INFORME DE AUDITORÍA CON SALVEDADES SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/02/020 “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO” (Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/06) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/02/020. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los Estados de Origen y Aplicación de Fondos e Información Financiera complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006, correspondientes al Proyecto N° ARG/02/020 “Programa de Fortalecimiento Institucional de Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto”, de acuerdo al Documento suscripto el 05/09/02 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. El proyecto está parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1279/OC-AR “Programa de Fortalecimiento Institucional de Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto”, suscripto el 25 de octubre de 2001 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006, expresado en pesos; b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006, expresado en dólares estadounidenses; c) i) ii) Notas anexas N° 1 a 13 que forman parte de los estados precedentes. Cuadro de Diferencia de Cambio al 31/12/06, expresado en pesos. iii) Cuadro de Diferencia de Cambio al 31/12/06, expresado en dólares estadounidenses iv) Situación financiera al 31/12/06 expresado en pesos. v) Situación financiera al 31/12/06 expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: i) Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos” (CDR) por el ejercicio finalizado el 31/12/06 y Anexos I, II y III, emitido en dólares estadounidenses por el PNUD, conciliado por la UCP. ii) Conciliación entre CDR e Informe Financiero, emitido por la Unidad de Coordinación del Proyecto, expresado en dólares estadounidenses. iii) Cuadro elaborado por PNUD Proyecto (ATLAS) al 31/12/2006. iv) “Inventario de Bienes y Equipos” provisto por la UEP debidamente firmado por el DNP). Los estados expuestos en a), b) y c) precedentes, surgen de registros elaborados en pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD para el mes en que se incurrieron los pagos. Los mismos fueron confeccionados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad. 2 Los estados financieros fueron recibidos parcialmente por esta Auditoria con fecha 15/05/07, complementándose el 09/10/2007 y el 16/10/2007 debidamente suscriptos por el Director Nacional del Proyecto (DNP). Éstos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 17/09/07 y el 16/10/07. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado 2.-b ., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del sistema de control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera deficiencias específicas de controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicio anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) a) De “Conciliación entre CDR e Informes Financieros” expuesto en I- d) ii) precedente surge una diferencia de USD 306.893,71 entre lo informado en el Estado citado en I-b) precedente y el expuesto en I- d) i). Si bien el proyecto no ha presentado composición 3 de tales diferencias, del análisis efectuado, las citadas diferencias se componen de acuerdo al siguiente cuadro: Concepto Monto USD Gastos 2005 incluidos por PNUD en 2006 307.358,42 Diferencia en Diferencia de Cambio 2006 - 5.028,40 Diferencia en Gastos de Administración 2006 9.611,92 Diferencias por distinto TC utilizado - 572,97 Movimientos (6) en CDR y no en Proyecto - 4.475,26 Total 306.893,71 b) Es de señalar, que la Conciliación citada en el punto I d) ii) no se ha presentado por fuente de financiamiento, de nuestro análisis surgen las siguientes diferencias: usd Gastos MONTO F11 MONTO F22 TOTAL S/EOAF 331.405,09 628.773,07 960.178,17 S/CDR 891.834,87 375.237,00 1.267.071,87 Diferencia 560.429,77 -253.536,07 306.893,70 2) Del cotejo del Cuadro citado en el punto I. d) iii) y el Estado citado en I b) surgen las siguientes discrepancias: a) Existe una diferencia de USD 255.328,67 en el saldo al inicio (01/01/2006), ya citada en nuestro Informe sobre el ejercicio finalizado el 31/12/05, punto III b). usd Concepto Saldo al Inicio S/EOAF 252.133,91 S/PNUD 507.462,58(1) Diferencia 255.328,67 (1) ver 1)a) precedente. (Gastos 2005 incluidos por PNUD en 2006). b) Si bien se pudo verificar el total de los ingresos, existen discrepancias en la exposición de los mismos por fuente de financiamiento de USD 110.464,22; de acuerdo al siguiente detalle: 4 Orígenes S/Proyecto S/PNUD Diferencia Orígenes BID 364.645,07 254.180,85 Orígenes LOCAL 474.857,12 585.321,34 9.610,39 9.610,39 849.112,58 849.112,58 Otras Fuentes Total -110.464.22 110.464,22 0,00 0,00 La misma se origina en una reclasificación entre fuentes de financiamiento realizada en PNUD, de la que se desconoce su naturaleza. c) Tal como se expone en el Estado citado en I b) el saldo disponible al cierre reportado por el Proyecto asciende al 31/12/06 a USD 141.068,32 (según detalle cuadro de situación financiera). De su comparación con el expuesto en el Cuadro citado en I d) iii) surge una diferencia de USD 51.565,02, tal como se expone en el siguiente cuadro: Concepto s/EOAF Saldo final s/PNUD 141.068,32 (*)89.503,30 diferencia 51.565,02 (*) Se expone erróneamente el total de USD 81.771,79 El proyecto no ha presentado conciliación de esta diferencia. De nuestro análisis surgen los siguientes comentarios: Diferencia Monto USD En “Diferencia de Cambio” 2005 40.575,59 En “Diferencia de Cambio” 2006 -5.028,40 Gastos 4° Trim 2005, por distinto Tipo de Cambio 10.311,88 En Gastos de Administración 2005 9.611,92 En Gastos de Administración 2006 -9.007,50 En Gastos 2006 por uso de distinto Tipo de Cambio -5.048,21 En Saldo Inicial 31/12/05 4.096,17 En Orígenes de Fondos ejercicio 2005 4.500,47 Subtotal conciliado 50.011.92 Sin Identificar 1.553,10 Diferencia Total 51.565,02 5 d) No ha sido posible verificar la integración por Fuente de Financiamiento del Saldo Disponible al 31/12/06 según el Proyecto. Del mismo modo no se pudo verificar la composición por fuente del saldo inicial, ver nuestro Informe sobre el ejercicio finalizado el 31/12/05 punto III b). 3) Tal como se señaló en nuestro Informe sobre el ejercicio finalizado el 31/12/05, punto III c) el Proyecto no operó a través del PNUD egresos por USD 225.315,86 que se instrumentaron en cuenta corriente del BNA N° 3602/51. Es de señalar que estos gastos no han sido regularizados ante el PNUD durante el ejercicio que nos ocupa, si bien no se han ejecutado más gastos no canalizados por PNUD. 4) Respecto al Inventario de Bienes y Equipos es de señalar que el mismo fue entregado a esta auditoría con fecha 04/10/07 debidamente suscripto por el Director Nacional del Proyecto. Las diferencias con los registros del proyecto que se detallan a continuación se deben a que el Inventario sólo incluye los bienes que utiliza la UEP (Componente 4), y el resto de los bienes son transferidos, de acuerdo a lo indicado en Nota 12 a los Estados Financieros señalada en I. c) i) precedente. Ver nuestro Memorando a la Dirección punto 7- . Concepto Bienes Componente 1 Bienes Componente 2 Bienes Componente 4 Total Monto s/registros Pesos Monto s/inventario Pesos Diferencia Pesos 261.361,88 0,00 261.361,88 715.721,92 0,00 715.721,92 54.304,38 54.304,38 0,00 1.031.388,18 54.304,38 977.083,80 6 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III – precedente, los estados financieros e información financiera complementaria detallados en I – precedente, exponen razonablemente la situación financiera al 31/12/06 del “Proyecto PNUD Nº ARG 02/020 “Fortalecimiento Institucional del Ministerio de relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto”, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales. Con relación a lo estipulado en el apartado 2 b. del Capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, mencionado en el párrafo “II. Alcance del Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. Información Especial requerida por PNUD – Capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno – servicios de auditoría requeridos”. A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente: Al 31/12/06 el saldo total de fondos disponibles reportado por el Proyecto asciende a USD 141.068,32 ($ 434.490,45). Sobre el particular, téngase en cuenta lo señalado en III- 2) c) precedente. 7 El total de bienes y equipos adquiridos en el ejercicio en custodia del proyecto asciende a $ 2.369,07 -USD 767,23- ($ 1.031.388,18 cifras acumuladas). Al respecto nos remitimos a nuestro párrafo III. 4) anterior y a la Nota 12 a los estados financieros citada en I. c) i) precedente. BUENOS AIRES, 16 de octubre de 2007 8 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/02/020 “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO” (Ejercicio N° 5 finalizado el 31/12/06) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/02/020. En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2.- b del Capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del sistema de control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera deficiencias específicas de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/02/020 “Programa de Fortalecimiento Institucional de Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto” (BID 1279/OC-AR), han surgido observaciones que se han categorizado en función de su riesgo y se han clasificado según sus posibles causas. Asimismo, se han formulado las consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, y debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal, la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en 9 campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: Indice Título I – 2) Servicios Comercio y Negocios – Ferias Internacionales – Proceso de Selección II – 3) Servicios Capacitación – Empresas Consultoras II – 6) Equipamiento I- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/06. 1. CONSULTORES Observaciones: Control de Informes: Se observaron atrasos en la presentación de los informes respecto a la fecha prevista en los respectivos contratos y términos de referencia (TOR's). En ningún caso, consta una justificación formal de tales atrasos. (categorización de hallazgo -medio-) (causas – Supervisión -) Comentarios de la UEP: Tal como fuera sugerido por la AGN en auditorias anteriores, durante el periodo en cuestión se procedió a efectuar los reclamos por informes atrasados en cada caso cuando correspondiere. Recomendación: Efectuar un seguimiento más estricto respecto a las obligaciones de los consultores contratados por el Proyecto según los términos de referencia contractuales por éstos suscriptos. Notificar a los consultores en tiempo y forma sobre el atraso en la 10 presentación en los informes a efectos de optimizar la gestión del Proyecto. 2. SERVICIOS - COMERCIO Y NEGOCIOS - FERIAS INTERNACIONALES Fundación Export-Ar – Participación de la República Argentina en Ferias Internacionales. Observaciones: Se reitera la observación en cuanto a que no queda claramente documentado el criterio aplicado por el Proyecto respecto a la realización de este tipo de gastos, paso que es ejecutado a través de la Fundación ExporTAR. (categorización de hallazgo -bajo-) (causas – Supervisión -) Comentario de la UEP: La Fundación ExporTAR propone un calendario anual de Ferias para la participación de la Argentina y el Secretario de Comercio y Relaciones Económicas Internacionales (Director Nacional del Proyecto) aprueba y autoriza dicho calendario. La UEP se limita a financiar dichas actividades, no sin antes contar con la No Objeción del BID al mismo calendario y actividades a desarrollar. Por la cual la UEP no selecciona ni determina el tipo de gasto o la Feria en la que Argentina tendrá participación. Recomendaciones: Documentar adecuadamente los procesos llevados adelante por el Proyecto. El objeto de la observación se focaliza en que la documentación no sólo debe respaldar la aprobación del gasto sino también reflejar el criterio empleado por el Programa para seleccionar los eventos en que participa. II-OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- CONSULTORES NACIONALES Observaciones Generales: Los legajos visualizados no estan foliados en su totalidad. 11 Observaciones Particulares: 1. En un caso se verificó que las facturas del consultor son de fecha anterior a la de aprobación de los informes correspondientes. 2. En un caso no se tuvo a la vista el documento que cita el Ad Referendun (de la Resolución Ministerial) a la contratación por el período enero- febrero 2006. Sólo se visualizó una nota DGCI N 102082/06 de fecha 09/05/06 que hace referencia al mismo. 3. En un caso no se visualizó el Ad Referendum (Resolución Ministerial) a la contratación por el período 06/10/05 al 06/02/06. 4. En un caso (López de la Fuente, Período de contratación: 22/12/04 al 22/12/06, Monto del contrato: $ 130.368) se citan las siguientes consideraciones: a) La configuración de la contratación como “Locación de Obra” no se corresponde con los TDR en virtud que los mismos no responden a una actividad específica, tampoco se corresponde con dicha modalidad las sucesivas ampliaciones con los mismos TDR a las que están sujetas. b) El contrato original, Locación de Obra por el período 22/12/04 al 22/12/05, se ha renovado a través de sucesivas adendas, siendo la última la Nº 3 por el período 22/06/06 al 22/12/06. Respecto de esta última el Banco, mediante Nota CAR 46/2007 de fecha 08/01/2007, observa que el consultor está prestando servicios a tiempo completo en otro Programa a partir del 15/07/06, por lo tanto no correspondería la extensión de plazo otorgada, ya que el consultor no tendría “tiempo disponible” para cumplir con lo comprometido. c) No se tuvo a la vista el Informe Final del consultor, que debió presentar el 22/12/06, cabe aclarar que el consultor tampoco recibió pago alguno. d) Respecto a la categoría del consultor asignada en el contrato “CG2”, cabe señalar que la misma, según el Decreto 1184/01, se refiere a la de un Coordinador General, cargo que no reviste el consultor de referencia. (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) 12 Comentarios de la UEP Generales: En la actualidad la UEP se encuentra trabajando a fin de corregir el foliado mencionado. Particulares: 1. Generalmente, la fecha de emisión de las respectivas facturas, se refieren a la fecha de entrega de los informes y la UEP sólo emite pagos luego de la aprobación del respectivo informe. 2. Se toma debida nota. 3. (Respuesta no procedente). “El contrato del consultor fue aprobado por nota DGCIN 100872/06 del 15/02/06 y CAR 1634/2006 del 04/04/06 y el primer informe fue aprobado el 18/04/06 por lo cual no existe solicitud de pago ad referéndum para este consultor”. 4. a) El objeto de la contratación del consultor fue realizar tareas de asesoramiento técnico a la Unidad Ejecutora del Programa, y el tipo de actividades que debía desempeñar se encontraban claramente establecidas en los TDR. Sin embargo, para cada entregable no se podía especificar o precisar con antelación cada uno de los productos que debía entregar, ya que los mismos estaban condicionados por las demandas que surgieran por parte del Proyecto y el BID. En cuanto al tipo de contratación, por el tipo de actividad que el consultor debía realizar, se interpretó que la Locación de obra era la forma más conveniente b) Por Nota CAR 46/2007 del 08/01/07 se nos informó del estado de situación bien descrito por la Auditoría. Por Nota PROFIMMEE Nº 43/07 del 25/01/07 se informó al BID que enterados a posteriori de esta situación, el 22 de diciembre 2006 finalizó la contratación y no se extendió nuevamente por la incompatibilidad conocida el 08/01/07. c) Se toma nota de la observación. Se procederá a solicitar al consultor un informe final de cierre a su contrato. d) (Respuesta no procedente), toda vez que la escala utilizada por PNUD se basa en el Decreto 1184/01 y que la observación apunta a que al consultor se le abona como Coordinador no cumplimentando dicha función, no adjuntando dicha Unidad 13 Ejecutora la escala a la cual se refiere. “El Decreto 1184/01 aplica para el personal contratado de la Administración Pública pero no aplica para el personal contratado PNUD, como es el caso del personal del Proyecto BID 1279 OC/AR. El PNUD y el gobierno argentino tienen un convenio de contratación que difiere del Decreto 1184/01” Recomendaciones: Mantener legajos completos, ordenados y foliados. Dar cumplimiento al procedimiento de control de informes instaurado por el Proyecto. Adecuar las modalidades de contratación a los términos de referencia requeridos. Verificar, en el caso de contratación de tiempo completo, aquellas posibilidades de incompatibilidades que se pueden generar por falta de controles requeridos. Gestionar en aquellos casos que corresponda, la recuperación de los fondos abonados por duplicación de contrato. 2- SERVICIOS - COMERCIO Y NEGOCIOS - FERIAS INTERNACIONALES. Observaciones a) Alquiler Stand Feria FOODEX 2006 – Japan Management - $ 53.329,20. Observaciones: No se tuvo a la vista documentación que sustente la necesidad de participar en la Feria. Al respecto, solo se tuvo a la vista un informe de la participación en la Feria (es un cable) de la Embajada de Japón de enero de 2006 correspondiente al período 2005 (Feria FOODEX 2005). (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) Comentario de la UPE: (Respuesta no procedente). La documentación citada no responde a la efectiva participación en la Feria, no se puso a disposición el informe de realización solicitado. 14 b) Alquiler Stand – Institución Ferial de Madrid – Feria SIMM Semana Internacional de la Moda - USD 26.652,96. Observaciones: 1) Se ha tenido a la vista el Recibo N° 100009031, fechado 22/02/06, de IFEMA por Euros 22.118,92 con la leyenda de “Pago Parcial”. Visto que la factura por el alquiler del Stand, pagado por PNUD por el equivalente en USD 26.652,96, totaliza Euros 22.042,00 se observa que dicho monto es inferior al del recibo y que cubre la totalidad del pago requerido. 2) No se ha tenido a la vista los informes de la SURCI o del Consultor de Monitoreo y Evaluación (citado en la No Objeción. del BID al Programa de la SURCI – Subsecretaría de Comercio Internacional-) sobre el desarrollo y la participación del Stand de Argentina en la Feria. Sólo se tuvo a la vista copia de un recorte de revista (o similar) citando la participación, pero no se trata de un documento formal. (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) Comentario de la UPE: 1) Respecto del recibo emitido, por la institución ferial, el proyecto no puede responder la causa por la cual lo emitió como “parcial” y por un importe diferente al abonado por el proyecto. El proyecto solo puede inferir, que la diferencia del importe obedece a la diferencia cambiaria sufrida por la conversión del cheque en dólares emitido por el PNUD, a la moneda de curso legal del país de origen de la institución ferial. Asimismo informamos que la institución, a pesar de haber emitido el recibo como parcial, a la fecha no ha realizado ningún reclamo al proyecto. 2) En este caso, el Programa BID financió el gasto de alquiler del espacio para stand de 100 m2 que ocupó el Pabellón Argentino en la Feria mencionada, la cual se realizó en Madrid – España entre los días 9 y 12 de Febrero de 2006. Dicha erogación estaba contemplada en el Programa de Misiones Comerciales. Cabe destacar entonces que el gasto referido en el párrafo anterior fue el único a 15 cargo del Programa. Es decir: en esta oportunidad no se financiaron gastos en pasajes y viáticos del Funcionario Coordinador del evento, ni tampoco del Consultor encargado de Monitoreo y Evaluación. Por tal motivo no contamos aquí con el “Informe de Viaje” de ninguno de los Consultores citados. El informe de estos consultores se requiere exclusivamente para el pago del 20% del viático abonado, en caso de asistir a un evento. Adicionalmente, no se requiere conformidad de servicios debido a que se trata del alquiler del stand y el pago se realizó el 100% por adelantado. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las erogaciones realizadas por el Proyecto. Reunir todos aquellos antecedentes que no sólo den cuenta de la aprobación del gasto por tratarse de Ferias Internacionales sino también que detallen el criterio empleado por el Programa para fundamentar los eventos seleccionados, incluyendo en los legajos informes sobre el desarrollo de los mismos. 3) SERVICIOS - COMERCIO Y NEGOCIOS - EMPRESAS CONSULTORAS a) Diseño e Impresión Guía de Cine - Latin Gráfica - $ 57.920.-. Observaciones: 1) No se mantienen cuentas separadas donde se refleje la naturaleza de este tipo de gastos, ya que se expone como gasto de consultoría, tratándose de una adquisición de bienes y materiales. 2) De acuerdo al contenido de la Guía tenida a la vista, ha participado de su preparación la Fundación Export-AR, el Instituto Nacional de Cine y Artes Audiovisuales, la Comisión Argentina de Filmaciones y la Secretaría de Turismo de la Nación. Al respecto, no se tuvo a la vista constancia de cuál de estos organismos requirió dicha adquisición y cuál es la relación con el Programa. 3) No se tuvo a la vista documentación que permita verificar el tratamiento otorgado a los avisos publicitarios que diferentes empresas publicaron en la Guía; cómo se seleccionaron las empresas, cómo se asignó el diferente espacio publicitario a cada una de éstas y si estos espacios han tenido un costo, quién los pagó y quien los 16 cobró. No se tiene conocimiento de cómo se articuló la relación con la empresa comercial que figura como "Producción General y Distribución", la que en su Staff tiene un encargado de Ventas; y otros datos que indicarían que se trata de una edición comercial privada 4) Se tuvo a la vista el Acta de Recepción de las Guías por parte del Programa, pero no se ha visualizado documentación sobre su posterior distribución que refleje el destino de las mismas. 5) Proceso de adjudicación: los presupuestos recibidos no tienen fecha ni firma de recepción en la UEP, por lo que no hemos podido validar la presentación en término 6) La Constancia de Inscripción Impositiva presentada por la empresa adjudicada, Latin Gráfica SRL está vencida, ya que era válida hasta 25/05/04. 7) El Recibo N° 1-6930 por $ 70.083,20 (iva incluído), del 29/03/06, por el pago efectuado por esta adquisición, no está firmado por el receptor del pago, sólo tiene aclaración de firma. (categorización de hallazgo: alto) (causas – Supervisión/cumplimiento) Comentarios de la UPE 1) Respecto de la imputación contable: Durante el año 2006 los fondos de contraparte fueron enviados al Proyecto bajo la partida presupuestaria 5.9.2. “Transferencias a organismos Internacionales”, esto significa que no existe una partida presupuestaria especifica para la fuente 11. Adicionalmente, tanto para el Ministerio de Economía como para el PNUD, basándose en dicha asignación presupuestaria, las adquisiciones y /o contrataciones que no se correspondan con una contratación de personal, pasan al rubro de firmas consultoras. A fin que todas las transacciones se registren bajo el mismo criterio para todos los organismos ante quienes se deben presentar informes, la UEP optó por registrar la adquisición bajo el mismo rubro en el que debe hacerlo para los informes al PNUD y el MECÓN y la Cancillería. Respecto a su inclusión en el componente I –a) item iv. Se toma debida nota. 2) La solicitud de financiamiento la realizó la Fundación Exportar. 17 3) El Programa se limitó a financiar la impresión de la guía citada, no habiendo participado en su contenido, promoción, diseño de formato, ni relacionamiento con firmas comerciales de ningún tipo. Cabe señalar que la adquisición contó con la aprobación de Cooperación Internacional quien rige los procedimientos de adquisiciones financiados con contraparte local, mediante Nota 107077/05 del 07/12/2005, e informada al BID mediante PROFIMMEE N° 63/2006 tomando nota mediante CAR 949/2006. 4) La transferencia se realizó a la Fundación Exportar. 5) La misma observación se realizó en el año 2005, y la misma fue subsanada para los expedientes posteriores. Se ha incorporado un recibo de recepción de presupuestos para algunos casos y para otros se incorporó el sello fechador de recepción de los presupuestos. Téngase en cuenta, que el presente es un expediente del año 2005. 6) Se toma debida nota. 7) El pago de la factura respectiva, se realizó a través del procedimiento denominado pago directo al proveedor, mediante el PNUD. El recibo N° 0001-00006930 fue confeccionado ante la oficina del PNUD, ente pagador y no en la UEP. La UEP sólo recibió una copia del mismo por parte del PNUD, por esa razón no se encuentra en el expediente el recibo original. Por último cabe destacar, que la UEP no puede responsabilizarse por las tareas realizadas por terceros intervinientes. b) UNESCO Programa para el Fortalecimiento del Comercio Exterior de la Industria Cultural Audiovisual Argentina. Monto Total del contrato $ 1.081.590.-. Monto abonado en el ejercicio $ 279.498.-. Observaciones: 1) El proceso de selección fue llevado adelante a través de una contratación directa. 2) El Informe de Preadjudicación firmado por el Comité no está fechado en ninguna de sus páginas 3) No figura explícitamente en el contrato la fecha de entrega del Informe Inicial que consiste en un Informe de Actividades. Se detalla en el cronograma tentativo el pago de este Informe Inicial para febrero 2006. 18 4) Atrasos en la presentación de Informes: Si bien dado el punto anterior no se tiene la fecha prevista para el Informe Inicial, con fecha tentativa de pago en febrero 2006, se ha entregado el 29/3/06, implicando un atraso en la entrega. No se tuvieron a la vista los Informes de Avances 1°, 2° y 3°, con fechas de entregas parciales determinadas entre 31/12/05 y 31/10/06. 5) La documentación visualizada para el pago del Informe Inicial $ 279.498 emitida por UNESCO como demanda oficial de pago no reúne las características de facturación. (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) Comentario de la UPE 1) Tanto el BID como el PNUD autorizan contrataciones directas, cuando las mismas se encuentren debidamente justificadas. El BID por Nota CAR 3836/2004 brinda la No Objeción a la propuesta del Programa, cual fuere elevado mediante PROFIMMEE N° 380/2004 N° 400/2004. En las mismas se realiza la justificación respecto de las ventajas técnicas brindadas por el organismo internacional. Asimismo, mediante memo del 10/06/2005 la Unidad de Coordinación de proyectos del MRECIC verificó el cumplimiento de los procedimientos, en el marco de las actividades del Programa. Cabe destacar, que la mencionada contratación ha sido realizada mediante aporte local, rigiendo para ello los procedimientos PNUD. 2) Se toma debida nota. 3) Se toma debida nota. 4) Se toma debida nota. 5) El pago citado, se realizó a través del procedimiento denominado Pago Directo al Proveedor, mediante el PNUD. Dicho organismo, aceptó el comprobante presentado por la firma como válido para realizar el pago. 19 c) Impresión de Folletos, The Retail Creative Company S.A., vinculados a la Semana Argentina en 54 Supermercados Carrefour, a realizarse del 29/3 al 4/4/06. Monto Adjudicado $ 75.467,31. Observaciones: No se mantienen cuentas separadas donde se refleje la naturaleza de este tipo de gastos. La imputación dada a esta inversión, se expone como gasto de consultoria correspondiendo a bienes y materiales. Comentarios de la UPE: Para los gastos de fuente 22, el Programa posee habilitado la siguiente clasificación presupuestaria: Inciso 1: Gastos en Personal Inciso 3 Servicios no Personales Inciso 4 Bienes de Uso. Como puede observarse, es una clasificación altamente restringida. Por lo cual, todo aquello que no corresponde a los inciso 1 o 4, se imputa como Servicios no Personales. A su vez, dentro de cada inciso la limitación se encuentra dada por la partida principal, en nuestro caso, dentro del inciso 3, sólo se habilitaron las partidas 3.4 Servicios Técnicos y Profesionales y 3.9 Otros Servicios . A fin de que todas las transacciones se registren bajo el mismo criterio para todos los organismos ante quienes se deben presentar informes, la UEP optó por registrar la adquisición bajo el mismo rubro en el que debe hacerlo para los informes al PNUD, al MECON y la Cancillería. Recomendaciones a), b) y c) Respetar las modalidades de contratación previstas, con la finalidad de concretar las mismas con la mayor transparencia posible. Mantener archivos completos con documentación debidamente cumplimentada, que respalden las operaciones efectuadas por el Proyecto. Imputar las erogaciones respetando la naturaleza de las mismas. Notificar en tiempo y forma sobre el atraso en la presentación en los informes a efectos de optimizar la gestión del Proyecto. 20 4- PASAJES Y VIÁTICOS Observaciones: a) El Informe Final correspondiente a la Feria objeto del viaje no tenía fecha de emisión, ni fecha ni firma de recepción en la UEP y por el cual el Proyecto liquidó (consultor Superbi viaje a Chicago), viáticos por $ 4.862,13. b) En un caso (consultor Gonzalez Cravino viaje a Londres) se abonan $ 21.694,41 (pasajes y viáticos) respecto al cual no se ha tenido a la vista respuesta de DGCI al Memorandum, de fecha 02/05/06, del Director del Proyecto solicitando a esa Dirección que preste conformidad al Programa de Misiones Comerciales 2006, objeto del viaje del Consultor. Asimismo, el Informe presentado por el consultor respecto a la Feria no tiene fecha de emisión ni fecha ni firma de recepción en la UEP c) No consta la firma del Coordinador General en la Solicitud de Pasaje en los siguientes casos Consultor Superbi Sismanian Dufourquet Sismanian Destino Frankfurt Paris Paris Méjico Fecha 18/09/06 18/09/06 18/09/06 18/09/06 d) En algunos casos no consta la fecha de emisión de los informes que dan cuenta de las visitas realizadas a distintas ferias internacionales y por las cuales se han abonado viáticos a través del Proyecto.: • Superbi Andrés, Informe Final SIAL PARIS 2006. • Dufourquet Javier, Informe Final SIAL PARIS 2006. • Superbi Andrés, Informe Final AUTOMECHANIKA FRANKFURT 2006. • Sismanian Pablo, Informe Final PABELLÓN NACIONAL ARGENTINO CphI World Wide 2006. • Sismanian Pablo, Informe Final EXPO CIHAC 2006. 21 e) En un caso, se tuvo a la vista la AP N° 20060342 (18/08/2006), por $ 2.238.96, en la que se liquidan viáticos a un consultor, adjuntando sólo como documentación respaldatoria un ticket electrónico a nombre de dicho consultor. (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) Comentarios de la UEP: a) Se toma debida nota. b) El Memo de fecha 02/05/06 no requiere respuesta de DGCI ya que el mismo instruye a esa Dirección al reemplazo del Programa previamente enviado y solicita la verificación de los procedimientos utilizados y en caso de corresponder se extienda al Programa la respectiva conformidad. Fecha de emisión informe: se toma debida nota. c) A la fecha de esta respuesta se procedió a subsanar la falencias en los casos expuestos. d) En relación a los informes sobre las visitas a distintas Ferias Internacionales, informamos a uds. que efectivamente en algunos casos no está consignada la fecha de emisión de los mismos. Al respecto, y en lo que hace a los informes de los eventos a celebrarse durante el año en curso, hasta la finalización del Programa tomaremos los recaudos necesarios para completar la información faltante. e) La A.P. 20060342, corresponde a un ajuste practicado en los viáticos del consultor Navarro, el mismo le fue explicado al consultor a través de la PRO.FIMMME 585/2006 Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación de respaldo de las operaciones efectuadas por el Proyecto. 5- SERVICIOS – EDUCACIÓN Y CAPACITACIÓN Seminarios Previos a las Ferias: APAS 2006 y Feria Integral de la Mujer 2006 – Empresa Consultora Produ Media SA - $ 46.523.-. Observaciones: No se ha tenido a la vista la siguiente documentación de los Seminarios desarrollados: Informe de la empresa consultora citando cantidad y detalle de asistentes, 22 programa desarrollado, lugar en el que se dictó el Seminario, constancias de entrega de los materiales (Guía de Negocios) de acuerdo a los criterios de distribución determinados en la oferta, constancias de entrega de las credenciales básicas (confección y entrega de acuerdo a la oferta). Sólo se tuvieron a la vista sendas Notas de la Fundación ExportAR en las que informa que la empresa Produ Media “...ha llevado a cabo en forma satisfactoria los servicios”, sin adjuntar informes o documentación. (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) Comentarios de la UEP: Se toma debida nota y a partir de ahora se requerirá la información detallada para cada uno de los eventos (seminarios) previos a las ferias. Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación que respalden las operaciones efectuadas por el Proyecto. 6- EQUIPAMIENTO Observaciones: Pedido de presupuesto 058/2005. Compra de Equipos de Computación, Varios. USD 21.844,40. 1) La entrega de los bienes debía ser efectuada en un plazo no mayor a 10 días hábiles contados a partir de la recepción de la Orden de Compra (22/09/06). Sobre el particular, se observaron los siguientes atrasos en la recepción de los bienes: Bien Fecha de Recepción Atrasos días Scanner 10/10/2006 4 Notebooks 17/10/2006 11 Impresora B y N 01/11/2006 25 Computadoras de escritorio 7 y 8/11/2006 31 (*) (*)- El día 10/10/06 la empresa proveedora envía una nota estableciendo los motivos de 23 la demora en la entrega del Scanner (2 días hábiles después de vencido el plazo de entrega). 2) Respecto de las computadoras de escritorio adjudicadas a la empresa NISA, por un monto de USD 12.700.-, luego de entregada la Orden de Compra el 22/09/06 la mencionada empresa, con fecha 25/09/06, remite una nota al Proyecto manifestando que dado que algunos modelos de las PC ofertadas se discontinuarían éstas no estarían disponibles para la entrega según lo pautado, proponiendo una alternativa que fue rechazada por el Proyecto, pidiéndole éste que reformule nuevamente la propuesta, la que una vez reformulada fue aceptada por el Programa. Al respecto, cabe señalar: - Los bienes por cuyas características la empresa no puede cumplimentar la entrega, representan casi el 50% del total de la adquisición. - Se desestimó a empresas que podían entregar el modelo solicitado – por mayor plazo de entrega -. (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) Comentarios de la UEP: 1) Scanner: el bien fue recibido el 10/10/2006 dado que el proveedor mediante Nota fechada 10/10/06 informa la falta de disponibilidad por parte del fabricante. Dado que el incumplimiento es causado por el fabricante del bien citado, la UEP decidió continuar con el proceso respectivo. Notebooks: la firma mediante Nota del 25/09/2006 solicita la confirmación respecto del teclado y sistema operativo, la misma se respondió mediante PRO.FI.MMEE N° 789/2006 recibida el 03/10/2006. De tal forma que el equipamiento suministrado ha sido entregado dentro de los 10 días de resuelta el pedido de aclaración. Impresoras Blanco y Negro : La UEP realizó informalmente las averiguaciones pertinentes con el fabricante del equipo y confirmó la falta de stock de los mismos. De tal forma, decidió aceptar los equipos fuera de término dejando constancia de dicho incumplimiento en el correspondiente remito. 24 Computadoras : La firma NISA oferente adjudicado, mediante Nota del 25/09/2006, informa que los bienes cotizados oportunamente se encuentran discontinuados y realiza una propuesta de reemplazo. La UEP mediante PRO.F.I.MMME N° 189/2006, solicita las especificaciones técnicas del equipamiento alternativo, cual fuera presentado el 04/10/2006. Una vez analizadas la UEP rechaza el equipamiento alternativo ofertado y solicita una nueva alternativa. La cual fue realizada el 18/10/2006 y aceptada por la UEP por PRO.F.I.MMEE N° 854/2006 del 20/10/2006. La nota citada, fue recibida por el oferente el 24/10/2006, y en la misma se otorga un plazo de 10 días hábiles para la entrega, el cual ha sido cumplido por el oferente. 2) En principio los procedimientos de adquisiciones realizados a partir de la metodología de comparaciones de precios, según la normativa BID podrán hacerse mediante documentos informales de licitación. De tal forma, no se requiere garantía de ejecución de contrato. Las ofertas presentadas se analizan oportunamente, elevando al Banco el informe de preadjudicación pertinente. Una vez finalizado el proceso, se emiten las Órdenes de Compra correspondientes, y se aguarda la recepción de los bienes adquiridos. Sin embargo, hay que considerar que uno de los principios básicos del BID se constituye en la economicidad del proceso adquisitorio. De tal forma, en adquisiciones de menor envergadura como la analizada, resulta más oneroso realizar un nuevo concurso y en consecuencia la UEP teniendo en cuenta el principio rector mencionado, decidió extender los plazos de entrega. Adicionalmente cabe destacar que, en un nuevo concurso resultaría posible que nuevamente se incurra en el incumplimiento del plazo de entrega, ya que el mismo se encuentra vinculado directamente con el fabricante de los equipos y no con el proveedor de los mismos. Recomendaciones: El Proyecto debe hacer cumplir las cláusulas contractuales establecidas y aceptadas por ambas partes al momento de la firma del contrato. Considerar, en aquellos casos que los hechos lo ameriten, el llamado a un nuevo concurso a los fines de lograr una mayor transparencia de los actos llevados adelante por el Proyecto 25 7- INVENTARIOS Observaciones Se observan las siguientes diferencias entre el total del inventario y los registros del Proyecto. El citado inventario aclara que se trata de los bienes del Componente 4 Gerencia y Administración. Por Nota a los Estados Financieros se indica que los equipos adquiridos para otras áreas del MRECIC y transferidos a estas no han sido considerados bienes de uso del programa; sólo son considerados los equipos destinados al uso de la UEP. Cuenta contable 411430 412430 414200 424200 431310 432310 434210 444310 444330 Totales Monto s/registros Pesos 195.210,12 254.350,68 29.407,12 14.051,63 66.151,76 461.371,24 7.229,75 2.775,58 840,30 Monto s/inventario Pesos 0,00 0,00 29.407,12 14.051,63 0,00 0,00 7.229,75 2.775,58 840,30 1.031.388,18 54.304,38 Diferencia Pesos 195.210,12 254.350,68 0,00 0,00 66.151,76 461.371,24 0,00 0,00 0,00 977.083,80 (categorización de hallazgo: alto) (causas – Supervisión) Comentarios de la UEP: Respecto del Inventario de Bienes de Uso, el mismo corresponde únicamente a los equipos que utiliza la UEP. Los restantes equipos adquiridos por el Programa no se encuentran inventariados por la UEP, debido a que los mismos se adquirieron con un destino predeterminado y han sido transferidos a las distintas áreas de destino del MRECIC y de su inventario son responsables las Direcciones de Patrimonio y de Informática del Ministerio, cada una de acuerdo a sus competencias. Dichas adquisiciones reciben el tratamiento de inversiones y no de bienes de uso. 26 Esta circunstancia se encuentra explicada en las Notas a los Estados. Las Cuentas Contables 431310 y 432310 corresponden a adquisiciones de equipamiento de los componentes 1 y 2 del programa respectivamente, es decir, son inversiones, razón por la cual tales equipamientos no se encuentran inventariados por la UEP. 8- CONTROL INTERNO Observaciones: a) Archivos: En general la documentación del Programa no se ordena de acuerdo a criterios que aseguren una fácil localización. b) Planta de Personal: No se cuenta con aprobación de Planta de Personal respecto al período enero-junio 2006. (categorización de hallazgo: medio) (causas – Supervisión) Comentarios de la UEP a) Respecto al orden establecido para resguardo y localización de la documentación de respaldo del Programa, tal y como fue señalado oportunamente al BID, la UEP realiza el mejor esfuerzo para mantener los papeles ordenados, pero no siempre resulta posible, sobre todo considerando la falta de espacio físico de que dispone la UEP. b) El Proyecto informó que la aprobación se tramitó tardíamente por lo cual la UEP solo cuenta con la aprobación del segundo semestre 2006. Recomendaciones: Mantener archivos ordenados y de fácil localización. Remitir en tiempo y forma la Planta de Personal, a fines de obtener su aprobación en tiempo y forma. 9- REGISTROS Observaciones Los registros del Proyecto no permiten conocer la composición por Fuente de Financiamiento del Saldo Disponible al cierre, para validarla con la información por fuente suministrada por PNUD. 27 (categorización de hallazgo: bajo) (causas – Directrices) Comentarios de la UEP Informamos que el Proyecto no cuenta con información propia de la apertura de los saldos disponibles en PNUD por fuente de financiamiento, excepto la emitida por el propio PNUD . Ello es así, debido a que hasta el año 2006 inclusive: Ø El PNUD no identificaba fuente de financiamiento para los pagos directos realizados por dicho organismo. Ø El PNUD no identificaba fuente de financiamiento para las transferencias de fondos (anticipos) a la cuenta operativa del proyecto. Ø Toda la información del Proyecto PNUD ARG 02/020, se prepara en planillas extra contables, ya que el sistema UEPEX, obligatorio para proyectos con financiamiento externo, no permite la conversión a moneda extranjera con más de un tipo de cambio y más de una imputación contable y presupuestaria. BUENOS AIRES, 16 de octubre de 2007. 28 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/02/020 “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO” (Ejercicio N°5 finalizado el 31/12/06 Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/02/020. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/06con las imputaciones efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas sustantivas); - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos bancarios; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - Reconciliaciones bancarias; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - Análisis de legajos; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 42,30 % de las 29 aplicaciones, expuestas en el Estado de Orígen y Aplicación de Fondos en Pesos, de acuerdo al siguiente detalle: CATEGORIA DE INVERSION Consultores Viajes y Viáticos Servicios no personales Capacitación Equipos Varios Misceláneos Gastos de PNUD Total TOTAL EJECUTADO EN $ Pagos Directos PNUD Total IMPORTE % DE ejecutado con MUESTRA EN INCIDENCIA pagos directos $ % DE LA MUESTRA 817.330,51 374.006,27 0,00 0,00 817.330,51 374.006,27 27,96 12,79 296.562,88 152.017,74 36,28 40,65 357.606,02 32.726,10 0,00 110.453,96 84.211,48 -10.211,21 1.766.123,13 1.150.202,05 0,00 6.936,00 413,54 0,00 0,00 1.157.551,59 1.507.808,07 32.726,10 6.936,00 110.867,50 84.211,48 -10.211,21 2.923.674,72 51,57 1,12 0,24 3,79 2,88 -0,35 100 670.554,57 27.175,70 0,00 0,00 84.211,48 6.074,81 1.236.597,18 44,47 83,04 0,00 0,00 100,00 59,49 42,30 Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 16 de octubre de 2007. 30