INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “SEGUNDO PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7597-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo Del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14, correspondientes al “Segundo Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, financiado parcialmente con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 7597-AR, suscripto el 27/03/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAG y P), mediante la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) creada al efecto. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. b) Estado de Inversiones por Subcategoría de Gasto al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. c) Notas 1 a 9, que forman parte de los estados precedentes. d) Información Financiera Complementaria que incluye: - Anexo I - Fuente de Fondos. 1 Los estados financieros mencionados, así como el control interno implementado en el proyecto, son exclusiva responsabilidad de la UCAR y fueron presentados en su primera versión el 21/04/15, mientras que los definitivos fueron recibidos por esta auditoría el 17/06/15; estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este informe. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 03/11/14/ y el 18 /06/15. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BIRF incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta en base a las muestras determinadas, excepto por lo que a continuación se detalla: Los Estados mencionados en I- a) y b) precedentes incluyen en el rubro “BIRF Consultoría” acumulado al 31/12/14 un importe de USD 3.011.817,62 correspondiente a erogaciones realizadas con motivo de los Convenios PROSAP – FAO (Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura) y PROSAP – FAO DGI (Departamento General de Irrigación) Mendoza, por USD 2.456.430,62 y USD 555.387,00 respectivamente. Al respecto, no fue suministrada a esta auditoría la documentación respaldatoria de dichas erogaciones. 2 III- OPINIÓN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por las implicancias que pudiera generar la limitación al alcance indicada en II- anterior, los estados financieros e información complementaria identificados en I-, en sus aspectos significativos exponen razonablemente la situación financiera del “Segundo Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 7597AR del 27/03/09. IV- OTRAS CUESTIONES En respuesta a nuestra Circularización a los Asesores Legales Nº 136/2015, la responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 3542-55 del 07/05/2015, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha esta Área se encuentra en conocimiento únicamente del siguiente litigio de carácter judicial, bajo competencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MAGyP, en el que el Programa es mencionado en razón de haber sido el actor un consultor contratado por la Organización de Estados Iberoamericanos (O.E.I.) y el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) para realizar tareas vinculadas al mismo: “ENDERE Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro/ empleo público” Expediente Nº 26201/12, tramitando por el Juzgado Contencioso Administrativo Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9 – Provinciales”. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 18 de JUNIO de 2015. 3 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7597-AR BIRF “SEGUNDO PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES” (Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo Del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre el estado de desembolsos y justificaciones que se detalla en el apartado I- siguiente, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14, correspondientes al “Segundo Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 7597-AR, suscripto 27/03/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. b) Estado de Solicitudes de Desembolsos por Categoría de Gastos por el ejercicio finalizado el 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. Los estados financieros mencionados fueron confeccionados por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) y son de su exclusiva responsabilidad, se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación 4 general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BIRF incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta en base a las muestras determinadas, excepto por lo que a continuación se detalla: Tal lo mencionado en el punto II- del Informe sobre los Estados Financieros adjunto al presente (no hemos tenido a disposición la documentación respaldatoria de las inversiones por convenios con FAO), parte de dichas inversiones se encuentran incluidas en las solicitudes presentadas al BIRF durante el ejercicio en la categoría “2.03- Consultoría”, de acuerdo al siguiente detalle: Nº de solicitud Importe en USD 48 320.254,00 PROSAP - FAO 49 267.330,00 DGI Mendoza - FAO 58 288.057,00 DGI Mendoza - FAO 62 544.823,50 PROSAP - FAO 72 667.730,32 PROSAP - FAO Total Convenio 2.088.194,82 III- OPINIÓN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por las implicancias que lo indicado en II- anterior pudieran ocasionar, los estados identificados en el apartado I-, correspondientes al “Segundo Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, en sus aspectos significativos presentan razonablemente la información para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/14, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 7597-AR del 27/03/2009. 5 IV- OTRAS CUESTIONES En los estados mencionados en I- precedentes se incluye la solicitud de desembolso Nº 73 por un monto de USD 4.944.997,68, la cual fue presentada al BIRF en el ejercicio auditado y se produjo el ingreso en la cuenta respectiva del Proyecto el 15/01/15, tal lo mencionado en los estados citados. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 18 de JUNIO de 2015. 6 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL “SEGUNDO PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7597-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, referido a la Cuenta Especial al 31/12/14, por el ejercicio N° 6 correspondiente al “Segundo Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 7597-AR, suscripto 27/03/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la UCAR sobre la base de los movimientos de la cuenta a la vista en dólares N° 403.416/2, abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, y requerimientos específicos del BIRF las cuales 7 son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- OPINIÓN SIN SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Segundo Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” al 31/12/14, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en el Convenio de Préstamo N° 7597-AR BIRF del 27/03/09. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 18 de JUNIO de 2015. 8 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “SEGUNDO PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7597-AR BIRF (Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/14 del “Segundo Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Se remite a nuestra Declaración de Procedimientos adjunta. Entendemos que la implementación de las recomendaciones que efectuamos, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ÌNDICE TÌTULO A-3- Análisis Subejecución POA A-4- Convenio FAO – Rendiciones B-2- Obras – Contratación y Pagos A-6 y B-5- Aportes no Reembolsables 9 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/14 1) DISPONIBILIDADES- Cuentas Bancarias a) Observaciones generales: 1- En las conciliaciones bancarias analizadas se incluyen partidas pendientes durante más de un mes, sin su correspondiente anulación o corrección. 2- Existen ingresos y egresos con las mismas leyendas e importes que no se observan registrados en los extractos bancarios y/o submayor utilizado, en algunos casos. Comentarios de la UCAR: 1- Nos encontramos trabajando a fin de achicar estos plazos. 2- Las mismas corresponden a desafectaciones. b) Observaciones específicas UCAR Cuenta Aporte Local Observación: El Proyecto registra en una sola cuenta contable, correspondiente a una única cuenta bancaria, los fondos locales asignados a la UCAR para la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por la UCAR, dificultándose dicha tarea. Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista oportunamente, y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin tener una respuesta favorable al respecto. Asimismo de acuerdo a la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca los 10 fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UCAR dicha asignación. Comentarios de la UCAR: Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería General de la Nación. Asimismo se envió una nota a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito, solicitándole su intervención a fin de regularizar esta situación. Provincia de San Juan Observaciones: Cuenta en $ BIRF Se toma un saldo conjunto entre las cuentas denominadas según el mayor de la Tesorería General de la Provincia (TGP) en lugar del saldo del extracto bancario, y se coteja con un mayor contable que abarca todas las cuentas bancarias. Comentarios de la UCAR: La misma responde a la operatoria de la cuenta única de la Provincia de San Juan. Recomendaciones: Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de realizar los ajustes correspondientes en tiempo y forma. Dar cumplimiento a la normativa aplicable en lo respectivo al manejo de los fondos del Programa. 11 2) CONVENIOS IICA (Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura) y OEI (Organización de Estados Iberoamericanos) Observaciones: Del análisis realizado sobre los convenios vigentes entre estas Organizaciones y el Proyecto surgen las siguientes observaciones: 1- En la mayoría de los Convenios suscriptos que se tuvieron a la vista se requiere a las Organizaciones un informe financiero anual, mientras que en el apéndice de los mismos se solicitan informes financieros mensuales. Asimismo en cuanto a las rendiciones a presentar, los mencionados Convenios exigen rendiciones de gastos trimestrales, mientras que en los apéndices se exigen rendiciones semanales, no guardando uniformidad la periodicidad de los requisitos a cumplir. 2- En cuanto a las solicitudes de anticipos de fondos, en los Convenios se menciona que deben ser bimestrales mientras que en las rendiciones a presentar, se menciona que deberán ser trimestrales con una solicitud de los gastos a realizar durante los próximos tres meses, no guardando uniformidad la periodicidad de los requisitos a cumplir. 3- De acuerdo al análisis realizado, en algunos casos, no se cumplen estrictamente las estipulaciones detalladas en los dos puntos mencionados anteriormente. Comentarios de la UCAR: 1-, 2- y 3- El formato de Convenio que requiere actualmente el Banco Mundial consta de 3 secciones: ‐ Condiciones generales del contrato: en esta sección se establecen las condiciones del contrato en relación a los derechos y obligaciones de cada una de las partes. Estas condiciones son generales y no pueden ser modificadas en dicha sección sino en la sección siguiente, Condiciones especiales del contrato (CEC). ‐ Condiciones Especiales del Contrato: en esta sección se realizan ajustes y/o salvedades a los términos definidos en las CGC. 12 ‐ Apéndices: especificaciones del convenio en relación a la descripción del Proyecto, al procedimiento, costo, etc. En cuanto al punto 1 de vuestro Memo, cabe mencionar: en la Condiciones Generales del Convenio (CGC) punto 3.4 Contabilidad y auditoría, ítem b se hace mención a que el estado de cuenta financiero debe ser anual. En el punto 3.6 dice que los organismos deben entregar al contratante los informes y documentos que se especifican en el Apéndice IV en forma, números y dentro de los plazos establecidos en dicho apéndice. En este apéndice se establece que el estado financiero (fondos recibidos, ejecución a la fecha, monto rendido a la UEC y saldo financiero) debe ser presentado a la UEC en forma mensual, mientras que las rendiciones de gastos se harán en forma semanal. Al respecto cumplimos en informarles que esta metodología mensual se adopta para llevar un control más riguroso, periódico y beneficioso, tanto para el Organismo como para el PROSAP, de los aportes transferidos de las distintas fuentes y de los gastos ejecutados. El informe anual cumple con el fin del cierre del ejercicio del convenio en dicho período. En cuanto al punto 2, relativo a la periodicidad de las transferencias de fondos en las CGC punto 6.4 Forma de Facturación y pago, ítem d, dice que las solicitudes de pago serán trimestrales; en la CEC punto 6.4 se ajusta el período siendo bimestral. Este período se cumple con excepción de los convenios en los cuales la liquidación de gastos se efectúa con anterioridad en la UEC y se transfiere a los organismos el importe exacto para efectuar los pagos correspondientes. En cuanto al punto 3, actualmente, en los nuevos Convenios a firmar, se han ajustado las cláusulas 6.4 inciso d) en las Condiciones Generales y Especiales en las cuales se hablaba de discrepancias de manera que ambas refieran los mismos plazos en cuanto a la presentación de informes de gastos y solicitud de fondos a la UEC. Recomendaciones: Dar cumplimiento a lo previsto en los Convenios suscriptos por el Proyecto. Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 13 3) ANÁLISIS DEL POA 2014 Observaciones: De la comparación de las Inversiones realizadas durante el ejercicio auditado con el POA presentado al BIRF suministrado a esta auditoría, surgen los siguientes comentarios: 1- Se da una sub-ejecución en el conjunto de los componentes del Programa, llegando la misma a un 45,44%, respecto de lo planificado. 2- Se observa una importante sub-ejecución en la mayoría de las provincias participantes del Programa, en ANR, como así también en algunos de los proyectos del MAGyP. Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. Recomendaciones: Agilizar los procesos de implementación del Programa, realizando un seguimiento y control de avance y de gestión de los objetivos del Proyecto. 4) CONVENIO PROSAP – FAO (Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura) y PROSAP – FAO – DGI (Departamento General de Irrigación) del Gob. Provincia de Mendoza Observaciones: No fue suministrada a esta auditoría la documentación respaldatoria de las rendiciones presentadas por FAO al Proyecto. Comentarios de la UEC: Se informa que se envió a FAO mediante notas PROSAP Nº 4117-60 y UCAR Nº 4118-38 ambas de fecha 27/05/2015 la solicitud de poner a disposición de la UCAR la documentación respaldatoria de los gastos realizados en el marco de los Convenios MAGyP-PROSAP FAO y PROSAP-FAO-DGI Mendoza, a lo que FAO contesta que está sujeta a los procedimientos 14 internos de auditoría. En tal sentido la documentación solicitada no podrá entregarse en virtud de la cláusula GC 3.4(c) (i) de los Convenios firmados entre las partes. Recomendaciones: Mantener archivos completos de las erogaciones registradas por el Proyecto en el marco de los Convenios suscriptos, dando acceso a las mismas a las respectivas auditorías. Atento a la imposibilidad de obtener de la FAO la documentación respaldatoria de los gastos que lleva a cabo en el marco del convenio, debería promoverse la implementación de algún otro procedimiento o instrumento que permita satisfacernos sobre el respaldo de tales rendiciones; en particular tomando en consideración que son inversiones que se van a dar a lo largo de la vida del proyecto, acumulando montos significativos. 5) CONSULTORES Observaciones Generales: 1. En la mayoría de los curriculum vitae de los consultores analizados en la muestra no poseen sello de recepción de parte de la UCAR y no consta fecha en los mismos. 2. En todos los contratos analizados de los consultores de la muestra no consta fecha de la firma del consultor, solamente la fecha de la DDJJ adjunta al contrato y carecen de numeración. Comentarios de la UCAR: 1- Los CV son presentados por medio de notas, fechadas y firmadas por cada consultor, en consecuencia se considera que la fecha de los CV es la misma que figura en dichas notas. Se ha comenzado a implementar sello de recepción de los CV en el área de RRHH. 2- En el encabezado de cada uno de los contratos se informa la fecha de celebración de los mismos. Cabe aclarar que se encuentra implementado el Sistema de Gestión de RRHH con el objeto de tener en un mismo ambiente de trabajo la historia de todos los consultores contratados en el marco de la UCAR, facilitar la búsqueda, consulta y garantizar la transparencia de las contrataciones. Por este motivo no está contemplado la numeración de los contratos, los mismos quedan registrados de forma cronológica en el sistema y con la imposibilidad de generar un nuevo contrato en periodos superpuestos. 15 Recomendaciones: Mantener archivos completos de las contrataciones llevadas a cabo por el Proyecto. 6) ANR (Aportes no Reembolsables) Observaciones generales: 1. La mayoría de las actuaciones abiertas en el PROSAP, al momento de presentarse las solicitudes de ANR, y en las que se refleje el seguimiento de su solicitud, están incompletas, sin foliar y/o con hojas sueltas, o en carpetas separados. 2. Se ha constatado que algunos de los trámites comienzan en el año 2011 y se aprueban muchos meses después, en algunos casos hasta un año, y finalmente el ANR se hace efectivo en 2014. 3. Del análisis de los expedientes suministrados surgen largos periodos de tiempo entre la No Objeción a cada ANR por parte del BIRF y la correspondiente Resolución Ministerial, sin que existan justificaciones debidamente acreditadas y documentadas. Comentarios de la UCAR: 1- En general los expedientes entregados se encontraban, de acuerdo a nuestro criterio, completos, con la documentación armada dentro de una carpeta (puede haber más de una en caso que contenga mucha documentación), foliadas. En lo referente al seguimiento de los proyectos, al ingresar se cargan en el sistema SIIG y en un tablero de control que lleva el sector, a través de los que se efectúa el seguimiento de los mismos. 2- Se toma debida nota de la observación, pero no obstante ello cuadra destacar que se han reducido en forma importante los tiempos de análisis y aprobación de los proyectos, a pesar que en algunos casos ocurren cuellos de botella que permiten explicar los periodos señalados. De todas formas en ciertos casos suele suceder que, del análisis de los proyectos surgen faltantes de información, que son requeridas a los potenciales beneficiarios y estos demoran la entrega de la misma, lo que trae aparejada pérdidas de tiempo, ajenas a nuestra voluntad. 16 3- En este sentido cuadra señalar que el proceso de aprobación comprende actividades dentro del PROSAP y otras externas a la institución. El proceso comienza con la recepción de los proyectos en el Sector, donde personal técnico los analiza para darles la elegibilidad. En el caso de los extraprediales se envían al evaluador externo y una vez aprobados al comité de evaluación. En ambos casos, concluido el proceso mencionado, son enviados al BIRF para su resolución. Por lo expuesto es que se han reducido en forma importante los periodos de análisis dentro del PROSAP, no pudiendo manejar la institución los tiempos externos a la misma. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto, desde la presentación de las solicitudes de ANR, colocando fecha, firma y la identificación de los responsables actuantes en cada proceso realizado. Intensificar los esfuerzos a efectos de minimizar los tiempos insumidos en los procesos. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) DISPONIBILIDADES- Cuentas Bancarias UCAR Observaciones: Cuenta $ BIRF Al 30-06-2014 se deja pendiente de registración contable un deposito por $1.058, cuando corresponde dejar pendiente de débito por el banco el Cheque número 549.311 de $ 1.058. Comentarios de la UCAR: La diferencia se subsanó en meses posteriores. JUJUY Observaciones: 17 Cuenta BIRF $ y Cuenta Aporte Local Existen registros contables de transferencias que en el extracto bancario se registran conjuntamente con otras operaciones bajo el número de cheque correspondiente a estas últimas. Comentarios de la UCAR: Se toma en cuenta la observación. NEUQUÉN Observaciones: Cuenta BIRF $ y Cuenta Aporte Local No se tuvieron a la vista los extractos bancarios emitidos por el banco sino una versión online. En el caso de la cuenta de Aporte Local solo su saldo online sin detalles de movimientos. Comentarios de la UCAR: Se toma en cuenta la observación. CÓRDOBA Observaciones: Cuenta BIRF $: No se tuvieron a la vista los extractos bancarios emitidos por el banco sino una versión online. Comentarios de la UCAR: Se toma en cuenta la observación. Recomendaciones: Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de realizar los ajustes correspondientes y mejorar la calidad de la información. 18 2) OBRA CIVIL a. Provincia de Jujuy LPN-BM-JJP-7597-011-0-01/12 – Mejoramiento del Área Productiva de San José del Bordo. Observaciones: 1. Cabe destacar que en el expediente tenido a la vista en la Provincia, la documentación adjunta no corresponde a la totalidad de los documentos que conformaron la licitación, atento que se ha podido observar que en las copias de los documentos que mantiene la oficina de compras de la UCAR existe documentación que no forma parte del expediente provincial. 2. Se han tenido a la vista constancias de envío documentación por fax que se encuentran completamente borradas. 3. A fs. 409 del expediente provincial se encuentra el nuevo Informe de Evaluación del 27/11/2013, al respecto cabe destacar que por Nota de la Comisión de Evaluadores del 30/10/2013 se eleva el Informe de Evaluación. Del mismo modo, se destaca que la fecha del Informe es 01/11/2013. Asimismo, en el expediente provincial no se encuentran las observaciones y/o aclaraciones que dan lugar al nuevo informe. 4. Dado que la fecha de inicio de la Obra es el 18 de Junio de 2013 con un plazo de ejecución previsto de 12 meses y teniendo en consideración que a la fecha del presente informe los trabajos no se encuentran terminados, no se han tenido a la vista las prórrogas correspondientes -en caso de existir-, ni justificativos de la demora. Comentarios de la UCAR: 1- Adicionalmente al Expediente Provincial, se mantuvo un legajo que contiene documentación correspondiente a la licitación y a la obra, de acuerdo a recomendaciones recibidas oportunamente. Sin perjuicio de ello y teniendo en cuenta la observación efectuada se agregará al expediente la documentación existente en los legajos. 19 2- De acuerdo a la observación efectuada, nuestra parte procederá al control de las constancias de envío de la documentación efectuada por fax, que serán reemplazadas por las copias respectivas. 3- Para la respuesta de la observación en cuestión se dio intervención a funcionarios actuantes en ese periodo y de esta manera poder evacuar lo solicitado. 4- Se informa que la obra estaba prevista para iniciarse el 18/06/13, pero en el acta de inicio de la misma se estableció que el inicio y los plazos de la obra corrían a partir de la firma del acta de replanteo. Esta acta se rubrica el 16/10/13 y a partir de allí se elaboró un plan de trabajo que tuvo sus prórrogas por cuestiones de ampliación de obras, climáticas y técnicas. A la fecha se encuentra ejecutadas el 85, 67 % de la obra y el plazo vigente vence el 30/06/15, pero se podría realizar una ampliación de plazo de obra teniendo en cuenta el periodo de lluvias registrados en los meses de enero a abril del corriente año por el término de 45 días hábiles. LPN Nº BM-JJP-7597-010-0-01/11 Refuncionalización del Sistema de Riego Arroyo Colorado – Santa Clara- Jujuy. Observaciones: 1. En el expediente de la Licitación tenido a la vista, y del análisis realizado surge que el mismo no cuenta con el universo de los documentos que la debieran integrar, por ejemplo no se tuvo a la vista el primer informe de evaluación de ofertas, convenio firmado con el contratista, nota de observaciones hechas por el BIRF, actas de inicio de la obra, etc. Los mismos se encuentran archivados en otros legajos. 2. El acta de inicio tiene fecha 13/06/2013, el plazo contractual 12 meses, y a mayo de 2015 con casi dos años de comenzada la obra consta en los certificados de obra una estimación del grado de avance del 60%. Al respecto no se han tenido a la vista las prórrogas correspondientes en caso de existir las mismas. 3. Dado el retraso observado más ciertos imprevistos que se han advertido desde climáticos, estructurales, etc., se puede inferir que la planificación de la misma fue imprecisa. 20 Comentarios de la UCAR: 1- Adicionalmente al Expediente Provincial, se mantuvo un legajo que contiene documentación correspondiente a la licitación y a la obra, de acuerdo a recomendaciones recibidas oportunamente. Sin perjuicio de ello y teniendo en cuenta la observación efectuada se agregará al expediente la documentación existente en los legajos. 2- Existe una ampliación del plazo de obra hasta el mes de enero 2015. Se hace notar que por Orden de Servicio Nº 14 se solicita un nuevo plan de trabajos que contemple la real ejecución de obra, durante el periodo de estiaje. Por otra parte se solicitó a la Contratista un nuevo plan de trabajo que comprende el periodo febrero de 2015 hasta su conclusión por medio de Orden de Servicio Nº 23, la cual hasta la fecha la Contratista por negociaciones internas no dio respuesta. Sin perjuicio de lo antedicho, la aprobación de la ampliación del plazo resultaría factible debido a los periodos de lluvias, que durante este año afectó y retrasó los trabajos durante los meses de enero, febrero, marzo y parte de abril, a lo que se sumó el periodo de riego del sector productivo, especialmente la caña de azúcar. Deberá tenerse en cuenta que la prórroga de los plazos de la terminación de las obras están expresamente contempladas en el Pliego de Condiciones Generales. 3- Respecto del tema observado, la planificación fue imprecisa debido a los factores climáticos del corriente año que superaron ampliamente las lluvia media mensual y hay que tener en cuenta que las obras se ejecutan en amplios sectores productivos donde se debe coordinar con los Consorcios de Riego, los cortes de agua que permita el avance de las obras (canales) y el riego en las áreas productivas. b. Legajos de pagos de las obras Observaciones: 1- En algunos casos existen atrasos en los pagos de aporte local de la Provincia de Jujuy. 2- En la provincia de Jujuy y Salta las retenciones impositivas se practican en el primer pago parcial de cada factura sobre el importe total de la misma, sin tener en cuenta el momento del efectivo pago. 21 3- En los certificados pagados en la provincia de Mendoza no se cumplen los plazos previstos de pagos en ambas fuentes de financiamiento. 4- En el pago del certificado Nº 3 del lote 2, de la obra “Canal Añelo” de la Provincia de Neuquén, el recibo de la contratista incluye el monto correspondiente al fondo de reparo, lo que no se condice con la autorización de pago analizada. 5- En la obra “Colonia Santa Rosa” de la Provincia de Salta (certificado final Nº21), de acuerdo al recibo de la contratista se efectúa un pago de $ 41.687,93, en concepto de retenciones, del cual de los antecedentes analizados no surge claramente el concepto abonado. Comentarios de la UCAR: 1- a 4- Sin comentarios. 5-Corresponde a un pago del fondo de reparo retenido oportunamente. Recomendaciones: Mantener archivos completos de las actuaciones llevadas cabo por el Proyecto, dando cumplimiento a los plazos previstos en la normativa aplicable. Dar cumplimiento a lo previsto en materia impositiva. 3) ADQUISICIONES Contratación y pagos Exp BM NAC 7597 008 S 51/14 ‐ Servicio de catering jornada UCAR Neuquén El recibo emitido por el proveedor es por el importe neto de retenciones impositivas. Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. Exp BM NAC 7597 008 S 06/14 – Servicio de catering taller Río Negro 1- Del análisis del expediente surge que todo el proceso llevado a cabo se realiza con fecha 07/03/14, desde la solicitud de adquisición por el sector demandante, las solicitudes de cotización, las cotizaciones de los proveedores de la Provincia de Río 22 Negro, el cuadro comparativo de precios y la correspondiente emisión de la Orden de Compra para firmar con el proveedor. 2- No se tuvo a la vista el recibo del proveedor, sólo consta el comprobante de transferencia bancaria. Comentarios de la UCAR: 1- El pedido de contratación fue solicitado de manera urgente por parte de la Unidad requirente, por lo tanto lo realizamos con la mayor celeridad. 2- Sin comentarios. EXP BM NAC 7597 008 S 48/13 - Sistematización de experiencias en agricultura familiar 1- La mayoría de las Manifestaciones de Interés presentadas (4 de 5), no se encuentran firmadas por los responsables de las mismas. 2- En la evaluación de ofertas incluida en el expediente se menciona que se supera el presupuesto oficial porque se agregan dos tareas a realizar por la consultora sin hacer mención a las mismas. Asimismo en el Acta de negociación de contrato se menciona que no hubo modificación a los TDR. 3- Del análisis de los pagos surge que los mismos son en su totalidad a una sola de las firmas asociadas que se presentó en el proceso, siendo ésta la que factura la totalidad del trabajo realizado. 4- En los pagos correspondientes a las cuotas 1 y 2 no se tuvo a la vista los recibos respectivos, sólo consta el comprobante de transferencia bancaria. 5- En el pago de la cuota 4 el recibo del proveedor y la constancia de retiro del cheque son de fecha anterior a la AP. Comentarios de la UCAR: 1- En la instancia de presentación de manifestación de interés no se requieren las formalidades de firmas de los responsables de las mismas, ya que se trata sólo de presentación de antecedentes y experiencia. 23 2- Las nuevas tareas incorporadas estuvieron vinculadas con el trabajo de campo. En tanto el abordaje metodológico sólo estaba esbozado en los TDR, no se consideró pertinente su modificación. La cantidad de casos y la profundidad en el abordaje fueron tratadas en la reunión de negociación. 3- En el proceso de selección, la firma que obtuvo el mayor puntaje estaba conformada por dos consultoras, una de Argentina y otra de Uruguay. Dichas empresas presentaron un acuerdo mediante el cual ambas se comprometían a trabajar de manera conjunta para la consultoría, aunque la firma local se comprometía a facturar por el total de la consultoría. Dicho acuerdo se encuentra en el expediente revisado. 4- Sin comentarios. 5- Sin comentarios. Recomendaciones: Documentar adecuadamente -en tiempo y forma- las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta la normativa en la materia. Mantener legajos de pagos completos hasta el final de dicho proceso. 4) CONSULTORES Observaciones generales: 1- En algunos casos de los legajos analizados, se observa que los TDR carecen de la firma del consultor. 2- En la mayoría de los informes finales vistos, no consta fecha de recepción por parte de la UCAR. Comentarios de la UCAR: 1- Se toma nota de la observación. Asimismo se aclara que en todos los casos se solicita que los TDR sean inicializados por los consultores. 2- Se toma nota de la observación. En lo sucesivo se procederá a fechar la recepción de los informes. 24 Observaciones particulares: 1. En la addenda Nº 1 del 5 de agosto de 2014, correspondiente al contrato del 01/04/2014 al 31/12/2014 de un consultor, el valor establecido en el punto PRIMERO, difiere del que consta en el punto SEGUNDO de la misma. 2. En la adenda Nº 1 del 5 de agosto de 2014, correspondiente al contrato del 01/08/2014 al 31/12/2014 de otro consultor, el punto SEGUNDO, hace mención al reemplazo del punto III del contrato (DURACION DEL CONTRATO), siendo que se modifica el punto IV (HONORARIOS). Asimismo, referente al mismo contrato, se hace mención que en el Informe de avance correspondiente al período 01/11/2014 al 30/11/2014, consta en el informe presentado el período de ejecución en forma errónea, 3. AP 201407825 de $ 21.865.: El comprobante emitido por la consultora carece de fecha. Comentarios de la UCAR: 1- Se toma nota de la observación, se reforzarán los controles para evitar este tipo de inconsistencias. 2- Se toma nota de la observación, se reforzarán los controles para evitar este tipo de inconsistencias. 3- Se toma nota de la observación. Se solicitará a la consultora que complete el comprobante con la fecha correspondiente. Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los controles administrativos a efectos de no reiterar las situaciones planteadas. 5) ANR (Aportes no Reembolsables) Observaciones generales: 1- En general los formularios de Solicitud de ANR y la documentación que lo acompañan no se encuentran fechados. 2- En los Contratos Regulatorios de ANR del PROSAP -BIRF, no se adjunta el Anexo I donde constan las inversiones a realizar y los plazos involucrados. 25 3- No hay constancia del cumplimiento de lo previsto en el Contrato Regulatorio de los ANR del PROSAP- BIRF, en su artículo 9no Rendición de Cuentas del Beneficiario: a) presentación de informes de avance y finales conforme a las etapas previstas en el Anexo I y b) presentar el recibo de los fondos que transfiriera el PROSAP a las cuentas y los bancos indicados en el mencionado anexo Comentarios de la UCAR: 1- Si bien en algunos casos puede ser que la documentación adjuntada carezca de fecha, los expedientes ingresan a través del sistema de mesa de entradas lo que valida las fechas faltantes. En adición a lo señalado, con posterioridad se manda al BIRF para su no objeción y luego se genera la apertura del expediente en el MAGyP, hecho que volvería a validar las fechas. De todas formas se toma nota de la observación y se emitirán instrucciones para minimizar este tipo de situaciones. 2- En relación con este punto informamos que, por una razón práctica y a efectos de evitar duplicaciones, atento a que en la presentación los beneficiarios adjuntan el cronograma, se ha eliminado esta exigencia. 3- En la presentación que efectúa el beneficiario para la obtención del ANR, se adjunta una planilla que en su encabezamiento se titula “Rendición de Gastos-Informe Técnico”, que es el que determina el articulo 9no. del contrato regulatorio. En relación con el recibo, se ha considerado que la transferencia de los fondos a la cuenta que el beneficiario denunció en el anexo correspondiente, es una forma de cancelación de la obligación ergo es suficiente recibo de pago, y por tal razón no se ha solicitado. Observaciones particulares: Cooperativa de trabajo Azul Ltda. $ 3.885.223.El Informe de Ejecución de Proyecto de Auditoría Técnica, no está fechado, la aclaración de la firma es manuscrita e ilegible y no indica el cargo del autor. Asimismo, indica que se ha realizado la adquisición, pero no consta documentación sobre la recepción del bien ni su estado. Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. 26 Similitudes entre la Cooperativa de Trabajo Unidad Popular Ltda. Jujuy y la Cooperativa de Trabajo Azul Ltda. Jujuy, a saber: a) Se encuentran ubicadas en la misma localidad y en el mismo Departamento. b) Tienen la misma fecha de Constitución ( 21 de Marzo de 2013) y las Actas de nombramiento de autoridades, etc., tienen las mismas fechas. c) Tienen el mismo domicilio legal, que se repite como domicilio fiscal. d) Se dedican a la misma actividad principal: Contratistas de Servicio de Cosecha de Caña de Azúcar e idéntica actividad secundaria: productores de caña de azúcar. e) En ambos casos se presentan sólo 2 presupuestos, de los mismos oferentes. f) Los formularios e informes sobre las dos Cooperativas son coincidentes en los conceptos de la mayoría de los casos. Comentarios de la UCAR: Como puede leerse en el objetivo del plan de negocios, la cooperativa de reciente creación, nuclea a productores primarios que mediante esta incorporación podrán atender la cosecha del área y actuar como contratistas de cosecha, pasando de un sistema semi-mecanizado a uno mecanizado integral. Ambos proyectos están ligados al proyecto general de apoyo a la Microrregión de San Pedro y tiene como objetivo hacer más eficientemente la cosecha, así como efectuar una entrega adecuada de caña al ingenio; por otra parte se busca contribuir a la mejora de la calidad de la materia prima reduciendo el material extraño; asimismo se reducirá el impacto ambiental que se produce como consecuencia de la quema tanto de la caña de azúcar como del residuo en el despunte como en la cosecha. Respecto de la fecha de creación, lo manifestado es correcto, toda vez que ambos eran un conjunto de productores primarios que proveían al Ingenio La Esperanza y se acordó con los trabajadores que se organicen bajo la forma cooperativa y así lo hicieron, actuando de esa manera para ahorrar costos. La fecha del acta constitutiva es el 21/11/13 pero, mientras la cooperativa de Trabajo y Unidad se reunió a las 13 horas; la denominada Costa Azul lo hizo a las 15 horas. El domicilio de la primera reunión fue Uruguay N° 147 San Pedro, para la Cooperativa Unidad Popular y Pedro Goyena 506 para Costa Azul, pero luego se unificó en la calle Uruguay para 27 ahorrar gastos, tal como se menciona previamente ya que forman parte de un mismo proyecto que es mejorar la actividad de los productores primarios del Ingenio La Esperanza. Se presentan dos presupuestos debido a que solo dos proveedores de las empresas cotizan la maquinaria. Tal como se manifestó en párrafos precedentes en ambos proyectos se trató de un conjunto de productores primarios que proveían al Ingenio La Esperanza y se acordó con los trabajadores que se organicen bajo la forma cooperativa y así lo hicieron, actuando de esa manera para ahorrar costos y hacer más eficiente la operación además de los otros beneficios tales como la mitigación del impacto ambiental y la económica de escala, así como aumentar el volumen de cosecha, incrementar el ingreso bruto per cápita de cada uno de los beneficiarios, así como la generación de subproductos tales como carbón y fertilizantes biológicos, y otros de base energética para alimentación ganadera. Jorge Alberto MANCIONI $ 203.280,00 Se modifica la composición de la inversión solicitada que era para la adquisición de 100 cachorras de porcinos genéticamente trasformadas y 4 padrillos y se compran 125 hembras y 2 machos, sin que se haya tenido a la vista la comunicación de los cambios ni su aprobación. Comentarios de la UCAR: En este caso el beneficiario ha efectuado una compra de hembras que supera en un 25% la cantidad propuesta originalmente y si bien se han reducido la cantidad de machos, el proyecto cumple con el objetivo inicial de mejoramiento genético en el plantel porcino. Planteaba mejorar características sanitarias e índices productivos, lo que fue cumplido exitosamente. Cooperativa Vitifrutihortícola Olivícola Maipú Ltda. $ 598.633,00 1- No se tuvo a la vista la aprobación por parte de PROSAP de la solicitud de cambio de inversión y la modificación de la Res. MAGyP N° 962/2012. 2- No se tuvieron a la vista los motivos por los cuales se adjudicó una inversión inferior a la solicitada y se aprobó según surge del siguiente cuadro: 28 ANR Contrapartida Total Solicitado 147.277,00 451.356,00 598.633,00 ANR 147.277,00 Contrapartida Total Adjudicado 220.916,00 368.193,00 Comentarios de la UCAR: 1- En relación con la modificación de la resolución cabe mencionar que, los cambios de inversión son autorizados por el PROSAP y no se requiere modificación de la resolución ministerial. 2- En lo referente a la inversión, el monto de ANR se respetó tal cual fuera adjudicado y solicitado, variando el monto total de contraparte atento al cambio de inversión que representó un importe superior al oportunamente proyectado. Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa aplicable en la materia. Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto, desde la presentación de las solicitudes de ANR, colocando fecha, firma y la identificación de los responsables actuantes en cada proceso realizado. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 18 de JUNIO de 2015. 29 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7597-AR BIRF “SEGUNDO PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES” (Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/14) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/14 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria (pruebas sustantivas); - test o prueba de transacciones; - circularización de saldos; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa; - conciliaciones bancarias; - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, como inspecciones oculares sobre ciertas obras (JUJUY – obra de riego, Refuncionalización del sistema de riego Arroyo Colorado – Santa Clara y Mejoramiento del Área Productiva de San José de Bordo). El alcance de nuestro examen comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 24,94% de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2014, según el siguiente detalle: 30 TOTAL % de Incidencia Préstamo BIRF 7597- AR USD 1- Obras Civiles MUESTRA USD % de muestra 30.191.583,91 56,43 10.107.810,28 33,48 6.837.328,46 12,78 1.477.978,45 21,62 3- Consultoría 12.721.992,15 23,79 1.684.498,99 13,24 4- Capacitación 1.445.328,23 2,70 45.072,80 3,12 5- Costos Operativos 2.301.852,92 4,30 28.351,81 1,23 0,00 0,00 0,00 0,00 2- Bienes y Servicios de No Consultoría 6- Sin asignar 7- Comisión Inicial Totales 0,00 0,00 0,00 0,00 53.498.085,67 100,00 13.343.712,33 24,94 CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 18 de JUNIO de 2015. 31