INFORME DE AUDITORÍA (CON SALVEDADES) SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005 “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL EXTERNA” (Ejercicio finalizado el 31/12/07) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD Nº ARG/01/005 La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros e información financiera complementaria detallada en Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2007, correspondientes al Proyecto N° ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”. Con fecha 15/06/2001 se suscribió el Documento de Proyecto entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada al efecto, en el ámbito de la Secretaría de Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Economía y Producción. El Proyecto “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR, suscripto el 26 de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID); I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados (EERyDE) por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2007, (expresado en dólares), con sus Anexos I a III y Notas 1 y 2 adjuntas. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2007, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto. 2. Libro mayor de bienes y equipos al 31/12/07. Los estados financieros citados precedentemente fueron presentados a esta auditoría por la UEP el 28/04/08, y completados el 13/06/08 (Libro mayor de bienes y equipos) siendo éstos de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 25/03/08 y el 20/06/08. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta excepto por lo que a continuación se indica: 2 Respecto de la información señalada en I- b) 2. precedente, se señala que el registro puesto a disposición con fecha 13/06/08 no se encuentra actualizado a efectos de poder realizar el seguimiento de la integridad, estado y ubicación de los bienes. Según lo informado por el Proyecto, dado que la distribución de los bienes abarca gran parte de la Subsecretaría de Política y Gestión Comercial le resulta imposible a la Unidad Ejecutora llevar adelante un control detallado de los bienes adquiridos. III- ACLARACIONES PREVIAS a) De la revisión efectuada sobre el estado citado en I- a) precedente y la copia del CDR (Informe Combinado de Gastos) expuesto en I- b), surgen las siguientes discrepancias en cuanto a la fuente de financiamiento de las imputaciones: USD Rubros 71300 71400 71600 72100 72200 72300 72400 72800 73100 74100 74200 74500 75100 76100 Total por fuente Total gral Según EER y DE BID Local 16.916,93 426.772,46 4.273,67 275.051,81 37.136,69 202.877,95 33.231,41 16.117,98 16.587,44 16.064,43 1.096,76 6.864,04 15.931,63 3.760,66 23.788,34 14.127,27 11.886,00 46.487,81 25.399,85 44.752,88 37.173,78 2.829,22 580.246,58 698.882,43 1.279.129,01 Según CDR BID Local 16.916,93 426.772,45 4.273,68 275.051,81 37.136,69 182.447,17 53.662,19 16.117,98 16.587,44 16.064,43 1.096,76 6.864,04 15.931,63 3.760,66 23.788,34 14.127,27 11.886,00 46.487,81 25.399,85 44.752,88 6.155,07 31.018,71 22,96 2.806,26 565.993,83 713.135,18 1.279.129,01 Diferencias BID Local 0,00 0,01 0,00 -0,01 0,00 0,00 20.430,78 -20.430,78 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -6.155,07 6.155,07 -22,96 22,96 14.252,75 -14.252,75 0,00 Tal como se señala en Nota al pie, de la conciliación realizada por el Proyecto, las diferencias se originan en errores de imputación de fondos por parte del PNUD de acuerdo a la financiación prevista para cada tipo de gasto. b) No se presentó la conciliación entre lo consignado en los registros contables con lo 3 expuesto en los Estados Financieros presentados. Estos últimos surgen de la información de los informes trimestrales en pesos cotizados a tipo de cambio PNUD y de la documentación respaldatoria y no de los registros contables del proyecto. Asimismo, las planillas extracontables en pesos como respaldo de los informes trimestrales en pesos remitidos a PNUD, carecen de integridad y claridad en la exposición dado que se han encontrado diferencias no conciliadas por el proyecto (téngase en cuenta lo observado en el punto B-5 del Memorando a la Dirección del Proyecto). No obstante ello esta auditoría procedió a validar los montos informados al PNUD en cada informe remitido. c) Al 31/12/07 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto en Anexo I asciende a USD 0,00, USD 27.616,44 y USD 1.239.710,50, respectivamente. Sobre el particular, el saldo contable de banco (cuenta corriente en pesos en el Citibank) asciende a USD 30.582,31 ($ 95.722,64 al tipo de cambio 1 USD = $3,13), observándose una diferencia de USD 2.965,87 con el expuesto precedentemente. Cabe mencionar que en los registros contables del Proyecto se encuentra incluida la cuenta “caja chica” con un saldo al cierre de USD 472,84 ($ 1.480.-), que no se encuentra expuesto en el citado Anexo I. IV.- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el punto II.- y excepto por lo informado en el punto III.- los estados financieros e información financiera complementaria detallados en I- exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa” al 31 de diciembre de 2007, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 15/06/2001. 4 Con relación a lo estipulado en el apartado 2- b., del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. Información Especial requerida por PNUD – Capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno – servicios de auditoria requeridos - ”. A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente: -Al 31/12/07 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto en Anexo I asciende a USD 0,00, USD 27.616,44 y USD 1.239.710,50 respectivamente. Al respecto, téngase en cuenta lo expuesto en III- c) precedente. -Del inventario puesto a disposición surge que en el presente ejercicio los bienes y equipos adquiridos ascienden a USD 26.343,84, mientras que el total acumulado asciende a USD 773.418,43. Al respecto, téngase en cuenta lo expuesto en II- precedente. BUENOS AIRES, 23 de junio de 2008. 5 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005 “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL EXTERNA” (Ejercicio finalizado el 31/12/07) En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera deficiencias específicas de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2007, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, han surgido observaciones que se han categorizado en función de su riesgo y se han clasificado según sus posibles causas. Asimismo, se han formulado las consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Con fecha 15/06//2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR” entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas en base a muestras selectivas, al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte y, al solo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación 6 aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente memorando: Índice Título A-1 B-1 Falencias en las registraciones contables y conciliaciones A-2 No se mantiene un registro de inventario de bienes de equipos actualizado B-2 Falencias en el proceso de selección y control de informes de los consultores contratados por el Proyecto B-4 Falencia en el proceso de adquisiciones B-5 Falencias de registros contables Informes trimestrales al PNUD A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/07 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS – REGISTROS CONTABLES Observaciones: 1- Las desafectaciones (anulaciones), no hacen referencia a las Autorizaciones de Pago (AP) y asiento diario que anulan, lo cual dificulta la visualización de la información en forma inmediata. (riesgo bajo, causa directrices) 2- En muchos casos en las AP no se indica la fecha de rendición al Banco en el sello puesto al efecto. (riesgo bajo, causa directrices) 3- No consta en los asientos la leyenda aclaratoria de la operación, en particular en los asientos diarios manuales. (riesgo bajo, causa directrices) 4- En algunos casos, las minutas de asientos de diario (operaciones manuales) no poseen documentación de respaldo adjunta, tal situación aunada a la falta de leyendas aclaratorias, dificulta su seguimiento y control posterior. (riesgo medio, causa error humano) 5- No surge del sistema la conformación de la diferencia de cambio. En pesos se ajusta mediante revalúos al 30/06 y al 31/12. No existe reporte de la conformación de dicha diferencia en dólares, tampoco fue suministrado un auxiliar contable que lo contenga. (riesgo medio, causa directrices) 7 Comentarios de la UEP: 1. Las desafectaciones hacen referencia a la AP que anulan pero el sistema no permite vincularlo con el asiento diario anulado. 2. Se toma nota de la observación y se procederá a su indicación. 3. El sistema genera los asientos de manera automática no permitiendo incluir una leyenda aclaratoria. 4. Los únicos asientos manuales que se realizan son los correspondientes al ajuste al cierre del ejercicio de la cuenta “Fondos en PNUD” tras realizarse la conciliación con el CDR. 5. Se tiene en cuenta la observación. Recomendaciones: Adoptar las medidas pertinentes a fin de subsanar las observaciones expuestas precedentemente. 2) BIENES Y EQUIPOS Observación: El Proyecto no mantiene un registro de inventario de bienes de equipos debidamente actualizado en el que se detalle el lugar físico de ubicación de los bienes adquiridos por el Proyecto y el responsable de su custodia a fin de su localización al momento de realizar las tareas de control y recuento. (riesgo medio, causa cumplimiento) Comentarios de la UEP: Los bienes adquiridos por el Programa se encuentran inventariados por la Unidad de Patrimonio de la Secretaría de Industria, Comercio y Pyme, el control de los bienes y su recuento lo realiza periódicamente esta Unidad. La distribución de estos bienes abarca gran parte de la Subsecretaría de Política y Gestión Comercial, por este motivo le resulta imposible a la Unidad Ejecutora llevar adelante un control detallado de los bienes adquiridos. Asimismo la Unidad de Patrimonio tiene en su poder los expedientes a través de los cuales se está realizando el traspaso de bienes a la Secretaría antes mencionada. Recomendación: Mantener un registro de inventario completo y actualizado y detalle de aquellas transferencias realizadas al organismo. 8 3) CAJA CHICA Observaciones: 1. En la mayoría de los casos los comprobantes no poseen aclaración de firma de quien autoriza. (riesgo bajo, causa error humano) 2. La mayoría de los comprobantes no indican la condición ante el IVA del Proyecto. (riesgo bajo, causa cumplimiento) 3. Se observaron algunos gastos cuyos comprobantes no son válidos como factura. (riesgo bajo, causa cumplimiento) Comentarios de la UEP: 1. y 2. Se tiene en cuenta la observación. Se procedió a la aclaración de firma en los comprobantes. 3. Dichos gastos corresponden a servicios de taxi realizados por reuniones relacionados con el Programa. Se toma en cuenta la observación y se extremarán los controles a fin de evitar en el futuro esta observación. Recomendaciones: Efectuar un control más estricto de la documentación respaldatoria de los pagos realizados y constatar que se proceda a la aclaración de las firmas de la documentación adjunta. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO: 1) DISPONIBILIDADES Observaciones: 1. La mayoría de las conciliaciones bancarias suministradas por el Proyecto, no indican quién las realizó ni quién las supervisó, tal lo previsto en el formulario utilizado. (riesgo bajo, causa supervisión) 2. En las conciliaciones bancarias del Proyecto se mantienen partidas pendientes de vieja data, lo que denota falta de seguimiento para poder realizar los ajustes pertinentes. (riesgo medio, causa directrices) 9 3. El mayor contable de la cuenta corriente del Proyecto en el BNA presenta en los últimos meses del ejercicio saldo acreedor. (riesgo medio, causa error humano) 4. El mayor contable de la cuenta operativa (Citibank) no se ordena cronológicamente, lo que dificulta la realización de las conciliaciones bancarias. (riesgo medio, causas recursos-error humano) 5. El saldo según libros indicado en las conciliaciones bancarias puestas a disposición, en la mayoría de los casos no coincide con el de registros. (riesgo medio, causa error humano) 6. La conciliación bancaria de la cuenta operativa correspondiente al mes de febrero contiene un error aritmético de $ 34,32 de acuerdo al saldo según libros. (riesgo medio, causa error humano) 7. De la reconciliación bancaria de la cuenta operativa del mes de diciembre realizada por esta auditoría, surge un crédito por $ 1.224,14 del extracto bancario, que no se encuentra registrado por el Proyecto ni pendiente en la conciliación suministrada. (riesgo medio, causa error humano) 8. En la conciliación bancaria de la cuenta operativa correspondiente al mes de diciembre, se incluye un depósito pendiente de acreditación por $ 4.010.-, que no se encuentra registrado.(riesgo medio, causa error humano) Comentarios de la UEP: 1. (Se procedió a indicar en las conciliaciones bancarias quien las realizó y quién las aprobó). 2. Se procederá a analizar dichas partidas y corregir en caso de ser necesario. 3. El saldo acreedor de la cuenta en el BNA se debe a que al cierre del ejercicio no se habían transferido desde el Citibank los fondos necesarios para cubrir los gastos de mantenimiento de cuenta. En el mes de enero de 2008 se regularizó dicha situación. 4. Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo ejercicio. 5. a 8. Se procederá a analizar las conciliaciones y realizar las correcciones necesarias para que el saldo coincida con el saldo del mayor contable en la misma fecha. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos respecto a las conciliaciones 10 bancarias preparadas por el Proyecto, con el objeto de determinar las posibles diferencias y así poder corregirlas a efectos de mejorar la calidad de la información. 2) CONSULTORES NACIONALES Observaciones: a) Proceso de selección: 1- Un 43 % de los Curriculum Vitae (CV) analizados no tiene firma del consultor y en algún caso no posee aclaración de la misma. (riesgo medio, causa directrices) 2- En el 87 % de los CV analizados no consta la fecha de emisión y en uno de los casos no consta sello de recepción por parte de la UEP. (riesgo bajo, causa directrices) 3- En 1 caso analizado las firmas existentes en el escrito de presentación y la DDJJ no tienen aclaración y además tienen rasgos distintos. (riesgo bajo, causa supervisión) Comentarios de la UEP: 1. Se omitió en estos casos solicitar a los consultores que firmaran su CV, de igual manera al momento de su presentación se les solicitaba que firmaran las DDJJ correspondientes a la participación en el proceso de selección. Se tiene en cuenta la observación para futuras contrataciones. 2. En ocasiones el CV puede no tener la fecha, pero la misma figura en la DDJJ que el postulante firma al momento de presentar el mismo. Se tiene en cuenta la observación para futuras contrataciones. 3. Con respecto a la firma el consultor la suscribe en las oficinas de la UEP, pudiendo existir alguna diferencia entre ellas en razón de la manera en que el mismo las realiza. Se tiene en cuenta la observación para futuras contrataciones. b) Análisis de contratos: Se firmaron varios contratos con el coordinador del Proyecto que se superponen entre sí: • un contrato hasta el 31/07/07, 11 • posteriormente se firma una enmienda desde el 01/02/07 hasta el 31/12/07, • y luego de lo señalado precedentemente se firma un contrato que abarca del 01/07/07 al 31/12/07 con una escala de honorarios de consultor actualizada posterior a la enmienda celebrada. (riesgo medio, causas recursos-supervisión) Comentarios de la UEP: La superposición se da por una cláusula gatillo, pauta dada por la Coordinación administrativa de la Secretaría. De esta manera, se puede seguir cobrando el sueldo como consultor antes de que se apruebe la enmienda. c) Control de informes: 1- En la totalidad de los informes analizados, sólo consta firma de los niveles superiores sin constancia fehaciente de su aprobación. (riesgo bajo, causa supervisión) 2- En algunos casos el informe se trata solamente de un formulario denominado "ficha técnica". (riesgo bajo, causa directrices) 3- En un caso la presentación del informe (28/09/07) es aprobado con fecha anterior (26/09/07). (riesgo medio, causa supervisión) 4- En un caso la presentación del informe (17/10/07) es posterior a la del pago de los honorarios (30/09/07). (riesgo medio, causas cumplimiento-supervisión) 5- En varios casos la fecha de aprobación de los informes es anterior a la de su recepción por parte de la UEP. (riesgo medio, causa supervisión) 6- En algunos casos los informes presentados son de avance, cuando según los términos de referencia debían presentarse finales; informan sólo una parte del período que abarcan. (riesgo bajo, causa supervisión) 7- En algunos casos no consta la fecha de firma de los responsables de aprobación. (riesgo medio, causas supervisión-error humano) 12 Comentarios de la UEP: 1. Cuando el superior firma los informes los está aprobando. La firma implica la lectura y aceptación de los mismos, de lo contrario estos serían devueltos a los consultores para rehacerlos. Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo ejercicio. 2. La ficha técnica consta de una parte donde se especifican las actividades realizadas. En algunos casos el consultor elabora el informe dentro de este espacio. Tomamos nota de la observación, para que en las sucesivas oportunidades únicamente se acepte que en este espacio se haga un resumen y se adjunte el informe aparte. 3. a 7.Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo ejercicio. 6. Los informes corresponden a la totalidad del período, pero hay un error del consultor al clasificar el informe. Tomamos nota de la observación y la tendremos en cuenta para el próximo ejercicio. d) Pago de honorarios: 1- En muchos casos en los comprobantes no se indica la condición ante el IVA del Proyecto. En una de las facturas no se indica fecha. (riesgo bajo, causa directrices) 2- Algunas AP (autorizaciones de pago) fueron autorizadas por un funcionario (desde el mes de junio), cuando su nombramiento en el cargo - que se indica en la aclaración - es a partir de mediados de octubre. (riesgo medio, causa supervisión) 3- El coordinador del proyecto aprueba su propio pago. (riesgo medio, causa directrices) 4- En dos de las AP analizadas se indica erróneamente el número de factura que se cancela y en uno de los casos carece de firma del responsable emisor, sólo consta el sello del funcionario designado. (riesgo bajo, causa error humano) 5- En dos de las AP analizadas no hay firma del responsable del registro, mientras que en otros dos casos no hay firma del representante ejecutor. Asimismo, en 5 de los casos la firma del representante ejecutor en las AP no tiene aclaración y no se corresponde con las obrantes en otras AP. (riesgo medio, causa supervisión) 13 6- En uno de los casos analizados las facturas no son de orden correlativo, el primer talonario es hasta la numeración C1-50, y el nuevo comprobante es numeración C1-02. Además las fechas de impresión de los talonarios son 08/04 y 12/05 respectivamente. Entre ambos talonarios no coinciden los inicios de actividades. (riesgo bajo, causa cumplimiento). 7- En 4 de los casos analizados un consultor del Proyecto autoriza su propio pago. (riesgo medio, causa directrices). Comentarios de la UEP: 1. 2. 4. 5. y 6 Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo ejercicio. 3. El coordinador del proyecto aprueba todos los pagos, inclusive el suyo ya que es uno de los firmantes autorizados. 7. El consultor autoriza su propio pago, por ser uno de los firmantes autorizados. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto, dando cumplimiento a lo previsto en la normativa aplicable. 3) VIAJES Y VIATICOS Observaciones: En un caso se abona una factura por un pasaje de un consultor; y según la solicitud de pasaje correspondiente se encuentra cancelada. (riesgo alto, causa supervisión) Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto. 14 4) FIRMAS CONSULTORAS – PLANES PILOTO Observación general: La documentación de los procesos no se mantiene archivada en forma de expediente, es llevada en biblioratos, ordenada en forma inversa, lo que dificulta la lectura y análisis de los documentos que contiene. (riesgo bajo, causa error humano) Comentarios de la UEP: La documentación se encuentra archivada en forma cronológica. Los expedientes se archivan de esa manera por una cuestión de practicidad, la documentación a medida que se genera o recibe se archiva en la parte superior con el fin de evitar que la misma se estropee con el manejo. Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados en forma de expediente, conforme a sanas prácticas administrativas, a efectos de facilitar su análisis. Observaciones particulares: Precalificación de antecedentes 04/06 1- En algunos casos, las “constancias de recepción de propuestas” emitidas por la UEP no están suscriptas por algún responsable de la citada Unidad. (riesgo bajo, causa error humano) 2- El Acta de Apertura de las propuestas fue suscripta solamente por dos de los tres funcionarios designados al efecto y por la Coordinadora del proyecto. (riesgo bajo, causa cumplimiento) 3- Algunas de las “fichas de evaluación individual” de las firmas que resultaron descalificadas no indican puntaje obtenido, ni incluyen el motivo de tal decisión. (riesgo bajo, causa error humano) 4- De 32 propuestas evaluadas se descalifican 13 y una firma desiste de participar, quedando 18 propuestas válidas. No obstante de la documentación relevada surge que se solicita que confirmen su interés en participar a 15 de las firmas evaluadas, no existiendo antecedentes que den cuenta de tal decisión. (riesgo medio, causa directrices) 15 5- El cuadro de doble entrada "firmas presentadas por sector" no es consistente con lo indicado en el informe de evaluación en cuanto a las propuestas recibidas para cada sector a evaluar. (riesgo bajo, causa error humano) Comentarios de la UEP: 1. La UEP emite un acta de recepción, que los oferentes firmaron, en donde consta la fecha y hora de entrega de la documentación, pudiendo en algún caso omitirse el sello de recepción. 2. Al momento de la realización del acto de apertura uno de los consultores designados con anterioridad, se encontraba ausente por motivos de índole personal. El consultor no figura en la descripción de los miembros de la UEP que participan del acto, pero sí la Coordinadora General, manteniendo con ello la estructura del comité de apertura. 3. Las fichas de evaluación individual hacen referencia a los antecedentes técnicos, en los casos en que no se indica el puntaje obtenido se debe a la descalificación de la presentación por no cumplir con algún requisito obligatorio, como superar determinados índices financieros, o bien porque los antecedentes de experiencia de la empresa no se condicen de modo alguno con lo solicitado en el pliego. El informe de evaluación contiene una planilla donde se indica el puntaje obtenido por los 32 postulantes. 4. Como sugerencia del Banco se consultó a las empresas para que confirmaran su interés en seguir participando en el proceso, a lo cual todas las consultadas respondieron afirmativamente. Esta solicitud se remitió a las empresas que de acuerdo a la calificación quedaban en condiciones de conformar la lista corta que, en ningún caso podía superar el máximo de seis por sector. Las tres empresas mencionadas estaban como mínimo en el octavo lugar en el ranking confeccionado; por ello no se cursaron las respectivas notas. 5. Por error se omitió detallar en algunos sectores la totalidad de las presentaciones, que sí figuran en todas las evaluaciones tanto técnicas como formales que fueron realizadas e informadas al BID. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el 16 Proyecto y arbitrar los medios para que no se repitan situaciones como las planteadas. Licitaciones de Planes Piloto (para exportar, incluye 12 sectores de la economía) Observaciones generales a todos los sectores 1- El proceso de contratación se realizó mediante una licitación por cada sector a contratar (se hicieron para doce -12- sectores). Sin embargo la totalidad de los procesos realizados se desarrollan en forma simultánea en sus etapas claves: invitación, apertura, evaluaciones, intervenciones del BID, etc. Esto generó un volumen mayor de documentación en los expedientes, documentación correspondiente a otros procesos, multiplicidad de copias de documentación idéntica que por su importancia debería constar en original. (riesgo bajo, causa supervisión) 2- No se tuvieron a la vista en los expedientes analizados las no objeciones del BID al pliego utilizado para las licitaciones de cada sector. (riesgo bajo, causa error humano) 3- Con fecha 27/12/06 se cursó a las firmas integrantes de la lista corta la circular por consulta Nº 1 (de modificación a la fecha de apertura y a la de validez de oferta), habiendo el BID tomado conocimiento de esta situación el 28/12/07. (riesgo medio, causa error humano) 4- La solicitud de ampliación del plazo de validez de oferta hasta el 15/08/07 fue cursada a las firmas interesadas el 03/07/07, cuando había vencido el 31/05/07. (riesgo medio, causas supervisión-error humano) 5- Una vez realizado todo el proceso con la correspondiente evaluación de las propuestas por parte de la UEP se decidió contratar a un tercero (UBA) para la revisión de las evaluaciones realizadas, lo que no estaba previsto en el pliego de la licitación. Cabe mencionar que el resultado final de las evaluaciones realizadas no difiere sustancialmente del obtenido por la UEP en los sectores analizados por esta auditoría. (riesgo medio, causa cumplimiento) 6- Los contratos suscriptos con las firmas consultoras de los sectores analizados no indican precio (remite a las actas de negociación). (riesgo bajo, causa error humano) 7- El porcentaje a abonar a las Firmas Consultoras en concepto de anticipo de Contrato fue modificado del 10 al 15%. Si bien está contemplado en el pliego de la licitación, no 17 constan antecedentes en el expediente de los motivos que justifiquen dicha modificación. (riesgo medio, causa cumplimiento) 8- No constan en el expediente antecedentes que justifiquen la modificación en el tipo de garantía requerida por el pliego (garantía bancaria). Se presentaron pólizas de garantía de caución por el anticipo financiero abonado a las firmas contratadas. (riesgo bajo, causa cumplimiento) 9- No se tuvieron a la vista los recibos ni los certificados de IVA que emite el PNUD por los pagos realizados a las Firmas Consultoras. (riesgo medio, causa directrices) Comentarios de la UEP: 1. Si bien los doce procesos de licitación guardan cierta similitud en sus desarrollos, en el inicio de los mismos se presentaba la posibilidad de que no se diera de tal forma (sectores que no alcanzaran el mínimo de postulantes y se declararan desiertos, o atrasos en el caso de solicitarse documentación anexa para evaluar las ofertas por citar algunos ejemplos). Además, luego de adjudicado cada uno de los sectores las empresas deben entregar una serie de informes con relación al estudio para el cual se la contrató. Por ello, consideramos que la mejor manera de llevar los procesos era de manera independiente. 2. Como los pliegos a utilizar eran iguales en los doce procesos, variando sólo el sector de referencia, el proceso de no objeción al documento se llevó en forma independiente. Se incorporará a los expedientes la no objeción correspondiente. 3. El Programa informó al Banco de las prórrogas en las fechas y éste se dio por notificado de tales cambios sin indicar nada en contrario. Cabe destacar que el si bien el BID notificó el día 28/12/07 se encontraba al tanto de dicha situación. 4. Todas las firmas participantes estaban al tanto de la dilación en el proceso de evaluación. Una vez definido el análisis de ofertas y obtenida la no objeción, se solicitó a los oferentes que continuaban con posibilidades, adjudicar la prórroga de ofertas. Todos los participantes accedieron a dicha extensión. Se toma en cuenta la observación. 5. Una vez realizada la evaluación por parte del Programa, el Banco solicitó extremar su precisión para desalentar posibles protestas por parte de los oferentes, motivo por el cual 18 se determinó la contratación de una entidad de máximo prestigio como lo es la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA, a fin de que efectuara un análisis de las propuestas, lo que fue comunicado al BID. Existen varias diferencias entre la evaluación realizada por la Facultad y el Programa. Como ejemplo en el sector Gráfico una de las propuestas fue descalificada, en el sector Máquinas-herramienta el puntaje otorgado a un oferente es menor, en base al análisis realizado por la Facultad. 6. El contrato está conformado, tal como se indica en el mismo, por las actas de negociación, las ofertas económicas y la no Objeción del BID a la adjudicación, constando en todos ellos el importe por el cual se llevarán adelante los trabajos. 7. Las firmas consultoras solicitaron el cambio, dado que la primera instancia de los trabajos implicaba la movilidad de los consultores a distintas partes del país. El porcentaje del 15% se relaciona con los gastos aproximados que deberían la firmas desembolsar para llevar adelante la etapa de relevamiento. Por ello, se realizó el cambio con respecto a lo detallado en pliego de la licitación, siendo esto plasmado en las actas de negociación llevadas adelante entre el Programa y las firmas. 8. Las Pólizas de caución emitidas por entidades reconocidas de países miembro, son aceptables como garantía, según los términos en que se rigen los procesos de contratación que se llevan adelante bajo la normativa del Banco. 9. Todos los pagos fueron realizados directamente por el PNUD dados los montos involucrados. Es el mismo organismo que entrega a las firmas dichos comprobantes. Se solicitará copia de los certificados emitidos. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto y arbitrar los medios para que no se repitan situaciones como las planteadas. 19 Sector Autopartes/marroquinería 1- Tanto la circular por consulta Nº 1 como la circular sin consulta Nº 1 fueron enviadas a 3 de las 6 firmas invitadas (autopartes) y 4 de las 6 invitadas (marroquinería) que conformaron las listas cortas. (riesgo medio, causa cumplimiento) 2- No se tuvo a la vista la constancia de recepción por parte de una de las firmas (autopartes/marroquinería) de la comunicación del resultado de la preadjudicación del proceso realizado. (riesgo medio, causa supervisión) Comentarios de la UEP: 1. A solicitud del BID, y una vez remitidas las invitaciones y pliegos a las firmas que conformaban las listas cortas, se les solicitó que confirmaran su participación en el proceso de licitación. Sólo se remitieron las circulares a las firmas que aceptaron participar en los procesos. 2. Por ser una empresa radicada fuera del país la comunicación se realizó vía fax. Recomendaciones: Documentar adecuadamente cada proceso de contratación y mantener legajos actualizados, dando cumplimiento a la normativa prevista. 5) INFORMES TRIMESTRALES AL PNUD Observaciones: 1- De la documentación tenida a la vista como respaldo (archivos extra contables) de los Informes Trimestrales y pagos directos PNUD, y del análisis hecho sobre la misma se observa que resulta dificultoso relacionar directamente ésta con la información que se remite al PNUD. A modo de ejemplo se detectaron; gastos que en la información extracontable corresponde a una línea en particular y en el informe trimestral se expone en otra, ordenamiento de gastos sin tener en cuenta fecha de pago (cronológico por mes), etc. 2- En el cuarto trimestre, mes de octubre línea 71305 fuente de financiamiento 22, se rindieron dos gastos por $ 9.480.- cada uno por igual concepto (honorarios seminario). 20 Comentarios de la UEP: 1- (Comentario no procedente). 2- Los gastos informados oportunamente eran los correctos. Si existieron desafectaciones fueron con posterioridad a la presentación del informe por lo cual debería ajustarse la información por medio de informes financieros correspondientes al ejercicio 2008. Recomendaciones: Incrementar los controles a efectos de no repetir los errores indicados. Mantener un adecuado respaldo de las operaciones del Proyecto. BUENOS AIRES, 23 de junio de 2008. 21 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005 “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL EXTERNA” (Ejercicio finalizado el 31/12/07) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/07 con los registros auxiliares que les dieron sustento; - tests o pruebas de transacciones; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto - aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios en las circunstancias. El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 26,65 % de las aplicaciones, expuestas en la información complementaria, de acuerdo al siguiente detalle: 22 Préstamo BID 71200 Consultores Internacionales 71300 Consultores Nacionales 71600 Viajes 72100 Contratos de servicios-Empresas 72200 Equipamiento y mobiliario 72300 Bienes y Materiales 72800 Equip.de tecnol.de la información 74200 Gastos audiov. y de imprenta 74500 Miscelaneos Total Préstamo BID Aportes Locales 71200 Consultores Internacionales 71300 Consultores Nacionales 71400 Contratos de servicios-individuales 71600 Viajes 72100 Contratos de servicios-Empresas 72200 Equipamiento y mobiliario 72300 Bienes y Materiales 72400 Equipo de Comunicación y Audiov. 72800 Equip.de tecnol.de la información 73100 Gastos de Alquiler y Mant. 74100 Servicios Profesionales 74200 Gastos audiov. y de imprenta 74500 Miscelaneos 76100 Diferencia de tipo de cambio Total Aportes Locales 16.916,93 275.051,81 202.877,95 16.117,98 16.064,43 15.931,63 11.886,00 25.399,85 580.246,58 1,32 21,50 15,86 1,26 1,26 1,25 0,93 1,99 45,36 Muestra 8.722,22 60.924,85 98.662,08 168.309,15 % 0,00 51,56 22,15 48,63 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 29,01 426.772,46 4.273,67 37.136,69 33.231,41 16.587,44 1.096,76 6.864,04 3.760,66 23.788,34 14.127,27 46.487,81 44.752,88 2.829,22 661.708,65 33,36 0,33 2,90 2,60 1,30 0,09 0,54 0,29 1,86 1,10 3,63 3,50 0,22 51,73 119.611,16 9.719,37 3.201,70 2.829,22 135.361,45 0,00 28,03 0,00 26,17 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 7,15 100,00 20,46 37.173,78 698.882,43 1.279.129,01 2,91 54,64 100,00 37.173,78 172.535,23 340.844,38 100,00 24,69 26,65 Mov. del Ej. USD % de Incidencia Aportes Locales Costos de Administración PNUD Total Aportes Locales TOTAL DE FONDOS APLICADOS Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 23 de junio de 2008. 23