1D-GGL-P007

VERSIÓN 1
1
2
GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD
LOCAL
Código: 1D-GGL-P007
Procedimiento Seguimiento a Consejos Locales
de Gobierno
Vigencia desde:
16 de septiembre de 2015
FECHA
26 de diciembre
de 2014
16 de septiembre
de 2015
Versión: 2
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Primera versión del documento
Se incluyeron las características de calidad del servicio generado, el
tratamiento del producto no conforme y se realizaron ajustes al
flujograma.
1 Si este documento se encuentra se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente está publicada en la intranet de la Secretaría Distrital
de Gobierno”
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Código: 1D-GGL-P007
Procedimiento Seguimiento a Consejos Locales
de Gobierno
Vigencia desde:
16 de septiembre de 2015
Versión: 2
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Determinar las actividades que debe adelantar la Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano
para efectuar el seguimiento al funcionamiento de los Consejos Locales de Gobierno.
Alcance
Este procedimiento pertenece al proceso de Gestión para la Gobernabilidad Local, inicia con la designación
del equipo humano e información de los lineamientos y finaliza con la remisión del informe al(la) Secretario(a)
Distrital de Gobierno.
Diagrama Resumen del procedimiento
Remitirse al Flujograma.
Políticas de Operación
1. Los servidores públicos designados por la SALDC, efectuarán una labor de observación al
funcionamiento de los CLG, en ningún caso podrán ser considerados como los representantes del
Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia, ni como integrantes de de dicha instancia.
2. Las actividades que realice la Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano, en ningún
momento deben sustituir, reemplazar o duplicar las funciones propias de la Secretaría Técnica del
Consejo Local de Gobierno.
3. El primer ejercicio de observación se realizará en el año 2015 y el informe correspondiente se emitirá
en el primer trimestre del año 2016.
4. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo
de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en
cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental. Los lineamientos y
designaciones al interior de la SALDC se realizarán vía correo electrónico institucional.
Glosario
CONSEJO LOCAL DE GOBIERNO: Instancia del Sistema de Coordinación de la Administración
Distrital que se encarga de la coordinación y articulación de las estrategias, planes y programas que se
desarrollan en la localidad, así como de la acción de las entidades distritales en lo local, la territorialización de la
política distrital en las localidades y el seguimiento y control de su ejecución.
Siglas
1. CLG: Consejo Local de Gobierno
2. SALDC: Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano
4. AGD: Aplicativo de Gestión Documental.
Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente está publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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Procedimiento Seguimiento a Consejos Locales
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Vigencia desde:
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Versión: 2
Características de calidad del servicio generado
Servicio
Informe Anual
Descripción del servicio
Documento en el cual se plasman los resultados de la observación del funcionamiento de los Consejos Locales de Gobierno, de
acuerdo con los lineamientos emitidos por el(la) Subsecretario(a) de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano.
Requisito de calidad
Oportunidad
Propositivo
Descripción del requisito de calidad
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
Mecanismo
de control
El informe debe presentarse dentro del primer
Memorando Remisorio
trimestre del año siguiente al ejercicio de seguimiento.
El informe debe contener recomendaciones para el
Informe Anual
funcionamiento óptimo de los CLG.
V
C
Nota 1: Los mecanismos de control de la calidad del servicio pueden ser:
− ( C ) Control del servicio no conforme: Cuando los requisitos que garantizan la calidad del servicio si son susceptibles de controlarse antes de la entrega al destinatario
− ( V )Validación del proceso de prestación del servicio: Cuando los requisitos que garantizan la calidad del servicio no son susceptibles de controlarse antes de la entrega al
destinatario
Nota 2: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que
responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
2
Solicita cronogramas
de sesiones de los
CLG
REGISTRO
Inicio del procedimiento.
INICIO
Designación del equipo
y comunicación de
lineamientos
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subsecretario de
Asuntos Locales y
Desarrollo
Ciudadano
Equipo designado
Designa, en el mes de enero de cada
anualidad, en reunión de trabajo o mediante
correo electrónico el equipo de trabajo e
imparte los lineamientos para el seguimiento
a los CLG.
Correo
electrónico
y/o Acta de
Reunión
Nota: Cuando se trate de iniciación del
periodo de gobierno esta actividad se llevará
a cabo a más tardar en el mes de febrero.
Solicita, en el mes de enero de cada
anualidad, el cronograma anual de las
sesiones de cada CLG
CRONOGRAMA
O
CORREO
ELECTRONICO
DE SOLICITUD
Nota: Cuando se trate de iniciación del
periodo de gobierno esta actividad se llevará
a cabo a más tardar en el mes de febrero.
3
Seguimiento a los
CLG
4
Convoca mesa de
trabajo
5
Realiza mesa de
trabajo
A
Equipo designado
Realiza, para cada anualidad, el seguimiento
a los CLG, de acuerdo con los lineamientos
impartidos por el(la) Subsecretario(a) de
Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano.
Subsecretario de
Asuntos Locales y
Desarrollo
Ciudadano
Convoca mesa de trabajo, en el primer
trimestre de la anualidad inmediatamente
siguiente, para reunir al equipo humano de
trabajo.
Subsecretario de
Asuntos Locales y
Desarrollo
Ciudadano y el
Equipo designado
Realiza, en el primer trimestre de la
anualidad inmediatamente siguiente, mesa
de trabajo para socializar los resultados del
seguimiento
efectuado
y
establecer
colectivamente las conclusiones.
FORMATO
“INSTRUMENTO DE
OBSERVACION
CLG”
Correo
electrónico
ACTA DE REUNION
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ACTIVIDAD
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Procedimiento Seguimiento a Consejos Locales
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Versión: 2
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Profesional
designado
Consolida, en el primer trimestre de la
anualidad inmediatamente siguiente, el
informe anual que registra las conclusiones
obtenidas en la mesa de trabajo y lo
presenta al Subsecretario para su
aprobación.
REGISTRO
A
6
Consolida informe
anual
7
El Subsecretario de Asuntos Locales aprueba y
firma el informe?
¿Aprueba y firma
el informe?
Si
No
8
BORRADOR DEL
INFORME
ANUAL
Subsecretario de
Asuntos Locales y
Desarrollo
Ciudadano
SI, pasa a la actividad número 9
NO, pasa a la actividad número 8
9
8
Ajusta del informe
9
Revisa, aprueba y
firma el informe
10
Remite informe
11
FIN
Profesional
designado
Ajusta el informe de acuerdo con las
observaciones efectuadas y presenta al
Subsecretario de Asuntos Locales y
Desarrollo Ciudadano para su aprobación y
firma.
Subsecretario de
Asuntos Locales y
Desarrollo
Ciudadano
Revisa, aprueba y firma
anual
Subsecretario de
Asuntos Locales y
Desarrollo
Ciudadano
Remite el informe anual al Secretario
Distrital de Gobierno.
INFORME
ANUAL
AJUSTADO
el informe final
INFORME
ANUAL
FIRMADO
MEMORANDO
REMISORIO
Fin del procedimiento.
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3. TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME: A continuación se describen las medidas que deben ser tomadas en caso de que
la Entidad o los usuarios identifiquen servicios que no cumplan los atributos de calidad descritos en el presente procedimiento
Descripción del
servicio no conforme
El informe anual no se
presente dentro del
primer trimestre del
año.
El informe no cumple
el requisito de calidad
denominado
“Propositivo”
2Las
Registro /
fuente que
permite la
identificación
Tratamiento 2 a
seguir
Responsable
del tratamiento
y reporte del
SNC
Registro donde
queda la
evidencia del
tratamiento
Responsable de
autorizar la
entrega del
servicio tratado
Registro donde
se evidencia la
autorización de
la entrega del
servicio tratado
Tratamiento
del SNC
cuando se
identifica luego
de la entrega o
durante su uso
Concesión
Informe Anual
Corrección:
Incluir las
recomendaciones
en el documento.
Profesional
Designado
Informe Final
Radicado
Subsecretario/a
Asuntos Locales
Memorando
remisorio
alternativas de tratamiento pueden ser:
- Corrección: Rectificación de las desviaciones en el cumplimiento de los requisitos del producto o servicio
- Reproceso: Realización nuevamente del producto o entrega del servicio en su totalidad
- Eliminación del producto o servicio
- Concesión: Autorizar el uso o aceptación bajo concesión por parte del líder del proceso o por el usuario
- Tratamiento sobre los efectos: Reducción de los efectos reales o potenciales de la no conformidad cuando se detecta un producto o servicio no conforme después de su
entrega o cuando haya comenzado su uso
- Otro: Acciones que no cubra las anteriormente descritas
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4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
1D-GGL-F028
NOMBRE DOCUMENTO
Instrumento de Observación Consejos Locales de Gobierno
4.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Acuerdo 257
30 de noviembre
de 2006
Decreto 340
31 de julio de
2007
Decreto 101
11 de marzo de
2010
EPÍGRAFE
Por el cual se dictan normas
básicas sobre la estructura,
organización y funcionamiento
de los organismos y de las
entidades de Bogotá, Distrito
Capital, y se expiden otras
disposiciones.
Por medio de la cual se
reglamentan los Consejos
Locales de Gobierno, y se
dictan otras disposiciones.
Por medio del cual se fortalece
institucionalmente a las
Alcaldías Locales, se fortalece
el esquema de gestión
territorial de las entidades
distritales en las localidades se
desarrollan instrumentos para
una mejor gestión
administrativa y se determinan
otras disposiciones
ARTÍCULO(S)
Art. 33
Art. 40
Todos.
Art. 14
Art. 15
Art. 16
4.3. Documentos externos
NOMBRE
No Aplica
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE
VERSIÓN
No Aplica
No Aplica
MEDIO DE CONSULTA
No Aplica
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