informe de Progreso Físico a diciembre de 2009. C. Informes de Cumplimiento con los Indicadores de Desembolso: Cumplido. El BIRF recibe con periodicidad mensual los Informes concernientes a Asignaciones Familiares liquidadas, verificadas previamente por la ANSES y cotejadas respecto los registros de la AFIP. Análogamente, los informes sobre las liquidaciones en concepto de Seguros de Capacitación y Empleo (SCE), son remitidas al BIRF previo control del MTEYSS. 3. Inciso III. Contrataciones: Cumplida en términos generales: El Programa realizó las contrataciones de Bienes y Servicios de No Consultoría y las de Servicios de Consultoría, conforme normativas vigentes sobre adquisiciones emanadas del BIRF, siguiendo además los procedimientos establecidos por el Proyecto. No obstante, se efectuaron observaciones a esos rubros puntualizadas en los Apartados A. III. y B. IV. V. y VI. de nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. 4. Inciso IV. Retiro de los Fondos del Programa: B. Condiciones de Retiro, Período de Retiro: Cumplido. Se dio cumplimiento al Primer y Segundo Set de los indicadores del Programa, por lo que procedió la solicitud de desembolsos de acuerdo a lo estipulado, los que fueron elevados al Banco adjunto a las justificaciones de desembolsos. 11 B. CONDICIONES GENERALES: I. Artículo II-Retiro de Fondos: Sección 2.04-Cuentas Designadas: Cumplido: Se efectuó la apertura de la Cuenta Designada en el BCRA, Nº 357200, denominada “ME y FP-5000/357-PyP Soc. Bas.-BIRF 1178 U$S”. El Programa señala además que no se produjo ningún cambio en la Cuenta Designada durante el ejercicio 2010 y que, tanto los depósitos efectuados en ella, cuanto las transferencias realizadas desde dicha cuenta, se hicieron de conformidad con las Condiciones Generales del Convenio de Préstamo. II. Artículo V. Ejecución del Proyecto: 1. Sección 5.08 (a) y (b)-Actividades de Seguimiento y Evaluación del Proyecto: Cumplido. (a) El Proyecto se ejecuta en observancia de lo dispuesto en el Manual Operativo aprobado, siguiendo las normas indicadas por el BIRF; (b) Corresponde a los IFR auditados por la AGN. 2. Sección 5.11-Visitas: El BIRF realizó una Misión de Supervisión a la ejecución del Proyecto, durante el período comprendido entre el 31 de Mayo y el 06 de Junio de 2010. BUENOS AIRES, 23 de Septiembre de 2011.- 12 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL BÁSICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO BIRF N° 7703-AR (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/2010) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio iniciado el 01/01/2010 y finalizado el 31/12/2010, correspondientes al “Proyecto de Protección Social Básica”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 7703AR, suscripto el 10 de junio de 2009, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativos-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación Técnica del Proyecto (UCT), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria, no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente Memorando: Índice A. I. A. II. y B. I B. II. B. III. B. V. Título Rendiciones Efectuadas al BIRF Registros Contables Bases de Datos de la ANSES Otros - Reportes BIRF Compras-Modo Licitación Pública Nacional-LPN Nº 03/2010 13 A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/10: I. RENDICIONES EFECTUADAS AL BIRF: Observación: De la documentación suministrada a esta AGN atinente a las rendiciones realizadas al Banco en 2010 (USD 174.304.930,00), surge que al momento de efectuarlas, la DNPOIC no contaba con el detalle de las aplicaciones que se encontraba rindiendo; esto es, con las pertinentes bases provenientes de la ANSES (USD 156.381.927,00) y del MTEYSS (USD 17.923.003,00), ambas por el período comprendido entre octubre y diciembre de 2009.Al respecto, señalamos que en la información enviada por ambos organismos ejecutores a la UCT, aportada al equipo de trabajo de la AGN, sólo obran detalles de grandes números respecto las mencionadas justificaciones. Comentarios de la UCT: La apreciación es correcta y se tomará en cuenta para futuros Proyectos. Recomendación: La UCT debe contar con dichas bases antes de efectuar las correspondientes justificaciones al Banco. II. REGISTROS CONTABLES: Observación: No tenemos constancia que los fondos recibidos por el Programa provenientes del BIRF (excepto lo concerniente al Componente 3), fueran girados por la DNPOIC a la ANSES y al MTEYSS. Comentarios de la UCT: Entendemos que la TGN ha remitido a los organismos ejecutores de los componentes 1 y 2 , los fondos que requieren la ejecución de ambos, no obrando constancia de ello en esta Unidad. Desde la misma hemos obrado de acuerdo al Manual Operativo, capítulo 4.- Administración Financiera del Proyecto, ítem 4.3 Flujo de Fondos y Mecanismos de Desembolsos “Los desembolsos de recursos del préstamo se transferirán desde la cuenta del préstamo a una cuenta designada en dólares en el Banco Nación bajo la administración de la DNPOIC y DNPOIC reembolsará los fondos recibidos al Tesoro General de la Nación”. Por otra parte, entre las funciones 14 enmarcadas en la esfera de competencia y responsabilidad de la DNPOIC, descriptas en el mismo Manual, Anexo III-Flujogramas y Circuitos-Apartado III. 3. Circuitos Financieros-Desembolso de los Fondos del Préstamo - Anticipo; Tareas 15 a 17, se menciona que la Dirección “…recibe los fondos en la Cuenta Especial; transfiere a la TGN los fondos correspondientes a los componentes 1 y 2; y transfiere a la Subsecretaría de estudios del MTEySS los fondos correspondientes al componente 3”. En razón de lo expuesto, y sin desconocer las facultades conferidas a esa Auditoría transcriptas en su nota como recaudo de ley; interpretamos como no atribuible a esta Unidad la obligación de contar con las constancias mencionadas. Recomendación: La DNPOIC, en su carácter de Coordinador del Programa, debe contar con documentación fehaciente, probatoria de que los montos provenientes del préstamo y girados a la TGN, hayan sido puestos a disposición de los ejecutores para ser aplicados conforme los objetivos del Préstamo. III. CONSULTORES: 1. PROCESO DE SELECCIÓN: Observaciones: a) En relación a tres de los consultores muestreados, no hemos tenido a la vista la documentación detallada en el siguiente cuadro, relacionada con el procedimiento de selección efectuado por el Programa para las contrataciones realizadas durante el ejercicio 2010: Acta de Designación Documentación no tenida a la vista Terna de Postulantes Calificación Cuadro de Evaluación b) En la terna en la que resultó seleccionado un consultor; se incluyó el CV de otro postulante Licenciado en Sociología, no obstante que el perfil requerido era el de un profesional del Área de Ciencias Económicas o Exactas, según Informe de Selección del Consultor elaborado por la Coordinadora Técnica. Por otra parte, se 15 pudo verificar que este proceso de selección se limitó a dos consultores en lugar de tres. c) Los CV de los tres consultores mencionados en el inciso a) precedente, carecen de sello de recepción por parte de la UCT. En tanto los correspondientes a los participantes de dichas ternas no seleccionados, no se encuentran firmados, no poseen fecha de emisión ni cuentan con sello de recepción por parte de la UCT. Comentarios de la UCT: a) Se acuerda con la observación de AGN. b) Se acuerda con la observación. El perfil requerido era complejo en cuanto al requerimiento de competencias, por lo cual tanto la búsqueda como la evaluación fue de difícil resolución. c) Se acuerda con la observación. Ya se han implementado controles para evitar la reiteración de esas omisiones. Recomendaciones: a) Cumplir estrictamente con los procedimientos establecidos en materia de selección de personal, dejando expresa constancia de calificaciones, evaluaciones y ternas en la que resultaron favorecidos los consultores contratados por el Programa. b) El Programa debe garantizar igualdad de oportunidades a todos los postulantes participantes, evitando la competencia entre profesionales de distintas disciplinas cuando sólo se requiera especialistas en una de ellas. Propender además a que las elecciones surjan de ternas compuestas por las mejores calificaciones. c) Toda documentación que ingresa al Proyecto debe cargarse fehacientemente, dejando acreditada la fecha de su recepción, controlando además que la misma se encuentre debidamente integrada por quien la presenta. 16 2. CONTROL DE LEGAJOS: Observación: Los actos administrativos que aprobaron las contrataciones de locación de servicios de los consultores de la muestra, fueron dictados con posterioridad al inicio de las relaciones contractuales, conforme se expone en el siguiente cuadro: Consultor Período de Contratación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 01/01/10-31/12/10 01/01/10-31/12/10 01/06/10-31/12/10 01/01/10-31/12/10 01/01/10-31/12/10 01/03/10-31/12/10 01/01/10-31/12/10 31/03/10-30/11/10 01/01/10-31/12/10 01/01/10-31/12/10 Acto Administrativo de Designación Tipo y Nº Fecha R. MTEYSS 102/10 19/01/10 R. MTEYSS 014/09 27/01/10 R. MTEYSS 668/09 02/07/10 R. MTEYSS 101/09 18/01/10 R. MTEYSS 102/10 19/01/10 R. MTEYSS 380/09 05/04/10 R. MTEYSS 102/10 19/01/10 R. MTEYSS 379/09 05/04/10 R. MTEYSS 102/10 19/01/10 R. MTEYSS 102/10 19/01/10 Comentarios de la UCT: Se acuerda con la observación. El circuito fue normalizado en el ejercicio 2011, por la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos del MTEYSS, que es la que confecciona los contratos. Recomendación: Sin perjuicio de la normalización a que hace mención la UCT, que podrá ser motivo de futuras auditorías, convenir con las autoridades que tienen a cargo la emisión de los citados actos administrativos, la metodología a seguir para la consecución en tiempo y forma de las mencionadas aprobaciones. 3. CONTROL DE CONTRATOS: Observaciones: a) Los contratos de locación de servicios de los consultores de la muestra fueron firmados con posterioridad al inicio de las relaciones contractuales, tal como se detalla a continuación: 17 Consultor 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Fechas de Inicio Relación Contractual 01/01/10 01/01/10 01/06/10 01/01/10 01/01/10 01/03/10 01/01/10 01/03/10 01/01/10 01/01/10 Firma del CLS 19/01/10 19/01/10 02/07/10 19/01/10 19/01/10 05/04/10 19/01/10 05/04/10 19/01/10 19/01/10 b) No hemos tenido a la vista los Términos de Referencia correspondientes a los contratos suscriptos por los consultores de la muestra. Comentarios de la UCT: a) Se acuerda con la observación, los registros y emisión de contratos están siendo normalizados por la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos del MTEYSS, que es la que confecciona los contratos. b) Los TDR forman parte del contrato. Por nota de la Coordinación Financiera del Programa (18/05/2010), se solicitó a la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos del MTEYSS, se incluyan los TDR aprobados por la Coordinación Técnica del Programa en los contratos que emite. Esta omisión ha sido corregida en el ejercicio 2011. Recomendaciones: a) No dar inicio a la relación contractual, hasta tanto se encuentren firmados los convenios que la rigen. b) Tal y como expresa el auditado en su comentario, los términos de referencia forman parte de cada contrato, por lo tanto, deben encontrarse glosados a ellos cumpliendo los mismos requisitos de formalidad que les son exigibles a los instrumentos de origen. 18 4. CONTROL DE PAGO DE HONORARIOS: Observaciones: a) Las autorizaciones de pago detalladas en el siguiente cuadro, carecen de fechas de recepción de los pertinentes cheques, por parte de los respectivos consultores: Consultor 1 2 3 AP Nº 201000014 201000006 201000007 201000008 201000101 201000445 201000005 201000011 Nº de Cheque 53190735 53190726 53190727 53190728 57188132 58340020 53190725 53190732 Importe en $ 9.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 5.113,33 2.600,00 b) La AP Nº 201000028 por $ 6.000,00; es de fecha anterior a la Factura “C” N° 00100076 que le da origen. Por otra parte el “Recibí” del consultor es anterior a ambas, tal como queda reflejado en el siguiente cuadro. Fechas de Factura 28/02/2010 Autorización de Pago 24/02/2010 Recibí 04/02/2010 Comentarios de la UCT: a) Se acepta la observación. Se tomarán recaudos para que no se repita la omisión. b) Es correcta la observación. En el caso de la firma del “Recibí” del consultor, se debió a un error de éste al registrar “04/02/2010” cuando la fecha correcta de cobro fue el 04/03/2010. Esto puede verificarse con el débito en la cuenta bancaria del cheque correspondiente al Banco Nación N° 57188077-Fecha de débito 08/03/2010. En el caso de la fecha de la Autorización de Pago, se debió a un error en el manejo del sistema UEPEX. Por cuestiones operativas se preparó la autorización el día 24/02/10 en función de los datos del contrato con el consultor, y se habilitó el último día hábil del mes -al recibir la factura correspondienteincorporando los datos faltantes (fecha y número de factura), sin modificar la fecha 19 que automáticamente incorporó el UEPEX al preparar la Autorización de Pago con anterioridad. Recomendaciones: a) Intensificar los controles de calidad de toda documentación emitida por el Programa a ser integrada por terceros contratados. b) El circuito de pagos no puede habilitarse hasta tanto el Programa cuente con las facturas de los acreedores que dan lugar a dicha apertura. Así también, se deberán profundizar los controles internos de calidad, a efectos de salvar en tiempo y forma cualquier error que pueda deslizarse en la documentación integrada por terceros. B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO: I. REGISTROS CONTABLES: Observaciones: 1. Hemos constatado que en las cuentas pertinentes de Aporte Local, existen registros por $ 198.600,00 y $ 4.000,00. Además, la leyenda que acompaña a esta última cifra consigna textualmente "F. Ext. Nro. 2010003 - Transf. desde Cta. Cte. BNA $ BID". Al respecto, el SAF en respuesta a nuestra circularización, no acusa desembolso alguno para el Proyecto durante el ejercicio 2010, en el marco del CP 7703-AR BIRF. 2. Se verificó que aproximadamente 107 transacciones contables (19,24%) de los movimientos habidos durante el ejercicio 2010 (556), corresponden a desafectaciones, reimputaciones de gastos ó transferencias y ajustes. Comentarios de la UCT: 1. Con fecha 16/12/2009 la Tesorería General ordenó el pago presupuestario a favor de esta Unidad de Coordinación, de fondos del Tesoro Nacional para la ejecución del Proyecto BIRF 7703-AR. Se adjunta copia de la Orden de Pago 7300/2009 (SIDIF 288180). Dichos fondos ingresaron erróneamente a la Cuenta Corriente Oficial en Pesos abierta en el Banco de la Nación Argentina, operativa del Proyecto BID 20 2159/OC-AR, también ejecutado bajo la coordinación de esta Unidad. Durante 2010 se ordenó desde esta Unidad, la transferencia de dichos fondos de contraparte con el objeto de salvar el mencionado error y poder afrontar los gastos previstos en el marco de este Proyecto. La situación descripta generó la contabilización de esos movimientos con la leyenda bien apuntada por el equipo auditor y que además debió obrar en ambos registros. 2. La observación planteada será tenida en cuenta de cara a lo que resta por ejecutar en el marco de este Proyecto, como así también en futuras implementaciones. Recomendaciones: 1. Mencionamos primeramente que la copia de la Orden de Pago Nº 7300/2009 (SIDIF 288180) aportada por la UCT al grupo de auditoría actuante, responde únicamente a los $ 198.600,00; no contando con respaldo alguno de los $ 4.000,00 mencionados en nuestra observación. Efectuar los controles de calidad suficientes sobre estos temas, procurando que ante este tipo de errores las correcciones se realicen de manera inmediata, atento a que en su respuesta la UCT afirma que la orden de depósito de fondos en la cuenta del Programa data de diciembre de 2009 mientras que los recursos -luego de detectado el error- tienen fechas de acreditación en la cuenta correcta el 16/03/2010 y el 19/05/2010, respectivamente . 2. Propender a que la documentación e información base para las transacciones contables sea precisa, definitiva y registrada en tiempo y forma. II. BASES DE DATOS DE LA ANSES: Observaciones: 1. Del análisis realizado a las bases de la ANSES, sobre las que el Programa efectuó rendiciones al BIRF en el marco del CP 7703-AR, surgen diferencias entre los totales de dichas bases y las justificaciones elevadas oportunamente al Banco. En el siguiente cuadro se realiza el detalle correspondiente: 21 Período 200910 200911 200912 Totales: 2. Montos expresados en Pesos Contabilizados y De las Bases Justificados 199.223.143,00 198.087.873,00 196.901.186,00 195.753.050,00 261.381.452,00 195.875.323,00 657.505.781,00 589.716.246,00 Diferencias 1.135.270,00 1.148.136,00 65.506.129,00 67.789.535,00 Para el período diciembre de 2009, la ANSES suministró a la DNPOIC un reporte que consignaba un monto pagado en concepto de Asignaciones Familiares de $ 259.743.810,00 (base entregada a la AGN por $ 261.381.452,00. Ver cifra cuadro anterior). El programa, a efectos de sus registraciones y de la consecuente rendición, tomó el 75,41% del mencionado importe. Si bien se advierte que con dicho accionar se alcanzó la cifra faltante para llegar al total de la justificación admitida para la categoría, dicho proceder generó la imposibilidad de identificación de los beneficios incluidos en la rendición. En virtud de ello, AGN verificó el 100% de los beneficios incluidos en la base correspondiente a dicho período. Comentarios de la UCT: Las apreciaciones son correctas. Se tomarán en cuenta para futuros Proyectos, asegurándonos adicionalmente que la documentación de respaldo sea coincidente con los valores que se vayan a justificar a efectos de consolidar la información de modo cabal y fácilmente verificable. Recomendaciones: El Programa debe contar al momento de las justificaciones al Banco, con las bases de datos precisas y debidamente integradas, que sólidamente respalden los beneficios rendidos. III. OTROS-REPORTES BIRF: Observación: Según el reporte del BIRF denominado “Resumen del préstamo”, obtenido por AGN el 08/09/2011, del total de gastos financiables de manera retroactiva (10/06/2008 - 10/06/2009) por USD 90.000.000,00; quedan disponibles a esa fecha USD 22 429.930,00. Sin embargo, de la verificación de los registros contables del Proyecto y de las justificaciones elevadas al BIRF, como así también de otro reporte del Banco denominado “Resumen de las categorías”, extraído también a dicha fecha, se observa que los mismos han sido ejecutados pero con inversiones de fecha posterior. Comentarios de la UCT: La apreciación es correcta. Se realizarán las formalidades necesarias para que el “Resumen del préstamo” del BIRF refleje los USD 429.930,00 como ejecutado, es decir el Banco Mundial deberá ajustar los datos de su reporte (Sistema Client Connection). Recomendación: Efectuar cotejos con los reportes emitidos por el BIRF de manera permanente, a efectos de evitar que el Banco posea información diferente a la manejada por el Programa. IV. CONSULTORES: 1. CONTROL DE CONTRATOS: Observaciones: a) El importe establecido como “honorario total” por el artículo N° 4 de los contratos suscriptos por los consultores detallados en el siguiente cuadro, es el honorario mensual que les corresponde por la prestación de sus servicios allí definidos: Consultor 1 2 3 4 5 Importe Total en Pesos según Contrato Suscripto AGN 9.000,00 108.000.00 4.400,00 52.800,00 3.000,00 36.000,00 6.000,00 72.000,00 2.600,00 31.200,00 b) El número del documento nacional de identidad expuesto en el primer párrafo del Contrato de Locación de Servicios de un consultor, no le corresponde a éste, ya que 23 según fotocopia de su documento obrante en el legajo, la identificación correcta es otra. Comentarios de la UCT: a) Se acuerda con la observación. Ya se han implementado controles para evitar la reiteración de este error. b) Se acuerda con la observación, puede haberse tratado de un error de transcripción de la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos del MTEYSS que es la que confecciona los contratos. Recomendaciones: Realizar los controles necesarios, previos a la firma de los convenios, verificando la exactitud de los datos expuestos en ellos. 2. CONTROL DE INFORMES: Observaciones: a) De la verificación de los informes presentados por los consultores de la muestra, se constató, según detalle realizado en el siguiente cuadro: omisiones de fechas de presentación (en la mayoría de los casos), de recepción (en todos los casos) y de aprobación (en un caso). Se verificaron además, fechas de presentación y de aprobación de informes anteriores a las de finalización del período de contratación (en la mayoría de los casos) y de aprobación anteriores a las de presentación de los propios informes que se aprueban (en dos casos): Consultor 1 2 3 4 Período de Contratación 01/01/10-31/07/10 01/08/10-31/12/10 01/01/10-30/06/10 01/07/10-31/12/10 Enero-Junio/2010 Enero-Diciembre/2010 24 Fechas de Presentación Recepción No Posee No Posee 10/12/10 No Posee 21/12/10 Aprobación 30/06/10 17/12/10 30/06/10 17/12/10 30/06/10 17/12/10 5 6 7 8 9 10 01/01/10-30/06/10 Marzo-Junio/2010 Marzo-Diciembre/2010 01/01/10-31/12/10 01/03/10-30/06/10 01/07/10-30/12/10 Primer Semestre/2010 Enero-Diciembre/2010 Enero-Junio/2010 Enero-Diciembre/2010 No Posee 30/12/10 No Posee 30/06/10 20/06/10 17/12/10 17/12/10 30/06/10 No Posee 30/06/10 17/12/10 28/06/10 17/12/10 b) No se tuvieron a la vista los informes de dos de los consultores muestreados, correspondientes al segundo semestre/2010. c) El informe presentado por un consultor; se encuentra referenciado como semestral, no obstante que el período de ejecución señalado es 01/01/10-31/12/10. Comentarios de la UCT: a) Se acuerda con la observación. Ya se han implementado controles para evitar la reiteración de esas omisiones. Así también se informa que, para agilizar las tareas administrativas (que incluyen liquidación de honorarios) de cierre de ejercicio anual, los informes de actividades se solicitan y aprueban con anticipación. En lo que respecta a las aprobaciones de informes en fechas anteriores a las de ingresos de los mismos, se acepta la observación, estimamos que se trata de errores de transcripción. Se ajustarán los controles para subsanar este tipo de errores. b) Se acuerda con la observación. Los informes de los consultores están registrados en nuestros archivos informáticos pero por error involuntario fueron omitidos en los correspondientes legajos. c) Se acuerda con la observación. Se trata de un error de escritura ya que el contenido del informe da cuenta de las actividades anuales. Recomendaciones: a) Verificar que toda documentación aportada por los consultores contratados por el Programa, en cumplimiento de las obligaciones que les son propias, se encuentre 25 debidamente integrada. Por su parte, el Programa debe intervenir dichos instrumentos, dejando asentados en ellos las fechas de recibos y de conformidad respectivas. La presentación y aprobación anticipada de los informes, sobre los que hace mención la UCT, se aparta de los procedimientos que deben seguirse a efectos que el informe presentado por el consultor abarque todo el período por el que fue contratado. b) Glosar en los legajos de cada consultor, toda documentación relativa a su contratación y al cumplimiento de las contraprestaciones brindadas. c) Intensificar los controles de calidad sobre la integración de los reportes que ingresan al Programa. 3. PLANTA DE PERSONAL: Observación: No se tuvo a la vista el Acto Administrativo que aprobó la planta de personal para el ejercicio fiscal 2010 (Resolución SH N° 545/98). Comentario de la UCT: Se acuerda con la Observación. Se omitió por error la gestión del mencionado acto administrativo. Recomendación: Cumplir estrictamente con la normativa vigente en la materia. V. COMPRAS-MODO: LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL: LPN Nº 03/2010-DATOS RELEVANTES: En adelante y a manera de introducción, se exponen los datos relevantes de la LPN analizada por esta auditoría: Objeto: Adquisición de bienes consistentes en “Estaciones de Trabajo tipo Minitorre, Netbooks y Notebooks”. Mediante nota del 16/04/2010, el BIRF otorgó la no objeción a los documentos de la licitación del título. Bienes y servicios ofertados: Se exponen en el siguiente cuadro: 26 Lote Nº 1 2 3 Ítem 1 2 1 1 Cantidad 15 5 245 2 Descripción Estación de Trabajo tipo Minitorre Netbook con Touchscreen Notebook Fuente de financiamiento: 22-Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). Plan de Adquisiciones: La LPN se encontraba contemplada en el Plan de Adquisiciones 2010 (ABP-3-LPN-B-1 Previsto 105659) Componente III. Fecha de publicación del llamado a licitación: Tuvo lugar el día 20/04/2010 en el Diario Clarín y en el Boletín Oficial. Mediante nota del 16/04/2010 el BIRF otorgó la pertinente no objeción. Pliegos Adquiridos: Por parte de19 oferentes. Acto de apertura de ofertas: 21/05/2010. Ofertas presentadas: Exteriorizaron sus ofertas las firmas EXO SA, PC ARTS ARGENTINA SA y SGI SA. Informes de evaluación: El denominado Informe de Evaluación Técnico de las Ofertas tiene fecha de emisión del 31/05/2010. Ofertas ganadoras: En el siguiente cuadro, se exponen las firmas adjudicatarias y los lotes adjudicados a cada una de ellas: Lote Nº 1 Lote Nº 2 Proveedor: PC ARTS ARGENTINA SA Equipos Cifras (C/IVA) Cantidad Tipo Moneda Importe 20 Estaciones de Trabajo tipo Minitorre USD 23.865,73 Proveedor: EXO SA Equipos Cantidad Tipo 245 Netbooks con Touchscreen Cifras (C/IVA) Moneda Importe $ 597.219,35 El Lote Nº 3 que preveía la compra de 2 Notebooks, se declaró desierto. Fecha de la No Objeción del BIRF a la Adjudicación propuesta: 14/06/2010. 27 Acto Administrativo de Adjudicación: Disposición SSPTyEL N° 011/10 (14/06/2010). Firma de convenios: El 18/06/2010 con PC ARTS ARGENTINA SA y el 22/06/2010 con EXO SA. Moneda y Forma de Pago: Se efectuó en pesos de acuerdo a lo prescripto en el Pliego (CEC- CGC. 15.1.) y a través de los siguientes instrumentos: PC ARTS ARGENTINA SA - Cifras expresadas en Pesos Datos de la Factura tipo “B” Otros datos de la AP Nº 259 del 30/09/10 (*) SUSS RG Nº Fecha Importe Monto Bruto Importe Neto 1784/04 480 07/09/10 94.157,65 94.157,65 778,16 93.379,49 (*): Certificados de Exclusión Retenciones AFIP: IVA e Impuesto a las Ganancias. Datos de la Factura tipo “B” Nº Fecha Importe 35144 02/07/10 24.376,30 35270 02/09/10 524.090,45 35271 02/09/10 48.752,60 Totales de la AP EXO SA - Cifras expresadas en Pesos Datos de la AP Nº Fecha M. Bruto IVA 126 06/07/10 24.376,30 (*) 221 06/09/10 524.090,45 45.491,05 222 06/09/10 48.752,60 4.231,73 597.219,35 49.722,78 Ganancias 247,53 10.241,81 735,05 11.224,39 I. Neto 24.128,77 468.357,59 43.785,82 536.272,18 (*) Certificados de Exclusión Retenciones AFIP: IVA hasta 31/07/2010. Instrumentación de los pagos: A efectos de cancelar las facturas presentadas por los Proveedores, en virtud de los lotes adjudicados, se efectuaron los siguientes pagos: Nº 259 Nº 126 221 222 PC ARTS ARGENTINA SA - Cifras expresadas en Pesos Datos de la AP Datos Recibo del Proveedor Fecha Monto Neto Nº Fecha Monto Neto Cheque Nº 30/09/10 93.379,49 608 13/10/10 93.379,49 2238 EXO SA - Cifras expresadas en Pesos Datos de la AP Datos Recibos del Proveedor Fecha Monto Neto Nº Fecha Monto Neto Cheque Nº 06/07/10 24.128,77 51122 15/07/10 24.128,77 57188153 06/09/10 468.357,59 51494 13/09/10 468.357,59 57842212 06/09/10 43.785,82 51495 13/09/10 43.785,82 57842213 Total: 536.272,18 Total: 536.272,18 Banco Nación Banco Nación Expuesta la información sobre los principales tópicos de la licitación analizada, se exponen seguidamente los resultados obtenidos de nuestras tareas de control: 28 Observaciones: 1. La documentación integrante del proceso licitatorio archivada en el bibliorato suministrado al equipo de trabajo, no se encuentra foliada. 2. El Informe sobre la evaluación de las ofertas y recomendación para la adjudicación del contrato respectivo, es de fecha posterior (02/06/2010) a la de emisión de la Nota N° 45/10 (01/06/2010) de la DNPOIC, mediante la cual se solicitó la no objeción del BIRF al citado informe. 3. No se tuvo a la vista documentación alguna que acredite las notificaciones de la adjudicación por escrito a los oferentes participantes de la compulsa (Disposición SSPTyEL N° 011/10), conforme lo establece la Sección I Instrucción al Licitante (IAL), puntos 42.1 y 42.2 del Pliego. 4. Entre los documentos que componen la oferta presentada por la firma SGI SA (licitante no favorecido), obra el original de la garantía bancaria constituida por dicha empresa. Por otra parte y en relación con la misma firma, no tuvimos a la vista documentación alguna referida a la notificación del resultado de la licitación; observándose por lo tanto, falta de cumplimiento a lo determinado en la Sección I IAL, puntos 21.4 y 44.1 del instrumento respectivo (Devolución de las Garantías de Seriedad de Oferta y Notificación). 5. En relación a la Garantía de Cumplimiento de Contrato, hemos constatado que la fecha de emisión de la póliza presentada por la firma PC ARTS ARGENTINA SA, es de fecha posterior a la de la firma del contrato y no se encuentra constituida en la misma moneda del mencionado instrumento, tal como lo estipula la Sección VIII CEC-CGC 17.1 y 17.3. Lo expresado precedentemente queda reflejado en el siguiente cuadro: 29 Proveedor: PC ARTS ARGENTINA SA Datos de la Garantía de Cumplimiento del Datos del Contrato Contrato Monto ofertado Monto expresado Fecha de firma Fecha de emisión en USD en $ 18/06/2010 23.865,73 20/07/2010 8.640,00 6. En cuanto al plan de entregas previsto, hemos verificado que: 6.1. Los dos adjudicatarios efectuaron las entregas fuera de los términos previstos contractualmente, excepto la identificada con (i) en el cuadro siguiente. Proveedor PC ARTS ARGENTINA SA Lote Nº 1-20 Estaciones de Trabajo Tipo Minitore Fechas De firma del Convenio Límite de Entrega Efectiva de Entrega 18/06/2010 02/08/2010 27/08/2010 Proveedor EXO SA-Lote Nº 2-245 Netbooks con Touchscreen Fechas Cantidad a Cantidad De firma del Límite de Efectiva de entregar entregada Convenio Entrega Entrega 100 22/07/2010 04/05/2010 10 16/07/2010 (i) 25 10/08/2010 44 22/06/2010 10/08/2010 31 145 06/08/2010 11/08/2010 44 12/08/2010 31 20/08/2010 60 Total: 245 Las entregas de los 90 equipos de los primeros 100 mencionados en la primera línea del cuadro, se encuentran incluidos en las cantidades mencionadas en los reglones 2 a 7. 6.2. Del análisis efectuado sobre la documentación tenida a la vista, hemos detectado que el Programa recibió de la firma EXO SA, diez (10) Netbooks correspondientes al Lote Nº 2, en fecha anterior a: (i) El Acto de Apertura de Ofertas; (ii) El Informe de Evaluación; (iii) La no objeción del BIRF a la adjudicación y al Acto Administrativo de Adjudicación y; (iv) La firma del convenio respectivo con la firma ganadora. En el siguiente cuadro se ilustra sobre estos comentarios: 30 Concepto Entrega anticipada de equipos por parte de EXO SA (*)-Remito 0001-00144224 Acto de Apertura de Ofertas Informe de Evaluación No objeción del BIRF a la adjudicación y Acto Administrativo de Adjudicación Nº 11/2010 Firma del Convenio con la empresa (*): Fecha 04/05/2010 21/05/2010 31/05/2010 14/06/2010 22/06/2010 10 Netbooks TCH. Anticipo sobre un total de 245 Netbooks con Touchscreen adjudicadas. Cabe señalar que de los antecedentes de la LPN suministrados al equipo de auditoría actuante, no se verificó que estuvieran previstas entregas anticipadas de equipos al comprador en calidad de prueba ni de otra modalidad por parte de ninguna de las firmas participantes, ni tampoco obran antecedentes de entrega alguna del resto de los oferentes participantes. 7. Los remitos del proveedor por los bienes recibidos, carecen de firma y de fecha de recepción por parte del Proyecto. 8. No se tuvo a la vista el Certificado de Aceptación de la entrega emitido por el comprador, conforme lo establecido en la Sección VIII CEC - CGC 15.1 del instrumento pertinente. En tanto, en los remitos emitidos por el proveedor obra la leyenda “Aprobado”, por parte del Programa, pero la misma carece de fecha de aprobación. Comentarios de la UCT: 1. Se acuerda con la observación de AGN y será tenida en cuenta en la conformación de los expedientes. 2. Por Nota N° 45/10 (01/06/10) se elevó una versión del Informe de Evaluación que omitió incluirse en el Informe Técnico detallado con la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y el anexo con el detalle del cumplimiento de la postcalificación. El expediente incluye el Acta del Comité de Evaluación que recomienda la adjudicación en fecha 31/05/10. Por nuestra Nota Nº 53/10 fechada erróneamente el 15/06/10 e ingresada a la DNPOIC el 08/06/10 (obrante en el expediente), se reenvía a la No Objeción el Informe completo que incluye la verificación del cumplimiento de 31 las especificaciones técnicas y el anexo con el detalle del cumplimiento de la postcalificación. 3. Se acuerda con la observación en tanto las notificaciones de adjudicación no están incluidas en el expediente. Se notificó por mail a todas las empresas el 14/06/10, fecha de recepción de la No Objeción del BIRF. 4. Se acuerda con la observación de la AGN. La no devolución de la garantía, obedeció a una omisión involuntaria. No obstante se notificó por mail a todas las empresas el 14/06/10, fecha de recepción de la No Objeción del BIRF. 5. Se acuerda con la observación de la AGN, la presentación de la correspondiente Garantía de Cumplimiento data de cuatro días posteriores a la fecha en que debió ser presentada, se concedió esa espera por cuanto fue la única oferta recibida por el lote. En cuanto a la denominación de la moneda, se acuerda con la observación de la AGN, se tomarán los debidos recaudos necesarios a efectos de no repetir la circunstancia que nos ocupa. 6. En cuanto a las observaciones realizadas por AGN respecto el plan de entregas, señalamos: 6.1. Es correcta la observación. Las demoras se asociaron a problemas de tiempos de importación del equipamiento. 6.2. Efectivamente, los equipos fueron cedidos sin cargo (en calidad de préstamo) por la empresa EXO SA en las fechas expresadas por AGN, antes del Acta de Apertura de Ofertas, del Informe de Evaluación y de la No Objeción del BIRF a la adjudicación y Acto administrativo de Adjudicación N° 11/2010 y de la firma del Convenio con la empresa. Al respecto cabe destacar que: (i) Se acuerda con la observación de AGN: no estaba previsto en el pliego una entrega para pruebas. Por otra parte, se ha omitido incluir en el expediente una nota aclaratoria del procedimiento realizado y que se explica en los puntos siguientes; (ii) No se previó una entrega anticipada para pruebas en el pliego de la LPN 03/2010. Para ese fin se adquirieron de la empresa EXO diez equipos en el año 2009 (Previsto en el Plan de Adquisiciones ABP-34-CP-B1) por Concurso de Precios, entregadas con 32 fecha 11/02/2010 para la realización de pruebas de desarrollos y conectividad. En ese contexto, EXO ofrece en calidad de préstamo (sin cargo) otros 10 equipos para posibilitar las pruebas de conectividad (internet); (iii) Este préstamo de equipos (ingresado formalmente con remito que obra en el expediente), toma la forma de “entrega anticipada” cuando EXO resulta adjudicada en el procedimiento LPN 03/2010. El mismo no es devuelto a la empresa pues somos informados de demoras en la importación de estos equipos, lo cual puede verificarse en la secuencia de entregas posteriores a la firma del contrato. Por tanto, ante la urgencia de cumplir con los requerimientos del plan de trabajo de la Prueba Piloto de la encuesta, se reconoce el equipo cedido como parte de la entrega total. En este sentido, la ausencia de este tipo de equipos en el mercado local demandó proceder a su adquisición, para poder ser cedido a la empresa OPSM en comodato para la realización de la Prueba Piloto. En suma, se acuerda con la observación de AGN en que el procedimiento utilizado no se ha ajustado a la normativa establecida, de lo cual se tomará debida cuenta en futuras adquisiciones. 7. Se acuerda con la observación de AGN. Su recomendación será tenida en cuenta en la conformación de los expedientes. 8. Se acuerda con la observación y se procederá a emitir en futuras adquisiciones los Certificados de Aceptación. Cabe agregar que la leyenda “Aprobado” tiene firma y aclaración de la misma. Recomendaciones: 1. La documentación que compone el proceso licitatorio y cualquiera otra manejada por el Programa debe estar debidamente foliada y archivada a efectos de asegurar su integridad. 2. Intensificar los controles internos de calidad, a efectos de evitar errores de la naturaleza observada. 33 3. Ajustar los procedimientos a las normas fijadas en los documentos de la licitación, además de glosar toda la documentación a las actuaciones llevadas a cabo durante el proceso licitatorio. 4. Intensificar los controles internos de calidad respecto el cumpliendo de las normas establecidas en el pliego, para cada una de las etapas que conforman el método de adquisiciones llevado a cabo. 5. Llevar a cabo los controles internos de calidad en cada momento del proceso de la licitación, exigiendo a los proveedores adjudicatarios, el cumplimiento en tiempo y forma de las obligaciones estipuladas en el pliego respectivo. 6. Teniendo en cuenta nuestras observaciones y los comentarios vertidos por el auditado, se recomienda: 6.1. Cumplir y hacer cumplir los plazos establecidos en los pliegos, documentando de manera debida y fehaciente, las causales justificativas de cualquier demora. 6.2. Todo proceso licitatorio debe sujetarse estrictamente a las normas previstas en los documentos que los rigen y en las normas y políticas establecidas por el Banco Financiador. Se deberán preservar los principios de igualdad entre los interesados, de promoción de la concurrencia, de la competencia, de la transparencia y del debido proceso. Al respecto, para que exista una competencia efectiva, los participantes deber ser considerados en pie de igualdad. Este principio implica evitar todo tipo de preferencia o discriminación que favorezca o perjudique a unos en detrimento o beneficio de otros. En ese contexto, el comprador debe procurar los más altos niveles éticos durante el proceso de adquisición y ejecución de los contratos, observando que las medidas adoptadas por los licitantes y por éste aceptadas, no se aparten de los citados lineamientos, a efectos de evitar ventajas indebidas; conductas éstas, que pueden devenir en un acto impropio. 7. Verificar al momento de recepción de toda documentación de terceros ingresada al Programa, que ésta se encuentre debidamente formalizada, dejando expresa constancia de la fecha de su recibo. 8. Cumplir con las emisiones de los instrumentos detallados en la normativa establecida por el propio Programa. 34 VI. LIBRO DE INVENTARIO GENERAL: 1. INTRODUCCIÓN: El Libro de Inventario General del Programa fue solicitado en primer término a través de nuestro Memorando SUP Nº 01/2011 del 03/08/2011 (Apartado E. 2.), reiterando el pedido mediante similar SUP Nº 07/2011 del 02/09/2011 (Apartado I. 4.). Al respecto, a través de Nota Nº 105/11 del 31/08/2011 (recibida con posterioridad por esta AGN) emitida por la Coordinación de Programas y Proyectos Especiales del MTEYSS, nos informaron que la “Copia del Libro de Inventario está a disposición del equipo auditor”. El documento entregado como Libro de Inventario General a nuestro equipo de trabajo responde a la denominación “Libro Mayor de Bienes y Equipos-Año 2010Componente III”. Con base en la verificación y análisis de dicho instrumento, se arriba a las conclusiones que se exponen en los siguientes apartados. 2. OBSERVACIONES DE CARÁCTER GENERAL: a) El documento analizado, no se encuentra legitimado a través de firma alguna por parte de autoridad competente. b) No se encuentra foliado ni rubricado. c) Los bienes y equipos detallados en dicho instrumento, carecen del número de inventario asignado por el Programa. Comentarios de la UCT: a) La observación es correcta, se procederá a remitir el libro Mayor de Bienes y Equipos-Año 2010, a la firma de la autoridad competente para su legitimación. b) La observación es correcta, se procederá a foliar el libro Mayor de Bienes y Equipos. c) La observación es correcta. Al respecto, es preciso aclarar que si bien el Programa no asignó un número de inventario al momento de su registro en el Libro Mayor de Bienes y Equipos, la Dirección de Contrataciones y Patrimonio del MTEYSS, le asignó un número al momento de realizar las actas de traspaso, mediante las cuales 35 se incorporan los bienes adquiridos por el Préstamo BIRF 7703-AR al patrimonio del Ministerio. A fin de regularizar la situación, se procederá a asignar por parte del Programa un número correlativo de inventario y se consignará además el número que fue asignado por Patrimonio en las Actas de traspaso. Recomendación: Conservar el libro en donde quedan expuestos los datos correspondientes a las adquisiciones, debidamente firmado y foliado, verificando que todas sus columnas se encuentren integradas. 3. OBSERVACIONES PARTICULARES: Los controles se limitaron al cotejo de lo expuesto respecto los equipos adquiridos a través de la LPN Nº 03/2010, Lotes 1 y 2 “Bienes Estaciones de Trabajo tipo Minitorre y Netbooks y Notebooks”. En tanto, la verificación practicada consistió en conciliar la información obrante en los remitos emitidos por el proveedor con la registración efectuada por el Programa y detallada en el documento de marras. En relación a los 20 equipos recibidos por el Proyecto de la firma PC ARTS ARGENTINA SA, adjudicataria del Lote 1, no existen observaciones a ser informadas en el presente. En cuanto a los bienes suministrados por la firma EXO SA, proveedor de 245 equipos integrantes del Lote 2, señalamos que dichos bienes fueron entregados al Programa, a través de los remitos detallados en el siguiente cuadro, luego del cual se exponen los resultados que surgen de nuestros controles: Remito Nº 144.224 150.186 151.787 151.788 151.984 152.006 152.486 Fecha 04/05/2010 16/07/2010 10/08/2010 10/08/2010 11/08/2010 12/08/2010 20/08/2010 Total: 36 Cantidad de Equipos 10 25 44 31 44 31 60 245 a) El detalle de los equipos entregados identificados por el “N° de Serie” a través de cada remito, se encuentra confeccionado en una hoja aparte denominada “Anexo a remito N°…”. Dicho anexo carece de la firma del proveedor. b) Los números de series de cada uno de los diez (10) equipos detallados en el Anexo al Remito N° 144.224 (04/05/2010), no son coincidentes con los expuestos en el Libro Mayor de Bienes y Equipos suministrado a esta AGN, conforme detalle realizado en el cuadro que continúa: Números de Series según Anexo a Remito Nº 144.224 Libro Mayor de Bienes y Equipos 0667918A001 al 010 0674490A001 al 010 c) Se verificaron incongruencias entre los números de remitos consignados en el Libro Mayor de Bienes y Equipos del Programa, y los que efectivamente corresponden según los pertinentes anexos a los remitos del proveedor. Se efectúa seguidamente detalle de lo mencionado por número de remito: (i) Anexo a Remito Nº 150.186 (16/07/2010)-Cantidad de equipos entregados 25: 23 de ese total, fueron correctamente registrados por el Programa, detectándose la siguiente inconsistencia en los 2 restantes: Datos Documentos del Proveedor Remito Nº Nº Serie S/Anexo a Remito 0683810 a 055 150.186 0683810 a 056 Nº de Remito consignado en Libro Mayor de Bienes 152.006 A su vez el Nº de Serie 0683810 a 056, se encuentra repetido en los anexos a los Remitos emitidos por el proveedor Nº 150.186 (16/07/2010) y Nº 152.006 (12/08/2010). 37 (ii) Anexo a Remito Nº 151.787 (10/08/2010)-Cantidad de equipos entregados 44: 23 de ese total, fueron correctamente registrados por el Programa, detectándose las siguientes inconsistencias en los 21 restantes: Datos Documentos del Proveedor Remito Nº Nº Serie S/Anexo a Remito 0681430 a 008 0681430 a 020 0681430 a 082 0681430 a 095 0681430 a 084 0681430 a 097 0681430 a 091 0681430 a 078 0681430 a 094 0681430 a 071 0681430 a 099 151.787 0681430 a 090 0681430 a 073 0681430 a 077 0681430 a 096 0681430 a 098 0681430 a 076 0681430 a 093 0681430 a 088 0681430 a 070 0681430 a 087 Nº de Remito consignado en Libro Mayor de Bienes 150.186 151.788 (iii) Anexo a Remito Nº 151.788 (10/08/2010)-Cantidad de equipos entregados 31: 9 de ese total, fueron correctamente registrados por el Programa, detectándose las siguientes inconsistencias en los 22 restantes: Datos Documentos del Proveedor Remito Nº Nº Serie S/Anexo a Remito 0681430 a 064 151788 0681430 a 050 0681430 a 044 0681430 a 059 0681430 a 052 0681430 a 068 0681430 a 069 38 Nº de Remito consignado en Libro Mayor de Bienes 151.787 0681430 a 056 0681430 a 051 0683810 a 030 0683810 a 041 0683810 a 024 0683810 a 007 0683810 a 014 0683810 a 001 0683810 a 008 0683810 a 035 0683810 a 020 0683810 a 015 0683810 a 021 0683810 a 022 0683810 a 039 151.984 (iv) Anexo a Remito Nº 151.984 (11/08/2010)-Cantidad de equipos entregados 44: 30 de ese total, fueron correctamente registrados por el Programa, detectándose las siguientes inconsistencias en los 14 restantes: Datos Documentos del Proveedor Remito Nº Nº Serie S/Anexo a Remito 0683810 a 045 0683810 a 073 0681430 a 035 0681430 a 033 0681430 a 062 0681430 a 037 0681430 a 054 151.984 0681430 a 042 0681430 a 060 0681430 a 039 0681430 a 058 0681430 a 081 0681430 a 083 0681430 a 081 Nº de Remito consignado en Libro Mayor de Bienes 152.006 151.787 151.788 (v) Anexo a Remito Nº 152.006 (12/08/2010)-Cantidad de equipos entregados 31: 27 de ese total, fueron correctamente registrados por el Programa, detectándose las siguientes inconsistencias en los 4 restantes: 39 Datos Documentos del Proveedor Remito Nº Nº Serie S/Anexo a Remito 0683810 a 027 0681430 a 046 152.006 0681430 a 043 0681430 a 065 Nº de Remito consignado en Libro Mayor de Bienes 151.984 151.787 d) Se verificó en el Libro Mayor de Bienes y Equipos, que el bien identificado con el número de serie 0683810A070 - Orden Nº 190, fue atribuido por el Programa al Remito Nº 152.006. Dicho número de serie no obra en ninguno de los 7 remitos emitidos por EXO SA. Comentarios de la UCT: a) Es correcta la observación. Esta situación fue reclamada oportunamente a la empresa proveedora quien comunicó que el procedimiento de confección de los anexos de remitos es el siguiente: Los listados de números de series son confeccionados por personal de la empresa a cargo del traslado y entrega de los bienes mediante un sistema de escaneo. Se adoptarán las medidas de control necesarias para que no se repitan este tipo de irregularidades. b) y c) Respecto las observaciones vertidas en estos incisos, acordamos que se han producido inconsistencias en cuanto al registro correcto de los números de remitos asignados en el Libro Mayor de Bienes y Equipos y; desde ya, agradecemos el exhaustivo control realizado por AGN a partir del cual podremos optimizar nuestro sistema de control y registro. Del análisis de las observaciones elevadas por AGN, surge que las incongruencias son producto de una falla de control en el informe suministrado por el Equipo de Sistemas de la SSPTyEL, que tiene a su cargo la responsabilidad de la recepción, control y registro de los números de serie asociados a los remitos y que fuera dado por válido sin mediar otro tipo de cruce de información. Con el fin de regularizar la situación, habiendo realizado un nuevo control, se procederá a realizar los ajustes para reflejar los datos correctos en el Libro Mayor. 40 d) Es correcta la observación. Al respecto cabe aclarar que, atendiendo las recomendaciones de la AGN, se procederá a detectar y solucionar el mencionado error. Recomendaciones: Verificar que la documentación emitida por los proveedores se encuentre debidamente firmada por éstos. Además, se deberán intensificar los controles entre las áreas partícipes responsables de la recepción, control y registro de los bienes adquiridos, previo a la emisión del Libro de Inventario General del Programa. BUENOS AIRES, 23 de Septiembre de 2011.- 41 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL BÁSICA” CONVENIO DE PRÉSTAMO BIRF N° 7703-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: Cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros al 31/12/2010, con las imputaciones efectuadas en los registros contables en moneda local que les dan sustento, y con la documentación de respaldo pertinente. Tests o pruebas de transacciones y comprobantes correspondientes. Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados. Verificación de la metodología de contratación y pagos de los servicios de consultoría. Análisis de los movimientos de las cuentas bancarias del Proyecto y conformación de saldos a través de reconciliaciones bancarias. Circularizaciones a Proveedores, Consultores, Asesores Legales del Programa, Bancos, ANSES y Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTEYSS). Verificación de los procesos de desembolsos de fondos. Controles sobre la integridad y exactitud de los datos contenidos en las bases de datos suministradas por la DNPOIC, correspondientes a la ANSES y al MTEYSS. Verificaciones de liquidaciones a beneficiarios efectuadas por la ANSES y por el MTEYSS. Análisis de la estructura del sistema de control interno implementado por el Proyecto. 42 Aplicación de otros procedimientos de auditoría, en la medida que se los consideró necesarios acorde las circunstancias. El alcance de nuestro examen comprendió el 100% de los ingresos de fondos y de las aplicaciones del ejercicio incluidas en el Estado de Uso de Fondos por Componente al 31/12/2010, según el siguiente detalle: Categoría de Gastos Nº 1 2 3 Denominación Beneficios SCE Beneficios AF Bienes, Servicios de No Consultoría, Servicios de Consultoría y Costos Operativos para la parte III del Proyecto Totales: Porcentaje de Incidencia sobre Muestra AGN Ejecutado Muestra 17.923.003,00 10,21% 100,00% 156.381.927,00 89,09% 100,00% Cifras expresadas en dólares Ejecutado 17.923.003,00 156.381.927,00 1.236.937,61 342.633,97 0,70% 27,70% 175.541.867,61 174.647.563,97 100,00% 99,49% Las cifras expuestas en la columna “Muestra AGN” (Renglones 1 y 2), expresan pautas de revisión del 100%. Debe tenerse en cuenta que dicho porcentaje responde a los controles que el grupo de trabajo efectuó exclusivamente sobre las bases de datos suministradas por la ANSES y por el MTEYSS, utilizando procedimientos de control a nivel de sistemas que abarcaron la totalidad de los antecedentes habidos en las bases de datos mencionadas. Debe señalarse que el trabajo efectuado, no tuvo como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCT), no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 23 de Septiembre de 2011.- 43